Sistema de Control de Asistencias

Transcripción

1 Sistemas Integrales de Automatización, S.A. de C.V. Sistema de Control de Asistencias MANUAL DEL USUARIO Periférico Norte Km Santa Gertrudis Copo C.P Mérida, Yucatán. México. Teléfono Conmutador (999)

2 Nomiplus Control de Asistencias TABLA DE CONTENIDO I. Introducción. 4 Funciones Generales 5 Símbolos utilizados a través del Manual 10 Símbolos utilizados en el Sistema NomiPlus Control de Asistencia 11 F1-Ayuda en Línea 11 Barra de Control 12 Barra de Acceso Rápido 14 Barra de Estado del Sistema 15 Integración con sistemas de la Línea NomiPlus 16 Capítulo 1 Instalación y Activación del Sistema 17 Requerimientos del Sistema 18 Instalación del sistema 18 Instalación Monousuario 18 Instalación Multiusuario Red Novell 20 Instalación Multiusuario Windows NT 22 Instalación en la Estación de Trabajo 24 Instalación Red Punto a Punto 25 Actualización de Versiones Anteriores 26 Ejecutar Nomiplus Control de Asistencias 27 Activación del Sistema 28 Activación en Actualización del Sistema 30 Forma de Registro 31 Capítulo 2 Archivos 32 Catálogo de Empleados 33 General 33 Tarjeta de Asistencias 35 Residencia 36 Experiencia 36 Defaults 37 Centros de Costos 39 Líneas 40 Puestos 41 Supervisores 42 Plantas 43 Departamentos 44 Turnos 45 Turno Normal 45 Turno Abierto 46 Turno Flotante 47 Definición de Códigos de Pago 49 Grupo de Usuarios 53 Definición de Usuarios 54 Importar checadas 56 Archivo SUA 60 Exportar a Nóminas 61 ASPEL-NOI 61 Macro Pro: 63 Nomipaq Nomipaq Windows 64 Ramsal Windows 66 Mantenimiento de Archivos. 69 Información de la Empresa 73 Datos de la Empresa: 73 Opciones del Sistema: 73 Configuración General 75 Códigos de Ausencia. 78 Importar Empleados 79 Empresas 80 Alta de la empresa 80 Cambio de Empresa 80 Manejo de Multiempresas. 81 Capítulo 3 Asistencias 82 Calendarización de Asistencias 83 Calendarización de Faltas 85 Calendarización de Cambios de Turno 87 Jalar Relojes 89 Poleo Automático 92 Poleando 92 Parámetros 92 Ver Errores 92 Transacciones 94 Asistencias 97 Asistencias de Empleados 97 Motivo de Ajuste 98 Más información 99 Captura de Asistencia de Emp. 100 Ajustes en Tarjeta Checadora 101 Poner Asistencia Automática Transportar 104 Checadas Inválidas 105 Recalcular 106 Acumular Asistencias 107 Registrar Ausentismo 110 Procesos 112 Cafetería 113 Capítulo 4 Relojes 114 Definición de relojes 116 Configuración: 116 Conexión: 118 Tablas: 119 Perfiles 121 Perfil. 121 Creación/ Modificación de Mensajes 122 Creación / Modificación de Periodos 122 Definición de Empleados 123 Generación Automática del Filtro 124 Resumen para definir Perfiles 125 Mensajes 126 Definición de Mensajes 126 Definición de Empleados 127 Generación Automática de los mensajes 127 Resumen para definir Mensajes 128 Accesos 129 Definición de Empleados 129 Generación Automática de la lista de Acceso 130 Resumen para definir Accesos 130 Campanas 132 Configuración 133 Definición de Funciones 133 Parámetros. 135 Tiempos de Operación. 136 Configuración de Puertos. 136 Características de los Gafetes. 137 Mensajes en Pantalla. 138 Empleados Asignados 139 Zonas de Tiempo 141 Empleados 143 Archivos 144 Programar 145 Poner a Tiempo 147 Programa de Comunicaciones: TACOMM 148 Configuración del SIASACOM 149 Programa de Comunicaciones SIASACOM 150 Parámetros 150 Acciones 151 Capítulo 5 Reportes 153 Reportes 154 Reportes Generales 155 Catálogo de Centros de Costos 155 Catálogo de Departamentos 155 Catálogo de Empleados. 155 Catálogo de Líneas. 157 Catálogo de Plantas 157 Catálogo de Puestos. 158 Catálogo de Supervisores. 158 Códigos de Ausencia 158 Códigos de Pago 159 Definición de Turnos 159 Listado de Bajas 160 Reportes de Control de Asistencias 161 Acumulado de Horas 161 Calendarización de Asistencias 162 Calendarización de Faltas 162 Calendarización de Turnos 162 Personal que Llegó Antes 163 Personal que Llegó Tarde 163 Quién está en la planta hoy? 163 Reporte de Ausentismo 164 Reporte de Excepciones. 164 Reporte de Tiempo de Ausencia 165 Reporte de Tiempo Extra 165 Reporte de Transacciones 166 Retardos Menores 166 Tarjeta Anual 167 Tarjeta Checadora 167 Reportes de Relojes 169 Definición de Accesos 169

3 Nomiplus Control de Asistencias Definición de Campanas 169 Definición de Perfiles 169 Definición de Relojes 169 Empleados Asignados en Perfiles 170 Reportes especiales. 171 Gráficas 172 Reporteador 176 Apéndice A Soluciones a Eventos Diarios 179 Apéndice B PROCESO DIARIO DE OPERACIÓN 183 Actualización de la base de datos de empleados. 183 Efectuar el proceso de Jalar relojes 183 Procesar checadas inválidas. 183 Impresión del reporte de ausentismo. 183 Impresión del reporte de excepciones. 183 Ajustes a base de datos de asistencias. 183 Apéndice C CUESTIONARIO CONTROL DE ASISTENCIAS 184 Definición de Turnos. 184 Turno Normal 184 Turno Flotante 185 Definición de Códigos de pago: 186 3

4 Nomiplus Control de Asistencias I. Introducción. 4

5 Nomiplus Control de Asistencias El Sistema NomiPlus Control de Asistencias le permite llevar el control administrativo de la asistencia de su personal en su empresa, logrando contabilizar las horas exactas trabajadas, evitando así pagar de más o de menos, permitiendo aplicar los criterios de control y redondeo que su empresa requiera. Evita los errores de captura del personal que procesa las nóminas ya que NomiPlus Control de Asistencias exporta la información de las horas a su sistema de nómina existente o bien al sistema NomiPlus Nómina y Recursos Humanos de la línea NOMIPLUS. Realiza un control estricto de horas extras, horas de descanso trabajadas, horas de día festivo, faltas, retardos, incapacidades, ausentismo, vacaciones, permisos con goce o sin goce de sueldo o cualquier otro concepto o incidencia que desee definir. Podrá asignar parámetros de redondeo de entradas y salidas, visualizando a través de reportes o en pantalla, la hora real en que se registro su asistencia, la hora programada en que se debió haber presentado, el número de terminal en que se marcó, si la checada fue ajustada por el supervisor o no, así como cada una de las excepciones ocurridas por empleado como son: Horas de Menos, Corrección de Supervisor o usuario, Ausencias, Checó Antes, no checó, falta trabajada, entre otros. A continuación se listan las características generales del sistema. Funciones Generales Definición de Configuración general Usted puede configurar su sistema NomiPlus Control de Asistencias para elegir las funciones y características del mismo que desea utilizar en el futuro y descartar aquellas que no utilizara. Información general de la Empresa El sistema NomiPlus Control de Asistencias cuenta con un módulo para guardar los datos generales de su empresa, esto le permite personalizar su sistema. Definición de Etiquetas de campos de Número, Credencial, RFC, IMSS El manejo de etiquetas personalizadas le permite designar un nombre específico para los campos Número, Credencial, RFC, IMSS de manera que se ajusten a las necesidades organizacionales de su empresa. Manejo de Multiempresas En los casos en que usted desee controlar la información de asistencias y tiempos a más de una empresa, el sistema NomiPlus Control de Asistencias le ofrece la posibilidad de configurar varias empresas de manera separada en el mismo sistema. Si controla las diferentes empresas por separado, los datos asociados a cada empresa se manejarán por separado. Esto es, los catálogos no se mezclaran y al reportar la información, solamente aparecerá la información de la empresa con la que se este trabajando. Es como tener un sistema NomiPlus Control de Asistencias para cada empresa. Manejo de Usuarios y uso de grupos de acceso al sistema Esta característica le permite proporcionarle seguridad a su sistema NomiPlus Control de Asistencias, de tal forma que solo las personas con una clave de usuario podrán utilizar el sistema y dependiendo del grupo de usuarios en el que se encuentren serán sus posibilidades de acceder a las opciones del mismo. Compatibilidad 100% con las terminales de registro CA500, Time America y HandPunch El sistema NomiPlus Control de Asistencias ofrece una confiabilidad del 100% en las conexiones con las terminales CA500, Time America y HandPunch gracias a que tiene el control desde la misma aplicación. Barra de Acceso Rápido El sistema NomiPlus Control de Asistencias cuenta con una barra de acceso directo a las funciones más utilizadas del sistema, lo cual facilita su manejo. Barra de estatus del sistema La barra de estado del sistema NomiPlus Control de Asistencias es un elemento que proporciona al usuario datos acerca de si el sistema esta realizando alguna operación, también señala el estatus del usuario. Ayuda El sistema NomiPlus Control de Asistencias cuenta con una guía completa de ayuda que ofrece información completa y detallada acerca de todas las funciones y catálogos del sistema. Exportación a otros Sistemas Exportación de Archivo de movimientos al SUA. Compatibilidad con la nómina Nomiplus. Exportación a las nominas comerciales: ASPEL NOI, NOMIPAQ, RAMSAL, MACRO PRO, PROCESA, SAP R3 y demás nóminas a través de archivos ASCII. Mantenimiento de Archivos Inicialización de Archivos Compactación de Archivos 5

6 Nomiplus Control de Asistencias Definición y mantenimiento de índices de ordenación Archivar y Dearchivar información Reparación de fallas de archivos Exportación e Importación de la información a otros tipos de formatos: ASCII, EXCEL, MULTIPLAN, LOTUS. Ambiente Windows NomiPlus Control de Asistencias funciona bajo Windows 95/98/NT/2000/XP. EMPLEADOS Clasificación de los empleados Catálogos de clasificación: Plantas, Líneas, Departamentos, Centro de costos, Puestos. Le permite organizar a los empleados de su empresa de forma eficiente. Catálogo de Supervisores. Es una excelente forma de organizar a los empleados de su empresa, pues aunque en su empresa no existan supervisores de ningún tipo, usted puede asignar un grupo de empleado a un supervisor específico y así hacer referencia a ese grupo de empleados más adelante tan solo dando como referencia la identificación de su supervisor. Definición de Turnos Normales, Abiertos y Flotantes El manejo de turnos permite a su sistema NomiPlus Control de Asistencias tener un control absoluto sobre los horarios de trabajo de sus empleados. Permitiendo definir diversos tipos de turnos según las necesidades de la empresa. Definición de Códigos de Pago Permite determinar las políticas de cálculo de horas para poder calcular el tiempo real productivo que un empleado a trabajado. Calculándose la información del tiempo que sus empleados trabajan, reportando con exactitud el total de horas que un empleado ha trabajado durante un periodo, además de tiempo extra, llegadas tarde y demás. Catálogo de empleados Capture todos los datos necesarios del empleado, como información general, residencia, experiencia. Además la tarjeta de asistencia permite tener una información detallada de las transacciones de cada empleado. Manejo de Defaults en captura de empleados La función Defaults se utiliza para asignar datos común a un grupo de empleados cuando se adiciona al catálogo Consulta de Tarjeta Checadora en catálogo de empleado Es un informe de las transacciones que el empleado ha tenido en la terminal en el periodo actual. Importación para la tabla de empleados Desde un archivo ASCII, permite adicionar nuevos y actualizar los existentes por medio de un formato predefinido directamente en el sistema. Longitud de Número de empleado y credencial 15 caracteres Permite llevar un número de identificación personal aun en empresas grandes. ASISTENCIAS Acceso directo al Módulo de Relojes desde el sistema Usted puede acceder directamente al módulo de relojes con tan solo un clic en el botón de acceso directo. Extracción directa de los relojes de manera fácil y sencilla Usted puede extraer la información de los relojes directamente con tan solo un clic en el botón de la barra de acceso directo. Poleo automático de las terminales Le permite programar la auto extracción de información de cada una de sus terminales. Consulta de Errores en poleo Automático Además le permite consultar las veces que este proceso de poleo automático ha fallado y en que fecha y hora. Importación de las transacciones Podrá importar información de las terminales comerciales LINX, TEMPUS (CRONOS), AMANO y demás a partir de un archivo ASCII. Calendarización de Asistencias y Faltas Captura de todo tipo de incidencias necesarias para el control de asistencia y la exportación a la nómina. Calendarización de Cambios de Turno Permite de igual forma asignar cambios en los turnos de los empleados con el fin de controlar el cambio temporal de horarios, por ejemplo, cuando un o un grupo de empleados laborara durante un mes en el horario de la noche, solo tiene que realizar la asignación de cambios de turnos. 6

7 Nomiplus Control de Asistencias Consulta de Histórico de Transacciones obtenidas de la terminal Guarda todas las transacciones obtenidas de una terminal específica. Reprocesamiento de las transacciones de la terminal Después de traer las transacciones de cualquier terminal, recalcula la información de control de asistencias para tenerla actualizada. Consulta de las transacciones capturadas manualmente Identifica que transacciones han sido grabadas desde el sistema y que usuario las capturo. Consulta y Modificación de asistencias de Empleados, día por día Puede consultar y modificar las transacciones de los empleados grabadas en el sistema a detalle día por día Captura Masiva de asistencias de Empleados El sistema le permite realizar transacciones no solo a un empleado específico sino también a un grupo de ello. Esto facilita la tarea de capturar checadas faltantes Consulta y Ajustes en Tarjeta Checadora de la asistencia semanal de los empleados Realizar ajustes directamente a la Tarjeta Checadora del empleado. Asignación total de Asistencia Automática individual o grupal Usted puede asignar asistencias automáticas desde el sistema sin que el personal tenga que siquiera realizar sus transacciones en la terminal. Por ejemplo para personal que tiene un horario variable o flexible, o que labora por algún tiempo en un lugar remoto. Asignación de Asistencia Automática de los registros faltantes de la asistencia El sistema NomiPlus Control de Asistencias le permite completar transacciones olvidadas o no registradas por los empleados. Posibilidad de transportar la asistencia de un día a otro. Puede Asignar una asistencia a cualquier otro día, por ejemplo cuando se trabaja un día Sábado o Domingo con el propósito de liberar un día próximo para un puente o vacaciones. Almacenamiento de checadas inválidas de credenciales no existentes o inactivas en el sistema Lleva un histórico de cuando de cuando las terminales reciben transacciones de credenciales que no están asignadas en el sistema. Reprocesamiento de las checadas inválidas Después de recibir transacciones inválidas usted puede asignar estas credenciales inválidas y recalcular la información de control de asistencias para empleados nuevos. Proceso de Recalcular las horas a pagar de un periodo específico Usted puede cambiar las condiciones de pago según sus necesidades actuales, y en ese momento recalcular de nuevo la información de los empleados para actualizarla. Proceso de Acumulación de Horas, el cual proporciona toda la información referente a las horas trabajadas El empleado puede acumular horas de diferentes tipos: normales, tiempo extra, de descanso, días festivos y demás. Este proceso utiliza todas estas horas para calcular el tiempo efectivo que trabajo el empleado. Proceso de Registro de Ausentismo, para determinar el total de días de ausentismo aplicados a un empleado Determina el total de días que el empleado falto a trabajar. Procesos Especiales El Sistema NomiPlus Control de Asistencias cuenta con un módulo especial que le permite al usuario agregar procesos especiales utilizando código de MS Visual FoxPro para procesar la información de control de asistencias según sus necesidades. FUNCIONES DE LOS RELOJES Definición del catálogo de relojes disponibles Trabaja con terminales CA500, Time América y HandPunch Agrupación de las terminales Asignación de tabla de Configuración, Perfiles, Mensajes, Accesos, Empleados, Zonas de Tiempo y Campanas Definición de uso de Semáforo Definición de uso de FIU Modos de Comunicación: Serial, Serial Lan, Módem, y TCP Definición de Tipos de Configuraciones Definición de Funciones disponibles en la terminal, así como sus niveles de captura Definición de Lectores de entrada Definición de parámetros de configuración Tiempos de los mensajes Configuración de las velocidades de los puertos de comunicación Parámetros del Módem Características de las Credenciales Mensajes en la pantalla del reloj que se despliegan 7

8 Nomiplus Control de Asistencias Encabezados de la impresión de transacciones Perfiles A través de ellos podrá definir las restricciones de horarios de registro y el personal activo. Lista de mensajes a desplegar por parte del perfil. Acciones a tomar al desplegar el perfil Periodos con los Horarios de despliegue de los mensajes Asignación de los Periodos a los empleados Definición masiva de los perfiles a partir de los horarios de los empleados Asignación Única de un Periodo a todos los empleados Mensaje cuando se checa fuera de los horarios definidos Mensaje cuando no existe la credencial en el perfil Mensajes Podrá desplegar mensajes personalizados por cada empleado o su nombre. Definición de todos los mensajes disponibles Asignación de Mensajes a los empleados Definición masiva de un mensaje a un grupo de empleados Desplegar el Nombre del empleado Accesos A través de un relevador podrá controlar el acceso a áreas restringidas. Definición del Modo de Acceso: Desactivado, Automático o Siempre Activo Mensajes para Modo Desactivado y Siempre Activo Tiempo de duración del acceso Definición de la ventana de Acceso Asignación de los empleados autorizados Definición masiva de los empleados Asignación del accesos todos los empleados Campanas. Permite activar los timbres de aviso de horarios para la comida, salida y demás. Definición de los días y horarios de activación de campana Programación de las terminales Actualización de la hora y fecha de la computadora Actualización de la hora y fecha de las terminales Activación de la extracción de la información de asistencia remota. Ejecución desde el servidor del servidor de validación de la asistencia remota Ejecución del programa de comunicación de las terminales TIME AMERICA Ejecución del programa de comunicación de las terminales CA500 Consulta del Catálogo de Empleados Mantenimiento de Archivos REPORTES El sistema contiene una variedad de reportes, clasificados en Generales, de Asistencia, Relojes y Cafetería, los cuales cubren las necesidades más generales en el control de asistencias. Adicionalmente se pueden generar más reportes según las necesidades del cliente, listados dentro de la clasificación de Especiales Los reportes se pueden visualizar en pantalla, mandar a papel, grabar en archivo ASCII o enviar vía . Catálogo de empleados Catálogo de puestos Catálogo de departamentos Códigos de ausencia Catálogo de supervisores Definición de turnos Códigos de pago Catálogo de líneas Catálogo de plantas Catálogo de centros de costo Listado de bajas Reporte de excepciones Acumulado de horas Calendarización de asistencias Calendarización de turnos Calendarización de faltas Reporte de tiempo extra Personal que llego antes Personal que llego tarde Retardos menores Reporte de puntualidad Reporte de ausentismo Tarjeta Checadora Reporte de asistencia diaria Tarjeta anual Quien esta hoy? Reporte de tiempo de ausencia Reporte de transacciones Definición de campanas Definición de accesos Definición de perfiles Empleados Asig. en perfiles Definición de relojes Acumulado de cafetería Transacciones de cafetería Detalle diario de cafetería Etiquetas Permite Imprimir etiquetas con información de los diversos catálogos del sistema 8

9 Nomiplus Control de Asistencias Reporteador El sistema contiene una herramienta para que el usuario pueda generar listados personalizados de los diversos catálogos fijos del sistema. Gráficas Graficador Estadístico de la información de Asistencia Gráficas de Puntualidad, Horas Normales vs. Extras, Ausentismos, Índice de Rotación Diversos tipos de gráficas: Barras, Líneas, Áreas y pastel Impresión de Gráfica Exportación de Datos o Imagen a otros sistemas 9

10 Nomiplus Control de Asistencias Símbolos utilizados a través del Manual Con la finalidad de facilitar la compresión y la de proporcionar mayor información sobre los temas contenidos en este manual de usuario, se utilizan los siguientes signos o símbolos, los cuales se localizarán en la parte izquierda del párrafo correspondiente. Información importante: Se refiere a información y/o proceso que será necesario considerar o ejecutar al realizar algún cambio de configuración al Sistema NomiPlus Control de Asistencia Tip: Consejo para realizar determinado proceso de una manera más fácil. Referencias cruzadas: Cuando la información o tema que se esté tratando se mencione o explique también en otra página del manual, se indicará este símbolo de Referencia cruzada, junto con el número de página correspondiente. Por ejemplo: Pág. 80 Personal Técnico: Se recomienda que dicha función sea realizada por personal técnico especializado que proporcione mantenimiento al sistema. Consulte a su departamento de sistemas o a su distribuidor autorizado. 10

11 Nomiplus Control de Asistencias Símbolos utilizados en el Sistema NomiPlus Control de Asistencia Los siguiente símbolos (gráficos y teclas de funciones) se emplean en nuestro sistema NomiPlus Control de Asistencia (el cual abreviaremos como Sistema NOMIPLUS-TA a través de este manual). Es importante leer con detenimiento esta sección para familiarizarse con las pantallas, teclas de función así como los botones gráficos o iconos, ya que éstos son símbolos estandarizados de nuestro Sistema NOMIPLUS-TA. F1-Ayuda en Línea NomiPlus Control de Asistencias ofrece ayuda en línea para asistirlo a usted cuando lo requiera. Para presentar el Asistente para ayuda, presione la tecla F1. Se mostrará la siguiente pantalla: Fig. I- 1 El contenido de la pantalla de ayuda, variará dependiendo desde qué módulo se haya presionado la tecla de ayuda (F1). Por ejemplo, si estando en el catálogo de Empleados, se presiona la tecla F1 se mostrará una pantalla con información de ayuda de captura para el catálogo Empleados, como se ilustra en la siguiente pantalla: Fig. I- 2 11

12 Nomiplus Control de Asistencias Utilice el botón de desplazamiento (localizado a la derecha de la pantalla) para desplazar la información de ayuda en la pantalla, de una manera más ágil. Utilizando las flechas de desplazamiento (localizado a la derecha de la pantalla) la información se desplaza de una manera más lenta. Barra de Control La barra de control de NomiPlus Control de Asistencias nos permite a través de sus botones de desplazamiento y de búsqueda un acceso rápido a la información. Esta barra se encuentra localizada en la parte inferior de cada una de las pantallas del Sistema, tal y como se ejemplifica a continuación. Barra de control Fig. I- 3 La Barra de control contiene los siguientes botones: Desplazamiento Inicio. Permite desplazarse hacia el primer registro de la pantalla. Anterior. Efectúa un desplazamiento al registro anterior. Siguiente. Esta opción permite desplazarse hacia el siguiente registro. Final. Realiza un desplazamiento hacia el último registro. Búsqueda Localizar. De acuerdo al índice (orden de búsqueda) que se encuentre seleccionado se realizará la búsqueda del registro. De no encontrarse el registro específico, pondrá un mensaje en la parte superior derecha: El Registro no fue encontrado, en caso contrario, mostrará la información. Seleccionar Índice. Esta opción permite cambiar el orden en el cual se va a realizar una búsqueda o el orden en el cual se va a desplegar la información. Al seleccionar esta opción se desplegará un menú con varios tipos de ordenamiento, para que Ud. seleccione el que desee, como se muestra a continuación. 12

13 Nomiplus Control de Asistencias Acepta la Selección Cancela la Selección Fig. I- 4 Consultas Masivas. Esta opción permite consultar la información del catalogo actual en forma de columnas y renglones, permitiendo revisar la información de una manera rápida, además podrá seleccionar los registros que cumplan con el criterio que Usted requiera. El criterio se realiza seleccionado un campo a la vez de la base de datos que se esté consultando en ese momento, relacionarlo con un símbolo de comparación ( ==,=, >, >=,<,<=, <>, IN), y escribir en la casilla contigua el texto a considerar en la comparación. Ya formado el criterio Usted debe agregar este criterio mediante el botón AGREGAR (puede agregar más de un criterio). Ya finalizado la creación de los criterios, puede ordenarlos, según el orden que desee mediante los botones de Mover arriba ( ) y Mover hacia abajo ( ). En caso de querer visualizar la información de forma agrupada, entonces presione el botón GRUPO. Finalmente presione el botón TABULAR para que se realice la consulta según el o los criterios especificados. Los registros que cumplan con la condición o criterio serán mostrados en forma tabular. (Ver Fig. I- 5). Fig. I- 5 Las opciones disponibles para la consulta masiva son: Base de Datos. Selecciona la base de datos sobre la cual se va a aplicar la condición de búsqueda. Orden. Define el orden en el cual se va a desplegar la información. Criterio. Muestra las condiciones que se agregan. Las flechas nos indican las prioridades de las condiciones que haya agregado. Tabular. Muestra en forma tabular los registros que cumplen con las condiciones de búsqueda. Resetear. Inicializa las condiciones de búsqueda. Esto es, se borran todas las condiciones agregadas en el área de Criterio. Salir. Abandona la pantalla de consultas. Fotografía Si se tiene el sistema de Identificaciones Nomiplus Id, al presionar éste botón aparecerá la foto del empleado que esté consultando en ese momento. Edición Agregar. Con esta opción es posible agregar un nuevo registro a la Base de datos que esté accesando en ese momento. 13

14 Nomiplus Control de Asistencias Borrar. Esta opción permite borrar el registro que actualmente se esté desplegando en la pantalla. Salir. Abandona la pantalla en que se encuentra Grabar. Permite grabar el registro que ha sido agregado a la Base de datos. Cancelar. Permite salirnos de la pantalla Agregar Registro, sin grabar nada. Barra de Acceso Rápido La Barra de Acceso rápido es una herramienta que le permitirá de manera sencilla accesar a las tareas y opciones más comunes para trabajar con el sistema. Al accesar al sistema esta siempre se desplegará y usted podrá hacer uso de ella inmediatamente. Fig. I- 6 Cátalogo de Empleado Módulo de Relojes Jalar de Relojes Asistencias de Empleados Asistencia en Tarjeta Checadora Historico de Transacciones Impresión de Reportes Reporte de Empleados Reporte de Acumulado de Horas Reporte de Tarjeta Checadora Reporte de Quién esta en la Planta Hoy? Reporte de Personal que llego Tarde Gráficas 14 Ayuda

15 Nomiplus Control de Asistencias Barra de Estado del Sistema Por medio de la barra de estado podrá visualizar en que opción se encuentra el sistema y los pasos que esta realizando cuando se procesa alguna información, así como el porcentaje de avance que tiene un proceso del sistema. Adicionalmente se podrá identificar el usuario que esta trabajando en ese momento. Fig. I- 7 15

16 Nomiplus Control de Asistencias Integración con sistemas de la Línea NomiPlus El sistema NomiPlus Control de Asistencia comparte información con los demas sistemas de la linea nomiplus como se muestra en el siguiente diagrama: NomiPlus Control de Asistencia NomiPlus Cafetería NomiPlus ID NomiPlus Nómina y Recursos Humanos Fig. I- 8 Todos los sistemas comparten la información general de los empleados, a partir del mismo directorio de datos generales Directorio BDS dentro de la instalación de los sistemas- permitiendo ser capturada en Nomina, Asistencias o Identificación; a su vez los sistemas intercambian la información necesaria para su funcionamiento propio, las relaciones con cada sistema son: Nómina a Control de Asistencias Control de Asistencias a Nómina Control de Asistencias a ID ID a Control de Asistencias Control de Asistencias a Cafetería Cafetería a Control de Asistencias Catálogo de Empleados, Clasificación y Asignación de políticas de pago Totales de Horas Laboradas, Extras, Asistencias, Faltas y demás información para calculo de pago. Información de Empleados Fotografía de los empleados e Información Catálogo de Empleados, Clasificación, Asistencia del Día Información de Bonos consumidos para reportes. 16

17 Nomiplus Control de Asistencias Capítulo 1 Instalación y Activación del Sistema Objetivos En este capítulo el Usuario encontrará toda la información referente a la protección del Sistema Nomiplus Control de Asistencia, así como los datos y pasos a seguir en el proceso de activación del mismo. Así mismo se detalla el proceso de instalación del Sistema bajo ambiente mono y multiusuario. Y se incluye los procedimientos de instalación del Sistema, tanto para Sistemas nuevos, como para las actualizaciones. 17

18 Nomiplus Control de Asistencias Al instalar el sistema NomiPlus Control de Asistencia en su computadora se copiaran todos los archivos necesarios para su funcionamiento, así como las bases de datos distribuidas en los directorios correspondientes, para su correcta instalación, siga las indicaciones que a continuación se muestran. Requerimientos del Sistema Los requerimientos mínimos recomendados para el correcto funcionamiento del sistema son: Computadora Pentium II mínimo 400 Mhz o superior Memoria RAM de 64 Mb o superior Disco duro con 500Mb disponible para la instalación y datos Unidad de CD ROM Puerto Paralelo para conexión de candado del sistema Sistema Operativo Windows 95se, Win 98, Windows 2000 Impresora (recomendable Láser) En caso de versión Multiusuario, sistemas operativos Windows NT (SP4), Windows 2000 Server, Novell Network Es altamente recomendable seguir estos requisitos para garantizar una operatividad satisfactoria de su sistema, para cualquier duda consulte con su distribuidor autorizado. Instalación del sistema EL sistema NOMIPLUS-TA es una aplicación que puede acoplar a sus necesidades empresariales, permitiendo realizar su instalación para alguno de los siguientes esquemas. Para que se ejecute su instalación satisfactoriamente, asegúrese de cerrar todas las demás aplicaciones abiertas. Modo Monousuario Modo Multiusuario Para un solo usuario en una sola PC. Para varios usuarios en varias PC, usando simultáneamente o al mismo tiempo el Sistema. Soporta los siguientes Sistemas Operativos: Windows 95/98, Windows NT, Novell. A continuación se indica el proceso de instalación para cada caso. Instalación Monousuario Para la Instalación del Programa de NomiPlus NOMIPLUS-TA en una PC, de modo monousuario, primero se debe de instalar el candado al puerto paralelo de la PC, y desde ésta PC instalar el programa mediante el disco de Instalación. PASO 1) Para realizar la instalación, inserte en el CD-ROM etiquetado como NomiPlus Control de Asistencia, automáticamente se ejecutará la ventana de opciones de Instalación, como se muestra en la Fig En caso de que no se ejecute automáticamente desde el botón de Inicio (Start). seleccione la opción de Ejecutar (Run) y escriba : X:\INSTALAR.EXE. donde X es la unidad de CD ROM de su computadora, como se muestra en la Fig. 1-2 Fig. 1-2 Seleccione la opción Instalar Producto y en ese momento aparecerá la ventana de Instalación del programa. Presione el botón NEXT. (Fig. 1-3) Fig

19 Nomiplus Control de Asistencias Fig. 1-3 PASO 2) Se presentará la siguiente pantalla, para que seleccione el tipo de instalación. Seleccione la primera opción: Instalación Completa Monousuario (Fig. 1-4) Fig. 1-4 PASO 3) Se presentará la siguiente pantalla, en la cual deberá indicar la ruta en la cual se instalará el Sistema. Haga clic al botón BROWSE para especificar la ruta, y después presione el botón NEXT. ( ver Fig. 1-5) Es importante tomar en cuenta que el directorio de instalación del sistema no debe de contener Espacios en Blanco, tampoco la ruta completa donde se instale; adicionalmente se recomienda manejar directorios de no más de 8 caracteres para evitar problemas de acceso a archivos. Fig. 1-5 PASO 4) Finalmente se solicitará el grupo para la instalación de los iconos del sistema en el menú Programas. (ver Fig. 1-6). Haga clic al botón NEXT. 19

20 Nomiplus Control de Asistencias Fig. 1-6 PASO 5) Se iniciará la grabación de datos. Inserte los discos conforme se los solicite la instalación. Una vez finalizada la grabación de datos se le solicitará que confirme la reinicialización de su PC. Confirme la reinicialización PASO 6) Una vez reinicializada la PC, entre al Sistema para verificar que el Sistema se instaló correctamente. Instalación Multiusuario Red Novell Para la Instalación del Programa de NomiPlus Control de Asistencia en un servidor Netware, primero se debe de instalar el Candado(color rojo) al puerto paralelo de una Estación de Trabajo, y desde ésta PC instalar el programa en el Servidor mediante el disco de Instalación. Instalación del Candado en Servidor Novell Dentro del Servidor Novell se deberá de ejecutar el manejador de licencias NetHasp para servidores Novell NetWare, el cual es un servicio que se ejecutara desde su servidor, por medio del archivo HASPSERV.NLM y activará el uso del candado. Para cargar el manejador de licencias NetHasp: 1. Conectar el Candado Rojo Hasp al equipo servidor de Novell en su puerto Paralelo 2. Copiar el HASPSERV.NLM al directorio de sistema del servidor de archivos (de donde se ejecutan los controladores y se carga el sistema operativo). 3. Cargar el controlador a la memoria a través de la siguiente instrucción: LOAD HASPSERV La pantalla del manejador de licencias NetHasp se visualizará, mostrando el status actual y los detalles de la operación. Nota: Para cargar automáticamente el manejador de licencias NetHasp, agrege la siguiente línea a el archivo Autoexec.ncf en el directorio sys:system de Novell LOAD HASPSERV Para remover de memoria el manejador de licencias NetHasp escriba: UNLOAD HASPSERV Ya que se encuentre funcionando el candado en el servidor se procederá a instalar la aplicación en la computadora de donde se ejecutará el sistema, primeramente se debe de hacer una instalación completa y posteriormente solo instalaciones de estación de trabajo. PASO 1) Para realizar la instalación, inserte en el CD-ROM etiquetado como NomiPlus Control de Asistencia, automáticamente se ejecutará la ventana de opciones de Instalación, como se muestra en la Fig En caso de que no se ejecute automáticamente desde el botón de Inicio (Start). seleccione la opción de Ejecutar (Run) y escriba : X:\INSTALAR.EXE. donde X es la unidad de CD ROM de su computadora, como se muestra en la Fig Fig. 1-8 Fig. 1-7

21 Nomiplus Control de Asistencias Seleccione la opción Instalar Producto y en ese momento aparecerá la ventana de Instalación del programa. Presione el botón NEXT. (Fig. 1-9) Fig. 1-9 PASO 2) Se presentará la siguiente pantalla, para que seleccione el tipo de instalación. Seleccione la primera opción: Instalación Completa Monousuario (Fig. 1-10) Fig PASO 3) Se presentará la siguiente pantalla, en la cual deberá indicar la ruta del SERVIDOR (letra de unidad y nombre(s) de directorio (s)) en el cual se instalará el Programa. Haga clic al botón BROWSE para especificar la ruta, y después presione el botón NEXT. ( ver Fig. 1-11) Es importante tomar en cuenta que el directorio de instalación del sistema no debe de contener Espacios en Blanco, tampoco la ruta completa donde se instale; adicionalmente se recomienda manejar directorios de no más de 8 caracteres para evitar problemas de acceso a archivos. Fig PASO 4) Finalmente se solicitará la el grupo para la instalación de los iconos del sistema en el menú Programas. (ver Fig. 1-12). Haga clic al botón NEXT. 21

22 Nomiplus Control de Asistencias Fig PASO 5) Se iniciará la grabación de datos. Una vez finalizada la grabación de datos se le solicitará que confirme la reinicialización de su PC. Confirme la reinicialización PASO 6) Una vez reinicializada la la estación de trabajo, entre al Sistema para verificar que el Sistema se instaló correctamente, y proceda a realizar la instalación de las estaciones de trabajo. Instalación Multiusuario Windows NT Para la Instalación del Programa de NomiPlus Control de Asistencia en un servidor Windows NT, primero se debe de instalar el Candado(color rojo) al puerto paralelo del Servidor, y desde ésta computadora instalar el programa en el Servidor mediante los discos de Instalación. Posteriormente deberá instalar en cada una de las estaciones de trabajo, desde las cuales accesará al Sistema de Asistencias, mediante la opción: Instalación para Estación de trabajo, a través de Windows NT. A continuación se detalla el procedimiento: PASO 1) Para realizar la instalación, inserte en el CD-ROM etiquetado como NomiPlus Control de Asistencia, automáticamente se ejecutará la ventana de opciones de Instalación, como se muestra en la Fig En caso de que no se ejecute automáticamente desde el botón de Inicio (Start). seleccione la opción de Ejecutar (Run) y escriba : X:\INSTALAR.EXE. donde X es la unidad de CD ROM de su computadora, como se muestra en la Fig Fig Seleccione la opción Instalar Producto y en ese momento aparecerá la ventana de Instalación del programa. Presione el botón NEXT. (Fig. 1-15) Fig Fig

23 Nomiplus Control de Asistencias PASO 2) Se presentará la siguiente pantalla, para que seleccione el tipo de instalación. Seleccione la segunda opción: Instalación para Servidor MultiUsuario (Fig. 1-16) Fig PASO 3) Se presentará la siguiente pantalla, en la cual deberá indicar la ruta del SERVIDOR (letra de unidad y nombre(s) de directorio (s)) en el cual se instalará el Programa. Haga clic al botón BROWSE para especificar la ruta, y después presione el botón NEXT. ( ver Fig. 1-17) Es importante tomar en cuenta que el directorio de instalación del sistema no debe de contener Espacios en Blanco, tampoco la ruta completa donde se instale; adicionalmente se recomienda manejar directorios de no más de 8 caracteres para evitar problemas de acceso a archivos. Fig PASO 4) Finalmente se solicitará la el grupo para la instalación de los iconos del sistema en el menú Programas. (ver Fig. 1-12). Haga clic al botón NEXT. Fig PASO 5) Se iniciará la grabación de datos. Una vez finalizada la grabación de datos se le solicitará que confirme la reinicialización de su PC. Confirme la reinicialización 23

24 Nomiplus Control de Asistencias PASO 6) Una vez reinicializada el servidor, entre al Sistema para verificar que el Sistema se instaló correctamente. Adicionalmente dentro del Servidor se estará ejecutando el Programa del Manejador de Licencias para el funcionamiento del candado rojo en la red. (Fig. 1-19) Para su comodidad podrá minimizar la ventana. Fig PASO 7) Una vez confirmado que el Sistema funciona, proceda a instalar el Sistema en las estaciones de trabajo correspondientes. Instalación en la Estación de Trabajo PASO 1) Ejecute el programa de instalación desde la estación de Trabajo como se mostró en el paso 1 de las anteriores instalaciones, seleccione el tercer tipo de instalación: "Instalación para Estación de Trabajo, a través de Red" (Fig. 1-20). Este tipo de instalación configurará a la Estación de trabajo para que accese a la información del Servidor, y agregará en el escritorio de la Estación de Trabajo un acceso directo para entrar a NOMIPLUS. Fig PASO 2) Se presentará la siguiente pantalla, en la cual deberá indicar la ruta desde donde se va a ejecutar el Programa (letra de unidad y nombre(s) de directorio(s) ). Haga clic al botón BROWSE para especificar la ruta, y después presione el botón NEXT. (ver Fig. 1-21) Es importante tomar en cuenta que el directorio de instalación del sistema no debe de contener Espacios en Blanco, tampoco la ruta completa donde se instale; adicionalmente se recomienda manejar directorios de no más de 8 caracteres para evitar problemas de acceso a archivos. Fig PASO 3) Finalmente se solicitará la el grupo para la instalación de los iconos del sistema en el menú Programas. (ver Fig ). Haga clic al botón NEXT. 24

25 Nomiplus Control de Asistencias Fig PASO 5) Se iniciará la grabación de datos. Una vez finalizada la grabación de datos se le solicitará que confirme la reinicialización de su PC. Confirme la reinicialización PASO 6) Una vez reinicializada la PC, entre al Sistema para verificar que el Sistema se instaló correctamente. Tome en cuenta que ahora se validará desde el candado instalado en el servidor, por lo que es importante haber hecho primero la instalación del Servidor. Instalación Red Punto a Punto Windows 95 Para la Instalación del Programa de NomiPlus Control de Asistencia en un ambiente de red punto a punto bajo Windows 95, primero se debe de instalar el Candado MultiUsuario (color rojo) al puerto paralelo de la PC que tendrá la función de Servidor de red, y desde ésta computadora instalar el programa como Servidor de red mediante el disco de Instalación. Posteriormente deberá instalar en cada una de las estaciones de trabajo, desde las cuales accesará al Sistema de Asistencias, mediante la opción: Instalación para Estación de trabajo en Red. Para llevar a cabo la instalación una vez seleccionada la PC que será el servidor, siga los pasos como si fuera un a instalación bajo WINDOWS NT. 25

26 Nomiplus Control de Asistencias Actualización de Versiones Anteriores Una actualización es un paquete completo del Sistema pero que Ud. adquiere a un menor precio, porque ya tiene comprado e instalado previamente una versión anterior del Sistema NomiPlus-TA. Una actualización generalmente incorpora cambios en las estructuras de las Bases de datos, así como cambios en las rutinas de operación del Sistema NomiPlus-TA. A continuación se indica el proceso de instalación de una actualización. Respalde todo su Sistema, por cualquier eventualidad, esto deberá incluir todo el directorio con su aplicación y datos. Pág. 17 Instale el Sistema NomiPlus-TA (actualización) según los pasos descritos en la sección: Instalación del Sistema Al terminar la copia de los archivos, se desplegará la siguiente pantalla: Fig Indique Si, y especifique las rutas origen y destino para la actualización, según la pantalla siguiente: Fig Una vez finalizada la grabación de los datos se le solicitará que confirme la reinicialización de su PC. Confirme la reinicialización Una vez reinicializada la PC, entre al Sistema para verificar que el Sistema se instaló correctamente. 26

27 Ejecutar Nomiplus Control de Asistencias Para abrir NomiPlus Control de Asistencias realice una de las siguientes: 1. Desde menú siga los siguientes pasos: Haga Clic en el Botón Inicio Seleccione Programas y haga clic en NomiPlus Control de Asistencias Seleccione NomiPlus Control de Asistencias 2. Haga doble clic al icono o acceso directo, localizado en el escritorio de su PC: Al iniciar por primera ves su sistema aparecerá la Pantalla Principal como se muestra (Fig. 1-25). Fig Después de que defina los usuarios de su sistema se desplegará la ventana para solicitar el usuario y su clave de acceso, como se muestra en la siguiente pantalla (Fig. 1-26) Fig Seleccione el usuario y escriba la clave de acceso de dicho usuario para acceder al sistema, en caso de ser incorrecta le permitirá hasta en tres ocasiones volver a intentarlo, caso contrario se cerrará el sistema. Adicionalmente un usuario puede estar bloqueado cuando ya se encuentra trabajando dentro del sistema, esto se denota por el icono de acceso a un costado del nombre el cual indica: Disponible. Indica que el usuario puede accesar. No Disponible Indica que el usuario ya se encuentra trabajando, o que la ultima vez que trabajo ese usuario se salió del programa sin cerrar correctamente, en caso de que el usuario realmente no se encuentre dentro del sistema presione el botón para cambiar al estado de Disponible, en caso de no cambiar el estado repórtelo al encargado del sistema o consulte con su Distribuidor autorizado. 27

28 Activación del Sistema Después de la instalación de su sistema puede optar por registrar inmediatamente su Sistema, o utilizarlo durante 30 días o 90 accesos, condiciones que una vez cumplidas bloquearán su Sistema hasta que éste se registre. Si pasado este tiempo Usted todavía no desea registrar su Sistema, puede también optar por solicitarnos una clave DEMO. Esta clave DEMO le proporcionará 30 accesos ó 90 días, lo que ocurra primero, para usar el Sistema. Vencido el plazo, deberá registrar su Sistema. A continuación se detalla lo referente a nuestro Sistema de Protección de Aplicaciones: Como una medida de protección a nuestros Sistemas se ha implementado un mecanismo de protección, el cual consiste en: 1. El manejo de una llave o candado HASP el cual se conecta al puerto paralelo de la PC donde se instalará el Sistema de Asistencias. Se manejarán 2 tipos de llaves Hasp-X (monousuario y multiusuario por estación de trabajo) y Hasp-Net (multiusuario en servidor). Cada sistema podrá funcionar con uno o con otro (el módulo de seguridad se encarga de ello) dependiendo de la definición al momento de asignar los números de serie. La llave Hasp-X sustituirá a la llave Hasp-memo que anteriormente se proporcionaba para sistemas monousuario. 2. El registro del Sistema a través del cual se otorgarán claves de activación que le permitirán al Usuario operar el sistema adquirido, ya sea para programas DEMO o para programas COMPLETOS. Esta clave de activación puede ser solicitada directamente vía telefónica al (999) , o bien a través de la forma de registro en nuestra página web ( La clave de activación se generará a partir de 3 factores: Número de serie del sistema Número de Versión del sistema Nombre de la empresa Con estos datos se le asignará una clave de activación única. Los datos anteriores deberán ser tecleados en la forma de registro, la cual se incluye en el paquete del Sistema, y también al final de este capítulo. A partir de la fecha de instalación del sistema, se cuenta con 30 días o 90 accesos para realizar el registro del producto (Fig. 1-27), pasado este tiempo el sistema mostrará la forma de registro para que se proporcione la clave de activación y poder ingresar al sistema. Sin embargo, si no desea llegar al límite de días y accesos puede accesar la pantalla de registro en el Sistema de Asistencias, desde el menú de Archivos, opción: Información de la empresa Fig Las claves DEMO se otorgarán para aquellos sistemas que no cuenten con número de serie y solamente se le solicitará al cliente el número de versión del sistema y el nombre de la empresa. La clave DEMO también es válida para un sistema que tenga número de serie en caso de que así se requiera. Esta clave limitará el uso del sistema en 30 accesos o 30 dias de uso (lo que ocurra primero) a partir de la fecha de instalación. Después de este límite el sistema impedirá el acceso presentando la forma de registro para proporcionar otra clave demo y ampliar el tiempo de pruebas. Las claves para sistemas COMPLETOS permitirán el funcionamiento del sistema sin ninguna restrinción. Para ello el cliente deberá registrarse en los 30 días o 90 accesos siguientes a la fecha de instalación. Mientras el cliente no quede debidamente registrado se le informará en cada acceso al sistema el tiempo pendiente para realizar este registro. Terminado este tiempo se presentará la forma de registro para proporcionar la clave de activación e ingresar al sistema (ver Fig. 1-28) 28

29 Fig Cuando haya transcurrido 30 días o se hayan usado los 90 accesos, sin haber registrado el Sistema, el usuario ya no podrá accesar el Sistema hasta que registre el Sistema. Cada vez que el usuario quiera accesar el Sistema, se le presentará la siguiente pantalla: Fig La pantalla anterior indica el tiempo y accesos ya consumidos. Al presionar cualquier tecla, presentará la siguiente pantalla: Fig Al presionar el botón de OK, se presentará la pantalla de registro. La siguiente pantalla (Fig. 1-31) es la forma de registro, en la cual deberá teclear: Número de Serie Razón Social de la Empresa Clave de Activación El cual viene impreso en la etiqueta de sus discos de instalación del Sistema. Es muy importante que el nombre de la empresa sea proporcionado correctamente, incluyendo puntos, comas y espacios entre palabras, de ello depende que la clave de activación que se asigne sea válida. Los espacios, comas y puntos entre palabras cuentan al momento de generar la clave, por otro lado las mayúsculas / minúsculas y los acentos son indistintos. El nombre tal y como fue registrado aparecerá impreso en reportes y demás pantallas del sistema y no podrá ser modificado a menos que se le asigne otra clave de activación. Una vez registrado el sistema, EL NOMBRE DE LA EMPRESA NO PODRÁ SER CAMBIADO, por lo que es importante que en la pantalla de registro se teclee de la manera en que se desee que se muestre el nombre de la empresa en los reportes y pantallas del sistema. Proporcionada por su Distribuidor: Fig

30 Tenga número de serie o no el sistema entrará en modo DEMO cuando no se detecte la llave y solicitará la clave de activación para poder ingresar. Cuando el sistema no tenga llave, el manejador del Hasp tratará de buscarla en la máquina y al no encontrarla intentará localizarla en la Red (aún cuando la máquina no esté en red). Lo anterior provoca que las versiones Demo que NO tengan llave tarde unos 20 segundos en entrar al sistema. La clave proporcionada para el registro de los clientes es válida para todas las actualizaciones del sistema registrado siempre y cuando no haya un cambio en la revisión. Es decir si la clave de activación se asignó para un sistema con versión 5.0, podrá tener todas las actualizaciones 5.0x sin necesidad de solicitar otra clave de actualización. Cuando la versión del sistema pase a 5.1x el sistema solicitará otra clave de actualización para la nueva versión y poder ingresar. Activación en Actualización del Sistema De igual manera que los candados HASP-X, se solicitará el registro del sistema, en caso de tener un candado Hasp-Memo requiere solicitar una actualización, para que le sea proporcionado un número de serie valido. En caso de tener un candado Hasp-memo, es importante considerar que debe de estar activado para el sistema de Control de Asistencias. 30