Documento marco Gestión Financiera

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1 Documento marco Gestión Financiera USTA COLOMBIA

2 Documento Marco Gestión Financiera

3 Universidad Santo Tomás, 2015 Ediciones USTA Carrera 13 n.º Bogotá, D. C., Colombia Teléfono: (+571) Ext Coordinación editorial: Valeria D Amato Orozco, María Adelayda López Alzate, Yeniter Khatéleen Escalona Poleo. Corrección de estilo: Mayra Alejandra Castellanos Meneses, Óscar Javier Arango Arboleda, María del Mar Agudelo Torres, Hilda Liliana Ayala Hernández, Luis Daniel Pico Páez, Jessica Nathalia Sanabria Cantón, Nadia Johana Paola González Rodríguez, Juan Carlos Molano Carrillo, Gloria Elisa Amézquita Ospina, María Fernanda Chacón Castro, Juan Carlos Velásquez Sánchez, Jesús Delgado Argoti, Clara Inés Galindo Huertas. Pauta gráfica: Sylvana Silvana Blanco Estrada. Diseño: Laura Cortés Ardila. Diagramación: Taller de Edición Rocca. Impresión: Ultracolor Artes Gráficas L.T.D.A. Hecho el depósito que establece la ley Impreso en Colombia Printed in Colombia Se prohíbe la reproducción total o parcial de esta obra, por cualquier medio, sin la autorización expresa del titular de los derechos. ACREDITACIÓN INSTITUCIONAL AUTORES Unidad Gestión Financiera Responsable María Victoria Torres Hurtado Líder de la Gestión Financiera Padre Diego Serna Salazar Vicerrectoría Administrativa Financiera General Fray Bernardo Vallejo Vicerrectoría Administrativa Financiera Seccional Tunja Padre Rubén Darío López Vicerrector Administrativo y Financiero Seccional Bucaramanga Nubia Amparo Montañez Bonilla Coordinadora Sindicatura VUAD María Celina Machuca Flórez Directora Sindicatura Seccional Bucaramanga Alexia del Pilar Garzón Directora Sindicatura Seccional Tunja Jairo Burgos Síndico Sede Villavicencio Luis Enrique Molano Ducuara Director Departamento de Contabilidad Sede Bogotá José Ospino Auditor de Contabilidad y Presupuesto VUAD María Mercedes Albear Acevedo Jefe Contabilidad Seccional Bucaramanga Derechos reservados Universidad Santo Tomás Sirley Ofelia Pérez Jiménez Directora de Contabilidad Sede Medellín

4 Jaime Gil Aguilar Director Seccional Tunja Nayibe Campuzano Coordinadora Departamento de Contabilidad Sede Villavicencio Alexander Zamora Velandia Director Oficina de Presupuesto Sede Bogotá José Ospino Auditor de Contabilidad y Presupuesto VUAD Carmen Cecilia Coordinadora Departamento de Presupuesto Seccional Bucaramanga Sandra María Yepez Rojas Directora de Compras y Presupuesto Sede Medellín Neyla Marcela Rojas Muñoz Directora Departamento de Presupuesto Seccional Tunja Jairo Burgos Síndico Sede Villavicencio

5 Tabla de contenido 1. Contextualización y antecedentes 6 2. Conceptualización 8 3. Misión y visión Misión Visión Políticas Líneas de acción Gestión y organización Recursos Logros Impactos Sistemas de evaluación 27

6 1. Contextualización antecedentes y

7 Desde el año 1995 la Universidad Santo Tomás (USTA) potenció la sistematización de los procesos académico-administrativos que iniciaron a mediados de Más tarde, en el año 1.996, se tecnificaron los procesos administrativos y financieros a nivel nacional, en las sedes de Tunja, Medellín, Chiquinquirá y Bucaramanga. 7 En la actualidad, la USTA continúa potencializando el recurso financiero a través de políticas de control financiero y administrativo. Todo esto, mediante la creación de nuevos contratos y convenios con universidades nacionales e internacionales. Gestión financiera

8 2. Conceptualización

9 La Gestión Financiera es un proceso de apoyo a la Misión Académica. Su responsabilidad es diseñar, ejecutar y controlar los recursos financieros de la universidad. Sus propósitos fundamentales son establecer políticas de carácter general definidas a partir de los lineamientos emitidos por la Alta Gobernabilidad e implementar estándares de eficiencia y eficacia en los procedimientos propios de su gestión. 9 En el contexto educativo, la política hace referencia al marco conceptual contable a partir de parámetros señalados en el Decreto 2649 de 1993, por el cual se reglamenta la contabilidad en general y se expiden los principios o normas de contabilidad aceptados en Colombia. El reporte financiero se desarrolla en los términos establecidos por el Ministerio de Educación y se presenta en forma periódica al sistema. Los ejercicios financieros y presupuestales de la institución contribuyen a hacer efectivos los propósitos misionales establecidos en el Proyecto Educativo Institucional y en la Metas del Plan General de Desarrollo. Para que los procesos académicos y administrativos cumplan la misión y la visión de la USTA y fluyan forma ágil, eficiente, oportuna, el proceso de administración, ejecución y control de la Gestión Financiera se basa en los siguientes conceptos: Ético: gestionar con responsabilidad y compromiso el manejo de los recursos bajo las políticas y lineamientos de la institución. Objetividad: bajo comportamientos de criterios razonables, sustentados en evidencias verificables se requiere diseñar, planear,ejecutar y controlar el recurso para atender a el ejercicio de la institución. Experiencia: son los conocimientos y habilidades aplicados a los diferentes procesos, mediante autoevaluaciones periódicas derivadas de la observación, participación y vivencia de los pasos Gestión financiera

10 que se deben seguir para conseguir los objetivos de sostenibilidad de la institución, y así garantizar el crecimiento, reconocimiento y posicionamiento de la misma. Sostenibilidad: es el propósito de garantizar la permanencia de la institución en el mercado académico, cuidando y controlando todos los recursos necesarios para su normal funcionamiento. Manejo del riesgo: desde una planeación controlada, evaluar las condiciones del mercado que permitan prever acciones futuras para tomar las decisiones correctas sobre el manejo del recurso. Optimización del recurso: es necesario para optimizar el recurso identificar objetivos claros, precisos y concretos que soporten la gestión a través de herramientas financieras propias del ejercicio. Liquidez: la liquidez en la USTA garantiza la sostenibilidad de la institución y da tranquilidad a nuestros estudiantes para la permanencia y realización personal en sus procesos académicos. 10 Su manejo debe ser constante y su control oportuno para obtener disponibilidad inmediata de los recursos y proyección para futuras inversiones. Criterios de Crédito: son los conceptos bajo los cuales se analizan las fuentes de apoyo a nuestros estudiantes. Estos ofrecen la oportunidad de permanencia en nuestra institución y disminuyen la deserción. Legislación y Normatividad: nuestra institución se rige bajo la normatividad legal vigente: El Proyecto Educativo institucional (PEI). La Ley 30 de 1992 y las normas vigentes del servicio público de la Educación Superior. El Estatuto Orgánico aprobado por el Ministerio Nacional de Educación (MEN) mediante resolución 3149 del 17 de diciembre del Manual de funciones de los departamentos de Gestión financiera. Principios de Administración Económica: nos regimos bajo los principios establecidos por el PEI, avalado por los órganos colegiados competentes. Son principios: Corresponsabilidad. Gestión personalizada. Gestión vigilada. Jerarquía de necesidades. Planificación y presupuesto. Equidad laboral y social. Primacía del criterio de utilidad y servicio. Conservación, mejora e incremento. Crecimiento contextualizado. Universidad Santo Tomás

11 3. Misión y visión

12 3.1. Misión 12 La Misión de la Gestión Financiera en la USTA consiste en administrar los recursos de forma eficiente y eficaz. Esto, por medio del diseño y la aplicación de herramientas confiables en su administración, ejecución y control que apoyen a la toma de decisiones de esta forma se garantiza la estabilidad, el bienestar y el desarrollo de toda la comunidad universitaria de la USTA a nivel nacional. Universidad Santo Tomás

13 3.2. Visión Proyectarnos para el 2023 como la Unidad de Gestión Líder que garantiza la estabilidad económica de la USTA a nivel nacional, asegurando la estructura financiera con el propósito de estar en capacidad de responder muy rápidamente al dinámico y cambiante entorno en que vivimos. De esta forma contribuiremos al cumplimiento de la Misión Institucional. 13 Gestión financiera

14 4. Políticas Universidad Santo Tomás

15 Las políticas del proceso financiero deberán estar encaminadas a servir como soporte y facilitador de la labor misional de la Universidad, el mejoramiento y aseguramiento de la calidad y colaboración en la construcción del proyecto de vida del estudiante. 15 Por ese motivo, son políticas: Gestión Financiera: construir y consolidar los indicadores necesarios para gerenciar la universidad con el objetivo de mantener perfectamente documentadas a las directivas sobre la relación costo-beneficio en lo académico, lo social y lo económico. Confiabilidad de la información contable: garantizar que la información suministrada sea confiable, fidedigna y oportuna con el fin de establecer un proceso contable y presupuestal a nivel nacional que sea claro, concreto y ejecutable y en los periodos establecidos. Viabilidad Económica: proyectar la viabilidad económica a nivel nacional, con el propósito de responder a las necesidades de la Universidad en relación directa con lo que los recursos permiten ejecutar. Seguridad Financiera: controlar el recaudo, rentabilizar la colocación y maximizar la inversión, teniendo como objetivo no poner en riesgo la estabilidad financiera de la Universidad. En las decisiones de inversión de los excedentes financieros prevalecerá la seguridad sobre la rentabilidad. Estas se orientarán con criterios de seguridad, liquidez y rentabilidad. Anualidad Presupuestal: elaborar el presupuesto de acuerdo con el manual, las políticas y los lineamientos aprobados por las directivas pertinentes Incremento anual de derechos pecuniarios: cumplir los lineamientos establecidos por el Ministerio de Educación Nacional, teniendo en cuenta los decretos y acuerdos aprobados para la universidad y los proyectos establecidos en el Plan General de Desarrollo. Ejecución de Egresos: las unidades académicas no pueden exceder la ejecución de egresos al 70% de sus ingresos ordinarios. El 30% solventará los egresos en inversión y gastos generales por el apoyo administrativo a las unidades académicas. Gestión financiera

16 5. Líneas de acción

17 La Gestión del Área Financiera está orientada a darle sostenibilidad a la universidad en todo el país, con el fin de desarrollar su labor misional. Esto se logra orientando de manera fidedigna, exacta y correcta la gestión de los procesos que garantizan la ejecución de los proyectos incluidos en el Plan de Desarrollo Institucional. 17 La Universidad, a través de los organismos colegiados, buscará diversificar las posibilidades de financiación a las cuales pueden recurrir los estudiantes, buscando garantizar su ingreso y permanencia, a través de alianzas estratégicas con instituciones financieras públicas y privadas. Proceso Presupuestal: el presupuesto se diseña y se proyecta de forma anual para ser ejecutado y controlado mensualmente de forma eficiente con el fin de que la Misión de la Universidad, la misión de la universidad se desarrolle con los recursos definidos a nivel nacional. La universidad buscará diversificar las fuentes de ingreso. Para eso, buscará entradas diferentes a las matrículas, a través de convenios, ventas de servicios, contratos y ofertas en la producción de conocimiento. Desde el proceso de Tesorería, controlará el recaudo del ingreso en todo el país, mediante la gestión de seguimiento. Rentabilizará la colocación de las inversiones, a través de los mejores portafolios, distinguidos por sus tasas y por tener las mejores calificaciones de riesgo. Gestión financiera

18 6. Gestión y organización

19 La Gestión financiera de la USTA a nivel nacional se desarrolla, ejecuta y controla a través de tres procesos concretos, los cuales deben cumplir con las disposiciones legales nacionales y los establecidos por la USTA. 19 Proceso contable: se concibe como el conjunto de actividades que permiten administrar y actualizar los registros contables y la consolidación y el cierre de los estados financieros, para el oportuno cumplimiento de las obligaciones legales y tributarias. Por medio del proceso contable se organizan los centros de costos y las cuentas contables que soportan la información para el desarrollo exacto de la misión laboral de la universidad. Este informe exige claridad, trasparencia y alta confiabilidad, pues aporta la información de la que se sirven los procesos presupuestales y de tesorería. Diseño y control presupuestal: Este proceso comprende la preparación, elaboración, ejecución y control presupuestal, de acuerdo con lo establecido en el manual de presupuesto. El presupuesto se asigna y se entrega las diferentes unidades académicas y administrativas que se hacen responsables de su ejecución. Se realiza el control de la respectiva ejecución mensual con un doble propósito: entregar información fidedigna a los entes directivos y acompañar a los responsables de la respectiva ejecución del presupuesto, con el fin de que se haga de forma correcta y controlada. Diseño, ejecución y control del recaudo: En asocio con las instituciones financieras, se pretende ofrecer a nuestros estudiantes a nivel nacional, los medios y las mejores opciones para el pago oportuno y eficiente de sus matrículas, además de otras obligaciones adquiridas con la institución. Manejo y control de las inversiones financieras: Por medio de esta herramienta se identifica la mejor rentabilidad para colocar los excedentes. Esto se logra conociendo los movimientos del mercado financiero a nivel nacional como internacional. Gestión financiera

20 Construcción y consolidación de indicadores: Herramienta a través de la cual se hace seguimiento a los procesos de forma mensual. Esto permite analizar los diferentes movimientos de las operaciones contables, presupuestales y de rentabilidad con el propósito de hacer los respectivos análisis en el tiempo exacto, lo que permite hacer los correctivos oportunos y garantizar el control mensual de la institución, la correcta gestión financiera de la Universidad a nivel nacional ante las autoridades competentes. 20 Universidad Santo Tomás

21 7. Recursos

22 22 La universidad cuenta con personal capacitado e idóneo para la gestión de procesos contables, presupuestales y financieros con capacidad de reacción para enfrentar cualquier dificultad o riesgo sorpresivo. A nivel tecnológico, cuenta con las herramientas y programas necesarios. Se está trabajando en la actualización del sistema de información financiero, con el propósito de acelerar los tiempos para obtener una información rápida y darle al proceso de gestión un mejor tiempo de respuesta, lo cual se califica positivamente al obtener en forma inmediata la información. Universidad Santo Tomás

23 8. Logros

24 24 La gestión financiera integró, a través de un sistema nacional, sus diferentes procesos desde su definición, control, ejecución al utilizar los mismo formatos e instructivos en su aspecto general, lo que le da flexibilidad y le permite operar desde la particularidad. Universidad Santo Tomás

25 9. Impactos

26 26 Un sistema de gestión financiero integrado a nivel USTA Colombia que respeta la particularidad ha permitido hacer análisis al proceso a nivel nacional y regional. Esto conduce a la definición y creación de nuevas estrategias orientadas a la visualización de mejores oportunidades para el estudiante en su proyecto de vida académico, al mejorar sus posibilidades de tiempos y movimientos a través del territorio colombiano. (Pago en línea, transacciones financieras en cualquiera de las sedes bajo los mismos conceptos). Universidad Santo Tomás

27 10. Sistemas de evaluación

28 28 El seguimiento mensual al proceso de calidad de la gestión financiera permite que se identifiquen los vacíos y las deficiencias que el sistema presenta desde sus diferentes procesos. Por ello, en cada evaluación se ha determinado la actualización y creación de manuales e instructivos, su aplicación para algunos casos y el ajuste de aplicación en otros. Universidad Santo Tomás