POLÍTICA PÚBLICA DISTRITAL DE ARCHIVOS Y GESTIÓN DOCUMENTAL. Decreto

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1 POLÍTICA PÚBLICA DISTRITAL DE ARCHIVOS Y GESTIÓN DOCUMENTAL Decreto Por el cual se adopta la Política Pública Distrital de Archivos y Gestión Documental EL ALCALDE MAYOR DE BOGOTÁ, D. C., En ejercicio de sus facultades constitucionales y legales, en especial las conferidas por el artículo 38 del decreto 1421 de 1993, y CONSIDERANDO: Que el artículo 2º de la Constitución Política establece como uno de los fines esenciales del Estado garantizar la efectividad de los principios, derechos y deberes consagrados en la Constitución y facilitar la participación de todos en las decisiones que los afectan y en la vida económica, política, administrativa y cultural de la Nación. Que la Constitución Política en sus artículos 8º y 70º señala como obligación del Estado y de los particulares la protección de las riquezas culturales de la nación como fundamento de la nacionalidad, entre las que se encuentra el patrimonio documental. Que de conformidad con el artículo 4º de la ley 594 de 2000, los archivos harán suyos los fines esenciales del Estado, en particular los de servir a la comunidad y garantizar la efectividad de los principios, derechos y deberes consagrados en la Constitución y los de facilitar la participación de la comunidad y el control ciudadano en las decisiones que los afecten, en los términos previstos por la Ley. Que el Plan de Desarrollo Bogotá Humana contempla como uno de sus criterios orientadores situar al ser humano en el centro de la política pública en un entorno que promueva las capacidades y libertades de la ciudadanía sin ningún tipo de segregación.

2 Que el fortalecimiento de la función archivística en el Distrito Capital, como parte del Fortalecimiento de lo Público, es de especial trascendencia para la eficiencia y transparencia de la administración pública, el acceso de los ciudadanos a la información, el control social de la gestión pública y la investigación y construcción de la memoria de ciudad. Que según lo establece el Acuerdo 257 de 2006, es función de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá formular la política de gestión documental y archivos, organizar el Sistema Distrital de Archivos y conservar, proteger y difundir la memoria institucional e histórica del Distrito, sin perjuicio de las normas y orientaciones que sobre el particular expida el Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado. Que es función de la Dirección Archivo de Bogotá asistir a la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá en la formulación de políticas de gestión documental, del sistema integrado de conservación de la memoria institucional, de acopio, recibo, adquisición, organización, custodia y servicio de los fondos documentales históricos producidos por las entidades distritales y de promoción y divulgación del patrimonio documental de la ciudad, tal como lo dispone el artículo 31º del decreto 267 de Que el parágrafo segundo del artículo 6º del decreto 2578 de 2012 establece que el Distrito Capital contará con un estatuto legal especial que promueva el desarrollo y la consolidación del Sistema Distrital de Archivos y del Archivo General de Bogotá, en concordancia con el presente decreto y sin perjuicio de las funciones asignadas por el Gobierno Nacional al Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, como ente rector de la política archivística del país. Que en cumplimiento de una de sus funciones, la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, a través de la Dirección Archivo de Bogotá, construyó una propuesta de política distrital de archivos y gestión documental. Que la propuesta de política contó con la participación amplia de diversos actores en el proceso de identificación de las principales tendencias y variables clave de la gestión archivística a mediano y largo plazo, y en el diagnóstico de la problemática que debe ser objeto de la política pública. Que con base en la situación identificada, se implementó la metodología de Análisis Estructural para valorar cuantitativamente la influencia y dependencia de los diferentes problemas, entendidos desde la multiplicidad de interrelaciones que se suceden, y a fin establecer los principales aspectos que deben ser objeto de la política pública, que sirven de insumo principal para trazar lo ejes estructurales y líneas de acción de la política distrital de archivos y gestión documental.

3 DECRETA: Artículo 1º. Adopción de la Política Pública Distrital de Archivos y Gestión Documental. Adóptase la Política Pública Distrital de Archivos y Gestión Documental, , la cual será de obligatorio cumplimiento para los servidores públicos, entidades, dependencias e instancias de coordinación de la administración pública del orden distrital y local. Parágrafo: La Política Pública Distrital de Archivos y Gestión Documental estará armonizada con la Política Nacional de Archivos y la Ley 594 de 2000 para asegurar que tanto su interpretación como aplicación se fundamenten en las directrices que en esta materia expida el Gobierno Nacional. Artículo 2º. Principios. La Política Pública Distrital de Archivos y Gestión Documental se fundamenta en los siguientes principios específicos, además de aquellos de orden general que orientan la función administrativa contemplados en la normatividad de orden nacional o distrital, todos los cuales se aplican de manera concurrente: a) Integración e interdependencia: esta política se concibe a partir del concepto de integración e interdependencia de los diversos elementos que componen la función archivística. b) Corresponsabilidad y participación: las diferentes entidades y dependencias del orden distrital, sus directivos y demás funcionarios participan y son responsables de la puesta en práctica de la política que se adopta. c) Sostenibilidad: La Secretaría General de la Alcaldía Mayor, la Secretaría de Hacienda Distrital y las demás entidades del orden distrital deberán en el marco de sus competencias gestionar la disponibilidad de los recursos necesarios para la sostenibilidad de los planes de acción que se deriven de esta política. d) Eficiencia y eficacia: la optimización de los recursos públicos y el logro de los objetivos anuales y plurianuales, orientará las decisiones que se adopten para el desarrollo de esta política, y deberán impactar positivamente la gestión pública distrital. e) Seguimiento y evaluación: la Política Pública Distrital de Archivos y Gestión Documental contempla mecanismos de seguimiento y

4 evaluación, los cuales deben ser puestos en práctica por los ejecutores de esta política. Artículo 3º. Objetivo general. La Política Pública Distrital de Archivos y Gestión Documental tiene como objetivo general fijar un marco de acción gubernamental en el Distrito Capital, sus ejes estructurales y líneas de acción, para el desarrollo integral de los archivos de Bogotá y la optimización de la gestión documental, a fin de garantizar la efectividad de los derechos humanos, la preservación del patrimonio documental, la construcción de la memoria de ciudad, el adecuado cumplimiento de las funciones y la eficiente prestación de los servicios a cargo de la administración distrital. Artículo 4º. Ejes estructurales. La Política de Archivos y Gestión Documental en el Distrito Capital se estructura en 4 ejes, así: a) Fortalecimiento de la Dirección Archivo de Bogotá; b) Fortalecimiento de los archivos de las entidades distritales y de la gestión documental; c) Coordinación Interinstitucional, y d) Preservación y construcción de Memoria Histórica. En torno de cada eje giran las líneas de acción que tienen unidad temática con su denominación, y que en conjunto constituyen la respuesta a la problemática identificada durante el proceso de construcción de la política. Artículo 5º. Eje estructural de Fortalecimiento de la Dirección Archivo de Bogotá. Con el propósito de fortalecer el desempeño de la Dirección Archivo de Bogotá como ente rector de la función archivística en el Distrito Capital, adóptanse las siguientes líneas de acción, en relación con su estructura jurídica y administrativa, normatividad especial en materia archivística e instancias técnicas de apoyo a la gestión. Líneas de acción: a) Hacia un nuevo Archivo. La Dirección Archivo de Bogotá adelantará un estudio de conveniencia y viabilidad para la adopción de una nueva naturaleza jurídica y/o adecuación de la estructura organizacional que fortalezca su capacidad de gestión. Este estudio deberá ser presentado a consideración de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, en un plazo de seis (6) meses contados a partir de la publicación del presente decreto.

5 b) Creación del Archivo Intermedio del Distrito Capital. Como parte del estudio de conveniencia y viabilidad de que trata el literal anterior, se evaluará la creación del Archivo intermedio del Distrito Capital, como responsable de recibir las transferencias documentales de los archivos centrales de las entidades distritales, cuando la consulta por parte de los organismos productores no es frecuente y en el que deben permanecer hasta su eliminación o transferencia al Archivo de Bogotá, como resultado de un prcoceso sistemático de valoración secundaria. c) Expedición de un estatuto legal especial. El Distrito Capital contará con un estatuto especial archivístico, el cual tendrá como fundamento la Ley 594 del 2000, y en particular lo previsto en el parágrafo segundo del artículo 6 del decreto 2578 de 2012, el cual establecerá la organización y la estructura del Sistema Distrital de Archivos y los lineamientos generales para la aplicación de los procesos de gestión documental en el Distrito Capital y la administración de los archivos. La Dirección Archivo de Bogotá tendrá bajo su responsabilidad la elaboración y presentación a la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de la propuesta de estatuto en el curso de los tres (3) meses siguientes a la publicación del presente decreto. d) Creación de los Subcomités técnicos del Sistema Distrital de Archivos. La Dirección Archivo de Bogotá, dentro de los seis (6) meses siguientes a la publicación del presente decreto, presentará a la Secretaría General de la Alcaldía Mayor una propuesta fundamentada de creación en el Distrito Capital de los Subcomités Técnicos del Sistema Distrital de Archivos, los cuales tendrán bajo su responsabilidad el estudio y análisis de las propuestas de normalización técnica de los diferentes procesos propios de la función archivística. Previa a su presentación, esta propuesta deberá consultarse al Consejo Distrital de Archivos, de acuerdo con lo contemplado en el decreto 2578 de Los Subcomités técnicos que sean creados funcionarán articulados a los Comités Técnicos del Sistema Nacional de Archivos. Artículo 6º. Eje estructural de fortalecimiento de los archivos de las entidades distritales y de la gestión documental.

6 Con el propósito de fortalecer los archivos y la gestión documental en el Distrito Capital, adóptanse las siguientes líneas de acción, en relación con el Talento Humano, las prácticas gerenciales y administrativas y la infraestructura. Líneas de acción: Fortalecimiento del Talento Humano. Las áreas de archivo de las entidades distritales, o las que hagan sus veces, deberán contar con servidores públicos y colaboradores cuyos perfiles les permitan asumir la labor archivística con las competencias y compromiso requeridos. Las entidades distritales, en un plazo de seis (6) meses contados a partir de la publicación del presente decreto, harán un diagnóstico del Talento Humano detallando los perfiles y competencias del personal vinculado y las necesidades por cubrir para un óptimo desempeño de la función archivística, de acuerdo con las instrucciones que al respecto emita la Dirección Archivo de Bogotá, atendiendo especialmente lo preceptuado en materia de Talento Humano por la normatividad aplicable, en especial las leyes 594 de 2000 y 1409 de 2010, y los decretos 514 de 2006 y 2578 de Cualificación de la actividad archivística. Los representantes legales de las entidades distritales, a través del área competente, evaluarán durante el proceso de construcción del Plan Institucional de Capacitación (PIC) el estado de las competencias requeridas para un óptimo desempeño de la función archivística e incluirán en el plan de acción respectivo las acciones de capacitación, formación y entrenamiento a todos los funcionarios de la entidad necesarias para su desarrollo La Dirección Archivo de Bogotá actuará como instancia asesora para los efectos antes señalados. Observación y aprendizaje. La Dirección Archivo de Bogotá, en un plazo de ocho (8) meses contados a partir de la publicación de este decreto, formulará una estrategia que permita la identificación de las mejores prácticas archivísticas ejecutadas por las entidades distritales. Las mejores prácticas serán divulgadas con el fin de que sirvan de referencia y comparación entre las entidades distritales.

7 Como parte de este programa se difundirán las normas y prácticas de uso extendido y mayor éxito a nivel internacional. d) Integralidad de los sistemas de gestión. En todas las entidades distritales, la gestión documental debe estar incorporada a los Sistemas Integrados de Gestión en el componente de los macroprocesos o procesos de apoyo, según el caso. Es responsabilidad del área de archivo o de quien haga sus veces, conjuntamente con la oficina de planeación de cada entidad, definir este macroproceso o proceso, su caracterización y sus diferentes indicadores de evaluación. e) Plan Institucional de Archivo PINAR y Programa de Gestión Documental. Atendiendo las directrices del gobierno nacional y del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, cada entidad del distrito formulará el Plan Institucional de Archivo PINAR- y el Programa de Gestión Documental PGD-, los cuales deberán estar incorporados como un componente fundamental del Plan Estratégico de la Entidad, así como en los correspondientes planes de acción. f) Proyectos de inversión. Con el fin de darle a la función archivística un papel estratégico para la gestión institucional, las entidades distritales formularán y mantendrán actualizados proyectos de inversión que permitan asegurar los recursos económicos suficientes para optimizar los diferentes aspectos relacionados con este proceso. Tecnología y Archivos. La Dirección Archivo de Bogotá, en coordinación con la Alta Consejería de TIC de la Alcaldía Mayor de Bogotá, formulará lineamientos que faciliten la gestión de documentos electrónicos de archivo, los requisitos funcionales y técnicos de los sistemas de gestión documental, la interoperabilidad de los mismos y, de manera general, el uso apropiado de las herramientas tecnológicas aplicables a la gestión archivística en el Distrito Capital. La Dirección Archivo de Bogotá y la Alta Consejería Distrital de TIC tendrán como marco de referencia en esta materia los lineamientos establecidos por el Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado y el Ministerio de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones; en especial se atenderá lo dispuesto en las leyes 594 de 200º, 1712 de 2914 y en el decreto 2609 de 2012.

8 Seguimiento a la gestión archivística y documental. La Dirección Archivo de Bogotá, en un plazo de doce (12) meses contados a partir de la publicación del presente decreto, diseñará y pondrá en ejecución un sistema integral de seguimiento que permita la evaluación de la gestión archivística y documental en las entidades del Distrito Capital. Como parte de este sistema se desarrollará por la Dirección Archivo de Bogotá, en coordinación con la Alta Consejería Distrital de TIC, una herramienta informática a través de la cual las entidades distritales reporten oportunamente los indicadores de la gestión archivística que sean definidos por la Dirección Archivo de Bogotá. Diagnóstico de la infraestructura física. En un plazo de ocho (8) meses contados a partir de la publicación del presente decreto, las entidades distritales realizarán un diagnóstico del estado de la infraestructura física destinada a la gestión archivística que servirá de base para la aprobación de planes de mejoramiento y de inversión, de acuerdo con la metodología que al respecto emita la Dirección Archivo de Bogotá. El desarrollo de estos planes será responsabilidad de los representantes legales de las entidades distritales. Diagnóstico de la infraestructura tecnológica. En un plazo de tres (3) meses, contados a partir de la publicación del presente decreto, la Alta Consejería Distrital de TIC y la Comisión Distrital de Sistemas, conjuntamente con la Dirección Archivo de Bogotá, realizarán un diagnóstico del estado de la infraestructura tecnológica y de los requerimientos funcionales que deben satisfacer los sistemas informáticos al servicio de la gestión archivística y documental. La inversión que en este ítem se ejecute, debe orientarse por los resultados de los estudios antes mencionados. Implementación de estándares internacionales. La Dirección Archivo de Bogotá brindará apoyo en los procesos de homologación de los estándares internacionales que en materia de gestión documental sean incorporadas a nivel nacional por el Archivo General de la Nación y demás entidades pertinentes, y realizará las adecuaciones requeridas para su incorporación en el Sistema Integrado de Gestión aplicable en el Distrito Capital.

9 Artículo 7º. Eje estructural de Coordinación interinstitucional. Con el propósito de fortalecer la sinergia entre entidades y organismos vinculados a la gestión archivística y con el Sistema Nacional de Archivos, adóptanse las siguientes líneas de acción: Líneas de acción: Articulación con el Archivo General de la Nación JORGE PALACIOS PRECIADO. La Dirección Archivo de Bogotá mantendrá con el Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado canales permanentes de comunicación y articulación que impulsen la gestión archivística y documental del Distrito Capital. Así mismo, coordinará y articulará acciones con el Sistema Nacional de Archivos, con el objeto de desarrollar aspectos relevantes de la función archivística del Distrito Capital y las mejores prácticas que recomiende el Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, que incidan proactivamente en el cumplimiento de la Ley 594 de Comunicación y Cultura. La Dirección Archivo de Bogotá, con la participación de las áreas competentes de la Secretaría General, diseñará dentro de los seis (6) meses siguientes a la publicación del presente decreto, un plan de comunicaciones orientado a la consolidación y apropiación de una cultura archivística en el Distrito Capital, que incentive el compromiso de los directivos y funcionarios con esta responsabilidad institucional. Fortalecimiento del control. Con el objeto de garantizar la supervisión técnica de la actividad archivística, la Secretaría General, Dirección Archivo de Bogotá, procurará celebrar convenios interadministrativos con los organismos de control, a través de los cuales mediante la asesoría técnica del Archivo de Bogotá se asegure que el ejercicio del control incluya el análisis de las funciones archivísticas y el cumplimiento de las normas y reglamentos aplicables a la gestión documental. Para este efecto, la Dirección Archivo de Bogotá prestará a los entes de control toda la asesoría técnica sobre los procesos y procedimientos de la gestión archivística y documental que le sea solicitada.

10 Red de apoyo especializado. Con el objeto de fortalecer su capacidad misional y contribuir al desarrollo general de la función archivística, la Secretaría General, Dirección Archivo de Bogotá, procurará la celebración de convenios de colaboración y asesoría con organismos internacionales, entidades gubernamentales, la academia y asociaciones profesionales. En estos convenios se privilegiará el intercambio de experiencias y conocimientos técnicos sobre la función archivística. Articulación con instancias de coordinación. La Dirección Archivo de Bogotá será invitada a las sesiones de las distintas instancias que conforman el Sistema Distrital de Coordinación, con el objeto de informar sobre aspectos relevantes de la función archivística, que incidan en la gestión administrativa distrital así como en la eficaz implementación de las líneas de acción de la presente política. Artículo 8º. Eje estructural de preservación y construcción de Memoria Histórica. La consideración de las comunidades como sujetos de las memorias y relatos que conforman la historia de la ciudad, con especial énfasis en la diversidad cultural, étnica, de género y orientación sexual, religiosa y política, que caracteriza el fenómeno de la convivencia urbana llamado Bogotá, será el principio orientador del accionar de la Dirección Archivo de Bogotá en relación con la preservación y construcción de la memoria. Líneas de acción: Gestores ciudadanos de la memoria. Considerando la importancia de la memoria como vehículo de identidad de las comunidades en cuanto actores principales de la historia de la ciudad y a fin de estimular el sentido de pertenencia y la apropiación de la historia local como elemento cohesionador de la dinámica social, la Dirección Archivo de Bogotá diseñara dentro de los seis meses siguientes a la publicación del presente decreto y desarrollará en el año 2015, un proyecto de formación de gestores ciudadanos de la memoria, que participarán en la identificación, acopio, conservación y divulgación de los registros de los hechos de relevancia para la ciudad. Este programa se desarrollará con instituciones que permitan la acreditación de la formación impartida a los ciudadanos gestores.

11 Observación y memoria. La Dirección Archivo de Bogotá desarrollará de manera permanente un ejercicio de observación e identificación de hechos constitutivos de las memorias de ciudad, con el objeto de registrarlos y documentarlos para su preservación. Para este fin, dispondrá de los recursos presupuestales anuales necesarios para conformar un equipo especializado que se encargue de tal actividad. Con el apoyo de sus equipos interdisciplinarios, la Dirección Archivo de Bogotá prestará asesoría especial a las entidades distritales en relación con el registro de hechos de especial relevancia para la historia de ciudad y la vida comunitaria y concernientes a su misión institucional, sin perjuicio de la integridad de las series documentales producidas por las entidades y relacionadas con el tema objeto de acopio. Tendrá por objeto esta asesoría el enriquecimiento de las fuentes históricas a partir de las visiones diversas que contextualizan el suceso objeto de especial significación. Acceso a fuentes documentales e históricas. Además de sus funciones ordinarias en materia de acopio y conservación, la Dirección Archivo de Bogotá, con el apoyo de la Alta Consejería para las TIC, adecuará su plataforma tecnológica con el fin de permitir progresivamente el acceso a las fuentes documentales e históricas que conforman los fondos patrimoniales de la ciudad. Esta adecuación se realizará en un plazo de seis (6) meses contados a partir de la publicación de este decreto. Coordinación con archivos privados en el Distrito Capital. La Dirección Archivo de Bogotá, en coordinación con el Consejo Distrital de Patrimonio Cultural y con el propósito de hacer visible y accesible a los ciudadanos y resaltar el valor del patrimonio histórico de la ciudad conservado en archivos privados, adelantará la elaboración de un inventario de fondos y colecciones de interés patrimonial para la ciudad, articulándose con las acciones que en esta materia adelante el Archivo General de la Nación. En consenso con los propietarios de los archivos privados del ámbito distrital que sean declarados de interés patrimonial para la ciudad, la

12 Dirección Archivo de Bogotá podrá asesorar y adelantar acciones de conservación, organización, descripción y puesta al servicio de la ciudadanía de los materiales que componen estos fondos o colecciones. Investigaciones y patrimonio documental del Distrito Capital. En desarrollo de las actividades de preservación y construcción de memoria histórica de la ciudad, la Dirección Archivo de Bogotá, a través del equipo de investigaciones, contribuirá a la identificación, valoración y contextualización del material declarado como patrimonio documental de la ciudad. Esta intervención tendrá por finalidad ofrecer a los investigadores e interesados en general elementos informativos que faciliten su consulta. Artículo 9º. Planes de acción. Las entidades distritales, en concordancia con el Programa de Gestión Documental PGD- y el Plan Institucional de Archivos PINAR-, formularán los planes de acción requeridos para el desarrollo de la política pública que aquí se adopta, con sus respectivas líneas de acción, metas e indicadores de evaluación, seguimiento e impacto. Estos planes de acción deberán especificar las acciones de corto, mediano y largo plazo requeridas, así como identificar los programas y proyectos que deberán implementarse, previendo las condiciones que aseguren su sostenibilidad. Artículo 10º. Financiación. La financiación de la Política Pública de Archivos y Gestión Documental se realizará con cargo al presupuesto de las entidades distritales a las que corresponda la formulación y ejecución de los planes de acción Artículo 11º. Coordinación de la implementación. La coordinación de la implementación de la presente política estará a cargo de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá - Dirección Archivo de Bogotá Artículo 12º. Seguimiento y evaluación. Los planes de acción de que trata el artículo 9, serán objeto de la especial atención de las oficinas de control interno. Artículo 13º. Vigencia. El presente decreto rige a partir de la fecha de su publicación en el Registro Distrital y deroga las disposiciones que le sean contrarias. PUBLÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE

13 Dado en Bogotá, D. C. a los

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