GUÍA RÁPIDA ACTIVOS FIJOS

Transcripción

1 GUÍA RÁPIDA ACTIVOS FIJOS Versión 4000 México, D. F., Agosto de 2014 Actualización realizada por: Lourdes Valencia

2 INDICE 1.1 OBJETIVOS INFORMACIÓN REQUERIDA FLUJOS DE LOS MOVIMIENTOS DE ACTIVOS FIJOS DESCRIPCIÓN DE MOVIMIENTOS PANTALLA DE CAPTURA MOVIMIENTO ALTA ACTIVO FIJO... 8 ESTE MOVIMIENTO SE UTILIZA PARA DAR DE ALTA LOS ACTIVOS FIJOS MOVIMIENTO ENTRADA ACTIVO FIJO MOVIMIENTO DEPRECIACIÓN MOVIMIENTO AMORTIZACIÓN MOVIMIENTO DEPRECIACIÓN TOTAL REPARACIÓN MANTENIMIENTO PÓLIZA MANTENIMIENTO PÓLIZA SEGURO MOVIMIENTO REEVALUACIÓN MOVIMIENTO ASIGNACIÓN DEVOLUCIÓN EXPLORADORES RUTA DE ACCESO A EXPLORADORES DE ACTIVOS FIJOS... 15

3 1. INTRODUCCIÓN Los Activos fijos son las propiedades, bienes o derechos que representan una inversión de capital. Ejemplo: maquinaria, equipo, edificios y terrenos, equipo de transporte, mobiliario, concesiones, derechos y acciones de compañías afiliadas etc. Activos Tangibles: Son aquellos Activos con presencia física tales como Terrenos, Edificios, Maquina y Equipo. Son activos tangibles que: a) Tiene una empresa para usar en la producción o suministro de bienes y servicios, para rentar a otros, o para propósitos administrativos, y pueden incluir las partidas para mantenimiento o reparación de dichos activos. b) Han sido adquiridos o construidos con la intención de emplearlos sobre una base continua. c) No están destinados a la venta en el curso normal del negocio. Los activos tangibles, se clasifican en los siguientes dos grupos: 1. Inversiones no sujetas a depreciación, como terrenos, que tienen una existencia ilimitada y normalmente no disminuye su valor. 2. Inversiones sujetas a depreciación, representadas por aquellos bienes con vida útil o de servicio limitada, como edificios, maquinaria, equipo de reparto, transporte, mobiliario y equipo de oficina. Activos Intangibles: Son aquellos activos fijos que no tienen existencia física, pero sin embargo tienen un valor importante para la empresa, un ejemplo de este tipo de activos serían las acciones. Depreciación: Es la disminución del valor de los bienes como consecuencia de determinadas causas. Las causas pueden ser: 1.- La duración física del activo; se incluyen las causas por: Agotamiento, Desgaste, Envejecimiento. 2.- La duración económica del activo; se incluyen las causas por: Explotación por tiempo limitado, Envejecimiento técnico, Envejecimiento económico. 3.- La duración del activo según la contabilidad; se incluyen las causas por: Consolidación, Política de dividendos, Políticas tributarias. La amortización se clasifica en: 1) Amortización ordinaria: es la desvalorización sistemática del bien, determinada previamente por la empresa. 2) Amortización extraordinaria: es la desvalorización imprevista total o parcial del bien, por ejemplo, provocada por un siniestro. Valor: Estimación o precio de las cosas. Calidad de las cosas, en cuya virtud se da por poseerlas cierta suma de dinero o algo equivalente. Vida útil de un activo fijo: Es el periodo expresado en años, en el cual puede esperarse razonablemente que el bien realice la función para la cual fue comprado, a partir de la fecha en que fue puesto en servicio.

4 Valor Contable: Es el monto de la inversión original asentada en los libros de contabilidad del propietario de un bien, disminuida por las depreciaciones autorizadas por las normas fiscales correspondientes. El valor contable puede ser actualizado mediante avalúo o índices específicos. El proceso de Activos Fijos permite a la Empresa controlar sus activos de forma práctica y adaptada a las exigencias fiscales mexicanas. El control se efectúa mediante cuentas, situaciones y conceptos, además se cuenta con tablas Anuales con los valores que van cambiando durante diferentes períodos de tiempo, como el INPC, etc. Al momento de generar la entrada del artículo que se convertirá en un activo fijo, es necesario marcarlo mediante una serie o número de lote para identificarlo ante el sistema. El proceso como tal consiste en realizar los movimientos de depreciación y amortización utilizando las tablas capturadas en el sistema, con las cuáles se pueden controlar adecuadamente las operaciones como marca la ley, para poder deducirlos e identificar la factura y el costo con el cuál entró ese activo fijo a nuestro inventario, así como el valor que tenga durante las diferentes etapas de su vida útil. 1.1 Objetivos I. Tener como parte del control administrativo un movimiento que al estar allegado a la contabilidad, mantenga registros de cuentas, que permitan conocer la situación económica de toda Empresa. II. Establecer un control más estricto y formal de todas las operaciones de los activos fijos. III. Elaborar Depreciaciones y Amortizaciones de manera sencilla reflejando sus respectivas pólizas de manera automática en el módulo de contabilidad. IV. Categorización de activos fijos por Empresas, Centros de Costos, Departamentos, Categoría de Activo, UEN, Proyecto y Actividad. V. Guardar la información histórica como Depreciación Acumulada, meses depreciados, % de depreciación, Valor Histórico Neto, valor de reevaluación, datos del Seguro, de su Garantía y Mantenimiento. 2. INFORMACIÓN REQUERIDA Para que el módulo de Activos Fijos funcione es necesario dar de alta en el sistema lo siguiente: Artículos de Activos Fijos: Dar de alta en el sistema los artículos que formaran parte del activo fijo de la compañía, estos artículos deberán registrarse con el tipo serie. Clientes: Registrar en el sistema las personas físicas o morales a las que se les realizara la venta de los bienes o servicios. Almacén de Activos Fijos: Se deberán definir los almacenes tipo activo fijo a donde se ingresaran en el sistema los artículos que sean parte del activo fijo de la compañía. Proveedores: Definir en el sistema las personas morales o físicas que proporcionaran a la empresa los activos fijos para que esta pueda realizar sus operaciones de comercialización a cambio de un pago monetario. Conceptos: Definir los conceptos que identificarán los movimientos de Activos Fijos. Centros de Costos: Son agrupadores que le ayudarán a la empresa a ordenar sus costos por áreas de trabajo y/o centros de trabajo (ensamble, pintura, corte, etc.).

5 Cuentas de Dinero: Son las cuentas de cheque que utilizara la empresa para realizar pagos o cobros que se generen de la actividad comercial. Condiciones de Pago/ Cobro: Especificar las Condiciones de Pago/ cobro que afectarán la operación en la venta y compra de activos fijos (tipo de condiciones, días de vencimiento, día corte, etc.). Al Contado, a 15 Días, 30 Días, etc. Son algunas de las condiciones comunes que existen. Categorías de AF: Ingresar las categorías en que se agruparan los activos fijos (Equipo de Transporte, Equipo de Cómputo, Edificios, etc.) así como la vida útil de cada categoría, el inicio de la depreciación, y el método de la depreciación. Las categorías de activos fijos se dan de alta en la ruta Menú Cuentas/ Artículos/ Artículos/ Ingresar a la Pantalla Artículos/ Seleccionar el menú Maestros/ opción Categorías de Activos Fijos. INPC: Determinar/ actualizar las tablas del Índice Nacional de Precios al Consumidor, para poder depreciar/ amortizar los activos fijos en el módulo correspondiente. Para ingresar las tablas del INPC deberás ingresar a la siguiente ruta Menú General Configurar/ Otros/ Tablas/ Anuales/ INPC. Acreedor Depreciación: Definir en la configuración del módulo de Activos Fijos, el acreedor al que se le aplicara los gastos de la depreciación/ amortización de los activos fijos. Generalmente se define como acreedor a la empresa propietaria del Activo. El acreedor se configura utilizando la ruta Menú General Configurar/ Empresas/ Abrir la Configuración de la empresa deseada/ en la pantalla Empresas seleccionar el menú Edición/ Configuración de Módulos/ carpeta Activos Fijos. Concepto Depreciación: Definir en la configuración del módulo de Activos Fijos, el concepto de depreciación que se aplicara a los movimientos de depreciación del activo fijo. El concepto se configura utilizando la ruta Menú General Configurar/ Empresas/ Abrir la Configuración de la empresa deseada/ en la pantalla Empresas seleccionar el menú Edición/ Configuración de Módulos/ carpeta Activos Fijos. Monedas: Consiste en especificar las características que se utilizarán en el tipo de Moneda Formas de Pago / Cobro: Determinar las formas de pago y cobro con las que se realizarán las operaciones. Estas formas de pago pueden ser Cheque, Efectivo, Pago Electrónico, Vales, o los definidos por la empresa. UENS: Son las Unidades Estratégicas de Negocios en las que se encuentra organizada una empresa. Tipos de Movimientos: Determinar las condiciones de los tipos de movimientos. Se pueden personalizar los nombres de los movimientos de acuerdo a los requerimientos del Cliente.

6 2.1 Flujos de los Movimientos de Activos Fijos

7 3. DESCRIPCIÓN DE MOVIMIENTOS En este capítulo se desarrollan temas propios de la operación del módulo de Activos Fijos; si la configuración del sistema se realizó correctamente, no deberán aparecer problemas al utilizar los movimientos que se describen en esta guía. Para ingresar al módulo de activos fijos, utiliza la siguiente ruta: Ruta de Acceso Paso 1 Ir al Menú principal / Presionar en Procesos / y seleccionar Activos Fijos. 3.1 Pantalla de Captura La ventana de captura de los movimientos en todos los módulos del sistema se dividen en dos partes: ENCABEZADO y DETALLE. Tanto los campos del encabezado y del detalle deberán llenarse con la información necesaria para la realización de los movimientos, introduciendo los datos necesarios de acuerdo a las necesidades de operación. Utiliza la siguiente ruta para ingresar a la pantalla de captura del módulo de Activos Fijos. Ruta de Acceso Paso 1 Ir al Menú principal / hacer clic en Procesos Paso 2 Seleccionar el Módulo de Activos Fijos Paso 3 Presionar el botón Nuevo en el Tablero de Control. Encabezado Detalle Datos del Encabezado

8 Movimiento: Proyecto: UEN: Campo de Moneda: Fecha Emisión: Referencia: Forma de Pago: Cuenta Bancaria: Proveedor: Referencia: Vigencia: Concepto: Ob se rv ac ion es : Campo donde se indica el movimiento a realizar dentro del modulo correspondiente. Campo para seleccionar el proyecto que está relacionado al movimiento. Campo para indicar la Unidad Estratégica de Negocio relacionada al movimiento. Establece el tipo de moneda con la que se realizara el movimiento. Es la fecha de captura del Movimiento y el sistema la asigna en automático. Es un campo de texto abierto (alfanumérico), en el cual se podrá capturar información referenciada al movimiento. Se utiliza para indicar la forma de pago/cobro por la contratación de un servicio o la compra/venta de un artículo, etc. Campo donde se establece la cuenta de dinero con la que se pagara/ cobrara el importe del movimiento. En este campo se indica el proveedor relacionado al movimiento. Campo para ingresar alguna referencia del movimiento. Este campo se utiliza para determinar una vigencia del movimiento que se esté generando. Indica el concepto (razón) que origino el movimiento. En el caso del módulo de Activos Fijos, sirve para clasificar la depreciación y amortización que se está elaborando. En este campo se puede agregar un comentario adicional al Activo Fijo. Datos del Detalle Artículo: Serie: Importe: Impuestos: Importe Total: En este campo se especifica la clave correspondiente al Activo Fijo. Cada activo Fijo deberá contar con una clave en el catálogo de artículos y debe tener asignada una categoría de Activos Fijos. Se utiliza para especificar el número de serie asignado al Activo Fijo. Indica el importe de los artículo antes de impuestos Este campo indica la cantidad del impuesto a cobrar/ pagar. Indica el total a pagar/ cobrar correspondiente al artículo. 3.2 Movimiento Alta Activo Fijo Este movimiento se utiliza para dar de alta los activos fijos

9 Ruta de Acceso Paso 1 Paso 2 Paso 3 Paso 4 Paso 5 Ir al Menú principal Procesos Seleccionar el Modulo de Cuentas/Artículos/Artículos En la pantalla <Tablero de Control-Artículos> presione el botón Nuevo, después llene las casillas Clave (Del Artículo)/ Tipo (Serie)/ Rama (Activo Fijo)/ Estatus /Alta)/ Descripción (Del Artículo)/ Unidad Venta/ Unidad Traspaso/ Unidad Compra/ Categoría/ Categoría Activo Fijo. Como se muestra en la pantalla 1 En la pestaña Fiscal seleccionar/tipo Impuesto 1, asignar la tasa de impuesto que maneje el artículo, como se muestra en la pantalla En la pestaña Otros Datos/ Asignar la Cuenta Contable, misma que deberá ser la cuenta del Monto Original de la Inversión (MOI), una vez capturados todos los campos que se mencionan dar guardar y cerrar, como se muestra en la pantalla Pantalla Alta de Artículos 1.2. Pestaña de Fiscal

10 1.3. Pestaña de Otros Datos

11 3.3 Movimiento Entrada Activo Fijo Este movimiento se utiliza para realizar la compra de un Activo Fijo y que se necesita hacer la entrada al almacén virtual de Activos Fijos, así como para crear las Cuentas por Pagar respectivas. Ruta de Acceso Paso 1 Paso 2 Paso 3 Paso 4 Paso 5 Ir al Menú principal Procesos Seleccionar el Modulo de Logística/Compras En la pantalla <Tablero de Control-Compras> presione el botón Nuevo/ después seleccione el campo movimiento Entrada Activo Fijo Después llenar los campos Fecha Emisión/ Concepto/ Proveedor/ Fecha Proveedor/ Fecha Requerida/ Fecha Entrega/ Condición Pago/ Referencia/ Almacén Después de haber llenado el encabezado del movimiento, se llenará el detalle del movimiento, asignando el Artículo/ Cantidad/ Costo Unitario/ Tipo IVA (Este campo se llena en automático)/ Centro Costos/ Almacén (Este campo se llena en automático, siempre y cuando el almacén en el detalle se haya llenado correctamente)

12 1.1. Pantalla Movimiento Entrada Activo Fijo Una vez capturados los campos necesarios, presionar el botón o la tecla de función F12, el movimiento tendrá ahora el estatus Concluido, generándonos un movimiento Entrada Activo Fijo en el módulo de Cuentas por Pagar. 3.4 Movimiento Depreciación Este movimiento se utiliza para elaborar las depreciaciones a los activos fijos tangibles y el sistema utiliza la tabla de INPC para este efecto. El sistema cuenta con los siguientes métodos de Depreciación: Línea Recta Acelerada Incentivo Fiscal Doble Saldo Decreciente. Además se utilizan tres maneras para comenzar a depreciar en: Mes Adquisición Siguiente Mes Siguiente Año

13 Ruta de Acceso Paso 1 Paso 2 Paso 3 Ir al Menú principal Procesos Seleccionar el Modulo de Activos Fijos. En la pantalla <Tablero de Control-Activos Fijos> presione el botón Nuevo, después seleccione en el campo Movimiento <Depreciación u otro movimiento. La pantalla de captura y la información que debe registrarse en cada movimiento de este módulo se describe en el punto 3.2 de este Manual. 3.5 Movimiento Amortización Este movimiento se utiliza para elaborar las Amortizaciones a los activos fijos intangibles y el sistema utiliza la tabla de INPC para este efecto. 3.6 Movimiento Depreciación Total El movimiento de Depreciación total se utiliza cuando se requiere que un activo se deprecie totalmente, sin pasar por el proceso de depreciación mensual. Ejemplo se compra un activo el 25/Mayo/2016 y ese activo fijo tiene una vida útil de 40 Meses y se le aplica una depreciación total al 15 de junio de 2014 por lo que paso un mes y en la depreciación normal el activo se debió haber depreciado a un 2.5 % y con la total en automático lo deprecia al 100 %. Donde podría aplicarse este movimiento es cuando se ha tenido pérdida total de algún activo fijo y necesita disminuir su valor en libros. 3.7 Reparación La reparación es un movimiento informativo que refleja la Fecha de la última reparación, Reparaciones acumuladas, Horas Acumuladas, No de Reparaciones y Horas promedio. Este movimiento activa un campo adicional en el detalle de la pantalla de captura, llamado Observaciones, que se utiliza para realizar anotaciones referentes a los artículos, que amplíen la información y sean tomados en cuenta. 3.8 Mantenimiento El Mantenimiento es un movimiento informativo que refleja la Fecha del último Mantenimiento, Mantenimiento acumulado en (Importe) y Horas Acumuladas de los activos fijos tangibles. 3.9 Póliza Mantenimiento Este movimiento le permite registrar los contratos de mantenimiento que solicite para los Activos Fijos, así como para llevar la fecha de vencimiento de dicha póliza en base a lo que capturó en el campo vigencia, debido a que la afectación del movimiento modifica el campo Vencimiento Póliza Mantenimiento del Activo Fijo.

14 3.10 Póliza Seguro Este movimiento le permite registrar los seguros para los Activos Fijos, así como llevar la fecha de vencimiento del seguro en base a lo que capturó en el campo vigencia debido a que la afectación del movimiento modifica el campo 3.11 Movimiento Reevaluación Este movimiento se utiliza para revaluar (aumentar el valor) de los activos fijos en libros. El sistema permite revaluar los activos de dos formas por valor mercado o por valor INPC. Este movimiento muestra el siguiente Check: 3.12 Movimiento Asignación Al activar este Check se estará indicando al sistema que a todos los activos fijos se les aplique una reevaluación. Si se desactiva esta opción, aparecera en pantalla a nivel detalle los campos: Artículo y Serie, además se habilita en el encabezado el Check, el cual al activarse despliega a nivel detalle el campo; Nuevo Valor, en el que se pone el valor del mercado que le asignara al activo. En caso de no asignar ningún valor el sistema revaluara los activos conforme a las tablas del INPC determinadas en el sistema. Nota: Las tablas del INPC las emite el Banco de México y se publican los días 17 de cada mes en el Diario Oficial de la Federación. Este movimiento se utiliza para asignar un activo (automóvil, oficina, computadora, etc.). a una persona, empleado, agente, etc Devolución Este movimiento se utiliza para registrar las devoluciones de activos fijos realizadas por las personas a las que se les haya hecho una asignación anteriormente. 4. EXPLORADORES Son reportes dinámicos que cada usuario puede personalizar en minutos y puede crear combinaciones de la información desglosada con ayuda de sus filtros de búsqueda. La información mostrada en los exploradores pueden enviarse a Excel y Acrobat. El módulo de Activos Fijos solo cuenta con el Explorador Activos Fijos, el cual muestra los activos fijos dados de alta de la empresa. La vista previa del explorador despliega las siguientes columnas de información: Artículo, Placas, Serie, Almacén, Sucursal, Fecha de Adquisición, Meses Vida Útil, Valor adquisición, Depreciación Acumulada y Valor Revaluado. Para poder realizar consultas en los exploradores es necesario indicar al sistema los usuarios con los privilegios suficientes para utilizar esta parte del menú. Para configurar el acceso de los usuarios refiérase al Manual de Configuración MI-MC-CONF.

15 4.1 Ruta de Acceso a Exploradores de Activos Fijos Para ingresar a los exploradores del módulo de Activos Fijos utiliza la siguiente ruta: Ruta de Acceso Paso 1 Ir al Menú principal / Presiona en Exploradores Paso 2 Selecciona el Módulo de Activos Fijos Paso 3 Selecciona Activos Fijos. Para mostrar la funcionalidad del explorador de Activos Fijos se utilizara la siguiente ventana. En la parte superior de la ventana de exploración aparecen los filtros de búsqueda. También se encuentra un menú de Iconos. En la parte central presenta la información de acuerdo a la solicitada con ayuda de los filtros de búsqueda. En la parte inferior izquierda de la pantalla, aparece el número de movimientos mostrados. A continuación se describe el funcionamiento de cada uno de los filtros de búsqueda: Filtros de búsqueda del Explorador Buscar Estatus Fecha Moneda Sucursal Este campo facilita la búsqueda de registros que contienen las letras de la búsqueda. Solamente desplegará aquellos movimientos que tengan el estatus asignado. Únicamente mostrará los Movimientos que hayan sido emitidos en el período que se indique en este campo. Despliega solamente Movimientos que hayan sido registrados en la Moneda seleccionada. Muestra los movimientos que se generaron en la Sucursal seleccionada.