Pliego para la contratación de pólizas de seguros

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1 Pliego para la contratación de pólizas de seguros Fecha OBJETIVO Contratar las pólizas de seguros que le permita a la Cámara de Comercio de Barranquilla tener una adecuada cobertura para todos los activos e intereses que se relacionan en los anexos del presente pliego, a través del estudio que realicen los intermediarios de seguros invitados a presentar ofertas en el cual se determine cuales son las pólizas adecuadas para los riesgos descritos. La vigencia de las pólizas contratadas será de un año. Al finalizar este, se solicitará a la compañía de seguros una prorroga de las mismas por un año más; es decir hasta el 30 de septiembre de Todo lo presentado en la propuesta enviada por el intermediario deberá contener información, únicamente pertinente al periodo 1 de octubre septiembre Información y diligenciamiento correcto Será responsabilidad del oferente asegurarse de conocer adecuadamente el alcance del presente documento, realizando todas las averiguaciones que sean necesarias para tal efecto sobre la base de un examen cuidadoso de las características del negocio, examen que deberá incluir la revisión de todas las condiciones técnicas, financieras y económicas, sus implicaciones legales y tributarias y en general todos los aspectos que puedan incidir en la presentación de su oferta, por lo que el proponente asume las obligaciones legales propias de su presentación, así como las que en caso de aceptación se deriven para el cumplimiento del suministro. Por lo anterior, la presentación de la oferta constituye un acto libre y voluntario de reconocimiento e intención manifiesta, seria e irrevocable de celebrar un contrato con la Cámara de Comercio de Barranquilla. Dentro del más estricto respeto por el tratamiento igualitario a los proponentes, la Cámara de Comercio de Barranquilla podrá solicitar a cualquier oferente las aclaraciones que a su juicio se requieran. La Cámara de Comercio de Barranquilla se reserva el derecho de analizar las respuestas de los oferentes en estos casos y de evaluar, a su exclusivo juicio, si ellas se ajustan a lo solicitado o si, por el contrario, sobrepasan el alcance de la respectiva petición de aclaración. De todas maneras, y si fuese el caso, la Cámara de Comercio de Barranquilla tomará de las aclaraciones de los oferentes, únicamente, los aspectos que satisfagan su interés de aclaración. Elección de la propuesta Se elegirá la propuesta presentada por el Intermediario, que tenga las mejores coberturas y condiciones de tasas y deducibles, adicional a los criterios evaluados descritos posteriormente para cada intermediario. Es importante anotar que solamente se puede presentar una oferta de compañía de seguros por Intermediario. Metodología para la presentación de la oferta Deberá observarse la siguiente metodología para la presentación de la oferta: a. El oferente deberá aportar la documentación exigida. b. No deberán incluirse catálogos, folletos, o documentos cuyo contenido sea diferente al solicitado. c. Ninguno de los sobres deberá marcarse con anotaciones adicionales o diferentes a las que más adelante se indican. d. Todas las hojas de la oferta deberán venir numeradas en forma continua y los capítulos debidamente separados. Elaboró (Nombre y Cargo): Olga Lucía Gerlein (Jefe de Compras y Logística) Revisó (Nombre y Cargo): Olga Lucía Gerlein (Jefe de Compras y Logística) Aprobó (Nombre y Cargo): Catalina de Zúñiga (Directora Administrativa y Financiera)

2 PA1-01 Versión: 1 Página 2 de 5 e. Se solicita que todos los documentos y certificaciones que acompañen la oferta estén en idioma español. f. Toda enmienda, entrelinea o raspadura debe ser debidamente salvada. g. No se aceptarán ofertas enviadas por correo electrónico, fax o cualquier otro medio diferente a su presentación por escrito en el sitio y lugar determinado. h. La oferta deberá ser presentada en un sobre cerrado. i. Los sobres que contengan las ofertas deben estar rotulados con la siguiente información: Dirección Administrativa y Financiera, (nombre de la Empresa destinataria) Contratación de pólizas de seguros Nombre o razón social de Proponente y su dirección comercial Identificación del contenido de cada sobre CONSULTAS DENTRO DEL PROCESO DE SELECCION Todas las preguntas para aclarar dudas respecto a los Términos de Referencia que los oferentes deseen formular, deberán enviarse directamente al siguiente correo electrónico: a nombre de Olga Lucía Gerlein. Las consultas se realizarán en el plazo establecido. Cumplido este plazo no se aceptarán nuevas preguntas. DOCUMENTOS DEL PROCESO DE SELECCION Hacen parte de esta Invitación los siguientes documentos: Carta de presentación de la Oferta, Cartas aclaratorias o respuestas a las consultas. Anexos, especificaciones. Balance General y el Estado de Pérdidas y Ganancias correspondientes al último período contable 2012, certificados por un Contador Público, quien debe indicar su nombre y número de Tarjeta Profesional, tanto del intermediario como de las compañía aseguradora. COSTOS DE PREPARACIÓN DE LA PROPUESTA Los costos para la preparación de la oferta serán por cuenta exclusiva de EL OFERENTE y a su riesgo, razón por la cual la CAMARA DE COMERCIO DE BARRANQUILLA no reconocerá suma alguna, ni efectuará reembolso de ninguna naturaleza por tal concepto. LUGAR PARA LA PRESENTACION DE LA PROPUESTA Las ofertas deberán ser entregadas en la recepción de la oficina principal de la Cámara de Comercio de Barranquilla, ubicadas en la Vía 40 # de la ciudad de Barranquilla, a más tardar a las 5:00 p.m., del día indicado en el cronograma de la invitación. Las ofertas que no sean recibidas en el lugar y hora indicada serán descalificadas.

3 PA1-01 Versión: 1 Página 3 de 5 CRONOGRAMA DEL PROCESO DE SELECCIÓN Actividad Lugar, Fecha y Hora Publicación en la página web de la invitación Pagina web septiembre 19 del 2013 Inspección de Riesgos Sede Aduana, septiembre 23 del 2013 a partir de las 8 am, previa cita Consultas a la Solicitud de Cotización Vía mail, desde el 20 al 26 de septiembre del Presentación de la oferta Sede Aduana, 26 de septiembre de 2013 hasta las 5 pm. Publicación de resultados Pagina web septiembre 30 del 2013 CARÁCTER PRIVADO DE LA INFORMACION La información que se incluya en la oferta, así como los análisis, evaluaciones y comparaciones que efectúen las empresas solicitantes, son documentos privados de la Cámara de Comercio de Barranquilla que no se revelarán a ningún tercero ajeno a la institución, sea que haya o no presentado oferta; a excepción de los organismos de control legal en casos de ser requeridos. DECLARACIÓN DESIERTA La Cámara de Comercio de Barranquilla puede abstenerse de aceptar cualquiera de las ofertas, cuando se presenten motivos o causas que a su juicio impidan la escogencia de la oferta. CRITERIOS QUE SE TENDRAN EN CUENTA PARA LA PRESENTACION DE LA OFERTA. En la propuesta debe incluirse un capitulo sobre los aspectos que a continuación se relacionan referentes a servicios que pueda prestar el Intermediario de Seguros directamente o a través de la Compañía de Seguros que presente la Oferta: 1. Administración de riesgos. Comprende tanto el análisis de los riesgos como la propuesta para el manejo de los mismos. Se tendrá en cuenta el siguiente factor para la calificación: a) Propuesta de cobertura y condiciones que aminoren los riesgos de la Cámara de Comercio de Barranquilla. 2. Capacidad técnica. Entendida como recurso humano puesto a disposición de la Cámara de Comercio de Barranquilla. Se considerará a las personas asignadas para la atención de la Administración del Programa de Seguros :

4 PA1-01 Versión: 1 Página 4 de 5 a) El tipo de vínculo con el intermediario (laboral, no laboral, ocasional, permanente); b) El nivel de formación (profesional universitario, técnico, tecnólogo); c) La experiencia en seguros o en la actividad de la Cámara de Comercio de Barranquilla., relacionada con las pólizas a contratar. 3. Infraestructura operativa. Entendida como el conjunto de recursos, distintos al humano, que se puedan ofrecer al servicio de la Cámara de Comercio de Barranquilla en función directa de sus necesidades. 4. Experiencia Se considerará la experiencia en el manejo del programa de seguros igual o similar al requerido por la Cámara de Comercio de Barranquilla., independientemente de que se haya prestado, detallando: Ramos. Primas y Nombre del asegurado. CRITERIOS QUE SE TENDRAN EN CUENTA EN LAS CALIFICACIÓN DE LAS PROPUESTAS RECIBIDAS Las evaluaciones de las propuestas se harán teniendo en cuentas los siguientes criterios: 1. Análisis Jurídico: Capacidad de contratación y cumplimiento de los requisitos. Sin ponderación. El proveedor debe cumplir con la evaluación jurídica para poder ser calificado y tenido en cuenta en los demás criterios. 2. Análisis Financiero: será el resultado de comparar algunos indicadores financieros tanto de la compañía Aseguradora como de la compañía intermediaria. Se ponderará con un porcentaje igual al 10% sobre el total de los puntos 3. Evaluación técnica económica: comprende la evaluación de los valores asegurables, las primas, los amparos y los deducibles. Se ponderará con un porcentaje igual al 80% sobre el total de los puntos 4. Análisis del corredor: Bajo este criterio, se evaluaran aspectos atinentes a la empresa intermediaria, como son: Servicios, Experiencia y Capacidad. Se ponderará con un porcentaje igual al 10% sobre el total de los puntos POLIZAS DE SEGUROS REQUERIDAS POR LA CAMARA DE COMERCIO DE BARRANQUILLA DE ACUERDO A LAS CONDICIONES DESCRITAS EN LA PRESENTE INVITACION

5 PA1-01 Versión: 1 Página 5 de 5 POLIZA MODULAR Amparo básico: Todo riesgo por daño material por eventos accidentales, súbitos e imprevistos; entre los cuales se describen: riesgos de incendio, rotura de maquinaria, sustracción, equipo electrónico, vehículos, terrorismo, terremoto y los demás que la compañía desee ofrecer, buscando siempre la conveniencia para los intereses de la Cámara y garantice las mejores coberturas de los riesgos a que pueda estar expuesta la entidad. RESPONSABILIDAD CIVIL EXTRACONTRACTUAL Amparo básico: Predios Labores y Operaciones, Amparos adicionales: RC Patronal, Contratistas y Sub contratistas, Vehículos propios y no propios, Gastos médicos, Parqueadero, Bienes de terceros y los demás que la compañía desee ofrecer, buscando siempre la conveniencia para los intereses de la Cámara y garantice las mejores coberturas de los riesgos a que pueda estar expuesta la entidad. SEGURO DE MANEJO GLOBAL COMERCIAL Amparos: Hurto calificado, hurto, abuso de confianza, falsedad, estafa, etc, en bienes como dinero en efectivo, títulos valores y mercancías a causa de un mal manejo por parte de empleados no identificados, empleados de firmas especializadas, empleados temporales, bienes de terceros, y los demás que la compañía desee ofrecer, buscando siempre la conveniencia para los intereses de la Cámara y garantice las mejores coberturas de los riesgos a que pueda estar expuesta la entidad. Adicional, la Cámara contratará con la empresa que salga elegida, la póliza de Responsabilidad Civil para Directores y Administradores por un monto asegurado de cinco mil millones de pesos $ una vez este se venza. Así mismo, también contratará la Cámara a su vencimiento la renovación de la póliza de responsabilidad civil de un vehículo de la entidad y de cada una de las motos asignadas al personal de mantenimiento y mensajería de la entidad. Estas últimas pólizas NO deben ser cotizadas en esta invitación, la información sobre este aspecto es de carácter informativo para darle a los oferentes un mayor conocimiento de los bienes que la entidad posee. Finalmente, la Cámara está interesada en obtener una póliza de manejo global de los recursos públicos que administra en razón de la delegación que el Estado le ha hecho para el manejo de registros públicos, que comprenda, en especial, la responsabilidad fiscal en que incurra el gestor fiscal, en los términos y con los alcances mínimos a que alude el articulo 203 del estatuto orgánico del sistema financiero. A manera de información, para el año 2013 el presupuesto de recursos públicos manejados por la Cámara asciende aproximadamente a la suma de $21 mil millones de pesos. Solicitamos a los intermediarios para que en coordinación con la empresa aseguradora determinen de acuerdo a su experiencia el monto del valor asegurable. BIENES ASEGURABLES A continuación se presenta un cuadro que contiene el listado resumen de los activos que posee la Cámara de Comercio de Barranquilla y que son objeto de ser asegurados, así:

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