Manual de Organización y Funciones

Transcripción

1 REPÚBLICA DOMINICANA MINISTERIO DE INTERIOR Y POLICIA MIP Manual de Organización y Funciones Elaborado por: La Dirección de Planificación y Desarrollo-Departamento de Desarrollo Organizacional Ministerio de Interior y Policía Santo Domingo, D.N. Noviembre, 2011.

2 ASPECTOS GENERALES 1. INTRODUCCION El presente Manual de Organización y Funciones contiene las descripciones de los puestos del Ministerio de Interior y Policía (MIP), es un ejercicio dinámico que garantiza un riguroso control del desempeño del personal, además de ser un instrumento indispensable para alcanzar los objetivos y alinear los mismos a las estrategias de la institución. Este constituye una guía y fuente principal de consulta para las autoridades y empleados del Ministerio de Interior y Policía sobre la institución y su funcionamiento. Este instrumento contiene detalles de la estructura organizativa: Los distintos niveles jerárquicos que la integran, las líneas de mando o autoridad, tipo de relaciones ínterorgánicas, los niveles de coordinación y las funciones de las unidades. El Manual de Organización y Funciones es además, una herramienta importante de gestión, en la medida que pueda ser utilizado como un instrumento para la evaluación del desempeño institucional, ya que las funciones descritas para cada una de las áreas o unidades orgánicas guardan correspondencia con la Misión, Visión, Valores y Objetivos de la Institución. Es por ello, que la institución debe velar por mantener actualizado el Manual de Organización y Funciones a la par que la Estructura Organizativa, en procura de adecuar los cambios a la dinámica organizacional. El objetivo principal de este manual de organización y funciones es lograr que el MIP realice sus operaciones de forma sistematizada, de manera sostenible y sustentable ofreciendo un servicio de calidad integral, confiable, continua, eficaz y eficiente a la ciudadanía. 1

3 INDICE INTRODUCCIÓN I. ASPECTOS GENERALES DEL MANUAL Objetivos del Manual Alcance Puesta en Vigencia Edición, Publicación y Actualización Distribución del Manual Definición de Términos...6 II. ASPECTOS GENERALES DE LA INSTITUCIÓN Breves Reseña Histórica del Ministerio de Interior y Policía Misión, Visión y Valores Base Legal Objetivo General III. ORGANIZACIÓN Funciones del Ministerio de Interior y Policía Estructura Organizativa Organigrama IV. FUNCIONES DE LAS UNIDADES ORGANIZATIVAS Unidad Normativas y de Máxima Dirección Funciones del Ministro de Interior Policía Unidades del Nivel Consultivo o Asesor...18 a) Comité de Licitaciones b) Comisión de Ética Publica...20 c) Coordinación del Gabinete del Despacho. 21 d) Dirección Jurídica.23 e) Oficina de Acceso a la Información f) Oficina de Equidad de Género y Desarrollo g) Dirección de Comunicación.25 h) Dirección de Relaciones Publicas 27 i) Dirección Recursos Humanos.29 j) Dirección de Planificación y Desarrollo 31 2

4 4.3 Unidades del Nivel de Apoyo a) Dirección Administrativa...34 b) Dirección Financiera c) Dirección de Tecnología información Unidades Sustantivas...42 a) Dirección de Seguridad Ciudadana b) Dirección de Control de Armas...44 c) Dirección en Educación en Seguridad Ciudadana..45 d) Dirección de Naturalización y Migración Sustantiva.46 e) Dirección Gobiernos Locales e Intermedios 47 f) Dirección Gestión Social.48 3

5 I. ASPECTOS GENERALES DEL MANUAL. 4

6 1.1. Objetivos del Manual. Dentro de los objetivos que persigue la creación de un manual de organización y funciones se destacan los siguientes: Presentar una visión general de la estructura organizativa del MIP mostrando sus principales funciones, sus niveles jerárquicos y las clases de unidades que la conforman. Dotar al MIP de una estructura organizacional basada en los principios de la administración moderna acorde con la visión estratégica de crecimiento y desarrollo organizacional que facilite la planificación, dirección y control de los servicios que ofrece a la ciudadanía. Lograr sistematizar las funciones y tareas de cada puesto de trabajo de manera que contribuya con la eficiencia y productividad y las actividades de la institución. Servir de guía descriptiva para que cada funcionario y empleado tenga definidos sus deberes y responsabilidades, y la coordinación con otras áreas y puestos de trabajo Alcance. En el presente Manual de Organización y Funciones se describen cada una de las unidades organizativas que conforman la estructura formal de la institución Puesta en Vigencia. El manual deberá ser puesto en vigencia mediante una carta de presentación del Ministro de Interior y Policía donde se responsabilice al personal por el cumplimiento de las disposiciones contenidas en el mismo. Las propuestas a la modificación de la estructura organizativa deberán estar debidamente refrendadas por el Ministerio de Administración Publica (MAP) debiendo realizarse una revisión a la estructura organizativa para adecuarla al crecimiento de la institución Edición, Publicación y Actualización. El Manual de Organización y Funciones del MIP, debe ser revisado periódicamente cada vez que ocurra un cambio en la organización, para que refleje la realidad existente dentro de la misma. El Ministro de Interior y Policía delegara a la Dirección de Planificación y Desarrollo quienes se coordinaran con la Dirección de RRHH la distribución, edición y actualización del Manual. Las peticiones de modificación deberán ser presentadas formalmente por escrito a la Dirección de Planificación y Desarrollo quienes revisaran y actualizaran las solicitudes en la estructura organizativa 5

7 y funcional, y realizaran los ajustes en los planes estratégicos u operativos, entre otros, en coordinación con las demás áreas. Las propuestas y modificaciones a la estructura organizativa deberán ser sometidas y socializadas con todos los directores de áreas para ser las mismas sometidas a la consideración del despacho del Ministro de Interior y Policía Distribución del Manual. El manual de organización y funciones del ministerio estará a la disposición de: - El Ministro de Interior y Policía. - Los Viceministros. - Los Directores. - Encargados de áreas Definición de Términos. Organización: Conjunto de elementos, compuesto principalmente por personas, que actúan e interactúan entre sí bajo una estructura pensada y diseñada para que los recursos humanos, financieros, físicos, de información y otros, de forma coordinada, ordenada y regulada por un conjunto de normas, para el logro de determinados fines. Funciones: Conjunto de actividades afines, tareas y responsabilidades asignadas a una institución u área organizativa para desarrollar su misión. Incluye, entre otras, la planeación, organización, coordinación, dirección y control. Nivel Jerárquico: Lugar que ocupa una unidad organizativa dentro de la cadena de mando establecida en una organización. Nivel Directivo Máximo: Es donde se establecen objetivos institucionales, políticas y estrategias de la Institución. Nivel Ejecutivo: Es donde se aplican las políticas y se toman las decisiones para el funcionamiento de la entidad de acuerdo con los objetivos y estrategias definidas en el nivel máximo. Nivel Sustantivo u Operativo: es donde se ejecutan las operaciones de la Institución y se transforman las decisiones en bienes y/o servicios. Nivel Desconcentrado: Consiste en asignar a un organismo específico la ejecución de ciertas funciones y/o prestación de servicios, pudiendo ser a nivel local o nacional, cuya responsabilidad final le corresponde a otro superior. Unidad Organizativa: Es una parte de la estructura organizacional a la que se le asignan uno o varios objetivos, desagregados de los objetivos institucionales y funciones homogéneas y especializadas. 6

8 Dirección de área: Le corresponde el cuarto nivel jerárquico, subordinada a un Ministerio, Dirección General/Nacional u Oficina Nacional. Sus funciones son generalmente de tipo sustantivas y para áreas específicas. Tiene a su cargo la responsabilidad completa sobre uno o más de los resultados prioritarios que la institución debe producir para terceros. Departamento: Son unidades del nivel de dirección intermedia o de supervisión de operaciones. Su creación obedece a una división del trabajo por funciones, por producto, territorio, clientes, procesos, etc. División: Unidad de Nivel Jerárquico inmediatamente menor al departamento, especializada en determinada función o servicio de las asignadas al departamento, bajo la cual está subordinada. Sección: Unidad de Nivel Jerárquico inmediatamente menor a la División; especializado en determinada función o servicio de las asignadas a la Unidad bajo el cual está subordinada. Organigrama: Gráfico de la estructura formal de una organización, señala las diferentes unidades organizativas, jerarquía, relaciones y dependencia existente entre ellas. 7

9 II. ASPECTOS GENERALES DE LA INSTITUCIÓN. 8

10 2.1. Breve Reseña Histórica del Ministerio de Interior y Policía. El Ministerio de Interior y Policía tiene su origen en la constitución política del 1844, Ministerio de Estado No del 10 de febrero del 1956 y sus modificaciones. El actual Ministerio de Interior y Policía desde sus inicios, ha tenido diferentes denominaciones, en el 1845 fue denominada por la carta Magna como Secretaria de Estado de Interior Policía y Agricultura. Para el 1927, mediante la Ley No. 685 se le asigna el titulo de Secretaria de Estado de Interior y Policía, Guerra y Marina. En el 1983 se suprime la denominación de Guerra y Marina, mediante la Ley No Para el año 1959 fue denominada, mediante el decreto No. 5173, como Secretaria de Estado de Comunicaciones. En ese mismo año, cambia su denominación por el de Secretaria de Estado de Interior y Cultos, mediante el decreto No La Ley No. 575 del 1965, la denomina Secretaria de Estado de Interior ya que mediante la Ley No.574 se sujetaba la Policía Nacional al régimen orgánico de las Fuerzas Armadas. Ese mismo año, a partir de la vigencia de la Ley No. 22 que derogaba a su vez la Ley No. 575, se pasa la Policía Nacional bajo la dependencia de la Secretaria de Estado de Interior, y esta vuelve a denominarse Ministerio de Interior y Policía Misión, Visión y Valores. Misión Definir, coordinar y controlar la implementación de las políticas públicas, planes y programas que garanticen el ejercicio del derecho a la seguridad ciudadana, a través de una gestión articulada y enlazando de forma efectiva los diferentes niveles de gobierno. Visión Ser una institución reconocida nacional e internacionalmente por su compromiso con la seguridad ciudadana, la profesionalidad de su personal y la calidad de los procesos que ejecuta. Valores Compromiso Integridad Equidad Ética calidad 2.3. Base Legal. Ley No. 4378, del 10 de febrero del 1956-Ley orgánica de Secretaria de Estado. Decreto No de febrero del 1956-funciones a cargo de la Secretaria de Estado. Ley No de fecha 12 de agosto 1959-Expedicion de Certificados de Vida y Costumbre. Ley No. 241 de fecha xxxxx de Transito de Vehículos. 9

11 Ley No del 16 de abril del sobre Naturalizaciones. Ley No.36 del 18 de octubre del 1965-sobre Comercio, Porte y Tenencia de Armas de Fuego. Ley No de fecha del 19 de diciembre del Ley No de fecha del 23 de noviembre del Ley No de fecha del 15 agosto del Ley No de fecha 17 de julio del Objetivo General. Consolidar la política y la gestión de la Seguridad Ciudadana promoviendo el desarrollo integral y el ejercicio de los derechos ciudadanos en una sociedad democrática. 10

12 III. ORGANIZACIÓN. 11

13 3.1. Funciones del Ministerio de Interior y Policía. Definir, coordinar y controlar la implementación de las políticas públicas, planes y programas que garanticen el derecho a la seguridad ciudadana. Aplicar las políticas y normas legales para regular y controlar, el comercio, porte y tenencia de armas de fuego en la población civil. Naturalización de extranjeros. Promover y apoyar la adopción de políticas, planes y programas integrales para la prevención de la violencia generada en la convivencia social. Coordinar la adopción de una política migratoria que garantice la seguridad interna acorde con la normativa nacional e internacional. Cumplir y hacer cumplir leyes, reglamentos, decretos, resoluciones y acuerdos relativos a su ministerio. Proponer al Presidente de la Republica cuando juzgue oportuno anteproyectos de leyes, de reglamentos y de decretos concernientes al desarrollo de su ministerio disponiendo todas las medidas que sean de lugar para su cumplimiento Estructura Organizativa. UNIDADES NORMATIVAS Y DE MAXIMA DIRECCION Despacho del Ministro de Interior y Policía UNIDADES CONSULTIVAS Y ASESORAS Comité de licitaciones Comisión de Ética Publica Coordinación del gabinete del Despacho Dirección Jurídica Oficina de Acceso a la Información Oficina de Equidad de Género y Desarrollo Dirección de Comunicación Dirección de Relaciones Publicas Dirección de Recursos Humanos, con: División de Reclutamiento, Selección y Evaluación del Personal División de Registro, Control e información 12

14 División de Compensación y Beneficios División de Capacitación y Desarrollo Dirección de Planificación y Desarrollo, con: Departamento de Estadísticas Departamento de Proyectos y Presupuesto Departamento de Calidad en la Gestión Departamento de Desarrollo Organizacional UNIDADES DE APOYO Dirección administrativa, con: Departamento de Archivo y Correspondencia Departamento de Transportación Departamento de Suministro División almacén Departamento de compras y contracciones Departamento de servicios generales, con: División de Mayordomía División de Mantenimiento Dirección Financiera, con: Departamento de contabilidad, con División Cuentas por Pagar Departamento Activo Fijo Departamento de Nomina Departamento de Tesorería, con: Sección de caja Departamento de presupuesto Dirección de tecnología de la Información, con Departamento de Desarrollo de Sistemas Departamento de Seguridad de la Información Departamento de Infraestructura Tecnológica UNIDADES SUSTANTIVAS U OPERATIVAS Dirección de Seguridad Ciudadana Departamento Pirotécnico Dirección de control de armas Departamento de Registro de Armas Intendencia de Armas Dirección de Educación en Seguridad Ciudadana Dirección de Naturalización y Migración Dirección Gobiernos Locales e Intermedios Dirección de Gestión Social UNIDADES DESCONCENTRADAS 13

15 Dirección General de Migración Policía Nacional 3.5. Organigrama Estructural. 14

16 IV. FUNCIONES DE LAS UNIDADES ORGANIZATIVAS. 15

17 4.1 UNIDADES DE NORMATIVAS Y DE MAXIMA DIRECCION 16

18 4.1 Funciones del Ministro de Interior y Policía El Ministro de Interior y Policía es responsable de controlar, desarrollar, consolidar e implementar las políticas de Seguridad Ciudadana. Regular y controlar la aplicación de las políticas y normas legales en el comercio, porte, tenencia y armas de fuego en la población civil. Tramitar y recomendar al Poder Ejecutivo las naturalizaciones de extranjeros. Promover y apoyar la adopción de políticas, planes y programas integrales para la prevención de la violencia generada en la convivencia social. Coordinar la adopción de una política migratoria que garantice la seguridad interna acorde con la normativa nacional e internacional. Cumplir y hacer cumplir la ejecución de leyes, reglamentos, decretos, resoluciones y acuerdos relativos a su ministerio. Representar al Ministerio en acuerdos, contratos, convenios u otros actos públicos que se relacionen totalmente con el ministerio. Despachar toda correspondencia oficial o de particulares que se reciba en su ministerio. Proponer al Presidente de la Republica cuando juzgue oportuno anteproyectos de leyes, de reglamentos y de decretos concernientes al desarrollo de su ministerio disponiendo todas las medidas que sean de lugar para su cumplimiento. 17

19 4.2. UNIDADES DEL NIVEL CONSULTIVAS Y ASESORAS. 18

20 A. COMITÉ DE LICITACIONES Titulo de la Unidad : Comité de Licitaciones Naturaleza de la Unidad : Asesora Dependencia : Del Ministro-Coordinación del gabinete del despacho Coordinación : Con el Despacho del Ministro y con todas las áreas de la institución Objetivo General Funciones Principales: Dependencias de la Dirección: Estructura de Cargos: 19

21 B. COMISION DE ETICA PUBLICA Titulo de la Unidad : Comisión de Ética Pública Naturaleza de la Unidad : Asesora Dependencia : Del Ministro-Coordinación del gabinete del despacho Coordinación : Con el Despacho del Ministro y con todas las áreas de la institución Objetivo General Funciones Principales: Dependencias de la Dirección: Estructura de Cargos: 20

22 C. COORDINACION DEL GABINETE DEL DESPACHO Titulo de la Unidad : Coordinación del Gabinete del Despacho Naturaleza de la Unidad : Asesora Dependencia : Del Ministro-Coordinación del gabinete del despacho Coordinación : Con el Despacho del Ministro y con todas las áreas de la institución Objetivo General Coordinar y dar seguimiento a la gestión de las diferentes áreas de la institución y recomendar al Ministro acciones preventivas para el abordaje de problemáticas actuales y potenciales que pudieran afectar al organismo. Funciones Principales: Tramitar al Ministro todas las necesidades de las direcciones y departamentos bajo su coordinación. Supervisar el diseño de la planeación estratégica de la institución. Supervisar la administración y desarrollo de las tecnologías de información y comunicación. Garantizar el desarrollo de un sistema de gestión y motivación de los RRHH del Ministerio. Garantizar el uso efectivo de los recursos financieros y la disponibilidad continua de los fondos requeridos para las operaciones del MIP. Supervisar la administración eficiente de los recursos y activos de la institución. Supervisar que las actividades se desarrollen de acuerdo a las normativas vigentes. Supervisar la política de información trazada por el Ministro de Interior y Policía. Velar por el desarrollo de la proyección de una imagen favorable de la institución. Organizar y conducir los convenios, acuerdos y cumbres internacionales suscritos por el Ministerio de Interior y Policía. 21

23 Dependencias de la Dirección: Dirección de Planificación y Desarrollo Dirección de RRHH Dirección Jurídica Dirección de comunicación Dirección de Relaciones Publicas Oficina de Acceso a la Información Oficina de Equidad de Género y Desarrollo Dirección administrativa Dirección Financiera Dirección de Tecnología de la Información Estructura de Cargos: Director=8 Encargados= 2 22

24 D. DIRECCION JURIDICA Titulo de la Unidad : Dirección Jurídica Naturaleza de la Unidad : Asesora Dependencia : Del Ministro-Coordinación del gabinete del despacho Coordinación : Con el Despacho del Ministro y con todas las áreas de la institución Objetivo General Asesorar en materia legal a funcionarios y empleados de la institución a fin de aunque las actividades se desarrollen de acuerdo a las normativas jurídicas vigentes. Funciones Principales: 23

25 Emitir opiniones y consultas jurídicas a requerimiento del Ministro. Postular ante los tribunales de la república en los litigios concernientes al ministerio. Analizar y redactar anteproyectos de leyes y elaborar los reglamentos correspondientes concernientes a las políticas sobre Seguridad Ciudadana y Migratorias. Elaborar los contratos correspondientes a RRHH y Dirección Financiera según la ley No en lo correspondiente a los procesos de licitación. Elaborar las diferentes resoluciones al ministro, según las normativas jurídicas vigentes Coordinar la elaboración de políticas de difusión y concientización sobre ética en el Ministerio. Dependencias de la Dirección: Sección de Naturalización Sección de Registro de Títulos e Hipotecas Sección de Actividades Publicas Sección de Litigios Sección Contrataciones Estructura de Cargos: Director (a) jurídica =1 Subdirector (a)=1 Encargados (a)=4 Abogado auxiliar=1 Abogado=5 Abogado ayudante=2 Para legales=5 Secretarias=2 Auxiliar=1 Mensajero=1 Inspector=1 Seguridad=1 24

26 E. OFICINA DE ACCESO A LA INFORAMAICON Titulo de la Unidad : Oficina de Acceso a la Información Naturaleza de la Unidad : Asesora Dependencia : Del Ministro-Coordinación del gabinete del despacho Coordinación : Con el Despacho del Ministro y con todas las áreas de la institución Objetivo General Recolectar, sistematizar y difundir las informaciones que sean requeridas por los ciudadanos interesados. Funciones Principales: 25

27 Recibir y tramitar las diferentes solicitudes de información acerca de la institución siguiendo los lineamientos institucionales establecidos. Sistematizar la información de interés público, tanto para brindar acceso a las personas interesadas como para su publicación a través de los medios disponibles. Garantizar el acceso directo del público a las informaciones básicas de la institución a través de publicaciones y medios electrónicos, como internet, pagina Web, etc. Orientar a los ciudadanos o interesados en relación a los trámites y procedimientos que estos deben seguir para solicitar la información de la institución. Realizar las correspondientes tachas en las informaciones, en caso de solicitarse un documento que contenga información parcialmente reservada o se trate de datos personales cuya publicidad pudiera significar una invasión a la privacidad personal. Orientar a los ciudadanos y ciudadanas respecto de otros organismos, instituciones o entidades que pudieran tener la información que solicitan si está disponible al público en medios impresos tales como libros, archivos y cualquier otro medio y la forma en la que puede tener acceso a dicha información previamente publicada. Establecer un sistema de demostración de la entrega efectiva de la información al ciudadano tomando las previsiones técnicas correspondientes, tales como: reglas de encriptación, firma electrónica, certificado de autenticidad, reportes electrónicos, manuales de entrega. Notificar a los solicitantes dentro de los plazos establecidos en caso de que la solicitud fuera rechazada por algunas de las razones previstas en la ley. Comunicar al solicitante por escrito, las razones por las cuales hara uso de la prorroga excepcional en caso de que la solicitud no haya sido satisfecha en el plazo establecido en la Ley. Elaborar, actualizar y poner a disposición de la ciudadanía un índice que contenga la información bajo su resguardo y administración. Fungir como enlace de la línea 311 de atención ciudadana utilizada para la recepción y canalización de denuncias, quejas, demanda, reclamaciones y sugerencias por parte de la ciudadanía al ministerio vía pagina Web. Elaborar reportes estadísticos y balances de gestión en materia de solicitudes de acceso a la información o de rechazo a la información Dependencias de la Dirección: N/A Estructura de Cargos: RAI=1 Técnicos=2 26

28 F. OFICINA DE EQUIDAD DE GENERO Y DESARROLLO Titulo de la Unidad : Oficina de Equidad de Genero y Desarrollo Naturaleza de la Unidad : Asesora Dependencia : Del Ministro-Coordinación del gabinete del despacho Coordinación : Con el Despacho del Ministro y con todas las áreas de la institución Objetivo General Se crea con el propósito fundamental de incorporar en las políticas, planes, acciones, programas y proyectos que desarrolle el Ministerio de Interior y Policía, 27

29 con el enfoque de perspectiva de género a nivel nacional para la integración de la mujer en el desarrollo. Funciones Principales: Monitorear y evaluar los avances en los planes, políticas y estrategias para la igualdad del hombre y la mujer en las acciones del ministerio. Coordinar los ajustes necesarios a implementarse en el ministerio en cumplimiento a los convenios y compromisos internacionales asumidos por el Estado dominicano. Realizar encuentros interinstitucionales en los programas y proyectos del Ministerio para que se contemplen criterios de equidad de género Coordinar talleres de sensibilización sobre inducción al género, al personal del ministerio. Dependencias de la Dirección: N/A Estructura de Cargos: Encargada=1 Auxiliar=1 G. DIRECCION DE COMUNICACIÓN Titulo de la Unidad : Dirección de Comunicación Naturaleza de la Unidad : Asesora Dependencia : Del Ministro-Coordinación del gabinete del despacho Coordinación : Con el Despacho del Ministro y con todas las áreas de la institución Objetivo General 28

30 Velar, divulgar y publicar todo lo referente a las actividades que realiza el ministerio sobre la base de la política de información trazada para tales fines haciendo uso de los medios de comunicación y manteniendo un archivo y registro de todas las informaciones publicadas relacionadas con la institución. Funciones Principales: Monitorear los contenidos de las noticias, entrevistas, opiniones y reportajes relaciones con el ministerio en los diarios impresos y electrónicos. Canalizar entrevistas en la radio, televisión y medios impresos. Coordinar las ruedas de prensa de la institución. Preparación de campañas publicitarias de los diferentes procesos que ejecuta el MIP. Coordinar, supervisar y redactar notas de prensa para ser difundidas en los medios de comunicación. Coordinar y supervisar la elaboración de publicaciones especiales: resoluciones del despacho del Ministro, así como revistas y brochoures referentes a las acciones correspondientes a las diferentes áreas del ministerio. Dependencias de la Dirección: Departamento de prensa, con División Prensa escrita División Prensa electrónica División Diseño División Publicidad Sección Diseño Grafico Estructura de Cargos: Director (a) =1 Sub-encargado=1 Encargado=2 Periodistas= 7 Fotógrafo=2 Corrector de estilo=1 Secretarias=2 Asistente=1 29

31 H. DIRECCION DE RELACIONES PUBLICAS Titulo de la Unidad : Dirección de Relaciones Públicas Naturaleza de la Unidad : Asesora Dependencia : Del Ministro-Coordinación del gabinete del despacho Coordinación : Con el Despacho del Ministro y con todas las áreas de la institución Objetivo General 30

32 Proyectar y mantener interna y externamente una imagen favorable de la institución velando que la opinión pública este bien informada sobre las actividades que realice el ministerio. Funciones Principales: Fortalecer las relaciones públicas que garanticen una apropiada publicidad y mercadeo en función de los programas que desarrolla el ministerio. Diseñar campañas publicitarias de colocación en los medios de comunicación y ejecución de la tramitación para los pagos correspondientes. Crear campanas de orientación para la ciudadanía referente a los servicios que ofrece la institución. Coordinar y supervisar la elaboración de materiales audiovisuales que fortalezcan las actividades de los diferentes programas que desarrolla el ministerio. Coordinar el servicio que ofrece a la institución el staff de protocolo. Coordinar los eventos. Velar por el desarrollo y ejecución de jornadas de capacitación en temas de Oratoria e Imagen a los funcionarios del ministerio. Dependencias de la Dirección: Sección de Eventos Sección de Protocolo Sección de Publicidad Estructura de Cargos: Director (a) =1 Encargado (a)= 2 Oficial de eventos=3 Oficial de protocolo=9 Maestría de ceremonia=1 Publicista=1 Asistente de publicidad=1 Asistente administrativo=2 31

33 I. DIRECCION DE RECURSOS HUMANOS Titulo de la Unidad : Dirección de Recursos Humanos Naturaleza de la Unidad : Asesora Dependencia : Del Ministro-Coordinación del gabinete del despacho Coordinación : Con el Despacho del Ministro y con todas las áreas de la institución Objetivo General 32

34 Implantar, desarrollar y garantizar un sistema de gestión y motivación de los recursos humanos del ministerio a través de adecuados procesos y el establecimiento de un clima laboral positivo enmarcado en el sistema de servicio civil y carrera administrativa. Funciones Principales: Garantizar el alineamiento de la gestión de RRHH con los objetivos de la institución, en cumplimiento a lo establecido por la Ley y sus reglamentos de aplicación. Planificar y dirigir el plan de compensación y beneficios. Dirigir el proceso de selección, contratación y concursos de los empleados según necesidad requerida. Programar, supervisar y coordinar los subsistemas de clasificación y valoración de puestos. Definir y ejecutar el proceso de adiestramiento, capacitación e inducción del personal. Asegurar el procesamiento adecuado y oportuno de las acciones de personal cumpliendo con las políticas y procedimiento establecidos. Canalizar todos los trámites para el proceso de pensiones y jubilaciones. Garantizar el registro confiable y oportuno de la información asociada a los empleados de la institución. Procurar las condiciones y relaciones laborales para la generación de un clima laboral favorable. Participación en los proceso de racionalización de la estructura en coordinación con áreas a fines. Dependencias de la Dirección: División de reclutamiento, selección y evaluación de personal. División de registro, control e información. División de compensación y beneficios. División de capacitación y desarrollo. Estructura de Cargos: Director (a) =1 Sub-director= 1 Asistente=1 Encargados (a)= 3 Secretarias= 3 Analistas=3 33

35 Auxiliar = 1 Auxiliar 2=1 Digitadores= 2 Mensajero (a)= 1 J. DIRECCION DE PLANIFICACION Y DESARROLLO Titulo de la Unidad : Dirección de Planificación y Desarrollo Naturaleza de la Unidad : Asesora Dependencia : Del Ministro-Coordinación del gabinete del despacho Coordinación : Con el Despacho del Ministro y con todas las áreas de la institución Objetivo General 34

36 Diseñar y dirigir la planeación estratégica de la institución, así como, implementación del plan estratégico institucional, informes técnicos, estudios y opinión sobre planes y proyectos, memoria anual del ministerio y propuestas técnicas sobre áreas y planes del ministerio, garantizando el logro de los objetivos a partir de la eficientizacion de las operaciones y el mejoramiento continuo de los proceso. Funciones Principales: Coordinar las acciones, encuentros y documentación requerida para la formulación de programas de seguimiento y revisión que permitan monitorear y procesar datos capturados demográficamente. Realizar estudios financieros y económicos que determinen la viabilidad de los proyectos propuestos a fin de recomendar en esa base sobre la ejecución de los mismos. Supervisar el avance de los proyectos a fin de poder recomendar los ajustes necesarios asociados a la programación y presupuestos definidos para los mismos y realizar periódicamente los avances sobre su ejecución. Garantizar la documentación adecuada de las diferentes transacciones derivadas de la ejecución de cada proyecto a fin de cumplir con las normativas y controles financieros y de proceso que fueran requeridos. Coordinar acciones de concienciación y asesoría a las áreas del ministerio en relación a la implementación de un sistema de gestión de calidad y la mejora continua de procesos. Informe sobre revisión y adecuación de la estructura orgánica y de cargos. Elaboración y diseño de de los flujo gramas de procesos. Revisión y elaboración de manuales de procedimiento de los departamentos. Formulación y seguimientos para cambios en las áreas. Informe para la incorporación del personal a la carrera administrativa de acuerdo al manual de cargos en coordinación con RRHH. Dependencias de la Dirección: Departamento de Desarrollo Organizacional. Departamento de Estadística. Departamento de Proyectos y Presupuesto. Departamento de la Calidad de la Gestión Estructura de Cargos: 35

37 Director (a) =1 Encargado (a)= 3 Analistas=7 Auxiliar Estadística= 3 Soporte administrativo= 1 Auxiliar= 1 36

38 4.3 UNIDADES DE APOYO A. DIRECCION ADMINISTRATIVA Titulo de la Unidad : Dirección Administrativa Naturaleza de la Unidad : De Apoyo Administrativo Dependencia : Del Ministro-Coordinación del gabinete Del despacho Coordinación : Con el Despacho del Ministro y con todas las áreas de la institución Objetivo General: Administrar eficientemente los recursos y activos de la institución asignados, así como proporcionar los servicios generales de apoyo, de acuerdo a los programas de trabajo y planes operativos de las diferentes áreas del ministerio. Funciones Principales: Planificar, organizar, dirigir los servicios administrativos requeridos por la institución. Garantizar la adecuada conservación, clasificación y custodia de la correspondencia y documentos recibidos y/o generados. Administrar la adquisición, aprovisionamiento y control de la cadena de suministro. 37

39 Garantizar la correcta funcionabilidad de la flota de vehículos. Garantizar la correcta funcionabilidad y limpieza de las instalaciones del ministerio. Identificar y programar las necesidades, bienes, equipos y materiales del MIP, para garantizar las existencias y proveerlas oportunamente. Establecer un banco depurado de suplidores en base a la calidad y costo de los bienes adquiridos integrando indicadores que permitan monitorear la eficiencia. Mantenerse informados en relación a las tendencias asociadas a la calidad y costos de los materiales y sus suplidores. Garantizar un adecuado manejo físico y administrativo de los materiales. Eficientizar el control administrativo de los insumos a fin de cumplir con los presupuestos establecidos. Coordinar el sistema de información para la función de aprovisionamiento. Fortalecer las relaciones comerciales con los suplidores de la institución. Implementar los programas de mantenimiento preventivo definidos para la flota de vehículos de la institución. Asegurar la recopilación de toda la información necesaria en relación a las flotillas de vehículos y al servicio del tallen con el fin de proveer una base adecuada para la toma de decisiones. Establecer los mecanismos de clasificación y resguardo de la información. Coordinar el servicio de clasificación de la correspondencia, registro, digitalización, archivo, custodia y descarte que facilite el acceso a los mismos. Eficientizar el almacenaje de los productos a través de una correcta ubicación que produzca el aprovechamiento del espacio disponible. Dependencias de la Dirección: Dirección administrativa Departamento de archivo y correspondencia Departamento de transportación Departamento suministro Departamento de servicios generales Departamento de compras y contrataciones División de almacén División de mayordomía División de mantenimiento Estructura de Cargos: Director=1 38

40 Analista financiero=2 Asistente=1 Asistente administrativo=1 Auxiliar de oficina=2 Auxiliar administrativo=2 Auxiliar de oficina de almacén=1 Auxiliar de oficina=4 Ayudante de almacén=3 Ayudante mecánico=1 Chofer=22 Conserje=46 Copiador=2 Digitador=1 Encargado=13 Electricista=4 Mayordomo=8 Mecánico=3 Mensajero externo=4 Mensajero interno=3 Plomero=2 Secretaria=10 Soporte administrativo=3 Soporte técnico=1 Sub-encargado (a)=2 Técnico de comprar=5 39

41 B. DIRECCION FINANCIERA Titulo de la Unidad : Dirección Financiera Naturaleza de la Unidad : De Apoyo Administrativo Dependencia : Del Ministro-Coordinación del gabinete del despacho Coordinación : Con el Despacho del Ministro y con todas las áreas de la institución Objetivo General: Planificar y controlar el uso efectivo de los recursos financieros de la institución a fin de garantizar la disponibilidad continua de los fondos requeridos para las operaciones, el cumplimiento de los compromisos asumidos con terceros y la obtención de los costos financieros y operacionales. Funciones Principales: Participar en los planes estratégicos del ministerio de interior y policía Realizar la planificación financiera de la institución a partir de la 40

42 preparación del presupuesto institucional así como la ejecución, seguimiento y evaluación presupuestaria anuales de inversión, ingresos y gastos. Establecer los parámetros y sistemas de información para el seguimiento y control de los resultados financieros en cumplimiento a los requerimientos legales. Analizar la ejecución financiera en prevención a las necesidades para gestionar oportunamente los recursos requeridos. Optimizar los costos financieros. Garantizar la disponibilidad y acceso a información financiera cuantitativa y cualitativa. Establecer a partir de normas y procedimientos vigentes los parámetros para el adecuado registro de los recursos y bienes de la institución. Revisión de los estados financieros, de los libros de caja, de las cuentas corrientes y auxiliar de registro. Garantizar el cumplimiento oportuno de los compromisos financieros asumidos por terceros con la institución, verificando la disponibilidad a fin de registrarlo asegurando el crédito presupuestario. Revisión de los estados de cierre. Validar las partidas de afectación presupuestaria. Elaborar y realizar modificación a los instrumentos técnicos de ejecución presupuestaria establecidos o elaborar documentos adicionales a ser necesarios. Garantizar el inventario y registro de los activos fijos de la institución así como el seguimiento de los costos de mantenimiento que los afectan y la amortización acumulada de los mismos. Definir la necesidad de mantenimiento especiales y pólizas de seguros asociados a cada activo fijo que se adquiere a la institución. Generar la información requerida para el análisis, presupuesto y toma de decisiones relativas a la renovación de los activos fijos. Controlar las recaudaciones que se generan a través de los servicios y/o actualizaciones que genera el MIP. Mantener al día los libros de caja, cuentas corrientes y los auxiliares de registros necesarios para la comprobación de los ingresos y egresos. Efectuar las proyecciones y el seguimiento de los pagos a proveedores., viáticos y otros pagos. Dirigir el proceso de revisión, calculo y emisión de las diferentes nominas de pagos del personal fijo, contratado y temporero, así como el cálculo de las prestaciones laborables con apego a las leyes, normas y reglamentos que las rigen. Dirigir el proceso de revisión de la nomina de pago del personal fijo y contratado. Estudiar normas y procedimiento correspondientes a la política 41

43 tributaria que emite la dirección general de impuestos internos y las relacionadas con el sistema de seguridad social dominicana, cada quince días. Recibir y verificar las novedades de las nominas: acciones de personal, aplicaciones de los descuentos asumidos, retenciones post sentencias judiciales por violación a la Ley de Niños, Niñas y Adolescentes; retenciones al personal por concepto de herramientas y multas. Preparar las solicitudes de aperturas de cuentas de los nuevos empleados, empleados nuevos, fijos y contratados. Dependencias de la Dirección: Departamento de Contabilidad Departamento de tesorería Departamento de nomina Departamento de presupuesto Departamento de activo fijo División cuentas por pagar Sección de caja Estructura de Cargos: Director=1 Analista presupuesto=3 Analista de tesorería=1 Analista financiero=3 Auxiliar de contabilidad=1 Auxiliar de oficina=18 Cajera=2 Contador=1 Encargado (a)=7 Mensajero interno=1 Soporte administrativo=3 Tesorero=1 42

44 C. DIRECCION DE TECNOLOGIA Titulo de la Unidad : Dirección de Tecnología Naturaleza de la Unidad : De Apoyo Administrativo Dependencia : Del Ministro-Coordinación del gabinete del despacho Coordinación : Con el Despacho del Ministro y con todas las áreas de la institución Objetivo General: Promover, establecer, planificar y coordinar normas, políticas y lineamientos en cuanto al uso, administración y desarrollo de las tecnologías de información y comunicación con el fin de mejorar los procesos del Ministerio a partir de las demandas y necesidades de los usuarios internos y del público en general. Funciones Principales: 43

45 Coordinar las acciones tendientes a mejorar los servicios del departamento dirigidos a todos los usuarios de la Institución. Detectar y aplicar las tecnologías de información del mercado que permita incrementar la eficiencia y eficacia en el uso del recurso información en la Institución. Recolectar, racionalizar y priorizar los requerimientos informáticos de la Institución. Mantener y actualizar la plataforma tecnológica de la institución para facilitar la entrega oportuna de informaciones. Integrar las soluciones y sistemas de gestión con la finalidad de asegurar la confiabilidad de la información. Planificar, coordinar y evaluar las funciones de las diferentes unidades del departamento para el logro de los objetivos trazados por la institución y así garantizar una gestión de calidad. Soportar y garantizar el plan de gobierno electrónico de la institución. Definir y coordinar el proceso de capacitación en el área informática. Garantizar el buen funcionamiento de todos los procesos operacionales de la institución. Proponer e implementar nuevas tecnologías que sirvan de base a la optimización de los procesos. Elaborar el presupuesto sobre los recursos necesarios para realizar eficientemente las actividades de esta unidad. Disponer y aplicar las mejores prácticas en el ciclo de desarrollo y mantenimiento de las aplicaciones que soportan la plataforma de sistemas de información. Garantizar la integridad, confiabilidad y seguridad de las bases de datos. Asesorar en materia tecnológica a los funcionarios y empleados que así lo requieran. Velar por el mantenimiento adecuado de los equipos que componen la infraestructura de la institución. Dependencias de la Dirección: Departamento de Desarrollo de Sistemas Departamento de Seguridad de la Información Departamento de Infraestructura tecnológica Estructura de Cargos: Director (a) =1 Asistente administrativa= 1 Asistente director=1 Encargados (a)= 3 Analista de sistemas=2 44

46 Soporte técnico=5 Digitador=1 Programador senior= 1 Web máster=1 Mensajero (a)= 1 K. DIRECCION DE COMUNICACIÓN Titulo de la Unidad : Dirección de Comunicación Naturaleza de la Unidad : Asesora 45

47 Dependencia : Del Ministro-Coordinación del gabinete del despacho Coordinación : Con el Despacho del Ministro y con todas las áreas de la institución Objetivo General Velar, divulgar y publicar todo lo referente a las actividades que realiza el ministerio sobre la base de la política de información trazada para tales fines haciendo uso de los medios de comunicación y manteniendo un archivo y registro de todas las informaciones publicadas relacionadas con la institución. Funciones Principales: Monitorear los contenidos de las noticias, entrevistas, opiniones y reportajes relaciones con el ministerio en los diarios impresos y electrónicos. Canalizar entrevistas en la radio, televisión y medios impresos. Coordinar las ruedas de prensa de la institución. Preparación de campañas publicitarias de los diferentes procesos que ejecuta el MIP. Coordinar, supervisar y redactar notas de prensa para ser difundidas en los medios de comunicación. Coordinar y supervisar la elaboración de publicaciones especiales: resoluciones del despacho del Ministro, así como revistas y brochoures referentes a las acciones correspondientes a las diferentes áreas del ministerio. Dependencias de la Dirección: Departamento de prensa, con División Prensa escrita División Prensa electrónica División Diseño División Publicidad Sección Diseño Grafico Estructura de Cargos: Director (a) =1 Sub-encargado=1 Encargado=2 Periodistas= 7 Fotógrafo=2 Corrector de estilo=1 46

48 Secretarias=2 Asistente=1 L. DIRECCION DE RELACIONES PUBLICAS Titulo de la Unidad : Dirección de Relaciones Públicas Naturaleza de la Unidad : Asesora 47

49 Dependencia : Del Ministro-Coordinación del gabinete del despacho Coordinación : Con el Despacho del Ministro y con todas las áreas de la institución Objetivo General Proyectar y mantener interna y externamente una imagen favorable de la institución velando que la opinión pública este bien informada sobre las actividades que realice el ministerio. Funciones Principales: Fortalecer las relaciones públicas que garanticen una apropiada publicidad y mercadeo en función de los programas que desarrolla el ministerio. Diseñar campañas publicitarias de colocación en los medios de comunicación y ejecución de la tramitación para los pagos correspondientes. Crear campanas de orientación para la ciudadanía referente a los servicios que ofrece la institución. Coordinar y supervisar la elaboración de materiales audiovisuales que fortalezcan las actividades de los diferentes programas que desarrolla el ministerio. Coordinar el servicio que ofrece a la institución el staff de protocolo. Coordinar los eventos. Velar por el desarrollo y ejecución de jornadas de capacitación en temas de Oratoria e Imagen a los funcionarios del ministerio. Dependencias de la Dirección: Sección de Eventos Sección de Protocolo Sección de Publicidad Estructura de Cargos: Director (a) =1 Encargado (a)= 2 Oficial de eventos=3 Oficial de protocolo=9 Maestría de ceremonia=1 Publicista=1 Asistente de publicidad=1 48

50 Asistente administrativo=2 M. DIRECCION DE RECURSOS HUMANOS Titulo de la Unidad : Dirección de Recursos Humanos Naturaleza de la Unidad : Asesora Dependencia : Del Ministro-Coordinación del gabinete 49

51 del despacho Coordinación : Con el Despacho del Ministro y con todas las áreas de la institución Objetivo General Implantar, desarrollar y garantizar un sistema de gestión y motivación de los recursos humanos del ministerio a través de adecuados procesos y el establecimiento de un clima laboral positivo enmarcado en el sistema de servicio civil y carrera administrativa. Funciones Principales: Garantizar el alineamiento de la gestión de RRHH con los objetivos de la institución, en cumplimiento a lo establecido por la Ley y sus reglamentos de aplicación. Planificar y dirigir el plan de compensación y beneficios. Dirigir el proceso de selección, contratación y concursos de los empleados según necesidad requerida. Programar, supervisar y coordinar los subsistemas de clasificación y valoración de puestos. Definir y ejecutar el proceso de adiestramiento, capacitación e inducción del personal. Asegurar el procesamiento adecuado y oportuno de las acciones de personal cumpliendo con las políticas y procedimiento establecidos. Canalizar todos los trámites para el proceso de pensiones y jubilaciones. Garantizar el registro confiable y oportuno de la información asociada a los empleados de la institución. Procurar las condiciones y relaciones laborales para la generación de un clima laboral favorable. Participación en los proceso de racionalización de la estructura en coordinación con áreas a fines. Dependencias de la Dirección: División de reclutamiento, selección y evaluación de personal. División de registro, control e información. División de compensación y beneficios. División de capacitación y desarrollo. Estructura de Cargos: 50

52 Director (a) =1 Sub-director= 1 Asistente=1 Encargados (a)= 3 Secretarias= 3 Analistas=3 Auxiliar = 1 Auxiliar 2=1 Digitadores= 2 Mensajero (a)= 1 N. DIRECCION DE PLANIFICACION Y DESARROLLO Titulo de la Unidad : Dirección de Planificación y Desarrollo Naturaleza de la Unidad : Asesora Dependencia : Del Ministro-Coordinación del 51

53 gabinete del despacho Coordinación : Con el Despacho del Ministro y con todas las áreas de la institución Objetivo General Diseñar y dirigir la planeación estratégica de la institución, así como, implementación del plan estratégico institucional, informes técnicos, estudios y opinión sobre planes y proyectos, memoria anual del ministerio y propuestas técnicas sobre áreas y planes del ministerio, garantizando el logro de los objetivos a partir de la eficientizacion de las operaciones y el mejoramiento continuo de los proceso. Funciones Principales: Coordinar las acciones, encuentros y documentación requerida para la formulación de programas de seguimiento y revisión que permitan monitorear y procesar datos capturados demográficamente. Realizar estudios financieros y económicos que determinen la viabilidad de los proyectos propuestos a fin de recomendar en esa base sobre la ejecución de los mismos. Supervisar el avance de los proyectos a fin de poder recomendar los ajustes necesarios asociados a la programación y presupuestos definidos para los mismos y realizar periódicamente los avances sobre su ejecución. Garantizar la documentación adecuada de las diferentes transacciones derivadas de la ejecución de cada proyecto a fin de cumplir con las normativas y controles financieros y de proceso que fueran requeridos. Coordinar acciones de concienciación y asesoría a las áreas del ministerio en relación a la implementación de un sistema de gestión de calidad y la mejora continua de procesos. Informe sobre revisión y adecuación de la estructura orgánica y de cargos. Elaboración y diseño de de los flujo gramas de procesos. Revisión y elaboración de manuales de procedimiento de los departamentos. Formulación y seguimientos para cambios en las áreas. Informe para la incorporación del personal a la carrera administrativa de acuerdo al manual de cargos en coordinación con RRHH. Dependencias de la Dirección: 52

54 Departamento de Desarrollo Organizacional. Departamento de Estadística. Departamento de Proyectos y Presupuesto. Departamento de la Calidad de la Gestión Estructura de Cargos: Director (a) =1 Encargado (a)= 3 Analistas=7 Auxiliar Estadística= 3 Soporte administrativo= 1 Auxiliar= 1 53

55 4.3 UNIDADES DE APOYO D. DIRECCION ADMINISTRATIVA Titulo de la Unidad : Dirección Administrativa Naturaleza de la Unidad : De Apoyo Administrativo Dependencia : Del Ministro-Coordinación del gabinete Del despacho Coordinación : Con el Despacho del Ministro y con todas las áreas de la institución Objetivo General: Administrar eficientemente los recursos y activos de la institución asignados, así como proporcionar los servicios generales de apoyo, de acuerdo a los programas de trabajo y planes operativos de las diferentes áreas del ministerio. 54

56 Funciones Principales: Planificar, organizar, dirigir los servicios administrativos requeridos por la institución. Garantizar la adecuada conservación, clasificación y custodia de la correspondencia y documentos recibidos y/o generados. Administrar la adquisición, aprovisionamiento y control de la cadena de suministro. Garantizar la correcta funcionabilidad de la flota de vehículos. Garantizar la correcta funcionabilidad y limpieza de las instalaciones del ministerio. Identificar y programar las necesidades, bienes, equipos y materiales del MIP, para garantizar las existencias y proveerlas oportunamente. Establecer un banco depurado de suplidores en base a la calidad y costo de los bienes adquiridos integrando indicadores que permitan monitorear la eficiencia. Mantenerse informados en relación a las tendencias asociadas a la calidad y costos de los materiales y sus suplidores. Garantizar un adecuado manejo físico y administrativo de los materiales. Eficientizar el control administrativo de los insumos a fin de cumplir con los presupuestos establecidos. Coordinar el sistema de información para la función de aprovisionamiento. Fortalecer las relaciones comerciales con los suplidores de la institución. Implementar los programas de mantenimiento preventivo definidos para la flota de vehículos de la institución. Asegurar la recopilación de toda la información necesaria en relación a las flotillas de vehículos y al servicio del tallen con el fin de proveer una base adecuada para la toma de decisiones. Establecer los mecanismos de clasificación y resguardo de la información. Coordinar el servicio de clasificación de la correspondencia, registro, digitalización, archivo, custodia y descarte que facilite el acceso a los mismos. Eficientizar el almacenaje de los productos a través de una correcta ubicación que produzca el aprovechamiento del espacio disponible. Dependencias de la Dirección: 55