MANUAL DEL SISTEMA DE GESTIÓN Y CONTROL (SGC)

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1 MANUAL DEL SISTEMA DE GESTIÓN Y CONTROL (SGC) 1

2 MANUAL DEL SISTEMA DE GESTIÓN Y CONTROL Código: ANH-MA-GE-01 Versión: 3 Página: 2 de 36 MANUAL DEL SISTEMA DE GESTIÓN Y CONTROL ANH-MA-GE-01 RAZÓN DEL CAMBIO RESPONSABLE DEL CAMBIO FECHA DE APROBACIÓN DEL CAMBIO VERSIÓN Emisión Original Representante de la Dirección Resolución 314 del 26 de octubre de 2007 Modificaciones al mapa de procesos, caracterizaciones, revisión de política, revisión de Representante de la Dirección Resolución 598 del 26 de exclusiones. noviembre de 2008 Integración del proceso de comunicaciones internas y externas en el proceso de Gestión Estratégica. Se integran los manuales de calidad V2 y el manual MECI, ajuste de la política y objetivos de calidad, ajuste de requisitos, actualización mapa estratégico, actualización NTCGP 1000:2009, riesgos, mecanismos de seguimiento y puntos de control. Actualización de las caracterizaciones Representante de la Dirección Representante de la Dirección Resolución 460 del 24 de noviembre de 2009 Resolución 413 del 2 de noviembre de REALIZÓ REVISÓ APROBÓ NOMBRE CONCALIDAD LTDA CARGO Contratista NOMBRE GERMÁN MORENO CARGO Asesor de la Dirección General NOMBRE JOSÉ ARMANDO ZAMORA CARGO Director General 2

3 CONTENIDO 1. INTRODUCCIÓN PAG 4 2. MARCO LEGAL Y REFERENCIAS NORMATIVAS 3. DESCRIPCIÓN GENERAL DE LA ENTIDAD 4. ALCANCE Y EXCLUSIONES DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD GESTIÓN DEL MANUAL ENFOQUE BASADO EN PROCESOS 7. DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN Y CONTROL 8. DESPLIEGUE DEL SISTEMA DE GESTIÓN Y CONTROL ARMONIZACIÓN NTCGP 1000:2009 MECI 1000: ANEXOS 34 3

4 1. INTRODUCCIÓN Este documento contiene la descripción del sistema de gestión y control de la AGENCIA NACIONAL DE HIDROCARBUROS, el cual sigue los lineamientos de la norma NTCGP 1000:2009: "Norma técnica de calidad en la gestión pública fortaleciendo la articulación con el Modelo Estándar de Control Interno. En esta medida, la implementación de la anterior norma permite el cumplimiento de la NTC ISO 9001:2008 Sistemas de Gestión de la Calidad. Requisitos, puesto que integra un enfoque de procesos fortaleciendo el control de los mismos y optimizando esfuerzos para el logro de los objetivos de la Entidad. Este sistema tiene como fin dirigir y evaluar el desempeño institucional, en términos de eficacia, eficiencia, efectividad y satisfacción social con la prestación de los servicios a cargo de la ANH. Tanto los Sistemas de Gestión como los de Control Interno son herramientas que tienen como propósito central contribuir al fortalecimiento de la misión de la Entidad. Es así como, se robustece la capacidad administrativa, el desempeño institucional, y la gestión de los principales recursos de la Entidad: humanos, técnicos, físicos, tecnológicos y financieros. 4

5 2. MARGO LEGAL Y REFERENCIAS NORMATIVAS Decreto 1760 de 26 de junio de 2003 Creación de la ANH Ley 872 de diciembre 30 de 2003 Ley 87 del 29 de noviembre de 1993 Decreto 4485 del 18 de noviembre de 2009 Resolución ANH 313 del 26 de octubre del 2007 NTCGP 1000:2009 Decreto 1599 de 23 de mayo de 2005 Guía para la administración del riesgo noviembre de 2009 NTC ISO 9001:2008 5

6 2. MARGO LEGAL Y REFERENCIAS NORMATIVAS Ley 87 del 29 de noviembre de 1993: Por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones. Ley 872 del 30 de diciembre de 2003: Por la cual se crea el sistema de gestión de la calidad en la Rama Ejecutiva del Poder Público y en otras entidades prestadoras de servicios. Decreto 1760 del 26 de junio de 2003: Por el cual se escinde la Empresa Colombiana de Petróleos, Ecopetrol, se modifica su estructura orgánica y se crean la Agencia Nacional de Hidrocarburos y la Sociedad Promotora de Energía de Colombia S.A. Decreto 1599 del 23 de mayo de 2005: Por el cual se adopta el modelo estándar de control interno para el estado colombiano. Decreto 4485 del 18 de noviembre de 2009 Por medio de la cual se adopta la actualización de la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública. Resolución 313 del 26 de octubre del 2007: Por el cual se adoptan el manual de implementación del modelo estándar de control interno MECI 1000: 2005 en la Agencia Nacional de Hidrocarburos. Manual de implementación. Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI 1000:2005 Segunda versión diciembre de Resolución 406 del 26 de octubre de NTC ISO 9001:2008. Sistemas de gestión de la calidad. Requisitos. NTC GP 1000:2009 Norma técnica de calidad en la gestión pública. Guía de administración del riesgo, DAFP noviembre de

7 3. DESCRIPCIÓN GENERAL DE LA ENTIDAD 3.1. Antecedentes En el 2003 se consolidó la reestructuración del sector hidrocarburífero colombiano con la creación de la Agencia Nacional de Hidrocarburos como respuesta a la situación crítica que atravesaba Colombia debido a la disminución de las reservas de petróleo, lo cual eventualmente llevaría al país a convertirse en importador de crudo. (Decreto 1760 de 2003.) Esta reestructuración contemplaba la decisión de hacer más competitiva a Ecopetrol al separar su doble rol de entidad reguladora y empresa petrolera. Por esta razón se dispuso que únicamente se dedicara a explorar, producir, transportar, refinar y comercializar hidrocarburos, es decir, trabajar exclusivamente en el negocio petrolero en todas las fases de la cadena, compitiendo en igualdad de condiciones con otras compañías del sector. De esta forma, la Agencia Nacional de Hidrocarburos adquirió de Ecopetrol su labor de administrador y regulador del recurso hidrocarburífero de la nación, y comenzó la transformación de Colombia en un país nuevamente prospectivo y atractivo para los inversionistas nacionales y extranjeros. Durante el año 2003 todos los esfuerzos de la Agencia estuvieron orientados a diseñar estrategias que devolvieran la competitividad del sector, logrando incluir nuevamente al país en el mapa petrolero del mundo, incrementar el índice de prospectividad y atraer a los inversionistas privados. 7

8 3. DESCRIPCIÓN GENERAL DE LA ENTIDAD Como resultado de este importante trabajo se ha firmado un gran número de contratos desde la adopción del nuevo esquema contractual en junio de La actividad exploratoria se ha incrementado después de una drástica caída observada hasta el año Desde la creación de la ANH ha aumentado el área bajo exploración, el número de contratos E&P firmados, los kilómetros equivalentes 2D de sísmica adquiridos y los pozos perforados. Igualmente, la ANH se encuentra invirtiendo grandes recursos en la adquisición de información geológica que permita identificar oportunidades en campos maduros y áreas de frontera. En la actualidad Colombia presenta un régimen atractivo, estabilidad económica y política (entre las mejores de Latinoamérica), una Agencia plenamente operativa, una elevada confianza entre los inversionistas y un gran potencial geológico; considerando las reservas probadas, probables y posibles y los recursos prospectivos identificados en áreas en evaluación, exploración y producción, se alcanzarían los MBPE (millones de barriles de petróleo equivalente). En relación con el potencial, éste se encuentra aproximadamente entre los y MBPE (millones de barriles de petróleo equivalente). 8

9 3. DESCRIPCIÓN GENERAL DE LA ENTIDAD 3.2. Estructura Orgánica Órganos de dirección y administración La dirección y administración de la Agencia Nacional de Hidrocarburos, ANH, está a cargo de un Consejo Directivo y del Director General, quien tendrá la representación legal de la misma Estructura Para el ejercicio de sus funciones, la Agencia Nacional de Hidrocarburos, ANH, tiene la siguiente estructura de acuerdo con lo establecido en el Decreto 1760 de 2003: CONSEJO DIRECTIVO DIRECCIÓN GENERAL OFICINA ASESORA JURÍDICA SUBDIRECCIÓN TÉCNICA SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA 9

10 3. DESCRIPCIÓN GENERAL DE LA ENTIDAD Consejo Directivo, composición y reuniones El Consejo Directivo está integrado por cinco (5) miembros, así: El Ministro de Minas y Energía quien lo preside y sólo puede delegar en el Viceministro de Minas y Energía. El Ministro de Hacienda y Crédito Público o su delegado. El Director del Departamento Nacional de Planeacióno su delegado. Dos (2) representantes del Presidente de la República. El Director General de la Agencia Nacional de Hidrocarburos, ANH, quien asiste a las reuniones ordinarias y extraordinarias del Consejo Directivo con voz pero sin voto. El Consejo Directivo se reúne ordinariamente por lo menos una vez al mes, y extraordinariamente cuando sea convocado por el Ministro de Minas y Energía o por el Director General de la Agencia Director General La administración de la Agencia está a cargo del Director General, quien tiene la calidad de empleado público de libre nombramiento y remoción por parte del Presidente de la República. 10

11 3. DESCRIPCIÓN GENERAL DE LA ENTIDAD Alta Dirección para el sistema de Gestión y Control Dentro del sistema de gestión y control la Alta Dirección, está conformada por el Director General y los Subdirectores. La Alta Dirección tiene como responsabilidad informar al Consejo Directivo los resultados del seguimiento y control del sistema de calidad Representante de la Dirección La Alta Dirección ha designado como Representante para el Sistema de Gestión y Control, al Asesor 1020 grado 14 de la oficina de control interno, mediante Resolución 406 del 26 de octubre de 2010, el cual con independencia de otras responsabilidades cumple las siguientes funciones: Asegurar que se establecen, implementan y mantienen los procesos necesarios para la implementación del sistema de Gestión y Control. Informar a la Alta Dirección sobre el desempeño del sistema de Gestión y Control; además de cualquier necesidad de mejora. Asegurarse de que se promueve la toma de conciencia de los requisitos del cliente en todos los niveles de la entidad. Asegurar el cumplimiento de los requisitos en la normas: NTCGP1000:2009, NTC-ISO 9001:2008, MECI 1000:

12 3. DESCRIPCIÓN GENERAL DE LA ENTIDAD 3.3. Direccionamiento Estratégico La Entidad cuenta con el Sistema de Información Gerencial, SIG, como una herramienta que permite planear, ejecutar y hacer seguimiento al direccionamiento estratégico por parte del Director General, con el apoyo del grupo de Planeación. El direccionamiento estratégico permite su despliegue a través de la Figura 1. ADMINISTRACIÓN MEGA 2020 PLAN INDICATIVO PLAN ESTRATÉGICO PLAN DE ACCIÓN 2010 (PLANES, PROGRAMAS, PROYECTOS, METAS) DEL MAPA ESTRATÉGICO POLÍTICA DE CALIDAD RIESGO OBJETIVOS INDICADORES RESULTADOS Figura 1. 12

13 3. DESCRIPCIÓN GENERAL DE LA ENTIDAD 3.3. Direccionamiento Estratégico El sistema de información gerencial cuenta con el mapa estratégico de la Entidad ver Figura 2, donde se priorizan los temas sobre los cuales debe actuar la Dirección. Contribuir a asegurar el abastecimiento Macroeconómicos M1. Generar actividad económica M2. Proveer Energía M3. Generar recursos al Estado Sectoriales S1. Incorporar los millones de barriles equivalentes S3. Mantener área sedimentaria en exploración S4 Cumplir con las expectativas de los clientes S2. Mantener empresas presentes y atraer nuevas a Colombia S5 Generar actividad sectorial Entorno E1. Contribuir a la sostenibilidad de la actividad de E&P G3. Agilizar la asignación directa de áreas Aprovechamiento del recurso G2. Promocionar el país para inversión G1. Adquirir y mejorar el conocimiento del potencial geológico Gestión del conocimiento Misionales Administrativos A1. Asegurar el cumplimiento de los contratos misionales A2. Alinear a la organización para el cumplimiento de la estrategia Capital Organizacional A3. Mantener al personal clave y garantizar la permanencia del conocimiento para la ejecución de la estrategia Capital Humano A4. Asegurar el desarrollo administrativo A5. Minimizar el costo administrativo Financieros F1. Generar recursos propios y excedentes para la nación Asegurar cumplimiento y generación financiera F2. Ejecutar el presupuesto Figura 2. 13

14 3. DESCRIPCIÓN GENERAL DE LA ENTIDAD Visión Seremos reconocidos como una Entidad modelo en el mundo por: El conocimiento del potencial del subsuelo colombiano y el logro de su aprovechamiento; La eficiencia y transparencia en la administración de hidrocarburos y el trabajo conjunto con la industria y la comunidad; y El profesionalismo de nuestro equipo, el alto nivel tecnológico y la eficiencia y agilidad en procesos claves Misión La ANH es la autoridad encargada de promover el aprovechamiento óptimo y sostenible de los recursos hidrocarburífero del país, administrándolos integralmente y armonizando los interés de la sociedad, el Estado y las empresas del sector. 14

15 3. DESCRIPCIÓN GENERAL DE LA ENTIDAD Política y Objetivos de Calidad Política de calidad La ANH se compromete a administrar integralmente el recurso hidrocarburífero del país conociendo el potencial del subsuelo y aprovecharlo óptimamente, con responsabilidad social y ambiental en beneficio y satisfacción de la comunidad, el Estado, las empresas del sector y los inversionistas; apoyada por un equipo humano ético, competitivo y comprometido con el desarrollo de procesos eficaces, eficientes y efectivos que mejoran a través de su sistema de gestión. Versión 2. Agosto 2 de

16 3. DESCRIPCIÓN GENERAL DE LA ENTIDAD Objetivos de calidad Los objetivos de calidad de la ANH, se desprenden de los objetivos estratégicos establecidos en el sistema de información gerencial. DIRECTRIZ DE LA POLÍTICA Administrar integralmente el recurso hidrocarburífero del país Conociendo el potencial del subsuelo y aprovecharlo óptimamente. Responsabilidad social y ambiental Satisfacción de la comunidad, el Estado, las empresas del sector y los inversionistas Apoyada por un equipo humano ético, competitivo y comprometido OBJETIVO DE LA CALIDAD G2. Promocionar el país para inversión F1. Generar recursos propios y excedentes para la nación A1. Asegurar el cumplimiento de los contratos misionales G1. Adquirir y mejorar el conocimiento del potencial geológico S3. Mantener el área sedimentaria en exploración E1. Contribuir a la sostenibilidad de la actividad de E&P S4. Cumplir con las expectativas de los clientes S2. Mantener empresas presentes y atraer nuevas a Colombia G3. Agilizar la asignación de áreas M2. Proveer energía M1. Generar actividad económica A3. Mantener al personal clave y garantizar la permanencia del conocimiento para la ejecución de la estrategia A4. Asegurar el desarrollo administrativo A2. Alinear a la organización al cumplimiento de la estrategia Desarrollo de procesos eficaces, eficientes y efectivos que mejoran a través de su sistema de gestión A2. Alinear a la organización para el cumplimiento de la estrategia Versión 2 Agosto 2 de

17 3. DESCRIPCIÓN GENERAL DE LA ENTIDAD Política de administración del riesgo La administración de riesgos en la ANH se realiza siguiendo lo establecido en el procedimiento ANH-ESM-PR-03 y se gestiona por los responsables de cada proceso del sistema de gestión y control. La identificación, análisis, valoración del riesgo es responsabilidad de los líderes de proceso y su equipo de trabajo. Durante la valoración del riesgo deben identificar y establecer controles efectivos que permitan que los riesgos analizados y valorados sean llevados a zona aceptable o tolerable. Los controles deben ser implementados y mantenidos por los Servidores públicos que participan en los procesos. El tratamiento del riesgo se hace con las siguientes opciones de manejo: EVITAR, REDUCIR, ASUMIR, COMPARTIR y TRANSFERIR. El seguimiento a los controles definidos para el manejo de los riesgos es responsabilidad del Asesor de la Oficina de Control Interno. Los responsables de proceso, aplicarán periódicamente la metodología establecida para mantener actualizados los mapas de riesgo de cada uno de los procesos del sistema de gestión y control. Los riesgos y sus controles serán verificados de acuerdo con el resultado obtenido en la evaluación del riesgo, iniciando por los riesgos inaceptables y continuando con los riesgos importantes, moderados, tolerables y aceptables, de forma periódica por parte de la oficina de control interno. 17

18 3. DESCRIPCIÓN GENERAL DE LA ENTIDAD 3.4. Ambiente de control Acuerdos compromisos o protocolos éticos: Mediante resolución número 145 de 3 de mayo de 2006 se adoptó el código de Ética de la Agencia Nacional de Hidrocarburos. Contempla los siguientes Principios: Integridad y Ética Y los valores: Honestidad y ética Respeto y tolerancia Compromiso y lealtad Adaptación a los cambios Trabajo en equipo Imparcialidad y equidad Responsabilidad social y ambiental Oportunidad y calidad en el servicio Disposición al control ciudadano Competitividad y pro actividad. RESPETO Y TOLERANCIA 18

19 3. DESCRIPCIÓN GENERAL DE LA ENTIDAD 3.5 Políticas de operación Las políticas de operación se encuentran dentro de los procedimientos, instructivos, manuales o adoptadas por resolución. Éstas son las políticas vigentes en la entidad: Políticas para seguridad de la información Política de calidad Política socio ambiental Políticas para la asignación de áreas Política de seguridad Industrial y salud ocupacional Política para la administración de riesgos Políticas de comunicaciones Política de comportamiento ético. Política de desarrollo administrativo Política de gestión humana 19

20 3. DESCRIPCIÓN GENERAL DE LA ENTIDAD 3.6. Comunicación La comunicación en la Entidad se gestiona a través del proceso de Gestión Estratégica, para facilitar el logro de sus objetivos y la interacción entre sus procesos y partes interesadas a través del suministro de información Comunicación organizacional La entidad ha definido el procedimiento de comunicación interna y externa con el fin de implementar estrategias, medios y canales de la comunicación organizacional a nivel interno y externo para mantener informados a los funcionarios y partes interesadas sobre los diferentes temas de interés institucional, y fortalecer la imagen de la ANH. 20

21 3. DESCRIPCIÓN GENERAL DE LA ENTIDAD Comunicación informativa Se gestiona a través de: PROCESO MECANISMO Atención al ciudadano Peticiones, quejas y reclamos Página Web Gestión estratégica Rendición de cuentas Todos los procesos Comunicaciones informativas 21

22 3. DESCRIPCIÓN GENERAL DE LA ENTIDAD 3.7. Clientes y servicios de la ANH La ANH para ofrecer y cumplir con sus servicios se apoya en lo establecido en: La constitución política de Colombia, en su decreto de creación, Decreto 1760 de 2003, en las leyes que reglamentan los deberes de la Entidad y en la normatividad aplicable en cada proceso. Los clientes que atiende la Entidad son: Inversionistas, Comunidades, Empresas del Sector, Entidades Territoriales, Gobierno Nacional y Entes de control. Los servicios que debe prestar la entidad, los procesos responsables por su cumplimiento y marco legal que los rige se presentan a continuación: 22

23 3.7. Clientes y servicios de la ANH CLIENTE SERVICIOS PROCESO RESPONSABLE MACO DE REFERENCIA LEGAL Inversionistas Comunidad Empresas del Sector Información Técnica Material Geológico Mapa de Tierras Paquete de Información Gestión de la información técnica Ley 1213 de 2008 por el que se modifica el artículo 20 del decreto ley 1760 de 2003 sobre la administración de la Litoteca Nacional de Colombia. Acuerdo 24 del 2006 por el cual se adopta el manual de suministros de información técnica y geológica a la ANH. Inversionistas Comunidad Información de Actividades y Eventos Promoción Decreto 1760 de Inversionistas Contrato E&P y TEAS Asignación de áreas Acuerdo 008 de 2004 y sus modificatorios. Por la cual se adopta el reglamento para la contratación de áreas para el desarrollo de actividades de exploración y explotación de hidrocarburos. 23

24 3.7. Clientes y servicios de la ANH CLIENTE Empresas Operadoras Ministerio de Minas y Energía Comunicados Informes SERVICIOS PROCESO RESPONSABLE Seguimiento a contratos de exploración MACO DE REFERENCIA LEGAL Contrato E&P y TEAS Empresas operadoras Ministerio de Minas y Energía Comunicados Informes Contratos de producción Seguimiento a contratos de producción Contrato E&P y TEAS Entes territoriales Decreto 2010 de 2005, referencias que hagan las disposiciones legales vigentes a la comisión nacional de regalías. Entidades regulatorias Ministerio de Minas y Energía Giros de regalías Informes Administración de regalías Decreto 1747 de 1995 por el cual se reglamenta parcialmente la ley 141 de 1994, referente a la distribución de los recursos del fondo nacional de regalías. 24

25 3.7. Clientes y servicios de la ANH CLIENTE SERVICIOS PROCESO RESPONSABLE MACO DE REFERENCIA LEGAL Empresas Operadoras Ministerio de Minas y Energía Comunicados Informes Contrato de producción Seguimiento a contratos de producción Contrato E&P y TEAS Nota: La aplicación legal de los demás procesos del sistema; puede ser consultado a través de la reglamentación relacionada en la caracterización de cada proceso. 25

26 4. ALCANCE Y EXCLUSIONES DEL SISTEMA DE GESTIÓN Y CONTROL 4.1. Alcance El sistema de gestión de la calidad de la Agencia Nacional de Hidrocarburos, ANH, está implementado para LA ADMINISTRACIÓN INTEGRAL DE LAS RESERVAS DE HIDROCARBUROS DE PROPIEDAD DE LA NACIÓN, LO CUAL INCLUYE: EL CONOCIMIENTO DEL SUBSUELO, LA PROMOCIÓN Y ASIGNACIÓN DE ÁREAS, EL SEGUIMIENTO A LOS CONTRATOS DE EXPLORACIÓN Y PRODUCCIÓN, LA ADMINISTRACIÓN DE REGALÍAS Y EL MANEJO DE LA INFORMACIÓN TÉCNICA Exclusiones Ninguna 26

27 5. GESTIÓN DEL MANUAL El presente manual está estructurado según los requerimientos de la norma NTCGP-1000:2009, la NTC ISO 9001:2008, y MECI 1000:2005; es un documento controlado, su revisión y actualización se realizan cada vez que surge un cambio en la estructura del sistema, y es aprobado por el Director General, la revisión es realizada por el Representante de la Dirección para el Sistema de Gestión y control. Este manual es accesible para toda la Entidad a través de la intranet. El control de la revisión y la distribución se hace de acuerdo con lo establecido en el procedimiento ANH-AI-PR-01: Procedimiento para el Control de Documentos. Los anexos al manual tales como las caracterizaciones se controlan de manera independiente, cuando surge un cambio en ellas, que genere su actualización, se registra en la portada del manual y el número de versión se actualiza únicamente en la caracterización modificada. Las copias impresas que se utilicen para presentación de la Entidad y entrenamiento de personal se manejan como copias no controladas. Las definiciones y términos utilizados en el desarrollo de este documento y los demás del Sistema de Gestión y Control tienen como referencia el capítulo 3 de la norma NTCGP 1000:2009 y la norma NTC-ISO: 9000:

28 6. ENFOQUE BASADO EN PROCESOS La Agencia Nacional de Hidrocarburos - ANH, con el fin de identificar y gestionar de manera eficaz las actividades que debe realizar para cumplir con su misión institucional decidió adoptar un enfoque basado en procesos, donde han sido involucradas todas sus áreas organizacionales. Los procesos de ANH se planificaron teniendo en cuenta la secuencia e interacción de los mismos, y el cumplimiento de los requisitos legales y reglamentarios asignados en su decreto de creación. La Entidad definió el mapa de procesos para el Sistema de Gestión y Control como se ilustra en la Figura 3. 28

29 MAPA DE PROCESOS PROCESOS ESTRATÉGICOS GESTIÓN ESTRATÉGICA RELACIONES EXTERNAS USUARIOS Y PARTES INTERESADAS GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO PROMOCIÓN ASIGNACIÓ N DE ÁREAS GESTIÓN RECURSOS HUMANOS PROCESOS MISIONALES PROCESOS DE APOYO GESTIÓN JURÍDICA SEGUIMIENTO A CONTRATOS EXPLORACIÓN GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN TÉCNICA ADMINISTRACIÓN DE LA INFORMACIÓN GESTIÓN CONTRACTUAL SEGUIMIENTO A CONTRATOS PRODUCCIÓN PROCESOS DE EVALUACIÓN GESTIÓN FINANCIERA MANEJO DE RESERVAS ADMINISTRACIÓ N DE REGALIAS ADMINISTRACI ÓN RECURSOS FÍSICOS USUARIOS Y PARTES INTERESADAS EVALUACIÓN, SEGUIMIENTO Y MEJORA ATENCIÓN AL CIUDADANO Figura 3. Versión: 2 Mayo 5 de

30 6. ENFOQUE BASADO EN PROCESOS 6.1. Interacción entre los procesos La descripción de la interacción de los procesos del Sistema de Gestión y control se presenta, indicando en cada tipo de proceso, los elementos con que interactúan para generar valor y permitir que las entradas de los procesos se transformen en resultados, como se presentan en la figuras 4, 5, 6 y 7: PROCESOS ESTRATÉGICOS GESTIÓN ESTRATÉGICA RELACIONES EXTERNAS Suministra el sistema de información gerencial (misión, visión, valores, políticas, objetivos estratégicos y de calidad, planes y programas). Suministra los resultados de revisión por Dirección. Suministra la información de interés general para los funcionarios de la entidad. Recibe los informes de desempeño de cada proceso (incluye indicadores de gestión del proceso). Recibe información de los demás procesos para ser comunicada a nivel interno y externo. Facilita la gestión interinstitucional. Suministra los lineamientos para la aplicación de políticas socio ambientales. Recibe requerimientos para la operación de los contratos E&P y TEAS. Figura 4. 30

31 6. ENFOQUE BASADO EN PROCESOS PROCESOS MISIONALES INVERSIONISTAS GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO ESTUDIOS TÉCNICOS PROMOCIÓN PLAN DE PROMOCIÓN ASIGNACIÓN DE ÁREAS CONTRATOS E&P y TEAS SEGUIMIENTO A CONTRATOS EXPLORACIÓN CUMPLIMIENTO DEL CONTRATO EN LAS FASES DE EXPLORACIÓN SEGUIMIENTO A CONTRATOS PRODUCCIÓN CUMPLIMIENTO DEL CONTRATO EN LAS FASES DE EXPLOTACIÓN INFORMACIÓN DE PRODUCCIÓN EMPRESAS DEL SECTOR MANEJO DE RESERVAS DATOS INFORMACIÓN TÉCNICA COMUNIDAD Y PARTES INTERESADAS ADMINISTRACIÓN DE REGALIAS INFORMACIÓN GIRO DE REGALIAS GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN TÉCNICA ENTES TERRITORIALES Figura 5. 31

32 6. ENFOQUE BASADO EN PROCESOS PROCESOS DE APOYO GESTIÓN RECURSOS HUMANOS ADMINISTRACIÓN DE LA INFORMACIÓN Suministra personal contratado. Plan institucional de capacitación. Plan anual de bienestar social y estímulos. Programa de salud ocupacional y seguridad industrial. Estado de los procesos de investigación disciplinarios. Recibe novedades de personal. Recibe necesidades de formación y capacitación. Documentación para inicio de proceso disciplinario. Recibe requerimientos para apoyo de la infraestructura tecnológica y aplicativos especializados. Recibe requerimientos para administración de documentos, archivo y correspondencia. GESTIÓN JURÍDICA Apoya y asesora en temas de su competencia jurídica. Emite estudios o conceptos jurídicos. Gestiona los actos administrativos de la Entidad. Recibe solicitudes a requerimientos con soportes de todos los procesos. GESTIÓN CONTRACTUAL Realiza las compras de bienes y servicios. Recibe una necesidad de comprar un bien o un servicio Solicitudes de contratación. Figura 6. 32

33 6. ENFOQUE BASADO EN PROCESOS PROCESOS DE APOYO GESTIÓN FINANCIERA ADMINISTRACIÓN RECURSOS FÍSICOS Figura 6. Genera lineamientos y proyecciones. Cargue del presupuesto. Operaciones de propuestas. Recibe solicitudes de ejecución presupuestal. Requerimientos de información. Informe de ejecución presupuestal. Entrega y administra bienes muebles, inmuebles y vehículos en optimas condiciones de uso (entrega comprobantes de egreso de los bienes entregados). Entrega estadísticas de consumo e informe de austeridad del gasto. Directrices para legalización de caja menor. Informes de arqueo de caja. Recibe la solicitud de mantenimiento de infraestructura y vehículos. 33

34 6. ENFOQUE BASADO EN PROCESOS Suministra programa de auditorías aprobado. Reportes de no conformidades. Informes de administración del riesgo. Informes de auditoría. Estado de AC y AP (Seguimiento a la toma de acciones correctivas y preventivas y riesgos). Directrices para establecer los planes de mejoramiento. Recibe información de auditorías internas, del manejo de los riesgos, de las AC, AP y planes de mejoramiento, informes de gestión del proceso. Direcciona un derecho de petición, consulta de documentos, queja y reclamo. Suministra información de peticiones, quejas y reclamos (base de datos de seguimiento de PQR). Recibe información de las respuestas de derecho de petición, queja y reclamo. Recibe iniciativas y propuestas para atender las peticiones, quejas y reclamos. PROCESOS DE EVALUACIÓN EVALUACIÓN, SEGUIMIENTO Y MEJORA ATENCIÓN AL CIUDADANO Figura 7. 34

35 6. ENFOQUE BASADO EN PROCESOS 6.2. Planificación de los procesos La planificación de los procesos se estableció siguiendo la metodología conocida como "Planificar-Hacer- Verificar-Actuar" (PHVA). En el documento denominado Caracterización de proceso se observa el resultado de dicha planificación. Para esta planificación se tiene en cuenta: Nombre del proceso Tipo de proceso Responsable del proceso La definición del objeto del proceso La identificación de recursos e información Identificación de los riesgos y controles Interacción de los procesos P H Ejecución de actividades propias de cada proceso Establecimiento de indicadores de gestión, con el fin de tomar acciones oportunamente para alcanzar los resultados planificados. Análisis de datos Acciones de mejora A V Realizar actividades de seguimiento al proceso a través de los puntos de control, mecanismos de seguimiento y control. Figura 8. 35

36 PROCESO Gestión Estratégica Relaciones Externas Gestión del Conocimiento Promoción Asignación de Áreas Seguimiento a Contratos de Exploración Seguimiento a Contratos de Producción Manejo de Reservas Administración de Regalías Gestión de la Información Técnica Gestión de Recursos Humanos Administración de la Información Gestión Jurídica Gestión Contractual Gestión Financiera Administración de Recursos Físicos Evaluación, Seguimiento y Mejora Atención al Ciudadano CARACTERIZACIÓN ANH-GE-CR ANH-RE-CR ANH-GDC-CR ANH-PR-CR ANH-AA-CR ANH-SCE-CR ANH-SCP-CR ANH-MR-CR ANH-AR-CR ANH-GIT-CR ANH-GRH-CR ANH-AI-CR ANH-GJ-CR ANH-GC-CR ANH-GF-CR ANH-ARF-CR ANH-ESM-CR ANH-AC-CR En el Anexo 1. Se encuentran las caracterizaciones de los procesos. 36

37 7. DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN Y CONTROL 7.1. Procedimientos obligatorios Dentro del sistema de gestión y control de la Agencia Nacional de Hidrocarburos se tienen establecidos, documentados e implementados los siguientes procedimientos: ANH-AI-PR-01: ANH-AI-PR-02: ANH-ESM-PR-01: ANH-GIT-PR-10: ANH-ESM-PR-02: Control de documentos Control de los registros Auditorías internas Producto no conforme Acciones correctivas, preventivas y de mejora Los demás documentos (manuales, procedimientos, instructivos, guías, formatos) establecidos, documentados e implementados para los procesos del Sistema de Gestión y Control se encuentran relacionados en el Anexo 2. Listado Maestro de Documentos. 37

38 8. DESPLIEGUE DEL SISTEMA DE GESTIÓN Y CONTROL ARMONIZACIÓN NTCGP 1000:2009 NTC-ISO 9001:2008 MECI 1000:2005 A continuación se presenta de forma gráfica la armonización de los componentes del Modelo estándar de control interno (estratégico, control de gestión y evaluación) con los procesos del sistema y requisitos de NTCGP 1000:

39 GESTIÓN ESTRATÉGICA SISTEMA DE GESTIÓN Y CONTROL - REQUISITOS GENERALES DECRETO 1760 DE 2003 CONTROL ESTRATÉGICO EVALUACIÓN, SEGUIMIENTO Y MEJORA DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO Plan estratégico Mapa estratégico Política de calidad Identificación de riesgos Determinación de controles CONTROL DE GESTIÓN INFORMACIÓN Manual del SGC Mapa de procesos, Caracterizaciones Documentos del SGC 39

40 SISTEMA DE GESTIÓN Y CONTROL RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIÓN Y GESTIÓN DE RECURSOS CONTROL ESTRATÉGICO CONTROL DE GESTIÓN GESTIÓN ESTRATÉGICA GESTIÓN CONTRACTUAL GESTIÓN RECURSOS HUMANOS ADMIN DE LA INFORMACIÓN ADMIN R. FÍSICOS Planes, programas, proyectos y metas Enfoque al Cliente Plan de compras e inversiones Plan institucional de capacitación Plan anual de bienestar social y estímulos Infraestructura e información Estructura organizacional Plan de comunicación Programa de salud ocupacional y seguridad industrial TODOS LOS PROCESOS Manual de funciones y competencia s laborales Asesor de la Dirección General Oficina de control interno GESTIÓN FINANCIERA Reunión de Comité de Dirección Presupuesto Objetivos de calidad CONTROL DE EVALUACIÓN Autoevaluación Revisión anual por la Dirección Políticas Operacionales Resultados de la revisión por la Dirección

41 SISTEMA DE GESTIÓN Y CONTROL PRESTACIÓN DEL SERVICIO CONTROL ESTRATÉGICO PROCESOS MISIONALES GESTIÓN CONTRACTUAL Contratación administrativa Contratación misional SERVICIO A SUS CLIENTES PROMOCIÓN Inversionistas, Empresas del sector CONTROL DE GESTIÓN Comunidad Estado Información Políticas Operacionales CONTROL DE EVALUACIÓN Tratamiento del producto no conforme TODOS LOS PROCESOS ATENCIÓN AL CIUDADANO Peticiones, quejas y reclamos Gestión de riesgos Implementación de procedimientos y controles 41 41

42 SISTEMA DE GESTIÓN Y CONTROL MEDICIÓN, ANÁLISIS Y MEJORA CONTROL ESTRATÉGICO CONTROL DE EVALUACIÓN EVALUACIÓN, SEGUIMIENTO Y MEJORA CONTROL DE GESTIÓN GESTIÓN RECURSOS HUMANOS Planes de mejoramiento individual Auditorías SATISFACCIÓN DE LOS CLIENTES TODOS LOS PROCESOS Acciones de mejora por proceso Inversionistas, Empresas del sector, Comunidad, Estado GESTIÓN ESTRATÉGICA Plan de mejoramiento institucional Mecanismos de seguimiento Acciones correctivas y preventivas Acciones de mejora TODOS LOS PROCESOS Indicadores de eficacia, eficiencia y efectividad Análisis de datos GESTIÓN ESTRATÉGICA Rendición de cuentas 42

43 9. ANEXOS Anexo 1. Caracterizaciones Anexo 2. Listado maestro de documentos 43

44 ANEXO 1. CARACTERIZACIONES 44

45 ANEXO 2. LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS 45