UNIVERSIDAD DE TALCA FACULTAD DE CIENCIAS EMPRESARIALES ESCUELA DE INGENIERIA COMERCIAL

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1 UNIVERSIDAD DE TALCA FACULTAD DE CIENCIAS EMPRESARIALES ESCUELA DE INGENIERIA COMERCIAL MEMORIA DE GRADO EVALUACIÓN TECNICO-ECONÓMICA DE LA IMPLANTACION DE UN SISTEMA INFORMATICO QUE MEJORE EL PROCESO DE ENTREGA DE LICENCIAS DE CONDUCIR EN LA MUNICIPALIDAD DE TALCA Alumnos: Ana Silva Miranda Eduardo Villalobos Meza Profesor Guía: Alejandro Flores Zúñiga Memoria para optar al Titulo de Ingeniero Comercial mención Informática

2 ÍNDICE DE CONTENIDOS RESUMEN EJECUTIVO... 6 INTRODUCCIÓN PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA Identificación del Problema Análisis de la situación actual y estado del arte Justificación del proyecto OBJETIVOS Objetivo principal Objetivos Secundarios METODOLOGÍA EVALUACIÓN TECNICO-ECONÓMICA Revisión bibliográfica (Análisis de datos secundarios) Obtención de datos primarios (a través de entrevistas en profundidad) Realizar Análisis Técnico Realizar Flujo de Caja Costo social de la mano de obra Tasa Social de descuento Cálculo de los Indicadores de Rentabilidad para la Evaluación Económica de alternativas Valor Actual de los Beneficios Sociales Neto (VABSN) Tasa Interna de Retorno (TIR) Periodo de Recuperación (PR) Índice de Valor Actual Neto (IVAN) Razón Costo Beneficio (RCB) MARCO TEORICO PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA Sistemas de Información Implantación Capacitación Conversión Evaluación Análisis Económico Costos y Beneficios Socioeconómicos Directos Costos y Beneficios Socioeconómicos Indirectos Costos y Beneficios Socioeconómicos Intangibles Precios Sociales Criterios de Decisión e Indicadores de Rentabilidad Valor Actual de los Beneficios Sociales Netos (VABSN) Tasa Interna de Retorno Social (TIR) Periodo de Recuperación (PR) Índice de Valor Actual Neto (IVAN) Razón Beneficio Costo (RBC) APLICACIÓN APLICACIÓN DEL METODO Y RESULTADOS Flujograma del Proceso Actual para Obtención de Licencias de Conducir (Actividades y Tiempos) Proceso Actual para Obtención de Licencias de Conducir Realizar un examen teórico

3 5.2.2 Realizar Examen Psicométrico Examen sensométrico y el examen médico El examen médico Examen práctico Otras consideraciones Flujograma del Proceso Nuevo para Obtención de Licencias de Conducir (Actividades y Tiempos utilizando Sistema Computacional) Proceso Nuevo para Obtención de Licencias de Conducir (con proyecto de implantación de sistema Computacional) Otras consideraciones Sistema Nuevo de Licencias de Conducir Tecnológicos Personal Evaluación Económica Cálculo del Flujo de Caja del Proyecto de Licencias de Conducir Cálculo de Indicadores de Rentabilidad CONCLUSIONES, RECOMENDACIONES Y LIMITANTES BIBLIOGRAFÍA Referencias literarias Sitios Web ANEXOS

4 ÍNDICE DE CUADROS Cuadro 1: Factor de Ajuste (g), correspondiente al Periodo Cuadro 2: Actividades de un Sistema de Información 21 Cuadro 3: Participante y Temas de Capacitación de Sistemas 23 Cuadro 4: Tipos de Capacitación 24 Cuadro 5: Elementos y Factores Relevantes para la Capacitación 24 Cuadro 6: Métodos para la Conversión de Sistemas 25 Cuadro 7: Requerimientos Tecnológicos para la Implantación del Sistema 47 Cuadro 8: Requerimientos de Personal para la Implantación del Sistema 48 Cuadro 9: Inversión 50 Cuadro 10: Ingresos 50 Cuadro 11: Costos 50 Cuadro 12: Flujo de Caja 51 Cuadro 13: Indicadores de Rentabilidad 51 ÍNDICE DE GRAFICOS Flujograma del Proceso Actual para Obtención de Licencias de Conducir 37 Flujograma del Proceso Nuevo para Obtención de Licencias de Conducir 44 4

5 ÍNDICE DE ANEXOS Anexo 1: Evolución del Número de Conexiones a Internet 57 Anexo 2: Principales Causas para la no Utilización de Gobierno Electrónico 57 Anexo 3: Fases de Gobierno Electrónico 58 Anexo 4: Indicadores de Gobierno Electrónico 58 Anexo 5: Proceso Modernizador en Chile desde el año Anexo 6: Número de iniciativas de Gobierno Electrónico periodo previo al Anexo 7: Iniciativas Aceptadas de Gobierno Electrónico Periodo Anexo 8: Entrevistas Aplicadas a Expertos 61 Anexo 9: Formularios utilizados en el Proceso Actual de Licencias de Conducir 67 Anexo 10: Pantallas y Formularios a utilizar en el Proceso Nuevo de Licencias de Conducir 72 Anexo 11: Factura de Costo de Turno-matico 77 Anexo 12: Informes Utilizados para obtener Promedio de Licencias Anuales 78 Anexo 13: Formulario utilizado para el Cálculo de Salarios 84 5

6 RESUMEN EJECUTIVO Las tecnologías de información y comunicación han experimentado un gran auge en los últimos años, es por ello, que todas las organizaciones han tenido que adaptarse a las nuevas exigencias del mercado para operar eficientemente. En este ámbito, el gobierno electrónico, que conforma una prioridad para el Estado, debe ser implementado paulatinamente en las diversas entidades gubernamentales. Por ello, la Municipalidad de Talca en busca de modernizarse, sistematizar sus procesos y hacerlos eficientes, requiere de un sistema de información para el departamento de tránsito, que le permita mejorar su gestión en la entrega de licencias de conducir. En consideración de lo planteado, el propósito de este proyecto, será evaluar técnica y económicamente la implantación de un sistema informático en el área de licencias de conducir de la Municipalidad de Talca, para su proceso de adaptación e implementación del gobierno electrónico, y la mejora de su gestión (precisión de la información, mejora en la comunicación dentro del área, recuperación rápida de la información, rapidez en la atención, etc.). La evaluación a realizar, considera aspectos técnicos como: la capacidad de automatización de las actividades operativas que permite el sistema, el método utilizado para la conversión del sistema, en consideración de las ventajas que ofrece, desventajas y situación particular de la municipalidad, y por último el impacto que tendrá la implantación del sistema en el personal afectado. Para ser categóricos en los resultados, se hace una evaluación en términos económicos, que trata de medir objetivamente ciertas magnitudes cuantitativas que resulten del análisis. Se identifican, miden y valoran los costos y beneficios que implica la implementación y utilización del sistema de licencias de conducir y se determina si es rentable llevar a cabo el proyecto utilizando indicadores como: Valor Actual de los Beneficios Netos Sociales, Tasa Interna de Retorno, Periodo de Recuperación, entre otros. 6

7 Por último, se afirma que el proyecto es técnicamente factible y económicamente rentable, lo que se ve reflejado monetariamente en el cálculo de índices de rentabilidad y se refuerza con los beneficios intangibles que no ha sido posible cuantificar. 7

8 INTRODUCCIÓN 1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA 1.1 Identificación del Problema Con el surgimiento de las tecnologías de información y comunicación, y su aplicación en las distintas empresas que operan en los mercados, se ha hecho también necesaria la implementación y utilización del gobierno electrónico para la modernización, difusión y utilización del conocimiento en los estados. El Gobierno Electrónico se preocupa particularmente de las tareas de back-office, que conducen a la interacción de la ciudadanía con el gobierno, en otras palabras, consiste en facilitar el acceso, mediante el uso de tecnologías de información y comunicaciones, de los ciudadanos, organizaciones y gobierno a información, servicios y/o diálogo con la administración publica, a todos los niveles jerárquicos, organizacionales y territoriales (Gobierno Electrónico en Chile: Estado del Arte. op.citp.). La importancia que ha tenido para Chile el gobierno electrónico, se vio reflejada en primera instancia con el instructivo presidencial del 11 de mayo del 2001 (por el Presidente Ricardo Lagos) y posteriormente en la agenda de Gobierno electrónico, la cual busca crear ventajas competitivas sustentables a largo plazo para el país y en la que se trazan planes y actividades a realizar mediante un proceso evolutivo de tecnologización. La Municipalidad de Talca, para ir adaptándose a los requerimientos tecnológicos del Gobierno electrónico paulatinamente, busca en primera instancia contar con un sistema computacional que le permita modernizar, hacer eficiente y sistematizar sus procesos del área de licencias de conducir del departamento de tránsito. 8

9 1.2 Análisis de la situación actual y estado del arte La situación particular de Chile en relación a las tecnologías de información (proceso modernizador) y en comparación con las otras naciones del globo, da como resultado que nuestro país se encuentra en los primeros lugares de un ranking que toma en consideración indicadores de: accesibilidad de la población a Internet, desarrollo humano, y el acceso a la información, lo que permitiría perfilarlo, como un país que tiene un buen liderazgo en Gobierno electrónico, lo que le ayudará a cumplir sus objetivos de ser líder regional en el uso intensivo de tecnologías de información y comunicación (Ver anexo 1 y 2). Además, este país, debe tomar en consideración que no solo logrará sus metas con una alta conectividad, sino que realizando proyectos que tengan un alto impacto y que creen ventajas competitivas sustentables en el tiempo. Por otra parte, para llevar a cabo el proceso evolutivo de gobierno electrónico, según Ángel Flisfisch, director ejecutivo del proyecto de reforma y modernización del estado, se deben considerar cuatro fases (Ver anexo 3), denominadas: Presencia: proveer información desde los distintos servicios públicos al ciudadano. Interactividad: considera comunicaciones simples entre el servicio público y el ciudadano, incorporando esquemas de búsqueda básica. Transacción: provisión de transacciones electrónicas al ciudadano por parte del servicio público, en forma alternativa a la atención presencial. Transformación: Incluye cambios en los servicios públicos para proveer en formato electrónico aquellas prestaciones que componen su misión. Esto involucra, introducir aplicaciones que administren la entrega de dichas prestaciones a los ciudadanos. De acuerdo a esta división, Chile en términos generales se encuentra en una fase de interacción, mientras que en relación a los proyectos clasificados, estaría entre una fase presencial y una de interacción, por lo tanto, para seguir avanzando se deben aumentar el numero de organismos estatales que operen y permitan realizar trámites y ofrecer servicios por medio de Internet, además de incrementar los pagos en línea. 9

10 Por último, la evolución del gobierno electrónico, será evaluada en relación a los diversos indicadores de stock, uso e impacto relacionados con el servicio al ciudadano, democracia y buen gobierno. Relaciones que los últimos años, se han visto bastante mejoradas en nuestro país, gracias a la importancia que ha cobrado el gobierno electrónico (Ver anexo 4). 1.3 Justificación del proyecto Cada día son mayores las necesidades de contar con nuevas tecnologías para operar en las distintas organizaciones gubernamentales, lo que además de permitir avanzar en materia de gobierno electrónico, facilita el desarrollo de mecanismos para que la comunidad se integre en lo que se refiere a nivel de acceso de información, participación en las decisiones de los diversos entes y la fiscalización (Ver anexo 5, 6 y 7). Es por ello, que la Municipalidad de Talca en función de adaptarse a las necesidades que exige el entorno y mejorar sus procesos ha decidido darle importancia y un sentido de urgencia a la implantación total del sistema para el área de tránsito, que sea capaz por medio de tecnologías de información de generar relaciones ágiles y eficientes con los distintos entes que se relaciona. El establecimiento de esta meta en la Municipalidad de Talca, se traduce en un plan de acción tendiente a fortalecer y avanzar en lo que se refiere a gobierno electrónico. Por otra parte, el uso de este sistema, permitirá un trato diferente con los clientes, ya que habrá: mayor transparencia en la forma de operar, igualdad y no discriminación para los usuarios (en relación al servicio y calidad de atención) y mayor accesibilidad y simplificación al realizar trámites y recibir respuestas. En resumen, será posible la transformación de la Municipalidad de Talca, desde una forma tradicional de operar a una con un uso mayor de tecnología. 10

11 2. OBJETIVOS 2.1 Objetivo principal Evaluar técnica y económicamente la implantación de un sistema informático en el área de licencias de conducir de la Municipalidad de Talca 2.2 Objetivos Secundarios Analizar el proceso actual y futuro para la entrega de licencias de conducir e identificar sus diferencias. Especificar los requerimientos necesarios para la implantación del nuevo sistema de entrega de licencias. Determinar los beneficios de la implantación del nuevo sistema de licencias de conducir. 11

12 METODOLOGÍA 3. EVALUACIÓN TECNICO-ECONÓMICA En el estudio, se realiza un análisis costo-beneficio que toma en consideración la situación con proyecto, respecto de la situación sin proyecto en términos de bienestar (tasa social de descuento), para el área de licencias de conducir del departamento de tránsito, y se busca decidir sobre la conveniencia económica de llevar a cabo tal proyecto (implementación del sistema de licencias de conducir) en la Municipalidad de Talca. Por otra parte, antes de hacer la evaluación económica, se debe aclarar que esta corresponde a un proyecto social, por lo tanto, se persigue medir la verdadera contribución del proyecto al crecimiento económico del país. Además, se debe tener en cuenta que hay proyectos con altas rentabilidades sociales medidas que al mismo tiempo generan beneficios que no son posibles medir. La evaluación social, al igual que la evaluación privada, cuenta con un proceso metodológico de búsqueda de información que en general puede adaptarse a cualquier proyecto: Realizar un estudio preinversional, que permita establecer el beneficio social que la implementación del proyecto significaría, sus ventajas y desventajas asociadas y el impacto que tendría en el desarrollo del país y en el bienestar neto de la población. En el proceso de preparación y evaluación de proyectos sociales, será necesario diferenciar la etapa de su formulación y preparación con la de su evaluación (Sapag y Sapag, 2000), o sea, se obtiene primero la información que permita modificar y complementar el flujo de caja privado para transformarlo en social, y así, evaluar con las mismas metodologías privadas, pero con valores sociales como la tasa de descuento. 12

13 Estudiar la existencia de externalidades que pudieran tener incidencia en la comunidad, y dimensionar cuantitativa y cualitativamente los beneficios y costos que generan. La metodología en términos generales, se compone de los pasos o etapas a desarrollar de forma estándar para el logro de los objetivos planteados y que permiten solucionar un problema. En este contexto, como una forma de conocer y aclarar la naturaleza de las necesidades de tecnologías de información aplicadas en la Municipalidad de Talca, en esta investigación se considera: 3.1 Revisión bibliográfica (Análisis de datos secundarios) Para la obtención de datos familiarizados con el uso de tecnologías de información (Aplicación de Tecnologías de Información, como parte del gobierno electrónico). Dentro de los instrumentos a utilizar en esta investigación, se encuentran: Internet (Buscadores, estudios, entre otros). Libros (Tesis de grado de distintas especialidades, bibliografía básica de diseño de sistemas). Estudios realizados a nivel nacional (Gobierno Electrónico: Estado del Arte.2002). 3.2 Obtención de datos primarios (a través de entrevistas en profundidad) Para esto se confeccionaron dos cuestionarios que servirán de pauta para las entrevistas. Las preguntas son abiertas, de modo que el entrevistado pueda dar opiniones, esto permitirá obtener su apreciación, contribuirá al análisis y ayudará a cumplir adecuadamente con los objetivos planteados. Los cuestionarios serán aplicados al encargado del proceso de implementación total del sistema, el señor Jorge Valenzuela; quien ha estado presente en todas las etapas 13

14 del proceso y al director del proyecto, el señor Jaime Yelmi director del área de tránsito de la Municipalidad de Talca; ya que estos, son los que manejan la mayor cantidad de información sobre el sistema y su implementación en la organización. Los formatos de las entrevistas realizadas a los participantes de la investigación se pueden ver en el anexo Realizar Análisis Técnico Para un análisis técnico adecuado, se debe: Determinar las razones para iniciar el proyecto de sistemas de información para el área de licencias de conducir de la Municipalidad de Talca y las categorías dentro de las que se encuadran, las cuales pueden ser: Capacidad, Control, Comunicación, Costos y Competitividad. Obtener las características y los elementos que son necesarios para que el sistema opere, como: - El equipo computacional - El recurso humano que interactuará con el sistema - Los datos o información fuente que es introducida en el sistema Establecer los distintos aspectos involucrados en el proceso de implantación, como: - La calidad en el Proceso de implantación - La capacitación - El método de conversión de sistemas a utilizar Por último, se debe mencionar el método de evaluación del sistema a utilizar una vez completada la implantación y conversión. 14

15 3.4 Realizar Flujo de Caja Para la realización del flujo de caja, se deben tener claros los beneficios y los costos a incluir, los cuales, son sustancialmente diferentes a los privados, ya que los precios sociales de los factores son distintos. No se consideraran los impuestos, por ser estos distorsionadores en la asignación de recursos. Además, se debe mencionar que, NO se considerarán (para los flujos) los beneficios indirectos e intangibles por la imposibilidad de su cuantificación en este proyecto. Por lo tanto, los ítems que compondrán el flujo de caja son: Inversión Ingresos Costos Beneficios Por otra parte, para la correcta realización de los cálculos, deberán considerarse los Precios Sociales en sus distintos ámbitos, como: Costo social de la mano de obra Se obtiene a partir de la siguiente ecuación: PS = g PB Donde: PS: precio social de la mano de obra. PB: salario bruto o costo para el empleador de la mano de obra (costo privado) g: factor de corrección según la siguiente tabla de ajuste para el año 2005 Cuadro 1: Factor de Ajuste (g), correspondiente al Periodo Categoría de Mano de Obra Factor de Ajuste Mano de Obra Calificada 0.98 Mano de Obra Semi Calificada 0.68 Mano de Obra No Calificada 0.62 Fuente: MIDEPLAN 15

16 3.4.2 Tasa Social de descuento Para efecto de la evaluación social en estudio, se utiliza una tasa de descuento o tasa de costo de capital, que esta definida como la tasa a la cual se descuentan los flujos de caja para el cálculo del Valor Actual de los Beneficios Netos sociales (VABNS), y es la rentabilidad mínima que se le exige a un proyecto social. Actualmente, la tasa social de descuento es un 8% 1 anual. Este valor fue calculado en el estudio Actualización de la Tasa Social de Descuento en Chile, realizado para MIDEPLAN por el Departamento de Ingeniería Industrial de la Universidad de Chile el año 1987 y que se reactualiza cada año. 3.5 Cálculo de los Indicadores de Rentabilidad para la Evaluación Económica de alternativas. Se utilizaran distintos criterios de evaluación, que son: Valor Actual de los Beneficios Sociales Neto (VABSN) La evaluación social de proyectos debe contemplar y considerar la existencia de: costos y beneficios socioeconómicos directos, indirectos (efecto sustitución, externalidades u otros) e intangibles (no medibles). Algunos costos y beneficios son considerados intangibles, ya sea porque no es posible medir el concepto mismo (movilidad social) o bien, porque no es posible valorar el costo o beneficio implícito (redistribución geográfica del ingreso). Dado esto, el Valor Actual de los Beneficios Sociales Netos (VABSN), se calculará como: VABSN = n [ BSDNt + BSINt + Wt] t π ( 1+ i ) t= 0 k k= 0 1 Fuente: MIDEPLAN 16

17 Donde: BSND t : Beneficios Sociales Netos Directos en el periodo t BSNI t : Beneficios Sociales Netos Indirectos en el periodo t W t : Valor asignado a los Beneficios intangibles que el proyecto genera en el año t Tasa Interna de Retorno (TIR) Se obtiene a partir de la expresión utilizada para el cálculo del Valor Actual del Beneficio Social Neto, por consiguiente, se puede calcular la TIR, de la siguiente manera: Donde: ρ * es la TIR 0= n ( BNSD + BSNI + W) t= 0 1 t t ( + ρ ) t t Periodo de Recuperación (PR) Para este proyecto, se tienen flujos de cajas idénticos y constantes en cada periodo, entonces es posible calcular el PR con la siguiente expresión: PR= Ι BNS Donde: I o : Inversión Inicial BNS: Beneficios netos sociales generados por el proyecto en cada periodo Índice de Valor Actual Neto (IVAN) Corresponde al cálculo de la cantidad de riqueza que genera cada unidad de recursos invertidos en el proyecto. 17

18 Este criterio señala que un proyecto es rentable si el IVAN es mayor que uno. IVAN = VAN Ι Razón Costo Beneficio (RCB) Corresponde a la relación entre el Valor actual de los ingresos y el valor actual de los costos. El Criterio de decisión es que un proyecto de inversión es rentable cuando el índice es mayor a uno. RBC Donde: Y t : Ingresos en el Periodo t E t : Costos en el Periodo t i: tasa social de descuento. n t= 1 = n t= 1 Υ t ( 1+ i) Ε t ( 1+ i) t t 18

19 MARCO TEORICO 4. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA 4.1 Sistemas de Información Hay varias razones para iniciar un proyecto de sistemas de información, las que se encuadran dentro de cinco categorías principales que son: CAPACIDAD (mayor velocidad de procesamiento, incremento en el volumen, recuperación más rápida de la información) CONTROL (mayor exactitud y mejora de la consistencia, proveer mejor seguridad) COMUNICACIÓN (mejorar la comunicación, integración de las áreas de la empresa) COSTOS (monitoreo de los costos, reducción de los costos) COMPETITIVIDAD (atraer clientes, dejar fuera la competencia, mejores acuerdos con los proveedores, desarrollo de nuevos productos) Un sistema de información es un conjunto de elementos que interactúan entre si con el fin de apoyar las actividades de una empresa o negocio (Cohen, D. 1994). Los sistemas funcionales, son según Cohen, principios, políticas establecidas y conceptos innatos del sistema e incluyen diversos elementos: El equipo computacional. El recurso humano que interactúa con el sistema. Los datos o información fuente que es introducida en el sistema. Los programas que son procesados y producen diferentes tipos de resultados. En un sistema, se debe tener presente que las propiedades son los elementos del sistema que no pueden ser modificados, mientras los atributos son los que se pueden cambiar y a su vez esto conllevara un cambio en el sistema. 19

20 Los sistemas de Información, al ser un apoyo para las actividades de la organización en lo que se refiere a apoyar las actividades y la toma de decisiones, deben ser confiables y dar la seguridad al usuario de que la información que genera es exacta y que esta disponible en cualquier tiempo, ya que de esta forma se justificará su utilización y permitirá el logro de los objetivos de la organización de manera eficaz y eficiente, y con ello mayor competitividad. Un sistema de información, sea este computacional o no, realiza cuatro actividades básicas que son: Entrada de Información: Es el proceso a través del cual el sistema recoge los datos que necesita para procesar la información. Estas entradas pueden ser manuales (proporcionadas directamente por el usuario) o automática (proporcionada por otros sistemas o módulos). Almacenamiento de Información: Este proceso permite que el sistema recuerde la información guardada con anterioridad y que esta almacenada en estructuras denominadas archivos. Proceso de Información: Esta característica permite al sistema efectuar cálculos u operaciones de acuerdo a una secuencia preestablecida para operar. Además, da la posibilidad de convertir datos en fuentes de información apta para la toma de decisiones. Salidas de Información: Esta representa la capacidad que tiene el sistema para que la información que contiene y ha procesado, sea extraída. Esto puede llevarse a cabo por medio de impresoras, pantallas, cintas, etc. 20

21 Cuadro 2: Actividades de un Sistema de Información Fuente: Cohen, K. Daniel; 1994 El sistema a implementar para el departamento de tránsito de la Municipalidad de Talca, debe cumplir un objetivo básico, este es la automatización de procesos operativos, lo que lo convierte en un sistema transaccional, cuyas función principal es procesar transacciones (pagos, cobros, pólizas, entradas, salidas u otros). se encuentran: Los sistemas transaccionales, tienen ciertas características, dentro de las cuales A través de éstos suelen lograrse ahorros significativos de mano de obra, debido a que automatizan tareas operativas de la organización. Con frecuencia son el primer tipo de Sistemas de Información que se implanta en las organizaciones. Se empieza apoyando las tareas a nivel operativo de la organización. Son intensivos en entrada y salida de información; sus cálculos y procesos suelen ser simples y poco sofisticados. Tienen la propiedad de ser recolectores de información, es decir, a través de estos sistemas se cargan las grandes bases de información para su explotación posterior. Son fáciles de justificar ante la dirección general, ya que sus beneficios son visibles y palpables. 21

22 4.2 Implantación Según James A. Senn (1993), la implantación incluye todas las actividades que tienen lugar para convertir del sistema anterior al nuevo, donde el nuevo sistema puede ser totalmente nuevo y reemplazar al sistema que hay, ya sea manual o automatizado; o bien puede ser una modificación importante de un sistema existente. Una adecuada implantación es esencia para lograr un sistema confiable y que cumpla con las necesidades de la organización, pero, debe quedar claro que una implementación exitosa no garantiza el mejoramiento de la organización que use el nuevo sistema (eso es una cuestión de diseño), pero su instalación inadecuada lo impedirá. La implantación forma parte del método del Ciclo de Vida para el desarrollo de sistemas, cuyas etapas son: Investigación preliminar. Determinación de los requerimientos de sistema Diseño de sistema Desarrollo de software Prueba de los sistemas Implantación y evaluación Una implantación exitosa, debe prestar atención a los distintos aspectos involucrados en el proceso (capacitación del personal, procedimientos de conversión, revisión después de la implantación) y buscar el manejo de cada situación de forma eficiente y efectiva. Los autores Laudon y Laudon (1996), destacan que el éxito o fracaso en la implantación puede quedar determinado por los siguientes factores: El papel de los usuarios en el proceso de implantación (grado de involucramiento de los usuarios en el diseño del sistema). 22

23 El grado de apoyo directivo para el esfuerzo de implantación (contar con el apoyo y autorización de la administración a distintos niveles ayuda para que el sistema sea percibido positivamente por usuarios y personal técnico). El nivel de riesgo y complejidad del proyecto a implantar (las diferencias en este aspecto se dan de acuerdo al alcance, dimensiones del proyecto, componentes institucionales y técnicos). La calidad de la administración en el proceso de implantación (el desarrollo del nuevo sistema) debe ser administrado y coordinado desde los requerimientos hasta la capacitación de los usuarios finales, para que no se generen conflictos e incertidumbres y puedan ser comprendidos totalmente sus usos potenciales Capacitación. Debe considerar a todos los que estén asociados con el sistema o afectados por el mismo. Estas personas deben conocer en detalle cuales serán sus papeles, como pueden usar el sistema y que hará o no hará el sistema. Es por ello, que tanto los usuarios como los operadores del sistema, necesitan capacitación. Cuadro 3: Participantes y Temas de Capacitación de Sistemas PARTICIPANTES TEMAS PRINCIPALES CAPACITACION DEL CAPACITACION DEL PERSONAL PERSONAL DE SISTEMAS USUARIO Personal de preparación de Todos los usuarios directos o indirectos datos Personal de captura de datos Operadores de computadoras Uso de equipo Uso del equipo (en caso necesario) Identificación de los problemas Identificación de los problemas del del equipo equipo (en caso necesario) Procedimientos de ejecución de Familiarización con la aplicación la computadora Captura y Codificación de los datos Programación de trabajos de la Manejo de datos (añadir registros, computadora eliminar registros, editar registros) Programación de actividades Recuperación de información Mantenimiento del Sistema Uso de la información Fuente: James A. Senn,

24 Cuadro 4: Tipos de Capacitación Proporcionada por el vendedor: En casa : TIPOS DE CAPACITACIÓN Uso del equipo Operación directa Características y controles del software Igual que arriba, pero se puede adaptar a las necesidades del usuario. Se puede usar material audiovisual, manuales de capacitación especial o software especial. Fuente: James A. Senn, 1993 Según Kenneth E. Kendall y Julie E. Kendall, los objetivos de la capacitación, los métodos, los sitios y los materiales adecuados dependen de muchos factores, los cuales se presentan a continuación. Cuadro 5: Elementos y Factores Relevantes para la Capacitación Elementos Objetivos de la capacitación Factores relevantes Dependen de los requerimientos de trabajo del usuario. Métodos de capacitación Sitios de capacitación Materiales de capacitación Dependen del trabajo del usuario, personalidad, conocimientos y experiencia; use una combinación de pláticas, demostraciones, práctica y estudio. Depende de los objetivos de la capacitación, costo, disponibilidad; sitios gratis de vendedor con equipo operable; instalación en casa; instalaciones rentadas. Depende de las necesidades del usuario; manuales de operación, casos, prototipos de equipo y salida; tutoriales en línea. Fuente: Kenneth E. Kendall Y Juliee E. Kendall, Conversión Senn, 1993). La conversión es el proceso de cambiar el sistema anterior al nuevo. (James A. Senn señala que existen cuatro métodos para llevar a cabo una conversión de sistemas, donde cada uno debe ser considerado de acuerdo a las ventajas que ofrece, los problemas que puede ocasionar y la situación particular de la organización en donde se lleve a cabo el proceso. 24

25 Cuadro 6: Métodos para la Conversión de Sistemas Método Descripción Ventajas Desventajas Sistemas paralelos El sistema anterior se Ofrece la máxima Duplica los costos de opera junto con el seguridad. Se puede operación. nuevo recurrir al sistema El nuevo sistema anterior si se hallan puede no ser juzgado errores en el nuevo o justamente. si ocurren problemas de uso. Conversión directa El sistema anterior se reemplaza por el nuevo. La organización confía completamente en el nuevo sistema. Enfoque piloto Se implanta una versión de trabajo del sistema en una parte de la organización. Con base en la Por etapas retroalimentación, se hacen cambios y el sistema se instala en el resto de la organización mediante uno de los demás métodos. Se implanta el sistema de manera gradual a todos los usuarios. Obliga a los usuarios a que hagan trabajar el nuevo sistema. Hay beneficios inmediatos de los nuevos métodos y controles. Proporciona experiencia y prueba directa antes de la implantación. Permite a los primeros usuarios aprovechar las ventajas del sistema. Permite la capacitación y la instalación sin uso innecesario recursos. Fuente: James A. Senn, 1993 de No hay otro sistema al cual recurrir si surgen dificultades con el nuevo. Requiere de la más cuidadosa plantación. Puede dar la impresión de que el nuevo sistema no es confiable ni esta libre de errores. Un largo periodo de instalación provoca la duda en el usuario de si el proyecto marcha bien (demasiado entusiasmo) o mal (resistencia y falta de un juicio justo). Un plan de conversión debe incluir todas las actividades que ocurrirán en el proceso de implantación del sistema nuevo e identificar a los responsables de cada actividad, además de un programa de actividades que indique cuando debe llevarse a cabo cada tarea. La lista de tareas que se realiza en las etapas previas a la implantación debe incluir lo siguiente: Listar todos los archivos a convertir. Identificar todos los datos necesarios para construir los archivos nuevos durante la conversión. 25

26 Listar todos los documentos nuevos y procedimientos que se usarán durante la conversión. Identificar todos los controles a usar durante la conversión. Establecer programas para verificación cruzada de los sistemas anterior y nuevo. Determinar como sabrán los miembros del equipo si algo no se ha llevado a cabo adecuadamente. Asignar las responsabilidades para cada actividad. Verificar tiempos para la conversión. Según Kenneth E. Kendall y Julie E. Kendall (1997), para muchas implementaciones el papel principal será la estimación precisa del tiempo necesario para cada actividad, encargando a personas que administren cada subproyecto y coordinando su trabajo. Además señala que la conversión, también conlleva otros detalles para el analista que incluyen: Los pedidos del equipo (incluido algunos hasta antes de tres meses de la conversión planeada). Los pedidos de material necesario que es surtido externamente para el sistema de información. Designar un gerente para supervisar la preparación del sitio de instalación. Planear, calendarizar y supervisar al personal que captura los datos y debe convertir todos los archivos y bases de datos antiguos Evaluación. Luego de implantar el sistema y completar la conversión, se debe hacer una revisión que permita determinar si este cumple con las expectativas y especificar donde son necesarias mejoras. La calidad de los sistemas, la confianza del usuario y las estadísticas de operación quedan fijadas por diversas técnicas como lo son: 26

27 Registro de eventos (incidentes críticos), necesita que los usuarios registren eventos no usuales o inesperados que afecten al sistema, los cuales pueden ser el reflejo de lo que el sistema no sea capaz de controlar, debido a un diseño incompleto o a actividades que no ocurran de la manera prescrita. Evaluación del impacto, determina como afectan o cambian los sistemas a las áreas de la organización en las cuales se instala. El impacto del sistema también debe compararse con los costos y beneficios económicos. Aun cuando se alcance una mayor productividad con un nuevo sistema, la gerencia desearía saber si los cambios producen las ventajas deseadas en la economía, el servicio o la competitividad. Encuesta de actitud, recolección de ideas y opiniones en torno a un sistema, ya sea a través de cuestionarios o con entrevistas personales. Las encuestas de actitud revelan el lado humano del sistema. Las preguntas pertinentes cuestionan los sentimientos de las personas acerca de los cambios en la cantidad de trabajo que desarrollan, la calidad de su esfuerzo, la calidad del servicio al cliente, facilidades de uso y aceptación del sistema por los compañeros de trabajo. La revisión enfatiza que es importante recopilar tanto datos cuantitativos como subjetivos para determinar si un sistema es adecuado para una organización. Además, no sólo dice que tan bien esta diseñado e implementado un sistema, sino que también es una fuente de información posible de aplicar a un nuevo proyecto de sistema. 4.3 Análisis Económico Según Sapag y Sapag (2000), una evaluación económica busca medir objetivamente ciertas magnitudes cuantitativas que resulten del análisis de un proyecto o empresa, y que dan origen a operaciones matemáticas que permiten tener diferentes coeficientes de evaluación. La evaluación económica se realiza sobre la estimación del flujo de caja de los costos y beneficios. 27

28 La evaluación económica de proyectos, compara sus costos y beneficios económicos, con el objetivo de emitir un juicio sobre la conveniencia de ejecutar dichos proyectos en lugar de otros, por lo tanto, el proceso de evaluar, implica identificar, medir y valorar los costos y beneficios pertinentes de distintas y múltiples alternativas de proyectos para lograr los objetivos propuestos, a los efectos de establecer cual de ellos es más conveniente ejecutar (Ernesto R. Fontaine, 1993). La evaluación económica de un proyecto, sumará los beneficios netos (beneficios totales menos costos totales) que se estima generará el proyecto durante su existencia, y emitirá un juicio sobre la conveniencia de llevarlo a cabo. Debido a que los beneficios netos se materializan en distintos periodos de tiempo t, para sumarlos y obtener una medida de valor de todos los beneficios netos que genera el proyecto, cada uno de los valores anuales debe ajustarse por un coeficiente (Díaz A. y González P., 2002). Así, el valor de los beneficios netos totales para un proyecto que durará n periodos es: VABN = n BN t t= ( + ) t 0 1 i Donde VABN, corresponde al valor actual de los beneficios netos e i es la tasa de descuento (costo de capital) pertinente para el inversionista. Cabe destacar, que la evaluación económica a efectuarse en esta memoria, corresponde a un proyecto social, lo que lleva a abordarla de un punto de vista distinto al que se utilizaría para un proyecto correspondiente a una empresa privada. En este contexto, según Sapag y Sapag (2000), la evaluación social de proyectos, pretende determinar los costos y beneficios pertinentes al proyecto para la comunidad, comparando la situación con proyecto respecto de la situación sin proyecto en términos de bienestar social, cuantificando y agregando las externalidades positivas con las negativas y, otros factores que pudieran influir en la toma de decisión. Entonces, la diferencia fundamental respecto de la evaluación privada, se ve reflejada en el hecho de que no todo lo positivo (o negativo) que el proyecto signifique para sus dueños, es necesariamente bueno (o malo) para la sociedad en la cual está inserto. Por otra parte, 28

29 cabe hacer notar que, el objetivo de bien común (social) no es necesariamente incompatible con el privado. son: Las principales diferencias que explican un flujo social respecto de uno privado El beneficio y costo social no es lo mismo que beneficio y costo privado, aunque ambas se midan en una unidad de cuenta real común. El precio social de un bien producido por el proyecto no es lo mismo que su precio privado. Las externalidades, que no son más que efectos indirectos generados positiva o negativamente por el proyecto, pueden afectar a la sociedad, aunque no necesariamente al inversionista privado. La tasa a la cual descontar un flujo social es distinta de lo que se entiende por la tasa relevante de descuento desde el punto de vista privado. La rentabilidad social de un proyecto persigue estimar su impacto en el crecimiento económico de un país, pudiendo incorporar información sobre cambios en la distribución del ingreso que pudiera generar. Para la realización de una evaluación social a un proyecto, se deberá primero obtener la información pertinente que permita modificar y complementar el flujo de caja privado para transformarlo en social y posteriormente proceder a su evaluación, con las mismas metodologías privadas, pero con valores sociales como la tasa de descuento. Los costos e ingresos, entre otros ítems, son los que permitirán la realización del flujo de caja, el cual refleja los movimientos temporales de las cuentas de efectivo de una empresa u organización. La evaluación social, considera costos y beneficios, donde, el beneficio social refleja el valor que tiene para la sociedad el aumento de un determinado bien atribuible al proyecto, más el efecto que este induce a que otros productores disminuyan su nivel de producción, ahorrando al país factores productivos, sin que el consumidor del bien se vea afectado y, el costo social, refleja el valor que tiene para la sociedad proveer una 29

30 mayor cantidad de factores de producción a los mercados donde el proyecto se abastece y el efecto de que otros usuarios dejen de usarlos. pueden ser: Los beneficios y costos socioeconómicos que presente el proyecto de inversión, Costos y Beneficios Socioeconómicos Directos Equivalen a los correspondientes valores privados corregidos. Es decir, el verdadero valor que tiene para el país recibir las cantidades de bienes, servicios producidos por el proyecto y verdadero costo de los insumos absorbidos por el proyecto. El verdadero valor (costo) económico unitario de los bienes ha recibido el nombre de precios sociales o precios eficientes Costos y Beneficios Socioeconómicos Indirectos También llamados efectos secundarios o externalidades, son los que se generan por el hecho que el proyecto afecta también los mercados de bienes y servicios no considerados en la determinación de los precios económicos, o sea, que no fueron contemplados en la determinación de los correctos precios sociales P, es decir, de todos aquellos bienes cuya producción o consumo no están directamente asociados con el proceso productivo, ni tampoco con la mayor disponibilidad de lo producido por un proyecto. En conclusión, son los efectos que provienen de efectos sustitución inducidos por cambios de precios y externalidades que generan los proyectos. Efecto Sustitución: Este efecto indirecto, se producirá solo si cambian los precios de mercado de los bienes directamente relacionados con el proyecto. Si bien, el cambio de los precios pondrá en marcha efectos indirectos, habrá costos y beneficios indirectos, solo si el precio social de demanda es distinto del precio social de oferta de los bienes cuyas cantidades demandadas y ofrecidas cambian como consecuencia del cambio de precio. Externalidades: Son los beneficios y costos no registrados en la evaluación privada (debido a que no son capturados por los agentes privados) dado la 30

31 inexistencia de los mercados que ofrezcan señales de los precios que permiten su valorización en términos equivalentes a los mercados establecidos de bienes y servicios Costos y Beneficios Socioeconómicos Intangibles Estos corresponden a los costos y beneficios generados por el proyecto que presentan dificultades para medirse e inclusive dificultades para identificarlos así como otros elementos que influyen en la calidad de vida y que por lo tanto, están presentes en la función social de bienestar de los países Precios Sociales El objetivo del cálculo de los precios sociales de los factores básicos, es contar con valores que reflejen el verdadero costo para la sociedad de utilizar unidades adicionales de estos factores durante la ejecución y operación de un proyecto de inversión. Una de las tareas del Departamento de inversiones de MIDEPLAN, es mejorar permanentemente el proceso de preinversión pública y, con ello, contribuir a una optima asignación de los recursos para inversión existentes en el país. Para cumplir esta labor, anualmente se estudian y revisan los precios sociales de los factores básicos de producción que son: la tasa de descuento, mano de obra y además de otros precios específicos frecuentemente utilizados en la evaluación social (Duarte M., 2002). A contar de 1992, el Departamento de Inversiones de MIDEPLAN, ha realizado una serie de actividades tendientes a revisar los supuestos básicos de un estudio realizado en 1987 por la Universidad Católica de Chile (y encargado por el ODEPLAN) y que hacia referencia a los precios sociales de los factores básicos de producción, lo que permite actualizar los cálculos de dichos precios sociales a la realidad actual de la economía chilena. Precio Social de la Mano de obra (PSMO): Se considera como precio social del trabajo, el costo marginal en que incurre la sociedad por emplear un 31

32 trabajador adicional de cierta calificación. Para uniformar criterios de la calificación de la mano de obra, se entiende por: - Mano de Obra Calificada (MOC): Los trabajadores que desempeñan actividades cuya ejecución requiere estudios previos o vasta experiencia (ejemplo: mecánicos, electricistas, albañiles u otros). - Mano de Obra Semi Calificada (MOSC): Los trabajadores que desempeñan actividades para las cuales no se requiere estudios previos y que, teniendo experiencia, esta no es suficiente para ser clasificados como maestros de primera (ejemplo: albañiles, pintores u otros que análogamente se denominan maestros de segunda). - Mano de Obra No Calificada (MONC): Los trabajadores que desempeñan actividades cuya ejecución no requiere de estudios ni experiencia previa (ejemplo: jornaleros, cargadores, o personas sin oficio definido) Precio Social de la Divisa (PSD): La discrepancia entre el costo social de la divisa y el costo privado se origina si la economía valora una divisa adicional en más o menos de lo que efectivamente le cuesta en términos de recursos productivos sacrificados. La causa de esta discrepancia es la existencia de distorsiones en la economía, especialmente en los sectores de bienes y servicios transables internacionalmente (aranceles y/o subsidios). Lo que se aplica en la práctica es el factor de corrección de la divisa: Para calcularlo se utiliza el modelo propuesto en el estudio de la Universidad Católica (1987), recalculando periódicamente el valor mediante la actualización de los parámetros principales, en particular aquellos que son afectados por las iniciativas de liberalización comercial relevantes para Chile. Actualmente, el factor es 1,012, el cual es muy bajo debido a la apertura de nuestra economía y al bajo nivel de las distorsiones existentes en el comercio exterior. En la determinación de este factor, influye de manera determinante 2 Fuente: MIDEPLAN 32

33 el arancel efectivo a las importaciones, el cual se ha estimado en 1,9% 3 para el Tasa Social de Descuento (TSD): Esta representa el costo en que incurre la sociedad cuando el sector público extrae recursos para financiar sus proyectos. Estos recursos provienen de las siguientes fuentes: De menor consumo (mayor ahorro), de menor inversión privada y del sector externo. Por lo tanto, la TSD depende de la tasa de preferencia intertemporal del consumo, de la rentabilidad marginal del sector privado y de la tasa de interés de los créditos externos. Otros Precios Sociales (OPS): Existen otros mercados en los cuales también se presentan distorsiones y para cuyos factores se han calculado los respectivos precios sociales. Dichos precios corresponden al valor social del tiempo, el precio social de los vehículos, combustibles, lubricantes, mantención y los costos sociales de conservación de caminos. Pero, se debe mencionar que, estos precios se aplican básicamente en proyectos de transportes (urbano, caminero, ferroviario, marítimo y aéreo) y a otras tipologías de proyectos como los muelles y caletas pesqueras. 4.4 Criterios de Decisión e Indicadores de Rentabilidad Valor Actual de los Beneficios Sociales Netos (VABSN) Según Fontaine (1997), desde el punto de vista restringido del economista profesional, la evaluación social de proyectos se limita a considerar solamente el efecto que el proyecto tiene sobre el monto y la distribución del ingreso nacional a lo largo del tiempo. En términos del monto del ingreso nacional, los beneficios sociales anuales (brutos) del proyecto, se miden por el aumento que dicho proyecto provocará en el ingreso nacional, mientras los costos, se medirán por el ingreso nacional sacrificado (alternativo) por el hecho de haber efectuado este proyecto en lugar de otro (que es su mejor alternativa). Es así, como el proyecto será rentable en la medida que el ingreso 3 Fuente: MIDEPLAN 33

34 nacional generado por este sea mayor (o por lo menos igual) que aquel que se hubiera obtenido de ejecutar el mejor proyecto alternativo. Los resultados de la evaluación social serán distintos a los de una evaluación privada, en el caso que los precios y costos sociales sean diferentes a sus valores privados correspondientes. Otra razón por la cual la evaluación social de un proyecto puede arrojar resultados diferentes y aun contradictorios a los que se obtienen de su evaluación privada o financiera, son las imperfecciones del mercado de bienes y servicios, provenientes de situaciones de monopolio y monopsonio, las cuales pueden llevar a inversiones privadas sub-optimas. Por otra parte, existen una serie de disposiciones legales (impuestos, subsidios, cuotas, prohibiciones, etc.) que también conducen a que los precios de productos e insumos en el mercado difieran de sus verdaderos valores. Las restricciones e incentivos al comercio exterior, además de introducir distorsiones en los precios de los bienes afectados, normalmente conducen a que el precio de mercado de las divisas difiera de su verdadero valor o costo para el país. Los efectos anteriores son denominados efectos directos y deben considerarse en la estimación de los precios sociales. Para estimar el Valor Actual de los Beneficios Netos Sociales Directos (VABNSD), es necesario considerar los precios sociales de los bienes y servicios de consumo final producidos por un proyecto P * i y el precio social de los insumos utilizados por el proyecto P * j. Por lo tanto, el VABNSD incluye el aporte que dichos bienes y servicios realizan al producto nacional, así como el producto nacional sacrificado por el hecho de usarlos. Si la estimación sólo incluyen los efectos directos, el VABNSD puede obtenerse utilizando la expresión : 34

35 VABSND = n n m χ it Ρit i= 1 j= 1 ( 1+ i ) t t= 0 π k k= 0 Υ jt Ρ jt Donde: i * k : tasa social de descuento en el periodo k, donde k = 0,...t Y jt : insumos en el periodo t X jt : bienes y servicios producidos en el periodo t Otra de las razones por las cuales una evaluación social de un proyecto pueda diferir de su correspondiente evaluación privada, se debe a que éste puede generar los llamados beneficios y costos sociales indirectos. Estos costos y beneficios indirectos han recibido también el nombre de efectos secundarios o externalidades y deben considerarse en la estimación de los precios sociales. Estas consideraciones llevan a estimar el Valor Actual de los Beneficios Sociales Netos Indirectos (VABSNI), de la siguiente forma: VABSNI = n t= 0 BSI t π t k= 0 CSI ( 1+ i ) k t Donde: i * k : tasa social de descuento en el periodo k, donde k = 0,...t. BSI: Beneficios Sociales Indirectos en el periodo t CSI: Costos Sociales Indirectos en el periodo t 35

36 4.4.2 Tasa Interna de Retorno Social (TIR) Fontaine (1997), señala que las rentabilidades de las inversiones sociales pueden ser muy distintas de las que obtienen los inversionistas privados. Si la sociedad, desea que la inversión privada, que se moviliza en función de la rentabilidad que espera obtener para sí, tenga mayor impacto sobre el bienestar económico, el país debe buscar los medios para que la rentabilidad social de las inversiones refleje adecuadamente su rentabilidad privada. Este criterio de decisión establece que, debe aceptarse el proyecto si la TIR es mayor o igual a la tasa de descuento social y debe rechazarse en caso contrario Periodo de Recuperación (PR) El periodo de Recuperación de la Inversión, según Sapag y Sapag (2000), permite determinar el número de periodos que serán necesarios para recuperar la inversión inicial, resultado que se comparará con el número de periodos que acepta la organización Índice de Valor Actual Neto (IVAN) El IVAN es un criterio de decisión que indica la cantidad de riqueza que genera cada unidad de recursos invertidos en el proyecto Razón Beneficio Costo (RBC) Según Lobos (2000) esta razón mide la relación entre el valor actual de los ingresos (VAI) y el valor actual de los costos (VAC). Se calcula como: RBC = VAI VAC 36

37 APLICACIÓN 5. APLICACIÓN DEL METODO Y RESULTADOS 5.1 Flujograma del Proceso Actual para Obtención de Licencias de Conducir (Actividades y Tiempos) Pedir Hora para Rendir Exámenes y Pagar Licencia. Realizar Carpetas 08:30 AM Rendir Examen Teórico (En papel) (30 min.) Examen Psicométrico (Resultados en papel) (5 min.) (2 días) Revisión Tº Total Examen Médico (Resultados en papel) (4 min.) (20 min.) (2 ½ hrs.) Tº Total (2 hrs.) 03: 15 PM Impresión y entrega de Licencia a personas en Control. HORARIO DE COLACIÓN (13:30-15:15) Tº Total (1 ¾ hrs.) 03: 45 PM Impresión y entrega de Licencias que se obtienen por primera vez. 03: 15 PM Examen Práctico (Resultados en papel) (15 min.) 37

38 5.2 Proceso Actual para Obtención de Licencias de Conducir Para iniciar el proceso de obtención de licencias de conducir las personas deberán reunir los siguientes requisitos generales establecidos por ley: Acreditar idoneidad moral, física y psíquica. Acreditar conocimientos teóricos y prácticos de conducción, así como de las disposiciones legales y reglamentarias que rigen al tránsito público. Poseer cédula nacional de identidad o de extranjería vigentes, con letras o dígitos verificadores. Si un individuo cumple los requisitos y desea obtener licencia de conducir, debe dirigirse a las dependencias del departamento de tránsito de la Municipalidad de Talca para dar inicio al proceso de obtención. Al llegar a este lugar, el solicitante pedirá una hora para rendir sus exámenes y efectuará el pago de la licencia que desea en el mismo instante. Este pago se realiza en caja y los valores a ser cancelados para las distintas licencias de conducir, se detallan a continuación: Primera vez clase B; C; D; F. $ Renovación de clase A1; A2; A3; A4; A5 $ Control A1; A2; B; C; D $8.843 Duplicado adicional $7.813 Cambio de domicilio $3.299 Certificado de antecedentes $810 Una vez realizado el pago, la citación queda fijada para dos días después a las 8:30 AM, para quienes vienen a obtener alguna clase de licencia por primera vez y, a las 9:00 AM para quienes vienen a control (por vencimiento). Una vez pasados los dos días, el solicitante de la licencia de conducir, debe presentarse nuevamente en las dependencias del departamento de tránsito a la hora fijada, con la finalidad de rendir los exámenes, para lo cual, deberán estar sus antecedentes listos en una carpeta, junto con los exámenes que deberá rendir (impresos), de acuerdo a la clase de Licencia que desea obtener. 38

39 El proceso que realizará luego cada solicitante de licencia, involucra una serie de pasos los que se describen a continuación: Realizar un examen teórico Evalúa los conocimientos que se tienen de la Ley de Tránsito y los comportamientos al conducir (el test consiste en un set de preguntas sobre mecánica básica y conductas en la conducción de un vehículo). La cantidad de preguntas que contenga el test, dependen de la clase de licencia solicitada y las respuestas se realizan manualmente en una hoja que se le otorga al postulante. El examen teórico es rendido por aproximadamente 20 personas simultáneamente (que van a adquirir algún tipo de licencia por primera vez), en una sala que consta con sillas personales, para evitar la comunicación entre postulantes. Su tiempo de duración es aproximadamente 30 minutos. En este módulo, hay una persona encargada de tomar el examen, supervisar el correcto funcionar de los postulantes y corregir todas las pruebas, por lo tanto, también señalara quienes pueden seguir con el proceso (aprueban este examen, en el caso de licencias clases B y C, quienes responden correctamente, a lo menos, 28 de un total de 35 preguntas y, para las Clases A1 y A2, se requiere un mínimo de 18 repuestas correctas de un total de 20). La etapa de corrección de pruebas teóricas, toma aproximadamente 20 minutos, los que deben esperar todos los postulantes antes de pasar al siguiente examen (que sean llevadas las carpetas de los aprobados al módulo siguiente y que los reprobados sean citados para dentro de 15 días a rendir nuevamente la prueba) Realizar Examen Psicométrico Para este examen se incrementa el número de postulantes, debido a que, en este modulo se inicia el proceso de las personas que van a control (vencimiento) de su licencia. El examen psicometrico, consta de tres test: 39

40 Test Punteado, que consiste en un examen de coordinación visomotriz fina, donde se debe apuntarle por medio de un puntero a tres agujeros fijos en un platillo, sobre el cual gira un medio disco que dificulta la maniobra. Test de Palanca, que consiste en un examen de coordinación visomotriz fina, donde se debe llevar una aguja manejada por medio de palancas a modo de tijeras por sobre un dibujo trazado. Test de Reacción Simple, este es un examen de coordinación visomotriz gruesa, y consta de una plataforma con dos pedales simulando un acelerador y un freno. Usando sólo el pie derecho, se aceleran y al aparecer en el tablero una luz roja se debe frenar. Para hacer pasar a los postulantes a este módulo, los encargados de tomar el examen hacen dos grupos (de aproximadamente 15 personas cada uno) y hacen pasar uno a la sala que consta con el equipamiento adecuado para realizar el examen. Se da una explicación general y luego deben formarse los postulantes (en la misma sala) para ir haciendo los test. Posteriormente, se utilizará el mismo procedimiento para el segundo grupo (explicación general y fila para los test) En esta parte del proceso, los encargados de tomar los test (que actualmente son dos funcionarios), deben registrar los resultados manualmente en un formulario e incorporarlos en las carpetas que ya contienen el examen escrito de cada persona. Una vez que han pasado todos los postulantes por el examen psicométrico, son entregadas las carpetas al medico, para que pueda continuar el proceso. En este módulo, se producen demoras (retrasos para los solicitantes), ya que luego de la explicación general, cada individuo tarda aproximadamente cinco minutos en rendir los test y deben concluir todos para que puedan pasar de a uno al siguiente examen. Entonces, el tiempo que transcurre desde que se dan las explicaciones de los test hasta que terminan todas las personas de hacerlo es de aproximadamente dos horas y media. 40

41 5.2.3 Examen sensométrico y el examen médico (se efectúan en el mismo módulo) El examen sensométrico: consta de seis etapas, las cuales se detallan a continuación: - Encandilamiento: Deben leerse las letras que aparecen dentro del visor. Enseguida este se ennegrece y se mide el tiempo que se demora el postulante en alcanzar a distinguir nuevamente alguna figura en este fondo negro. - Audiometría: El examen determina la capacidad auditiva del conductor. - Agudeza Visual: Este examen mide la capacidad visual ya sea binocular o monocular del postulante - Perimetría: Este examen mide la amplitud del campo visual. - Profundidad: Este examen determina la capacidad de distinguir objetos en perspectiva lejos-cerca. - Visión de colores: Este examen permite evaluar si el postulante distingue correctamente los colores verde, amarillo y rojo El examen médico Consiste en una entrevista oral a cada postulante. Además, el médico puede solicitar la opinión de algún especialista u otros documentos que considere necesarios para determinar más adecuadamente si una persona es apta para obtener la licencia de conducir. En este contexto, cabe destacar que, es el médico quien determina el tiempo por el cual será extendida la licencia y las restricciones que esta pudiera tener. En este módulo, interactúan dos personas (Médico y su Secretaria), y cada postulante pasa individualmente demorando aproximadamente cuatro minutos en rendir el examen. Por lo tanto, el tiempo de demora de la totalidad de los postulantes es de aproximadamente dos horas y los exámenes del siguiente módulo (prácticos) no pueden llevarse a cabo hasta que pase el último postulante por el médico (terminada la atención de todas las personas, se llevan las carpetas a quien deberá tomar los exámenes prácticos respectivos) Por último, se debe mencionar que, en este módulo concluye el proceso para quienes están haciendo control (por vencimiento de licencia), cuyas personas, 41

42 entregaran su fotografía con nombre y RUT, para la impresión y firma de su licencia (por parte del director de tránsito) y, generalmente deberán volver a las 3:15 PM a retirarla (En ocasiones, algunos alcanzan a terminar el proceso a las 13:30, antes del horario de colación) Examen práctico Es tomado a los postulantes de manera individual, por un funcionario de la municipalidad calificado para tal función. Este examen se lleva a cabo en la vía pública, en un trayecto no definido y es efectuado principalmente en las tardes, debido a que los pasos anteriores del proceso de licencias de conducir consumen aproximadamente cinco horas y media, que es la jornada de atención de la mañana. El postulante a licencia de conducir, debe concurrir con su vehículo al lugar destinado para dicho examen (frontis del departamento de tránsito) y, al momento de rendirlo, el funcionario municipal completa un formulario que será luego anexado en la carpeta del afectado. Este paso, demora aproximadamente 10 minutos. Una vez realizado el cuarto paso y, con ello completado el proceso exitosamente, el postulante debe traer consigo una fotografía tamaño carné, la cual especifique su nombre y Rut, para que su licencia de conducir sea impresa, firmada y entregada (aproximadamente a las 3:45 PM) Otras consideraciones Para terminar de aclarar el proceso de licencias de conducir, es necesario mencionar que las carpetas de los postulantes, siempre son realizadas el día anterior a la citación fijada y, este trabajo, involucra a tres personas, las cuales se dividen roles: Una imprime los certificados de Antecedentes de los postulantes a través del sistema interrelacionado con Registro Civil. Otra prepara e imprime los exámenes que rendirán los postulantes (de acuerdo a la clase de licencia que buscan obtener). 42

43 Mientras la otra persona busca las carpetas de las personas que asisten a control y realiza carpetas a quienes obtendrán licencia por primera vez. Además, la misma funcionaria que imprime los exámenes, será quien imprimirá las licencias otorgadas ese día. Por último, se debe destacar que actualmente (sin la utilización del sistema computacional), una persona que va a sacar licencia de conducir, tardará aproximadamente seis horas en obtenerla (ver formularios utilizados en el proceso en anexo 9). 43

44 5.3 Flujograma del Proceso Nuevo para Obtención de Licencias de Conducir (Actividades y Tiempos utilizando Sistema Computacional) Pedir Hora para Rendir Exámenes y Pagar Licencia. (2 días) 08:30 AM Rendir Examen Teórico (En Sistema) (30 min.) Sacar Fotografía Digital. Examen Psicométrico (Resultados en Sistema) (10 min.) 08:50 AM Impresión y entrega de Licencia a personas en Control. Examen Médico (Resultados en Sistema) (10 min.) 10:00 AM Impresión y entrega de Licencias que se obtienen por primera vez. 09:30 AM Examen Práctico (Resultados en papel) (15 min.) Nota: : No hay Tiempos de Demora 44

45 5.4 Proceso Nuevo para Obtención de Licencias de Conducir (con proyecto de implantación de sistema Computacional) El proceso nuevo de obtención de licencias de conducir, es muy similar al anterior, solo hay un reordenamiento y disminución de los tiempos, debido a implantación del sistema informático. A continuación, se describen las principales diferencias que se presentarán en el nuevo proceso: Se llevará un orden de citaciones, que implique que cada media hora cinco personas comiencen el proceso de obtención de licencia, donde el primer grupo tendrá hora de citación a las 8:15 AM. Los exámenes teóricos se ejecutaran en un computador con pantalla touch screen, donde sólo se digitaran las respuestas correctas (cada postulante individualmente) y los resultados los arrojará inmediatamente el sistema una vez terminado el examen. El tiempo de duración del examen teórico, continuará siendo 30 minutos, pero no será necesario esperar revisiones (manuales), por lo que cada persona podrá pasar al instante al módulo siguiente. En el examen psicométrico, las explicaciones y atención serán individuales. Los resultados serán ingresados al sistema por quien toma el examen y el tiempo de duración será de aproximadamente 10 minutos. Luego de pasar por este módulo, se podrá continuar inmediatamente con el proceso. Los resultados del examen sensométrico y entrevista médica, deberán ser ingresados inmediatamente al sistema por quien los toma. Además, la utilización del sistema facilitará al médico el acceso a los resultados del módulo anterior (examen psicométrico) y a la información correspondiente a licencias anteriores, para la toma de una decisión precisa. La duración del examen médico será de aproximadamente 10 minutos, luego de los cuales, una persona que está controlando puede retirar su licencia de conducir, mientras que quienes deban rendir el examen práctico, podrán hacerlo a la brevedad. 45

46 Los resultados del examen práctico, se ingresarán al sistema una vez rendido este, con lo que, los postulantes que aprueban, podrán retirar su licencia de conducir Otras consideraciones Se debe destacar que, con la utilización del sistema computacional, una persona que va a obtener alguna clase de licencia por primera vez y debe realizar el proceso completo, tardará aproximadamente una hora y media en tener su licencia de conducir, mientras que aquellos que asisten a control (por vencimiento), tardarán aproximadamente 30 minutos (ver pantallas del sistema en anexo 10). 46

47 5.5 Sistema Nuevo de Licencias de Conducir El proyecto de sistema de licencias de conducir para la Municipalidad de Talca, permitirá mejorar: La capacidad: velocidad de procesamiento de datos, incremento en el volumen y recuperación rápida de la información. El control: mayor exactitud de la información y seguridad La comunicación: por medio de la integración de las áreas de la municipalidad Los costos: permite el monitoreo de los costos Para esto, los diversos elementos o requerimientos necesarios para el cambio del sistema anterior al nuevo son: Tecnológicos Cuadro 7: Requerimientos Tecnológicos para la Implantación del Sistema Equipamiento (nº) Características Funciones 6 PCs -6 Cpu Intel Pentium Mhz, Tarjeta madre compatible Intel con USB 2.0, Memoria de 128 MB DDR, Disco duro de 40 GB, CD-ROM 52 X, Tarjeta de Red 10/100 integrada para banda ancha, Disquetera de 1.44 Kb, Teclado, Mouse, Parlantes Multimedia. -Sistema operativo Windows XP. -5 Monitor 15", Samsung, Touch Screen, Mod. 551V, 1024 X Monitor 15" CRT AOC MOD. CT520N 1024 X Cámara digital -Cámara Digital Canon Powershot A-510 (Un potente flash zoom, funciones de impresión directa ampliadas). 1 Turno-matico -Pantalla sencilla de dos dígitos Modelo SS-2D -Caja Botón (con 1 pulsador) Modelo BX-1. -Fuente de 12 V, 1 amp Modelo: PS- 12 /1ª. -Rollo de Tickets. -Dispensador de boletos. -Servir de instrumento para realización del examen teórico. -Tomar fotografía digital necesaria para la confección de la licencia de conducir. -Atender a las personas que vienen a solicitar hora de acuerdo a como fueron llegando y evitar aglomeraciones. 47

48 5.5.2 Personal Cuadro 8: Requerimientos de Personal para la Implantación del Sistema Nº de personas Funciones 1 Implementador del sistema. Encargado de contactarse con SMC Ltda., definir requerimientos técnicos e Implantar el sistema de Licencias de Conducir en el departamento de Transito. 1 Capacitador Encargado de Capacitar a los funcionarios en la utilización del Sistema de Licencias de Conducir (en este caso particular, será la misma persona que Implementa el Sistema) 1 Funcionario Encargado de tomar los exámenes Psicotécnicos (Debido a que una de las personas que se encargaba de esto era la misma En el proceso de implantación, se pondrá énfasis en: Que el sistema sea percibido positivamente por los usuarios y el personal técnico, a través de un alto apoyo directivo en el proceso de implantación, o sea, la ayuda por parte de los dirigentes a los distintos niveles de la organización con la finalidad de disminuir la resistencia al cambio. El nivel de riesgo y complejidad del proyecto, coordinando desde los requerimientos hasta la capacitación, como una manera de evitar conflictos e incertidumbres en el uso del sistema. En relación a la capacitación, esta será efectuada por el operador del sistema a los usuarios de este en casa, mientras que al operador se la proporcionará el vendedor (SMC: empresa que arrienda el sistema a la Municipalidad de Talca). Los temas principales de la capacitación, tendrán relación con el uso del equipo computacional, familiarización con la aplicación, manejo de datos (añadir registros, eliminar registros y editar registros), recuperación de la información y uso de la información. Por otra parte, la conversión del sistema anterior al nuevo, será realizada por el método de conversión por etapas, en otras palabras, se implantará el sistema de manera gradual a todos los usuarios, para así, dar tiempo a los trabajadores de adaptarse a los nuevos tiempos y responsabilidades de cada actividad. 48

49 Finalmente, se planifica evaluar el sistema a través de un estudio que enfatice en los beneficios y costos económicos, la productividad y los cambios organizacionales ( evaluación del impacto ), todo esto, complementado con una encuesta de actitud (cuestionario o entrevista personal) que revele las ideas y opiniones de los usuarios respecto al sistema nuevo de Licencias de Conducir. 49

50 5.6 Evaluación Económica Cuadro 9: Inversión EQUIPAMIENTO 4 Valor (unitario) Total 5 Monitores Touch Screen $ $ Monitor CRT AOC $ $ Cpu Intel Pentium 4 $ $ Cámara digital $ $ Turno-matico $ $ Total $ $ INGRESOS POR LICENCIA Cuadro 10: Ingresos Nº de Licencias Valor de Ingresos Totales Promedio Anual 5 Fotografía 6 Anual $990 $ Cuadro 11: Costos OPERACIÓN Costo mensual Costo Anual Arriendo Sistema Computacional 7 $ $ PERSONAL Clasificación Nº de Horas Anuales Encargado de mantención de equipos computacionales Encargado de examen psicométrico Capacitación Implementador Mano de obra calificada Mano de obra calificada Mano de obra calificada Mano de obra calificada Salario por Hora 8 Factor de Ajuste Costo Anual 180 $ $ $ $ $ $ $ $ Cotizados en WEI Chile S.A, Comercial Total Pack Ltda. (ver factura anexo 11). 5 Promedio de licencias otorgadas y renovadas los años 2002, 2003 y 2004 (ver planillas anexo 12). 6 Precio de Mercado de Fotografías Digitales UF mensuales a empresa SMC (Valor calculado con UF al 23/06/2005) 8 Cálculos realizados con valores de remuneraciones medias por grupos ocupacionales y aplicación de factor de ajuste para salarios sociales 2005 (ver planilla de salarios en anexo 13). 50

51 5.6.1 Cálculo del Flujo de Caja del Proyecto de Licencias de Conducir. Cuadro 12: Flujo de Caja DESCRIPCION AÑO 0 AÑO 1 AÑO 2 AÑO 3 AÑO 4 AÑO 5 1) INVERSIÓN -$ ) INGRESOS ANUALES Nº de Fotografías Precio por Fotografía $ 990 $ 990 $ 990 $ 990 $ 990 TOTAL INGRESOS ANUALES $ $ $ $ $ ) COSTOS ANUALES 3,1) Costo de Operación Arriendo Sistema $ $ $ $ $ Sueldo Funcionario $ $ $ $ $ Total Costo de Operación $ $ $ $ $ ,2) Gastos Mantencion de Equipos $ $ $ $ $ Sueldo de Implementador $ Sueldo de Capacitador $ Total Gastos $ $ $ $ $ TOTAL COSTOS ANUALES $ $ $ $ $ ) FLUJO DE CAJA NETO -$ $ $ $ $ $ )FLUJO NETO DE CAJA ACTUALIZADO -$ $ $ $ $ $ Cálculo de Indicadores de Rentabilidad VABSN = $5,372,733 TIR = 47 % PR = 3 IVAN = 1,29 Cuadro 13: Indicadores de Rentabilidad Valor Actual de los Ingresos $ $ $ $ $ Valor Actual de los Costos $ $ $ $ $ RBC = 1,35 51

52 CONCLUSIONES, RECOMENDACIONES Y LIMITANTES Una evaluación social incluye beneficios sociales directos e indirectos, donde los últimos, también llamados beneficios intangibles no han podido ser valorizados monetariamente en este proyecto por no contar con el tiempo y los conocimientos necesarios para ello. Se ha llevado a cabo un diagnóstico, que considera los beneficios sociales directos netos del proyecto y se aplicaron diversos criterios de evaluación para determinar su rentabilidad. Los resultados reflejados del analisis técnico y económico son: La Municipalidad de Talca cuenta con gran parte del personal o recurso humano que interactuara con el sistema. En otras palabras, solo será necesaria la contratación de una persona de planta, por lo que, al conservar las funciones de los distintos funcionarios y utilizar un sistema con procesos simples, la capacitación se enfocará en el uso del equipo computacional y el manejo de datos. El equipamiento tecnológico necesario para que el sistema de licencias de conducir pueda operar, no presenta exigencias particulares. Sino más bien, deberá contar con características que comúnmente tienen los equipos ofrecidos en el mercado y que son de fácil acceso para cualquier persona u organización. La implantación del sistema otorgará al área de licencias de conducir de la Municipalidad de Talca, gracias a la automatización de tareas: Velocidad de procesamiento de datos, velocidad en la recuperación de información, exactitud de la información, integración de las áreas y monitoreo de costos y tiempos. Al implementar el sistema de licencias de conducir la Municipalidad de Talca se va adaptando a los requerimientos de gobierno electrónico y haciendo eficientes sus procesos. Específicamente, será posible pasar de un total de seis horas que actualmente demora el proceso de entrega de licencias a un total de una hora y media. El proyecto presenta valor actual de los beneficios sociales netos positivo, tasa interna de retorno mayor que la tasa de descuento social, índice de valor actual 52

53 neto y razón beneficio-costo mayor a uno y, un período de recuperación de tres años, lo que de acuerdo a las expectativas de la Municipalidad de Talca es aceptable. Por lo tanto, considerando todos los puntos recién mencionados, se afirma que el proyecto es técnicamente factible y económicamente rentable, por lo que se recomienda a la Municipalidad de Talca desarrollarlo. Como recomendación también, se señala que de acuerdo al analisis y estudio realizado, el método de conversión del sistema que ofrece mayores ventajas a la Municipalidad de Talca es el de Conversión Directa, pues otorga beneficios inmediatos, produce menor resistencia al cambio, obliga al personal a involucrarse rápidamente y ser cuidadoso, no provoca dudas en el usuario y es adecuado para sistemas pequeños. Por último, se debe mencionar que la principal limitante del estudio se presenta debido a que este proyecto social genera múltiples beneficios, pero gran parte de ellos no han podido ser valorizados monetariamente, lo que impide tener una mayor rentabilidad. 53

54 BIBLIOGRAFÍA 7.1 Referencias literarias Arellano del C, Carlos; Farias, U. José; Desarrollo de un Sistema de apoyo al control y gestión de casos del ministerio publico. Memoria para optar al titulo de Ingeniero Comercial Mención Informática. Universidad de Talca. Becerra, A. Patricia; González, G. Mallen; Desarrollo de un software para la ayuda en la toma de decisiones: Bases técnicas y metodológicas. Memoria para optar al titulo de Ingeniero Comercial Mención Informática. Universidad de Talca. Brealey A, Richard; Myers C, Steward; Fundamentos de Financiación Empresarial. McGraw-Hill, Cuarta Edición. Cohen, K. Daniel; Sistema de Información para la toma de decisiones. McGraw-Hill. Díaz L, Alejandro; González B, Pedro; Evaluación socioeconómica de la Instalación de una Perrera Municipal en la Comuna de Curico. Memoria para optar al titulo de Ingeniero Comercial Mención Administración. Universidad de Talca. Duarte S, Macarena; Evaluación Social Proyecto Socio-recreativo en la isla Robinsón Crusoe para niños y jóvenes de la comuna de Juan Fernández. Memoria para optar al titulo de Ingeniero Comercial Mención Administración. Universidad de Talca. Fontaine R, Ernesto; Evaluación Social de Proyectos. Ediciones Universidad Católica de Chile, Undécima Edición. 54

55 Ide C, Cesar; Vásquez A, Eduardo; Evaluación socioeconómica Centro de Gestión de Proyectos Universidad de Talca. Memoria para optar al titulo de Ingeniero Comercial Mención Administración. Universidad de Talca. James, A. Senn; Análisis y diseño de sistemas de información. McGraw-Hill, Segunda Edición. Kenneth C, Laudon; Jane P, Laudon; Administración de Sistemas de información. Prentice-Hall, Segunda Edición. Kenneth E, Kendall; Julie E, Kendall; Análisis y Diseño de Sistema. Prentice-Hall Hispanoamericana, Tercera Edición. Kinner, Tomas; Taylor, James; Investigación de Mercado: Un enfoque aplicado McGraw-Hill. Lobos A, Germán; Formulación y Evaluación de Proyectos, Universidad de Talca, Facultad de Ciencias Empresariales, Departamento de Economía y Finanzas. Mejías, P. María; Sepúlveda, M. José; Diseño de un sistema de información de apoyo al control de costos para una empresa de transporte de carga. Memoria para optar al titulo de Ingeniero Comercial Mención Informática. Universidad de Talca. Morales M, Mariela; Tapia O, Juana; Evaluación Técnico-Económica. Caso: Sercodep Ltda.. Memoria para optar al titulo de Ingeniero Comercial Mención Informática. Universidad de Talca. Pontificia Universidad Católica de Chile; Estudio nacional sobre tecnologías de información. 55

56 Subsecretaria de Economía Santiago de Chile; Acceso y uso de tecnologías de información en las empresas Chilenas. Universidad de Chile; Gobierno Electrónico en Chile: Estado del Arte. Zikmund, William G; Investigación de Mercados.Sexta edición. Editorial. Prentice may. 7.2 Sitios Web

57 ANEXOS Anexo 1: Evolución del Número de Conexiones a Internet Anexo 2: Principales Causas para la no Utilización de Gobierno Electrónico 57

58 Anexo 3: Fases de Gobierno Electrónico Anexo 4: Indicadores de Gobierno Electrónico 58

59 Anexo 5: Proceso Modernizador en Chile desde el año 2000 Anexo 6: Número de iniciativas de Gobierno Electrónico periodo previo al

60 Anexo 7: Número de iniciativas Aceptadas de Gobierno Electrónico Periodo