PROCEDIMIENTO DE AUDITORIAS INTERNAS

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1 Página 1 de 8 1. OBJETIVO El objetivo del presente procedimiento es establecer la metodología utilizada por Copefrut S.A. para la ejecución de Auditorias Internas, evaluando el funcionamiento y eficacia del Sistema de Gestión Integral. 2. ALCANCE Este procedimiento se extiende a todas las dependencias y áreas de Copefrut S.A. que forman parte del Sistema de Gestión Integral, e incluye los procesos de Planificación, Ejecución, Seguimiento y Cierre de las Auditorias Internas. 3. ASIGNACIÓN DE RESPONSABILIDADES Y DEFINICIONES 3.1. Responsabilidades La responsabilidad de la confección del Programa anual de auditorías de Copefrut S.A. es del coordinador del Sistema de Gestión Integral, los Supervisores de Gestión Integral de las plantas y Equipo Certificación & Gestión son responsable de elaborar programa interno de auditorías e inspecciones de las plantas de proceso y predio de productores. La responsabilidad de la aprobación del Programa anual de auditorias es del y/o LPMO. La responsabilidad de la ejecución de las auditorías internas son: Inspectores, Auditor líder y/o Auditor interno. La responsabilidad de implementación de acciones correctivas es del Líder de Planta, Jefe de Planta/Zonal, supervisores de GI, jefes de áreas y Productores Definiciones GI Gestión Integral Actividades coordinadas para dirigir y controlar la organización CGI Comité Gestión Equipo de trabajo conformado por la alta gerencia, cuyo Integral objetivo es identificar y discutir cualquier tema de seguridad, CAD LCGI Centro de Administración de Documentos Líder Comité Gestión Integral legalidad, calidad y ambiental. Centro que administra el Sistema de Gestión Integral y documentación del Sistema. Es el representante del CGI frente a la gerencia general. LP Líder de Planta Es el responsable de la implementación y coordinación del SGI en planta. LPMO Líder PMO Es el responsable de la implementación y coordinación del SGI en Huertos. Preparado por Coordinador Sistema Gestión Integral Atenas Fecha 06/06/2016

2 Página 2 de 8 PMO Coordinador del Sistema de Gestión Integral Produce Marketing Organisation Es el responsable de la implementación general y coordinador del SGI. Asociación de productores que operan bajo los mismos lineamientos de producción y comercialización de sus productos. 4. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD 4.1. Auditores Internos / Competencia Auditores Internos El Líder del Comité de Gestión Integral conjuntamente con el Coordinador del SGI o Líder del PMO nombra los auditores internos. En el Centro de Administración de Documentos y Central PMO, se mantiene una carpeta con los antecedentes de calificación del auditor. Para la realización de las auditorias de plantas, el equipo auditor debe cumplir con los siguientes requisitos: - Tener independencia del área auditada. Esta independencia puede considerar personal del mismo departamento, pero no auditar su propia área de responsabilidad o trabajo. - Disponer en el equipo, de auditores que tengan conocimientos de los aspectos ambientales y de higiene del proceso industrial a auditar. - Disponer en el equipo, auditores que conozcan la legislación en materia medio ambiente y de higiene. - Haber participado en al menos 1 auditoria con anterioridad. - Todo auditor que haya participado en más de 3 auditorias pueda actuar como auditor líder. Los auditores deben cumplir los siguientes requerimientos educacionales: - Tener título profesional de Técnico Agrícola o Ingeniero Agrónomo.(Auditor de Huerto) Auditor de Planta, mínimo 3 años de experiencia a cargo en el rubro agroindustrial si no tiene título profesional relacionado al sector agrícola. - Entrenamiento formal en HACCP y sus principios o capacitación basadas en los principios del Codex Alimentarius. - Entrenamiento formal en higiene. - Entrenamiento formal en pesticidas. - Mínimo 2 años de post-graduado o tres años de experiencia en la industria hortícola. - Deben demostrar conocimiento del Protocolo GLOBALGAP y de la legislación nacional en su versión vigente.(auditor de Huerto) - Deben demostrar conocimiento del Protocolo BRC, Norma ISO 9001, Norma ISO1400, Norma NCh 2861 (HACCP) y de la legislación nacional en su versión vigente.(auditor de Packing) Preparado por Coordinador Sistema Gestión Integral Atenas Fecha 06/06/2016

3 Página 3 de 8 Los auditores o inspectores deben demostrar independencia, la que está dada por no haber implementado el huerto, ni capacitado al personal del huerto a auditar, además mantener confidencialidad con la información recibida del huerto. Los auditores son homologados por el Coordinador del SGI o Líder del PMO, el cual tiene en cuenta, además de la formación y prácticas exigidas, las cualidades personales de los candidatos Metodología de Actuación Planificación El Coordinador de Sistemas de Gestión Integral en conjunto con los líderes de planta y Líder de PMO, preparan una vez al año el documento Programa Anual de Auditorias. En este programa se fija el mes en que cada una de las áreas, plantas de Copefrut S.A. y huertos serán auditados. De esta forma, cada una de ellas es sometida a por lo menos a una auditoria en el año. El auditor correspondiente, de acuerdo con el Programa anual de auditorias y el Programa específico, al llegar el momento asignado se pone en contacto con el Líder del Sistema de la Planta, el Jefe de Planta/Zonal y Productor (es) cuando corresponda, para establecer el alcance y el calendario de la actividad Preparación De acuerdo al citado Programa, al Auditor(es) le(s) corresponde emitir el Plan de auditoria interna con una anticipación de al menos 5 días, vía correo electrónico, fax o personalmente, el cual indica: Fecha, Hora, Alcance, Persona (s) auditada (s) y el código de la auditoria, el cual esta dado por la fecha de realización. El alcance esta dado por las áreas que serán auditadas. El auditado tiene que dar aviso de recibo e informa cual será la contraparte en la auditoria. Los auditores, se preparan para la Auditoria Interna, elaborando la Lista de verificación, documento que corresponde a las preguntas que se van a realizar a los auditados, para el cual el auditor debe leer la documentación correspondiente al auditado, como así mismo los informes de auditorias internas. El Auditor dispone de check list para Estándar BRC, Buenas prácticas de manufactura (BPM) y Análisis de peligros y control de puntos críticos HACCP y Protocolo Globalgap, Tesco Nurture y otras (para el caso de auditorias de huertos) Ejecución El Coordinador del SGI o Líder del PMO son responsables de que sean practicadas las Auditorias Internas dentro de la organización, las que se encuentra contempladas en el Programa Anual de Auditorias. La auditoria se realiza en el lugar de trabajo de la persona auditada. Preparado por Coordinador Sistema Gestión Integral Atenas Fecha 06/06/2016

4 Página 4 de 8 La auditoria comienza con una reunión en la que participan el auditor, con el responsable del SGI o de huerto, según corresponda, y todas las personas que vayan a participar como entrevistados, acompañantes en las visitas o facilitadores de documentación. El auditor previa consulta con los auditados, señala la documentación que necesita revisar durante el transcurso de la auditoría, a fin de que la vayan preparando los facilitadores correspondientes. Durante el tiempo que dura la auditoria, el auditor se dedica a visitas, entrevistas y revisión de la documentación (según necesidad de la auditoria), al final de la auditoria dedica tiempo al examen personal de la situación y redacción de los informes parciales de la actividad. El Auditor analiza con el auditado las No Conformidades encontradas y éstas son registradas en el formulario correspondiente, indicando un responsable y una fecha tope para su ejecución. Posteriormente el auditor y la persona auditada ponen su V B en el formulario en señal de aceptación de la no conformidad detectada Informe de la Auditoria Después de realizada la Auditoria, el auditor elabora un informe de está, mencionando su impresión general de ella, indicando si ha sido aprobada o reprobada sobre la base de juicio experto. En el caso de ser reprobada la auditoria, ella debe repetirse, y establecerse un nuevo plazo para su ejecución. El informe final de la auditoría se distribuye al Jefe de Planta/Zonal y al Coordinador de Sistema de Gestión (CSG). En el caso de auditorías de huerto, se distribuye al productor y Líder del PMO. El informe de Auditoría Interna es preparado por el equipo auditor de acuerdo a los elementos contenidos en el formulario Informe de Auditoría Interna, que incluyen el siguiente ítem: Datos generales de la situación visualizada en la visita, incluyendo antecedentes generales del personal auditado. No Conformidades observadas. Observaciones u oportunidades de mejora. Lista de distribución. Anexos, si corresponde. Forman parte del informe, los elementos contenidos en el ítem de no conformidades, en el cual se describe la no conformidad detectada, la causa básica, el Plan de Acción para resolver dicha no conformidad con sus respectivos responsables, plazos comprometidos y reales, la aceptación por parte del auditado y la aprobación por parte del auditor. Una vez Preparado por Coordinador Sistema Gestión Integral Atenas Fecha 06/06/2016

5 Página 5 de 8 realizadas las acciones, el auditor firma el informe dando su conformidad al cierre de la auditoria y verificando la efectividad de las acciones Los informes de auditorias internas forman una de las bases para la evaluación anual del Sistema de Gestión de la organización. Los informes de auditorias se mantendrán en el registro respectivo y su custodia es responsabilidad del Coordinador del Sistema de Gestión Integral o el Líder del PMO en el caso de los huertos Seguimiento De Acciones El Coordinador del SGI y Líder del PMO tienen la responsabilidad de verificar que las auditorias internas se están realizando, del seguimiento de las acciones correctivas, preventivas y de solicitar a los auditores cerrar las auditorias. Mientras no se realicen todas las acciones definidas en el Plan de acción de la auditoria, esta es considerada en ejecución, y su estado es de auditoria abierta Cierre de las Acciones Acordadas Una Auditoria no puede permanecer más de 1 mes abierta después de cumplido el plazo para la realización de las Acciones Acordadas. Concluido este plazo y dependiendo de la naturaleza de las causas que impidan su cierre, el auditor en conjunto con el jefe de área auditada acuerdan un nuevo plazo. De esta manera se cierra la Auditoria y se levanta una No Conformidad por el mismo concepto, estableciéndose una nueva fecha tope para su implementación y cierre definitivo Auditorias No Programadas Auditorias No Programadas se deben practicar cuando no se haya aprobado la última auditoria. El Coordinador del Sistemas de Gestión Integral o Líder del PMO si corresponde debe planificar y ejecutar esta Auditoria en conjunto con los auditores, si se justifica. Se puede ejecutar Auditorias No Programadas frente a eventos como exigencias de los clientes, reclamos de partes interesadas, cambios de la organización, nuevos proyectos que cambien en forma importante los aspectos ambientales del área, cambios en la legislación, etc. El Coordinador de Sistemas de Gestión junto con los líderes de SGI o Líder del PMO en conjunto con los productores, deciden y coordinan la ejecución de estas Auditorias No Programadas Documentación para la Ejecución de la Auditoria Los documentos requeridos para la realización de una auditoría interna corresponden a formularios y documentos los cuales han sido definidos previamente y son uniformes para Preparado por Coordinador Sistema Gestión Integral Atenas Fecha 06/06/2016

6 Página 6 de 8 toda la organización. Todos ellos son debidamente completados por los responsables definidos en este procedimiento y corresponden a: Programa anual de auditorias Formulario RSGIC O -007 "Plan de auditoría interna" Formulario RSGIC O -008 "Informe de auditoría interna" Formulario "Plan de auditoría interna" e "Informe de auditoría interna" de Huertos Check List Estándar BRC, Globalgap, Tesco Nurture y otros. Check List Buenas practicas de manufactura (BPM) y Análisis de peligros y control de puntos críticos HACCP, y Check List Protocolo Globalgap (FS-011), según corresponda. El Coordinador de Sistemas de Gestión o Líder del PMO, archiva la documentación de las auditorias durante 5 años para la documentación referente a Huertos y 3 años en relación a Plantas de Embalaje Auditorias de Organismos Externos a la Empresa Estas se realizan en el caso de Proveedores / Contratistas importantes en los temas de calidad, seguridad, legalidad o medio ambiente. El Coordinador del SGI o Líder del PMO determina la eventualidad de la realización de tales auditorias, las que por ejemplo corresponden a quienes: Presten servicios a partir de los cuales se entreguen datos que verifican el cumplimiento de la ley. Deban asegurar que la empresa está en conocimiento de los requisitos legales que debe cumplir. Que afecte el desempeño ambiental en forma negativa Afecte la calidad del producto final. Estos pueden ser incluidos dentro del Programa de Auditorias. 5. REFERENCIAS Programa Anual de Auditorias (GSGIC O -001) Procedimiento Acciones Correctivas y Preventivas (PSGIC O -003) Check List Estándar BRC (RSGIC O -009) Check List Buenas prácticas de manufactura (BPM) y Análisis de peligros y control de puntos críticos (HACCP) (RSGIC O -0010) Check List Protocolo Globalgap (FS-011), Tesco Nurture y otros. 6. REGISTROS Código Tipo de Registro Almacenamiento Tiempo Responsable Lugar RSGIC o-007 Plan de Auditoria Interna Papel 3 Años y LP CAD Preparado por Coordinador Sistema Gestión Integral Atenas Fecha 06/06/2016

7 Página 7 de 8 Informe Auditoria Interna Papel 3 Años y LP CAD Plan de Auditoría Electrónico 5 años LPMO Oficina Interna PMO Informe de Electrónico 5 años LPMO Oficina Auditoría Interna PMO Nota 1: Dado por la edición del documento. RSGIC o-008 Nota 1 Nota 1 7. BITÁCORA DE MODIFICACIONES Bitácora de Modificaciones Fecha Versión Descripción Responsable V B Pág. 1, en el punto 3.1. se cambia los responsables de la confección y aprobación del Programa Anual de Auditorias. Pág. 2, en el punto 4.1. se elimina el primer párrafo. Pág. 2, en el punto 4.1, se deja como responsabilidad del y/o LPMO la homologación de Auditores Internos. Pág. 3, en el punto se elimina como requerimiento de puesta en vigencia del Programa de auditoria la firma del Líder del CGI. Pág. 3, en el punto se deja de forma explicita que el Protocolo EUREPGAP es utilizado en Auditorias de Huertos. Pág. 4, en el punto se modifica la distribución del informe final de auditoria. Pág. 5, en el punto se elimina la autoridad del para verificar el cumplimiento de las acciones correctivas. Pág. 5, en el punto se modifica el periodo de mantención de la documentación, de 3 a 5 años. Pág. 6, en el punto 5. se modifica el código del Check List Protocolo EUREPGAP. Pág. 6, en el punto 6. se modifica el periodo de mantención de la documentación, de 3 a 5 años para los registros. 13/03/ Pág. 2, en el punto 4 Auditores internos se agrega Competencia Auditores Internos Preparado por Coordinador Sistema Gestión Integral Atenas Fecha 06/06/2016

8 Página 8 de 8 24/05/ /05/ Pág. 1, en el punto 3.1 se modifican los responsables en la elaboración del programa de auditorías internas, ejecución de auditoría e implementación acciones correctivas. Pág. 2,3y5 punto se cambia Eurepgap por Globalgap y se agrega Tesco Nurture y otras. Pág. 2, en el punto 4.1 se incorpora responsabilidad y trabajo además se agrega Auditor de Planta, mínimo 3 años de experiencia a cargo en el rubro agroindustrial si no tiene título profesional relacionado al sector agrícola. 06/06/ Pág. 1, en el punto 3.1 se incorpora, los Supervisores de Gestión Integral de las plantas y Equipo Certificación & Gestión son responsable de elaborar programa interno de auditorías e inspecciones de las plantas de proceso y predio. Preparado por Coordinador Sistema Gestión Integral Atenas Fecha 06/06/2016