Gestión de Proyectos

Transcripción

1 Gestión de Proyectos Yussef Farrán Leiva 1 1

2 referencias Metodología de Proyectos Informáticos, Ministerio de Planificación y Cooperación Gestión de Proyectos, Pablo LLedó Dirección y Gestión de Proyectos Alberto Domingo Ajenjo 2 2

3 De la idea al proyecto Diagnóstico situación actual Evaluación económica del proyecto situación deseada (con proyecto) Alternativas de solución Evaluación de alternativas solución Gestión de los interesados stakeholders Acta de constitución del proyecto i. Generación espontánea ii. Análisis de indicadores iii. Implementación de nuevas tecnologías (innovación). iv. Plan estratégico i. Objetivos ii. Alcance iii. Riesgos iv. Recursos v. otros 3 3

4 Dirección del proyecto INICIO PARTE 1 Acta de constitución del proyecto PLANIFICACION CONTROL EJECUCION CIERRE 4 4

5 Contenidos 1. Introducción a la Gestión de Proyectos 1.1. Tipos de Proyectos 1.2. Aspectos técnicos, económicos, comerciales y estratégicos de un proyecto 1.3. Costos, ingresos, margen y beneficios 1.4. Riesgos y contingencias 1.5. Fases de un proyecto 1.6. Gestión de proyectos 5 5

6 Introducción Un proyecto es esencialmente un conjunto de actividades interrelacionadas, planificadas, supervisadas, con un inicio y una finalización definida, que utiliza recursos limitados para lograr un objetivo deseado (crear un producto o servicio único). Los dos elementos básicos que incluye esta definición son: las actividades y los recursos. 6 6

7 actividades son las tareas que deben ejecutarse para llegar en conjunto a un fin preestablecido (objetivo deseado); por ejemplo: recopilar información; realizar diagnósticos; confeccionar un diseño global de un procedimiento, programar, escribir manuales de procedimiento, etc. Un aspecto fundamental en todo proyecto es el orden en el cual se realizan las actividades. Y para determinar la secuencia lógica de las actividades se debe establecer el método, el tiempo y el costo de cada operación. 7 7

8 Una tabla de actividades Actividad Producto y/o Descripción Objetivos Duración responsable Resultado Específicos Asociados (números) Fecha inicio Fecha fin Desarrollo de una Una Plataforma ASP para Una Plataforma con servicios ASP para o.e.1 Plataforma ASP el servicio de aplicaciones. empresas asociativas campesinas, aplicada a una empresa asociativa y a 40 productores asociados con potencial para incluir nuevas aplicaciones y nuevos usuarios. Desarrollo de Dos aplicaciones del Dos aplicaciones del software Agropyme digital, o.e.2 aplicaciones software Agropyme digital. una para cultivos (Papas) y una para ganadería (Ovinos) Capacitación de Usuarios capacitados en el Usuarios uso del modelo Agropyme digital. Diseño Sistema Un sistema de monitoreo. Monitoreo Diseño del Modelo Un modelo digital para de Gestión gestión de agropymes disponible. 40 usuarios capacitados en el uso de las o.e.3 aplicaciones y dela plataforma Agropyme digital. Equipo técnico y profesional de la empresa capacitados en el uso del modelo Agropyme digital, utilizado como sistema de gestión de la empresa.. Un sistema de monitoreo y seguimiento o.e.4 desarrollado y aplicado. Un modelo replicable para gestión de o.e. 1,2,3 y 4. agropymes con aplicación en planificación y control en procesos productivos comerciales. 8

9 recursos LOS RECURSOS son los elementos utilizados para poder realizar la ejecución de cada una de las tareas; como por ejemplo: hardware, programas de base (sistemas operativos), programas de aplicación, discos de almacenamiento, energía, servicios, inversiones de capital, personal, información, dinero y tiempo Entonces: El fin primario de desarrollar un proyecto debe ser producir un programa calendario en el cual los recursos, siempre limitados, se asignen a cada una de las actividades en forma económicamente óptima. 9 9

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11 Administración del proyecto herramientas MS-Project Otros Gantt-project Openworkbench propietario Otros Con costo Sin costo FLOSS Tipos de licencia? 11

12 FLOSS FLOSS se refiere a la libertad de los usuarios para ejecutar, copiar, distribuir, estudiar, cambiar y mejorar el software. De modo más preciso, se refiere a cuatro libertades de los usuarios del software: La libertad de usar el programa, con cualquier propósito (libertad 0). La libertad de estudiar cómo funciona el programa, y adaptarlo a tus necesidades (libertad 1). El acceso al código fuente es una condición previa para esto. La libertad de distribuir copias, con lo que puedes ayudar a tu vecino (libertad 2). La libertad de mejorar el programa y hacer públicas las mejoras a los demás, de modo que toda la comunidad se beneficie. (libertad 3). El acceso al código fuente es un requisito previo para esto. Un programa es software libre si los usuarios tienen todas estas libertades. Así pues, debería tener la libertad de distribuir copias, sea con o sin modificaciones, sea gratis o cobrando una cantidad por la distribución. El ser libre de hacer esto significa (entre otras cosas) que no tienes que pedir o pagar permisos. 12

13 Plataformas colaborativas Google: Documentos compartidos Calendarios compartidos Chat Otros Dropbox Facebook Microsoft SharePoint Muchos otros 13 13

14 Cronograma y Carta Gantt Un cronograma o carta Gantt, establece el orden de las actividades a abordar, detallando cuales tareas pueden ser elaboradas en forma paralela y cuales tareas son necesarias para realizar otras. Esta descripción se hace simbolizando cada tarea por una barra, cuyo largo dependerá del tiempo que toma realizar cada tarea

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16 A continuación se muestra un ejemplo, elaborado en Microsoft Project 98 : 16

17 Organizar la mente para la acción Qué Se quiere hacer Naturaleza del proyecto Por qué Se quiere hacer Origen y fundamentación Para qué Se quiere hacer Objetivos, propósitos Cuánto Se quiere hacer Metas Dónde Se quiere hacer Localización física (ubicación especial) Cobertura espacial Cómo Se va a hacer Actividades y tareas Metodología Cuándo Se va a hacer Calendarización o cronograma Ubicación en el tiempo A quiénes Va dirigido Destinatarios o beneficiarios Quiénes Lo van a hacer Recursos humanos Con qué Se va hacer Se va a costear Recursos materiales Recursos financieros 17

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19 El informe Presentación Portada Contra portada. Dedicatoria Agradecimiento. Indice Prólogo o prefacio. (Si lo hubiera) La introducción El autor La motivación o justificación Importancia del tema El problema y los métodos El estatus de la explicaciones existentes. Los objetivos La contribución o aportes Alcance y limitaciones.el cuerpo. El problema de la investigación. El marco teórico, incluyendo hipótesis y variables. La metodología de la investigación. Las mediciones, análisis y comprobaciones. Las conclusiones Bibliografía Anexo (s) Otros si los hubiera. 19

20 Terminología - jerarquías Diferentes niveles de concreción: De lo general a lo específico. plan, programa, proyecto, actividad y tarea 20

21 PLAN: Parámetro técnico-político global dentro del cual se enmarcan programas y proyectos. Define lineamientos políticos, prioridades, asignación de recursos, estrategias de acción, instrumentos, etc. Objetivo: Trazar el curso deseable y probable del desarrollo nacional o de un sector (económico, social o cultural) PROGRAMA: Conjunto organizado, coherente e integrado de actividades, servicios o procesos expresados en un conjunto de proyectos coordinados entre sí y de similar naturaleza. Ejemplos: Programa de la Tercera Edad, Programa de Construcción de escuelas, Programa de salud materno-infantil. 21

22 ACTIVIDAD: Medio de intervención sobre la realidad, mediante la realización secuencial e integrada de diversas acciones necesarias para alcanzar las metas y objetivos específicos de un proyecto. Ejemplo: Realizar un taller. TAREA: Acción que tiene el máximo grado de concreción y especificidad. Un conjunto de tareas configuran una actividad. Ejemplo: Contratar el servicio de amplificación. 22

23 En resumen, tenemos, a lo menos, tres grandes divisiones: PLAN PROGRAMA PROYECTO Los planes son formas de ordenamiento superior; tienen un carácter de totalidad y son generalmente formulados a largo plazo. Conjunto coordinado de proyectos orientados a realizar los objetivos del plan. Supone proyectos vinculados entre sí, debido a que en muchos casos un proyecto tiene como requisito la realización de otro. El programa es de mediano plazo. Es la unidad elemental del proceso de planificación y programación. El proyecto es de corto plazo 23

24 Es importante traer el pensamiento de Deming, quien señala y remarca muy claramente, al presentar su teoría de Calidad Total, que el administrador de un proyecto al planificar las actividades, debe tener presente que los mejores esfuerzos constituyen un elemento esencial; pero desgraciadamente, si estos esfuerzos se toman aisladamente sin una debida orientación basada en principios administrativos, éstos esfuerzos pueden causar profundos daños. La necesidad de la consistencia en los esfuerzos supone que si cada uno sabe lo que tiene que hacer y, que si cada uno hiciese lo mejor que puede, el resultado sería la dispersión del conocimiento y de los esfuerzos; por lo tanto, no hay nada que substituya al trabajo en equipo y a los buenos líderes, para alcanzar una consistencia entre los esfuerzos y el conocimiento necesario. 24

25 El administrador del proyecto Algo importante a tener siempre presente es que: si el administrador realiza un buen trabajo en la gestión del proyecto, su éxito podrá ser visto y verificado por los demás; en caso contrario, naturalmente, el fracaso también estará a la vista de todo el mundo. La responsabilidad es muy alta: alcanzar el objetivo o no. Pero la oportunidad de "demostrar la capacidad profesional", es de las que no pueden dejarse pasar. Los administradores eficaces de proyectos, son los que logran que el trabajo se ejecute a tiempo, dentro del presupuesto, y conforme a las normas de calidad especificadas. 25

26 Inicio Características de un Proyecto a. Persecución de uno o varios objetivos b. Actividades planificadas, ejecutadas y supervisadas c. Disponibilidad limitada de recursos d. Limitado en el tiempo e. Con resultado único f. No es un bien o servicio de la empresa g. Requiere trabajo en equipo 26 26

27 Persecución de uno o varios objetivos Debe existir una coordinación de actividades orientadas al logro de objetivos. Los objetivos deben estar integrados y estructurados, tanto técnica como económicamente. Por lo general el objetivo de cualquier proyecto es satisfacer un conjunto de requisitos técnicos, a un costo dado, en las condiciones más eficientes

28 Actividades planificadas, ejecutadas y supervisadas Actividades aisladas, no relacionadas no son un proyecto. La vinculación de las actividades se manifiesta es la planificación técnica, temporal y económica y una correcta ejecución Disponibilidad limitada de recursos El proceso proyectual implica la búsqueda de la eficiencia en el uso de los recursos (recursos limitados)

29 Limitado en el tiempo Un proyecto debe tener un inicio y un fin. El final de un proyecto se alcanza cuando se logran los objetivos prefijados o cuando se hace evidente que éstos no pueden lograrse (fracaso). Con resultado único Retomar un trabajo terminado y repetir sus resultados no es un proyecto. Un proyecto exige hacer algo nuevo

30 No es un bien o servicio de la empresa No forma parte de la lista de productos vendibles. Requiere trabajo en equipo Por lo general, en los proyectos trabajan varias personas, desarrollando diferentes funciones, las que deben ser coordinadas para lograr los objetivos

31 Proceso del proyecto Destinatario: Recursos: Personas Herramientas Dinero usuario o cliente Especificaciones (objetivos) Actividades del proyecto Resultados Restricciones Gestión y Planificación 26-ct 31 31

32 Proceso del proyecto El objetivo de un proyecto es obtener un resultado para un usuario o cliente. El destinatario impone una serie de especificaciones (técnicas, de prestaciones, de calidad, etc.) que deben cumplirse para considerar que el resultado del proyecto es válido

33 Para obtener dicho resultado, se hace uso de un conjunto de recursos materiales y humanos, sometidos a restricciones económicas y temporales. La dirección del proyecto persigue la correcta planificación, ejecución y supervisión de las actividades del proyecto

34 1.1 Tipos de Proyectos Los proyectos se pueden clasificar en función de su tamaño, duración, objetivo, modelo de gestión, etc

35 Proyecto clásico La realización de una serie de documentos que definen la obra o trabajo a realizar, para su ejecución en el futuro. Comprenden la identificación, evaluación, organización y valoración de las actividades que haría falta emprender para alcanzar el resultado perseguido

36 Proyecto de investigación Objetivo: aportar conocimientos nuevos en una disciplina, inicialmente desconocidos, para que otros se beneficien posteriormente en entornos académicos o industriales. Comprenden el planteamiento del problema a resolver, el estado del arte, trabajos realizados, resultados de los mismos, conclusiones y líneas de investigación futuras

37 Estudios y análisis Analizar y estudiar la información disponible acerca de un problema particular, considerando aspectos técnicos, económicos o sociales. En este caso, el proyecto recibe el nombre de estudio (comprensión del problema) o análisis (examen del problema para comprender los principios del mismo)

38 Estudios de Factibilidad A veces el problema es muy complejo poniendo en duda el éxito del proyecto. En estos casos es conveniente realizar una serie de actividades que pongan en relieve los aspectos considerados antes de abordar el proyecto propiamente tal (aspectos técnicos, económicos, jurídicos, ambientales, otros) 38 38

39 Un sistema informático es una colección de componentes organizados para cumplir con funciones específicas del negocio, mediante la tecnología informática. La tecnología informática es el conjunto de plataforma y herramientas de administración de sistemas, que permiten la implementación de los sistemas

40 La tecnología informática centra su foco en aspectos operacionales de los sistemas. Estos proyectos se caracterizan por tener metodologías de desarrollo particulares de acuerdo a la ingeniería de software. Son los proyectos de desarrollo

41 1.1 Tipos de Proyectos otra clasificación Proyecto externos El cliente es ajeno a la empresa o las personas que hacen el trabajo. Se rigen por criterios de mercado: competitividad y eficacia. Proyectos internos El cliente es la misma empresa que desarrolla los trabajos. Estos proyectos tienen el riesgo de caer en prácticas que disminuyan la eficiencia real de los trabajos y el nivel de exigencia de los resultados

42 1.2 Aspectos técnicos, económicos, comerciales y estratégicos de un proyecto Dimensión técnica Hace referencia a la adecuación del resultado del proyecto a los objetivos del destinatario, vigilando que se cumplan sus requisitos o que se satisfagan las necesidades por las cuales el proyecto fue encargado. En PSI, se conoce como manejo de expectativas. Dimensión económica Involucra aspectos de costos e ingresos de los trabajos realizados, que permiten que el resultado del proyecto sea económicamente razonable. Se espera que los costos no superen a los ingresos

43 1.2 Aspectos técnicos, económicos, comerciales y estratégicos de un proyecto Dimensión comercial Todo proyecto tiene esta dimensión. Hace referencia a la imagen del equipo frente a potenciales clientes y facilita la realización de otros proyectos en función de la experiencia adquirida. Dimensión estratégica El objetivo del trabajo no es sólo obtener un beneficio económico puntual, sino que adquirir tecnologías, experiencia y conocimiento, que permitan seguir compitiendo en el mercado en las mejores condiciones el mayor tiempo posible (concepto de ventaja competitiva sostenible)

44 1.3.- Costos, ingresos, margen y beneficios La razón principal de un proyecto es obtener beneficios (toda actividad humana esta orientada a lo mismo, beneficio significa bien hacer y su equivalente profit significa hacia el progreso ) No siempre los beneficios son económicos o monetarios. Hay beneficios que se relacionan con el prestigio, reconocimiento social, bienestar social o beneficio a terceros, etc

45 1.3.- Costos, ingresos, margen y beneficios Cuando una empresa ejecuta trabajos con beneficio económico nulo es porque pretende acceder o fidelizar a un cliente, abrirse a un mercado u obtener una experiencia concreta. Para obtener beneficios es necesario incurrir en costos. El costo es el valor de los factores de producción que se consumen para realizar una actividad

46 1.3.- Costos, ingresos, margen y beneficios Ejemplos de costos: personal del equipo de trabajo, materia prima consumida, en general los asociados al consumo de los recursos. Concepto de gasto: Es el intercambio de un factor de producción por otro, lo que sucede cuando se compra materia prima. Cuando se consume la materia prima en el proceso productivo, recién se puede hablar de costo. La diferencia entre los ingresos obtenidos y los costos incurridos se llama margen. La diferencia entre margen y beneficio se explica por el concepto de costo de oportunidad (o beneficio potencial en una actividad distinta) Margen = Ingresos - Costos; Beneficio = Margen - Costo de Oportunidad (alternativo) 46 46

47 1.4 Riesgos y contingencias Riesgo supone conocer las probabilidades de que algo suceda. Los riesgos se pueden evaluar y adoptar medidas al respecto Incertidumbre desconocimiento total de dichas probabilidades. Es recomendable analizar los riesgos del proyecto: identificar, actividades que afecta, alternativas en caso de ocurrencia (plan B), dimensiones que afecta, etc

48 Riesgos: Enfermedad de un empleado Una huelga Falla de la servidora Incremento de costos sin agregado de valor Incertidumbre: Éxito comercial de un producto Quiebra de un proveedor 48 48

49 1.5 Fases de un proyecto Detección de oportunidad Interesante? si Preparar oferta Ofertar? si Presentar oferta adjudicación? si Cerrar proyecto Realizar trabajos 49 49

50 1.5 Fases de un proyecto 1 Detección de Necesidad / Oportunidad Fase más comercial de todo el proyecto. Diferentes maneras: contactos comerciales, publicidad y autopromoción, convocatorias y concursos públicos o privados y creación de la necesidad en el cliente potencial 50 50

51 Fases de un Proyecto 2 Preevaluación y decisión preliminar La idea es viable con respecto a los recursos del cliente?, es compatible con nuestra experiencia previa y la competencia en el sector? Esta etapa culmina con una decisión preliminar, no basada en cifras numéricas, sino que basada en factores generales y estratégicos como la afinidad del tema con los intereses y experiencia, etc

52 Fases de un Proyecto 3 Preparación de la Oferta En esta fase se prepara la documentación que le permite al cliente emitir un juicio con respecto a la idoneidad del ofertante. Toda oferta incluye una parte técnica (cómo se desarrollará el trabajo, metodologías), una parte de gestión (recursos y planificación temporal) y una oferta económica (precio del proyecto, formas de pago). Para calcular el precio, es necesario calcular el costo del proyecto y un cierto margen

53 Fases de un Proyecto 4 Presentación de la Oferta Se analiza lo realizado hasta ahora contrarrestando los recursos del cliente y experiencia del oferente. Se analiza la conveniencia de presentar la oferta. Presentada la oferta, el cliente puede dar 3 tipos de respuesta: Adjudicación del contrato No adjudicación Revisión de la oferta 53 53

54 Fases de un Proyecto 5 Ejecución de los trabajos Revisión y modificación de la planificación de recursos y actividades. Supervisar avances de los trabajos Supervisar la evolución económica del proyecto. Actuar como intermediario entre equipo de trabajo y cliente

55 Fases de un Proyecto 6 Cierre del Proyecto Se hace balance (+ y -) del proyecto Revisión de logro de resultados planificados. Analizar técnicamente que todo se haya realizado (conformidad del cliente) Analizar administrativamente que todo se haya terminado (no hay facturas pendientes, etc, y cierre contable) 55 55

56 1.6 Gestión de Proyectos Definición: conjunto de actividades encaminadas a ordenar, disponer y organizar los recursos y actividades para completar con éxito un proyecto dado. Éxito= Función (logro de objetivos técnicos, económicos, de planificación y calidad del proyecto)

57 Gestión en subáreas (1) Alcance y contenido: garantizar que se realicen TODAS las tareas necesarias y SOLO ESAS, para completar el proyecto. Incluye gestionar cambios. Técnica: garantizar el resultado del proyecto vs necesidades del cliente. Recursos temporales (planificación): garantizar plazos y entregas al cliente de acuerdo a la planificación. Costos: garantizar cumplimiento de límites económicos, de acuerdo a estimaciones y controles

58 Gestión en sub áreas (2) Calidad: Elaboración, aplicación y seguimiento de un plan de calidad. Recursos Humanos: organizar funcionalmente, selección de personal, asignación de responsabilidades y supervisión de equipos. Comunicación: garantizar que la información del proyecto se almacene y difunda entre el equipo y con el cliente, de forma eficiente. Riesgos: identificar y cuantificar riesgos inherentes al proyecto así como generar mecanismos paliativos de éstos. Compras: adquisiciones y contratos y sus seguimientos

59 1.7 Plan de Negocio Es la información básica necesaria para planificar una nueva actividad empresarial, un nuevo producto o un nuevo servicio. Objetivos: Aclarar ideas y documentarlas en papel Estimar y cuantificar costos, ingresos Comunicar lo anterior a interesados 59 59

60 Formato de un plan de negocio Resumen Ejecutivo Descripción del entorno y la competencia Descripción del producto o servicio Estrategia de mercado Planes Operativos y de gestión Estimaciones económicas y financieras Estrategia de salida Conclusiones Anexos 60 60

61 Descripción del entorno y de la competencia Situación actual del mercado Participación de mercado de competidores Barreras de entrada y de salida Características del cliente 61 61

62 Descripción del producto o servicio Características generales Diferencias con productos comparables Capacidad de evolucionar en el tiempo o dar lugar a familia de productos Factores incidentes en forma + y al producto Sinergia con otras empresas o productos propios 62 62

63 Estrategia de Mercado Canales de distribución Formas de comercialización Promoción y publicidad 63 63

64 Planes operativos y de gestión Recursos Humanos y cualificación Recursos materiales Subcontratos Políticas de gestión 64 64

65 Estimaciones económicas y financieras Inversiones Costo del primer producto Costo de productos adicionales Costos de operación Ingresos esperados VAN Plan de financiamiento 65 65

66 Estrategias de salida Como salir del mercado si algo sale mal y se toma esa decisión Venta del negocio a una empresa mayor Transferir los derechos de explotación 66 66

67 Sintesis y conclusiones Se reseñan las características que justifican abordar el riesgo de la nueva empresa Abundar en razones de por qué la nueva actividad es única o tiene mejores oportunidades que las de la competencia

68 Apéndices o Anexos Información adicional de interés, como planos, fotos,, recortes de prensa, informes realizados, información de la competencia, referencias de potenciales clientes