Para comenzar Excel debes de hacer click dos veces. (sí está disponible) en el desktop o hacer click en el botón start, luego en

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1 Para comenzar Excel debes de hacer click dos veces sobre su icono (sí está disponible) en el desktop o hacer click en el botón start, luego en programs y por último en Microsoft Excel. Excel es una hoja electrónica de cálculos (spreadsheet) la cual sirve para llevar registros, cuentas y otro tipo de datos que requieran cálculos. Cuando empezamos a usar Excel nos encontramos con la siguiente pantalla: Los archivos de Excel se conocen como workbook(s) por que están compuestos de páginas individuales (llamadas worksheets) las cuáles 1

2 navegamos haciendo click sobre las pestañas (tabs) que dicen sheet1, sheet2, etc. Cada página (u hoja) puede estar compuesta por hasta 256 columnas y por 16,384 filas. Cada recuadro en las columnas y filas se llama celda ( cell ). En Excel las columnas (que corren verticalmente) son identificadas con letras A, B, Z, AA, BB, hasta IV. Las filas (que corren horizontalmente) son identificadas con números del 1 al 16,384). Como en todo programa de Windows, Excel nos permite trabajar tanto con el mouse como con el teclado. Las siguientes teclas (o combinaciones de éstas) pueden ser usadas en Excel: Flechas- Page Up- Page Down- Home- Nos ayudan a mover una celda a la vez en la dirección apretada. Nos ayuda a movernos hacia abajo, una pantalla a la vez. Nos ayuda a movernos hacia abajo una pantalla a la vez. Nos ayuda a movernos hacia la celda A de la fila en la que nos encontramos. CTRL + Home- Nos ayuda a movernos a la celda A1. CTRL + End- CTRL + Page Up- CTRL + Page Down- Nos ayuda a movernos a la celda final (derecha). Nos ayuda navegar de página a página en manera Ascendente. Nos ayuda a navegar de página a página en forma descendente. 2

3 Como seleccionar celdas usando el mouse : - Usamos el proceso de dragging para seleccionar un conjunto de celdas adyacentes. - Usamos la tecla CTRL en conjunto con el mouse para seleccionar celdas no adyacentes. - Para seleccionar la hoja entera hacemos click en el cuadro indicado en la siguiente imagen. - Para seleccionar una columna hacemos click sobre cualquiera de las letras que indican la columna. - Para seleccionar una fila hacemos click sobre cualquiera de los números que indica la fila. Como entrar datos en las celdas: - Excel trata cualquier combinación de números, letras o espacios como texto. (Todo texto es alineado a la izquierda y puede ser cambiado usando CTRL + R derecha) CTRL + E (centralizado). - Solamente los caracteres que caben en la celda son mostrados por Excel. (Para ver todo el texto, en líneas múltiples, seleccione Format Cell Alignment Wrap Text.) - Para incluir un enter en el texto tiene que apretar Alt + Enter. - Los cambios no son almacenados en la celda hasta que salimos de ésta (ejemplo: apretando Enter). 3

4 - Para editar el texto ya escrito haga double click en la celda y edite el contenido. Para guardar los cambios apriete Enter; para cancelar los cambios apriete ESC. - Para borrarlo seleccione la(s) celda(s) y apriete Delete. - Para entrar números, simplemente escríbalos en la celda. Los números pueden ser negativos (usando o entre paréntesis). - Si desea organizar sus datos en orden alfabético seleccione las celdas y en el Menú seleccione Data Sort o use los íconos y. - Para ajustar el ancho de una columna selecciónela y desde el Menú escoja Format Column Auto Fit Selection. - Excel puede automáticamente llenar texto típicamente repetitivo como meses del año, días de semana, y números en serie usando la instrucción Auto Fill para usarla seleccione Edit Fill Series Auto Fill. - Para entrar fracciones precédalos por un número entero. Ejemplo: para entrar ¾ escriba o 3/4. (si escribe solamente la fracción, Excel lo trata como una fecha) - Todos los números son alineados a la derecha (éste se puede cambiar de la misma manera que el texto). - Se le puede aplicar un formato numérico a los números usando desde el menú Format Cell Number - Si necesita cambiar el formato de sus números a su tratados como texto (por ejemplo: un código postal use Format Cells Number Text. 4

5 - Otras opciones desde Format Cells - Excel nos permite también cambiar el Font, tamaño, color de las letras usadas en Excel. - Excel también nos permite añadir líneas alrededor de las celdas o cambiarle el color (o añadirle un patrón) a la celda. - Para escribir la hora escríbala seguida de am o pm por ejemplo: 3:00 pm. Como entrar Fórmulas: 1. todas las fórmulas empiezan con el simbolo de igual (=). Al usar fórmulas Excel nos permite analizar nuestro datos usando aritmética, comparaciones, etc. Para escribir fórmulas necesitamos operadores: Operadores: + sumar resta (o números negativos) (2-1) 1 / división 9/3 * multiplicación 3*3 % porciento 20% ^ exponentes 5^2 = igual > mayor que < menor que >= mayor o igual que <= menor o igual que <> no es igual a 5

6 2. Para indicar un grupo de celdas usamos sus coordenadas unidas por dos puntos (:) ejemplo: =sum (A1:B2) usa las celdas A1 hasta B2 Para hacer esto necesitamos saber hacer referencia a las celdas Ejemplo: A1 = Referencias- Es importante usar referencias en vez de los números actuales en Nuestras fórmulas por que esto nos permite alterar los datos (números) mientras preservamos los cálculos. Cuando copiamos una fórmula y la pegamos en otra celda Excel no copia el valor o resultados si no que este copia la referencia relativa de ésta. 6

7 Funciones- Microsoft Excel posee funciones pre-programadas las cuales son simplemente fórmulas matemáticas, estadísticas, lógicas, etc. Microsoft Excel tiene un wizard que automatiza el proceso de crear fórmulas. Para usarlo use Insert Fórmula o haga click en el ícono. Auto Sum- para sumar un grupo de celdas seleccionadas escogiendo una celda adicional para mostrar los resultados en ésta y haga click sobre. Para crear una gráfica seleccione las celdas y haga click sobre el ícono o en el Menú seleccione Insert Chart on this sheet (o as new sheet.) 7