Federación Colombiana de Fútbol

Transcripción

1 Invitación a Cotizar para seleccionar la Agencia de Ticketing (Boletería) para los partidos que la Selección Colombia de Mayores jugará como local dentro de las Eliminatorias para la Copa Mundial de la FIFA Rusia 2018, un partido adicional en caso de Repesca Internacional para la Copa Mundial de la FIFA Rusia 2018 y el partido de Repesca Internacional clasificatorio a los JJ.OO. de Rio 2016 que la Selección Colombia Sub-23 jugará como local. 1. INTRODUCCIÓN La Federación Colombiana de Fútbol ( FCF ) es la entidad encargada de coordinar el desarrollo y ejecución de la Eliminatoria Sudamericana en Colombia, con el objetivo de buscar un cupo a la próxima Copa Mundial de la FIFA Rusia 2018 (las "Eliminatorias ). Este evento inicia en el mes de octubre de 2015 y finaliza en el mes de octubre de 2017, período durante el cual se disputará un total de nueve (9) fechas de encuentros oficiales en Barranquilla en condición de local. Al cabo de dicho periodo, en caso de no lograrse la clasificación directa, y de ubicarse en la quinta posición de la clasificación final de las Eliminatorias, la Selección Colombia de Fútbol de Mayores jugará un partido adicional en calidad de local, en sede por definir, por la Repesca Internacional CONMEBOL/OFC ( Repesca Rusia 2018 ). Adicionalmente la Selección Colombia Sub-23 deberá disputar, entre el 21 y el 29 de marzo de 2016, en calidad de local, en sede por definir, el partido de Repesca Internacional CONMEBOL/CONCACAF clasificatorio a los JJ.OO. Rio 2016 ( Repesca JJ.OO ). Por medio de este documento la FCF presenta los términos de su invitación para participar en la selección de la agencia de ticketing (boletería) que se encargará de la venta, comercialización y/o distribución de la boletería (la Agencia de Boletería ) de los nueve (9) partidos que se disputarán en la ciudad de Barranquilla en el marco de las Eliminatorias (la Invitación ), al igual que de los partidos, en sede por definir, de la eventual Repesca Rusia 2018 y la Repesca JJ.OO Para tal efecto, a continuación se relaciona el aforo del Estadio Metropolitano de Barranquilla:

2 AFORO ESTADIO METROPOLITANO PARA INVITACIÓN A COTIZAR ELIMINATORIAS RUSIA 2018 BOLETERIA OCCID. ALTA OCCID. BAJA ORIENT. ALTA ORIENT. BAJA NORTE SUR TOTAL BOLETAS PARA LA VENTA BOLETAS PARA PRENSA BOLETAS PARA CAMARAS BOLETAS DISCAPACITADOS BOLETAS DE CORTESIA Y CO.CO TOTAL POR TRIBUNA Nota 1: El aforo no incluye Palcos ni su capacidad. Nota 2: El aforo descrito podrá ajustarse, de conformidad con la revisión que se realice conjuntamente entre la FCF y la Agencia de Boletería seleccionada. PRECIOS DE BOLETERÍA ELIMINATORIAS OCCIDENTAL ALTA Y BAJA ORIENTAL ALTA Y BAJA SUR Y NORTE COP $ COP $ COP $ Nota 1: Precios correspondientes a la primera vuelta de las Eliminatorias (octubre de 2015 a octubre de 2016) Nota 2: Los precios descritos no incluyen los de Repesca Rusia 2018, ni Repesca JJ.OO. 2016, que serán definidos por la FCF cuando corresponda.

3 2. CRONOGRAMA El cronograma del presente proceso de selección estará sujeto a las siguientes fechas: 6 de agosto jueves Notificación pública de invitación a cotizar a interesados a través de la Página Oficial de la FCF FCF.com.co 6 de agosto jueves Publicación pliegos en la página FCF.com.co para empresas interesadas 10 de agosto lunes Reunión para aclaración de dudas con las agencias interesadas 3:00 pm sede administrativa FCF 12 de agosto miércoles Recepción de las propuestas en la Federación hasta las 11:30 am, debidamente foliadas en sobre sellado. 13 al 18 de agosto Revisión y análisis de Propuestas 19 de agosto miércoles Adjudicación 21 de agosto viernes Suscripción del Contrato 3. OBJETIVOS DE LA INVITACIÓN A COTIZAR Los objetivos de la presente Invitación consisten en: Invitar a las Agencias de Boletería que de acuerdo con el criterio de FCF están adecuadamente calificadas con presencia en todo el territorio colombiano para que remitan una propuesta económica en los términos aquí establecidos, tendiente a postularse como Agencia Oficial de venta y distribución de boletas de la FCF para las Eliminatorias, la Repesca Rusia 2018 y Repesca JJ.OO

4 Establecer los requisitos y condiciones exigidos por la FCF con respecto a las capacidades operacionales de la Agencia de Boletería y sus aptitudes para prestar asistencia en la promoción, mercadeo y publicidad para la adquisición de la boletería del evento (ciñéndose a las guías y lineamientos aprobados por el Área de Mercado de la FCF). Describir los requerimientos y alcances de la Agencia de Boletería respecto al sistema de ventas online (basado en internet), el cual deberá contar con las plataformas tecnológicas idóneas y actualizada que sean necesarias para soportar la gestión de venta de boletas por ese medio. Asimismo se deberá contar con una plataforma de servicios y atención al Cliente a través de un sistema de línea gratuito (call center) con cobertura nacional de servicio y una amplia red de puntos de venta físicos a través del país, y principalmente en sus ciudades más representativas, especialmente en la ciudad sede de la Eliminatoria. Establecer y asegurar un sistema de confirmación por parte de la Agencia de Boletería de un sistema en línea de información de reportes financieros permanente en favor de FCF, así como un sistema de confirmación de pagos de la Agencia de Boletería a favor de FCF. Establecer un sistema de confirmación por parte de la Agencia de Boletería en cuanto al sistema de seguridad de gestión, en la venta, distribución y control de entradas a los poseedores de los Tiquetes los días de los partidos en la sede del evento. Se espera que todo lo relacionado y otros valores agregados sean entregados por la Agencia de Boletería en la propuesta que remita oficialmente a la FCF el 12 de agosto de 2015 hasta las 11:30 am en la sede administrativa de la Federación Colombiana de Futbol ubicada en la Calle 32 N 16-22, Bogotá D.C. Las propuestas que sean radicadas antes de la hora señalada serán las únicas sometidas a evaluación.

5 4. REQUERIMIENTOS DE LAS PROPUESTAS Federación Colombiana de Fútbol Se invita a cada organización, que al momento de elaborar la propuesta aporte los siguientes documentos: 4.1. INFORMACIÓN SOBRE EL OFERENTE: La información que debe adjuntar sobre su agencia debe incluir por lo menos: Historia de la compañía ofertante (Máximo 2 hojas). Experiencia relevante (Máximo 5 eventos, con indicación de las referencias) en los últimos 5 años. Experiencia en eventos deportivos o equivalentes de similar envergadura (Máximo 3 eventos) en los últimos 5 años. Certificaciones de contratos que soporten la experiencia relevante y la experiencia en eventos deportivos o equivalentes suscrita por el representante legal. Lista de Clientes principales (máximo 5 clientes, con indicación de nombre del cliente, número telefónico de contacto, correo electrónico). Matrícula mercantil vigente. Autorización para el representante legal, para obligar a la sociedad por una cuantía o naturaleza del contrato conforme a los términos de la presente invitación. Paz y salvo del pago por concepto de aportes de salud, parafiscales, riesgos profesionales, pensiones y aportes en los términos que obliga la ley. Certificado de Existencia y Representación Legal expedido por la respectiva Cámara de Comercio con una fecha no anterior a treinta (30) días calendario. Fotocopia de la Cédula de ciudadanía del Representante legal de la sociedad. Registro Único Tributario vigente (RUT). Certificado de antecedentes judiciales del representante legal.

6 Estados Financieros auditados y aprobados del año fiscal 2014 firmados por el Representante legal, contador y/o revisor fiscal, según sea el caso. Dos (2) certificaciones bancarias. Fotocopia de la Tarjeta Profesional del contador y/o revisor fiscal. Certificado de inscripción y antecedentes disciplinarios del contador o revisor fiscal emitido por la Junta Central de Contadores. Se solicita a cada Organización que al momento de presentar la propuesta incluya además de los anteriores documentos, los siguientes: Introducción de la Agencia de Boletería El personal clave que estaría designada a este proyecto debidamente identificado. Descripción de la Agencia de Boletería, áreas de experiencias anteriores con proyectos de índole similar (Casos de Éxito). Cómo contribuiría su Agencia de Boletería al éxito del evento. Finanzas Describa el sistema de información financiera a favor de la FCF y el acceso permanente de la FCF a la información en línea. Describa el poder y la capacidad de su sistema de gestión en términos de atención a clientes para transacciones en línea, atención de llamadas a la línea gratuita de call center, capacidad de Call center y atención en puntos de venta físicos. Confirme las formas de pago que su Agencia acepta.

7 Forma de Pago Si No Tarjeta Débito Tarjeta Crédito Cheque Efectivo Otros (cuáles) Canales de distribución propios Describa sus principales canales de distribución online y físicos. Cuántos puntos de venta físicos tiene en Colombia, principalmente en Barranquilla y cómo estos pueden ser decorados y marcados para contribuir a la promoción del evento desde el lanzamiento de la Boletería junto con la venta y distribución. Estos costos son asumidos por la agencia. Adjuntar fotografía con el diseño y tamaño de los Quioscos, oficinas de puntos de venta y despacho en los puntos físicos y horarios de atención. La agencia designada debe tener y estar en total capacidad de trabajar con Bancolombia, el Banco oficial de la Selección con el fin de coordinar la etapa o etapas de venta especial a los tarjetahabientes de la tarjeta oficial de la Selección emitida por el banco y asegurar una adecuada plataforma tecnológica en términos de tiempos de respuesta inmediatos, transaccionalidad, servicio al cliente, seguridad etc. Los precios de la boletería son fijados por la FCF; los proponentes deben detallar los costos exactos para el consumidor, así como cualquier tarifa de tiquetes promocionales y/o de cortesía o de paquetes, cualquier recargo adicional, el concepto del mismo y quien asumirá esos costos. Sistema de Compra de Boletas / Tecnología / Seguridad Describa la metodología y las facilidades para los compradores en el proceso de compra de boletas. Describa las características de seguridad de las boletas para evitar su falsificación y que estrategia proponen para evitar la falsificación de las boletas.

8 Describa los sistemas de seguridad que entregaría su Agencia los días de los partidos (por ejemplo: lectores electrónicos, personal, etc.) para el acceso del público al estadio y el enlace con el sistema de información y sistema de conteo de entradas. Describa los sistemas de distribución de boletas y opciones para el cliente (por ejemplo, correo, etc.) y cualquier tarifa asociada con este asunto a cargo del comprador. Mencionar si existe el fee de distribución u otros costos asociados junto con el valor de éstos. Confirme la metodología y el proceso que utilizará cuando se confirma una orden de compra de boletas, considerando que éstas comenzarían a ser distribuidas a partir del mes de septiembre de La base de datos y la información obtenida en este proceso de venta es exclusiva de la FCF y quedará a total disposición de la FCF y la FCF será el único dueño de la información recogida que no vaya en contra de las normas legales colombianas o que sea de reserva financiera. Sin embargo, el ofertante deberá obtener la autorización para el tratamiento de datos personales al cliente para luego enviarle copia de dicha autorización a la FCF. La agencia que sea beneficiada con la adjudicación de la venta de boletería, debe diseñar el tiquete de acuerdo con las especificaciones y contenidos fijados por la FCF y debe asumir el costo de su producción. La impresión de las marcas patrocinadoras de la Selección en la boleta debe ser totalmente legible, aceptada y aprobada por la FCF.

9 Describa los cronogramas para adelantar la revisión del aforo del estadio y verificar con exactitud los detalles de silletería, puestos y palcos. La Agencia deberá verificar estos datos, independientemente de si la FCF entrega el número de sillas proyectadas para la venta. Entendiendo que Bancolombia es Socio Oficial de la FCF, confirmar que la Agencia de Boletería está en capacidad y disposición de administrar esta cuenta en concordancia con sus requerimientos, incluyendo periodos especiales de ventas y otras promociones potenciales. La Agencia de Boletería debe estar en capacidad de parametrizar los BINES (identificación de tarjetas de pago) con el fin de garantizar que durante la etapa o etapas de ventas especial, sólo determinadas tarjetas puedan obtener los beneficios. Describa en detalle cualquier otra propuesta de valor que la Agencia de Boletería consideraría beneficiosa materialmente para FCF respecto del programa de boletería para la Eliminatoria Mundialista a Rusia Persona y datos de contacto oficial de la Agencia de Boletería. 5. CONDICIONES ECONÓMICAS DE LA PROPUESTA Los ofertantes podrán presentar su oferta siempre y cuando cumpla con lo requisitos establecidos en esta Invitación y escoja cualquiera de las siguientes alternativas: a. Oferta económica para la compra en firme de boletería (el Esquema No. 1 ), lo cual requiere de lo siguiente: i. Ofrecer una suma de dinero determinada por la compra en firme de una proporción de la boletería incluyendo la determinación de su forma de pago.

10 ii. iii. iv. Determinar la participación económica a favor de la FCF en la venta de boletería que exceda de la proporción comprada en firme. En este esquema el oferente deberá establecer la suma de dinero que pagará a título de anticipo sobre el valor total de la compra en firme de la boletería y el flujo de los pagos restantes. Describir la forma de recaudo y la periodicidad de los pagos a favor de la FCF. b. Oferta económica para la administración y comercialización de la boletería (el Esquema No. 2 ), lo cual requiere lo siguiente: i. Determinar el porcentaje por comisión que conservaría el oferente como remuneración por la venta y comercialización de cada boleta. ii. Describir la forma de recaudo y la periodicidad de los pagos a favor de la FCF. Con el fin de establecer un criterio homogéneo para valorar los dos esquemas de propuestas, la FCF informa a los oferentes que la mejor oferta económica será el promedio de la sumatoria del valor presente neto ( VPN ) bajo los supuestos de una posible venta equivalente a tres escenarios calculados para los eventos en los que se venda el 70%, el 80% o 90% de la boletería disponible para la Eliminatoria ( Promedio del VPN ). Para efectos de claridad, el VPN se calculará teniendo en cuenta los precios de las boletas establecidos por la FCF en el presente documento para la primera vuelta (octubre de 2015 a octubre de 2016) y el incremento de los precios que fijará la FCF para la segunda vuelta (noviembre de 2016 a octubre de 2017). Para el cálculo del VPN se utilizará como tasa de descuento el DTF vigente en la fecha de calificación de las ofertas.

11 Ilustración de la comparación de las propuestas económicas que se presenten bajo los Esquemas 1 y 2: Esquema Económico Porcentaje de boletas vendidas VPN Promedio del VPN para los porcentajes (70, 80, 90%) Esquema No. 1 (Compra en firme de boletas) 70% X 1 80% X 2 X = (x 1 +x 2 +x 3 /n) Esquema No. 2 (Comercialización y distribución de la boletería) 90% X 3 70% Y 1 80% Y 2 90% Y 3 Y = (y 1 +y 2 +y 3 /n) Si X > Y, entonces X es una mejor propuesta económica que Y. Si Y > X, entonces Y es una mejor propuesta económica que Y. 6. OTROS Entregar 2 copias físicas de su propuesta en idioma castellano. Entregar 2 copias físicas de un resumen ejecutivo de la propuesta (versión abreviada) de no más de tres (3) páginas. En una memoria USB aporte una copia de su propuesta en idioma castellano y una copia del resumen ejecutivo de la propuesta. La presentación de la propuesta deberá ser en hoja tamaño carta, en letra Arial 12 y espacio 1.5, debidamente foliada.

12 7. OBJETIVOS CLAVE Y CRITERIO DE SELECCIÓN Federación Colombiana de Fútbol Adicionalmente a la valoración de la propuesta económica, la FCF utilizará como criterios de selección los siguientes: Capacidad tecnológica en general de todo el sistema de venta de tiquetes en línea de la Agencia de Boletería en diferentes canales (Online, call centers, puntos de venta físicos, servicio al cliente etc.) diseñados para facilitar a los clientes la compra de tiquetes para el evento con el fin de maximizar la venta, asistencia y el servicio al cliente y los ingresos por venta de tiquetes. Facilidad del uso del sistema para el consumidor y acceso al mismo. Costo para el consumidor. Costo para la FCF. Experiencia específica de la Agencia de Boletería (máximo cinco (5) eventos y con una antigüedad no menor de cinco (5) años). Experiencia en la categoría eventos deportivos / culturales de gran magnitud. Reputación de la compañía, historia y estabilidad financiera. Personal calificado dedicado a este evento por la Agencia de Boletería. Propuesta de sistema de anticipo de pagos a favor de FCF por parte de la Agencia respecto de las ventas de tiquetes. Recursos internos de la Agencia de Boletería dedicados a la boletería para este evento. Habilidad de la Agencia de Boletería para apoyar a FCF con el fin de alcanzar la meta de venta del aforo completo del estadio.

13 8. NOTAS La FCF se reserva el derecho de seleccionar y determinar unilateralmente al ganador de esta invitación para establecer su Agencia de Boletería oficial. Se requerirá que la Agencia de Boletería ganadora suscriba un contrato de adhesión con la FCF el día 21 de agosto de La Agencia de Boletería ganadora se entenderá como una prestadora de servicios. La Agencia de Boletería deberá trabajar en cooperación cercana con la FCF. Teniendo en cuenta que el aforo no incluye Palcos, ni su capacidad, la Agencia de Boletería, si así lo determina la FCF y según acuerdo previo, podría encargarse de la comercialización de boletería para los Palcos. Por favor tome nota de que esta Eliminatoria Mundialista a Rusia 2018 es un evento del que es anfitrión la FCF, que será responsable de la administración del evento como tal. Se entiende que la Agencia de Boletería escogida y sus funciones, son distintas e independientes de la Agencia de Logística que la FCF escoja para efectos de apoyo logístico, de orientación y acomodación del público asistente en el estadio. Puede encontrar más información sobre la FCF en la página web