ADMINISTRACIÓN DEL MANTENIMIENTO CON SAP

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1 ADMINISTRACIÓN DEL MANTENIMIENTO CON SAP Guillermo Atanasio Fonseca P. Analista Gestión Mantenimiento Dirección Gestión Mantenimiento Interconexión Eléctrica S.A. Colombia RESUMEN El modelo de mantenimiento definido y desarrollado para el grupo ISA, cobra vida en los procesos de Planeación Mantenimiento, Gestionar Recursos, Ejecutar Mantenimiento y Evaluar el Mantenimiento, para lo cual, la compañía hace ya 14 años implementó el sistema integrado de información en la plataforma SAP, para que en este sistema se reflejara la gestión de los procesos y se tuviera una base de conocimiento para la toma dedecisiones. La implementación del módulo de mantenimiento ha tenido la participación de todas las áreas que conforman la Gerencia de Transporte Energía y es por esto que se quiere mostrar de una manera cíclica cómo se han integrado estas definciones y decisiones que hoy son el soporte para el modelo de Se parte desde la estructuración de objetos técnicos, se ha imaginado cómo están registradas las subestaciones, líneas y equipos en un sistema de información?, Qué es un sistema de clasificación?, Para que necesitamos los catálogos? y qué es un punto de medida?, cuando realizamos un mantenimiento, generamos un documento de medida, será igual a este documento?, Cuáles son las características de un equipo o qué tipos de equipos tenemos? Podemos identificar en qué ubicación geográfica se encuentran? Qué relación tenemos con los activos fijos de la compañía? o con el área de inventarios? y cómo es que podemos controlar mas de equipos y saber su vida remanente y su mantenimieto planificado?. Esto y muchos detalles más de los objetos técnicos, nos permitirán conocer integralmente su administración, hasta darlo de baja, debido a su baja confiabilidad. Pero para haber diseñado una base de datos técnica, necesitmos Planearle los Mantenimientos, en el corto, mediano y largo plazo, parecería un caos si no se tuviera una estrategia de mantenimiento que integrara lo que la teoría dice, mantenimientos preventivos, predictivos o basados en la condición y cómo se expresan estas solicitudes en el sistema SAP?. Tenemos definidas las notificaciones o avisos que de acuerdo con su tipo se ejecutan determinadas tareas de mantenimiento, sin embargo junto con la planeación del mantenimeinto se tienen las prioridades para poder atender los análisis que efectúan los especialistas de la Dirección Gestión Mantenimiento alrededor de la condición del equipo y que su confiabilidad esté acorde con la exigencia operativa. No podríamos realizar alguna gestión sin los recursos necesarios, pero estos recursos como no son ilimitados, los tenemos que presupuestar en objetos de costo reconocidos como órdenes de mantenimiento que es el vínculo con el área contable y financiera. No podemos dejar por fuera la ejecución segura del mantenimiento, para ello hemos desarrollado el Plan de Trabajos que integrando al área de operación, podemos coordinadamente llevar a cabo los mantenimientos. Es pues el SAP la plataforma de gestión y de base de conocimiento para desarrollar el modelo de PALABRAS CLAVES. Objetos técnicos, avisos, órdenes, modelo de mantenimiento, módulo PM, SAP. 1

2 INTRODUCCIÓN JORNADAS TÉCNICAS ISA La información, es uno más de los activos valiosos en la compañía y para la Gerencia Transporte de Energía poder cumplir con su misión: Es responsable por la prestación del servicio de transporte de energía en Colombia, cumpliendo estándares internacionales de confiabilidad y seguridad y por los resultados operacionales como negocio. Como Controlador Estratégico, es responsable por definir evaluar, estandarizar e implantar el modelo de coordinación técnica, por desarrollar prácticas y procesos homologados y por armonizar la operación entre las filiales de transporte de energía del Grupo ISA, para tener un desempeño superior conjunto, está soportando con la infraestructura tecnológica SAP y no SAP todos los procesos del negocio. El sistema integrado de información ha sido implementado y parametrizado con especificaciones técnicas que permiten el desarrollo de los procesos con la participación activa del grupo humano que le da vida a los datos que se registran. El sistema de información para la administración del mantenimiento (SIAM) fue la primera plataforma tecnológica que integró los procesos administrativos con la gestión técnica del mantenimiento, fue esta fuente de información, que sirvió de referente para implementar en un sistema integrado como SAP el modelo de mantenimiento que hoy en día se tiene. Durante el año 1997, se desarrolló el proyecto de implantación del sistema integrado de información y a partir del 5 de enero de 1998 entró a productivo la solución SAP. Como líder en el mercado en software para aplicaciones empresariales, SAP ayuda a las compañías de todos los tamaños y sectores a funcionar mejor. Fundada en 1972, SAP (acrónimo de "Systems, Applications, and Products in Data Processing" [Sistemas, aplicaciones y productos para el procesamiento de datos]) está respaldada por una historia rica en innovación y crecimiento que le ha convertido en un verdadero líder del sector. Actualmente, SAP dispone de sedes de venta y desarrollo en más de 50 países de todo el mundo. Las aplicaciones y servicios de SAP permiten a 2 más de 183,000 clientes a escala internacional a operar de forma rentable, a adaptarse continuamente y a crecer de modo sostenible. Desde el back office hasta la sala de juntas, desde las bodegas hasta las subestaciones y líneas, desde dispositivos de escritorio a dispositivos móviles, SAP proporciona a las personas y a las organizaciones la capacidad de trabajar de forma conjunta y eficiente, y de utilizar más efectivamente una visión informada del negocio para llevarles la delantera a los competidores. Algunas de las funcionalidades que apoyan día a día el proceso de negocio son: PM: Mantenimiento de Planta. HR: Módulos de Gestión personal, Gestión de la organización, Desarrollo de Personal, Gestión de actos y de Tiempos, Nómina, gestión de viajes. FI : Finanzas, Cuentas por Pagar y por Cobrar. AM: Activos Fijos. CO : Controlling. TR: Tesorería. MM: Compras de materiales y Servicios, Locales Importaciones SD: Liquidación y Facturación a Clientes; WF: WorkFlow; CATS: Reporte de Tiempos. PS: Gestión de Proyectos. Con SAP, el Grupo ISA tiene mayor flexibilidad, crecimiento, integración, se ha facilitado la toma de decisiones, optimización y simplificación de los procesos de negocio y reducción de los tiempos de respuesta en la prestación de servicios. La estructura flexible de la organización le ha permitido a la empresa crecer e ir integrando las filiales al modelo, considerando a cada empresa como una sociedad y permitiendo lograr sinergias operativas de negocio y estandarización de procesos como Grupo. Nosotros vemos a SAP como un socio en términos del desarrollo de la herramienta para nuestro negocio. SAP nos ayuda con la transferencia de conocimientos de mejores prácticas, de gerencias de proyectos, de metodología, que hace que nuestro Centro de Competencia se fortalezca. Olga Lucía López Directora de Informática del Grupo ISA Se presentará el paso a paso de estos 14 años de soporte al negocio que ha tenido SAP y en particular de como ha servido el módulo de

3 mantenimiento PM para el desarrollo del modelo de mantenimiento en la Gerencia de Transporte de Energía del Grupo ISA. 1 PARAMETRIZACIÓN E IMPLEMENTACIÓN DEL MÓDULO DE MANTENIMIENTO SAP PM La parametrización o adecuación del sistema se convierte en la primera actividad técnica que le dará vida al modelo de mantenimiento y servirá de soporte a la gestión de los procesos. Ver la figura 1, donde se visualiza todos los menús de acceso para activar toda la funcionalidad que integra los distintos módulos del sistema. estructura organizativa del mantenimiento en el sistema incluyendo los centros de emplazamiento (ubicación geográfica donde se encuentran las subestaciones y equipos) y los centros de planificación que son los responsables por la planeación del El centro de planificación del mantenimiento es un centro en el cual se llevan a cabo las siguientes actividades: Definen hojas de ruta (lista de tareas con recursos) de mantenimiento para los centros de emplazamiento correspondientes. Se efectúa una planificación de los materiales en las hojas de ruta y órdenes planificadas. Figura 1: Parametrización de SAP Una vez creada la sociedad financiera, definido el plan de cuentas, creadas las clases de costo, los centros de planificación, los centros de emplazamiento, los centros de beneficio, los centros de costo, las órdenes internas, los centros gestores, almacenes, los grupos de compra, activación de los datos maestros de activos fijos, creación del maestro de servicios y de materiales, se inicia la fase de implementación del módulo PM. 1.1 Parametrización de datos maestros en La primera definición esta relacionada con la 3 Se gestionan y programan planes de mantenimiento preventivo. Otras actividades que se desarrollan para activar los datos maestros son: Asignación de autorizaciones o perfiles de usuario. Definición de esquemas de status para activar la respuesta del sistema en el marco de las operaciones empresariales propuestas por SAP. Se definen status propios (status de usuario) y se define un status inicial que se activa automáticamente al crear un determinado objeto dado que se activa automáticamente al ejecutar una operación empresarial además se indica qué operaciones están permitidas y cuáles prohibidas cuando está activo un status determinado Se asignan los intervalos o rangos de números que adoptarán los objetos (equipos, avisos, órdenes, puntos de medida, documentos de medición). Para las ubicaciones técnicas o unidades constructivas o también identificadas como subestaciones y líneas, se define una mascara edición un número de niveles jerárquicos. Esta es la que usa el grupo ISA a nivel de Latinoamérica: Ver figura 2, Mascara ubicaciones técnicas

4 Ver figura 2, Mascara ubicaciones técnicas También en la parametrización se definen los tipos de equipo. En la figura 3, está la clasificación que permite la asignación para todo el grupo o por empresa Dependiendo del tamaño y la forma de organización de la empresa, puede que se trate de un departamento propio (preparación de trabajo central), o de un taller. Todo equipo y toda ubicación técnica pueden asignarse a un grupo de planificación de Se realizar las configuraciones para los tipos de plan de mantenimiento preventivo y se pueden controlar por separado varios procesos empresariales de la planificación de La funcionalidad de los planes de mantenimiento preventivo se puede utilizar, por ejemplo en la generación de avisos y ordenes periódicas según lo establezca la estrategia. Puestos de Trabajo u objetos de negocio, es un dato maestro, allí se agrupan los encargados de ejecutar las actividades de mantenimiento, se puede identificar la disponibilidad de mano de obra de una especialidad de Figura 3: Tipos de equipo 1.2 Parametrización para activar la planeación de mantenimiento En esta fase se activan las siguientes funcionalidades: Se fijan las áreas de empresa con las que se facilita la estructuración de un centro de emplazamiento desde el punto de vista de la responsabilidad del plan. El responsable del área de empresa, es la persona de contacto para la coordinación entre planificación y la ejecución de mantenimiento además se puede utilizar con fines de evaluación, todo equipo y toda ubicación técnica se pueden asignar a un área de empresa. Se activa el grupo de planificación del mantenimiento y deben definirse por separado para cada centro de planificación de Los puestos de trabajo se utilizan en las operaciones de las órdenes de mantenimiento y en las hojas de ruta. Los datos de los puestos de trabajo se utilizan para la programación de los mantenimientos, se introducen los tiempos de empleo y las fórmulas en el puesto de trabajo para que se pueda calcular la duración de una operación o para el cálculo de los costos. Además se asigna el puesto de trabajo a un centro de costo. Se usa también en la planificación de la capacidad disponible y las fórmulas para el cálculo de la necesidad de capacidad. En la figura 4 se observa la máscara utilizada para los puestos de trabajo de mantenimiento y que aplica para todas las filiales del grupo ISA. 4 Figura 4: Mascara puestos de trabajo

5 1.3 Parametrización para activar la gestión del mantenimiento La Gestión de mantenimiento trata varios niveles en función de sus procesos, planear, programar, ejecutar y evaluar. Asimismo, se incluyen tanto las actividades que no están planificadas o que se deben a averías como las tareas de inspección y mantenimientos periódicos, según la estrategia del mantenimiento centrado en confiabilidad MCC. En esta fase se activan los siguientes objetos: Los avisos de mantenimiento según su clase, definición de perfiles de catálogo y su clasificación en parte, defecto (falla funcional), causa (modo de falla), acciones y circunstancias o motivos, también se define el esquema y función de interlocutor y la información del objeto (ubicación técnica o equipo). los valores de puntos de medida y la asignación de los catálogos luego se cierra el aviso y se liquida contablemente la orden de mantenimiento, reportando los costos de los recursos utilizados. A continuación se detalla los aspectos más relevantes de la gestión de mantenimiento en el sistema integrado de información SAP. 2.1 Ubicaciones técnicas Atendiendo las regulaciones eléctricas de cada país, la ubicación geográfica de los activos del sistema interconectado y la funcionalidad del módulo PM, se muestra a continuación cómo quedaron distribuidas jerárquicamente las subestaciones y las líneas, esta codificación ofrece al usuario mnemotecnia y métodos deductivos e intuitivos, pues la norma es comenzar con el nombre de la empresa, ver figura 5. Las órdenes de mantenimiento por sociedad o empresa que incluye además de las clases de órdenes, la clave de control, la clase de actividad, las categorías de valor que tiene relación con las clases de costo y se define el esquema de liquidación de los costos para que sean imputados ya sea a centros de costo, órdenes internas de contabilidad o elementos PEP (objetos de costo de proyectos). 2 ADMINISTRACIÓN DEL MANTENIMIENTO Una vez se termina de implementar la parametrización del módulo PM, inicia la fase de carga de datos de los objetos técnicos (ubicaciones técnicas y equipos). Ya con la base de datos completa, se crean los planes de mantenimiento, que generan las órdenes periódicas y que a su vez tienen incluidos los equipos a los que se les efectuará el Figura 5: Estructura de ubicaciones técnicas Tanto las subestaciones como en las líneas de transmisión, se registra información técnica y contable con el fin de posibilitar el proceso de planificación y ejecución de los mantenimientos Para la programación de los mantenimientos, se crean los avisos periódicos y se generan los planes de trabajo. Ya en el proceso de ejecución, se realizan las tareas de mantenimiento y se efectúan los correspondientes reportes técnicos, que incluyen 5 Figura 6: Ubicación técnica

6 2.2 Equipos del sistema interconectado nacional Es la unidad técnica mínima en el módulo PM. Sobre él se realizan operaciones de instalación, mantenimiento y reparaciones. Estos equipos pueden estar ubicados en nuestra empresa o en la empresa del cliente, lo que significa, que se puede gestionar nuestros propios equipos o los equipos de uno de nuestros clientes. Existen algunos campos claves para poder llevar una adecuada historia de los mantenimientos y realizar una efectiva evaluación y valoración de su estado, estos campos son: Inicio de validez, indica la fecha desde que ese equipo está instalado en una ubicación técnica determinada. Indicar una descripción y datos generales, fabricante, número de serie, inicio de la garantía, clase de objeto. Asignarlo a un área de empresa. Asignarlo a un puesto de trabajo y a un grupo de planificación. Si el equipo se encuentra en la empresa del cliente y se conoce el responsable que se encargará de su mantenimiento lo podemos asignar en el campo de interlocutores Fechas de puesta en servicio para controlar la vida remanente. Automáticamente se tiene relación directa con el módulo de activos fijos, por lo que este campo viene diligenciado desde ese módulo. Centro de costo, este campo mostrará los costos imputados por los mantenimientos realizados en él. Perfil de catálogo, diligenciado este campo se puede obtener toda la información de los catálogos de parte, defecto, causa y acciones, necesarios para realizar los reportes en los avisos de El sistema de clasificación que hace referencia a las clases y características de los objetos técnicos, facilitando las consultas y que demanda ingresar todos los datos constructivos y operativos del equipo, ha sido una tarea dispendiosa y que aún esta en proceso de actualización, pero sigue siendo el elemento mas importante para administrar la información de los equipos. La asignación de la documentación se lleva a cabo a través de los servicios para el objeto vía dirección url al repositorio de información share point. Para el proceso de evaluación de la condición del equipo, se han definido diversos tipos de puntos de medida, que tiene una relación directa con los catálogos y con los resultados de los estudios de MCC. La siguiente es la vista de un equipo ver figura 7 Fecha de adquisición para efectos del plan de optimización de activos y todo lo relacionado con la depreciación. Denominación tipo, este campo es fundamental para la asignación de las tareas de mantenimiento resultantes de los estudios de MCC. Inicio y fin de la garantía, para no programar mantenimientos invasivos en el equipo sin la previa autorización del fabricante. Emplazamiento o ubicación geográfica del equipo, para efecto de ubicar los repuestos que le sean compatibles. Figura 7: Vista de un Equipo en SAP 6

7 2.3 Avisos de Mantenimiento En el proceso de mantenimiento, la información técnica de los equipos se ingresa y se conserva a través de avisos de Estos pueden ser considerados como una notificación de necesidades de mantenimiento y dado que existen orígenes diferentes para estas notificaciones, se definen tres tipos de avisos para el Grupo Empresarial ISA, dependiendo de la actividad a ejecutar: Cada tipo de aviso reúne información diferente y el entendimiento de estas diferencias es importante para generar una clasificación adecuada desde la elaboración del aviso. Los siguientes son los tipos de avisos: Aviso N1 Son los registros a través de los cuales se reportan actividades periódicas (Mantenimiento preventivo, reacondicionamiento cíclico ó sustitución cíclica). Cada equipo que se interviene debe tener asignado un aviso, exceptuando los mantenimientos periódicos en líneas de transmisión, en las cuales se creará un aviso por sector de línea. Cabe recordar que si al momento de realizar la revisión o diagnóstico se encuentra una falla funcional, se debe proceder a la creación del aviso N2 según corresponda y la notificación en el aviso N4 de la creación de dicho aviso. Esta actividad es necesaria para llevar un control preciso de las fallas funcionales que se estén presentando y poder retroalimentar la estrategia. Se utilizarán los mismos catálogos de modos de falla y partes, definidos para los avisos N2. El aviso N4 contará con el catálogo de actividades a realizar y un catálogo de circunstancias donde se documentarán fallas no consideras por MCC. Para una adecuada gestión de la programación de los mantenimientos, se ha creado el status de usuario (figura 8) con el que se indicará la causa por la no ejecución de una actividad de Estos avisos son generados por el área de planeación mantenimiento y están vinculados a la estrategia de planificación definida. Aviso N2 Son notificaciones para el tratamiento de las fallas funcionales. Implican la ejecución de una tarea exclusivamente correctiva, su estructura está conformada por los catálogos de parte, defecto, causa y acciones y están activos los campo para reportar los tiempos de avería. Aviso N4 A esta clase de aviso de mantenimiento corresponderán todas las actividades no periódicas, no correctivas, sin embargo, y por definición del Equipo de Evaluación de la dirección Gestión Mantenimiento (DGM), sirve para reportar la aparición de nuevos modos de falla que no fueron considerados por la estrategia de Cualquier actividad de mantenimiento no periódica, que traten de una revisión (tarea de búsqueda de fallas), o la realización de un diagnóstico (tarea predictiva), deben ser ingresadas como avisos N4. 7 Figura 8: Status de usuario avisos La carpeta ambiental que se evidencia en los avisos N2 y N4 únicamente, se deberá diligenciar solo para el reporte de un problema ambiental que afecte la condición del equipo, los casos que se pueden presentar son los siguientes: Vegetación dentro de la faja de servidumbre o por fuera de la servidumbre con riesgo para la línea que no se permita cortar. Invasión de faja de servidumbre

8 Un aspecto importante de mencionar tiene que ver con la asignación de la prioridad de mantenimiento, para la programación de las actividades y que está a cargo exclusivamente del Equipo de Evaluación Mantenimiento de la DGM, esta prioridad fija el plazo máximo en que se debe realizar la acción de mantenimiento sin que se exponga a una falla el equipo. En la figura 8, se muestra la estructura de un aviso de mantenimiento 2.4 Órdenes de Mantenimiento Para la administración de los recursos necesarios en la ejecución de las actividades, ISA tiene definidas tres clases de órdenes (otras clasificaciones aplican para las filiales) PM01, PM02 y PM04 y que tienen relación directa con los tipos de avisos, por esto es posible identificar los costos presupuestados y reales por tipos de La estructura de estos objetos de costo es la misma para todas las clases de órdenes de mantenimiento existentes de resaltar se tienen los siguientes elementos: Las claves modelo, que son las actividades de mantenimiento y la descripción de los recursos para la ejecución que conforman las operaciones y suboperaciones de la orden. Las categorías de valor, que son registros contables definidos exclusivamente para el área de Figura 8, Estructura Aviso de Mantenimiento Debido a la necesidad de tener un elemento que formalice los requerimientos técnicos especializados que demanden los diferentes procesos y para que estos requerimientos hagan parte del proceso Planear y Evaluar el Mantenimiento, se definió la creación en SAP avisos del tipo M5 para tal fin. En la figura 9, se evidencia su estructura Las clases de actividad, necesarias para costear cada uno de los recursos (horashombre, viáticos, horas extras, vehículos, materiales, servicios externos, tiquetes, etc.) expresados en las operaciones y con tarifas que se actualizan cada año Es posible realizar reserva al almacén a través del vínculo de componente en la orden de 2.5 Planes de trabajo y calificación de equipos El SAP permite hacer desarrollos In house, que son programas en el mismo lenguaje abap que posibilitan ampliar la funcionalidad estándar. Normalmente se denominan Z y aunque no son recomendados por SAP, se implementan para conservar dentro de SAP la funcionalidad del proceso. Figura 9: Estructura Aviso M5 8 Fue así como se implementó el plan de trabajos, diseñado para responder a la ejecución segura del Otro desarrollo significativo, ha sido el de incluir en el sistema un algoritmo para procesar todas las

9 variables (puntos de medida) de una familia de equipos y calificar el equipo, actividad que demoraba hasta semanas si se tratará de un mantenimiento de frecuencia periódica de 6 años sobre una subestación, ahora tarda solo unos minutos. 3 CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES El ciclo de vida de los activos se ve reflejado en el sistema integrado de información SAP y en la medida en que responsablemente se ingrese correctamente los datos, se podrá llevar a cabo una adecuada gestión. La motivación de presentar con cierto grado de detalle el módulo PM, es precisamente para que se valoré el esfuerzo que ha hecho la Empresa, representada en la DGM, la dirección informática (DI) y el centro de competencia SAP (CCSAP), por tener un sistema ERP cubriendo todos los procesos y negocios de la compañía y en los países donde tiene presencia. HOJA DE VIDA DEL AUTOR. Guillermo Atanasio Fonseca Pacheco. Ingeniero de sistemas con énfasis en Software Universidad Antonio Nariño. Especialista en Estadística Universidad Nacional de Colombia. Auditor interno en sistemas de calidad ISO 9000 versión Auditor interno norma para la calidad de los laboratorios de calibración y pruebas eléctricas y fisicoquímicas Certificación como cinturón verde en metodología Lean Six Sigma. Cargo actual: Analista Gestión Mantenimiento y Centro de Competencia SAP Dirección Gestión Mantenimiento Informática Grupo ISA-Colombia Promover programas de capacitación y repaso con el personal involucrado en los distintos procesos, dado que los resultados de los indicadores de gestión así lo evidencian, pareciera que no hay claridad en cómo y porqué registrar la información en el sistema SAP. 4 REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS. [1] [ 1 ] ISANET. La Intranet de ISA.. Sistema Integrado de Información, Módulos de Mantenimiento. [2] DGM-2011-I-L-110_Criterios de creación de M5_V5. Dirección Gestión Mantenimiento [3] DGM V2 Gestión de avisos Dirección Gestión Mantenimiento 9