IMPLANTACION DE UN SISTEMA DE SEGURIDAD TRANSFUSIONAL COMO EJE DEL CAMBIO ORGANIZATIVO EN LA UNIDAD DE TRANSFUSION

Transcripción

1 IMPLANTACION DE UN SISTEMA DE SEGURIDAD TRANSFUSIONAL COMO EJE DEL CAMBIO ORGANIZATIVO EN LA UNIDAD DE TRANSFUSION PARTICIPANTES EN EL PROYECTO : - Itziar Marzana Jefa del Servicio de Laboratorio - Ana Mª Salinas Directora de Enfermeria - Idoia Apraiz, Julio Hernandez Hematólogos. Unidad de Transfusión. - Lourdes Guerra, Amaya Orte, Mª Dolores Martinez,Cristina Trevilla Enfermeras. Unidad de Transfusión - Elena Alvarez,M.Teresa Larrea, M.Jose Ruiz, M.Teresa Latorre,J.Ignacio Madrigal,M.Jose de la Hoz, Carmen Quintana, Consuelo Munin- Supervisoras/es - Eva de Juaristi Coordinadora de Técnicos de Laboratorio - Begoña Asensio Responsable de Docencia Enfermeria. - Javier Hernando,Javier Fernandez Servicio de Organización y Sistemas - Vanesa Martin Responsable de la Unidad de Calidad. 0

2 RAZONES DE INTERES QUE JUSTIFICAN EL PROYECTO El Hospital San Eloy es un Hospital Comarcal que da cobertura sanitaria a los municipios de Barakaldo y Sestao con una población aproximada de habitantes. Es un hospital de 112 camas con una estancia media de 4,02 días/ingreso y elevada actividad quirúrgica. Los datos de ingresos e intervenciones quirúrgicas en los últimos dos años son los siguientes: AÑO Ingresos Médicos Ingresos Quirúrgicos Ingresos Totales I.Q. C. Mayor I.Q. C. Menor I.Q. Totales La Unidad de Transfusión del hospital (UT) se encuentra adscrita al Servicio de Laboratorio, y se gestiona a través del proceso transfusional, certificado según Norma ISO:9001:2008 desde el año PROCESOS ESTRATEGICOS P A C I E N T E S Far macia Anat Patol PROCESOS ASISTENCIALES PROCESOS APOYO CLINICO PR. Análisis Clínicos PR. Transfusión RX P A C I E N T E S PROCESOS DE APOYO GENERALES 1

3 La actividad de la UT es la siguiente : AÑO Analítica/Pruebas cruzadas Unidades Transfundidas El Comité de Dirección del hospital planteó, en el marco del Plan de Gestión para 2011, la necesidad de reorganizar la Unidad de Transfusión, atendiendo fundamentalmente a motivos de competencias del personal de enfermería en el laboratorio de inmunohematologia, y a solventar problemas existentes de cobertura de dicho personal debido a su especificidad. De esta forma, se planificó cambiar la organización centralizada, en la que el 98% de las transfusiones eran realizadas por el personal de enfermería de la UT, contando con turnos de mañana, tarde y guardia localizada en noches y festivos, a una estructura descentralizada en la que la transfusión era asumida por la enfermera responsable del paciente en cada caso, considerándose como un cuidado más en su atención integral. A su vez, las tareas propias del laboratorio de inmunohematologia, así como la gestión del depósito de sangre, pasaban a ser propias del personal Técnico de laboratorio (TEL), asimilándose también a las funciones de TEL del laboratorio de Urgencias, con objeto de cubrir tardes y noches. La enfermería con titulación de especialista en Análisis Clínicos desarrollaría igualmente esta actividad en turno de mañana, junto con otras tareas específicas derivadas de la hematología clínica y hemoterapia, asi como las extracciones de laboratorio. A pesar de que la seguridad transfusional ha mejorado en gran 2

4 medida por la calidad de los componentes, y de que la normativa europea exige otras muchas medidas de seguridad, los registros de hemovigilancia ponen de manifiesto que los errores en la administración de componentes causan un importante porcentaje de efectos transfusionales graves, y que ocurren fundamentalmente en la cabecera del paciente. Según los datos del Informe de Hemovigilancia del Ministerio de Sanidad, Servicios Sociales e Igualdad del año 2010: INCIDENTES NOTIFICADOS AÑO Reacción adversa (68,7%) Error administración componente 147 (6,3%) Casi incidentes 578 (24,9%) 17 errores graves : 9 reac.hemolíticas 2 muertes Errores más frecuentes : cabecera paciente (33%), laboratorio (22%),prescripción (20%), selección componentes (19%). Casi incidentes más frecuentes: extracción muestras (46%), prescripción componente(19%) Es en este contexto, teniendo en cuenta el carácter crítico y los riesgos asociados a la transfusión, el elevado número de personas que debían involucrarse en el proceso,y las exigencias legales con respecto a la hemovigilancia que, SE PLANTEÓ implantar un Sistema de Seguridad Transfusional que actuara como eje central del cambio organizativo. 3

5 OBJETIVOS 1.- Mejorar la seguridad del paciente mediante la minimización de errores 2.- Conseguir la trazabilidad completa del proceso desde la extracción de la muestra hasta finalizar la transfusión y tratamiento de posibles reacciones adversas, cerrando de este modo el ciclo de la hemovigilancia. 3.- Sistematizar la fase operativa del proceso mediante la implantación de un procedimiento único y obligado basado en tecnología informática móvil,con identificación inequívoca mediante lecturas de código de barras, evitando transcripciones de datos críticos. 4.- Alcanzar las especificaciones requeridas por la Normativa legal y los Estándares del Sistema de la Calidad definidos por las Sociedades Científicas y Organismos Reguladores. METODOLOGIA El proyecto fue apoyado desde la Dirección del hospital y consensuado entre las partes. Se empleó una metodología participativa, involucrando a todos los estamentos que tenían parte activa. Se creó un grupo de trabajo representativo que participó en la toma de decisiones y que las difundió entre el personal de su responsabilidad. Para lograr continuidad en la Gestión por Procesos, se realizó una redefinición del Proceso Transfusional, adaptándolo a la nueva situación, incorporando al equipo del mismo supervisoras/es representantes del área quirúrgica, de hospitalización y de urgencias. Asimismo, se incorporó una enfermera representante adicional al Comité de Transfusión del hospital. Se establecieron alianzas con el proveedor con el fin de posibilitar la adquisición del material necesario, su implicación en la implementación de la fase 4

6 piloto, la formación del personal y mantenimiento posterior del sistema. Se aprovechó la oportunidad que brindaba el expediente de compra público de reactivos y análogos de Inmunohematologia para requerir estas prestaciones como Valor añadido al objeto del Concurso. BREVE DESCRIPCION El proyecto se desarrolló en varias fases y según el cronograma siguiente: Año 2011 Año 2012 E n e F e b M a r A b r M a y J u n J u l A g o S e t O c t N o v D i c E n e F e b M a r A b r M a y J u n Fase piloto sistema Planificación proyecto Adquisición,instalación,paramet riz stma informático Creación grupo trabajo Difusión información Formación TEL Formación enfermeria Implantación Proyecto Redefinición proceso Auditoria interna Revisión /Evaluación del proceso Auditoria externa de certificación 1. Fase de Planificación : Diseño de la nueva organización, y definición de los recursos humanos y materiales necesarios. El personal de enfermería que no contaba con la especialidad de Laboratorio, se sustituye por Técnicos Especialistas de Laboratorio (TEL),y se propone reubicación en otras áreas del hospital. Se elimina la guardia localizada de enfermería. Se refuerza el personal TEL de Urgencias para asumir la realización de pruebas pretransfusionales y gestión de depósito de sangre. 5

7 2. Fase de adquisición, instalación y parametrización del sistema de seguridad transfusional : La UT disponía previamente del sistema de seguridad transfusional,proporcionado por el proveedor habitual del material y equipos, que se encontraba ya en el inicio del proyecto en fase de pilotaje, y que proporcionó experiencia sobre este tipo de sistemas. Se aprovecha la apertura de nuevo expediente de compra para incluir en el mismo, como requisito, un sistema de seguridad transfusional adaptable a la organización interna y considerándose como valor añadido o mejora puntuable cualquier aportación del proveedor en cuanto a software, hardware, soporte, etc. Se adjudica el expediente al proveedor anterior,proporcionando un sistema más avanzado que el pilotado y una ampliación de los dispositivos móviles necesarios. Se aprueba con el proveedor un cronograma de tareas que incluyen : Instalación del Programa en los servidores del hospital, conexión con el sistema informático corporativo de los Servicios de Transfusión de Osakidetza (Odolbide), la parametrización del sistema según necesidades del hospital, y la formación de todo el personal. Esta fase se lleva a cabo con el Servicio de Organización y Sistemas del hospital. 3. Creación de un grupo de trabajo para la elaboración del procedimiento transfusional del hospital. El grupo estuvo integrado por Dirección de Enfermeria, Jefa de Servicio del Laboratorio, personal de la UT,Supervisoras de Enfermeria, Responsable de Formación de Enfermeria y Responsable de Calidad. El procedimiento describe cada una de las actividades a realizar por el personal de enfermería del hospital y su coordinación con la UT. 4. Difusión de la información sobre la nueva organización y procedimiento operativo de trabajo. Los miembros del grupo de trabajo actuaron de difusores del proyecto y 6

8 del procedimiento de trabajo. 5. Formación del personal La formación del personal se realizó en dos ámbitos, personal de la UT y enfermería de las áreas quirúrgica, hospitalización, urgencias del hospital. Se elaboró por parte de la UT un Plán de adiestramiento del personal TEL de la Unidad de Transfusión con un tiempo de formación aproximado de un mes, dirigido por una enfermera de la UT y hasta ser debidamente cualificado por un hematólogo. Se incluyó la realización de pruebas pretransfusionales, gestión del depósito de sangre, y sistemas informáticos Odolbide y de seguridad transfusional. Se formaron quince TEL, en un periodo de seis meses, para cubrir turnos y tener un pool de sustitución: esta formación fue coordinada por la Coordinadora de TEL del laboratorio. Se formó al personal de enfermería en el procedimiento transfusional y sistema de seguridad transfusional, incluyendo el empleo de los dispositivos móviles y otros elementos de la seguridad como la comprobación del grupo y Rh en la cabecera del paciente. 6. Redefinición del Proceso Transfusional y auditorias. Se incorporó un Supervisor/a de cada una de las áreas quirúrgica, hospitalización y urgencias y la Coordinadora de TEL, al equipo de mejora del proceso con el fín de participar en las revisiones periódicas del sistema de la calidad. Se creó un registro de incidencias en todas las áreas del hospital,y se adaptó el existente en la UT.Se acordó evaluarlas en las revisiones semestrales del sistema para tomar medidas preventivas y de mejora. Se realizó auditoria interna a los seis meses de la implantación y previa a la 7

9 externa de recertificación en la que no se observaron no conformidades. RECURSOS UTILIZADOS - Sistema informático de seguridad transfusional Hemocod (v. 3.0) desarrollado por la empresa Jub Solutions y suministrado por el proveedor de equipos y material de Inmunohematologia Diamed-BioRad. Está basado en identificaciones con código de barras y dispositivos móviles. y consta de: Pulseras de identificación de paciente y de muestra.(una por muestra) PDA: dispositivo con lector de código de barras, dotada de un sistema operativo abierto y estándar ; lleva instalado un software y elementos de comunicación necesarios para cumplir con los requisitos de movilidad y comprobaciones que el sistema de seguridad requiere. Trabaja también en modo wifi. Se dispone de una PDA por cada planta de hospitalización, hospital de día, UCE, urgencias, y dos en área quirúrgica. La UT dispone de una adicional para suministrarla en caso de averías. Software de explotación,instalado en servidor del hospital : o Módulo de comunicación de datos con Odolbide y PDAs o Módulo de monitorización y alarmas para la UT o Módulo de explotación de datos de hemovigilancia Material complementario: Tarjeta de comprobación de grupo en cabecera de paciente 8

10 RESULTADOS OBTENIDOS A los tres meses de la implantación el grado de utilización del sistema resultó del 90% respecto al nº de transfusiones realizadas, 95% a los seis y 98% al año Piloto octbre 11 ene-12 may-12 oct-12 % transfusiones Se ha conseguido una dentificación inequívoca del paciente con muestra y unidades a transfundir por medio de lecturas de código de barras. El uso de la PDA ha aportado un incremento de la trazabilidad del proceso desde la extracción de la muestra hasta completar la transfusión y detección de reacción adversa en su caso. Se dispone de información registrada por cada transfusión de: paciente, muestra, unidad/es, identificación personas que realizan cada tarea, constantes del paciente, constancia de realización de grupo en cabecera, aparición de reacción adversa. Sistematización del proceso transfusional interno. El sistema sirve de guía a través de las sucesivas pantallas de obligada cumplimentación/aceptación : identificación de comprobación de constantes, de realización de grupo en cabecera, de aviso de reacción adversa. Se consigue de esta forma que la ejecución del procedimiento resulte homogéneo. Monitorización a tiempo real desde la Unidad de Transfusión, de la situación de las unidades enviadas, controlando el tiempo hasta el inicio de la transfusión y desde éste a su finalización, mediante la visualización de alarmas por exceso de tiempos. En este caso, desde la UT se alerta de la incidencia detectada a la enfermera transfusora. 9

11 Supresión de registros manuales de datos, que constituyen una de las fuentes de errores muy importante. Cumplimiento de las exigencias legales en cuanto a trazabilidad e identificación de paciente, así como de recomendaciones de la calidad respecto a prevención de errores y hemovigilancia. CONCLUSIONES A pesar de dificultades, iniciales ligadas fundamentalmente al empleo de tecnologías novedosas, las ventajas resultaron evidentes en un corto período de tiempo. A un año vista de la implantación, el proyecto puede considerarse consolidado. El sistema de seguridad transfusional ha aportado : Indiscutible seguridad para el paciente y, como ventaja añadida, una atención de los cuidados de enfermería más integrados. Confianza en todo el personal involucrado en una actividad considerada de carácter crítico, además de una mayor participación en su mejora. La monitorización a su vez ha conseguido establecer una estrecha comunicación y colaboración entre la Unidad de transfusión y el personal de enfermería responsable de la transfusión y de esta forma,con el médico solicitante. Esta percepción positiva nos permitirá continuar mejorando e implantando funcionalidades adicionales del sistema, que no se consideraron prioritarias en una primera etapa: conexión tipo wifi, informes de hemovigilancia personalizados etc. El grado de desarrollo de este tipo de tecnología informática permite que el sistema pueda ser ampliado e implantado en otras organizaciones. En este sentido, el Comité de Hemoterapia del Plan Director de Laboratorios ha marcado como uno de los objetivos prioritarios la puesta en marcha de un Sistema de seguridad Transfusional para todos los Centros. 10

12 VALORACION ECONOMICA - Banda de identificación de paciente y muestra : 2 /und Se utiliza una por cada paciente y muestra tomada previa a la transfusión. El precio está fijado acorde a la financiación del sistema informático. - Tarjeta para realización de grupo en cabecera paciente : 1 /und Se utiliza una por cada 1ª unidad administrada a cada paciente. - Software : 0 La instalación y mantenimiento del software durante el 1º año se ha realizado sin coste adicional. El Servicio de Organización y Sistemas del hospital, estudiará la posibilidad de contratar algún tipo de mantenimiento en su caso. Existe un soporte telefónico y posibilidad de conexión en remoto para solucionar incidencias. - Dispositivo móvil (PDA) : x 3 = Se adquirieron dos PDAs para realizar la fase piloto, anterior al expediente de compra público en el que las ofertas incluyeron los dispositivos sin coste adicional, hasta un nº de seis. Posteriormente se amplió a siete. - Formación del personal: -Enfermeria : sin gasto.se realizó por parte de la empresa proveedora del sistema y del personal de la UT. -TEL :Tres meses de contrato de enfermera con experiencia en Unidad de Transfusión,y siete meses de contrato de TEL para reforzar el laboratorio de Urgencias en el período de formación. PERSONA DE CONTACTO : Itziar Marzana Sanz.Jefa de Servicio de Laboratorio.Hospital San Eloy Itziar.marzanasanz@osakidetza.net 11