Qué es una herramienta de presentación? MicroSoft PowerPoint XP MS PowerPoint XP Iniciar MS PowerPoint XP MS PowerPoint XP Windows Windows

Transcripción

1 Qué es una herramienta de presentación? Una herramienta de presentación está diseñada para facilitar a cualquier expositor la creación y ejecución de una presentación. Sus características nos permiten trabajar con gran versatilidad, logrando un impacto visual tanto en pantalla como en acetato o transparencia. MicroSoft PowerPoint XP MS PowerPoint XP o PowerPoint como se le conoce en todo el mundo, es una poderosa herramienta de presentaciones, que entre sus principales funciones incorpora el manejo de: Presentaciones en pantalla, impresas o para diapositivas de 35 mm Plantillas y formatos predeterminados Asistentes de contenido Notas para el expositor y asistentes Objetos multimedia interactivos Herramientas para Internet Como cualquier otra aplicación que corre bajo el ambiente Windows, MS PowerPoint XP maneja ventanas en un ambiente gráfico. Posee la característica de ser WYSIWYG (What You See Is What You Get; Lo que se ve es lo que se obtiene). Es decir, lo que vea en su monitor es lo que va a obtener en su impresión. MS PowerPoint XP tiene la capacidad de intercambiar información entre otras aplicaciones Windows Iniciar MS PowerPoint XP Para iniciar el MS PowerPoint XP debemos iniciar Windows. Estando en Windows, debemos buscar el icono de MS PowerPoint XP en alguno de los grupos de programas. El icono puede estar alojado en MS Office dentro del menú Programas del menú Inicio o en cualquier otra carpeta. También puede aparecer como el icono de la izquierda. Descripción de la Pantalla Principal La presentación aparece en la pantalla principal junto con todos los elementos que la componen. Esta pantalla está contenida en una ventana de Windows por lo que mantiene los elementos comunes a todas las ventanas: Iconos para Maximizar y Minimizar la aplicación, la caja de control de la ventana y la barra con el nombre de la aplicación. Aparece también la Barra de Herramientas, la Barra de Estado y las de

2 Desplazamiento. En la barra de menús aparecen los menús disponibles en MS PowerPoint XP. Cada menú nos proporciona funciones y acciones específicas: Archivo: Este menú nos permitirá manipular archivos: abrir, cerrar, imprimir o generar una presentación. Edición: Con este menú podremos hacer tareas de edición: copiar, pegar, cortar o borrar objetos. Ver: Utilizando este menú podremos acceder las distintas vistas de las que nos provee MS PowerPoint XP. Las vistas nos permiten ver con más detenimiento, acercamos a una diapositiva o ver nuestra presentación desde distintos ángulos: esquemático, notas, todas las diapositivas o una diapositiva. También nos permitirá ver las hojas maestras de cada uno de estos ángulos, así como las guías, regla, etc. Insertar: Para introducir en la diapositiva elementos como objetos, fecha, etc. además de nuevas diapositivas a la presentación. Formato: En este menú están las opciones para dar forma o cambiar la presentación de los objetos, textos, formación etc. Herramientas: Con este menú obtenemos ayudas adicionales como son: la corrección ortográfica, transiciones, mostrar texto, etc. y opciones en general para configurar MS PowerPoint XP. Presentación: Todos los comandos referentes a la manipulación de la presentación. Ventana: Manejo de las ventanas de los documentos activos.?: Ayuda en línea que proporciona MS PowerPoint XP al usuario. Además de la barra de menús, tenemos la barra y la paleta de herramientas, el área de trabajo, los iconos de las vistas y la barra de diseño. Las Vistas Cuando estamos generando una presentación utilizamos distintas vistas para trabajar y observar los resultados. A cada vista le corresponde un icono. Las vistas que podemos utilizar son: Vista Normal: en la que podremos trabajar con una diapositiva cada vez y organizar la estructura de todas las diapositivas de la presentación. Vista Clasificador de diapositivas: Muestra versiones en miniatura de todas las diapositivas de la presentación, incluyendo en ellas el texto y los gráficos. En esta vista puedes volver a ordenar las diapositivas, agregar transiciones y efectos de animación, así como establecer los intervalos de las presentaciones con diapositivas electrónicas. Presentación (a partir de la diapositiva actual): Ejecuta la presentación comenzando por la diapositiva actual si está en la vista Diapositiva, o por la diapositiva seleccionada si se encuentra en la vista Clasificador de diapositivas. La vista Esquema Las presentaciones pueden mostrarse en un modo esquemático. Al revisar el esquema podemos enfocarnos en el contenido de las diapositivas más que en su presentación. Para cambiar a modo esquema presionamos el botón Esquema, como se muestra en la imagen inferior. Páginaº 2

3 Al cambiar a Esquema aparece una pantalla similar a la que se muestra a continuación: Cuando nos encontramos en el Esquema podemos revisar el contenido de nuestra presentación, podemos importar esquemas de otras aplicaciones, para que posteriormente automáticamente genere el número de diapositivas necesarias para acomodar el cuerpo del texto. Elementos de la Presentación Todas las diapositivas estarán compuestas por un título y por un cuerpo. Los cuerpos serán diferentes dependiendo del tipo de Diseño que hayamos seleccionado. Diapositiva de Titulo Viñetas Gráficas Texto a dos columnas Texto y Gráfica Texto e imagen Organigrama Tabla Objeto y Texto Objeto grande Película y texto Cuatro objeto Los elementos comunes en todas las diapositivas son considerados como elementos del Patrón de Diapositiva es la que da continuidad a la presentación en sus atributos y objetos. Páginaº 3

4 El Patrón El Patrón de Diapositiva de la presentación es la plantilla de la que parte el MS PowerPoint XP para darles formato a todas las diapositivas. Cualquier elemento que sea incluido en el Patrón aparecerá en el resto de las diapositivas. Para manipular el Patrón debemos acceder a él del siguiente modo: Menú Seleccionamos del menú Ver la opción Patrón y del submenú que aparece la opción Patrón de diapositivas. Aparecerá una pantalla similar a la que se muestra a la derecha. Los cambios que realicemos a esta diap ositiva se verán reflejados en todas las diapositivas de la presentación. Al cambiar al Patrón de Diapositivas, aparece una barra de herramientas, llamada Vista Patrón de diapositivas. El significado de los iconos es el que se muestra en la tabla de al lado: Insertar nuevo patrón de diapositivas Insertar nuevo patrón de títulos Eliminar patrón Conservar patrón Cambiar nombre del patrón Diseño del patrón Cerrar vista patrón El Patrón de documentos muestra el patrón de documentos donde puede agregar o cambiar la información del encabezado y pie de página que desee que aparezca en cada documento. Para manipular el Patrón debemos acceder éste. Para hacerlo: Menú Seleccionamos del menú Ver la opción Patrón y del submenú que aparece la opción Patrón de documentos. Aparecerá una pantalla similar a ésta. Páginaº 4

5 Al cambiar al Patrón de Documentos, aparece una barra de herramientas, llamada Vista Patrón de documentos. Los iconos significan: Mostrar posición de documentos uno por página Mostrar dos por página Mostrar tres por página Mostrar posición en documentos con cuatro diapositivas por página Mostrar seis por página Mostrar posición en documentos con nueve diapositivas por página Mostrar distribución del esquema Diseño del patrón del documento Cerrar vista patrón El Patrón de notas puede modificar el diseño y el formato de las páginas de notas. Para manipular el Patrón debemos acceder éste. Para hacerlo: Menú. Seleccionamos del menú Ver la opción Patrón y del submenú que aparece la opción Patrón de notas. Páginaº 5

6 Aparecerá una pantalla similar a ésta. Al cambiar al Patrón de Documentos, aparece una barra de herramientas, llamada Vista Patrón de notas. Los iconos significan: Diseño del patrón de notas Cerrar vista patrón Guardar una presentación La presentación la podemos guardar de la siguiente manera. Para hacerlo utilizamos: Menú Seleccionamos del menú Archivo el comando Guardar. - Presionamos simultáneamente <ctrl> + <G>. - Damos un clic sobre el icono guardar. Sin importar que método hayamos utilizado aparecerá la siguiente caja de diálogo: En Guardar en se encuentra la carpeta en la cual se alojará el archivo a guardar. Para moverse a través de las carpetas, unidades y discos se puede utilizar la lista Guardar en. Páginaº 6

7 Si cambiamos de carpeta, el botón regresar se activara y nos permitirá retroceder hasta llegar al punto de partida original. Para moverse un nivel hacia arriba en las carpetas se puede utilizar el icono, con el icono nos remitirá a buscar en el Web, con el icono se puede eliminar el archivo seleccionado, con el icono podemos crear una nueva carpeta, con el icono vistas nos permitirá cambiar la apariencia y la forma en que se presentan los archivos y carpetas visualmente, ver imagen A, el icono permite configurar los parámetros para guardar el archivo, ver imagen B. Imagen A. nos Imagen B. En este botón de Herramientas aparece también el botón Opciones de guardado. Al presionarlo aparece la siguiente caja de diálogo: Permitir guardar rápidamente: Guarda más rápidamente grabando sólo los cambios de una presentación. Cuando termines de trabajar en la presentación, desactiva la casilla de verificación Permitir guardar rápidamente para guardar la presentación entera con un guardado completo. Un guardado completo puede reducir el tamaño de archivo de la presentación. Solicitar propiedades del archivo: Abre el cuadro de diálogo Propiedades (menú Archivo) cuando guardas una presentación por primera vez. En este cuadro puedes especificar las propiedades de la presentación, tales como título, asunto, autor, palabras clave y comentarios. Guardar info. De recuperación cada x minutos va a guardar el documento, sin preguntar al usuario, cada determinado tiempo en minutos, importante por si surge un corte eléctrico inesperado. Guardar archivos de PowerPoint como: Haz clic en el formato de archivo predeterminado que deseas que PowerPoint proponga cada vez que guarde una presentación nueva. Ubicación predeterminada de los archivos: Esta es la carpeta que PowerPoint abre automáticamente al hacer clic en Guardar o en Abrir (menú Archivo). Elige la carpeta predeterminada que quieras. Incrustar fuentes TrueType empotra las letras TrueType al documento para que otros usuarios puedan leer el documento sin sufrir alteraciones en el tipo de letra. Incrustar sólo caracteres en uso empotra sólo los caracteres TrueType del documento siempre y cuando el número de caracteres no exceda de 32. Incrustar sólo caracteres: Para las fuentes TrueType que se utilizan en la presentación, incrusta el juego de caracteres completo. Los usuarios que no tengan instaladas en sus equipos estas fuentes True Type utilizadas en la presentación podrán modificar la presentación. Páginaº 7

8 En este botón de Herramientas aparece también el botón Opciones de seguridad. Al presionarlo aparece la siguiente caja de diálogo: Contraseña de apertura: definen una Contraseña para poder abrir el documento. Contraseña de escritura: los usuarios podrán modificar el documento si escriben la contraseña correcta. Recomendado sólo lectura recomienda al usuario que abra el archivo como Sólo-lectura. Seguridad de macros: Establece o comprueba las opciones de seguridad de las macros. En Nombre de Archivo debemos especificar el nombre que tendrá nuestra presentación. A las presentaciones se les asignará automáticamente la extensión PPT. En Guardar archivo como: seleccionaremos como qué tipo de archivo queremos guardar el documento. Una vez que se le asignaron por primera vez las opciones, unidad, directorio, nombre y extensión al documento, ya no es necesario volver a especificárselas. Si se vuelve a salvar la presentación, MS PowerPoint XP lo guardará sin que aparezca una nueva caja de diálogo. Si se deseas cambiar alguno de los parámetros se utiliza el comando Guardar como del menú Archivo. Cerrar una presentación Para cerrar el archivo actual seleccione Cerrar del menú Archivo. También podemos usar <Ctrl>+<F4>, o dar doble-clic sobre el menú de control de la ventana de la presentación, también podemos dar un clic sobre este icono. Si no se ha guardado el archivo o se hicieron modificaciones desde la última vez que se guardó, MS PowerPoint XP preguntará si se quiere guardar el archivo. Salir de MS PowerPoint XP Para salir de MS PowerPoint XP utilizamos del menú Archivo el comando Salir. También se puede usar la combinación de teclas <Alt> + <F4>. Finalmente, podemos utilizar el mouse, dando un doble-clic sobre el botón del menú de control de la ventana de MS PowerPoint XP o dar un clic: sobre el icono. Creando una presentación Crear una presentación nueva Para iniciar una presentación nueva, podemos utilizar el icono que automáticamente crea una presentación nueva y vacía. De otra forma, realice alguna de las siguientes acciones: Menú Seleccionamos del menú Archivo el comando Nuevo. Teclado Presionamos simultáneamente <Ctrl + U>. Aparecerá en pantalla la nueva presentación: Páginaº 8

9 El Asistente para Autocontenido Si en la ventana inicial seleccionamos el Asistente de Autocontenido del panel de tareas, nos mostrará una serie de pantallas donde iremos definiendo el contenido de la presentación. Los pasos que nos ayudarán a definir el contenido de ésta son: Bienvenida: El MS PowerPoint XP presenta una pantalla que nos da la bienvenida al Asistente. En ella aparecen unos botones que nos permitirán manipular los Asistentes en cualquiera de sus pasos. Los botones son: Siguiente >: Permite cambiar al paso siguiente en el Asistente, una vez definidos los parámetros de ese paso. Anterior: Regresa al paso anterior. Este botón no está activo hasta que ejecutamos un paso. Cancelar: Cancela la ejecución del Asistente. Terminar: Termina la ejecución del Asistente y se genera la presentación. En esta primera pantalla aparecen las opciones que contendrá el asistente. Para cambiar a cualquiera de éstas bastará con dar un clic sobre el paso adecuado. Tipo de Presentación En este paso indicaremos sobre qué tratará la presentación. Entre los temas que podemos seleccionar se encuentran: recomendación de una estrategia, Venta de un producto, servicio o idea. Capacitación, Informe de desarrollo, etc. Del lado izquierdo de la caja de diálogo aparece la descripción del contenido del tipo de presentación seleccionado. Estilo de presentación La opción está habilitada únicamente si creamos una presentación para reunión o conferencia. En este paso deberemos indicar si se realizará una presentación en pantalla, si utilizaremos transparencias en blanco y negro o en color, o si la fotografiaremos en diapositivas de 35 mm. Opciones de presentación Este paso nos permitirá definir qué información se colocará en la diapositiva de título o en cada una de las diapositivas de la presentación, dependiendo de la opción de salida seleccionada. Finalizar PowerPoint XP termina Asistente. Es importante presionar el botón de Terminar para que la presentación se genere. Una vez que terminamos de usar el Asistente se genera automáticamente la presentación de nuestra elección. Usar una plantilla Una plantilla es un conjunto de atributos de color, diseño, tipo de letra, etc., que se puede asignar a una Páginaº 9

10 presentación nueva sin importar la temática o contenido que ésta tenga. Para aplicarla a una presentación que ya ha sido creada, seleccionamos del menú Formato el comando Estilo de la diapositiva. Cualquiera de estas opciones muestra las posibilidades en el panel de tareas que vemos en la imagen de la página anterior. Al hacer clic sobre alguna de las plantillas situadas en el panel de tareas, que se adecue más a nuestro trabajo, se aplicara a nuestra presentación actual de manera automática, como lo muestra la imagen. Presentación en blanco Si no se desea crear una presentación con un formato o contenido determinado, se puede crear una presentación en blanco. Al seleccionar esta opción del panel de tareas, se despliega el siguiente bloque de opciones: Esta opción, contiene una serie de diapositivas predeterminadas que se pueden elegir según el contenido de dicha diapositiva. La diapositiva que se genere, estará lista para incluir cualquier elemento como organigramas, imágenes, texto, tablas, etc. Si se desea una diapositiva en blanco se puede elegir en la parte final de la lista. Una vez creada o generada la diapositiva, se puede cambiar el diseño de ésta, seleccionando del menú Formato la opción Diseño de la diapositiva. Texto de la diapositiva El título y el cuerpo del texto se pueden añadir desde la diapositiva. Para añadir un texto directamente en la diapositiva: 1) Hacemos un clic sobre el rectángulo del texto. 2) Escriba el texto de la diapositiva. Observa cómo cambia la presentación del texto al comenzar a escribir. Páginaº 10

11 3) Al terminar de escribir, haz un clic sobre otro lugar de la diapositiva. El texto automáticamente adquiere las características definidas por la plantilla. Generar una nueva diapositiva Cuando las diapositivas están listas en apariencia y/o contenido, puede resultar que deseamos una nueva diapositiva. Para crear una nueva diapositiva podemos hacerlo con: Menú Seleccionamos del menú Insertar el comando Nueva diapositiva. Con el teclado Presionamos simultáneamente <Ctrl +I>. Con el ratón Damos un clic sobre este icono. Comentarios en una presentación Al desarrollar una presentación en ocasiones, dejamos temas pendientes, cifras por revisar, etc. o queremos hacer un comentario a la presentación que estamos trabajando. El programa nos permite escribir comentarios dentro de la presentación. Para insertar un comentario seleccionamos del menú Insertar la opción Comentario. Inmediatamente se abre una caja de texto con el nombre del usuario donde podremos añadir comentarios: Imagen PowerPoint XP cuenta con unas imágenes que se pueden incluir en las presentaciones a modo de ilustración para las mismas. Para incluir una imagen se utiliza el comando Imágenes Prediseñadas del submenú Imagen del menú Insertar. Al hacerlo aparece la siguiente caja de diálogo: La caja de diálogo donde se seleccionan las imágenes aparece a continuación (imagen de la derecha) Si es la primera vez que ejecutamos esta opción nos pedirá agregar clips del disco duro en un proceso de exploración. Terminado este entramos en Buscar Texto: alguna categoría o nombre de imagen, podemos personalizar la búsqueda en Buscar en (imagen derecha de la página siguiente) que Selecciona una o más colecciones a buscar. Páginaº 11

12 El resultado obtenido es l de la imagen de la izquierda, Desde donde podremos inserta el clip a nuestro documento. Podemos ampliar nuestra búsqueda de recursos en Internet. Al dar un clic sobre la imagen aparecen a su alrededor unos cuadros blancos indicando que ha sido seleccionada de la siguiente forma. Estando así la imagen se puede cambiar de lugar con un clic sostenido y llevándolo a la posición deseada. También se puede cambiar de tamaño, con un clic sostenido sobre cualquiera de los cuadros que rodea la imagen., aunque lo conveniente es no aumentar el tamaño de la imagen porque podría pixelar y si la queremos más pequeña deberemos transformarla mediante un programa de edición de imágenes específico para evitar sobrecargar de peso innecesario nuestra presentación Herramientas de Imagen Una vez que la imagen ha sido seleccionada se puede trabajar con ella con la barra de herramientas de imagen que se define a continuación. Icono Tarea Inserta una imagen desde un archivo. Al seleccionarlo aparece una caja de diálogo similar a la de abrir. Controla la imagen. Al dar clic sobre este icono aparece un menú donde podemos seleccionar como se mostrará la imagen: Automático: Muestra la imagen como fue generada. Escala de grises: La imagen se ajusta a grados de gris Blanco y negro: La imagen se ajusta a Blanco y Negro Marca de agua: La imagen se ajusta para que tenga la apariencia de una marca de agua Aumenta el contraste de la figura Disminuye el contraste de la figura Da mayor brillo a la figura Disminuye el brillo de la figura Recorta la imagen. Al retocar la imagen eliminamos segmentos de ella dejando en pantalla únicamente lo que nos interesa. Utilizando el puntero podemos recorta la imagen, colocándose en uno de los cuadros negros de los extremos y con un clic sostenido arrastrando hasta eliminar lo que no se desea como se muestra a continuación. Permite rotar la imagen. Permite definir bordes para las imágenes Permite comprimir imágenes en cuanto a su tamaño. Páginaº 12

13 Permite hacer ajuste del texto. Esta opción nos permite cambiar el formato de la imagen. Define un color transparente. Al dar clic sobre la imagen en el color que deseamos cambiar, éste se convierte en un color transparente que nos permite ver el fondo de la imagen. Esta opción regresa la imagen a su estado original. También se pueden hacer cambios a la imagen seleccionándola, y utilizando del menú Formato el comando Imagen. Al hacerlo aparece la siguiente caja de dialogo. Con esta caja podemos Recortar una imagen por la Izquierda:, Derecha:, Superior:, Inferior:. En control de imagen se regulan: Color, Brillo y Contraste. Además podemos insertar imágenes Desde archivo que permite Insertar una imagen existente en el punto de inserción del archivo activo. Dibujar Dibujar en MS PowerPoint XP PowerPoint XP nos provee de herramientas para generar dibujos. Estas herramientas se encuentran agrupadas en la Paleta de Herramientas que se muestra más abajo. Con ella podremos generar los objetos que se incluirán en nuestra diapositiva. Posteriormente podremos cambiarles el color, tipo de línea, sombra, etc. Cada herramienta se activa al dar un clic sobre el icono que la representa. Descripción de cada herramienta Herramienta de Selección Esta herramienta nos permite seleccionar, mover o redimensionar objetos. Al activar está herramienta podemos: Seleccionar un objeto Mover un objeto Redimensionar Un clic sobre el objeto, aparece alrededor de éste una serie de cuadros en negro. Selecciona el objeto. Un clic dentro del objeto o en el marco gris y sin soltar desliza el ratón. Observa cómo al deslizar el ratón, el objeto cambia de posición. Selecciona el objeto. Aparecen el marco gris y una serie de cuadros pequeños. Estos cuadros nos permitirán redimensionar la figura. Haz un clic sobre uno de los cuadro negros y sin soltar desliza el ratón. Observa cómo el objeto cambia de tamaño. Una vez seleccionado el objeto, este puede ser eliminado utilizando la tecla <Supr> o <Retroceso>, ó seleccionando del menú Edición la opción Borrar. Páginaº 13

14 Caja de Texto Esta herramienta nos permite generar texto corrido o con cambio de línea automático, y seleccionar texto. Para: Generar texto corrido Haz un clic sobre la diapositiva. Empieza a escribir, el texto se acomodará en una sola línea. Generar texto con cambio de línea automático Haz un clic sobre la diapositiva y sin soltar desliza el ratón. Aparece una caja de texto donde al escribir se irá efectuando el cambio automático de línea. Seleccionar texto Haz un clic sobre el texto ya escrito. Automáticamente, aparecerá la caja de texto. Para seleccionar el texto, clicamos sobre el inicio de la palabra y deslizamos el ratón. El texto seleccionado aparecerá en letras blancas con fondo de color. Líneas Con esta herramienta podemos generar líneas. Las líneas pueden tener cualquier longitud y ángulo de inclinación. Para generar una línea damos clic sobre la diapositiva y sin soltar deslizamos el ratón. Aparece la línea. Para generar líneas horizontales, verticales y a 45 grados, realizamos la misma operación pero presionarnos simultáneamente la tecla <Mayús>. Si deseamos dibujar la línea a partir del centro, en lugar de partir del extremo, presionamos simultáneamente la tecla <Ctrl>. Es posible combinar el uso de ambas teclas, para obtener una línea horizontal, vertical o 45 grados desde el centro. Flechas Esta herramienta dibuja flechas y funciona exactamente igual que la Línea. Rectángulo Con esta herramienta podemos dibujar un rectángulo. Para hacerlo hacemos clic sobre la diapositiva y sin soltar deslizamos el ratón. Para obtener cuadrados presionamos la tecla <Mayús> al dibujar el rectángulo. Si deseamos dibujar el rectángulo a partir del centro, en lugar de partir del extremo, presionamos simultáneamente la tecla <CtrI>. Es posible combinar el uso de ambas teclas, para obtener un cuadrado desde el centro. Si damos un doble clic sobre el cuadro, podemos escribir un texto dentro de el que va a partir del centro. Tanto el texto como la figura son un solo elemento. Elipse Utilizando está herramienta podemos dibujar elipses. Para hacerlo damos clic sobre la diapositiva y sin soltar deslizamos el ratón. Para obtener círculos presionamos la tecla <Mayús> al dibujar la elipse. Si deseamos dibujar el círculo a partir del centro, en lugar de partir del extremo, presionamos simultáneamente la tecla <Ctrl>. Es posible combinar el uso de ambas teclas, para obtener un círculo desde el centro. Si damos un doble clic sobre la elipse, podemos escribir un texto dentro de el a partir del centro. Tanto el texto como la figura son un solo elemento. Autoformas El botón de Autoformas abre un menú como el que se muestra en la figura En este menú a su vez cuenta con submenús. Cada uno de ellos cuenta con herramientas de dibujo adicionales. Líneas Este menú cuenta con las siguientes herramientas Las primeras tres herramientas dibujan líneas. Páginaº 14

15 La herramienta genera arcos. La herramienta nos permite dibujar a mano alzada. Los dibujos creados con está herramienta pueden ser de dos formas. En la primera, el dibujo sigue exactamente el movimiento del ratón al deslizarse. Para dibujar en esta forma, damos un clic y sin soltar deslizamos el ratón, el dibujo sigue exactamente el movimiento del ratón. Esta forma de dibujo también se obtiene con la herramienta, pero los objetos dibujados cuentan con relleno. En la segunda forma, se generan líneas unidas unas con otras con cualquier ángulo de inclinación. Para dibujar de esta forma se da un clic sobre la diapositiva y se suelta el botón. Donde se dio el primer clic es el punto de partida de la primera línea, donde demos el segundo clic termina la primera línea y empieza la segunda. Podemos dibujar tantas líneas como queramos. En ambos casos terminamos de dibujar cuando cerramos la figura y obtenemos una figura completa, presionamos la tecla <Esc> o ejecutamos un doble clic. Podemos mezclar ambos métodos de dibujo para obtener figuras irregulares. Si deseamos que las líneas sean trazadas en forma vertical, horizontal o a 45 grados, presionamos <Mayús> al dibujar. Conectores Dibuja líneas de conexión entre objetos. Pueden utilizar cualquiera de los siguientes formatos Formas básicas Dibuja formas básicas. Podemos escoger entre las siguientes: Flechas de bloque Dibuja flechas pero de bloque, no líneas simples. Podemos escoger entre las siguientes: Diagrama de Flujo Dibuja elementos de un diagrama de flujo. Podemos escoger entre las siguientes: Cintas y estrellas Dibuja estrellas o cintas. Podemos escoger entre las siguientes: Llamadas Dibuja globos de diálogo para los personajes de nuestra presentación. Podemos escoger los siguientes: Páginaº 15

16 Botones de acción Dibuja botones que posteriormente ejecutarán alguna acción. Podemos escoger los siguientes: Una vez que seleccionamos un botón y dibujamos, éste mostrará la caja de diálogo adjunta.esta caja contiene dos separadores: Clic del Mouse y Acción del Mouse. Clic del mouse se refiere a la acción que se llevará a cabo cuando demos un clic sobre el botón. Entre las acciones que podemos ejecutar se encuentran las relacionadas crear un hipervínculo a una diapositiva, a un URL, a un archivo, a otra presentación, etc. Si es un archivo podemos utilizar rutas relativas. También podemos ejecutar un programa con Ejecutar programa, correr una macro con Ejecutar Macro, realizar alguna acción con Acción de objeto. Si queremos que se escuche cualquier sonido, utilizamos Reproducir sonido y seleccionamos uno de la lista. El botón resaltará si seleccionamos la opción Clic para resaltar. Acción del ratón muestra la misma caja de diálogo pero opera para cuando movemos el ratón sobre el botón. Una vez definida la acción para el botón ésta se llevará a cabo únicamente durante la presentación. Para insertar un botón de acción también podemos seleccionar del menú Presentación la opción Botones de acción y controlar sus opciones utilizando la opción Configuración de la acción, los objetos quedan de la siguiente manera. Si hacemos un clic sobre algunas de las figura, podemos escribir un texto dentro de ella a partir del centro. Tanto el texto como la figura son un solo elemento. Para añadir un texto a la figura podemos hacer un clic con el botón secundario de ratón y del menú contextual que aparece seleccionamos Añadir Texto. Más autoformas Permite seleccionar formas de Galería de imágenes, Galería de medios y Galería de medios con conexión. Word Art Est e botón inicia MS Word Art. Su manejo se revisa en el Anexo A. Diagrama u organigrama Crea un organigrama o un diagrama cíclico, radial, piramidal, de Venn o de destino en el documento. Imagen Prediseñada Abre la Galería de imágenes, donde puede seleccionar la imagen que desee insertar en el archivo o actualizar la colección de imágenes. En PowerPoint, este comando sólo está disponible en vistas de diapositivas y notas. Páginaº 16

17 Imagen Desde archivo (menú Insertar, submenú Imagen), Inserta una imagen existente en el punto de inserción del archivo activo. Cambiando los atributos de los objetos Una vez dibujado el elemento podemos cambiarle sus atributos utilizando diversos métodos. Uno de ellos es doble clic sobre el objeto. Dependiendo del objeto aparecerá una caja de diálogo con diferentes separadores. Otra manera de hacerlo es utilizando las herramientas que se encuentran en la barra de herramientas de dibujo. Relleno Esta herramienta nos cambiar el color de relleno del objeto. El relleno que se aplica es el relleno que tenemos definido por omisión en la Combinación de colores de la diapositiva (esta opción se revisará posteriormente). Al hacer clic sobre esta opción aparece el menú de la izquierda Sin relleno deja a la figura sin relleno, Automático utiliza el color por omisión. Si deseamos otro color lo podemos seleccionar de la lista, o hacer un clic sobre Más colores de relleno. Esta opción nos muestra el panal de colores que vemos a la derecha de donde podremos seleccionar un color. Si la lista de colores no nos satisface, podemos utilizar el separador Personalizado. En esta caja de diálogo se puede realizar una selección más detallada de los colores o especificando las cantidades exactas de colores básicos Rojo, Verde y Azul, así como de Matiz, Saturación y Luminosidad. Podemos utilizar en vez de colores, Efectos de relleno. Esta opción nos muestra la caja de diálogo de la derecha. El separador Degradado muestra los posibles degradados. Tanto de un solo color como de Dos colores. En Estilos de sombreado seleccionamos el estilo: Vertical, Horizontal, Diagonal, etc. y la Variante que necesitemos. El separador Textura, que se muestra a continuación, nos permite asignar texturas. El separador Trama, asigna entramados. Los patrones están basados en el color de Páginaº 17

18 Primer plano y en el de Segundo plano. El separador Imagen nos permite seleccionar una imagen como relleno. Con el botón Seleccionar imagen podemos seleccionar la imagen que servirá como relleno. La caja de diálogo que aparece es muy similar a la de Abrir. También podemos cambiar los colores de relleno y el formato de las líneas seleccionado con el menú Formato la opción Colores y Líneas o Autoformas. Línea Esta herramienta nos permitirá cambiar el color de la línea del objeto. Al seleccionarla aparece el s iguiente menú: Sin línea deja a la figura sin línea, Automático utiliza el color por omisión. Si deseamos otro color lo podemos seleccionar de la lista, o dar un clic sobre Más colores de línea. Esta opción nos muestra la caja de diálogo donde podemos seleccionar otro color o definir uno nuevo. Líneas de entramado, nos muestra la caja de la izquierda. En donde podremos definir un patrón para línea. Para que el patrón pueda verse en forma apropiada la línea debe ser gruesa. Grueso y estilo de la línea Con estas herramientas podemos definir el grueso de la línea y el estilo que tendrá continua, punteada, etc. Flechas Si dibujamos una línea y ahora queremos cambiarla a flecha, o si dibujamos una flecha y ahora se quiere cambiar el tipo de flecha, utilizamos esta herramienta. Al seleccionarla aparecen todos los posibles estilos de flecha. Sombra Esta herramienta nos permitirá asignar una sombra al objeto. Podemos seleccionar entre todas las posibles o utilizar la opción Configuración de la sombra que nos muestra la siguiente barra de herramientas. Páginaº 18

19 Efectos de tercera dimensión Con estas herramientas podemos un efecto de tercera dimensión a los objetos. Podemos seleccionar entre los posibles o utilizar la opción Configuración 3-D que nos muestra la siguiente barra de herramientas: Algunos de estos cambios a los objetos también se pueden realizar utilizando el menú contextual que aparece a hacer un clic con el botón secundario del ratón. Seleccionado Formato de autoforma obtenemos la imagen: Fondo de la diapositiva El fondo de cada una de las diapositivas se puede modificar o si no existe, crearlo con el comando Fondo del menú Formato, que nos muestra la caja de diálogo de la izquierda Selecciona de la lista el color que desees y puedes verificar su combinación con los colores que se muestran en el ejemplo. Si no deseas que se vean los gráficos del fondo definidos por el patrón selecciona Omitir imágenes gráficas del fondo del patrón. Cuando determinas la combinación, puedes realizar una Vista previa antes de activar los cambios permanentemente. Finalmente, selecciona Aplicar o Aplicar a todo si deseas que el color de fondo seleccionado afecte a toda la presentación. Combinación de colores de la diapositiva Cada presentación tiene una cierta combinación de colores determinada, utilizando colores que no contrasten fuertemente para evitar que se distraiga la audiencia de la presentación. Esta combinación se puede cambiar o determinar para una diapositiva en específico con el comando Combinaciones de colores del Panel de tareas. Al seleccionar esta opción aparece la siguiente caja de diálogo: Editando los objetos PowerPoint XP nos proporciona herramientas que nos permiten editar objetos que hemos creado o importado. En el menú Edición, en el menú contextual y en la Barra de Herramientas encontraremos opciones y comandos que nos facilitarán la edición de los objetos. La edición de los objetos se puede realizar objeto por objeto o en múltiples objetos. Para poder editar múltiples objetos es necesario tenerlos seleccionados. Seleccionar múltiples objetos Para seleccionar un objeto damos un clic con la herramienta de Selección Páginaº 19

20 sobre éste. Para seleccionar múltiples objetos podemos utilizar dos procedimientos: 1) Hacemos un clic con la herramienta de Selección sobre el primer objeto, presionamos la tecla <Mayús> y sin soltarla hacemos un clic sobre el segundo objeto. Podemos continuar seleccionado tantos objetos como deseemos utilizando el mismo procedimiento. 2) Con la herramienta de Selección un clic en la zona circunvecina a los objetos que deseamos seleccionar. Sin soltar el botón del ratón, trazamos un rectángulo que englobe a todos los objetos que deseamos seleccionar. Al soltar el botón los objetos han sido seleccionados. Estos dos procedimientos se pueden combinar para seleccionar múltiples objetos. Para seleccionar todos los objetos de la diapositiva podemos: Menú Selecci onamos del menú de Edición el comando Seleccionar todo. Con el teclado Presionamos simultáneamente <Ctrl + E>. Los procedimientos descritos a continuación funcionan de la misma manera para un objeto que para múltiples objetos. Copiar, Cortar y Pegar Las aplicaciones de Windows tienen la ventaja de poder intercambiar información en forma transparente entre una y otra, sin importar su fabricante. Por esto, uno de los menús que se pueden encontrar en la mayoría de las aplicaciones de Windows es el menú Edición que contiene las opciones Cortar, Copiar y Pegar. Al realizar la operación Cortar o Copiar la información se coloca en un área de memoria llamada Portapapeles. Cuando existe información en el Portapapeles, ésta está disponible para cualquier aplicación de Windows. Además, cuando se tiene información en el Portapapeles se puede pegar cuantas veces sea necesario, sin importar que tipo de información sea (texto, gráficas, dibujos, etc.). Copiar La acción Copiar coloca la información en el Portapapeles y no borra el original. Funciona de la siguiente forma: Para Copiar primero se selecciona la información deseada y después se realiza alguna de las siguientes operaciones: Menú Seleccionamos del menú Edición el comando Copiar. Con el teclado Presionamos a la vez <Ctrl> + <C>. Con el mouse Damos un clic sobre este icono. Páginaº 20

21 Cortar El comando Cortar coloca la información en el Portapapeles, pero borra la información original. Es la opción ideal para mover la información a un nuevo destino y funciona de la siguiente forma: Para Cortar primero se selecciona la información deseada y después se realiza alguna de las siguientes operaciones. Menú Seleccionamos del menú Edición el comando Cortar. Con el teclado Presionamos simultáneamente <Ctrl> + <X>. Con el mouse Damos un clic sobre este icono. Pegar La acción Pegar, que es el final de las dos acciones anteriores, va a colocar el contenido del Portapapeles en la hoja de trabajo, en el lugar deseado. Esta acción se puede realizar cuantas veces sea necesario. La información que contiene el Portapapeles no cambia hasta que se r ealicen cualquiera de las operaciones Cortar o Copiar nuevamente. Para pegar se utiliza alguno de los siguientes métodos: Menú Seleccionamos del menú Edición el comando Pegar. Con el teclado Presionamos simultáneamente <Ctrl> + <V>. Con el mouse H acemos un clic sobre este icono. Sí se desea copiar o cortar información dentro del mismo Word XP, el procedimiento es el mismo. El corte o la copia tendrán el mismo formato que ya tiene asignado el texto. Menú contextual Estas mismas acciones se pueden realizar con un menú rápido, que aparece presionando el botón secundario del ratón sobre la selección que se desea cortar, copiar o pegar. Cuando el objeto se utilizará en la misma diapositiva, es más cómodo duplicarlo. Duplicar implica la operación de copiado y pegado en una sola instrucción. Para duplicar un objeto se selecciona el o los objetos y se realiza cualquiera de las siguientes acciones: Menú Seleccionamos del Edición el comando Duplicar. Con el teclado Presionamos simultáneamente <Ctrl + M> Mover y copiar con MS PowerPoint XP Además de los métodos que ya se vieron, MS PowerPoint XP tiene un método más para copiar y mover. Con este método la información no se coloca en el Portapapeles sino que se mantiene internamente. Páginaº 21

22 Para mover algún texto u objeto primeramente se selecciona, después se coloca el ratón sobre el borde del área seleccionada. El apuntador del ratón cambia a la siguiente forma: Con un clic sostenido se mueve la selección al lugar deseado. Aparece una línea punteada que indica la posición que tendrá el texto en el momento de soltar el ratón. Para copiar se utiliza el mismo método, pero presionando la tecla <Ctrl>. El apuntador del ratón cambia a la siguiente forma: Pegado especial Además de Pegar utilizado en forma tradicional, se puede realizar la operación de Pegado especial, Esta vincula el contenido del Portapapeles a la aplicación donde fue creada, de manera que si cambia la información en la aplicación de origen cambia también en el destino. Para hacer un pegado especial, una vez que ha sido copiada o cortada la información, se selecciona del menú Edición el comando Pegado especial. Aparece la siguiente caja de diálogo: Esta opción permite Pegar con vínculo. Crea una liga con el contenido del Portapapeles a la aplicación donde fue creada, de manera que si cambia la información en la aplicación de origen cambia también en el destino, sin importar si fue creada con otra aplicación. Para realizar un vínculo es necesario que la aplicación donde se creó permita que existan éstos. Además, se debe guardar el archivo que contiene la información que se está vinculando, para que si se modifica el archivo origen se puedan actualizar los cambios en el destino. Para poder establecer la liga, se debe seleccionar Pegar con vínculo de la caja de diálogo y definir como se hará éste: Objeto: Una representación gráfica del contenido del Portapapeles. El nombre del objeto depende del tipo de contenido del Portapapeles. Texto Formateado (RTF): El texto con el formato asignado. Texto sin formato: Texto normal sin ninguna clase de formato. Imagen: Una representación gráfica de información como un Windows metafile. Bitmap: Una representación gráfica usada para dibujos de otras aplicaciones como Paint. Una vez establecida el vínculo, podemos indicarle al MS PowerPoint XP que la muestre como un icono con la opción Mostrar como icono. Vínculos Cuand o alguna presentación tiene uno o más vínculos a otras aplicaciones hechas con el Pegado Especial, se pueden ver y modificar con el menú Edición y el comando Vínculos. Esta opción normalmente está deshabilitada, pero al hacer un vínculo se habilita. Aparecen listados todos los vínculos que tiene el documento. Podemos a través de esta caja definir si las actualizaciones serán Manual o Automáticamente. Si seleccionarnos Manualmente podemos indicar que Actualice ahora. Si queremos cambiar el objeto desde el origen seleccionamos Abrir Origen y si queremos cambiar el origen seleccionamos Cambiar Origen. También podemos Romper el vínculo. Pegar hipervínculos Páginaº 22

23 El hipervínculo es la relación que se establece en un documento con otro documento. De esta manera un autor puede ampliar sobre un tema en específico tratado en un documento y dentro de otro documento y establecer una liga entre ambos documentos. El hipervínculo hace al lector y al autor más fácil el acceso a información relacionada. Al copiar información de otra aplicación podemos pegarla en MS PowerPoint XP como un hipervínculo. Basta con seleccionar del menú Edición la opción Pegar como hipervínculo. Al acercar el cursor al hipervínculo, éste adquiere la siguiente forma. Al dar clic, inmediatamente se abre la aplicación origen, con el archivo y la posición en el mismo, indicados por el hipervínculo. Deshacer y repetir acciones MS PowerPoint XP ofrece la posibilidad de deshacer acciones y regresar al estado anterior antes de que se hiciera esa acción o esas acciones. Para deshacer una operación: Menú Seleccionamos del menú Edición el comando Deshacer. Con el teclado Presionamos simultáneamente <Ctrl> + <Z>. Con el mouse Damos un clic sobre este icono. Con el teclado o con el menú se deshace la última operación, pero con el icono se abre una lista de las acciones realizadas y se pueden seleccionar varias o todas. El número de acciones que se pueden almacenar depende de la cantidad de memoria que disponga la computadora. La acción contraria es Repetir que anula a Deshacer. Para repetir: Menú Seleccionamos del menú Edición el comando Repetir. Con el teclado Presionamos simultáneamente <Ctrl> + <Y>. Con el mouse Damos un clic sobre este icono. Igual que con Deshacer se tiene con el icono una lista de acciones que se pueden repetir. Eliminar un objeto o una diapositiva Al borrar un objeto o varios objetos se eliminan de la diapositiva. Para borrar un objeto lo seleccionamos y realizamos alguna de las siguientes acciones: Menú Seleccionamos del menú Edición el comando Borrar. Con el teclado Presionamos <Retroceso> o Presionamos <Supr>. Para eliminar una diapositiva, seleccionamos del menú Edición el comando Eliminar dispositiva. Si estamos en el Clasificador de diapositivas, se puede seleccionar la diapositiva y presionar <Retroceso> o <Supr> para eliminarla. Zoom Cuando estamos dibujando o editando una presentación es corriente que necesitemos trabajar con mayor precisión o a detalle algunos de los objetos. El MS PowerPoint XP nos ofrece un método para revisar a detalle nuestra presentación. Para aumentar el acercamiento a la diapositiva, utilizamos cualquiera de las siguientes opciones: Menú Seleccionamos del menú Ver el comando Zoom. Con el mouse Damos un clic en la lista y seleccionamos la medida deseada. Si utilizamos la opción del menú, muestra la siguiente caja de diálogo: Páginaº 23

24 En esta caja seleccionamos el porcentaje en el que ver nuestra presentación. Edición de un dibujo a mano alzada Los dibujos hechos con la Herramienta para dibujo a mano alzada o con algunas otras herramientas están compuestos por nodos. Cada nodo define un cambio en la inclinación de la línea o el cambio en el radio del arco. Para editar estas figuras, se seleccionan y después se utiliza la opción Modificar puntos del menú que aparece del botón Dibujo. Al ejecutar esta operación aparecen unos cuadros que delinean el objeto como se muestra a continuación. Clicando sostenido sobre cualquiera de los nodos y arrastrando el ratón podemos modificar la figura hasta obtener el resultado deseado. Mostrar Regla y Guías En ocasiones es útil tener herram ientas que nos ayuden a realizar un mejor dibujo. Para esto MS PowerPoint XP cuenta con dos opciones. La primera es la regla, que se puede utilizar si se selecciona del menú Ver con el comando Regla. El resultado es que va a mostrar dos reglas (una horizontal y otra vertical) en el área de la diapositiva. Otra herramienta que puede ayudar para realizar dibujos con las guías, que se pueden utilizar seleccionando del menú Ver el comando Guías. Como resultado va a mostrar un par de líneas atenuadas que no se van a ver al realizar la presentación, son únicamente para realizar los dibujos. Para mover estas guías se puede dar un clic sostenido sobre éstas y se coloca en el nuevo lugar. Al estar moviendo las guías se va a mostrar la medida en que se está colocando. El orden de apilamiento de los Objetos Cuando tenemos dos o más objetos apilados es útil cambiar el orden en el que se sobreponen. Para hacerlo, se selecciona el o los objetos y utilizamos del botón Dibujo la opción Ordenar. Al seleccionarlo aparecen las opcionesde la imagen inferior. Traer al frente: Se utiliza para traer al frente un objeto seleccionado una sola capa. Enviar al fondo: Se utiliza para enviar hacia atrás un objeto seleccionado una sola capa. Traer adelante: Trae hasta el frente el objeto seleccionado, ocupando la primer posición de los objetos apilados. Enviar atrás: Envía hasta atrás el objeto seleccionado, ocupando la última posición de los objetos apilados. Agrupando y desagrupando objetos Para manipular los objetos en algunas ocasiones es necesario tratar varios objetos como si fueran uno solo. Para hacerlo le indicamos al M S PowerPoint XP que deseamos agruparlos. Para agrupar objetos, se seleccionan los objetos a agrupar seleccionamos del botón Dibujo el comando Páginaº 24 Agrupar.

25 Cuando los objetos se encuentran agrupados, podemos desagruparlos seleccionando el o los objetos seleccionando del botón Dibujo el comando Desagrupar. Si deseamos reagrupar el último objeto desagrupado utilizamos del botón Dibujo el comando Reagrupar. Esta opción sólo se habilita si seleccionamos un objeto que era parte del grupo anterior y si no se han cambiado diapositivas o modos de ver las mismas desde que se desagruparon los objetos. Dibujando con Precisión El MS PowerPoint XP nos facilita herramientas para dibujar con gran precisión. Todas estas opciones se encuentran en el botón Dibujo y se explican a continuación. Alinear Un objeto se puede alinear con respecto a otro elemento para ajustarlo en la diapositiva. Para utilizar esta opción es necesario tener seleccionados por lo menos dos objetos. Una vez seleccionados del botón Dibujo el comando Alinear o distribuir, que nos muestra las siguientes opciones: Ajustar a cuadrícula Esta opción establece una cuadrícula invisible para ayudar a alinear objetos. A medida que dibuje objetos, las esquinas de los mismos se alinearán con la intersección más cercana de la cuadrícula permitiendo mayor precisión en el dibujo. Los objetos dibujados antes de activar la cuadrícula no serán influenciados por ésta. Ajustar a la forma Esta opción establece que los objetos previamente dibujados atraigan a los que se dibujan cerca de ellos, facilitando la precisión en el dibujo. Los objetos dibujados antes de activar el Ajustar a la forma no serán influenciados por éste. Girar o voltear Con estas opciones podemos girar o voltear un objeto. Las formas en las que podemos rotar la imagen son las siguientes: Con el comando de Rotación libre podemos hacer girar a cualquier ángulo nuestras figuras. Para utilizarla, señalamos el objeto al que queremos hacer rotar, damos un clic sobre la herramienta. Al colocar el apuntador sobre cualquiera de los cuadros negros, haciendo clic y sin soltar podemos girar la figura a partir de su centro. Si queremos que la figura gire a desde el punto contrario al que seleccionamos presionamos la tecla <Ctrl>. Empujar Con esta opción podemos mover nuestros objetos con mayor precisión, al seleccionar esta opción podemos indicar en que sentido realizaremos un pequeño movimiento del objeto. Otra forma de realizar estos pequeños movimientos es utilizando las flechas de movimiento del teclado para desplazar el objeto. Cambiar autoforma Si tenemos un objeto que ha sido dibujado con la Autoforma, podemos cambiar con esta opción, su forma sin necesidad de redibujarlo. Los atributos del objeto se mantendrán intactos y los textos del mismo permanecerán iguales. Valores predeterminados de autoforma Si constantemente estamos cambiando los atributos que por omisión tenemos definidos en la plantilla, podemos definir nuevos atributos utilizando dos opciones. La primera de ellas es utilizar del botón Páginaº 25