PROGRAMA PROVINCIAL DE CAPACITACION CONTINUA DE EMPLEADOS DEL PODER JUDICIAL SUB PROGRAMA: PRÁCTICA PROCESAL INFORMATIZADA

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1 CENTRO DE ESTUDIOS JUDICIALES Superior Tribunal de Justicia Poder Judicial del Chaco PROGRAMA PROVINCIAL DE CAPACITACION CONTINUA DE EMPLEADOS DEL PODER JUDICIAL SUB PROGRAMA: PRÁCTICA PROCESAL INFORMATIZADA Acuerdo N 2676, del 05/04/00.- Dra. María Rosario Augé Origen y fundamentación El Programa de Capacitación Continua de Empleados Judiciales del Chaco, Práctica Procesal Informatizada, ha nacido de la propia práctica tribunalicia de capacitación que diaria y silenciosamente se realiza en todas las dependencias del Poder Judicial. Consiste en la gestión de capacitación por los responsables de cada una de las dependencias del Poder Judicial del Chaco (jurisdiccionales y administrativas). Ver el cuadernillo de Lecturas, el artículo Qué debemos entender por Gestión de Capacitación. Proyección La Práctica Procesal Informatizada de cada una de las dependencias y la Coordinación de todas en el Programa, se irá conformando como el proceso que a lo largo de los años, se construirá sobre la base de la participación y el consenso de todos sus participantes. Finalidad Crear un espacio educativo dentro de cada dependencia, en el que se transmiten conocimientos, se organiza el trabajo, y de ello da cuenta el sistema informático. Extensión Abarca todas las localidades de la Provincia del Chaco, de modo que las pautas de organización de las actividades de capacitación son de carácter general -para crear el marco- y flexibles, esto es, susceptibles de las modificaciones que sean necesarias según las características propias de cada tribunal y de cada localidad. 1

2 Evaluación Es imprescindible que se evalúen los resultados que se van obteniendo a medida que avanzan los encuentros de capacitación, por ello habrá que observar los indicadores, y volcar en los Informes que se envían a la Coordinación del Centro de Estudios Judiciales, -que luego se elevan al Acuerdo de los Ministros-, los cambios, las tendencias que se insinúan, las dificultades que aparecen, así como las soluciones a problemas que se van concretando. Resultados que debemos buscar Reorganizar las tareas, reordenar las funciones y mecanismos, volcar todo ello en el sistema informático de la dependencia, buscando el desarrollo humano de las personas que hacen el trabajo, a fin de hacer cada día más eficiente el servicio que se brinda, cualquiera sea éste, en relación a la calidad y la celeridad.- Planillas de Organización de los Cursos Todos los datos relativos al origen, desarrollo y continuidad de las diferentes etapas del curso, se vuelcan en las Planillas de Organización, para el Seguimiento de cada uno de los cursos y la Coordinación de las actividades de las distintas dependencias. Seguimiento y Coordinación El seguimiento y la coordinación se realizan por el Centro de Estudios Judiciales. El seguimiento se realiza a fin de recepcionar inquietudes y sugerencias de los responsables de las actividades, y controlar el desarrollo pedagógico y organizacional de la actividad de capacitación que luego se certificará con la expedición de los Certificados correspondientes. La coordinación entre diferentes dependencias, se realiza a fin de mantener la comunicación entre todos los responsables de las actividades Coordinador y Capacitadores-, a través de diferentes actividades orientadas a ese fin, y la articulación de todas las unidades educativas-organizacionales participantes. Comunicaciones: es importante mantener una comunicación constante entre los integrantes del Programa de Capacitación Continua de Empleados del Poder Judicial, sub-programa Práctica Procesal Informatizada. Para ello, además de un sistema de seguimiento de los resultados obtenidos en cada encuentro, haremos reuniones con los responsables de todos los módulos de la Provincia, para intercambiar experiencias, evaluar resultados parciales y finales, y modificar todo lo que sea necesario para mejorar este sistema de capacitación. Pautas para la confección de la Planilla de Organización de los cursos 1.-RESPONSABLES DE LA ACTIVIDAD 2

3 (Quiénes van a liderar el curso) El responsable principal de la actividad, es el Juez (en las dependencias administrativas el Jefe), a quien se le acuerda el carácter de Coordinador, brindando las pautas de trabajo a todo el personal en base a sus conocimientos. Los Jueces pueden no ser capacitadores, pero es importante que lleven adelante la Coordinación de los encuentros como forma de hacer realidad el liderazgo organizacional del Tribunal. Siendo así, cada curso tendrá un Coordinador y uno o varios Capacitadores (al completar la planilla, si la figura de Coordinador y Capacitador coinciden, simplemente se repite el nombre). En caso de existir Capacitadores invitados para temas específicos, éstos deberán constar, en la Planilla de Organización o en el Informe que deberá presentar cada Coordinador al finalizar cada una de las Etapas. 2.-DESTINATARIOS (A quiénes va dirigido el curso) Los destinatarios son todas las personas que trabajan en una dependencia judicial, explicitando cuántas son, y describiendo en líneas generales sus características. Si no corresponden a la dependencia del Capacitador, explicitar a cuál pertenecen. En lo posible, sólo incluir en casos excepcionales y por razones que justifiquen la capacitación fuera del propio Tribunal. Los grupos se constituyen si es necesario, según se organicen las tareas en la dependencia. Metodología que se aconseja, por cuanto la división en grupos de empleados por función facilita el manejo de los temas, y el tenor con el que se dirige la charla o los trabajos prácticos. La descripción general de las personas que trabajan se hace según el nivel de formación que poseen, formal o informalmente. 3.- CALENDARIZACIÓN ANUAL (Cuándo se va a desarrollar el curso, cuánto va a durar en el año) 1) Plan anual Cada Coordinador decidirá el modo en que irá desarrollando los contenidos temáticos. De acuerdo a ello, deberá fijar la cantidad de etapas que tendrá el curso en el año (normalmente 2 ó 3). Para la fijación de la extensión total del curso, deberá verse con realismo las temáticas que alcanzarán a desarrollarse en cada una de las clases y la suma de todas ellas. Esta modalidad tiene la ventaja de su flexibilidad. Ello da un margen necesario para que en las sucesivas etapas, se puedan reformular los contenidos o la metodología, en las sucesivas etapas que siguen, de acuerdo a la experiencia adquirida en la anterior.- 2) Planilla por etapas 3

4 Estas planillas, servirán para plasmar el desarrollo del curso en sus distintas Etapas, a modo de seguimiento de la actividad de capacitación y organización laboral, a los fines de su evaluación y reorientación constante. 4.-DESCRIPCIÓN DE LA ETAPA A INICIAR Plan de cada Etapa Aquí habrá de describirse la Etapa que se inicia -por ende habrá tantas planillas como Etapa-, a los fines de dejar establecida la cantidad de clases, su duración, así como el cumplimiento por parte de todos los asistentes, de las normativas así establecidas para cada dependencia 4.1.,4.2.- OBJETIVOS Y METAS (Para qué o qué se espera obtener de esta etapa del curso en caso de que tenga éxito, y cuánto, cuándo y cómo se operacionalizará aquello que se desea lograr) Consultar el cuadernillo de Lecturas, Acerca de por qué capacitar y Acerca de para qué capacitar. Los objetivos y las metas revelan hacia dónde se va, y cómo se hará para lograrlo. Por ejemplo, tenemos como un objetivo descongestionar la tarea del Secretario de trámite, disminuyendo la cantidad de consultas que realizan los proveyentes a un superior por desconocimiento del trámite; por eso nos fijamos como meta perfeccionar a los proveyentes en sus conocimientos de la práctica procesal del Juzgado, para que a fin de año, los Secretarios o quienes evacúan consultas hayan disminuido la cantidad de causas en las que se los consulta. De allí la importancia de la constante auto-evaluación, que indique la cantidad de causas en las que se consulta diariamente, para saber si se han cumplido los objetivos o no, comparando las cantidades a fin de año. Es mejor fijar objetivos cortos y luego darle continuidad LUGAR DE REALIZACIÓN (Dónde se va a realizar el curso) Normalmente los cursos habrán de realizarse en la sede del Juzgado porque allí están las computadoras sobre las que se debe trabajar, pero ello no impide que algunos encuentros se produzcan fuera del ámbito de trabajo diario. La elección del lugar, dentro de las posibilidades existentes, debe tener en cuenta una buena iluminación y ventilación, y en lo posible debe ser agradable. No olviden que pueden hacerlo al aire libre los días que lo permitan, y que el cambio de ámbito favorece la motivación tanto para la captación de los contenidos como para imaginar nuevas formas de realizar las cosas. 4

5 4.4.- ACTIVIDADES Y MÉTODOS DE DESARROLLO (Cómo se va a realizar el curso: 1. Actividades y tareas, 2. Métodos y técnicas) CONTENIDOS TEMÁTICOS Para la fijación de los contenidos, se puede consultar el cuadernillo de Lecturas Acerca de para qué se va a capacitar y Acerca de qué se va a capacitar, para orientar la decisión al respecto. El espacio educativo, se construye asignando: a) Un espacio a la COMUNICACIÓN, para que todo el equipo de trabajo se ponga en contacto, se comunique y analice grupalmente la problemática laboral que deben abordar. b) Un momento de TRANSMISIÓN DE CONOCIMIENTOS de tipo 1) jurídico - procesales y reglamentarios de la función; 2) conocimientos interdisciplinarios de incidencia en el ámbito laboral, y 3) Pautas de organización del trabajo en equipo. c) La reformulación y ADAPTACION CONSTANTE del sistema informático de la dependencia,- cualquiera sea su estado, y con los elementos con los que se cuenta hoy-, a su función y organización.- Para consignar en las planillas: Dictado de clases de contenido jurídico e interdisciplinario Deben dictarse los contenidos que respondan a las necesidades de la dependencia de que se trate. No olvidar que se deben especificar los de esta etapa solamente, y atendiendo a los objetivos y metas fijados para ella Talleres para el análisis funcional de la dependencia, orientados a la celeridad procesal Existen numerosas cuestiones que pueden y deben ser resueltas en el ámbito del Tribunal, sin necesidad de reformas legislativas, autorizaciones especiales, ni mayor asignación presupuestaria. Estos encuentros de capacitación, deben servir por lo menos para: análisis de las funciones de cada uno, coordinación e integración de las tareas de todos, creación de nuevas formas de hacer las diferentes tareas de la dependencia, todo ello en base a la detección por parte de sus integrantes, de los problemas y sus posibles soluciones Incidencia en el sistema informático Parte del reordenamiento constante que debe existir en toda dependencia, involucra al sistema informático de la misma, en el que se deben volcar todas las tareas que componen el trabajo particular y general de la oficina, y su organización Temáticas específicas del Tribunal 5

6 Por último, puede incluírse en los contenidos de las actividades, aquellas que cada dependencia requiera por sus particularidades, detallándose así en las Planillas, o, si estos temas surgen en el desarrollo de los encuentros, consignándoselos en los Informes.- La metodología a utilizar en los encuentros, debe variar de acuerdo a los contenidos que se van a desarrollar. Para recordar qué métodos de enseñanza pueden desplegar, consultar el cuadernillo de Lecturas Acerca de cómo capacitar, correspondiente al material del Seminario de Capacitación que se dictó en por el CEJ. Ello no excluye los métodos que cada capacitador pueda crear libremente en base a sus conocimientos teóricos o del grupo con el que trabaja. El taller, una forma participativa y desprovista de tantas solemnidades educativas, en el que se haga un adecuado uso de las competencias comunicativas, canalizará las inquietudes y sugerencias de todos los integrantes del equipo de trabajo, mejorando lo producido por el tribunal CRONOGRAMA Los días y horarios de los encuentros deben ser fijados teniendo en cuenta el movimiento de cada dependencia, y hay libertad en su fijación, pero una vez establecidos, éstos deben respetarse estrictamente. De acuerdo a la experiencia de algunos Juzgados, conviene empezar con una vez quince días, y luego ir aumentando la frecuencia de los encuentros a medida que sea necesario para la organización del trabajo. La idea es que los encuentros sirvan para la organización de las tareas del grupo, tendiente a su optimización, generándose el espacio de comunicación necesario. Por ende, si los encuentros funcionan bien, éstos se irán haciendo MÁS NECESARIOS cada vez, a medida que en ellos se cumplan los objetivos de estos espacios de capacitación laboral Elementos auxiliares El uso de elementos resulta hoy indispensable para maximizar los encuentros. Asimismo, debe asegurarse la participación de todos los asistentes de cada encuentro, como en toda capacitación de personas adultas responsables del funcionamiento del sistema de Justicia. Los elementos son escasos, pero nos ofrecemos a colaborar en todo lo que desde la sede del Centro de Estudios se pueda hacer para conseguir lo conducente al mejor resultado posible. Planillas de asistencia 6

7 Las planillas de asistencia son responsabilidad del Coordinador y/o los Capacitadores, debiendo ser llevadas con imparcialidad y rigurosidad, para la correcta confección de los Certificados que expide el Centro de Estudios Judiciales,y que constan numerados en el Registro de Certificados.- Los formularios de Planilla de Asistencia al Curso, serán facilitados por el Centro de Estudios, debiendo ser llenadas y suscriptas por el Coordinador del curso, que dará fe de las asistencias que en ella consten ( el 80 ó 100 % de asistencia según el caso a los fines de la expedición de Certificados, o los trabajos que se les indique realizar).- En caso de que el control de asistencia sea realizada por un Capacitador, deberá suscribir éste su asistencia, y la asistencia de los empleados del día que se trate.- Reconocimiento El valor incalculable de la tarea que están iniciando algunos y continuando otros, con este sistema de capacitación, con el objetivo de mejorar el servicio de justicia que se presta en la Provincia del Chaco, ha sido reconocido por el Superior Tribunal de Justicia, a través de la entrega de Diplomas y comunicación al Consejo de la Magistratura y Jurado de Enjuiciamiento conforme lo ha dispuesto por Acuerdo N 2712, Pto. 6, de fecha 20 de Diciembre de Para concluir, les aconsejo la utilización del Plan de Productividad que aparece en la última parte del cuadernillo de Lecturas, por su sencillez y adaptabilidad a nuestra tarea en la conducción de un equipo de trabajo. Cordialmente, Dra. María Rosario Augé Secretaria Coordinadora Centro de Estudios Judiciales Resistencia, Chaco, marzo de 7