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2 ÍNDICE 1.Introducción 2 2 Beneficios de emitir Factura Electrónica 3 3 Obligatoriedad de la Factura Electrónica 4 3 Requisitos Fiscales 5 4 Ventajas de emitir Factura Electrónica con Super Kompras 6 5 Tipos de Comprobantes Fiscales 7 6 Modelos de Facturación Super Kompras 8 7 Proceso de Integración de Emision de Factura Electrónica con Super Kompras 10 8 Addenda versión Catálogo de GLN Mapa de los requerimientos de Addenda Super Kompras Puntos a verificar antes de emitir Factura Electrónica con Super Kompras Áreas de Oportunidad 16 1

3 INTRODUCCION Super Kompras comienza a trabajar FE a partir de junio del 2010 implementando el esquema para recibir la facturación electrónica de sus proveedores. Se trabajo en un esquema que consiste en que manden la información fiscal y comercial a través de los medios de comunicación electrónicos, FTP o portal de proveedores El presente tiene como finalidad apoyar al proveedor en las dudas que tenga con respecto a la integración del modelo de Factura Electrónica con Super Kompras Para Super Kompras es necesario que el proveedor comprenda los términos que se utilizan y conozca la manera correcta de facturar electrónicamente para llevar a cabo una buena comunicación comercial. Es por eso que a continuación se da el detalle de la información. Factura Electrónica: también llamada comprobante fiscal digital, e-factura o efactura, es un electrónico que cumple con los requisitos legales y reglamentariamente exigibles a las facturas tradicionales garantizando, entre otras cosas, la autenticidad de su origen y la integridad de su contenido La factura electrónica es un tipo de factura que se diferencia de la factura en papel por la forma de gestión informática y el envío mediante un sistema de comunicaciones que conjuntamente permiten garantizar la autenticidad y la integridad del electrónico. Proceso de emisión de factura electrónica: 1. Implementación del SW para la emisión de Factura Electrónica. 2. Solicitud de FIEL y sello digital SAT (CFD: solicitud de folios fiscales, CFDI: solicitud del timbre fiscales ) 3. Resguardo de información. Al terminar obtenemos una factura que nos garantiza: que la persona física o jurídica que firmó la factura es quien dice ser (autenticidad) y que el contenido de la factura no ha sido alterado (integridad). El emisor envía la factura al receptor mediante medios electrónicos, como pueden ser CD s, memorias Flash e incluso Internet (portal web, correo electrónico, etc). Si bien se dedican muchos esfuerzos para unificar los formatos de factura electrónica, actualmente está sometida a distintas normativas y tiene diferentes requisitos legales exigidos por las autoridades tributarias de cada país, de forma que no siempre es posible el uso de la factura electrónica, especialmente en las relaciones con empresas extranjeras que tienen normativas distintas a la del propio país. Los requisitos legales respecto al contenido mercantil de las facturas electrónicas son exactamente las mismas que regulan las tradicionales facturas en papel. Los requisitos legales en relación con la forma 2

4 imponen determinado tratamiento en aras de garantizar la integridad y la autenticidad y ciertos formatos que faciliten la interoperabilidad. BENEFICIOS DE EMITIR FACTURA ELECTRONICA Dependiendo del tamaño de las empresas y el volumen de su facturación, el ahorro en concepto de emisión y gestión de facturas (emisión, envío, recepción, almacenaje, búsqueda, firma, devolución, pago, envío, etc.) puede fluctuar entre el 40% y el 80%. Entre los motivos que hacen posible este ahorro se encuentran: Oportunidad en la información, tanto en la recepción como en el envío. Ahorro en el gasto de papelería. Facilidad en los procesos de auditoría. Mayor seguridad en el resguardo de los s. Menor probabilidad de falsificación. Agilidad en la localización de información. Eliminación de espacios para almacenar s históricos. Procesos administrativos más rápidos y eficientes. Por otro lado, una vez que las empresas empiecen a operar con esta tecnología, se verán incentivadas a digitalizar otros s, logrando eficiencia y ahorro en otras áreas de la empresa. El control tributario se incrementa con la factura electrónica, ya que permite un mayor control del cumplimiento tributario y simplificación de la fiscalización. La factura electrónica en México es la representación digital de un tipo de comprobante fiscal digital (CFD), que está apegada a los estándares definidos por el Servicio de Administración Tributaria (SAT) en el anexo 20 de la Resolución de Miscelánea Fiscal, y la cual puede ser generada, transmitida y resguardada utilizando medios electrónicos. Cada factura electrónica emitida cuenta con un certificado digital y sello digital que corrobora su origen y le da validez ante el SAT; una cadena original que funciona como un resumen del contenido de la factura; y un folio que indica el número de la transacción. A partir de la reforma del Código Fiscal de la Federación el 28 de junio de 2006, se establecieron las bases de regulación para la prestación de servicios de emisión y envío de comprobantes fiscales digitales. Con esa reforma y con la publicación de las reglas específicas en meses posteriores en la Resolución Miscelánea Fiscal, el SAT anuncia tres formas de facturar electrónicamente en México, a saber: 1. Facturación por medios propios: consiste en la generación de facturas en las instalaciones de la empresa emisora. Esto puede hacerse utilizando un software desarrollado internamente o una aplicación desarrollada por un tercero, pero operada por personal de la empresa emisora. 2. Facturación por medio de un proveedor autorizado por el SAT para proveer el servicio de emisión y entrega de Comprobantes Fiscales Digitales: consiste en la emisión y entrega de comprobantes fiscales digitales por parte de una entidad fuera del domicilio fiscal de la empresa, por medios electrónicos y de manera completamente digital, sin que por ello se considere que se lleva la contabilidad fuera del domicilio mencionado. La entidad debe contar con la autorización y certificación de procesos por parte del Servicio de Administración Tributaria (SAT) para generar y procesar facturas. Con esta modalidad los emisores en poco tiempo utilizan las funcionalidades 3

5 del servicio ofrecido que se ajusten a sus procesos o necesidades, sin invertir en el costo total de un producto y con la certeza del apego a la normativa fiscal en todo momento. Además del proceso de emisión, la certificación que brinda el SAT a proveedores especializados incluye también procesos de entrega, lo que facilita integrar comunidades de colaboración electrónica entre clientes y proveedores. 3. Facturación por medio de la aplicación gratuita del SAT: Micro-E: Diseñado para personas físicas y morales dedicadas a actividades empresariales, prestación de servicios profesionales o arrendamiento de bienes inmuebles cuyos ingresos anuales no son mayores de cuatro millones de pesos. Este servicio no tiene costo. Es posible además, llevar el control de las operaciones y las obligaciones fiscales. En el paquete de reformas al Código Fiscal de la Federación (CFF) 2010, aprobado por la Cámara de Diputados y publicado por el Diario Oficial de la Federación el 7 de diciembre de 2009, incluye las modificaciones en materia de comprobantes fiscales que están en vigor. Obligatoriedad de la Factura Electrónica. La Cámara de Senadores Aprobó en todos sus términos las modificaciones al Código Fiscal de la Federación para hacer obligatoria la Factura Electrónica para todas las facturas superiores a 2 mil pesos a partir de Enero del Obligatoriedad de la Factura Electrónica Lista de modificaciones y fechas al Anexo 20 Segunda Resolución de modificaciones a la Resolución Miscelánea Fiscal para 2009 y sus anexos 1, 1-A, 3, 7, 11, 12, 14 y 20 Anexo 20 de la Miscelánea Fiscal 2010 En México el SAT ha establecido que un grupo de empresas a las cuales denomina PAC Proveedores Autorizados de Certificación, sean los encargados de desarrollar y comercializar, la implementación de la Facturación Electrónica, dentro de estas empresas existen diferentes modalidades, algunas de ellas desarrollaron software, otras implementaron los servicios a través de Internet, con portales que convierten la adopción de este sistema en algo parecido a manejar una cuenta de correo electrónico, facilitando de forma impresionante el uso generalizado por parte de los usuarios finales. Otro aspecto que es importante mencionar con la implementación de este sistema, además de ser un ente controlador propio para cada contribuyente, es el aspecto ecológico de la propuesta, ya que con la utilización de estos portales y el envío de los CFD (Comprobantes Fiscales Digitales) por medio de la red, se está colaborando con la vida en el planeta. 4

6 REQUISITOS FISCALES A) FIRMA ELECTRONICA AVANZADA (FIEL) La Firma Electrónica Avanzada "Fiel" es un conjunto de datos que se adjuntan a un mensaje electrónico, cuyo propósito es identificar al emisor del mensaje como autor legítimo de éste, tal y como si se tratara de una firma autógrafa. Por sus características, la Fiel brinda seguridad a las transacciones electrónicas de los contribuyentes, con su uso se puede identificar al autor del mensaje y verificar no haya sido modificado. Su diseño se basa en estándares internacionales de infraestructura de claves públicas (o PKI por sus siglas en inglés: Public Key Infrastructure) en donde se utilizan dos claves o llaves para el envío de mensajes: La "llave o clave privada" que únicamente es conocida por el titular de la Fiel, que sirve para cifrar datos. La "llave o clave pública", disponible en Internet para consulta de todos los usuarios de servicios electrónicos, con la que se descifran datos. En términos computacionales es imposible descifrar un mensaje utilizando una llave que no corresponda. B). CERTIFICADO DE SELLO DIGITAL Los certificados de sellos digitales son expedidos por el SAT son para uso especifico de Comprobantes Fiscales Digitales. Por medio de ellos el contribuyente podrá sellar electrónicamente la cadena original de los comprobantes que emita en cada una de sus sucursales; así se tendrá identificado el origen del comprobante fiscal digital, junto con la unicidad y las demás características que tienen los certificados digitales (Integridad, no repudio, autenticidad y confidencialidad). El contribuyente puede optar por pedir un sello digital para cada una de las sucursales, establecimientos o locales, donde emita comprobantes fiscales digitales. C). CADENA ORIGINAL Se entiende como cadena original, a la secuencia de datos formada con la información contenida dentro del comprobante fiscal digital, establecida en el Rubro C del Anexo 20 de la Resolución Miscelánea Fiscal. D). XML Es un lenguaje que permite organizar datos o información mediante etiquetas, crea archivos de texto, organizados con etiquetas que contienen información de manera estructurada, además de que permite la definición de un estándar para el manejo de información. E). LLAVE PÚBLICA (*.req) 5

7 Es un archivo electrónico que genera el uso de algoritmo asimétrico y que se publica junto con el certificado digital para cifrar información que se desea enviar el propietario de la clave o llave privada. La clave o llave pública se presenta dentro del archivo de requerimiento para presentarlo ante el SAT y obtener un certificado digital. F). LLAVE PRIVADA (*.key) Es un archivo electrónico necesario para generar el uso de algoritmo asimétrico y que sólo debe ser conocido y resguardado por el propietario del par de claves o llaves (pública/privada). Con esta clave o llave privada se realiza el firmado digital, mismo que codifica el contenido de un mensaje OBJETIVO Cumplir con las obligaciones fiscales, procesos administrativos y comerciales optimizando los procesos del envío y recepción de Facturas Electrónicas apegados a los estándares fiscales y los requisitos comerciales de Super Kompras. VENTAJAS DE EMITIR FACTURA ELECTRONICA CON SUPER KOMPRAS Productividad y disminución del tiempo en procesos administrativos. Hacer más eficiente la relación comercial, ya que el tiempo en reuniones se enfoca más a temas estratégicos y de negocio. Tener un proceso operativo más eficiente y automatizado, minimizando los riesgos por errores de captura de datos y eliminando actividades manuales. Contar con un mayor control fiscal para la revisión de la información e identificación de las facturas en los puntos de recepción de mercancía. Facilita y disminuye el tiempo de elaboración de los reportes para las declaraciones con el SAT, además de agilizar la consulta de los comprobantes fiscales de manera electrónica. Disminución del número de aclaraciones de pagos de facturas. Esto se traduce en ahorros de tiempo del personal y aumento de productividad. Integración automatizada a los sistemas internos. Mayor rapidez en procesamiento de facturas. Impedir facturación inútil (Seguridad e integridad en la información). Eficiencia y seguridad en el intercambio de información. Dinamismo en la recepción de la mercancía. Menor tiempo en la recepción de mercancía al no revisar facturas manualmente. Reducción en rechazos de mercancía derivados de facturas erróneas. Ahorros en impresión y ensobretado. Comprobante de lectura del en página web. (validación en la página del SAT) 6

8 TIPOS DE COMPROBANTES FISCALES Comprobante Fiscal Pre-Impreso (Impresor Autorizado) Puntos a validar Tienen una vigencia de dos años a partir de la fecha de impresión, con folios aprobados hasta el 31/12/2010. En la operación, estos comprobantes podrán ocuparse sin limitación de monto, hasta que caduquen o se acaben. CFD-Comprobante Fiscal Digital Los contribuyentes que durante el año fiscal 2010 y anteriores hayan optado por expedir el CFD, al amparo de lo dispuesto por el Art. 29 del Código Fiscal de la Federación vigente hasta el 31 de Diciembre de 2010, podrán optar por continuar generando y emitiendo directamente CFD, sin necesidad de remitirlos a un proveedor de certificación de CFD para la validación de requisitos, asignación de folio e incorporación del sello digital del SAT CFDI-Comprobante Fiscal Digital por internet 1. Cédula de Identificación Fiscal 2.Folios y en su caso serie 3.Leyenda de impresor autorizado 4.Art 29-A (datos del emisor, receptor, RFC) Puntos a validar 1. Año y Número de aprobación de folios 2.Folio, y en su caso serie 3.Número de certificado (vigencia) 4. Leyenda en caso de impresión 5.Sello digital 6. Cadena Original En caso de recibir un archivo en formato electrónico (XML) tiene que validar que cumpla con los requisitos fiscales establecidos en el anexo 20, esto lo puede hacer a través de la página del SAT Puntos a validar Certificada mediante un proveedor Autorizado de Certificación (PAC) Debe incluir un código de barras bidimensional (lo genera la misma aplicación que genera la representación impresa) Aplica para contribuyentes con ingresos acumulables mayores a cuatro millones de pesos, y opción de uso en papel sólo en transacciones menores a 2mil pesos Comprobante Impreso (dispositivo de seguridad) Podrán imprimir facturas en papel los contribuyentes cuyos ingresos acumulables en el ejercicio inmediato anterior no superen los 4 millones de pesos, sin importar el monto del comprobante. 1. Datos fiscales del emisor 2.Folio fiscal asignado por el PAC 3.Número de serie de Certificado de Sello Digital del emisor 4.Fecha (dd/mm/aa) y hora (hh:mm:ss) de la emisión 5.RFC del receptor 6. Conceptos cubiertos por la factura 7.Impuestos y montos totales 8.Sello digital del CFD 9.Sello del SAT 10.Cadena original del complemento de certificación digital del SAT 11.Número de serie del CSD del SAT 12.Fecha y hora de emisión certificada 13.Leyenda en caso de impresión 14.Código bidimensional En caso de recibir un archivo en formato electrónico (XML) tiene que validar que cumpla con los requisitos fiscales establecidos en el anexo 20, esto lo puede hacer a través de la página del SAT o de GS1 México. Puntos a validar 1. Registro Federal de Contribuyentes 2.Número de aprobación 3.Folio, y en su caso serie 4.Cédula de identificación oficial 5.Código Bidimensional (el cual se asigna y entrega el SAT) que integra: a) RFC b) Número de aprobación c) Rango de Folios d) Fecha de aprobación 7

9 MODELOS DE FACTURACIÓN DE SUPER KOMPRAS a). Pre facturación Generar FE ( XML y Envío de mercancía con Factura FE impresa Entrega de mercancía y Factura impresa en CEDIS Transmisión del XML Servi dor El modelo de pre facturación es cuando el proveedor entrega la mercancía con factura impresa, posteriormente deberá transmitir el XML a más tardar a las 24 hrs posteriores. 8

10 b) Post Entrega Entrega de mercancía en Tienda con ota de remisión Genera folio de reci o de mercancía Generar FE ( XML y Servi dor Transmisión del XML El modelo de post facturación es cuando el proveedor entrega la mercancía con remisión, posteriormente emite la Factura y transmite el XML. 9

11 PROCESO DE INTEGRACIÓN DE EMISIÓN DE FACTURA ELECTRÓNICA CON SUPER KOMPRAS O Retroalimentar y continuar con prue as Informar al proveedor So re los Prue as de XML con Addenda S I Definir canal de comunicación Prue as de comunicación Definir fecha de entrada a productivo 10

12 SI Título del Etapas del proceso de Integración 1. Informar al proveedor: vía telefónica, mail o personalmente 2. Envió de kit informativo sobre los requerimientos de la adenda, la guía de ctrl, aperak y el catalogo de GLN de las diferentes sucursales o tiendas 3. Fase de pruebas: el proveedor envía su XML 4. Definir canal de comunicación: 5. vía FTP, Portal de Super Kompras, Buró de servicio 6. Pruebas de comunicación 7. Definición en la fecha de entrada a productivo Modelo de envío - Vía FTP - Portal de Super Kompras - Buro de servicio Addenda versión 7.1 Nuestra guía para factura electrónica, se apega a la guía de GS1 México 7.1, sin embargo la Addenda para SUPER KOMPRAS requiere la integración de los siguientes niveles que originalmente son opcionales: Requisitos Comerciales de Super Kompras Una vez que se cumplen con los requisitos de la adenda y la factura Super Kompras solicita lo siguiente: 1. Folio de orden de compra Ejemplo: 11

13 La fecha es opcional. 2. Folio de recibo de mercancía Si se trabaja bajo esquema de pre facturación o entrega en CEDIS, el valor del folio de recibo deberá de ir 0 La fecha es opcional. 3. GLN de Super Kompras 4. GLN del proveedor GL de proveedor En caso de no contar con el GLN solicitarlo a GS1 México. 5. Número de proveedor (numero asignado por Super Kompras al registrar por primera vez al proveedor) umero interno de 6. GLN del lugar destino de la mercancía 12

14 La dirección es opcional. CATALOGO DE GLN S DE SUPER KOMPRAS No. Tda NOMBRE GLN SUPER KOMPRAS S.A. DE C.V ACROPOLIS SUPER KOMPRAS MICRO OCOYOACAC SUPER KOMPRAS LAS MARINAS SUPER KOMPRAS MICRO ZITACUARO AHORRO TENANCINGO PRAKTIS SEMINARIO PRODUCTOS BASICOS ALIMENTICIOS S.A. DE C.V SURTI-TIENDA FIDEL VELAZQUEZ SURTI-TIENDA TENANCINGO SURTI-TIENDA MEXICO D.F SURTI-TIENDA CTRAL. ABASTOS TOLUCA SURTI-TIENDA IXTLAHUACA SURTI-TIENDA CENTRAL DE ABASTOS TOLUCA II SURTI-TIENDA ZITACUARO SUPER KOMPRAS MICRO SAN PEDRO TOTOLTEPEC SUPER KOMPRAS MICRO LEANDRO VALLE SUPER KOMPRAS TOLLOCAN SUPER KOMPRAS PINO SUAREZ SUPER KOMPRAS TENANCINGO SUPER KOMPRAS MICRO FIDEL VELAZQUEZ SUPER KOMRAS MICRO VALLE DE VALLE SUPER KOMPRAS SAN BUENAVENTURA SUPER KOMPRAS CENTRO SUPER KOMPRAS LA ASUNCION SUPER KOMPRAS SANTIAGO TIANG SUPER KOMPRAS ATLACOMULCO SUPER KOMPRAS ZITACUARO

15 31 SUPER KOMPRAS MICRO XONACATLAN PRAKTIS ALAMEDA SUPER KOMPRAS MICRO GALERIAS SUPER KOMPRAS MICRO METEPEC SUPER KOMPRAS MICRO LERDO PRAKTIS METEPEC SUPER KOMPRAS MICRO XINANTECATL SUPER KOMPRAS MICRO SEMINARIO SUPER KOMPRAS MIC. ATLACOMULCO TERM CUICAS 42 CENTRO DE DISTRIBUCION TOLOTZIN PRAKTIS SOR JUANA PRAKTIS MILTEPEC SUPER KOMPRAS IXTLAHUACA FRANQUICIA SKM FRANQUICIA LA LOMA SUPER KOMPRAS MICRO FRANQUICIA INFONAVIT SUPER KOMPRAS MICRO FRANQUICIA LAS PALOMAS SUPER KOMPRAS MICRO FRANQUICIA COLON BANCO DE ALIMENTOS CARITAS EDO MEX PRAKTIS FRANQUICIA IXTAPAN PRODUCTOS BASICOS ALIMENTICIOS SACV SUPER KOMPRAS MICRO FRANQUICIA 16 DE SEPTIEMBRE ALMACEN CENTRAL COCINA CENTRO DE COSTOS ENVASADORA Productos identificados con código de barras Dentro de la siguiente etiqueta se describe el detalle de los artículos El SKU va dentro de la etiqueta: Nota. Es importante una vez que estén en productivo no dejen de enviar los XML en tiempo (entre 48 hrs antes y 48 hrs después de la entrega de la mercancía) y forma (con adenda versión 7.1) 14

16 MAPA DE LOS REQUERIMIENTOS DE ADDENDA DE SUPER KOMPRAS Aclaraciones. Si la factura esta en estatus de rechazada no fue valida en los requerimientos del SAT o comerciales por lo que el proveedor debe re facturar. PUNTOS A VERIFICAR ANTES DE EMITIR FACTURA ELECTRÓNICA CON SUPER KOMPRAS Durante el proceso de validación del archivo XML sólo se verificó que se cumpliera con todos los requerimiento, mas NO el contenido de cada dato; por lo que le pido de favor que en cuanto se entre en productivo los datos sean correctos. Tener homologado el catálogo de artículos (SKU, descripción, unidades de medida por SKU, precios). El folio de orden de compra (número de folio de pedido) sólo está formado por caracteres numéricos. NO contiene letras. El folio de recibo, se deberá colocar tal cual se le entrega en la hoja de recibo (número de Tienda, seguido de un guión medio posteriormente un folio consecutivo) En caso de que la tienda no la entregue, favor de solicitarlo. (Checar folios en el portal) Si está trabajando bajo el esquema de prefacturación (entrega la factura en el momento que surte el pedido) y/o entrega en Almacén Central a este campo se le deberá de asignar el valor de 0 Se requieren 3 GLN: 15

17 - GLN emisor de la Factura Electrónica. - GLN receptor (Super Kompras S.A de C.V) GLN lugar a donde va dirigida la mercancía (Tienda y/o CEDIS) Los proveedores que entregan en Tollotzin deberán de colocar el GLN de la Tienda destino de la mercancía. (la Tienda a la cual se levanto pedido) Los proveedores que entregan pedido por cruce de andén en Almacén Central deberán colocar el GLN de la tienda destino de la mercancía. (La tienda a la cual se generó la orden de compra) Sólo la mercancía que su destino sea CEDIS deberá tener el GLN de la Sucursal 90 ( ) Para recibir los Ctrl s y Aperak s, deberá de solicitarle a su buro de servicio que se los solicite a Ekomercio, además de que realice el canal de comunicación para hacernos llegar las Facturas Electrónicas. A partir de la entrega de pedido tiene 24 hrs antes o 24 hrs después para hacernos llegar la CFD. Si actualmente usted entrega con factura, le pido que siga entregando la representación impresa para corroborar la entrega de pedido. NOTA: A partir del 1ro. de enero se rechazarán aquellas facturas que no cumplan con lo estipulado por el SAT se deberán de entregar con el algoritmo de encriptación sha1 AREAS DE OPORTUNIDAD Productividad y disminución del tiempo en procesos administrativos para el proveedor y Super Kompras. Simplicidad para la validación de los datos fiscales. Disminución de errores. Eliminación de s físicos, optimización en el almacenamiento de información. Se debe de tener continuidad en el envío en tiempo y forma de los XML para evitar la re facturación. 16

18 17 Título del

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