APRENDE A NEGOCIAR. Elaborado por el equipo de BOGOTÁ EMPRENDE a partir de los contenidos sobre Aprende a Negociar.

Transcripción

1 APRENDE A NEGOCIAR Elaborado por el equipo de BOGOTÁ EMPRENDE a partir de los contenidos sobre Aprende a Negociar. La negociación como tal busca que las partes encuentren un objetivo común, es decir un acuerdo, cumpliendo un objetivo que satisface las necesidades de los dos negociadores. Cesar Sarmiento Consultor 1

2 Conceptos prácticos de negociación para el empresario ESTRUCTURA 1. Tema 1: Cómo negociar? - Generalidades 1.1 Concepto de negociación 1.2 Elementos de la negociación 1.3 Pasos de la negociación 1.4 Tips o consejos prácticos para una buena negociación 2. Tema 2: Negociación comercial efectiva 2.1 Identifique su perfil de cliente para negociar 2.2 Los estilos culturales de la negociación 2.3 Influencia cultural en la negociación 2.4 Influencia personal en la negociación 3. Tema 3: Negociación estratégica 3.1 Formas de negociación 3.2 Tácticas de negociación 3.3 Fuentes de poder 3.4 Métodos de solución de conflictos 3.5 La negociación laboral 4. BIBLIOGRAFÍA 2

3 Tema 1: Cómo negociar? - Generalidades 1.1 Concepto de negociación La negociación es un proceso metódico y en alguna forma racional, que permite a dos partes llegar a un acuerdo negociado, en donde las dos partes reciben a cambio beneficios que satisfacen las necesidades de las partes. Una de las reglas fundamentales del negociador eficiente es prepararse con profundidad, previamente a cada negociación. Los distintos asuntos sobre los cuales es vital encontrarse preparado, son: Definir los intereses, objetivos o deseos propios, también tener claros los intereses de los demás o de la contra parte. Conocer que depara una futura negociación. Identificar la opción negociadora llamada: Mejor Alternativa ante la falta de un Acuerdo Negociado (MAAN, su significado y cómo se establece se describe en el siguiente ítem de la guía). Identificar la mejor alternativa de negociación de la contra parte. Definir si la negociación será individual o en equipo para saber a quiénes involucro. Establecer los roles de los participantes (por ejemplo: quién será el vocero). Fijar la sede para las reuniones de la negociación. Creación de la agenda y los papeles del negociador. DEFINICIÓN DE LA MEJOR ALTERNATIVA DE ACUERDO NEGOCIADO (MAAN) Antes de iniciar una negociación formal, es muy importante considerar las consecuencias potenciales de no llegar a acordar con la otra parte, es necesario 3

4 establecer las posibles alternativas de solución al proceso negociador al que nos enfrentamos. Es decir, debemos determinar nuestro MAAN. El MAAN es la Mejor Alternativa a un Acuerdo Negociado (En inglés BATNA: Best Alternative to a Negotiated Agreement). El MAAN determina el valor mínimo aceptable para una persona en una negociación. Si las partes no pueden llegar a un acuerdo tendrán que conformarse con su MAAN. Así que cualquier acuerdo de igual o mayor valor que el MAAN, es mejor que un punto muerto en una negociación. Los pasos para determinar su MAAN son tres: a. Elaborar una lista de acciones que se podrían realizar en caso de no llegar a un acuerdo. b. Perfeccionar algunas de las ideas más prometedoras y convertirlas en alternativas prácticas. c. Seleccionar, en forma tentativa, la mejor de estas alternativas (su MAAN). Recuerde que: Mientras mejor sea planeado y estudiado su MAAN, mayor será su habilidad para lograr el acuerdo negociado. LA COMUNICACIÓN EN LA NEGOCIACIÓN Otro punto de gran importancia para negociar, es entender cómo funciona la comunicación en el proceso negociador. La comunicación consiste en un proceso en donde intervienen un emisor, que envía un mensaje y un receptor, que lo decodifica, siendo fundamental la existencia de la retroalimentación, que asegura que el mensaje haya sido interpretado correctamente, lográndose esto con una participación activa. 4

5 Como se observa en la gráfica que sigue a continuación, la comunicación existe en el proceso negociador, sí y solo sí, existe una de codificación es decir entendimiento del mensaje por la contraparte, y en consecuencia una retro alimentación que cierre la cadena. PROCESO DE COMUNICACI ÓN Y RETRO ALIMENTACI ÓN DE LA MISMA EMISOR MENSAJE RECEPTOR Retro alimentaci ón PALABRAS (codificación) ENTORNO (lenguaje) CONOCIMIENTOS (de codificación) 1.2 Elementos de la negociación El proceso negociador implica el lograr que las dos partes lleguen a un acuerdo negociado, en donde se obtenga una posición favorable para las mismas, en una estrategia ganar ganar, y que los resultados de dicha negociación obtengan un mejoramiento de la relación a largo plazo de las partes. No obstante lo anterior, existen variables que conforman el proceso negociador como son los intereses, los poderes y el manejo de las relaciones entre las partes negociadoras. Los intereses: Se refieren a posiciones particulares de una de las dos partes negociadoras, que son parte del proceso negociador. Los poderes: Se refieren a posiciones establecidas con anterioridad al proceso negociador, que de una manera implícita no permiten tener una mejor posición en el proceso negociador. 5

6 Las relaciones entre las partes: La forma como la negociación afecte las partes se tiene en cuenta en el proceso, debido a que lo más importante de la negociación, es la conservación de la relación a largo plazo. Del impacto sobre la relación de las partes, dependerán futuras negociaciones, que en últimas impacta la negociación que se está desarrollando en la actualidad. 1.3 Pasos de la negociación La estrategia de negociación implica el seguimiento de etapas del proceso, que permiten el desarrollo de la negociación en una forma más efectiva y asegura una mejor ejecución del proceso. Los pasos comúnmente conocidos son: a) Definir e informarse b) Armar o prepararse c) Explorar o ejecutar la negociación d) Acordar, documentar y hacer seguimiento PASOS DE LA NEGOCIACIÓN 1. DEFINIR (Documentarse) 2. PREPARARSE (Armar) 4. ACORDAR (Documentar) 3. EJECUTAR (Negociar) 6

7 Informarse Se parte de un período de preparación y definición, que busca separar y detectar, así como de reconocer precozmente lo esencial de lo negociable, lo que de ninguna manera podemos ceder y lo que sí podemos negociar, cediendo sólo si es necesario para el mayor éxito de la negociación para así establecer mejor nuestro MAAN. (Mejor Alternativa ante la Falta de un Acuerdo Negociado). Preparar o planear La etapa de armado o planeamiento, donde se deben responder las siguientes preguntas: Quién va a negociar por su parte? Quién lo hará por la otra? Qué sabe usted del otro? Qué es lo que el otro sabe de usted? Cuál es la duración probable de esta negociación? Se la puede segmentar en períodos? Cuál es el plazo que conviene a nuestra parte? Conoce si los otros cuentan con algún plazo? Cuándo y dónde se va a efectuar la negociación? El momento y el lugar son buenos para usted o para el adversario? Con qué poder contamos? Ejecutar o explorar La etapa de la ejecución es donde vamos a negociar en la práctica. Es necesario definir lo que se llama meta de negociación, dónde se definirán las reglas, pautas y plazos de la negociación. Después podremos dedicarnos a explorar, lo que significa presentar opciones o alternativas, analizar respuestas de la contra parte, discutir y decantar las propuestas de ambas partes. Acordar, cerrar o perseguir Como última etapa del proceso, está el cierre. La calidad del cierre dependerá de la preparación y planificación del negociador y de la efectiva aplicación de las ayudas mencionadas en los ítems anteriores, durante el período de ejecución. Es requisito imprescindible para todo negociador reconocer cuándo llegó el momento de cerrar, que dependerá del desarrollo de cada negociación en 7

8 particular, y evitará la extensión exagerada del proceso que puede llevar al desgaste y a la pérdida de los preacuerdos ya logrados. Tema 2: Negociación comercial efectiva 2.1 Identifique su perfil de cliente para negociar Los diferentes estilos de negociación asociados al tipo de personalidad se asocian a estilos relacionados con defenderse, atacar, ser pasivo, ser agresivo, ser comunicador, ser poco comunicador o similares. Dependiendo de las actitudes o posiciones personales al negociar se encuentran entonces los estilos de personalidad en la negociación. 2.2 Los estilos culturales de la negociación El comportamiento cultural de negociación se refiere a las variables relacionadas con definir las formas de vida y expresiones de una sociedad determinada. Como tal incluye costumbres, prácticas, códigos, normas y reglas sociales de la manera grupal de ser y comportarse, forma de vestirse, religión predominante, rituales sociales, normas de comportamiento y sistemas de creencias. Desde otro punto de vista se afirma que la cultura es toda la información y habilidades que posee el ser humano en forma global, que resultan ser útiles para su vida cotidiana. El concepto de cultura es fundamental para las disciplinas que se encargan del estudio de la sociedad, en especial para la Antropología y la Sociología, en consecuencia de vital importancia en el proceso negociador Influencia cultural en la negociación La influencia cultural en el tema de la negociación específicamente se refiere a aspectos relacionados con: A) Elementos concretos o materiales B) Elementos simbólicos o espirituales 8

9 C) Rasgos culturales D) Prohibiciones culturales Influencia sub cultural en la negociación 1 Otra variable de gran importancia a tener en cuenta en el proceso negociador son las influencias sub culturales. Cuando nos referimos a esta variable se tiene necesariamente que pensar en temas relacionados con geografías o sub comportamientos dentro de una geografía global. Se refiere a características culturales cuando hablamos de los latinos, los chinos, los japoneses, los estadounidenses, los árabes entre otros. Cuando se trata el tema de la sub cultura se esta haciendo referencia a comportamientos regionales ejemplo el país vasco en España, los pastusos en Colombia, los texanos en Estados Unidos, los chicanos en México entre otros Influencia personal en la negociación La influencia personal se refiere a los estilos negociadores, que en últimas son los que más generan comportamientos, reacciones y actitudes en el proceso de negociación. Un buen negociador debe conocer los tipos de estilos negociadores para que en esa misma forma proceda, actúe, reaccione, se calle, o maneje en general el proceso de negociación. Los estilos negociadores son: Competitivo, Colaborativo, de mutuo intercambio o trueque. Estilo competitivo También llamado por posiciones, ganar-perder, soviético o duro. Se lo conoce en la teoría de los juegos como de suma cero es decir, que todo lo que está en juego 1 Tomado de investigaciones sub culturales de trabajos de estudiantes de postgrado de mercadeo en la materia comportamiento del consumidor, recolectado por el autor de textos, Cesar Sarmiento Niño Consultor Asociado CCB. 9

10 se le asigna a uno u otro participante. Es un sistema en el cual lo que pierde una de las partes lo gana la otra, debido a que no existe nada adicional. Estilo colaborativo El estilo colaborativo es el que, en la teoría de los juegos (proveniente del enfoque matemático de la negociación) se conoce como juego abierto o de suma mayor que cero. Es decir, aquel en el que los participantes tratan de encontrar opciones que puedan crear una riqueza mayor para ellos mismos, que la que originariamente entra en juego. Es un sistema ganar-ganar, donde todos ganan y obtienen más. Estilo de mutuo intercambio o trueque Este estilo se basa en el canje o trueque de información, bienes o servicios entre las partes que intervienen en una negociación. Se trata de un sistema intermedio entre el competitivo y el colaborativo, y no puede ser utilizado conjuntamente con aquellos porque son excluyentes entre sí. Tips o consejos prácticos para una buena negociación Existen muchas sugerencias para ejecutar a cabalidad un proceso negociador, no obstante se mencionan las acciones recomendadas que aseguran un buen porcentaje del éxito del proceso negociador. Sea positivo, piense antes de la negociación que sí se va a llegar a un buen acuerdo. Evite defender su propia posición: preséntela tan clara y lógicamente como pueda. Considere seriamente estar receptivo a las reacciones, opiniones o discrepancias de la contraparte. En lo posible no entregue nada a cambio, es decir como negociar sin ceder o entregar fácilmente algo a cambio de nada. 10

11 Evite las situaciones ganar o perder al discutir opiniones, rechace la noción que alguien debe ganar o que alguien debe perder la negociación. Busque u ofrezca opciones cuando se presenten, pregunte siempre a la contraparte qué sugiere usted que hagamos?, qué alternativa propone?. Evite cambiar de opinión para eludir conflictos o para lograr acuerdos y armonías que no lo benefician. Resista las presiones para que claudique, si no tienen una base lógica o válida para hacer dicha presión. Recuerde: Conocer el MAAN de la contraparte le brinda poder. Usted estará mejor preparado para la negociación y podrá estimar en forma realista lo que puede esperar de la negociación. Tema 3: Negociación estratégica La estrategia no es seguir una norma, es observar la contra parte, las circunstancias que rodean la negociación, las circunstancias comerciales, los objetivos del negociador y su contra parte, y tomar las decisiones apropiadas según sea el caso, cada estrategia es distinta para una situación dada, en consecuencia no se puede definir una estrategia negociadora que el lector pueda seguir al pie de la letra; es necesario que aplique los conocimientos suministrados, su conocimiento del negocio y aplique estos en su proceso individual. 3.1 Formas de negociación El acuerdo se puede lograr entre las partes en diferentes condiciones o formas de lograr el acuerdo, en la medida en que cada una de las partes se ponga de acuerdo con la otra, y así mismo se encuentre dispuesta a ceder en el camino del logro del acuerdo negociado. Las más conocidas son: Compromiso simple y concesiones mutuas. 11

12 3.2 Tácticas de negociación Existen muchas teorías sobre que es una táctica a diferencia de una estrategia, y de hecho se formula que la táctica sigue a la estrategia. Una táctica es la forma de ejecutar la negociación, de cerrar la negociación o así mismo de evadir acciones negociadoras de la contra parte. Negocie por fases No estoy autorizado Pida algo siempre Participación activa Efecto boomerang Involucrar a la contra parte Negociar objetivamente Evitar la improvisación Retirarse a tiempo 3.3 Fuentes de poder Sin duda las negociaciones dependen del proceso de poder que se genere entre las partes negociadoras, entonces procedemos aquí a entender conceptos que permiten entender el poder y cómo este afecta el proceso negociador. El poder de la competencia El poder de la legitimidad El poder del compromiso El poder del conocimiento El poder de asumir el riesgo El poder del tiempo y el esfuerzo El poder en sí mismo El tiempo La información 12

13 3.4 Métodos de solución de conflictos No siempre se obtienen resultados positivos del proceso negociado, ni las partes tienen posiciones que propicien el desarrollo del proceso negociador, es por eso que se puede llegar a encontrar soluciones a los desacuerdos negociados o conflictos. Algunos factores que impiden que las personas se pongan de acuerdo Enfocan las situaciones desde ángulos distintos. Tienen necesidades diferentes. El modo de pensar de las personas responde a estilos diversos. Las partes sostienen la premisa de que su posición es la que debe ser. Se anteponen los intereses particulares a los de las partes. Se impone el poder sobre la objetividad en el negociación. 3.5 La negociación laboral En las negociaciones laborales, entran a entablarse las negociaciones con algunos elementos que cambian las circunstancias del proceso negociador, ejemplo el poder del patrón sobre el trabajador, o la presión de grupo del sindicato sobre el proceso de producción y la amenaza contra el dueño de la fábrica. Normalmente las negociaciones laborales, tienen como marco conceptual un régimen laboral, no obstante y a pesar de ello es una de las áreas en donde más conflictos se generan en el ámbito empresarial. Las recomendaciones suministradas para el proceso negociador entre las partes en los aspectos o temas laborales apuntan a: Alternativas para cierres sin acuerdo: uso del MAAN. Mediación. Arbitraje, encuentre puntos de acuerdo mínimos para las partes y seleccionar un buen árbitro negociador. 13

14 4. BIBLIOGRAFÍA Roger Fisher, Willian Ury y Bruce Patton. Sí de acuerdo. Como negociar sin ceder. Grupo Editorial Norma. Colombia Raiffa, Howard. El arte y la ciencia de la negociación. Fondo de la Cultura Económica Albrecht, Karl y Albrecht, Steve. Cómo negociar con éxito. Editorial Granica. Buenos Aires Leonardo Narisna. Preparando la negociación. Ugerman Editor. Stone, Pattony Heen, Conversaciones difíciles. Editorial Norma (1999). Ury, W illiam. Supere el no. Editorial Norma. Brtennan, Jr. Charles. Las preguntas que cierran la venta. Editorial Norma. Stanton, William. Ventas, conceptos, planificación y estrategias. Editorial McGraw Hill. Porter Michael. Ventaja competitiva. Editorial CECSA. 14