UN CAMBIO DE FONDO Y FORMA

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2 UN CAMBIO DE FONDO Y FORMA El Servicio de Administración Tributaria se encuentra inmerso en un profundo proceso de transformación, que busca facilitar los trámites y la relación con los contribuyentes para motivar el cumplimiento voluntario; aumentar la base de quienes aportan recursos tributarios y combatir la evasión fiscal, para incrementar la recaudación sin aumentar los impuestos; contar con una organización más eficiente, integrada y que sea reconocida por su capacidad, ética y compromiso. Esta transformación se construye a partir de una Solución Integral, que contempla redefiniciones en materia de procesos, organización, gente, modelos de información y el aprovechamiento de las tecnologías disponibles. La solución se enmarca en un principio de Arquitectura Institucional, que busca dar consistencia y armonía a cada componente del SAT como engrane de un sistema interdependiente. La transformación implica un replanteamiento de fondo en las operaciones del SAT, que deben evolucionar a partir del análisis de nuestros objetivos y la identificación de las mejores formas de cumplirlos aprovechando las mejores prácticas aplicables, para mantener una actuación que sistemáticamente impulse a la mejora continua. Este proceso demanda una cultura colaborativa, en la que reconocemos en el trabajo y contribución de cada quien, un significado y un valor fundamentales. Las relaciones e interdependencias adquieren entonces una dimensión que cubre a todos los actores y a los recursos y habilitadores involucrados, para reconocerlos como elementos de un mismo flujo y propósito común que permiten obtener un resultado comprensible y transparente para todos. Al considerar que la Solución Integral no es un suceso sino un proceso donde se identifican elementos en función de las áreas de oportunidad para responder a las necesidades de los contribuyentes y al cumplimiento de los objetivos del SAT, hemos creado los Expedientes del Cambio, que irán añadiendo información para facilitar la comprensión de esta transformación entre quienes participamos y hacemos posible este proceso de modernización. 1

3 El Expediente del Cambio de Administración de Información, responde a las siguientes preguntas: CÓMO SE INSERTA ADMINISTRACIÓN DE INFORMACIÓN EN LA ESTRATEGIA DEL SAT? QUÉ ES Y CÓMO SE CONFORMA LA ADMINISTRACIÓN DE INFORMACIÓN? QUÉ VENTAJAS Y BENEFICIOS GENERA LA ADMINISTRACIÓN DE INFORMACIÓN? QUÉ IMPLICA INSTRUMENTAR LA NUEVA FORMA DE TRABAJAR DE ADMINISTRACIÓN DE INFORMACIÓN? CÓMO SE TRABAJA EN ADMINISTRACIÓN DE INFORMACIÓN CON LA SOLUCIÓN INTEGRAL? QUÉ METODOLOGÍAS Y HERRAMIENTAS UTILIZA ADMINISTRACIÓN DE INFORMACIÓN? QUIÉNES Y CUÁNDO PARTICIPAN? 2

4 INTRODUCCIÓN "Por primera vez tenemos una economía basada en un recurso que no es solo renovable, sino que se auto genera. Ahora, el problema no es que el recurso se acabe, sino cómo no ahogarse en él John Naisbitt, Futurista Las condiciones en que opera el SAT seguirán modificándose cada día en función de los cambios que surjan en el entorno (factores externos) o dentro de la misma organización (factores internos). Ante este hecho, se vuelve esencial la necesidad de contar con información suficiente, oportuna y de calidad, que nos permita responder con oportunidad y de manera coordinada a dichos cambios. Administración de Información es una estrategia dirigida por las necesidades de información de los Contribuyentes y otros Clientes internos y externos en la Organización y una infraestructura habilitada por tecnología, para optimizar el manejo y distribución de información. Es un conjunto de prácticas, políticas, soluciones y herramientas que permiten a la Institución identificar y mantener de manera sistemática una Arquitectura de Información única y administrada, consistente con sus necesidades. Estos elementos aseguran la calidad, la seguridad y el buen uso de la información en todos los dominios de la Institución (operativos, de toma de decisión estratégica, táctica, de control y de política), así como la reducción de costos y la valoración de dichos activos con respecto a los procesos de negocio que apoyan. 3

5 CÓMO SE INSERTA ADMINISTRACIÓN DE INFORMACIÓN EN LA ESTRATEGIA DEL SAT? Administración de Información es una iniciativa que se relaciona directamente con los cuatro objetivos estratégicos del SAT, debido a que es la información la materia prima con la que se rediseñan los procesos de la nueva forma de trabajar. 4

6 La Administración Integral de la información se identificó como uno de los elementos habilitadores para cumplir con las iniciativas estratégicas de la Transformación de la Administración Tributaria. VISIÓN Ser una institución eficiente, eficaz y orientada al contribuyente, con procesos integrados, formada por un equipo honesto, profesional y comprometido, al servicio de los mexicanos. I. Facilitar y motivar el cumplimiento voluntario. II. Combatir la evasión, contrabando e informalidad III. Eficientar la Administración Tributaria IV. Contar con una organización integrada que sea reconocida por su capacidad, ética y compromiso RESUL TADOS Aumentar el cumplimiento de obligaciones fiscales CONTRIBUYENTE SERVICIO Asegurar la calidad Ampliar la cultura de los servicios contributiva Disminuir el costo Mejorar imagen/ del cumplimiento percepción CONTROL Ampliar la base de Aumentar la contribuyentes percepción de riesgo SERVICIO CONTROL Multiplicar los medios y puntos de contacto Simplificar trámites y servicios Comunicar integralmente a distintos sectores Mejorar la eficacia de las acciones preventivas Identificar comportamiento del contribuyente Actualizar y mejorar calidad del Padrón RFC Mejorar la efectividad en la cobranza ORGANIZACIÓN PROCESOS Alinear estructuras Simplificar normatividad interna y legislación fiscal FACTOR HUMANO Dotar a la Fomentar organización con recursos de perfil principios y adecuado valores Mejorar el combate Incorporar téc- a la internación nicas de admin. de ilegal de mercancías riesgo EFICIENCIA Implementar el Asegurar el uso racional de ciclo de gestión recursos COMUNICACIÓN N Y TECNOLOGÍA Implementar la Replantear la Fortalecer la Constituir servicios Implementar una administración del cultura administración comunicación tecnológicos de cambio organizacional integral organizacional calidad de información 5

7 Administración de Información en el contexto de la Arquitectura Institucional Antes, la información era considerada un elemento más detrás de los sistemas que la contenían, ahora, se le da más importancia y se le dedica una capa de la Arquitectura Institucional. Al ser una capa independiente, se podrá identificar aquella información que verdaderamente requieren los procesos, la tecnología que habilita la existencia de la información y la gente que la ocupa. 6

8 QUÉ ES Y CÓMO SE CONFORMA ADMINISTRACIÓN DE INFORMACIÓN? Los objetivos de la Administración de Información son: 1. Generar la Arquitectura de Información del SAT y su relación con otras arquitecturas, en el contexto de una Arquitectura Institucional. 2. Establecer los mecanismos y la normatividad necesaria para administrar efectivamente y vigilar el cumplimiento del ciclo de vida de la información. 3. Establecer los mecanismos y la normatividad necesarios para garantizar la calidad de la información del SAT. 4. Establecer los procesos de información optimizados para maximizar la cadena costovalor de la información, así como la racionalidad y el buen uso de la misma. Para cumplir con estos objetivos, Administración de Información se basa en las siguientes premisas: PRIMERA: Crear una Arquitectura de Información en el contexto de Arquitectura Institucional. La Arquitectura Institucional provee contexto para la forma en que el Negocio logra sus objetivos estratégicos La Arquitectura de Información define los principios de información, tecnologías y modelos que unen las arquitecturas de negocio (procesos) y la de Tecnología (soluciones y aplicaciones) La Administración Integral de Información implementa la Arquitectura de Información. SEGUNDA: Establecer un Ciclo de Vida de la Información. Existe un conjunto de procesos de punta a punta, así como repositorios de información, electrónicos o físicos, relacionados con la creación, actualización, propagación, relación de información desde su origen hasta su último almacén o desecho. Estos procesos incluyen: Creación Actualización Preparación y presentación 7

9 Procesamiento y transformación Uso Almacenamiento Entrega y propagación Transmisión y movimiento Desecho Estas acciones conforman el Ciclo de Vida de la Información. El objetivo es determinar todos los procesos y aplicaciones que crean o modifican algún grupo de información, así como las dependencias entre éstos. Identificando el ciclo de vida, será posible determinar todos aquellos puntos en los que la calidad de la información puede impactarse. Además existe la necesidad de cumplimiento de leyes como la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información, en la que se establece que la información de la institución debe retenerse por cierto período de tiempo. Los beneficios de contar con una práctica de ciclo de vida de la información se traducen directamente en los costos asociados a la información, desde su adquisición o creación hasta su desecho, teniendo una primordial importancia en los costos asociados al almacenamiento de la misma. TERCERA: Calidad de Información. La calidad de la información es el grado en el que los modelos de información y los diseños de las bases de datos que los contienen implementan las relaciones reales entre los datos para representar hechos de negocio. Es un conjunto de parámetros medibles en función de las características inherentes a la información; como que sea correcta y completa y el valor y la utilidad que esta información tiene como soporte al trabajo de la Institución. La información que no ayuda a lograr los objetivos de negocio no es de calidad, no importa cuan exacta sea. La calidad de la información recae en el grado de satisfacción de los usuarios de la misma. Los elementos de la calidad de la información pueden ser: Definición de datos, valores correctos y presentación adecuada. Definición de Datos La definición de datos es la especificación del significado, valores, dominios y reglas de negocio e integridad para la información. La definición de datos incluye nombres, definiciones y relaciones utilizadas para definir todas las características que necesitan ser conocidas acerca de los datos. Usualmente esta definición es referida como información acerca de la información o metadatos. La calidad en la definición de datos es el grado de exactitud en el que esta definición describe el significado del hecho o entidad que representa. Los metadatos son representados en forma de diccionarios de datos para la información estructurada y en forma de antologías y taxonomías para la no estructurada. 8

10 Valores Correctos Es el grado en el que los valores asociados a los datos son correctos; El grado de exactitud de un dato depende enteramente del contexto en el que es utilizado y de la definición del mismo. Presentación Adecuada Aún cuando los datos estén definidos y sean correctos, los procesos pueden fallar cuando la información no es accesible, no está disponible en tiempo, es presentada de manera ambigua o cuando requiere excesivo trabajo para interpretarla. CUARTA: Gobierno de Información/Normatividad. Aún cuando la información sea de calidad, esté ubicada en un modelo y cuente con un ciclo de vida, es necesario implementar un modelo de gobierno y Normatividad asociada para la información, ya que de éste se derivarán perfiles de acceso, racionalidad de la información, conciencia de la cadena costo-valor de la información y sobre todo, la relación con el componente de Seguridad para garantizar la confidencialidad de la misma. QUINTA: Cadena Costo-Valor de la Información. Es la determinación del costo de mantener un dato en la organización contra el valor que agrega a los procesos de la misma. El costo asociado a mantener un dato incluye el costo económico de cada una de las etapas de su ciclo de vida (obtención, limpieza y transformación, almacenamiento y recuperación, desecho, etc.) Asimismo, el valor que agrega a la organización está en función de los procesos que utilizan esa información, ya sea como clientes o proveedores de la misma y debe buscarse un método para asignar dicho valor objetivamente desde el punto de vista de todos los involucrados con la misma (alta dirección, usuarios operativos, clientes, etc.). 9

11 QUÉ VENTAJAS Y BENEFICIOS GENERA ADMINISTRACIÓN DE INFORMACIÓN? Una Arquitectura de Información administrada que permita establecer un ciclo de vida de la información y establecer la cadena costo-valor de la misma. Esa Arquitectura será entendible y utilizable por el negocio y reducirá el tiempo de búsqueda y utilización de la información. Servicios de información de distinta naturaleza y niveles de agregación disponibles para los Contribuyentes y otros clientes del SAT y para los usuarios internos, tales como reportes, indicadores y modelos para el análisis y toma de decisiones. Una práctica de calidad de la información que permita tomar mejores decisiones. Reducción en la utilización del papel a través de la utilización de contenido electrónico y gestión documental. Para el Contribuyente Mejora en los servicios a través de la información que el Contribuyente proporcione una sola vez. Percepción de un SAT integrado, con un conocimiento homogéneo de cada Contribuyente y mejora en la atención a través de un historial integrado de la información del mismo. Para el personal del SAT Tener la información suficiente, relevante y oportuna como herramienta de trabajo para sus operaciones y toma de decisiones. Reducir el tiempo de búsqueda de información y preparación de reportes. Reducir el costo de obtener, almacenar, preparar, utilizar y desechar información, tanto en bases de datos, archivos, correos y papel. 10

12 QUÉ IMPLICA INSTRUMENTAR LA NUEVA FORMA DE TRABAJAR DE ADMINISTRACIÓN DE INFORMACIÓN? Control de Gestión Puntos de Interacción Documental con Sistemas Transaccionales Contenido WEB Taxonomía y Clasificación Contenido Institucional Búsqueda y recuperación Modelo de Información Documentado Administración de Metadatos Digitalización Optimización de Administración de Archivo Físico Optimización de Infraestructura SPA Administración de Registros Administración Digital de la Información Administració n del Ciclo de Vida de Información Gobierno/ Políticas Costeo Arquitectura de Datos Inteligencia de Negocios Alineación de Información con Procesos Incorporación de fuentes externas Inventario de productos de Información Tableros Cumplimiento con LFT Disponibilidad Aseguramiento y Control de Calidad Calidad de Información Limpieza proactiva Calificación de Calidad de Información Minería de Datos Centro de Información para Inteligencia Soluciones de Explotación de Información 11

13 CÓMO SE TRABAJA EN ADMINISTRACIÓN DE INFORMACIÓN CON LA SOLUCIÓN INTEGRAL? Resultados de la Nueva Forma de Trabajar TEMA ANTES CON LA SOLUCIÓN INTEGRAL Documentación y estandarización de información Productos de información repetidos y no estandarizados Disponibilidad de información para toma de decisiones Administración de cambios al modelo de información del SAT La documentación de la información está diseminada en varias áreas y oculta en documentación técnica de sistemas. Los reportes se piden una y otra vez por área aunque contengan la misma información. Existe información dispersa y se dificulta recopilarla de manera oportuna (varios repositorios, varios "dueños"). No existe un control de cambios a la Arquitectura de Información, por lo que los cambios son difíciles de implementar y no es posible medir con exactitud los impactos que tienen en otros procesos o servicios. Se cuenta con una capa en la Arquitectura Institucional que relaciona la información utilizada en los procesos. Asimismo, se cuenta con herramientas para automatizar y estandarizar la documentación de la información. Se realiza un inventario de los reportes con la información que contienen y se comparten entre los procesos. Existen varios dueños de información, con sus responsabilidades delimitadas (igual que siempre) pero con un marco de referencia común y herramientas que permiten acceder a la información de forma ágil y oportuna. Existe una metodología lo más estandarizada posible para cumplir la mayor cantidad de necesidades dentro de un esquema de soporte a la operación. 12

14 QUÉ METODOLOGÍAS Y HERRAMIENTAS UTILIZA ADMINISTRACIÓN DE INFORMACIÓN? La Tecnología de Información por sí misma, es un conjunto de soluciones que, como su nombre lo indica, tienen como fin último la Administración de la Información. Sin embargo, la práctica de Administración Integral de la Información basará principalmente sus funciones en los siguientes tipos de herramientas: Herramientas para Administración de Modelos de Información y Meta Datos: Estas herramientas incluyen ARIS como el elemento integrador de la Arquitectura de Información con la Arquitectura Institucional, herramientas de administración de meta datos, herramientas de modelado de datos como ER-Win y Saphir. Herramientas para la Administración de Contenido Institucional: Estas herramientas se enfocan al contenido no estructurado, contenido Web, administración digital de la información, procesos documentales y control de la gestión. En la Institución se utiliza la herramienta Documentum para esto. Herramientas de Inteligencia de Negocios y Administración de Riesgo: Estas herramientas sirven para proporcionar servicios de información avanzados para la toma de decisiones y la Administración de Riesgo, así como las herramientas para la medición y seguimiento del Negocio como Tableros de Indicadores. Para esto, el Marco Tecnológico de Referencia del SAT incluye herramientas como SAS, SPSS Clementine, Intelligent Miner de IBM y Oracle Data Mining para minería de datos, ilog JRules para el manejo de reglas de negocio, y Cognos para el manejo de Tableros de Indicadores. Herramientas de reporteo y explotación de Información: Estas herramientas sirven para proporcionar a la operación del negocio los reportes y explotaciones de información que requieren. Para este rubro se utilizan herramientas como Cognos para el reporteo masivo y consultas no planeadas y Crystal Reports para la elaboración de reportes más sencillos. Herramientas para limpieza y calidad de información: Este conjunto de herramientas sirve para habilitar la calidad de la información a lo largo de todo su ciclo de vida, estas herramientas incluyen herramientas de descubrimiento, herramientas de limpieza y cruce de datos y herramientas de extracción, transformación y carga usualmente conocidas como ETL por sus siglas en inglés. Entre éstas tenemos Trillium para la limpieza y el descubrimiento de datos y DataStage como herramienta ETL. 13

15 QUIÉNES Y CUÁNDO PARTICIPAN? El espíritu de la gente SAT La Solución Integral implica una nueva forma de trabajar para las personas del SAT, basada en los procesos rediseñados y una solución tecnológica integrada con el soporte de la nueva tecnología. Administración de Información es una práctica de mejora continua, visión integral y sistémica en la que estará involucrada toda la comunidad SAT 14

16 Quiénes y cuándo participan Administración de Información es una iniciativa que interactúa en cada una de las áreas del SAT y requiere: Perfil de negocio: con conocimiento de los procesos del SAT y de los requerimientos de información. familiarización con la Arquitectura Institucional Perfil especialista: enfocado a las prácticas de Administración de Información como Calidad y Ciclo de Vida y en las herramientas de explotación y utilización de información. Todos trabajando como un equipo seremos capaces de: Mantener actualizados los mapas de referencia que reflejan los requerimientos de información de los procesos del SAT. Asegurar la consistencia de la Arquitectura de Información. Identificar los impactos derivados de modificaciones. Proporcionar recomendaciones para mejorar la calidad de la información. Generar diferentes escenarios para la toma de decisiones. Promover la reutilización de los servicios y productos de información en la Institución. Difundir la Arquitectura de Información para la operación y toma de decisiones de negocio a toda la comunidad SAT. El involucramiento de esta nueva práctica por parte de la comunidad SAT será gradual y estará soportada por un plan de capacitación que tendrá un enfoque general y uno especializado. Cada persona de la comunidad SAT forma parte activa de algún proceso, estos procesos continuamente están evolucionando, lo que implica nuevos requerimientos de información, por lo que es necesaria la participación de todos para poder contar con ésta de manera integral, rápida y efectiva. 15