Señor. Dichoso el ciudadano que bajo el escudo de las armas de sus mano ha convocado la soberanía nacional para que ejerza su voluntad absoluta!

Transcripción

1 Señor. Dichoso el ciudadano que bajo el escudo de las armas de sus mano ha convocado la soberanía nacional para que ejerza su voluntad absoluta! Simón Bolívar

2 SUPERINTENDENCIA DE CAJAS DE AHORRO Manual de Descripción de Cargos CARACAS, MAYO DE

3 Manual de Funciones y Descripción de Cargos 3

4 Tabla de Contenido RESUMEN DEL MANUAL 04 ESTRUCTURA DE LA CAJA DE AHORRO 05 ASAMBLEA DE ASOCIADOS Y/O DELEGADOS 06 ESTRUCTURA DEL CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN 08 FUNCIONES DE LOS INTEGRANTES DEL CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN 09 ESTRUCTURA DEL CONSEJO DE VIGILANCIA 12 CONSEJO DE VIGILANCIA 13 COMISIÓN ELECTORAL 14 ASESORÍA JURÍDICA 15 GERENTE GENERAL 16 ADMINISTRADOR 17 ASISTENTE AL ADMINISTRADOR 19 CONTADOR 20 TRABAJADORES AL SERVICIO DE LA CAJA DE AHORRO 22 AUDITOR INTERNO 22 JEFE DEL DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS 23 ASISTENTE DE PERSONAL 25 JEFE DEL DEPARTAMENTO DE CRÉDITO 26 ANALISTA DE CRÉDITO 27 JEFE DEL DEPARTAMENTO DE ARCHIVO 28 ARCHIVISTA 30 CONTABILISTA O AUXILIARES DE CONTABILIDAD 31 CAJERO 32 JEFE DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Y SERVICIOS GENERALES 33 TRABAJADOR SOCIAL 35 SECRETARIA EJECUTIVA 36 SECRETARIA 37 OFICINISTA 38 MECANÓGRAFA 39 PROGRAMADOR 40 TRANSCRIPTOR DE DATOS 41 RECEPCIONISTA 42 MENSAJERO 44 ATENCIÓN A SOCIOS 45 ANALISTA DE CRÉDITO Y SEGURO 46 NÓMINA 47 ENCARGADO DE MANTENIMIENTO 47 ANEXO 1: MODELO DE DECLARACIÓN JURADA DE PATRIMONIO 49 4

5 ANEXO 2: MODELO DE REGLAMENTO ELECTORAL 52 GLOSARIO DE TÉRMINOS 74 5

6 I. Presentación: RESUMEN DEL MANUAL Los manuales son por excelencia, documentos organizativos y herramientas gerenciales utilizados para comunicar y documentar las actividades a ser cumplidas por los miembros de las organizaciones., cuyo objetivo es lograr mayores niveles de eficiencia al menor costo posible. El presente manual ofrece la documentación necesaria relacionada con: las denominaciones, funciones y atribuciones de los integrantes del Consejo de Administración y de Vigilancia, habida cuenta de las funciones, atribuciones, conocimientos, habilidades y destrezas que deben ser evaluadas en el personal administrativo, que presta servicios en una Caja de Ahorros. Este manual deberá ser utilizado como una herramienta de consulta, para su constante aplicación en la asignación de funciones y contratación del personal, y el mismo estará sujeto a mejoras para lograr su optimización. Es importante la revisión periódica del manual para asegurar su continuidad y actualización de manera que responda a los cambios que presenta la institución. II. Objetivo: Este manual tiene por objeto constituirse en un documento comprensible sobre la Gestión del departamento de Recursos Humanos. Asimismo, se considera que puede ser una herramienta útil para la planificación y control, así como para el adiestramiento necesario del personal que labora en las Cajas de Ahorro, se espera que esta herramienta les facilite una metodología efectiva, para controlar y promover el mejoramiento continuo de su capital humano, en cada una de las diversas áreas operativas. 6

7 ESTRUCTURA DE CAJA DE AHORRO ASAMBLEA GENERAL DE ASOCIADOS Y/O DELEGADOS COMISIÓN ELECTORAL CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN CONSEJO DE VIGILANCIA ASESORIA JURIDICA ASESORES GTE. GENERAL ADMINISTRADOR CONTADOR TRABAJADORES AL SERVICIO DE LA CAJA DE AHORRO ASAMBLEA DE ASOCIADOS Y/O DELEGADOS La Asamblea de Asociados, constituye la máxima autoridad de la Asociación y las decisiones tomadas en ella, en uso de sus atribuciones y de conformidad con la Ley, Reglamento y los Estatutos Vigentes, es de obligatorio cumplimiento para todos sus Asociados. Corresponde a la Asamblea de Asociados o de Delegados, además de otras funciones que le otorgue la Ley o los Estatutos de la CAJA DE AHORRO, las siguientes facultades: 7

8 1. Designar los miembros de los Consejos de Administración y de Vigilancia, así como aquellas personas que deban integrar otros consejos y comités previstos en la Ley o en los Estatutos de la Caja de Ahorro, y fijarle la dieta o remuneración si lo estima conveniente de acuerdo a sus funciones. 2. Determinar el porcentaje y modalidad de los aportes de los Asociados, así como los aumentos y disminuciones de los recursos económicos y financieros. 3. Aprobar o no las Memorias y Cuentas y los Balances, así como cualquier Informe Financiero que los Consejos o Comités le presenten. 4. Aprobar o no los montos que formaran parte de los fondos de reservas especiales, así como el reparto de los dividendos de cada ejercicio. 5. Resolver y dar respuestas a las reclamaciones de los Asociados, que sean efectuadas en contra de los Consejos de Administración y de Vigilancia, o en contra de cualquier Comité o Consejo designado por los mismos. 6. Establecer las responsabilidades de los Asociados integrantes de los Consejos y Comités, a fin de aplicarles las sanciones correspondientes. 7. Remover a los miembros de los Consejos de Administración y Vigilancia, Comisiones, Comités o Delegados, por las causales previstas en la Ley de Cajas de Ahorro, Fondos de Ahorro y Asociaciones de Ahorro Similares y los Estatutos, debiendo designar en la misma a las personas que ocuparán los cargos vacantes. 8. Aprobar o no la modificación que le sea presentada de los Estatutos. 9. Aprobar la disolución de la CAJA DE AHORRO. 10. Aprobar o no el presupuesto anual de Ingresos y Egresos, y el plan de actividades que debe ser presentado por el Consejo de Administración. 11. Autorizar al Consejo de Administración para efectuar inversiones superiores al 10% del total de los ahorros de los Asociados. 8

9 12. Autorizar la realización de actividades especiales referentes a Previsión Social, Adquisición de Bienes Inmuebles, y todos los asuntos que sean sometidos a su consideración de conformidad con la Ley de Cajas de Ahorro, Fondos de Ahorro y Asociaciones de Ahorro Similares y los Estatutos Vigentes. 13. Cualquier otra facultad que le sea señalada por la Ley y sus Reglamentos, Estatutos Sociales o cualquier norma o régimen interno. 14. Cada Asociado representa un voto en las reuniones de la Asamblea de Asociado no importando el cargo que desempeñe, antigüedad, filiación política o cantidad de haberes. 15. La Asamblea de delegados se utiliza cuando la CAJA DE AHORRO posee más de Asociados, o cuando por motivo de ubicación geográfica o domiciliaria se imposibilite la realización de la misma, por lo que es conveniente dividir a los Asociados por zonas, regiones o sucursales, las cuales posteriormente serán llevadas a una Asamblea General de Delegados donde se expondrán los resultados obtenidos en cada una de ellas, para su respectiva aprobación. Es recomendable que esta asamblea se rija por un reglamento interno especial y aprobado por la Asamblea de Asociados. ESTRUCTURA DEL CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN PRESIDENTE TESORERO SECRETARIO 9

10 De acuerdo con el artículo 23 de la Ley de Cajas de Ahorro, Fondos de Ahorro y Asociaciones de Ahorro Similares, el Consejo de Administración además de los miembros principales, deberán tener sus respectivos suplentes debiendo reunir los mismos requisitos que los principales, teniendo derecho a asistir a las reuniones de los consejos respectivos, con voz pero sin voto cuando estén presentes los miembros principales. PRESIDENTE: FUNCIONES DE LOS INTEGRANTES DEL CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN El presidente del Consejo de administración o quien cumpla sus funciones, es la persona oficial y ejecutora inmediata a las decisiones que sean tomadas en la Asamblea de Asociados o de delegados según sea el caso, así como las decisiones tomadas en las reuniones efectuadas por el Consejo de Administración, siéndoles asignadas las siguientes funciones : 1. Representar a la institución en su gestión diaria, y ejercer su personalidad jurídica en todos los actos ante Funcionarios, Corporaciones, Organismos Oficiales y demás personas naturales o jurídicas. 2. Contrata previa aprobación del Tesorero, Secretario y Consejo de Vigilancia, Apoderados, Consultores y Asesores que representen la CAJA DE AHORRO, pudiendo de igual manera revocar los mandatos otorgados. 3. Asigna por escrito, las atribuciones a cada uno de los empleados contratados y fija la remuneración correspondiente a su cargo. 4. Suscribir la correspondencia general de la Asociación en los asuntos judiciales o extra judiciales. 5. Dicta los acuerdos, resoluciones y directrices, necesarias para la marcha de la asociación. 6. Firmar y autorizar conjuntamente con el tesorero, los cheques, libranzas, letras de cambio, pagarés, contratos, documentos y todos los demás desembolsos por concepto de préstamos a los asociados, en la forma en que sea estipulado por los Estatutos de la CAJA DE AHORRO, previa aprobación del Consejo de Administración. 10

11 7. Por delegación del Consejo de Administración podrá contratar al personal necesario para el cumplimiento de los fines de la asociación. 8. Convocar las Asambleas Ordinarias y Extraordinarias e informa en la misma sobre los Litigios que se encuentran pendientes. 9. Cumplir y hacer cumplir los Estatutos y los acuerdos de la Asamblea de Asociados. Así como, la Ley de Cajas de Ahorro, Fondos de Ahorro y Asociaciones de Ahorro Similares, Reglamento y todas las medidas dictadas por la Superintendencia de Cajas de Ahorro. 10. Convoca a la Asamblea Ordinaria o Extraordinaria para designar la Comisión Electoral, por lo menos con dos (2) meses de anticipación a la finalización de su periodo. TESORERO Son atribuciones del tesorero: 1. Firmar y autorizar conjuntamente con el Presidente, los cheques, libranzas, letras de cambio, pagarés, contratos, documentos, todos los desembolsos por concepto de préstamos a los asociados, y demás actividades de carácter económico y financiero que la CAJA DE AHORRO que intervenga o forme parte. 2. Velar por que se realicen mensualmente las conciliaciones bancarias y firmarlas junto al contador y administrador. 3. Velar por que los comprobantes de egresos e ingresos sean conservados, en forma ordenada y archivados en un estricto orden cronológico. 4. Conformar los pagos autorizados por el Consejo de Administración. 5. Velar por que los gastos superiores a CIEN MIL BOLÍVARES SIN CÉNTIMOS (Bs ,00) sean cancelados con cheques, y los gastos inferiores a este monto deben hacerse por Caja Chica. 6. Velar por que no se mantenga dinero en la Caja superior al monto establecido de acuerdo a sus funciones. 11

12 7. Deberá velar que la persona que ejerza el cargo de Administrador a Contador elabore los Estados Financieros y los presente en original y codificado de acuerdo con el Código de Cuenta y demás Normas Operativas elaborados por la Superintendencia de Cajas de Ahorro, de la siguiente forma: a) Al cierre de cada trimestre y dentro de los treinta (30) días continuos siguientes deberá, presentar el estado de ganancias y pérdidas, el monto de los haberes y el número de asociados a la fecha, en concordancia a los artículos 50 y 52 de la Ley de Cajas de Ahorro, Fondos de Ahorro y Asociaciones de Ahorro Similares. b) Al cierre de cada ejercicio y dentro de los noventa (90) días continuos siguientes presentar los Estados Financieros en original auditados por un contador o firma de contadores públicos externos debidamente colegiados y registrados ante la Superintendencia de Cajas de Ahorro, de acuerdo a lo establecido en los artículos 51 y 52 de la Ley de Cajas de Ahorro, Fondos de Ahorro y Asociaciones de Ahorro Similares. SECRETARIO: Son atribuciones del secretario: 1. Firmar junto con el Presidente las Convocatorias a las Asambleas Ordinarias o Extraordinarias, así como a las reuniones del Consejo de Administración. 2. Llevar las minutas y actas de las reuniones de las Asambleas y del Consejo de Administración, y transcribirlas en los libros de actas respectivas. 3. Supervisar que le sean enviado trimestralmente, a cada asociado su estado de cuenta, donde se le indique el monto de sus haberes, saldo adeudado por cada tipo de préstamo y el saldo real. 4. Llevar un control y registro de las distintas solicitudes de préstamos en un riguroso orden de entrada, para que sean consideradas en este mismo orden. 12

13 5. Las demás atribuciones que le sean fijadas por el Consejo de Administración, pertinentes a su cargo. Es importante señalar, que los Miembros del Consejo de Administración deberán cumplir con lo estipulado en el artículo N 27 de la Ley de Cajas de Ahorro, Fondos de Ahorro y Asociaciones de Ahorro Similares. (Anexo 1: Modelo de Declaración Jurada y Balance). ESTRUCTURA DEL CONSEJO DE VIGILANCIA CONSEJO DE VIGILANCIA PRESIDENTE VICE-PRESIDENTE SECRETARIO De acuerdo al artículo 31 de la Ley de Cajas de Ahorro, Fondos de Ahorro y Asociaciones de Ahorro Similares, además de los Miembros Principales deberá contar el Consejo de Vigilancia con sus respectivos suplentes, quienes deberán reunir los mismos requisitos y tendrán derecho a asistir a las reuniones de los consejos respectivos con voz pero sin voto, cuando estén presentes sus principales. Responsabilidad Solidaria: los miembros de los Consejos de Administración y de Vigilancia en el ejercicio de sus funciones, son solidariamente responsables del daño patrimonial causado a la asociación, por actuaciones u omisiones que deriven de una conducta dolosa o culpa grave sin perjuicio de las acciones legales a que hubiere lugar. 13

14 Se exceptúan aquellos miembros que dejen constancia expresa en actas de su voto negativo, de acuerdo a lo establecido en el artículo 39 de la Ley de Cajas de Ahorro, Fondos de Ahorro y Asociaciones de Ahorro Similares. CONSEJO DE VIGILANCIA El Consejo de Vigilancia es el órgano contralor de la Caja de Ahorro, ya que sus funciones radican en velar por el escrito cumplimiento de la Ley, de los Estatutos y de las decisiones de las asambleas, así como la fiscalización de la actividad económica y contable de la CAJA DE AHORRO. Son atribuciones y deberes del Consejo de Vigilancia: 1. Practicar por lo menos mensualmente un arqueo a la Caja Principal y Caja Chica. 2. Revisar por lo menos cada trimestre, la documentación correspondiente a las solicitudes y otorgamiento de préstamos, cualquiera que sea su tipo, a fin de determinar si los mismos se encuentran ajustados a lo dispuesto en los Estatutos. 3. Vigilar la correcta cancelación del pago de la dieta, a los miembros de los Consejos de administración y de Vigilancia. 4. Velar por que el Consejo de Administración le remita a cada asociado trimestralmente un estado de cuenta y recibir la conformidad del mismo o los reclamos respectivos. 5. Presentar a la Asamblea General Ordinaria un informe anual, el cual debe contener los resultados obtenidos con motivo de su actuación. 6. Supervisar la elaboración y suscribir el Balance General y el Estado de Ganancias y Pérdidas que será remitido a la Superintendencia de la Cajas de Ahorro. 7. Convoca a las Asambleas Ordinarias y Extraordinarias, en caso de omisión del Consejo de Administración. 8. Asistir a las Asambleas, tanto Ordinarias como Extraordinarias con voz y voto. 14

15 9. Pronunciarse sobre los planteamientos formulados por los asociados, cuando así se requiera. 10. Presentar al Consejo de Administración y a la Asamblea Ordinaria las observaciones y recomendaciones que juzgue pertinente para el funcionamiento y buena marcha de la CAJA DE AHORRO. 11. Cumplir con las misiones que le encomiende la Asamblea General. 12..Analiza las decisiones tomadas por el Consejo de Administración, para su consideración. 13. Sin perjuicio de las atribuciones propias del Consejo de Vigilancia la empresa o patrono podrá efectuar revisiones contables en los libros de la CAJA DE AHORRO. 14. Los miembros del Consejo de Vigilancia se encuentran facultados para asistir a las reuniones del Consejo de Administración con voz pero sin voto. 15. Los miembros del Consejo de Vigilancia podrán reunirse por lo menos una (1) vez al mes, y las decisiones tomadas en la misma deberán ser asentadas en el libro de actas para tal fin. 16. Podrán ordenar que se practique una auditoria al final de cada ejercicio económico, o cuando lo estime conveniente. 17. Lo demás que le señale la Ley de Cajas de Ahorro, Fondos de Ahorro y Asociaciones de Ahorro Similares y su Reglamento, los Estatutos y demás normas internas COMISIÓN ELECTORAL La Comisión Electoral es el órgano encargado de la conducción del proceso electoral. Esta comisión se ocupará de todo lo necesario para la realización de las elecciones y podrá designar las subcomisiones que considere necesarias para el cumplimiento de sus funciones. La Comisión Electoral (PRINCIPAL) será nombrada por la Asamblea de Asociados la cual estará integrada por tres (3) miembros principales (PRESIDENTE, VICEPRESIDENTE, Y SECRETARIO) los cuales durarán en 15

16 su cargo hasta que las juntas y consejos electos sean juramentados y tomen posesión de sus cargos. Con el fin de evitar inconvenientes en las elecciones, se recomienda regir las mismas por un Reglamento Electoral elaborado por la Dirección de Asesoría Legal de la Superintendencia de Cajas de Ahorro. Anexo N 2 (Reglamento Electoral). ASESORÍA JURÍDICA La Asesoría Jurídica en la Caja de Ahorro, es un departamento de suma importancia, motivado a las diversas funciones que desempeña en beneficios no solamente de la integridad de la Institución sino de igual manera de los asociados, así como de la relación de ellos con la Caja de Ahorro y con terceras personas tantos naturales como jurídicas. El Asesor Jurídico debe ser Abogado, quien en razón de su profesión aconseja y orienta en cuanto a los derechos y obligaciones de la Institución y sus miembros, en lo que se refiere a las conducciones Judiciales y Extrajudiciales. Entre las atribuciones del Asesor Jurídico, podemos citar las siguientes: 1. Atiende las consultas emanadas de los Consejos de Administración, Vigilancia y de la Asamblea General de Asociados. 2. Asistir a las reuniones de dichos Consejos cuando alguno de ellos lo considere conveniente. 3. Revisa los actos de las Asambleas Ordinarias y Extraordinarias, cuando se requiera. 4. Representar a la CAJA DE AHORRO en los actos de litigio que le confieran. 5. Redacta los documentos legales requeridos por los Consejos de Administración y de Vigilancia, relativo a los contratos y demás actos propios de la Asociación. 6. Redacta los documentos legales de los Préstamos Hipotecarios y de Vehículos, concedidos a los Asociados. 16

17 7. Dictaminar oportunamente sobre las materias que sea sometido a su consideración por la Asamblea de Asociados, los Consejos, Comités, Gerente o Administradores Ejecutivos, etc. Realizar oportunamente los estudios de la documentación relativa a las operaciones crediticias de la Asociación, así como la redacción de los documentos relativos a los contratos y demás actos jurídicos en que la Asociación Intervengan. GERENTE GENERAL Nivel Académico del Gerente General: 1. Graduado en Universidad reconocida en las carreras de Administración o Contaduría Pública. 2. Debe poseer al menos 5 años de experiencia como Gerente de Administración y Finanzas o Contador Público. 3. Sólidos conocimientos contables. Ejerce sus funciones en coordinación con el Consejo de Administración, las cuales consisten en: 1. Coordinar y supervisar todo lo relacionado con los departamentos de contabilidad y computación y las actividades gerenciales relacionadas con la Asociación. 2. Planificar, organizar y dirigir la gestión financiera diaria de la organización. 3. Organizar y dirigir la administración de los recursos financieros, fijando como norte la estabilidad y el control del patrimonio. 4. Tener bajo su responsabilidad los controles de las operaciones y aquellos que señale la Superintendencia de Cajas de Ahorro. 5. Preparar mensual y trimestralmente el Estado de Ganancias y Pérdidas, el monto de los haberes, y el número de asociados. 6. Velar porque todos los gastos, se efectúen mediante cheques conformables. 17

18 7. Velar por el cumplimiento de las normas legales y administrativas establecidas respecto a su área de acción, según el Procedimiento Administrativo vigente. 8. Elaborar conjuntamente con la Junta Directiva el presupuesto de ingresos y gastos. 9. Preparar el informe anual que debe presentar la Junta Directiva a la Asamblea de Socios. 10. Manejar todo lo relacionado con materia de impuestos. 11. Supervisar que se cumpla lo estipulado en los contratos firmados entre la CAJA DE AHORRO y sus Contratistas. 12. Colaborar con el Consejo de Administración y el Consejo de Vigilancia. CONOCIMIENTOS, HABILIDADES Y DESTREZAS: - Habilidad para supervisar al personal. - Iniciativa para la planificación de tareas. - Amplios conocimientos de la Ley del Trabajo, Seguro Social, Política Habitacional, Impuesto sobre la Renta, etc. - Conocimiento sobre el manejo de equipos de Micro-Computación. - Habilidad considerable para trabajar con precisión y rapidez. - Habilidad para trabajar bajo presión. - Destreza en el manejo de equipos varios de oficina. ADMINISTRADOR Corresponde al Consejo de Administración, contratar a la persona que se desempeñara como administrador o Gerente, y asignarle las funciones de acuerdo a su cargo y responsabilidades. 18

19 Nivel Académico del Administrador 1. Graduado en una Universidad reconocida en las carreras de: Administración, Contaduría o carrera a fin. 2. Tener de 2 a 5 años de experiencia en cargos similares. Entre las características generales de este cargo, podemos mencionar que en el mismo se realizan funciones de dificultad considerable de administración, coordina, supervisa y controla un grupo de trabajadores y todo lo relativo a las actividades administrativas de la CAJA DE AHORRO. Entre las funciones típicas de este cargo podremos mencionar las siguientes: 1. Programar, Coordinar, Supervisar y Controlar todas las funciones y actividades administrativas de la CAJA DE AHORRO. 2. Supervisar y controlar todas las Inversiones y Colocaciones Financieras, autorizadas por la Junta Directiva. 3. Revisar y conformar, órdenes de pago, órdenes de compras, solicitudes de materiales, etc. 4. Proponer ante el Consejo de Administración todo lo concerniente a la contratación, destitución, mejoras económicas, etc., del personal de la CAJA DE AHORRO. 5. Ordenar la distribución de la correspondencia tanto de carácter interno como externo de la CAJA DE AHORRO. 6. Velar por el cumplimiento de las normas legales y administrativas establecidas respecto al área de su competencia. 7. Informa al Consejo de Administración sobre las actividades y operaciones de la CAJA DE AHORRO. 8. Programar, Coordinar, Supervisar y Controlar todas las funciones y actividades del personal administrativo (trabajadores), tanto fijas como contratadas, con el fin de que se cumplan las tareas asignadas. 19

20 9. Remite al Consejo de Administración para su estudio y posterior aprobación todo lo concerniente a la solicitud de material, mobiliarios y equipos requeridos para el mejor funcionamiento de la CAJA DE AHORRO. 10. Elaborar anualmente la declaración del Impuesto Sobre la Renta como persona Jurídica no Contribuyente. 11. Sugerir al Consejo de Administración, cualquier cambio que sea necesario para la buena marcha de la CAJA DE AHORRO. 12. Asesorar al Consejo de Administración en lo referente a finanzas y procedimientos administrativos. 13. Supervisar los cálculos y confirmar las solicitudes de préstamos y retiros de haberes de los asociados. 14. Ordenar las solicitudes de préstamos y retiros de haberes de los asociados, y remitirlos al Consejo de Administración para su respectiva aprobación o negación. 15. Revisar y conformar la emisión de los cheques. 16. Controlar la Caja Principal y Cajas Chicas existentes. 17. Velar por que se cumplan las normativas emitidas por la Superintendencia de Cajas de Ahorro, en lo referente a la presentación de los Estados Financieros tanto trimestrales como anuales, según lo contemplado en los artículos 50, 51 y 52 de la Ley de Cajas de Ahorro, Fondos de Ahorro y Asociaciones de Ahorro Similares 18. Cualquier otra función o tarea que le sea asignada por el Consejo de Administración de acuerdo a su naturaleza y objetivo. 19. Tramita y Verifica Viáticos. 20. Asiste y participa en las reuniones generales de la Caja de Ahorro. CONOCIMIENTOS, HABILIDADES Y DESTREZAS: - Habilidad para supervisar al personal. 20

21 - Iniciativa para la planificación de tareas. -Amplios conocimientos de la Ley del Trabajo, Seguro Social, Política Habitacional, Impuesto sobre la Renta, etc., - Conocimiento sobre el manejo de equipos de Micro-Computación. - Habilidad considerable para trabajar con precisión y rapidez. - Habilidad para trabajar bajo presión. - Destreza en el manejo de equipos varios de oficina ASISTENTE AL ADMINISTRADOR Responde a la supervisión del Administrador y realiza funciones de dificultad promedio. Asiste al administrador en el manejo y control de los recursos financieros, materiales, humanos y tecnológicos que le han sido asignados. Maneja información confidencial y pública. Nivel académico: 1. Técnico Superior Universitario en Administración o estudiante de los últimos años o semestres de Administración, Contaduría o carrera afín. 2. Tener de 1 a 3 años de experiencia en el área contable. Entre las funciones típicas de este cargo podemos mencionar las siguientes: 1. Asistir al administrador en la supervisión del personal, en cuanto a control de asistencia, permisos, vacaciones y reposos. 2. Velar por el correcto empleo de los recursos disponibles. 3. Colaborar en la elaboración del presupuesto anual de la asociación. 4. Asistir al Administrador en la redacción y edición de los informes contables y administrativos. 5. Suministrar información a los socios cuando éstos lo solicitan. 21

22 6. Llevar el control del material de oficina y preparar requisición del mismo cuando sea necesario. CONOCIMIENTOS, HABILIDADES Y DESTREZAS: - Manejo de paquetes bajo ambiente Windows. - Amplios conocimientos de matemática financiera. - Buena expresión verbal. - Buena redacción de informes. - Habilidad para tratar de forma cortes y efectiva al público. CONTADOR Se encuentra bajo la supervisión del Administrador o Gerente de la CAJA DE AHORRO, realiza trabajos de dificultad considerable, controla y supervisa todas las operaciones contables de la CAJA DE AHORRO, elabora los libros Legales de Contabilidad, elabora los Balances y realiza tareas afines a su cargo. Nivel Académico 1. Graduado Universitario en Contaduría o carrera a fin. 2. Experiencia en el Cargo de 2 a 5 años. Entre sus funciones están: 1. Es responsable por codificar y contabilizar todas las operaciones de la CAJA DE AHORRO. 2. Supervisar los asientos en los libros principales de contabilidad y auxiliares. 3. Revisar y codificar todas las órdenes de pagos y de ingresos para su posterior proceso contable. 4. Supervisar y dirigir las conciliaciones bancarias y controlar la disponibilidad bancaria. 22

23 5. Elaborar mensualmente los balances contables de la CAJA DE AHORRO, y enviarlos al Administrador o Gerente para su revisión y aprobación o corrección de así ser necesario. 6. Elaborar trimestralmente los balances los cuales serán remitidos al Administrador o Gerente para su revisión y posteriormente ser remitidos a la según lo estipulado en sus Circulares. 7. Realizar los ajustes contables recomendados por los auditores externos después de ser aprobados por el Consejo de Administración y remitidos por el Administrador o Gerente. 8. Supervisar y planificar las labores del personal a su cargo siendo responsable de ello ante el Administrador o Gerente. 9. Cualquier otra función que le sea asignada por el Administrador o Gerente. CONOCIMIENTOS, HABILIDADES Y DESTREZAS - Excelentes conocimientos de los principios de contabilidad general. - Conocimiento sobre el manejo de equipos de computación y paquetes bajo ambiente Windows. - Habilidad para trabajar con precisión y rapidez. - Destreza para trabajar con máquinas calculadoras. - Habilidad para coordinar y supervisar al personal. - Habilidad para manejar software administrativo y de contabilidad. - Habilidad para manejar hojas de cálculos y procesadoras de palabras. TRABAJADORES AL SERVICIO DE LA CAJA DE AHORROS. Para mantener una mejor organización administrativa, el personal debe estar bajo la supervisión de cada jefe de departamento, los cuales reportaran al 23

24 Administrador o Gerente de la CAJA DE AHORRO, el cual deberá canalizar todo lo referente a los mismos ante el Consejo de Administración. La CAJA DE AHORRO necesita de un personal con los conocimientos básicos y elementales de acuerdo al cargo que desempeñe, con el fin de prestar el mejor servicio de los asociados y proveedores, por lo que se deberá mantener una política de entrenamiento y actualización en los conocimientos de este personal. A continuación le efectuamos en detalle los cargos más elementales con sus funciones, conocimientos y habilidades (a titulo administrativo) el cual debe servir de guía para la contratación del personal que prestará y presta servicio en la CAJA DE AHORRO. El orden en que se encuentran señalados no significa el nivel de importancia o jerarquía dentro de la Institución. AUDITOR INTERNO Se encuentra bajo la supervisión del Administrador o Gerente de la CAJA DE AHORRO, realiza trabajos de dificultad promedio, efectúa los exámenes de los estados financieros, revisa los informes fiscales y realiza tareas afines según las necesidades y requerimientos. Nivel Académico 1. Graduado en Contaduría o carreras afines. 2. Experiencia en Auditoria por lo menos 1 año. Entre las Funciones Típicas de este cargo podremos mencionar las siguientes: 1. Efectuar análisis financieros para la aplicación de créditos 2. Analizar cuentas contables 3. Estudiar y analizar informes sobre disponibilidad financiera, con el fin de obtener información para el uso de los recursos. 4. Controlar y revisar los movimientos contables de la CAJA DE AHORRO diariamente. 24

25 5. Elaborar los informes de gestión. 6. Suministrar y atender todos los requerimientos de los Auditores Externos. 7. Cualquier otra función que le sea asignada por el Administrador o Gerente. CONOCIMIENTOS HABILIDADES Y DESTREZAS - Conocimientos amplios sobre auditorias. - Habilidad para revisar informes complejos de auditoría. - Habilidad para planificar trabajos de auditoría. - Experiencia de manejo de Micro-Computación. JEFE DEL DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS Se encuentra bajo la supervisión del Administrador o Gerente de la CAJA DE AHORRO, es responsable por la administración de un programa de personal amplio y completo en la Institución, realiza tareas afines según las necesidades y requerimientos. Nivel Académico 1. Graduado en T.S.U. en Relaciones Industriales. 2. Experiencia de 2 a 5 años en cargos similares. Entre las funciones típicas de este cargo podremos mencionar las siguientes: 1. Coordinar, revisar y controlar los trabajos de la unidad a su cargo. 2. Centralizar la aplicación de las normas y procedimientos en materia de administración de personal y pago de sueldos y salarios. 3. Mantener las relaciones laborales. 4. Revisar y conformar las liquidaciones de vacaciones, viáticos, jornales, sobre tiempos, bonos y prestaciones sociales del personal. 25

26 5. Clasificar cargos y evaluaciones efectuadas al personal. 6. Controlar lo concerniente al Seguro Social Obligatorio, Paro Forzoso, Política Habitacional, etc. 7. Revisar y conformar la nómina de pago tanto de los obreros como la de los empleados. 8. Mantener un control sobre la asistencia del personal. 9. Supervisar el personal a su cargo. 10. Redactar y firmar toda la correspondencia que emite la unidad a su cargo. 11. Cualquier otra función que le sea asignada por el Administrador o Gerente. CONOCIMIENTOS HABILIDADES Y DESTREZAS - Buen conocimiento de la Ley Orgánica del Trabajo. - Buen conocimiento de las normas y reglamentos vigentes sobre la administración del personal. - Conocimientos amplios de los principios prácticos de la moderna administración de personal. - Conocimiento de las Leyes de Seguro Social Obligatorio, Impuesto Sobre La Renta, etc. - Habilidad considerable para expresarse de una manera clara y concisa, tanto en forma oral como escrita. - Habilidad para planificar, organizar y supervisar el trabajo de otros. - Habilidad para analizar situaciones complejas y tomar decisiones rápidas y efectivas. Experiencia en Micro-Computación en paquetes de nóminas. 26

27 ASISTENTE DE PERSONAL Se encuentra bajo la supervisión del jefe del Departamento de Personal, efectúa tareas de dificultad rutinaria en la Oficina de Personal, calculando, promoviendo cursos, manteniendo controles y realiza tareas afines según las necesidades y requerimientos. Nivel Académico 1. Estudiante Universitario T.S.U. en Relaciones Industriales. 2. Experiencia en el Cargo de 1 a 2 años. Entre las funciones típicas de este cargo, podemos mencionar las siguientes: 1. Mantener el control del personal de empleados y obreros mediante planillas de ingreso, egresos, asistencias, etc. 2. Organizar y mantener los archivos del personal tanto de empleados como de obreros. 3. Mantener el control de ingresos, egresos, vacaciones y Seguro Social Obligatorio. 4. Calcular las liquidaciones de vacaciones, horas extras, bonos, prestaciones sociales y cualquier otro que le sea asignado. 5. Elaborar los cálculos para la preparación de la nómina del personal tanto empleados como obreros. 6. Realizar actividades para reclutar y seleccionar personal. 7. Coordinar y administrar la realización de cursos para adiestramiento del personal. 8. Cualquier otra función que le sea asignada por el jefe del Departamento de Recursos Humanos. 27

28 CONOCIMIENTOS, HABILIDADES Y DESTREZAS - Buen conocimiento de la Ley del Trabajo - Conocimientos amplios de los principios prácticos de la moderna administración de personal. - Conocimientos de las Leyes del Seguro Social Obligatorio, Impuestos Sobre la Renta, etc. - Habilidad considerable para expresarse de una manera clara y concisa, tanto en forma oral como escrita. - Buen conocimiento de los procedimientos técnicos a utilizar. - Habilidad para realizar cálculos con rapidez y precisión. - Habilidad para tratar en forma cortés y efectiva con otras personas. - Habilidad para seguir instrucciones orales y escritas. - Habilidad en el manejo de Micro y Software de nóminas. JEFE DEL DEPARTAMENTO DE CRÉDITO Se encuentra bajo la supervisión del Administrador o Gerente, realiza trabajos de dificultad considerable analizando los estados de cuenta y disponibilidades financieras de los asociados de la CAJA DE AHORROS, dirige y supervisa las labores que realiza el personal a su cargo, y realiza tareas afines según sean necesarias. Nivel Académico 1. Graduado en T.S.U en Administración. 2. Experiencia de 2 a 5 años en el cargo. Entre las funciones típicas de este cargo podemos destacar las siguientes: 28

29 1. Recibir las solicitudes de préstamos y/o retiros efectuados por los asociados. 2. Verificar los recaudos exigidos según el tipo de solicitud y fundamentalmente los correspondientes a los créditos hipotecarios y retiros totales, bien sean voluntariamente, por despidos por cuenta del patrono o por fallecimiento del mismo. 3. Preparar las liquidaciones de ahorro que presenten complejidad. 4. Planificar, supervisar y coordinar los trabajos de la unidad a su cargo. 5. Redactar y firmar la correspondencia de la unidad a su cargo. 6. Elaborar el presupuesto de su unidad. 7. Enviar las solicitudes de préstamos y/o retiros después de analizadas, con una relación al Administrador y/o Gerente. 8. Cualquier otra tarea que le sea asignada por el Administrador o el Gerente General. CONOCIMIENTOS, HABILIDADES Y DESTREZAS - Buenos conocimientos aritméticos y de cálculos. - Buena ortografía. - Conocimientos generales de los procedimientos internos de oficina. - Conocimientos sobre el manejo de equipos de computación. - Habilidad considerable para analizar situaciones complejas y adoptar un efectivo curso de acción. - Habilidad para descubrir errores y resolver imprevistos. - Habilidad para supervisar el personal y tratar en forma cortés al público. - Habilidad para preparar informes. 29

30 - Destreza en el manejo de máquinas calculadoras. Destreza en el manejo de Micro-Computación. ANALISTA DE CRÉDITO Se encuentra bajo la supervisión del jefe del departamento, realiza trabajos de dificultad promedio, en el análisis de las diferentes solicitudes de créditos, y realiza tareas afines según sean necesarias. Nivel Académico 1. Estudiante Universitario Graduado en T. S.U. 2. Experiencia en el Cargo de 1 a 3 años. Entre las funciones típicas de este cargo están: 1. Recibir las solicitudes de préstamos y/o retiros efectuadas por los asociados. 2. Verificar que las solicitudes contengan los recaudos necesarios según el tipo de préstamo y/o retiro, de no estar conforme es devuelta al asociado en el mismo momento para que le sean anexados los recaudos faltantes. 3. Recibir y verificar las solicitudes de ingresos y/o retiros de asociados a la CAJA DE AHORRO. 4. Elaborar cálculos de cuotas, intereses, descuentos y retenciones. 5. Verificar que la información almacenada en el sistema esté correcta y actualizada. CONOCIMIENTOS, HABILIDADES Y DESTREZAS - Conocimiento en el manejo de Micro-Computación. - Ser cortés y buen trato en el manejo del público. - Habilidad para comunicarse con sus superiores y personas en general. 30

31 - Habilidad considerable para analizar situaciones complejas y adoptar un efectivo curso de acción. - Habilidad para preparar informes. - Destreza en el manejo de máquinas calculadoras. JEFE DEL DEPARTAMENTO DE ARCHIVO Se encuentra bajo la supervisión del Administrador o Gerente de la CAJA DE AHORRO, es responsable por dirigir, coordinar y supervisar el trabajo de archivo, el personal a su cargo y realiza tareas afines según necesidades y requerimientos. Nivel Académico 1. Estudiante de Carrera Técnico Superior. 2. Experiencia en el Cargo de 1 a 3 años. Entre las funciones típicas de este cargo conseguimos: 1. Supervisar y distribuir el trabajo de la unidad a su cargo. 2. Definir y determinar los sistemas de clasificación y codificación a empleados del archivo. 3. Impartir las órdenes de movilización del material archivado previa evaluación del mismo. 4. Recibir y clasificar el material a ser archivado. 5. Atender y resolver los problemas que se presenten en la unidad a su cargo. 6. Realizar inventarios para verificar la exactitud del control del material y/o documentos por archivar. 7. Custodiar y controlar las entradas y salidas de los distintos expedientes del personal y de los socios. 31

32 8. Custodiar los libros de actas, administrativos y contables de la Caja de Ahorro. 9. Cualquier otra actividad que le sea asignada por el supervisor inmediato. CONOCIMIENTOS, HABILIDADES Y DESTREZAS - Buen conocimiento del manejo de archivos. - Buena ortografía. - Manejar máquinas de escribir y computadora. - Custodiar y manejar la máquina fotocopiadora y la caja fuerte. - Saber cómo desarrollar sistemas de archivo. - Manejo de equipos microfilm. - Habilidad para ejercer cualquier tarea. - Habilidad para planificar trabajos de una unidad de archivo - Habilidad para preparar informes. ARCHIVISTA Se encuentra bajo la supervisión del jefe de departamento, realiza trabajos de dificultad rutinaria, ordenando, preparando, identificando, clasificando y controlando todos los expedientes del archivo, y realiza tareas afines a necesidades y requerimientos. Nivel Académico 1. Bachiller Mercantil o Técnico Superior Universitario en Administración. 2. Experiencia en el Cargo de 1 a 3 años. Entre sus funciones están: 32

33 1. Recibir, clasificar y codificar el material a ser archivado. 2. Preparar las carpetas donde va a ser archivado el material. 3. Identificar el contenido de cada carpeta mediante rótulos o etiquetas. 4. Archivar las carpetas en sus respectivos archivadores. 5. Realizar los inventarios para evaluar el material archivado. 6. Cualquier otra tarea que le sea asignada por el supervisor inmediato. CONOCIMIENTOS, HABILIDADES Y DESTREZAS - Buen conocimiento en el manejo de archivos. - Buena ortografía. - Manejo de máquinas de escribir, computadoras y paquetes bajo ambiente Windows. - Manejo de fotocopiadoras. - Destreza para realizar sistemas de archivo. CONTABILISTA O AUXILIARES DE CONTABILIDAD Se encuentra bajo la supervisión del Contador de la CAJA DE AHORRO, realiza trabajos de dificultad rutinaria, elabora los libros principales y auxiliares de contabilidad, y realiza tareas afines según necesidades y requerimientos. Nivel Académico 1. Graduado en T.S.U en Contabilidad. 2. Experiencia en el cargo 1 a 2 años Entre sus funciones típicas están: 1. Recibir, codificar, sellar y efectuar el registro contable de los documentos. 33

34 2. Revisar y controlar los activos fijos. 3. Elaborar los registros en los auxiliares de banco al día. 4. Realizar las conciliaciones bancarias mensualmente. 5. Analizar y controlar los auxiliares de préstamos. 6. Analizar los auxiliares de ahorros mensualmente, y sus circulares. 7. Revisar y analizar las órdenes de pago y de ingresos. 8. Cotejar los pagos por concepto de retenciones y aportes con la cuenta por cobrar, de existir diferencia la determina y le participa al Contador de la CAJA DE AHORRO. 9. Cotejar los listados de aportes y cancelaciones de préstamos emitidos por el sistema con los enviados por el patrono, de existir diferencia la determina y le participa al Contador de la CAJA DE AHORRO. 10. Asistir al contador en la elaboración de los informes financieros y contables. 11. Cualquier otra función que le sea asignada por el Contador de la CAJA DE AHORRO. CONOCIMIENTOS, HABILIDADES Y DESTREZAS. - Conocimientos de contabilidad general. - Conocimiento sobre el manejo de equipos y herramientas de computación bajo ambiente Windows. - Experiencia en el manejo de sistemas contables automatizados. - Habilidad para realizar cálculos contables. - Destreza para trabajar con máquinas calculadoras. - Buen conocimiento en la tenencia de libros. 34

35 CAJERO REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA Se encuentra bajo la supervisión del Administrador o Gerente de la CAJA DE AHORROS, o del que este designe, es el responsable de recibir y/o pagar en cheques y/o efectivos sumas de dinero, llevando el control de los mismos en los libros diseñados para tal fin, supervisa el trabajo del personal a su cargo, y realiza tareas afines según las necesidades y requerimientos. Nivel Académico 1. Bachiller Mercantil. 2. Experiencia en el Cargo de 1 a 3 años. Entre sus funciones están las siguientes: 1. Recibir el dinero por concepto de pago de los afiliados. 2. Pagar órdenes, recibos y facturas de compras hechas por la asociación. 3. Pagar en efectivo y en cheques las diferentes erogaciones debidamente autorizadas. 4. Pagar sueldos, salarios, prestaciones y en general todos los gastos al personal previa autorización respectiva. 5. Entregar los cheques a los asociados por conceptos de préstamos y/o retiro de haberes. 6. Elaborar diariamente una relación del movimiento de los ingresos y egresos habidos. 7. Organizar y controlar los valores depositados en caja. 8. Efectuar los arqueos de caja. 9. Supervisar el personal a su cargo. 10. Remitir con una relación las copias de los documentos al departamento de archivo. 35

36 11. Efectuar diariamente el balance de operaciones y remitirlo al Administrador o Gerente. CONOCIMIENTOS, HABILIDADES Y DESTREZAS - Conocimiento amplio de los procedimientos en el manejo del efectivo, cheques, recibos y todo lo concerniente a la caja. - Conocimiento general de los procedimientos de manejo de oficina. - Conocimiento práctico de operaciones contables. - Habilidad para mantener registros. - Habilidad para realizar operaciones aritméticas con rapidez y exactitud. - Habilidad para tratar en forma cortés a otras personas. - Habilidad para ejercer supervisión. - Destreza para contar y cambiar dinero con rapidez y exactitud. - Destreza para operar máquinas calculadoras. JEFE DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Y SERVICIOS GENERALES Se encuentra bajo la supervisión del Administrador o Gerente de la CAJA DE AHORRO, o del que este designe, realiza trabajos de dificultad promedio, realiza compras de artículos y controla los servicios generales para la asociación y asiste a su supervisor en esta materia, realiza tareas afines a su cargo. Nivel Académico 1. Graduado T.S.U en la carrera de Administración. 2. Experiencia en el Cargo de 1 a 3 años. Entre las funciones que este ejerce están: 1. Recibir las solicitudes de compras y efectuar los trámites correspondientes. 36

37 2. Elaborar las solicitudes de cotización y de ser necesaria su publicación. 3. Firmar las órdenes de compras. 4. Ordenar la tramitación y distribución de las órdenes de compras. 5. Recibir y controlar el material que se compra. 6. Firmar las facturas de los materiales recibidos y ordena su distribución. 7. Mantener un registro y control de los asuntos tales como: estados de cuenta de los proveedores, notas de pedidos emitidos, facturas conformadas, facturas por cancelar, etc. 8. Mantener asientos ordenados de compras con sus registros correspondientes. 9. Mantener un registro de los pedidos efectuados por cada departamento con fines estadísticos y de control. 10. Mantener un registro de proveedores. 11. Supervisar las labores de vigilancia, seguridad, limpieza y mantenimiento de los bienes muebles e inmuebles de la CAJA DE AHORROS. 12. Mantener la supervisión y control sobre vehículos, teléfonos, etc; y poder administrar servicios adicionales tales como cafetería, comedores, proveedurías, club social, entre otros. CONOCIMIENTOS HABILIDADES Y DESTREZAS Buen conocimiento en los métodos a utilizar en las compras y suministros de materiales. Buen conocimiento en los métodos utilizados en el almacenamiento de materiales. Habilidad para analizar ofertas de materiales y artículos en general. Habilidad para supervisar personal obrero y tratar en forma cortés al público. 37

38 - Habilidad en el manejo de Micro-Computación y máquinas de calculadora. -Trato cortés con las personas relacionadas. TRABAJADOR SOCIAL Se encuentra bajo la supervisión del Administrador o Gerente de la CAJA DE AHORRO, o del que este designe, realiza trabajos profesionales especializados aplicando la metodología de la investigación social y administrativa, en los casos que sean necesarios para aquellas solicitudes de crédito de los asociados, determinando la situación socioeconómica de estos, emitiendo los informes y recomendaciones respectivas, y realiza tareas afines al cargo. Nivel Académico 1. Graduado en Sociología o carreras afines. 2. Experiencia en el Cargo 1 a 2 años. Entre sus funciones podemos mencionar: 1. Aplicar los métodos de trabajo social en los estudios de cada caso. 2. Analizar y medir problemas particulares y colectivos de asociados de la CAJA DE AHORROS. 3. Coordinar los trabajos que le corresponde realizar con las otras unidades de la estructura organizativa de la CAJA DE AHORROS. 4. Estudiar y ayudar a resolver los problemas de índole económico y familiar de la asociación. 5. Preparar el historial de los diferentes casos analizados. 6. Presentar informes periódicos de la labor que realiza. 7. Cualquier otra función que le sea asignada por su supervisor inmediato. CONOCIMIENTOS, HABILIDADES Y DESTREZAS 38

39 - Conocimiento general de las técnicas de la investigación social. - Habilidad analítica. - Habilidad para aplicar las soluciones a los problemas específicos. - Habilidad para redactar informes. - Habilidad para tratar en forma cortés a otras personas. SECRETARIA EJECUTIVA Se encuentra bajo la supervisión del Presidente de la CAJA DE AHORRO, realiza trabajos de dificultad considerable como secretaria ejecutiva, y realiza tareas afines según las necesidades y requerimientos de su cargo. Nivel Académico 1. Graduado de Secretaria Ejecutiva en una academia reconocida. 2. Experiencia en el Cargo 1 a 3 años. Entre sus funciones está: 1. Tomar dictados y transcribirlos en máquina de escribir o en la computadora. 2. Tomar notas de las reuniones en las que participe su supervisor. 3. Recibir llamadas telefónicas y procesarlas en razón de su contenido. 4. Establecer y mantener archivos confidenciales. 5. Recibir y atender a los visitantes. 6. Recibir y despachar la correspondencia manteniendo un control sobre la misma. 7. Redactar correspondencia. 8. Operar máquinas fotocopiadoras y faxes. 39

40 9. Cualquier otra función que le asigne su supervisor inmediato. SECRETARIA Se encuentra bajo la supervisión del Jefe del departamento al que se encuentre asignada, realiza trabajos de dificultad rutinaria, redactando, tipiando, archivando oficios y documentos en general, y realiza trabajos afines según las necesidades y requerimientos. Nivel Académico 1. Graduada de secretaria en academia reconocida. 2. Experiencia en el Cargo de 1 a 2 años. Entre las funciones de este cargo están: 1. Recibir y despachar correspondencia de la gerencia y/o del departamento asignado. 2. Llevar los libros de registro de la correspondencia, tanto de la emitida como de la recibida. 3. Realizar actividades secretariales varias como: escribir cartas, hacer citas, llamadas, etc. 4. Mantener el archivo de la correspondencia tanto de la recibida como de la despachada. 5. Elaborar los cheques que le sean ordenados por el supervisor inmediato de acuerdo a las normas internas sobre este particular. 6. Controlar el inventario de materiales de oficina, cafetería y limpieza. 7. Cualquier otra cosa que le sea asignada por el supervisor inmediato. CONOCIMIENTOS, HABILIDADES Y DESTREZAS - Conocimiento general de procedimientos y métodos de oficina. 40

41 - Buena ortografía. - Habilidad para tipear cartas y/o transcribir datos. - Operar fotocopiadoras, computadoras, máquinas de escribir, y fax. - Conocimiento de procesadora de palabras y hoja de cálculos. - Habilidad para redactar informes. - Habilidad para tratar en forma cortés y eficiente al público, empleados y asociados. OFICINISTA Se encuentra bajo la supervisión del Jefe del departamento al que se encuentre asignado, realiza trabajos de dificultad promedio, opera equipos sencillos de oficina, archivo, etc., y realiza trabajos afines según necesidades y requerimientos. Nivel Académico 1. Bachiller Mercantil 2. Experiencia en el Cargo de 1 a 2 años. Entre sus funciones típicas están: 1. Archivar y elaborar oficios y otros documentos de menor importancia. 2. Operar equipos sencillos de oficina tales como: Máquinas de escribir, sumadoras, archivo, fotocopiadoras, fax, entre otros del mismo nivel de complejidad. 3. Preparar relaciones y llevar pequeños controles. 4. Solicitar y distribuir el material de oficina. 5. Recibir y distribuir la correspondencia. 6. Recibir y enviar faxes. 41