Manual de Activos Fijos

Transcripción

2 Manual de Activos Fijos 1 Introducción Objetivos Generales y Aplicaciones con el ERP 5 Diagrama de Integración 7 Diagrama de Proceso 8 2 Con guración Con guración General 10 Con guración de Módulos 13 Con guración de Usuarios 19 Con guración de Generales 23 Con guración de la Póliza Contable 30 3 Cuentas Agentes 35 Proveedores 36 Personal 38 Espacios 39 Proyectos 40 Cuentas de Dinero 41 Centros de Costos 43 Alta de Artículos de Activo Fijo 44 Alta de Categorías de Artículos 46 Alta de Categorías de Activo Fijo 47 4 Funcionalidad 4.1 Depreciación 50

3 Depreciación Total 54 Amortización 58 Reparación 62 Mantenimiento 65 Póliza Mantenimiento 69 Póliza Seguro 72 Reevaluación 75 Asignación 78 Devolución 80 5 Reportes y Exploradores Reportes 83 Exploradores 84 6 Errores Frecuentes Falta tabla INPC 87 El Activo Fijo ya Está Asignado. 88 Falta indicar los números de Serie/Lote. 89 Cantidad indicada excede al disponible Temas relacionados Compra de Activo Fijo 93 Venta de Activo Fijo 96

4 Introducción Manual de Activos Fijos - 4

5 Objetivos Generales y Aplicaciones con el ERP Intelisis ERP está diseñado para maximizar la productividad de los procesos, tener información útil y veraz al día de su emisión; facilita la planeación, administración y mejora el control de los recursos. Para las empresas llevar un buen control de sus Activos Fijos es de suma importancia ya que éstos son sujetos a Depreciación, lo cual implica un gasto contable y una deducción autorizada en el cálculo de impuestos. Activos Fijos. Son bienes tangibles que tienen por objeto: a) El uso o usufructo de los mismos en bene cio de la entidad. b) La producción de artículos para su venta o para el uso de la entidad. c) La prestación de servicios por la entidad a su clientela o al público en general. La adquisición de estos bienes denota el propósito de utilizarlos y no de venderlos en el curso normal de las operaciones de la entidad. Ejemplo de Activos Fijos. a) Terrenos. b) Edi cios. c) Maquinaria, equipo de producción, equipo de transporte, equipo de cómputo. d) Herramientas, entre otros. Depreciación. Es un procedimiento que tiene como n distribuir de una manera sistemática y razonable el costo de adquisición de los componentes, mejor conocido como la pérdida del valor del bien por el uso o paso del tiempo. Activos no Depreciables. Manual de Activos Fijos - 5

6 Los activos jos se ven sujetos a depreciación, pero en los terrenos no sucede lo mismo, ya que tienen una vida ilimitada, por lo tanto no deben depreciarse o agotarse. Es importante resaltar que los terrenos, al contrario de lo que sucede con los demás activos jos, al pasar el tiempo, en lugar de perder una parte de su valor por el uso, lo incrementan. A este exceso de valor de los terrenos se le denomina "plusvalía". Método de depreciación. El método de depreciación elegido por una entidad para un determinado componente debe ser sistemático y razonable; desde un punto de vista conceptual, el mejor método es aquél que enfrente de mejor forma los ingresos y los costos y gastos respectivos. Normalmente el más usado es el método de línea recta, ya que es el más apropiado de acuerdo a uso del bien y al desgaste. Método de línea recta. El uso del método de línea recta resulta una carga uniforme por gasto de depreciación durante cada periodo de la vida útil del bien. Manual de Activos Fijos - 6

7 Diagrama de Integración El módulo de activo jo tiene interacción con varios módulos: con el de Compras cuando se realice la compra del activo jo. Los activos jos son sujetos a depreciación (excepto los terrenos), la depreciación es un gasto que genera un movimiento del mismo nombre en el módulo de Gastos. No es muy usual que las empresas vendan su activo jo, ya que no es el objetivo del negocio, pero puede suceder; en este caso la venta de activo jo se realizará en el módulo de Ventas y todas las operaciones se verán re ejadas en el módulo de Contabilidad. Activos Fijos Manual de Activos Fijos - 7

8 Diagrama de Proceso Activos Fijos Manual de Activos Fijos - 8

9 Con guración Manual de Activos Fijos - 9

10 Con guración General El módulo de Activo Fijo viene incluido de forma automática en Intelisis ERP, no es necesario activarlo. Sin embargo, es recomendable hacer ciertas con guraciones para que el funcionamiento esté 100% activo. Movimientos por omisión (Pestaña Activos Fijos) Nota: Es necesario corroborar que estén dados de alta los movimientos. Ruta: Con gurar Empresas Seleccionar la Empresa 4: Movimientos por Omisión Pestaña de Activos Fijos 1. Click en la pestaña Activos Fijos. 2. Depreciación. Corroborar que tenga el movimiento Depreciación, de lo contrario seleccionarlo. 3. Reevaluación. Corroborar que tenga el movimiento Reevaluación, de lo contrario seleccionarlo. 4. Click en el botón Guardar y Cerrar. Nota: Para re ejar los cambios es necesario salir y entrar de Intelisis. Manual de Activos Fijos - 10

11 Movimientos por omisión (Pestaña Gastos) Ruta: Con gurar Empresas Seleccionar la Empresa 4: Movimientos por Omisión Pestaña de Gastos En esta pantalla se corroborará que el movimiento Depreciación esté seleccionado, con el n de que se pueda generar la depreciación mes con mes. 1. Click en la pestaña Gastos. 2. Depreciación. Corroborar que tenga el movimiento Depreciación, de lo contrario seleccionarlo. 3. Click en el botón Guardar y Cerrar. Nota: Para ver re ejados los cambios es necesario salir y entrar de Intelisis. Manual de Activos Fijos - 11

12 Activación de Espacios Si se desea llevar el control especí co del espacio físico en el que están asignados los Activos Fijos, será necesario activar el módulo de Espacios en Intelisis. Estos espacios se utilizarán en los movimientos de Asignación y Devolución. Ruta: Con gurar Empresas Seleccionar la Empresa 1: Con guración General 1. Pestaña General. 2. Activar el check Módulo Espacios. Manual de Activos Fijos - 12

13 Con guración de Módulos Con guración Módulos (Pestaña Activos Fijos). Ruta: Con gurar Empresas Abrir la Empresa Edición 2: Con guración Módulos 1.Click en la pestaña de Activos Fijos. 2.Reevaluar Depreciaciones (por Omisión). Este check debe estar activado para que permita actualizar las depreciaciones con los INPCs. 3.Mantenimientos/Reparaciones pendientes. Este check debe estar activado. 4.Acreedor Depreciación. Aquí se indica el acreedor de SHCP (previamente debe estar dado de alta). Este campo sólo aparece en el caso de que el check Generar Gasto en esta pantalla esté activado y la Con guración elegida sea a nivel Empresa. De lo contrario se deberá con gurar en el movimiento de Depreciación a qué acreedor y concepto se cargará. 5.Concepto Depreciación (Gastos). Aquí se indica el gasto DEPRECIACION ACTIVO FIJO, es hacia donde se mandará la depreciación y debe estar previamente dado de alta. 6. Tabla INPC. Seleccionar INPC. 7. Sugerir Número Serie en Entradas. Esta opción permitirá que el sistema le sugiera qué número de serie asignarle al activo jo, normalmente las empresas manejan sus series particulares. 8. Ultimo Consecutivo: Indicar el número de serie que sugerirá el sistema. Manual de Activos Fijos - 13

14 Alta del Acreedor de Depreciación. Es necesario dar de alta un Acreedor al cual se le cargará la depreciación. Normalmente se da de alta el acreedor SHCP. Ruta: Cuentas Proveedores Proveedores Click en Nuevo. 1. Clave. Indicar la clave: SHCP. 2. Tipo. Elegir de la ayuda en captura el tipo Acreedor. 3. Estatus. Debe ser ALTA. 4. Nombre. Escribir Secretaria de Hacienda y Crédito Público. 5. Click en Guardar. Nota: Estos son los campos mínimos para que se pueda guardar un Acreedor, puede llenar los demás campos para tener un mejor control. Manual de Activos Fijos - 14

15 Alta del concepto por Depreciación. Es necesario dar de Alta el concepto Depreciación (Gastos), esto indica que ahí se cargará la depreciación generada mes con mes. Ruta: Cuentas Conceptos (Gastos) Click en nuevo 1. Click en Nuevo. 2. Pestaña Detalle. 3. Concepto. Escribir DEPRECIACIÓN ACTIVO FIJO. 4. Tipo. Seleccionar Fijo. Pestaña Fiscal. 1. Fiscal. 2. % Deducible. Elegir % IVA. Elegir 16. Manual de Activos Fijos - 15

16 Con guración de los INPC's Es muy importante que se alimente mes con mes la tabla de los índices. Ruta: Con gurar Otros Tablas Anuales 1. Editar Tabla. Se mostrará una pantalla adicional donde se captura la información. Manual de Activos Fijos - 16

17 Tabla INPC 1. Periodo. Colocar el número del mes. 2. Mes. Este campo se llena automáticamente cuando indica el periodo. 3. Importe. Aquí indicará el INPC, estos índices son publicados en la página gob.mx 4. Click en Guardar y Cerrar. Nota: Los INPC se van publicando con un mes de desfase, en el último mes repita el INPC anterior. Artículos de Tipo: Serie. Los artículos de activo jo son de Tipo Serie, de esta manera el sistema permitirá asignarle una clave única a cada artículo. Para dar de alta este tipo es necesario activar el siguiente check. Ruta: Con gurar Empresas Abrir la Empresa Edición 2: Con guración Módulos 1. Click en la pestaña de Inventarios. 2. Activar el check Series/VIN's Lotes/Partidas. Manual de Activos Fijos - 17

18 Manual de Activos Fijos - 18

19 Con guración de Usuarios Intelisis ERP maneja una con guración especial para cada usuario, es decir, se le personaliza a cada usuario los movimientos que puede editar o los movimientos que solamente puede consultar, esto es porque Intelisis reconoce los roles de cada departamento y sus restricciones. A continuación se muestra cómo asignar acceso a un usuario, a editar movimientos o solamente a consultarlos. Pantalla principal de accesos. Ruta: Con gurar Usuarios Accesos Mostrará la pantalla principal para dar accesos a los usuarios. A continuación se describe la función de cada botón: 1. Menú Principal. En esta opción se asignan los módulos, exploradores, cubos, herramientas, acceso a determinadas cuentas. 2. Movimientos Edición y Consulta. Una vez que se asignó el módulo aquí asignará a qué movimientos tiene acceso tanto a editar como a consultar. 3. Movimientos Únicamente Consulta. Aquí puede asignar los movimientos que el usuario no puede editar ni afectar, solamente puede consultarlos. Previamente debe tener acceso al módulo para que pueda visualizar los movimientos. 4. Reportes Especiales. Aquí agregará al usuario los reportes que tiene acceso a visualizar. 5. Movimientos por Autorizar. Aquí podrá asignar movimientos y posteriormente autorizarlos. 6.Cerrar. Cierra la pantalla. Manual de Activos Fijos - 19

20 Asignar al usuario el módulo de Activos Fijos. Ruta. Con gurar Usuarios Accesos Seleccionar el usuario Click en Menú Principal 1. Seleccionar Mov.ActivoFijo. 2. Click en Agregar. 3. Click en Aceptar. Nota: Para quitar el módulo al usuario sólo seleccione el movimiento, click en Quitar y Aceptar. Manual de Activos Fijos - 20

21 Asignar al usuario los movimientos correspondientes al módulo de Activo Fijo. Ruta. Con gurar Usuarios Accesos Seleccionar el usuario Click en Movimientos de Edición y Consulta 1. Seleccionar AF.Depreciación, dar doble click sobre la palabra para que se pase a la pantalla de Lista en Uso, hay que hacer los mismo con los demás campos. 2. AF.Amortización. 3. AF.Depreciación Total. 4. AF.Reparación. 5. AF.Mantenimiento. 6. AF.Póliza Mantenimiento. 7. AF.Póliza Seguro. 8. Reevaluación 9. Asignación. 10. Devolución. 11. Click en Aceptar para guardar. Manual de Activos Fijos - 21

22 Dar acceso al usuario solamente a consultar los movimientos. Ruta. Con gurar Usuarios Accesos Seleccionar el usuario Click en Movimientos Únicamente Consulta 1. Seleccionar AF.Depreciación, dar doble click sobre la palabra para que se pase a la pantalla de Lista en Uso, hacer lo mismo con los demás campos. 2. AF.Amortización. 3. AF.Depreciación Total. 4. AF.Reparación. 5. AF.Mantenimiento. 6. AF.Póliza Mantenimiento. 7. AF.Póliza Seguro. 8. Reevaluación 9. Asignación. 10. Devolución. 11. Click en Aceptar para guardar. Para quitar un acceso de la lista en uso solamente hay que posicionarse sobre el movimiento y dar doble click para que regrese a la lista de disponibles. Nota: Dependerá de cada empresa que accesos le otorgue a cada usuario. Para este ejemplo se está manejando un usuario con todos los accesos. Manual de Activos Fijos - 22

23 Con guración de Generales El módulo de Activos Fijos consta de diez movimientos, los cuales unos registran asientos contables y otros son informativos únicamente, más adelante se verán a detalle cada uno de estos. Los movimientos que se manejan en este módulo son los siguientes: 1.-Depreciación. 2.-Depreciación Total. 3.-Amortización. 4.-Reparación. 5.-Mantenimiento. 6.-Póliza Mantenimiento. 7.-Póliza Seguro. 8.-Reevaluación. 9.-Asignación. 10.-Devolución. Movimiento nuevo Ruta: Financiero Activos Fijos Click en Nuevo 1. Movimiento. Aquí se indica el movimiento a realizar, por ejemplo Depreciación, Revaluación etc. 2. Consecutivo. Este campo indica el consecutivo que le corresponde al movimiento, es único y se visualiza una vez que el movimiento ha sido afectado. 3. Proyecto. Aquí se elige un proyecto en caso de que se manejen, de lo contrario se puede dejar en blanco. 4. UEN. Aquí se indica una Unidad Estratégica de Negocio, es un dato informativo. 5. Moneda. Aquí se elige la moneda pudiendo ser pesos, dólares, euros. 6. Fecha Emisión. Seleccionar la fecha en que se realiza el movimiento. 7. Referencia. Este es un campo abierto alfanumérico y se puede escribir una referencia para su control interno. 8. Concepto. En este campo en caso de que se manejen conceptos, se puede elegir uno de lo contrario dejar en blanco. 9. Observaciones. Este campo es abierto alfanumérico, se puede escribir algún Manual de Activos Fijos - 23

24 dato para su control interno. 10.Afectar. Este botón afecta el movimiento dejando en estatus concluido o vigente. Alta de UEN's Ruta: Con gurar Generales UEN's 1. Número. Se escribe el número de la UEN. 2. Nombre. Se escribe el nombre de la UEN. 3. Límite captura renglones (Facturas). Este campo limita el número de líneas que contendrán las facturas, es decir, si se indica 1 todas las facturas únicamente podrán tener una partida. Normalmente no se llena para no limitar los movimientos. 4. Estatus seleccionar ALTA para indicar que está vigente. 5. Guardar y cerrar. Manual de Activos Fijos - 24

25 Alta de Monedas Ruta: Con gurar Generales Monedas 1. Nombre. Nombre de la moneda. 2. Clave. En caso de manejar claves indicarla. 3. Nombre. Indicar el nombre completo. 4. TIpo Cambio. Capturar el tipo de cambio. 5. Tipo Cambio Venta. Capturar el tipo de cambio venta. 6. Tipo Cambio Compra. Capturar el tipo de cambio compra. 7. % Tolerancia. Indicar el porcentaje de tolerancia. Nota: En el orden en que se muestra es como aparecerá en todos los movimientos, es importante que la moneda de mayor uso sea la que este al inicio para evitar confusiones. Manual de Activos Fijos - 25

26 Orden de la Monedas Para modi car el orden de las monedas dar click en el icono de Cambiar Orden que se muestra con un recuadro rojo en la imagen anterior. Mostrará una pantalla con todas las monedas dadas de alta. Para cambiar el orden, seleccionar la moneda y arrastrarla. Manual de Activos Fijos - 26

27 Alta de Conceptos Ruta: Con gurar Conceptos Activo Fijo 1. Concepto. Nombre del concepto. 2. Cuenta. Puede con gurarle una cuenta contable en caso de querer que la póliza se realice de acuerdo al concepto elegido. 3. Número. Indicar un número al concepto. 4. Guardar y cerrar. Alta Formas de Pago Ruta: Con gurar Generales Formas Pago 1. Nuevo. Para dar de alta una nueva forma de pago. 2. Clave. Indicar la clave de la forma de pago. 3. Grupo. En caso de pertenecer a un grupo indicarlo. 4. Movimiento Ingreso Bancos. Seleccionar el movimiento que se desea que se genere en la Tesorería al elegir esta forma de pago y se trate de una entrada de dinero. 5. Movimineto Egreso Bancos. Seleccionar el movimiento que se desea que se genere en la Tesorería al elegir esta forma de pago y se trate de una salida de dinero. 6. Moneda Especí ca. Seleccionar el tipo de moneda. Manual de Activos Fijos - 27

28 7. Cuenta Dinero (por Omisión). Cuenta bancaria por omisión. 8. Requiere Referencia. Activar el check en caso de requerir referencia. 9. Permite Cambio. Activar el check en caso de permitir cambios en ventas de contado. 10. Restringida. Activar el check para restringir. 11. Importación. Activar el check cuando sea de importación. 12. Punto Venta. Para permitir esta forma de pago en el Punto Venta. 13. Tarjeta Banda Magnética. Para permitir esta forma de pago en el lector de Tarjeta Banda Magnética. 14. Guardar y cerrar. Alta Condiciones de Pago Ruta: Con gurar Generales Condiciones Pago 1. Nuevo. Para dar de alta una condición de pago. 2. Nombre. Nombre de la condición de pago. Manual de Activos Fijos - 28

29 3. Tipo Condición. Contado o Crédito. 4. Días Vencimiento. Indicar los días de vencimiento en caso de ser una condición a crédito. 5. Tipo Días. Indicar si son días hábiles o naturales. 6. por Meses. En caso de ser a crédito la condición de pago puede elegir el vencimiento por meses. 7. por Semanas. En caso de ser a crédito la condición de pago puede elegir el vencimiento por semanas. 8. Control Anticipos. 9. Guardar y cerrar. Manual de Activos Fijos - 29

30 Con guración de la Póliza Contable Los movimientos de Depreciación, Depreciación Total y Amortización generan un registro contable. A continuación se muestra cómo se con gura la póliza contable. Generador de Pólizas Ruta: Con gurar Conexión Contable Generador de Pólizas Pestaña AF Botón Nuevo 1. Módulo. Seleccionar el módulo, en este caso será AF (Activo Fijo). 2. Movimiento. Debe seleccionar a qué movimiento le con gura la póliza contable, pudiendo ser Depreciación, Depreciación Total, Amortización. 3. Empresas. Puede elegir una en especí co o seleccionar Todas para que aplique la póliza a todas las empresas en caso de tener varias en una misma base. 4. Contabilización en Línea. Activar el check contabilizar en línea para que realice el asiento contable automáticamente al afectar el movimiento en Activos Fijos. 5. Incluir movimientos sin concepto. Este check permitirá no elegir ningún concepto en el movimiento y aun así generará la póliza. 6. Moneda Origen. Indicar ActivoFijo.Moneda 7. Tipo cambio Origen. Indicar ActivoFijo.TipoCambio. 8. Tipo Póliza. En este caso será una póliza de Diario. 9. Concepto. Se indica qué información se requiere que muestre en el concepto; en este caso mostrará el movimiento y su consecutivo. 10. Referencia. Se le indica que muestre lo que se escribió en el campo referencia del movimiento. 11. Proyecto. Mostrará el consecutivo de proyecto en caso de tener. 12. Observaciones. Mostrará lo que se haya escrito en el campo de observaciones en el movimiento. 13. Estatus. La póliza debe estar en estatus activo para que realice el asiento contable. 14. Condición. En caso de cumplirse realizará el registro contable en la cuenta indicada. 15. Cuenta Contable. Se indica la cuenta contable en donde se verá registrado el asiento. 16. Centro costos. Se puede con gurar la póliza de acuerdo con el centro de Manual de Activos Fijos - 30

31 costos, pero normalmente se indica en la columna de condición. 17. Centro costos 2. Se puede con gurar la póliza de acuerdo con el centro de costos, pero normalmente se indica en la columna de condición. 18. Centro Costos 3. Se puede con gurar la póliza de acuerdo con el centro de costos, pero normalmente se indica en la columna de condición. 19. Concepto. Información adicional a nivel detalle de la póliza. 20. Artículo. En caso que se desee hacer la con guración contable por el artículo que contenga el movimiento. 21. Debe. Indica que se cargará el registro. 22. Haber. Indica que se abonará el registro. 23. Orden. Debe indicar un orden, ya que así será como mostrará las partidas la póliza contable, puede tomar cualquier rango sólo que sigan un orden cronológico. 24. Una vez. Indicar NO. 25. Contacto Especí co. En caso de manejarlo. Manual de Activos Fijos - 31

32 Detalle de la póliza contable. Esta parte es muy importante ya que dependerá de la correcta con guración para que la póliza se realice correctamente. 1. Condición. Indica la condición que se debe cumplir para que se registre la partida contable. Por ejemplo, el primer renglón indica que si el activo jo pertenece al centro de costos "A" (Administración) y se encuentra en el almacén de "AF" (Activo Fijo). 2. Cuenta. Si se cumple la condición anterior, tomará la cuenta contable para registrar la partida. La cuenta contable debe ir entre apóstrofos. 3. Debe. Aquí se le indica al sistema que cargue el importe de la depreciación. 4. Orden. En este caso se está utilizando un rango de 100 en 100 indica el orden de cada partida contable. 5. Condición. Aquí se indica la segunda condición, la cual dice que si el activo jo tiene categoría "Equipo de Cómputo" y pertenece al almacén de "AF". 6. Cuenta. Si se cumple la condición anterior, se le indica al sistema que cuenta contable tome para registrar la partida contable, la cuenta contable va entre apóstrofos. 7. Haber. Se le indica al sistema que abone el importe de la depreciación. 8. Orden. Se indica por medio de números cronológicos el orden de cada partida. Nota: Se pueden con gurar todas las condiciones necesarias, depende del criterio del Contador General como requiere el asiento contable así como las cuentas que afectará. Manual de Activos Fijos - 32

33 Generar Pólizas. Las pólizas se generan automáticamente cuando se Afecta el movimiento y éste tiene con gurado su póliza correspondiente con contabilización en línea activado. En caso de que la con guración esté incompleta no se generará automáticamente. Después de haber con gurado la póliza correctamente es necesario correr la herramienta de Generar pólizas para aquellos movimientos que se quedaron sin contabilidad. Ruta: Herramientas Generar Pólizas Generar Pólizas 1. Empresa. Indica el nombre de la Empresa. 2. Módulo. Indica el módulo al que corresponde la póliza generada o veri cada. 3. Fecha. Indica la Fecha del movimiento. 4. Movimiento. Muestra el nombre del movimiento al que le corresponde la póliza. 5. Póliza. Muestra el tipo de póliza. 6. Año. Seleccionar el año, es un ltro para indicarle al sistema que únicamente genere las pólizas de ese año. 7. Mes. Seleccionar el Mes, es un ltro para indicarle al sistema que únicamente genere las pólizas de ese mes. 8. Días Especí cos. Al activar el check permitirá seleccionar el rango de días que correrá la herramienta. 9. Generar pólizas. El sistema buscará los movimientos a los que no se les generó la póliza contable y la generará de acuerdo a los ltros indicados. 10. Veri car. Corrobora la información. 11. Cancelar. Cierra la ventana. Manual de Activos Fijos - 33

34 Cuentas Manual de Activos Fijos - 34

35 Agentes Es necesario dar de alta un agente para la compra y venta de activo jo. Estos movimientos se verán en el capítulo de Temas relacionados. Alta Agente. Ruta: Cuentas Agentes Click en Nuevo 1. Clave. Indicar la clave del agente. 2. Tipo. Elegir tipo Agente. 3. Nombre. Escribir el nombre del agente. 4. Sucursal. Indicar la sucursal a la que pertenece el agente en este caso es Categoría. Indicar a que categoría pertenece el agente, normalmente será administración. 6. Click en Guardar. Manual de Activos Fijos - 35

36 Proveedores Es necesario dar de alta un proveedor para la compra de activo jo, así como para los movimientos de Reparación y Mantenimiento del Activo Fijo. Alta Proveedor. Ruta: Cuentas Proveedores Proveedores Click en Nuevo 1. Clave del proveedor. 2. Tipo Proveedor. 3. Estatus ALTA. 4. Nombre del proveedor. 5. RFC. 6. Dirección del proveedor. 7. Número exterior. 8. Número interior. 9. Delegación en caso de pertenecer al Distrito Federal. 10. Colonia. 11. Código Postal. 12. Estado. 13. País. 14. Telefonos. 15. Correo electrónico. Nota: Depende que cada empresa que información es indispensable, si se captura mayor información se tendrá un mejor control. Para mayor detalle consultar el manual del módulo de Compras. Manual de Activos Fijos - 36

38 Personal Es necesario dar de alta un empleado para la asignación de activo jo. Alta de Personal. Ruta: Cuentas Personal Personal Clic en Nuevo 1. Clave del empleado. 2. Tipo. Empleado. 3. Estatus. Aspirante, Alta, Baja, Bloqueado. 4. Empresa. Clave de la empresa. 5. Apellido Paterno. 6. Apellido Materno. 7. Nombres (s). 8. En la pestaña Regla de Negocio indicar la Zona Económica. Nota: Los campos mencionados son los mínimos pero es recomendable capturar toda la información posible para un mejor control. Para mayor información consultar el manual de Recursos Humanos. Manual de Activos Fijos - 38

39 Espacios Es necesario con gurar los Espacios que manejará la empresa ya que estos se utilizan en dos movimientos del módulo de activos jos los cuales son: Asignación y Devolución. La con guración de espacios permitirá indicarle al sistema en donde se encuentran ubicados físicamente los activos jos. Espacios. Ruta: Cuentas Espacios Click en Nuevo 1. Espacio. Indicar la clave del espacio. 2. Nombre. Capturar el nombre del Espacio. 3. Tipo. En caso de manejar tipos seleccionar a quá tipo pertenece el espacio. Si desea agregar otro en esta pantalla ir al menú Maestros Tipos. 4. Metros cuadrados. Indicar las medidas del espacio físico. 5. Ocupación máxima. Indicar la cantidad máxima de personas que pueden estar en el lugar físico. 6. Fecha de alta. 7. Fecha de baja. 8. Ultimo Mantenimiento. Indicar la fecha del último mantenimiento. 9. Observaciones. Es un campo abierto tipo alfanumérico donde se puede capturar información útil sobre el espacio. 10. Estatus. Seleccione el estatus alta para indicarle al sistema que está vigente. 11. Click en Guardar. Manual de Activos Fijos - 39

40 Proyectos En caso de desear ligar los movimientos del módulo de Activos Fijos a un proyecto en particular, los proyectos deben darse de alta en el catálogo. Alta de proyectos Ruta: Cuentas Proyectos Click en Nuevo 1. Nombre del proyecto. 2. Rama del proyecto. 3. Descripción. Campo editable para indicar la descripción del proyecto. 4. Observaciones. Indicar alguna observación, es un campo editable. 5. Categoría. 6. Contacto Tipo. 7. Nombre del contacto. 8. Presupuesto. Indicar el presupuesto del proyecto. 9. Comienzo. Fecha de inicio del proyecto. 10.Término. Fecha de terminación del proyecto. 11. Tipo. Puede ser proyecto o subproyecto. 12. Estatus. ALTA para indicar que está vigente. Manual de Activos Fijos - 40

41 Cuentas de Dinero Alta Cuentas de Dinero. Ruta: Cuentas Cuentas de Dinero Cuentas de Dinero Click en Nuevo 1. Clave de la cuenta de dinero. 2. Tipo. Banco. 3. Descripción de la cuenta de dinero. 4. Uso. Operación. 5. Estatus. ALTA. 6. Sucursal. Indicar la sucursal a la que pertenece la cuenta de dinero. 7. Cuenta contable de la cuenta de dinero. 8. Para conciliar los movimientos activar el check. Manual de Activos Fijos - 41

42 Pestaña Datos cuenta bancaria. 1. Indicar el cuentahabiente de la cuenta de dinero. 2. Indicar la institución nanciera a la que pertenece la cuenta de dinero. 3. Indicar el número de la cuenta de dinero. 4. Se ingresa la Clave Bancaria Estandarizada. Manual de Activos Fijos - 42

43 Centros de Costos Las empresas tienen varios departamentos o áreas, a estos se les llama Centros de Costos que son indispensables para la póliza contable de la Depreciación. En ocasiones el activo jo es destinado a un solo centro de costos, por lo tanto el gasto se le asigna a ese departamento. Alta Centros de Costos. Ruta: Cuentas Centros de Costos 1. Click en Nuevo. 2. Clave. Indicar la clave del centro de costos. 3. Descripción. Capturar el nombre del centro de costos. 4. Estatus. Seleccionar ALTA para que el centro de costos esté vigente. 5. Click en Guardar. Manual de Activos Fijos - 43

44 Alta de Artículos de Activo Fijo Para poder registrar la adquisición del Activo Fijo es necesario dar de alta el artículo, así se podrá hacer la compra e ingresar al almacén correspondiente. Artículos de Activo Fijo Ruta: Cuentas Artículos Artículos Click en Nuevo 1. Clave. Escribir la clave del artículo. 2. Opciones. Seleccionar No. 3. Tipo. Seleccionar con el combo de ayuda Serie. Los activos jos llevan esa con guración especial (para que pueda visualizar el tipo SERIE es necesario activar el check de Series/VIN's Lotes/Partidas se explica en la con guración de módulos). 4. Surtido Automático. Se habilita automáticamente la pestaña de Surtido Automático, dejar seleccionado Empresa. 5. Estatus. Debe estar en estatus ALTA. 6. Estatus Precio. Seleccionar NUEVO. 7. Descripción. Escribir una descripción del artículo. 8. Unidad Venta. Seleccionar pza. 9. Moneda Venta. Por default muestra pesos. 10. Moneda Costo. Por default muestra pesos. 11. Categoría. Seleccionar Activo Fijo. 12. Categoría activo jo. Seleccionar la categoría a la que pertenece el artículo que está dando de alta. 13. % IVA. Corroborar que muestre la tasa vigente del impuesto. 14. Click en Guardar. Nota: Únicamente se indicaron los campos indispensables. Manual de Activos Fijos - 44

46 Alta de Categorías de Artículos Es necesario dar de alta la categoría de Activo Fijo. Esta categoría es de tipo informativo y para clasi cación en el catálogo de artículos. Alta de Categorías de Artículos Ruta: Cuentas Artículos Artículos Click en Nuevo Maestros Categorías 1. Posicionarse hasta el nal para generar una nueva la, indicar el nombre de la categoría, en este caso será "Activo Fijo". 2. Click en Guardar y cerrar. Manual de Activos Fijos - 46

47 Alta de Categorías de Activo Fijo Se deben dar de alta las categorías de activo jo. Éstas van de acuerdo con las que maneje la empresa, no en todas las empresas aplican las mismas categorías, dependerá del giro. En la con guración de la póliza contable las categorías son muy importantes ya que ahí radica la condición para que el asiento contable se realice correctamente. Las categorías más usadas son. 1. Edi cios. 2. Equipo de Cómputo. 3. Equipo de Transporte. 4. Maquinaria y Equipo. 5. Mobiliario y Equipo de O cina. 6. Software Programas y Licencias de Cómputo. Alta de Categorias Activo Fijo Ruta: Cuentas Artículos Artículos Click en Nuevo Maestros Categorías Activos Fijos 1. Click en Nuevo. 2. Categoría. Escribir el nombre de la Categoría. 3. Cuenta. Seleccionar con el combo de ayuda la cuenta contable. 4. Cuenta Fiscal. Seleccionar la cuenta contable donde se acumulará la Depreciación. 5. Propietario. Seleccionar la Empresa como propietario del activo jo. Manual de Activos Fijos - 47

48 Porcentajes de depreciación Este es un ejemplo de las categorías que se pueden manejar y los porcentajes de depreciación, no necesariamente son las mismas en cada empresa. Manual de Activos Fijos - 48

49 Funcionalidad Manual de Activos Fijos - 49

50 Depreciación El movimiento Depreciación se usa mes con mes para disminuir el costo de los activos jos tangibles, ya que debe registrarse contablemente el gasto de la depreciación, este movimiento normalmente se realiza con fecha del último día del mes. Movimiento Depreciación. Ruta: Financiero Activos Fijos Click en Nuevo 1. Movimiento. Elegir Depreciación. 2. Moneda. Automáticamente el sistema toma la moneda que se haya con gurado por default, pero es importante corroborar que se encuentre en la moneda deseada; en este ejemplo se toma la moneda Pesos. 3. Fecha Emisión. Seleccionar la fecha en que desea correr la depreciación, normalmente es el último día del mes. 4. Referencia. Puede agregar una infomación útil para su control. 5. Observaciones. Puede agregar una información útil para su control. 6. Activar el check de Todos Activos para que la depreciación la realice por el total de activos que estén pendientes de depreciarse hasta esa fecha, de lo contrario será necesario que seleccione los artículos que desee depreciar. 7. Reevaluación. Este check es opcional, si lo activa se actualizará la depreciación de acuerdo a los INPCs que se con guraron, es importante que se esté alimentando la tabla mes con mes como se indicó en la sección de Con guración de Módulos de este manual. El check de Reevaluación estará activado o desactivado según la Con guración que se haya elegido. 8. Click en el icono de Afectar para concluir el movimiento. El movimiento pasa de un estatus "Sin Afectar" a "Concluido", se crea automáticamente un movimiento de Diario en el módulo de Contabilidad y otro movimiento de Depreciación en el módulo de Gastos. Manual de Activos Fijos - 50

52 Posición del Movimiento. Para visualizar la póliza contable es necesario seguir la siguiente ruta estando abierto el movimiento de Depreciación en pantalla: Ruta: Ver Posición del Movimiento Se muestra una pantalla donde indica el origen y el destino del movimiento. En este caso no tiene origen ya que es un movimiento nuevo que se creó directamente, únicamente mostrará el asiento contable y el movimiento Depreciación con su consecutivo y el módulo en que se encuentra que es Gastos. Póliza contable de la depreciación. Ruta: Click derecho sobre el diario contable Click en examinar El sistema muestra la póliza contable indica que es una póliza de diario. En este caso con el consecutivo 11133, muestra la fecha de emisión, concepto, referencia, observaciones y el asiento contable. Manual de Activos Fijos - 52

54 Depreciación Total El movimiento Depreciación Total se utiliza para depreciar complemente un activo jo tangible sin que pase por la depreciación mes con mes. Esto se realiza en casos especiales, por ejemplo en caso de algún siniestro ocurrido a la serie del Activo Fijo. Intelisis depreciará lo que resta de vida útil del activo jo. Movimiento Depreciacion Total. Ruta: Financiero Activos Fijos Click en Nuevo 1. Movimiento. Elegir Depreciación Total. 2. Moneda. Automáticamente el sistema toma la moneda que se haya con gurado por default, pero es importante corroborar que se encuentre en la moneda deseada. En este ejemplo se toma la moneda Pesos. 3. Fecha Emisión. Seleccionar la fecha en que desee correr la depreciación total. 4. Referencia. Puede agregar una infomación útil para su control. 5. Observaciones. Puede agregar una información útil para su control. 6. Reevaluación. Este check es opcional, si lo activa se actualizará la depreciación de acuerdo a los INPCs que se con guraron, es importante que se esté alimentando la tabla mes con mes como se indicó en la sección de Con guración de Módulos de este manual. El check de Reevaluación estará activado o desactivado según la Con guración que se haya elegido. 7. Artículo. Elegir el o los artículos que depreciará totalmente. 8. Serie. Elegir la o las series que le pertenecen a los artículos. 9. Click en Afectar El movimiento pasa de un estatus "Sin Afectar" a "Concluido", se crea automáticamente un movimiento de Diario en el módulo de Contabilidad y otro movimiento de Depreciación en el módulo de Gastos. Manual de Activos Fijos - 54

56 Posición del Movimiento Para visualizar la póliza contable es necesario seguir la siguiente ruta estando abierto el movimiento de Depreciacion Total en pantalla: Ruta: Ver Posición del Movimiento Se muestra una pantalla donde indica el origen y el destino del movimiento. En este caso no tiene origen ya que es un movimiento nuevo que se creó directamente, únicamente mostrará el asiento contable y el movimiento Depreciación con su consecutivo y el módulo en que se encuentra que es Gastos. Póliza Contable. Ruta: Click derecho sobre el diario contable Click en examinar El sistema muestra la póliza contable que indica que es una póliza de diario, en este caso con el consecutivo 10912, la fecha de emisión, la fecha contable, concepto, referencias y el asiento contable correspondiente. Manual de Activos Fijos - 56

58 Amortización Este movimiento se utiliza para elaborar las Amortizaciones de los activos jos intangibles. Movimiento Amortización. Ruta: Financiero Activos Fijos Click en Nuevo 1. Movimiento. Elegir Amortizacion. 2. Moneda. Automáticamente el sistema toma la moneda que se haya con gurado por default, pero es importante corroborar que se encuentre en la moneda deseada. En este ejemplo se toma la moneda Pesos. 3.- Fecha Emisión. Seleccionar la fecha en que realizará la amortización. 4. Referencia. Puede agregar una infomación útil para su control interno. 5. Observaciones. Puede agregar una información útil para su control interno. 6. Todos Activos. Este check indica que amortizará todos los activos, normalmente no se amortizan todos por lo tanto no se activa y se elije el activo jo que se requiera amortizar. 7. Reevaluación. Este check es opcional, si lo activa se actualizará la depreciación de acuerdo a los INPCs que se con guraron. Es importante que se esté alimentando la tabla mes con mes como se indicó en la sección de Con guración de Módulos de este manual. El check de Reevaluación estará activado o desactivado según la Con guración que se haya elegido. 8. Artículo. Elegir el artículo que amortizará. 9. Serie. Elegir la serie que le pertenece al artículo. 10. Click en Afectar El movimiento pasa de un estatus "Sin Afectar" a "Concluido", se crea automáticamente un movimiento de Diario en el módulo de Contabilidad y otro movimiento de Depreciación en el módulo de Gastos. Manual de Activos Fijos - 58

60 Posición del Movimiento. Para visualizar la póliza contable es necesario seguir la siguiente ruta estando abierto el movimiento de Amortización en pantalla: Ruta: Ver Posición del Movimiento Se muestra una pantalla donde indica el origen y el destino del movimiento. En este caso no tiene origen, ya que es un movimiento nuevo que se creó directamente, únicamente mostrará el asiento contable y el movimiento Depreciación con su consecutivo y el módulo en que se encuentra que es Gastos. Póliza Contable. Ruta: Click derecho sobre el diario contable Click en examinar El sistema muestra la póliza contable e indica que es una póliza de diario. En este caso con el consecutivo 10918, la fecha de emisión, la fecha contable, concepto, referencias, observaciones. Manual de Activos Fijos - 60

62 Reparación El movimiento Reparación es únicamente informativo, registrará la fecha de la última reparación, reparaciones acumuladas, número de reparaciones, proveedor que realizó la reparación, entre otros datos. Movimiento Reparación. Ruta: Financiero Activos Fijos Click en Nuevo 1. Movimiento. Elegir Reparacion. 2. Moneda. Automáticamente el sistema toma la moneda que se haya con gurado por default, pero es importante corroborar que se encuentre en la moneda deseada. En este ejemplo se toma la moneda Pesos. 3. Fecha Emisión. Seleccionar la fecha de reparación del activo jo. 4. Proveedor. Elegir con la ayuda en captura el proveedor que realizó la reparación del activo jo. 5. Referencia. Puede agregar información útil relacionada con el movimiento. 6. Observaciones. Puede agregar información útil relacionada con el movimiento. 7. Artículo Elegir el artículo que está en reparación. 8. Serie. Elegir la serie que le corresponde al artículo. 9. Observaciones. Es un campo abierto para que le indique información relevante sobre la reparación del activo jo. 10.Click en Afectar Si se con guró en el módulo el check de Reparaciones en estatus Pendiente, al dar click en afectar el movimiento queda en estatus "Pendiente" y se habilitan campos adicionales para complementar la información sobre importes y horas. Si el check en la Con guración de Módulos no se activó estos campos aparecen desde el estatus "Sin Afectar". Manual de Activos Fijos - 62

63 Llenar los campos adicionales que se muestran en color rojo. 1. Horas. Indicar el número de horas que tomó la reparación. 2. Importe. Indicar la cantidad que cobró el proveedor por hacer la reparación. 3. Impuestos El sistema automáticamente calcula los impuestos en caso de no llevar puede eliminarlos, si no coinciden puede corregirlos manualmente. 4. Importe Total. El sistema automáticamente indica la cantidad. 5. Click en Afectar. El movimiento queda en estatus "Concluido". Manual de Activos Fijos - 63

64 Vista preliminar. Este movimiento no genera póliza contable por ser únicamente informativo, para visualizar el registro de click en el icono de Vista Preliminar, el cual esta señalado con la fecha roja en la imagen anterior. En la vista podrá ver información útil del movimiento como puede ser el Movimiento y consecutivo, estatus, fecha, referencia, observaciones, artículo que se reparó, serie e importes. Manual de Activos Fijos - 64

65 Mantenimiento El movimiento de Mantenimiento es informativo, registra los mantenimientos que se le han hecho a los activos jos, el proveedor que realizó el mantenimiento e importe del mismo. Movimiento Mantenimiento. Ruta: Financiero Activos Fijos Click en Nuevo 1. Movimiento.Elegir Mantenimiento. 2. Moneda. Automáticamente el sistema toma la moneda que se haya con gurado por default, pero es importante corroborar que se encuentre en la moneda deseada. En este ejemplo se toma la moneda Pesos. 3. Fecha Emisión. Seleccionar la fecha del mantenimiento. 4. Proveedor. Elegir con la ayuda en captura el proveedor que realizará el mantenimiento del activo jo. 5. Referencia. Puede agregar infomación útil para su control. 6. Observaciones. Puede agregar información útil para su control. 7. Artículo. Elegir el artículo que se le dió mantenimiento. 8. Serie. Elegir la serie que le pertenece al artículo. 9. Observaciones. Es un campo abierto para que le indique información relevante sobre el mantenimiento del activo jo. 10. Click en Afectar. Si se con guró en el módulo el check de Mantenimiento en estatus Pendiente, al dar click en afectar el movimiento queda en estatus "Pendiente" y se habilitan campos adicionales para complementar la información sobre importes y horas. Si el check en la Con guración de Módulos no se activó estos campos aparecen desde el estatus "Sin Afectar". Manual de Activos Fijos - 65

67 Llenar los campos adicionales que se muestran en color rojo. 1. Horas. Indicar el número de horas que tomó la reparación. 2. Importe. Indicar la cantidad que cobró el proveedor por hacer la reparación. 3. Impuestos. El sistema automáticamente calcula los impuestos. En caso de no llevar puede eliminarlos, si no coinciden puede corregirlos manualmente. 4. Importe Total. El sistema automáticamente indica la cantidad. 5. Click en Afectar. El movimiento queda en estatus "Concluido". Vista Preliminar. Este movimiento no genera póliza contable por ser únicamente informativo. Para visualizar el registro dar click en el icono de Vista Preliminar que esta señalado con la fecha roja en la imagen anterior. Mostrará información útil sobre el movimiento pudiendo ser nombre del movimiento, consecutivo, proveedor, fecha, artículo, serie e importes. Manual de Activos Fijos - 67

69 Póliza Mantenimiento El movimiento Póliza Mantenimiento registra los contratos realizados con terceros para el mantenimiento de los activos jos, registra qué activos incluye la póliza, el vencimiento de acuerdo con lo que se capturó en el campo de Vigencia. Movimiento Póliza Mantenimiento. Ruta: Financiero Activos Fijos Click en Nuevo 1. Movimiento. Elegir Poliza Mantenimiento. 2. Moneda. Automáticamente el sistema toma la moneda que se haya con gurado por default, pero es importante corroborar que se encuentre en la moneda deseada. En este ejemplo se toma la moneda Pesos. 3. Fecha Emisión. Seleccionar la fecha en que se contrató la póliza de mantenimiento. 4. Forma de Pago. Indicará la forma de pago de la póliza pudiendo ser con Cheque, Transferencia etc. 5. Cuenta de dinero. Indique de qué cuenta bancaria saldrá el cheque o transferencia. 6. Proveedor. Elegir con ayuda en captura el proveedor. 7. Referencia. Puede agregar información adicional útil para su control. 8. Vigencia. Indique cómo manejará la vigencia. Este campo se llena con la información de Condición de Pago del sistema. 9. Fecha de vigencia. Indique la fecha en que termina la vigencia. 10. Observaciones. Puede agregar información extra útil para su control. 11. Artículo. Elegir el o los artículos que incluye la póliza de mantenimiento. 12. Serie. Elegir la serie que le pertenece al artículo. 13. Importe. Se debe capturar la cantidad que trae la póliza por el mantenimiento de cada artículo. 14. Impuestos. El sistema automáticamente le calcula los impuestos. Puede corroborarlos, si no son correctos es posible editarlos manualmente; si no lleva impuestos puede dejar en blanco el campo. 15. Importe Total. El sistema automáticamente le calcula el Importe Total, es necesario que lo corrobore. 16. Click en Afectar. Manual de Activos Fijos - 69

70 El movimiento queda en estatus vigente hasta el cumplimiento de la fecha registrada en VIGENCIA. Manual de Activos Fijos - 70

71 Vista Preliminar Este movimiento no genera póliza contable por ser únicamente informativo. Para visualizar el registro dar click en el icono de Vista Preliminar que esta señalado con la fecha roja en la imagen anterior. El registro mostrará información útil como el tipo de movimiento, su consecutivo, estatus del movimiento pudiendo ser vigente, concluido o cancelado, artículos que trae la póliza de mantenimiento, series correspondientes e importes. Manual de Activos Fijos - 71

72 Póliza Seguro El movimiento Póliza Seguro registra los contratos realizados con terceros para el aseguramiento de los activos jos. De esta forma la empresa protege sus activos contra algún siniestro. Este movimiento muestra los activos asegurados, vencimiento de la póliza, serie de los activos e importes. Movimiento Póliza Seguro. Ruta: Financiero Activos Fijos Click en Nuevo 1. Movimiento. Elegir Poliza Seguro. 2. Moneda. Automáticamente el sistema toma la moneda que se haya con gurado por default, pero es importante corroborar que se encuentre en la moneda deseada. En este ejemplo se toma la moneda Pesos. 3. Fecha Emisión. Seleccionar la fecha en que se contrató la Póliza de Seguro. 4. Forma de Pago. Indicará la forma de pago de la póliza pudiendo ser con Cheque, Transferencia etc. 5. Cuenta de dinero. Indicar de qué cuenta bancaria saldrá el cheque o transferencia. 6. Proveedor. Elegir con el combo de ayuda el proveedor. 7. Referencia. Puede agregar el número de la póliza para un mejor control de la información. 8. Vigencia. Indicar cómo manejará la vigencia. Este campo se llena con la información de Condición de Pago del sistema. 9. Fecha de vigencia. Capturar la fecha en que termina la vigencia. Este campo se llena automáticamente según la Vigencia, excepto en el caso de que se elija "Fecha", en este caso se podrá seleccionar manualmente un día del calendario. 10. Observaciones. Puede agregar el número de la póliza para mayor control de la información. 11. Artículo. Elegir el o los artículos que incluye la póliza de seguro. 12. Serie. Elegir la serie o series que le pertenecen a los artículos. 13. Importe. Escribir la cantidad que trae la póliza por cada uno de los artículos. 14. Impuestos. El sistema automáticamente calcula los impuestos. Puede corroborarlos, si no son correctos es posible editarlos manualmente, si no lleva impuestos puede dejar en blanco el campo. 15.Importe Total. El sistema automáticamente le calcula el Importe Total, es necesario que lo corrobore. Manual de Activos Fijos - 72

73 16.Click en Afectar. El movimiento queda en estatus vigente hasta el cumplimiento de la fecha registrada en VIGENCIA. Vista Preliminar. Este movimiento no genera póliza contable por ser únicamente informativo. Para visualizar el registro dar click en el icono de Vista Preliminar que esta señalado con la fecha roja en la imagen anterior. En el registro se encontrará información relevante sobre el movimiento, indicando su consecutivo, estatus, fecha, artículos asegurados, series e importes. Manual de Activos Fijos - 73

75 Reevaluación El movimiento Reevaluación asignará un nuevo precio a los activos jos, pudiendo ser que la empresa le asigne el valor o se maneje el valor de mercado, según sea más conveniente. Movimiento Revaluación. Ruta: Financiero Activos Fijos Click en Nuevo 1. Movimiento. Elegir Revaluación. 2. Moneda. Automáticamente el sistema toma la moneda que se haya con gurado por default, pero es importante corroborar que se encuentre en la moneda deseada. En este ejemplo se toma la moneda Pesos. 3. Fecha Emisión. Seleccionar la fecha en que desee correr la reevaluación. 4. Referencia. Puede agregar información útil para su control. 5. Observaciones. Puede agregar información útil para su control. 6. Todos Activos. Este check indica que reevaluará todos los activos. Normalmente no se reevalúan todos los activos, por lo tanto no se activa y se elige el activo jo que se requiera reevaluar. 7. Valor de Mercado. Al activar este check permitirá ingresar el nuevo valor del activo jo. 8. Articulo. Elegir el o los artículos a revaluar. 9. Serie. Elegir la serie que le pertenece a los artículos. 10. Nuevo Valor. Aquí indicará el nuevo valor que le quiera manejar al activo jo. 11. Click en Afectar. El movimiento pasa de un estatus "Sin Afectar" a "Concluido". Manual de Activos Fijos - 75

76 Al afectar el movimiento y quedar en estatus concluido, automáticamente se llenan 3 columnas de % In ación, Actualización Activo y Actualización Depreciación, estas cantidades son de carácter informativo. Manual de Activos Fijos - 76

77 Vista Preliminar. Este movimiento no genera póliza contable por ser únicamente informativo. Para visualizar el registro dar click en el icono de Vista Preliminar que está señalado con la fecha roja en la imagen anterior. En el registro se podrá ver los activos que fueron reevaluados, las series e importes. Manual de Activos Fijos - 77

78 Asignación El movimiento Asignación permite saber la ubicación física de los activos, a qué personal de la empresa se le prestó, la fecha en la que se le entregó y el artículo asignado. Movimiento Asignación. Ruta: Financiero Activos Fijos Click en Nuevo 1. Movimiento. Elegir Asignación. 2. Moneda. Automáticamente el sistema toma la moneda que se haya con gurado por default, pero es importante corroborar que se encuentre en la moneda deseada. En este ejemplo se toma la moneda Pesos. 3. Fecha Emisión. Seleccionar la fecha en que asignó el activo jo al personal, espacio o centro de costos. 4. Referencia. Puede agregar infomación adicional útil para su control. 5. Observaciones. Puede agregar información adicional útil para su control. 6. Personal. Indicará a qué empleado de la empresa le asignó el activo jo. 7. Espacios. Indique la ubicación física del activo jo. 8. Centro Costos. Aquí indicará a qué centro de costos pertenece la asignación pudiendo ser Administración, Ventas etc. 9. Artículo. Elegir el artículo que asignó. 10. Serie. Elegir la serie que le pertenece al artículo. 11. Click en Afectar. Nota: No es necesario llenar los tres campos de asignación a Personal, Centro de Costos y Espacio. Puede llenarse únicamente uno, dos o los tres indistintamente. Cabe mencionar que para poder hacer la asignación, la serie que se está eligiendo no debe estar previamente asignada en ese catálogo. Al afectar el movimiento pasa de un estatus "Sin Afectar" a "Concluido". Manual de Activos Fijos - 78

80 Devolución El movimiento Devolución sirve para registrar aquellos activos que habían sido asignados al personal de la empresa, centro de costos o espacio, y ahora son devueltos. Movimiento Devolución. Ruta: Financiero Activos Fijos Clic en Nuevo 1. Movimiento. Elegir Devolución. 2. Moneda. Automáticamente el sistema toma la moneda que se haya con gurado por default, pero es importante corroborar que se encuentre en la moneda deseada. En este ejemplo se toma la moneda Pesos. 3. Fecha Emisión. Seleccionar la fecha en que es devuelto el activo jo. 4. Referencia. Puede agregar en qué condiciones se devolvió el activo jo. 5. Observaciones. Puede agregar información adicional útil para su control. 6. Personal. Aquí se indicará qué personal de la empresa está devolviendo el activo jo. 7. Espacios. Indicar cuál era la ubicación física del activo jo. 8. Centro Costos. Aquí se indicará a qué centro de costos pertenece la devolución pudiendo ser Administración, Ventas etc. 9. Artículo. Elegir el artículo que se está devolviendo. 10.Serie. Elegir la serie que le pertenece al artículo. 11. Click en Afectar. Nota: Para poder generar una Devolución de parte de un Personal, Espacio o Centro de Costos, la serie debió haber sido asignada previamente. No es obligatorio capturar los tres elementos, puede hacerse devolución sólo de uno o dos de los tres campos. Al afectar, el movimiento pasa de un estatus "Sin Afectar" a "Concluido". Manual de Activos Fijos - 80

82 Reportes y Exploradores Manual de Activos Fijos - 82

83 Reportes Intelisis maneja un reporte de las adquisiciones de Activos Fijos, donde mostrará el artículo adquirido, serie, cantidad, costos, impuestos y totales. Ruta: Reportes Activos Fijos Adquisiciones Activo Fijo. Mostrará una pantalla donde se le indicarán los parámetros. 1. De la Fecha. Capturar la fecha inicial del periodo que necesita consultar de las adquisiciones de activos jos. 2. A la Fecha. Indicar hasta qué fecha requiere ver las adquisiciones de activos jos. 3. Botón Cerrar para cerrar la pantalla. 4. Botón Imprimir para mandar a la impresora con gurada. 5. Botón Preliminar para visualizar el reporte en pantalla. Reporte Adquisiciones de activos jos. Manual de Activos Fijos - 83

84 Exploradores Los Exploradores son reportes dinámicos que se pueden con gurar para que muestre sólo la información necesaria. Intelisis utiliza el explorador de Activo Fijo. Explorador Activo Fijo Ruta: Exploradores Activos Fijos. Mostrará una pantalla que está formada por varias partes. 1. Categorías de activos jos. El explorador muestra todas las categorías con las que cuenta, se puede seleccionar una o todas. 2. Estatus. Es un ltro para que le muestre los movimientos concluidos, pendientes, vigentes, etc. 3. Fecha. Indica la fecha del movimiento que necesite consultar. 4. Moneda. Seleccionar el tipo de moneda. 5. Área donde se muestra la información. Manual de Activos Fijos - 84

85 Excel Puede enviar a excel la información y manipularla, dando click en el icono que indica la fecha roja en la imagen anterior. PDF Para ver el PDF es necesario dar click en vista preliminar y posteriormente dar click en el icono de PDF. Manual de Activos Fijos - 85

86 Errores Frecuentes Manual de Activos Fijos - 86

87 Falta tabla INPC Este error se muestra porque no está con gurada la tabla de INPCs del periodo correspondiente y se está haciendo una Reevaluación que no es al valor de mercado en el movimiento. Será necesario alimentar la tabla. Ir a la siguiente ruta: Ruta: Con gurar Otros Tablas Anuales Seleccionar INCP Editar Tabla Es necesario revisar que se esté registrando la tabla de ejercicio o año correspondiente. Una vez con guradas las tablas con los INPCs correspondientes, permitirá afectar el movimiento. Manual de Activos Fijos - 87

88 El Activo Fijo ya Está Asignado. Este error se debe a que se intenta asignar un activo jo que anteriormente ya fue asignado a otro recurso y todavia no ha sido devuelto. Posiblemente se esté asignando una serie que no es correcta, será necesario veri carlo. Manual de Activos Fijos - 88

89 Falta indicar los números de Serie/Lote. Cuando sale este error, es porque se intenta hacer la compra o venta de un artículo tipo serie que puede ser un activo jo y no se seleccionó la serie correspondiente, para corregir el error dar click en aceptar y luego ir a la siguiente ruta: Ruta: Edición Series/Lotes del Artículo. Mostrará una pantalla donde se deberá indicar la serie del activo jo. Es indispensable que se registre una serie diferente por cada una de las cantidades capturadas en el detalle del movimiento y ésta no deberá existir previamente en el almacén que le corresponda. Manual de Activos Fijos - 89

91 Cantidad indicada excede al disponible. Este error se da porque está intentando vender un activo jo que ya no tiene en existencia. Se debe seleccionar una serie que tenga en el almacén de activos jos correspondiente. Manual de Activos Fijos - 91

92 Temas relacionados Manual de Activos Fijos - 92

93 Compra de Activo Fijo Las empresas suelen adquirir activos jos con la nalidad de usarlos y ser más productivos en sus actividades. A continuación se muestra cómo registrar la adquisición de activos jos en Intelisis. Previamente el artículo tiene que estar dado de alta, puede corroborar el tema de Alta de artículo de activo jo en este manual. Compra de activo jo. El movimiento a continuación descrito es una de las opciones para la compra de Activo Fijo. Si requiere más información sobre el módulo de Compras, revise el Manual de Compras de Intelisis ERP. Ruta: Logistica Compras Click en Nuevo 1.Movimiento. Entrada Compra. 2.UEN. Elegir la UEN correspondiente a la compra de activo jo. 3.Moneda. Seleccionar el tipo de moneda que maneja para la compra de activo jo. 4.Fecha Emisión. Indicar la fecha de la factura de compra. 5.Fecha de Venta. Misma fecha que la anterior. 6.Concepto. Elegir el concepto correspondiente a la compra de activo jo. 7.Agente. Seleccionar un agente normalmente la persona que realizó la compra. 8.Fecha en que será entregado el activo jo. 9.Proveedor. Seleccionar el proveedor a quien le hizo la compra. 10.Condición de pago. Indicar como pagará la compra pudiendo ser al contado, a crédito, etc. 11.Vencimiento de pago. 12.Referencia. Puede agregar el número de factura. 13.Almacén. Indicar el almacén correspondiente al de activos jos (AF). 14.Forma Envío. Seleccionar la forma de envío, si no maneja una, puede dejar en blanco el campo. 15.Artículo. Seleccionar el artículo que adquirió. 16.Cantidad. Indicar la cantidad de piezas que adquirió. 17.Costo Unitario. Indicar el costo unitario del activo fjo. 18.Desc. En caso de que el proveedor le efectue algún descuento llenar ese campo, de lo contrario dejar en blanco. Manual de Activos Fijos - 93

94 19.Importe. El sistema automáticamente llena ese campo. 20.Fecha venta. Misma fecha que el punto Importe. Corroborar que el importe sea el correcto. 22.Desc. En caso de haber descuentos corrobore la cantidad. 23.Impuestos. El sistema automáticamente llena el campo de impuestos, es necesario que se corrobore. 24.Total. Corroborar el Total de la compra. 25.Click en el icono de Afectar. El movimiento queda en estatus Concluido. Vista Preliminar. Para visualizar la póliza contable es necesario seguir la siguiente ruta: Ruta: Ver Posición del Movimiento Se muestra una pantalla donde indica el origen y el destino del movimiento. En Manual de Activos Fijos - 94

95 este caso no tiene origen ya que es un movimiento nuevo, únicamente mostrará el asiento contable y el movimiento Entrada Compra con su consecutivo ubicado en el módulo de Cuenta por Pagar. Póliza Contable. Ruta: Click derecho sobre la póliza de compras Click en examinar El sistema muestra la póliza contable indica que es una póliza de compras con el consecutivo 1079, muestra la fecha de emisión, la fecha contable, indica el registro del asiento contable. Manual de Activos Fijos - 95

96 Venta de Activo Fijo Las personas físicas y morales requieren de la utilización de ciertos bienes para llevar a cabo las actividades de sus negocios. Por ejemplo, en una fábrica, un rubro importante en el comprendido por la maquinaria; en una o cina, los equipos de cómputo; en una importadora, la bodega de almacenaje. Los activos con los que cuenta el negocio existen con la nalidad de utilizarlos y no la de enajenarlos. Es de resaltar que una de las principales características de estos activos, es la de ser permanentes en la empresa, es decir, estarán ahí generando utilidades hasta que dichos bienes dejen de ser útiles por el paso del tiempo. Varias empresas deciden enajenarlos con la nalidad de adquirir activos jos nuevos, o bien, deciden la venta de los mismos para obtener liquidez. Venta de activo jo. El movimiento a continuación descrito es para la venta de Activo Fijo. Si se requiere más información sobre el módulo de Ventas, revisar el Manual de Ventas de Intelisis ERP. Ruta: Comercial Ventas Click en Nuevo 1. Movimiento. Seleccionar Factura. 2. UEN. Seleccionar la UEN correspondiente al movimiento. 3. Fecha de Emisión. Seleccionar la fecha en que se efectuó la venta del activo jo. 4. Cliente. Seleccionar a quién le está vendidendo el activo jo. 5. Agente. Seleccionar el agente que realizó la venta. 6. Almacén. Indicar el almacén de activo jo. 7. Condiciones. Seleccionar cómo se realizó la venta, si a crédito o de contado. 8. Referencia. Este campo es un campo abierto, se puede escribir una referencia que sirva para su control interno. 9. Artículo. Seleccionar el artículo con categoría de activo jo. 10. Cantidad. Capturar la cantidad. 11. Precio. Indicar el importe de la venta del activo jo. Manual de Activos Fijos - 96

97 12. Series/Lotes del Artículo. Seleccionar la serie del activo jo. 13. Total. Corroborar el Total. 14. Click en Afectar. Vista Preliminar. Para visualizar la póliza contable es necesario ir a la siguiente ruta: Ruta: Ver Posición del Movimiento Se muestra una pantalla donde indica el origen y el destino del movimiento. En este caso no tiene origen ya que es un movimiento nuevo, únicamente mostrará el asiento contable y el movimiento en Cuentas por Cobrar con su consecutivo. Manual de Activos Fijos - 97

98 Póliza Contable Ruta: Click derecho sobre la póliza de Ventas Click en examinar El sistema muestra la póliza contable, indica una póliza de ventas con el consecutivo 4066 en este caso, muestra la fecha de emisión, la fecha contable, artículos vendidos, descripción y el registro contable. Manual de Activos Fijos - 98