5. Cobranza y Administración

Transcripción

1 5. En este capítulo revisaremos los temas de cobranza y administración, elementos importantes que te ayudarán a tener un mejor control de tu cartera. 5.1 Cobranza El proceso de cobranza garantiza que la póliza se mantenga vigente, puesto que la Compañía recibe y registra el cobro de la prima. Para llevar acabo este proceso es necesario conocer los siguientes conceptos: Forma de Pago Conducto de Pago Factura y Comprobante de Pago Preliquidaciones 115

2 5.1.1 Forma de Pago Forma de Pagol El Asegurado podrá elegir al momento de la contratación del seguro la forma de pago de acuerdo a las siguientes opciones: Anual (1 Pago) Semestral (2 Pagos) Trimestral (4 Pagos) Mensual (12 Pagos) Como la prima está calculada en base a forma de pago anual, en caso de pago semestral, trimestral y mensual se generará un recargo por pago fraccionado conforme a las políticas vigentes de la Compañía, el cual se aplica a la prima total del seguro. Cambios de la forma de pago Solo se podrá realizar el cambio de forma de pago, antes de cobrar el primer comprobante de pago o al vencimiento de alguno de ellos, es decir, cuando se haya devengado completamente un comprobante de pago liquidado. Este movimiento te generará una nueva versión de póliza, la cual contendrá la nueva forma de pago 116

3 5.1.2 Conductos de Pago Definición Además del pago en cajas de GNP con cheque o efectivo, se cuenta con 5 diferentes conductos de pago para el cobro de primas: Domiciliación Bancaria Cargo Automático a Tarjeta de Crédito (CAT) Pago en el Banco vía Electrónica o Sucursal (PEB) Cargo Único a Tarjeta de Crédito (CUT) Transferencia Electrónica (TE) Intermediario/Agente Es importante revisar las siguientes condiciones ya que la forma de pago determina los conductos de pago: Forma de pago Anual Semestral Trimestral Mensual Conducto de pago Domiciliación, CAT, PEB, CUT, TE y Agente Domiciliación, CAT, PEB, TE y Agente Domiciliación y CAT Domiciliación y CAT A continuación te mostramos un cuadro resumen de los conductos de pago: 117

4 Conducto Cómo y dónde se realiza el pago Cuándo y cómo aplica la póliza Personal Comercial Domiciliación Autorización de cargo programado a cuenta de cheques a través del formato integrado en la solicitud. Operable en todos los bancos Se aplica el mismo día de autorización del cargo, sin necesidad de ingresar liquidación a GNP. No Aplica CAT Autorización de pago programado a tarjetas de crédito afiliadas a Masterd Card, Visa o American Express Se aplica el mismo día de autorización del cargo, sin necesidad de ingresar liquidación a GNP. No Aplica PEB En cualquier banca electrónica o sucursal de los siguientes bancos: Banamex (M.N.) Banorte (M.N.) Serfin (M.N.) BBVA (M.N y DLS.) HSBC (M.N y DLS.) Se aplica al siguiente día hábil de autorización del cargo, sin necesidad de formato CUT Autorización de cargo único a tarjeta de crédito afiliada a Masterd Card, Visa o American Express, llamando al teléfono: y (asegurados) o al y opción 6 (Agentes) También puede hacerse a través del formato electrónico. Se aplica el mismo día de autorización del cargo, sin necesidad de formato. No Aplica TE Transferencias electrónica de fondos desde cualquier banco a las cuentas bancarias de GNP Se aplica al siguiente día hábil de que se ingrese la liquidación a GNP. 118

5 5.1.3 Facturas y Comprobantes de Pago Factura La factura ampara la contratación de una póliza y es el documento válido para la deducción fiscal. Elementos que conforman el formato de Factura: 1. Datos del Contratante 2. Fecha de expedición de la Factura, Números de Referencia del Asegurado, Forma de Pago, Conducto de Pago y la Moneda 3. Descripción del producto adquirido y ramo 4. Cédula Fiscal de GNP 5. Folio Fiscal de la Factura, Número de Póliza y Versión 6. Vigencia del Movimiento 7. Importe Total a Pagar 8. Nombre del Agente y Clave

6 Comprobante de Pago Es el documento que ampara el cobro de la prima y sirve para acreditar el IVA. Elementos que conforman el Comprobante de Pago: 1. Datos del Contratante 2. Fecha de expedición de la Factura y Comprobante de Pago, Números de Referencia del Asegurado, Forma de Pago, Conducto de Pago y la Moneda 3. Nombre del Agente y Clave 4. Referencias Bancarias para el pago de primas 5. Número de Comprobante de Pago, Folio Fiscal, Número de Póliza y Versión 6. Periodo que cubre 7. Importe Total a Pagar y Fecha Límite de Pago 8. Lugar de Expedición

7 Nota de Crédito Como ya lo hemos mencionado, la póliza es susceptible de ser cancelada o de sufrir modificaciones. En la aplicación de movimientos que afecten la prima se genera además de la póliza una Factura y Comprobante de Pago por dicho cambio. Algunos de los movimientos que se realizan pueden implicar una disminución en la prima o bien la cancelación de la póliza, por lo que al igual que en los otros casos se generará una Factura y Comprobante de Pago, que por ser saldos a favor del asegurado se les denomina Nota de Crédito de Factura y Nota de Crédito de Comprobante de Pago. Estos formatos son iguales a la Factura y Comprobante de pago, la diferencia contra las Notas de Crédito es el saldo a favor del asegurado. Esquema de Facturación El esquema de facturación en GNP, está completamente alineado a la Reforma Fiscal del 2003, el cual consiste en la emisión de una sola factura por la prima total de la póliza, independientemente de la forma de pago de la misma. La factura se emitirá de acuerdo al periodo de vigencia de la póliza, es decir, si ésta es anual, la factura es anual y se emite al mismo tiempo que la póliza para el caso de Personas Morales y para Personas Físicas se imprimirá a petición del asegurado. En cuanto a los comprobantes de pago, se emitirán basados en la forma de pago seleccionada (el primero a la emisión y los subsecuentes con 45 días antes de su inicio de vigencia) y tendrán como referencia el folio fiscal de la factura global. En caso de modificaciones o cancelación de la póliza, se generarán nuevas facturas y comprobantes de pago que actualicen la versión de la póliza bajo el mismo esquema de facturación descrito. 121

8 Agrupación de Facturas y Comprobantes de Pago Este proceso es de gran utilidad para los negocios de Líneas Comerciales ya que te permite agrupar varias Facturas y Comprobantes de Pago en uno solo, cuando el contratante es el mismo y no se mezclan distintos periodos (años fiscales); no importa si se trata de una flotilla o colectividad. Para ello, es importante indicar desde la contratación de la póliza el nivel de agrupación, ya sea por Carátula o Contrato. En el caso de que se solicite la agrupación por contrato lo que realizará el sistema es agrupar por ese contrato todas las carátulas de un mismo contratante; si en ese contrato existieran 5 contratantes se generarán 5 facturas de ese contrato, y según su forma de pago el mismo número de comprobantes de pago. En el caso de que exista sólo un Contratante se generará una sola factura con su correspondiente comprobante de pago. La definición de agrupamiento que se haga para la Factura, aplicará también para los Comprobantes de Pago. Preliquidación La preliquidación es la agrupación de un conjunto de comprobante de pagos individuales con un mismo Conducto de Pago, que puede ser Intermediario o Banco. A través de éste, el manejo de los comprobante de pagos es más práctico, ya que, al hacer la agrupación, el tratamiento para la preliquidación, es el mismo que para cualquier comprobante de pago individual. La preliquidación es un servicio que está únicamente disponible en el Portal de Internet, explicaremos brevemente cómo se accede: 1. Accede a selecciona Trámites >> Preliquidación 2. Se pulsa la opción Alta de Preliquidación, con esto se accede a la pantalla de Criterios de armado de comprobante de pagos para 3. Preliquidación 122

9 4. Proporciona los datos que te solicitan y selecciona los Comprobantes de Pago. 5. Pulsa Aceptar y se generará un reporte de los comprobante de pagos que fueron incluidos en la Preliquidación 6. Imprime el reporte Adicionalmente el servicio de Preliquidación te permite consultar y modificar. 123

10 Preguntas más frecuentes Cómo debe registrar el Contratante la adquisición de una póliza de seguro en su contabilidad? Se debe registrar el valor total de la prima establecida en la póliza o movimiento en su cuenta contable Cuentas por Pagar y, conforme a la forma de pago seleccionada, ir cancelando la cuenta contra Bancos hasta agotarla. Se puede solicitar una factura por una fracción del año o de la vigencia? No, ya que tenemos la obligación de expedirla por el monto y periodo total del contrato del seguro que coincide con el registro contable. Si la póliza se cancela por falta de pago se emitirá una Nota de Crédito cancelando la factura original? Sí, pero sólo si el Contratante la solicita. Cuándo se realiza la deducción de la factura, si ésta contempla vigencias entre un año y otro? De acuerdo al articulo 31 de la Ley del Impuesto sobre la Renta para personas morales la deducción se realiza en el ejercicio fiscal en que se expide la factura. Qué debo hacer si los datos de la factura son erróneos? Tratándose de errores ortográficos podrá solicitarse un duplicado donde se aplique la corrección, esto no implica cancelación de póliza. En caso de que la corrección solicitada sea para el domicilio, igualmente se podrá hacer vía duplicado sin cancelación, siempre que el cambio no implique diferente zona para la tasa general de IVA. Sólo si la corrección solicitada es por otra persona o en domicilios de diferente zona para la tasa general de IVA se deberá cancelar la póliza original y reexpedir con los nuevos datos. 124

11 Puede cobrar un asegurado un siniestro que no ha pagado las primas del seguro, al contar con su factura? El pago de la prima no es requisito para que el contrato de seguro se perfeccione. Sin embargo, el artículo 40 de la Ley Sobre el Contrato de Seguro establece que: «Si no hubiere sido pagada la prima o la primera fracción de ella, en los casos de pagos en parcialidades, dentro del termino convenido, el cual no podrá ser inferior a tres días ni mayor a treinta días naturales siguientes a la fecha de su vencimiento, los efectos del contrato cesaran automáticamente a las doce horas del ultimo día de ese plazo. En caso de que no se haya convenido el término, se aplicara el mayor previsto en este articulo... Lo anterior quiere decir que si el siniestro ocurre dentro del término pactado para el único pago de la prima o la primera fracción de ella, GNP deberá pagar el siniestro deduciendo del pago del siniestro la prima correspondiente. Sin embargo, transcurrido el término convenido para hacer el pago de la prima, la Compañía se libera de sus obligaciones, a pesar de que el Contratante tenga una factura, pues deberá acreditar que hizo el pago de la prima. Qué pasa si me entregaron junto con la póliza la factura global y la póliza se cancela a la mitad de la vigencia? En este caso se emite una Nota de Crédito por la prima no devengada cancelándola, esta operación se reporta a la SHCP. 125

12 5.2. Administración La administración en general nos ayuda al logro de objetivos y está presente en todo momento, el tema de Seguros no es la excepción ya que es indispensable llevar una administración de la cartera y en particular conocer la administración de una póliza, para poder dar un buen servicio postventa, a continuación explicaremos, conceptos y procesos para tener una administración eficiente de tu cartera Administración de Cartera Para la administración de tu cartera cuentas con varias herramientas que te facilitan esta función, a continuación mencionaremos las más importantes: Estado de Cuenta Seguimiento a Trámites Consulta de Pólizas y Comprobantes de Pago Nota de comisión Todas estas herramientas las puedes consultar en el Portal de Internet, mismas que están disponibles las 24 hrs. del día, a continuación explicaremos algunas de estas. 126

13 Nota de Comisión Para poder dar un mejor seguimiento de cada uno de los negocios de automóviles y la comisión generada, los Agentes cuentan con la Nota Comisión, un documento que contiene la siguiente Información. 1. Datos del Contratante 2. Producto 3. Conducto y Forma de Pago 4. Información de Movimientos 5. Detalle de Comisiones La Nota Comisión se genera en la emisión de la póliza y refleja la comisión total del negocio sin importar la forma de pago, en caso de que exista algún cambio en la póliza que modifique la prima, se generará una nueva sustituyendo a la anterior. En el caso de Flotillas la Nota de comisión se generará dependiendo del nivel en el que agrupaste el Negocio, es decir a nivel Contrato o Carátula. 127

14 Estado de Cuenta del Agente Los estados de cuenta muestran el registro mensual de los movimientos y operaciones que afectan la cuenta de cada Agente, con el propósito de conocer y validar los ingresos y la comisión de su saldo. Características: Son un reporte, en el cual se reflejan las aplicaciones o movimientos que se generan en la póliza. Son un apoyo en el seguimiento de la planeación anual. Estos se complementan con el informe de producción El estado de cuenta es un comprobante fiscal ya que cuenta con todos los requisitos establecidos. Seguimiento a Trámites Como ya lo comentamos anteriormente, a los trámites que realices por cualquier ventana de servicio se les asigna una orden de trabajo (OT), cuya utilidad es la de conocer el estatus del trámite y control de estándares de calidad y oportunidad. Las órdenes de trabajo las puedes consultar en Consultas>>Trámites 128

15 Consulta de Pólizas y Comprobantes de Pago Otro servicio disponible que te ayuda en la administración de cartera, es la consulta de pólizas y comprobantes de pago en el Portal de Internet, aquí podrás consultar toda la información de la póliza y las condiciones bajo las cuales fue emitida. Sólo debes ingresar a Consultas>>Cartera>>Automóviles Recuerda que en esta sección puedes imprimir los duplicados de pólizas y comprobantes de pago que necesites. 129

16 5.2.2 Administración de la Póliza En el transcurso de la vida de una póliza de autos, es probable que se requiera efectuar algún tipo de movimiento para hacer modificaciones o cambios en las condiciones de contratación la póliza, a continuación mencionaremos los movimientos más importantes que se pueden presentar Movimientos a la Póliza Cualquier cambio o modificaciones a la póliza pueden generar una: Nueva Versión de póliza Reexpedición de póliza Cancelación A continuación mencionamos los principales cambios y modificaciones en los que pueden incurrir una póliza de autos: Cambio de contratante Cambio de conducto de pago Cambio de forma de pago Cambio de paquete cobertura Inclusión o cancelación de coberturas Incremento o decremento de Sumas Aseguradas Modificación de información del vehículo Modificación de información del Contratante 130

17 Ventanas de Servicio Las ventanas de servicio disponibles son: Tele Express Dirección de Agencia Qué trámites se pueden realizar? Cualquier movimiento que no genere un decremento en prima Cómo? 1. Marca de lunes a viernes de 8:00 a 20:00 hrs. y sábados de 8:00 a 14:00 hrs. (horario del centro) al en el D.F. o al en el interior de la republica. 2. Ingresa tu Clave Única y Contraseña 3. En el menú telefónico marca: Autos Negocios Existentes Movimientos de Póliza 4. Proporciona el número de póliza que deseas modificar e indica al Asesor los cambios o modificaciones que requieres 5. Recibe OT, y en caso de algún movimiento económico a la póliza el costo del mismo. 6. Recuerda que puedes imprimir un duplicado de la póliza con los cambios hechos a través de Contactognp ingresando a: Consultas>>Cartera>>Automóviles>>Consulta de pólizas La póliza con los cambios o modificaciones realizados, así como Comprobante de pago de Pago, Factura y Nota Comisión en caso de hacer un movimiento económico te serán enviados a la Dirección de Agencia u Oficina. 131

18 Dirección de Agencia Qué trámites se pueden realizar? Movimientos en los que se genere un decremento en prima. Cómo? 1. Entrega a la Dirección de Agencia u Oficina de Servicio por escrito los siguientes datos: - Número de Póliza - Descripción del cambio o modificación 2. La Dirección de Agencia te dará una OT para dar seguimiento al trámite 132

19 Versiones de la Póliza Para garantizar que nuestros Asegurados cuenten con la información actualizada de su póliza en todo momento, cada que se realice un cambio o modificación a la póliza se generará una nueva versión. Qué es una Versión? Es un número que aparece en la póliza y que representa el número de movimientos que ha sufrido una póliza desde su emisión en GNP, el cambio de este número siempre genera una reimpresión de la póliza con los cambios o modificaciones solicitados por el Asegurado misma que será enviada a tu Dirección de Agencia u Oficina para ser entregada a tu Asegurado. De esta manera el Asegurado en caso de tener algún siniestro solo necesitará la última versión ya que esta cuenta la información mas actualizada de la póliza. Póliza No Versión 00 Renovación

20 Cuando se realice alguna modificación se generará una nueva versión con un número consecutivo, manteniendo el mismo No. de póliza. Los cambios se pueden realizar de uno en uno, o bien en grupo en una sola versión. Número de Póliza Versión Alta de Póliza Primer cambio Información de la Versión Al realizar un movimiento, en el formato de la póliza se detalla la información, de la siguiente manera:

21 1 Vigencia Versión Indica fecha y hora de inicio y el término del movimiento, donde éste último será siempre igual a la fecha de terminación de la póliza. 2 Prima del Movimiento En caso de que el cambio realizado modifique la prima del seguro aquí podrás observar el importe total a pagar por el movimiento que se realizó, con el desglose de todos los gastos que implica tal cambio. 3 Descripción del Movimiento La Descripción del Movimiento nos indica cual fue el cambio solicitado. Ejemplo: Cambio de Paquete Cobertura 135

22 Consulta de Versiones anteriores Si requieres información de versiones anteriores de las pólizas podrás consultarlas de la siguiente manera: 1. Ingresa a 2. Teclea Clave Única y Contraseña 3. Entra a Consultas>>Cartera>>Automóviles 4. Selecciona consulta de pólizas 5. Proporcionar los datos de la póliza a consultar 136

23 6. De la lista de pólizas resultante, seleccionar la opción de consulta de histórico. 7. Selecciona la versión de la póliza a consultar 137

24 8. Finalmente te mostrará los datos generales de la versión de la póliza 138

25 Movimientos que generan una nueva versión A continuación mostramos una relación de movimientos que generan una nueva versión e indicamos los comprobantes que se generan: Movimiento Documentos que se generan por el movimiento Factura / Nota de crédito Nota de Comisión Comprobante de pago Cambio de Cobertura Aumento o Disminución de Suma Asegurada Corrección al nombre del Contratante o conductor habitual Corrección al modelo del auto Cambio de forma de pago* Corrección al número de placas Corrección al número de Serie Cambio en datos del contratante Modificar o agregar beneficiarios Cambio de conducto de cobro * Sólo se podrán hacer cambios de Forma de Pago los primeros 30 días de vigencia 139

26 Ejemplos de Movimientos A continuación mencionamos algunos ejemplos partiendo de la base de que existe una póliza nueva con versión 0: Cambio de placas del vehículo Se genera: Póliza: la nueva versión 01 (actualizada) Contratación de cobertura adicional (implica un aumento en la prima) Se genera: Póliza: la nueva versión 02 (actualizada) Factura: Por la diferencia del movimiento Comprobante de pago: Por la diferencia del movimiento Nota Comisión por el importe de la prima adicional. Cancelación de cobertura Se genera: Póliza: nueva versión 03 (con información actualizada) Nota Crédito del Comprobante de pago (Importe a devolver) Nota de Crédito de Factura (importe a devolver) Todos los cambios que tengan implicaciones económicas se reflejarán en el siguiente Comprobante de pago que se emita, acumulando los montos. 140

27 Reexpediciones de la Póliza Tipo de Movimientos Existen algunos casos en los que por cambios o modificaciones a la póliza es necesario reexpedirla, a continuación te mencionamos en que casos se aplica. Cambio de Forma de Pago Siempre que el cambio de forma de pago se solicite después de haber transcurrido 30 días a partir de la fecha de emisión, o bien si antes de esta fecha ya se han realizado pagos o existe algún otro cambio que haya generado una nueva versión. En caso contrario solo se generará una nueva versión de póliza Cambio de Contratante En caso de requerir cambio de contratante la póliza será cancelará y será reexpedida. Modificaciones a datos del contratante Solo se hará una reexpedición de póliza cuando se haga cambio de domicilio y éste sea de la franja fronteriza al interior de la república, debido a la aplicación del IVA en éstas zonas. Las Ventanas de Servicio para Reexpedir una póliza son las mismas que existen para hacer cambios y modificaciones. 141

28 Cancelación de la Póliza Tipo de Movimientos Así como pueden existir cambios y modificaciones, se pueden generar cancelaciones de pólizas, por las siguientes causas: A petición del Asegurado Pérdida total del vehículo Porque al renovarse la póliza el Asegurado no la desea (Cancelación NTU). Ventanas de Servicio Portal de Internet Solo podrás tramitar Cancelaciones NTU por ésta ventana. Paso a Seguir 1. Ingresa a 2. Teclea Clave Única y Contraseña 3. Entra a Consultas>>Cartera>>Automóviles>>Consulta de pólizas 4. Realiza una búsqueda de la póliza, ya sea por Asegurado, Producto, No. de Póliza o status 142

29 5. Da clic en el botón Cancelar por NTU 6. Acepta la cancelación y recibe mensaje de confirmación 143

30 Tele Express Al igual que en el Portal, solo podrás tramitar Cancelaciones NTU por ésta ventana. 1. Marca de lunes a viernes de 8:00 a 20:00 hrs. y sábados de 8:00 a 14:00 hrs. (horario del centro) al en el D.F. o al en el Interior de la República. 2. Ingresa tu Clave Única y Contraseña 3. En el menú telefónico marca: Autos Negocios Existentes Funciones de cobranza 4. Proporciona al Asesor el número de póliza a cancelar por NTU 5. Recibe OT de cancelación 144

31 Dirección de Agencia / Oficina de Servicio Solo podrás cancelar pólizas a petición del Asegurado o por pérdida total. 1. Entrega a la Dirección de Agencia u Oficina de Servicio una carta firmada por ti con los siguientes datos: Número de Póliza Nombre y Calve del Agente Fecha de cancelación Motivo 2. La Dirección de Agencia te dará una OT de cancelación 145