INTRODUCCIÓN SEGUNDA UNIDAD

Transcripción

1 Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo El presupuesto en las organizaciones no gubernamentales Gustavo Adolfo Lugo Vallecillas Revisión general y edición: Carlos Valdivieso Adaptación pedagógica: Nicna Camargo Material didáctico del curso en Gerenciamiento y micro- emprendimiento para el desarrollo y la inclusión social de la población afrodescendiente de America Latina, desarrollado por la Escuela Virtual del PNUD en asocio con el Proyecto para población Afrodescendiente de América Latina II. Las opiniones expresadas en esta publicación son las de los y las autores/as y no representan necesariamente las de las Naciones Unidas, incluido el PNUD, o las de los Estados miembros de la ONU. Copyright 2012 Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo Indice INTRODUCCIÓN SEGUNDA UNIDAD EL PRESUPUESTO EN LAS ORGANIZACIONES NO GUBERNAMENTALES ONGS EL PRESUPUESTO Y LA PLANEACIÓN ESTRATÉGICA EL PRESUPUESTO Y EL PROCESO DE DIRECCIÓN PRESUPUESTO DEL TERCER SECTOR GESTIÓN DE RECURSOS (FUNDRAISING) PRINCIPIOS PARA LA RECAUDACIÓN DE FONDOS EDUCAR PREGUNTAR TENER UN ACERCAMIENTO DE PERSONA A PERSONA BUSCAR DONANTES CON BUENA ÉTICA AGRADECER INVERTIR TIEMPO Y DINERO EN CONSERVAR EL VÍNCULO CON LOS DONANTES MANTENER UNA BUENA IMAGEN ESTAR EN DISPOSICIÓN DE RENDIR CUENTAS CICLO DE LA RECAUDACIÓN DE FONDOS TEMAS PARA ANÁLISIS Y DEFINICIÓN DE ESTRATEGIAS CONTABILIDAD Y TENEDURÍA DE LIBROS EN LAS ONGS LOS ESTADOS FINANCIEROS BÁSICOS RÉGIMEN TRIBUTARIO DE LAS ONGS INFORMES DE GESTIÓN INFORMES COMUNICATIVOS INFORMES EXAMINADORES INFORMES ANALÍTICOS CLASIFICACIÓN DE LOS INFORMES SEGÚN SU GRADO DE FORMALIDAD LA ESTRUCTURA DEL INFORME Escuela Virtual del PNUD DRALC 1

2 LAS PARTES PRINCIPALES DEL INFORME CONCLUSIONES BIBLIOGRAFÍA

3 Introducción La disminución de los recursos de cooperación internacional, la necesidad de implementar programas sociales de calidad y el aumento de las exigencias de los donantes, viene generando conciencia en los equipos estratégicos y directivos de las ONGs, sobre la importancia de la utilización de herramientas de gestión orientadas a la sostenibilidad financiera y a la consecución de resultados y/o impactos en sus acciones sociales. La sostenibilidad de las Organizaciones No Gubernamentales (ONGs) está directamente relacionada con el impacto que generan las transformaciones de las condiciones de vida de los/las titulares de derechos que participan en los programas que implementan dichas organizaciones. Además, de la transparencia de su gestión social al interior y al exterior de las instituciones. Para ello, estas organizaciones han venido en los últimos años incorporando, de acuerdo a su marco jurídico y contexto, herramientas organizacionales creadas y desarrolladas en el sector empresarial. La presente guía, a diferencia de otros textos de carácter tal vez más académicos, es un documento eminentemente práctico, que muestra unos pasos básicos de referencia para que las organizaciones puedan ir incorporando en la práctica procesos administrativos, financieros, contables, operativos y de planeación. En tal sentido, las herramientas abordadas en el tema de gestión, deben asumirse como instrumentos para el apoyo al fortalecimiento institucional de las ONGs, las cuales, se pueden adaptar a las circunstancias y naturaleza de cada organización y de la propia realidad que se quiere transformar. La primera unidad establece una conceptualización de las Organizaciones No Gubernamentales (ONGs), partiendo de su clasificación según su marco jurídico, los procedimientos para su creación, legalización y mecanismos de control. Además, aborda los procesos administrativos, de gestión y de planificación; explicando sus elementos conceptuales, su ciclo básico, los distintos niveles en los que se desarrollan, ilustrados con ejemplos y herramientas diversas, que pretenden servir como guía práctica para conducir un proceso de fortalecimiento institucional en una organización. La unidad segunda se centra en el proceso de elaboración del presupuesto institucional, la gestión de recursos, el manejo financiero, el régimen tributario y los informes de gestión. En este propósito, se pretenden brindar herramientas de gestión e introducir conceptos gerenciales, de planeación, seguimiento y evaluación a las diferentes personas que forman o quieren hacer parte de las organizaciones.

4 El Presupuesto en las Organizaciones No Gubernamentales ONGs Segunda Unidad No existe una definición fija de presupuesto. Cada autor pretende darle una connotación particular de acuerdo a su experiencia. A continuación se presenta los enunciados de varios autores a saber. Es una proyección de datos estimados, de manera ordenada que me permiten prever con anticipación, los posibles resultados de la gestión de la gerencia basada en la elaboración de datos numéricos para un periodo determinado (Galindo, citado en Buitrago, 2002, p.17). El presupuesto es la determinación y asignación de los recursos requeridos para la consecución de los objetivos. Sirve como un importante instrumento de dirección; es quizás la principal herramienta para dirigir eficazmente una ONGs mediana o grande (Kaffury, citado en Buitrago, 2002, p.17). Método sistemático y formalizado, para lograr las responsabilidades directivas de planificación, coordinación, dirección y control (Burbano, citado en Buitrago, 2002, p.17) El Presupuesto y la Planeación Estratégica Los presupuestos se hallan en el nivel más detallado de la planeación estratégica al constituir una expresión financiera de los resultados esperados, en tiempos y recursos económicos para la entidad y cada una de las áreas. Este aspecto de concreción le da al presupuesto una importancia fundamental porque el acierto en sus pronósticos y la fidelidad en su ejecución determinan el éxito o fracaso de la planeación. De esta importancia se deriva la necesidad de organizar un sistema de información que reporte oportunamente la ejecución presupuestal y que permita hacer el seguimiento con respecto a las operaciones, los insumos, lo producido, los resultados obtenidos y su reflejo en la situación financiera (Burbano, 2005, p. 13). El presupuesto y el proceso de dirección La función de los buenos presupuestos en la administración de un negocio se comprende mejor cuando éstos se relacionan con los fundamentos de la administración misma, o sea, como parte de las funciones administrativas: planeación, organización, coordinación, dirección y control. La planeación y el control como funciones de la gestión administrativa se materializan en el proceso de elaboración de un presupuesto. La organización, la coordinación y la dirección permiten asignar recursos y poner en marcha los planes con el fin de alcanzar los objetivos. El control presupuestario es el medio de mantener el plan de operaciones dentro de los límites preestablecidos. Mediante él se comparan los resultados reales frente a los presupuestados, se determinan las variaciones y se suministran a la administración elementos de juicio para la aplicación de acciones correctivas. Sin presupuesto, la dirección de una ONGs no puede precisar los campos de la inversión que merecen financiarse, pueden incurrir en la administración incorrecta de los recursos económicos, no tienen bases solidas para emplear la capacidad instalada de producción y no dispone de la información requerida para medir el cumplimiento de los objetivos. La ausencia de los presupuestos imposibilita cuestionar los resultados conseguidos en cuanto a ventas, abastecimiento, producción y utilidades (Burbano, 2005, p. 16).

5 Figura No. 8. El presupuesto y las funciones administrativas Fuente: Tomada de Burbano, 2005 Presupuesto del tercer sector Una organización del tercer sector es una organización sin ánimo de lucro constituida para prestar un servicio que mejora o mantiene la calidad de vida de la sociedad. No busca el lucro personal de ninguno de sus miembros, socios o fundadores y tienen un carácter no gubernamental. Estas organizaciones han venido asumiendo responsabilidades y desarrollando una importante labor como legado del sector público y de la misma sociedad y por tanto padece las mismas limitaciones de recursos que afectan los otros sectores. Por este motivo, se ha requerido estructurar estas organizaciones de acuerdo con los principios de las ciencias económicas administrativas, contables, financieras y fiscales, para poder cumplir con los objetivos propuestos de manera acorde con las necesidades y requerimientos de la sociedad (Burbano, 2005, p. 24). Como elementos o factores a tener en cuenta al apreciar el presupuesto para las entidades del tercer sector, se destacan los siguientes: Planeación a corto, mediano y largo plazo. Planeación por planes, programas y proyectos. Presupuestos de ingresos y localización de fondos. Presupuestos de gastos operacionales. Presupuestos de inversión de los excedentes. Control, monitoreo, seguimiento y acompañamiento con indicadores de gestión (financieros y no financieros) de eficiencia, eficacia y efectividad. Adaptabilidad y flexibilidad presupuestal. Integración y participación en la elaboración del presupuesto. Estructura organizacional acorde con los planes y proyectos a desarrollar Práctica contable financiera para entidades sin ánimo de lucro Requisitos y controles fiscales a este tipo de organizaciones. La elaboración del presupuesto en las ONGs una vez se haya definido la planeación estratégica, se convierte en una herramienta fundamental de la gerencia, la cual contribuye a la ejecución, seguimiento y evaluación del plan operativo. Las ONGs deben preparar distintas versiones del presupuesto(shapiro, 2001, p. 16). Las posibilidades incluyen: Un presupuesto de supervivencia: el mínimo necesario para continuar operando y para justificar la existencia de la organización.

6 Un presupuesto garantizado: refleja la cantidad como ingreso garantizado. Un presupuesto de trabajo probable: refleja lo que espera la organización con seguridad para recaudar o generar ingresos. Un presupuesto óptimo o ideal: cubre proyectos más ambiciosos y programas que la organización espera que será capaz de apoyar. A continuación expondremos los conceptos básicos de egresos e ingresos, que son los componentes principales que hacen parte de la estructura de un presupuesto de una ONG. Egresos, los egresos en una ONGs están conformados por los gastos corrientes y los gastos de inversión. En ese sentido, los primeros se dirigen a operación (aquellos que permiten el funcionamiento de las ONGs) tales cómo, pagos de salarios, honorarios, papelería, servicios públicos, publicidad, cafetería y los gastos asociados a la ejecución de los proyectos, y los segundos, a las inversiones o a la adquisición de bienes de capital (aquellos que aumentan el patrimonio de las ONGs), como la compra de computadores, muebles y enseres, adquisición de oficinas, medios de transporte etc. los que se aplican a inversiones. Ingresos, son recursos obtenidos para cubrir los gastos de funcionamiento y la implementación del Plan Estratégico de una ONGs. Generalmente estos recursos proviene de las donaciones o subvenciones, de las cuotas de afiliación y de sostenimiento que hacen los asociados y de las actividades de auto- ingresos. En ese sentido, el ingreso lleva a reflexionar, entre otros, sobre el tema de la financiación y a su vez señala un elemento fundamental, la gestión de recursos y la sostenibilidad financiera de las organizaciones. De la diferencia entre ingresos y gastos se obtiene el llamado resultado presupuestario. Si los ingresos son mayores que los gastos entonces hay un superávit, pero si los gastos son superiores a los ingresos se produce un déficit presupuestario. El resultado del déficit o superávit del presupuesto de las ONGs es determinante para su funcionamiento; pero además, es la principal herramienta para la elaboración de una estrategia de gestión de recursos. A continuación se presenta una estructura básica de un presupuesto institucional de una organización. Cuadro No. 8. Ejemplo estructura presupuesto institucional de una ONGs Fuente: Elaboración propia Gestión de Recursos (fundraising) La gestión de fondos (fundraising) es un conjunto de estrategias y técnicas basadas en la planificación estratégica, el marketing, la comunicación publicitaria y las relaciones públicas. Su finalidad es construir una base de socios (particulares, instituciones públicas y privadas) comprometida a largo plazo con una causa u organización. Para

7 levantar y desarrollar fondos a largo plazo, los fundraisers emplean diversos canales y soportes de comunicación bajo ciertos criterios éticos (captación en la calle cara a cara, telemarketing, ings, publicidad en internet, envíos masivos de Servicios de Mensajes Cortos (SMS) a través de Internet o de un operador de telefonía móvil a celulares, encartes en medios masivos, captación de fondos con ONGs y con grandes donantes, DRTV, etc). Más allá de las técnicas y las diferentes vías, un fundraiser debe tener vocación, así como inquietudes personales por el ámbito social y por el bien público (Palencia, 2001). Principios para la recaudación de fondos Cualquiera sea el tipo de trabajo de recaudación que se lleve a cabo, existen algunos principios básicos a seguir para asegurar el funcionamiento de cada paso en este proceso. Es importante señalar que muchos de los principios tienen que ver con relaciones personales; se puede decir entonces que la recaudación de fondos es, en primera instancia, es una «recaudación de amigos» (Blackman, 2004, p ). Los siguientes so los principios básicos de la recaudación de fondos: Educar La educación puede ser una manera efectiva de obtener el interés en trabajo que se realiza y la donación de fondos. Los donantes van a estar más dispuestos a dar si las necesidades se expresan de manera específica. Preguntar Con frecuencia, los materiales educativos son suficientes para motivar a posibles donantes a hacer contribuciones a nuestro trabajo. Sin embargo, en ocasiones es necesario pedir apoyo de modo directo, ya que algunas personas no están seguras del modo en que podrían ayudar. Aparte de dinero o hacer trabajo voluntario para apoyar el trabajo de la ONG. La manera en que se pide depende de la cultura del lugar. Es importante descubrir formas adecuadas de acercarse a posibles donantes. Pedir dinero puede resultar vergonzoso: en las iglesias, por ejemplo, es común que las personas en busca de ayuda financiera pidan a otras que oren por ellas en su necesidad. Aunque es verdad que la oración es un buen aporte, ese tipo de pedido suele emplearse para pedir a los presentes que hagan una donación, hecho que podría interpretarse de otra manera. Como organizaciones, necesitamos recordar que el dinero no es para nosotros sino para las personas a quienes servimos. A menudo, los donantes esperan una invitación para dar. Es importante pensar en maneras de simplificar a los donantes la tarea de dar dinero. Por ejemplo, en los materiales educativos, folletos para la recaudación de fondos y propuestas, debe proveerse siempre una dirección postal para que la persona pueda ponerse en contacto. Asimismo sería posible proveer alcancías y dejarlas en hogares y oficinas, y organizarse para que el dinero depositado en ellas se recoja con regularidad. A diferencia de otros tipos de donantes, los donantes institucionales y las fundaciones no buscarán organizaciones a las que financiar, ni responderán solo a los materiales publicados para recaudar fondos: es preciso pedirles dinero de forma directa para proyectos específicos. En este sentido, estos donantes suelen pedir a las organizaciones en búsqueda de financiación que completen un formulario con la propuesta. La organización puede ser específica en cuanto a lo que pide. Si la gente tiene una idea clara respecto de lo que ayudará a financiar con su dinero y cómo afectará las vidas de otros, estará más dispuesta a dar. Considerando esto, la organización podría decir a los posibles donantes qué es lo que podrán financiar con la donación de diferentes sumas. Tener un acercamiento de persona a persona La recaudación de fondos está íntimamente vinculada con las relaciones interpersonales. Así entonces, el objetivo debe ser formar buenos vínculos entre los donantes, la organización y la gente a la que servimos. Esto puede llevar mucho tiempo, resulta más efectivo y más provechoso. Es preciso tratar a los donantes como personas, no solo como proveedores de dinero. En ese mismo sentido, debemos mostrar a los donantes que aquellos a quienes servimos son personas específicas, no solo cierta categoría de gente que recibe apoyo de los donantes. También es preciso

8 interiorizar el hecho de que somos representantes de la organización para la cual trabajamos. Si deseamos que los donantes nos confíen su dinero, deben vernos como profesionales y como personas al mismo tiempo. Es preciso reflexionar con cuidado sobre la manera de acercarse a los donantes para pedir dinero. Si se decide escribirles, es mejor usar cartas personales es importante escribir el nombre correctamente que generales. La manera más efectiva es encontrarnos cara a cara con las personas porque es más fácil atraer su atención; esto quizás implique visitar una iglesia, una ONGs o una agencia de financiamiento. En este sentido es conveniente usar una vestimenta apropiada, ya que la primera impresión es importante. El uso de historias de personas en los materiales para recaudar fondos puede ayudar a los posibles donantes a identificarse mejor con las necesidades a las que responde la organización. Las historias les ayudan a darse cuenta de que son personas reales las que tienen necesidades reales. Si podemos contar a los donantes de personas específicas que ya se están beneficiando de nuestro trabajo, es más probable que den dinero porque saben qué tipo de persona se beneficiará y saben que su dinero será bien utilizado. Buscar donantes con buena ética Ir tras fuentes fáciles de financiamiento o aceptar cualquier dinero que ofrezcan con tal de maximizar los recursos puede resultar tentador; sin embargo, en los casos de donantes que dan sumas grandes de dinero, especialmente ONGss, es importante pensar si aceptar su dinero podría constituirse en un factor negativo, en razón de los siguientes criterios: Quizás el donante tenga una mala imagen: al aceptar sus fondos podría ponerse en riesgo la capacidad de obtener fondos de otros donantes. Es posible que el donante desee ejercer una influencia en nuestro trabajo que esté en contra de la misión y de los valores de la organización. Cabe la posibilidad de que el donante reuniera de manera poco ética: por ejemplo, una fábrica de ropa podría estar empleando a niños en su producción. Quizás la misión y los valores del donante estén en conflicto con los nuestros. Por ejemplo, una organización cristiana podría decidir no aceptar el financiamiento de una fábrica de armamentos. En ese sentido, podría decidirse no solicitar fondos del gobierno porque no está gobernando de manera legítima. Considerando lo anterior, cabe reflexionar sobre los siguientes aspectos de los donantes: Actúan de una manera responsable ante la sociedad? Es decir, cuidan a sus empleados, conservan el medio ambiente y trabajan para mejorar la sociedad? Qué concepto tienen de ellos las personas en general? Existen diferencias entre sus valores y su misión, y lo que nuestra organización representa? Coinciden las prácticas laborales de la organización con los buenos principios de desarrollo comunitario? Por ejemplo, discriminan en contra de ciertos miembros del personal en razón de su género, edad o grupo étnico? Agradecer Este puede parecer un principio evidente, pero el agradecimiento se torna difícil conforme aumenta el número de donantes. Decir gracias y mostrar que se valora la generosidad del donante no es sólo una cuestión de buena educación: es fundamental si se desea que los donantes den dinero nuevamente. Así entonces, es importante que nuestra expresión de gratitud sea apropiada, en el tiempo oportuno y que no se la considere una pérdida de tiempo. La manera en que se exprese el agradecimiento dependerá del donante. Si el grupo de una iglesia o una comunidad ha recaudado los fondos, quizás un miembro del personal podría visitarlo para agradecer en persona; otra alternativa sería escribir una carta. En este sentido, algunas organizaciones tienen una carta de agradecimiento modelo que envían a sus donantes. Considerando o anterior, es preciso propender por que la carta sea personal y esté dirigida a un individuo: se debe tratar de expresar algo respecto del impacto que ha tenido esa donación en particular.

9 Aunque quizás no corresponda agradecer a donantes institucionales de una manera tan personal, vale la pena hacerles saber cuánto apreciamos la contribución que han hecho a nuestro trabajo. A menudo, es suficiente una breve carta de agradecimiento inicial para comunicarles que hemos recibido los fondos que han enviado. Más adelante recibirán informes regulares a lo largo del proyecto como parte del acuerdo de financiamiento y podrán averiguar en detalle cómo se ha gastado su dinero. Estos informes afectarán su decisión de proveer financiamiento en el futuro. Invertir tiempo y dinero en conservar el vínculo con los donantes Para crear una base estable de financiamiento es preciso contar con donantes que aporten dinero de manera repetida: es más rentable retener a los donantes que buscar otros nuevos. En este sentido, la figura 1 muestra que la mayoría de los donantes aportarán una vez; aunque cada nivel tiene el mismo valor, podrá alcanzarse una base de financiamiento más estable si se propende por que los donantes lleguen al nivel superior de la pirámide, de modo tal que lleguen a dar dinero con regularidad y compromiso. Así entonces, Los donantes deben tener confianza en la organización y en el trabajo que se realiza antes de que repitan su donación: necesitan saber que el dinero que aportaron en el pasado se ha utilizado sabiamente. Considerando lo anterior, se debe tomar conciencia de cuánto dinero se invierte en retener a los donantes. Si los donantes sienten que hemos gastado demasiado dinero para retener su apoyo, no darán dinero otra vez, ya que no tendrán seguridad de que su dinero se utilizará en el trabajo de desarrollo. Esto no se aplica a donantes institucionales y fundaciones que exigen una solicitud completa de cada proyecto para el cual solicitamos financiamiento. Figura No. 9. La pirámide de los Donantes Fuente: Tomada de Blackman, 2004, p. 16 Es más probable que los donantes vuelvan a hacer una contribución si llegan a comprometerse con nuestra causa o con lo que representa nuestra organización. Este compromiso puede aumentar si permitimos que los donantes participen en lo que hacemos: esto puede incluir el envío de cartas con motivos de oración, darles la posibilidad de que participen como voluntarios o involucrarlos en campañas de defensoría de derechos. Para que los donantes que han hecho una primera contribución lleguen a ser donantes regulares, es imperativo agradecerles por su donación y mantenerlos informados sobre cómo se está utilizando su dinero. Un beneficio importante de invertir tiempo en la retención de donantes radica en que ellos mismos podrían motivar a otros para que apoyaran nuestra causa, más allá de limitarse a repetir su contribución. Mantener una buena imagen Número de donantes Una buena imagen ayudará a retener a los donantes y atraer otros. Es mucho más probable que las personas aporten dinero a una organización de la cual han oído hablar y que tiene el respeto de la comunidad; en consecuencia, la imagen es tan importante como la calidad del trabajo realizado y de los métodos de recaudación de fondos. Considerando lo anterior, debemos velar por que nuestro trabajo comunitario y nuestro trabajo de recaudación de fondos reflejen los valores de nuestra organización. Nuestra imagen debe parecerse mucho a lo que realmente somos

10 como organización. Como regla general, cuanto más se parezcan estos dos elementos más donantes confiarán en nosotros. Debemos ser abiertos en cuanto a nuestros logros y fracasos. Por ejemplo, debemos poner los informes evaluativos del proyecto a disposición de cualquiera que los solicite, aunque el proyecto no haya sido exitoso. La honestidad y la apertura llevan a la confianza y a la formación de una buena imagen. Algunas ideas prácticas para difundir la imagen incluyen: Guardar copias de cartas de beneficiarios agradecidos y reunir citas de comentarios positivos que ha hecho la gente acerca del trabajo realizado. Obtener una evaluación del trabajo. Es importante tener copias de informes evaluativos para entregar a posibles donantes. Proveer un buen servicio a los donantes agradeciendo, respondiendo a su correspondencia sin demora y manteniéndolos al día en cuanto al desarrollo del trabajo. Buscar que los medios de comunicación se ocupen de documentar el trabajo realizado; cuanto más se difunda nuestro trabajo en los medios, más dinero podrá reunirse. Es importante aclarar, sin embargo, tener buena cobertura de los medios puede también llevar a que más personas se enteren si sucede algo negativo en la organización. Preparar las cuentas para mostrarlas a los donantes que las soliciten. Escribir artículos para publicaciones académicas y conferencias, con el fin de elevar el perfil de la organización. Incorporar a personas reconocidas en la organización e invitarlas a ser patrocinadoras, asesoras o miembros de la comisión directiva. Estar en disposición de rendir cuentas La forma de rendir cuentas variará dependiendo de la fuente de financiamiento. Por ejemplo, podemos rendir cuentas a individuos. Compartiendo en reuniones o produciendo literatura que describa los proyectos que hemos realizado. También podemos rendir cuentas a donantes institucionales enviando informes regulares y organizando una evaluación independiente de nuestro trabajo. Cuadro No. 9. Principios para la recaudación de fondos PRINCIPIOS PARA LA RECAUDACIÓN DE FONDOS 1) Educar 2) Tener un acercamiento de persona a persona 3) Buscar donante con buena ética 5) Preguntar 6) Entender el punto de vista del donante 9) Estar dispuesto a rendir cuentas 4) Invertir tiempo y dinero en conservar el vínculo con donantes 7) Agradecer 8) Mantener una buena imagen Fuente: Elaboración propia con base a la información de Blackman, 2004, p Ciclo de la recaudación de fondos La figura 2 explica el proceso de recaudación de fondos: lo presenta en términos generales, empezando por definir sus necesidades, objetivos organizacionales, lo que se necesita implementar para sacar el proyecto adelante, supervisión y resumen (correcciones) durante el desarrollo y la etapa de evaluación. Cuadro No.9. Ciclo de recaudación de fondos Necesidad: Caso a apoyar Conociendo la necesidad: Estrategia de la ONGs Recursos necesarios Estrategia de recaudación CICLO DE RECAUDACIÓN DE FONDOS Implementar la estrategia Supervisar y corregir Auto- evaluación

11 Fuente: Elaboración propia con base a la información tomado de Palencia, 2001, p. 187 El fundraising no es una acción impulsiva y fortuita improvisada en el último momento para responder a una crisis, sino un ejercicio disciplinado que permite a ONGs responder a oportunidades inesperadas y obtener donativos. Este autor entiende el fundraising como una disciplina que avanza en orden lógico a partir de la preparación de un programa, pasando por la planificación, la ejecución y el control. Esta secuencia se puede describir como un todo continuo, o «ciclo» de la captación de fondos. Este «ciclo» puede servir como una herramienta eficaz para ayudar a los profesionales de las ONGs a visualizar cómo se relacionan todos los elementos que intervienen en la captación de fondos: permite observar la secuencia desde la preparación de la argumentación o exposición de la causa, la definición de los objetivos y la exposición de las necesidades, pasando por un análisis de las necesidades del mercado. El nudo del esquema se encuentra en la selección de la vía o programa de captación de fondos: una vez evaluados los mercados de los posibles donantes, se prepara el plan definitivo que debe permitir la solicitud del donativo mediante el uso de las técnicas de fundraising adecuadas. Cabe anotar que el «ciclo» no acaba cuando se consigue la donación; la oportunidad que ofrece el hecho de haberla conseguido obliga a la organización receptora a establecer un vínculo con el donante, tratando de renovar el donativo y consiguiendo su fidelidad como futuro donante para la causa (Palencia, 2001, p. 187). Temas para análisis y definición de estrategias Una estrategia de recaudación de fondos es un documento escrito sobre la manera como se espera gestionar los recursos para la ejecución de los programas de una organización, tal y como se describe en el plan estratégico organizacional. Dicha estrategia será el marco de referencia para cualquier actividad de recaudación de fondos que se realice en la organización por un periodo determinado. Una estrategia da cuenta de un proceso continuo de gestión de recursos. Debe ser un documento escrito, con miras a que los nuevos miembros puedan emplearlo como método de consulta para entender la historia de donaciones, la situación actual y los objetivos y metas a futuro, así como los planes específicos de recaudación de fondos. Por esta razón, es un documento importante y útil como herramienta para comprometer a los miembros del personal, de la junta directiva y los voluntarios. Su estrategia también asegurará un balance en cuanto a recaudación de fondos y mayores posibilidades de explorar todas las áreas de trabajo. En ese sentido, para el diseño de una estrategia de recaudación de fondos se debe tener en cuenta los siguientes criterios. Experiencias previas: evaluar la estrategia en función de la experiencia que la institución posee (si fue positiva o negativa) Capacidad gerencial: si la institución cuenta con personas con capacidad para hacerse cargo de impulsar la estrategia considerada, tomar decisiones operativas y resolver, sobre la marcha, los problemas que se presenten. Contactos existentes: la calidad y calidad de contactos con potencial de aportes y/o colaboración que, en función de la estrategia analizada, tengan o puedan conseguir los miembros de la institución. Recursos humanos disponibles para desarrollar recursos: si la institución cuenta con los voluntarios o el personal rentado requerido tanto en número de personal, como a sus capacidades y posibilidades de dedicación para atender con fluidez las tareas derivadas de la implementación de la estrategia analizada Organizaciones similares: la cantidad e importancia de organizaciones similares que implementan esta estrategia en el área de influencia de la institución. Potencial de mercado: se trata de identificar a todos los donantes, colaboradores potenciales propios de cada estrategia y estimar sus contribuciones y aportes potenciales. Potencial de aportes en el corto plazo: programas o acciones que generan recursos en un plazo de seis meses. Potencial de aporte a largo plazo: programas o acciones que generan recursos en un plazo de hasta dos años. Riesgo económico o financiero: posibilidad de obtener un resultado distinto (negativo) del pretendido, por medio de una acción pensada para mejorar los aspectos económicos y financieros de la institución. Aportes de fondos irrestrictos: aporte de recursos que ingresan con el fin de fortalecer en forma general los objetivos o el trabajo de la institución.

12 Así mismo, para el diseño de la estrategia de recaudación de fondos se recomienda la siguiente estructura de contenidos (Blackman, 2004, p. 16). Introducción: propósito del documento Objetivo general: el resultado que se espera alcanzar con la estrategia. Principios: elementos rectores definidos por la organización en el marco de la gestión de recursos, por ejemplo, no recibir apoyo de empresas que violan los Derechos Humanos, etc. Presupuesto institucional: es el monto que se pretende recaudar a través de la estrategia y es el resultado de costear la estructura de funcionamiento y la implementación de las actividades de los proyectos. Análisis de capacidad para recaudar fondos (FODA): Si identificamos cuánta capacidad tenemos para recaudar fondos podemos averiguar si nuestra organización está preparada para hacerlo. Para esto podemos llevar a cabo un análisis FODA (Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas) FORTALEZAS de la organización que serán de ayuda en la recaudación de fondos. Estas fortalezas se pueden usar y sobre ellas se puede construir. OPORTUNIDADES que pueden ayudar a la organización a recaudar fondos. DEBILIDADES de la organización que pueden afectar la capacidad y el éxito en la recaudación. Estas debilidades se pueden evitar o enfrentar. AMENAZAS para la recaudación de fondos que deben tomarse en cuenta cuando se desarrolla una estrategia. Es importante mantener al día el análisis FODA ya que puede afectar en gran medida el resultado de nuestra estrategia de recaudación. Quizás se hayan agregado nuevas fortalezas, oportunidades, debilidades o amenazas, o quizás éstas hayan cambiado. Debemos estar listos para cambiar nuestra estrategia de recaudación si el análisis FODA cambia, con el fin de aprovechar los cambios positivos y encarar las nuevas amenazas. Cuadro No. 10. Ejemplo de un análisis FODA de una ONGs Fortalezas Solicitudes aceptadas por donantes e instituciones durante los últimos tres años Buen director que es bueno para recaudar fondos Buen contacto con agencias de cooperación Oportunidades ONGs loca ha mostrado interés en apoyar a la organización La organización se ganó un premio por la defensa y la promoción de los Derecho Humanos. Debilidades Demasiada dependencia de donantes institucionales Materiales promocionales de baja calidad Amenazas Posible reducción de financiamiento de donantes institucionales a país debido a inestabilidad política Imagen deteriorada debido a un proyecto controvertido el año anterior Fuente: Blackman, 2004, p. 32 La variedad de la base de financiamiento es un análisis de las fuentes de ingreso de las organizaciones.se necesita identificar todas las diferentes fuentes de financiamiento y de cifrar el porcentaje que cada una aporta al ingreso total. Esto puede anotarse en una tabla.

13 Cuadro No.11. Fuentes de financiamiento Fuente: Blackman, 2004, p. 33 Figura No. 10. Fuentes Actuales de Financiamiento Fuente: Blackman, 2004, p. 35 Una vez se haya identificado la actual variedad de financiamiento y aprendido algo de la experiencia en la recaudación de fondos durante los últimos años, se puede comenzar a pensar en cuál es la variedad de financiamiento que se desea tener. Tendremos que: hacer que la organización sea menos vulnerable. identificar fuentes adecuadas de financiamiento considerar a qué fuentes de financiamiento se acerca. Una vez que se haya considerado estos temas, se puede dibujar un nuevo gráfico que muestre el ingreso y la variedad de financiamiento que se desea tener en el futuro. Si se aumenta la variedad del financiamiento se podrá reducir la vulnerabilidad. El gráfico circular siguiente representa la variedad de financiamiento de una organización. Cada porción representa una fuente o tipo de financiamiento. Cuanto más grande sea la porción, mayor es el financiamiento en relación a los ingresos totales de la organización.

14 Figura No. 11. Fuentes de financiación (una fuente) Fuente: Blackman, 2004, p. 35 Si una organización tiene sólo una fuente de ingreso, es muy vulnerable. Si esa fuente deja de proveer financiamiento, la organización no tiene ingresos y tiene que dejar de funcionar. Figura No. 12. Fuentes de financiación (cinco fuentes) Fuente: Blackman, 2004, p.35 Cuando una organización tiene financiamiento de varias fuentes, es menos vulnerable. Si la fuente de financiamiento representada por una de las porciones más pequeñas deja de aportar, el trabajo de la organización no se verá muy afectado porque aún existen otras fuentes de las que puede depender. Si la fuente de financiamiento representada por la porción más grande deja de aportar, la organización será muy vulnerable pero aún tendrá otras fuentes de ingreso de las que puede depender.

15 Figura No. 13. Fuentes de financiación actuales (cinco fuentes equivalentes) Fuente: Blackman, 2004, p. 35 Algunas fuentes de financiamiento son más riesgosas que otras. Podemos descubrir, por ejemplo, que los donantes institucionales son menos confiables que las iglesias locales. Si una gran porción de nuestro financiamiento proviene de donantes institucionales, quizás decidamos que necesitamos cambiar el equilibrio del financiamiento para que las fuentes sean más equivalentes. Mientras que el riesgo de perder el financiamiento institucional sigue siendo el mismo, el impacto de perderlo se reduce Para recaudar fondos se necesita averiguar qué financiamiento está disponible. Esto requiere identificar a todas las organizaciones y las personas que puedan tener interés en proveer financiamiento. Primero, piensen en todas las fuentes de financiamiento. Estas podrían incluir: Donantes individuales que dan donaciones pequeñas Donantes individuales que dan donaciones grandes Iglesias Generación de ingresos mediante la venta de bienes y servicios ONGss Fundaciones Gobierno local Gobierno nacional Financiamiento de otros países, como por ejemplo agencias de financiamiento del gobierno y algunas ONGs internacionales. Una vez que hemos identificado nuestra variedad de financiamiento y los donantes de mayor valor, necesitamos pensar en la información que necesitarán tener para poder decidir financiarnos o no. Tendremos que compartir la información con diferentes donantes de maneras diferentes. El tipo y la cantidad de información que necesitarán también variará. Por ejemplo, un folleto quizás sea adecuado para donantes particulares, mientras que los donantes institucionales por lo general exigirán que se complete un detallado formulario a modo de solicitud. Es valioso escribir un documento que contenga toda la información que se pueda necesitar para nuestro trabajo de recaudación de fondos. Una vez que esté escrito este documento, nuestro trabajo de recaudación se hace más fácil. Cuando queremos abordar una clase específica de donante, podemos utilizar las porciones de la información que necesitemos El documento deberá cubrir los siguientes temas: Fecha de última actualización de documento Información sobre la organización - cuándo, para qué y por quién fue fundada - lugar

16 - datos para ponerse en contacto - cantidad de personal, incluyendo empleados a tiempo completo, - tiempo parcial y voluntarios - ingreso anual, y de dónde proviene - declaración de misión - logros importantes durante los últimos cinco años - conexiones con otras organizaciones Información acerca del trabajo de la organización - prioridades y actividades actuales - a quién sirve la organización - por qué es importante el trabajo de la organización - qué sucederá si la situación continúa sin contar con nuestra ayuda - crecimiento reciente en la organización y en las demandas de sus servicios Información acerca de proyectos pasados, actuales y futuros, incluyendo: - la necesidad a la que se está respondiendo - por qué se necesita el proyecto - por qué la organización debe involucrarse - los objetivos del proyecto - cómo se lograrán los objetivos Personal que participará y su experiencia - beneficiarios (quiénes, dónde, cómo, cuántos) - presupuesto - impacto Firmantes - Lista de personas que podrían firmar la solicitud, como por ejemplo Es importante guardar el documento en una carpeta, junto con otra información, como informes anuales, cuentas, estudios de caso, resúmenes ejecutivos para proyectos y recortes recientes de diarios y revistas. La mejor manera de comunicarnos con algunos tipos de donantes quizás no sea la manera adecuada para usar con otros. La tabla siguiente nos ayuda a llevar a cabo lo que a veces se denomina un análisis de la situación. Nos mostrará la mejor manera de comunicarnos con diferentes tipos de donantes. Los renglones representan posibles donantes. Las columnas representan diferentes maneras de comunicarnos. Debemos marcar con X las celdas que correspondan. Por ejemplo, una buena manera de comunicarnos con una iglesia puede ser organizar una reunión, mientras que una carta sería menos apropiada. Cuadro No. 12. Método de comunicación con los donantes Fuente: Blackman, 2004, p. 43 Una vez se haya decidido a qué donantes se acercarán y cómo se comunicarán con ellos, se necesita desarrollar una estrategia particular de recaudación de fondos para cada fuente de financiamiento. Los planes deben cubrir los diez años siguientes y deben tener propósitos resultados, actividades y presupuesto. Una vez que se ha identificado la estrategia de recaudación de fondos, se debe planificar el trabajo de recaudación. Se debe armar un cronograma de actividades (conocido también como tabla de Grantt) para asegurar que el trabajo esté repartido a lo largo del año.

17 Piensen en la manera en que encajan las estrategias para cada fuente de financiamiento en cuanto a tiempo y recursos. Tenemos la capacidad para llevar a cabo todas las actividades en el año 1, o necesitamos ajustar las estrategias? Hay determinadas épocas durante el año en que algunas de las actividades deben llevarse a cabo? Piensen en otras actividades relacionadas con la recaudación de fondos. Por ejemplo, quizás se quiere solicitarle a un donante el financiamiento de un recaudador de fondos a tiempo completo. Esto hará que el trabajo de recaudación de fondos funcione mejor más adelante. Quizás se decida invertir en la búsqueda de voluntarios para hacer el trabajo de recaudar fondos. Quizás se quiera asistir a conferencias sobre recaudación de fondos o tener reuniones importantes con los líderes de la organización. Cuadro No. 13. Cronograma recaudación de fondos. Fuente: Blackman, 2004, p. 44 La época que se elige es importante. Piense con cuidado cuándo dirigirse a los donantes. Por ejemplo, algunos donantes institucionales tienen una fecha límite para recibir solicitudes. Conviene evitar las siguientes épocas: Épocas de vacaciones, cuando los donantes pueden estar ausentes. Épocas de mucho trabajo para donantes, como las épocas de cosecha o final del año fiscal. Implementación y evaluación de la estrategia Antes de implementar la estrategia, se debe pensar en cómo evaluará el trabajo. Esto nos dará la capacidad de saber si el trabajo ha sido de provecho. También ayudará a aprender de los errores y mejorar el trabajo de recaudación en el futuro. Durante el curso del trabajo de recaudación, se debe asegurar de tener el apoyo constante por parte del liderazgo de la organización. Se debe tener reuniones regulares con todos los miembros del personal que participen en la recaudación de fondos con el fin de revisar el progreso. Es valioso realizar las siguientes actividades: La mayoría de los donantes tiene que atender muchas solicitudes y no debe sorprendernos que algunos nunca nos respondan. Algunos simplemente nos dirán que han recibido la solicitud, mientras que otros se pondrán en contacto para solicitar más información. Si nos dicen que no tienen interés en financiarnos, debemos tratar de averiguar la razón. Esto nos ayudará a aprender y a mejorar nuestro enfoque a la recaudación de fondos. En algunas culturas, no significa no. Por lo tanto, si un donante a quien nos acercamos nos dice que no está dispuesto a donar dinero a nuestra organización, no vale la pena volver a solicitarlo más adelante. Sin embargo, en otras culturas no puede significar no en este momento, y quizás sea muy aceptable volver a acercarnos en otro momento en que quizás podamos recibir una respuesta positiva. Qué significa no en nuestra cultura? Varía según el tipo de donante? Si la respuesta es no, a cuáles donantes podemos volver a acercarnos y a cuáles no? Es muy conveniente comenzar un archivo de recaudación. Este archivo guardará los registros de todos los contactos que hemos tenido con posibles donantes para que podamos mantenernos al tanto del trabajo de recaudación que

18 está realizando nuestra organización. Esto tiene una importancia fundamental, especialmente para organizaciones que no emplean a un recaudador de fondos sino que, de vez en cuando, distintos miembros del personal llevan a cabo las actividades de recaudación. El archivo de recaudación de fondos ayudará a evitar la repetición innecesaria de actividades y hará posible que los miembros del personal sepan a qué donantes la organización ya ha contactado con anterioridad. También servirá de recordatorio para que los recaudadores de fondos que están muy ocupados hagan el seguimiento de donantes cuando sea necesario. El archivo de recaudación se puede usar para escribir notas acerca de los encuentros de recaudación, además de dar seguimiento a las solicitudes escritas. Se deben agregar al archivo notas relativas a cualquier tipo de contacto con donantes. Cuadro No. 14.Formato archivo de recaudación de fondos. Fuente: Blackman, 2004, p. 48 Es muy valioso revisar regularmente el archivo de recaudación de fondos con el fin de pensar en lo que está funcionando bien y mejorar aspectos del trabajo que no están funcionando bien. Hay varias maneras diferentes de medir los logros de la recaudación de fondos. Es importante medir los logros para que podamos seguir mejorando nuestra estrategia a medida que incorporamos lo que vamos aprendiendo. Por ejemplo, quizás descubramos que en nuestra región la recaudación de fondos en iglesias rinde mucho más que la recaudación entre personas individuales. Quizás cambiemos nuestra estrategia y pasemos más tiempo promoviendo nuestra causa en iglesias y menos tiempo en la calle. Algunas formas de medir los logros: Numero de contactos nuevos que se han establecido: esto se puede medir mediante el cálculo de los nuevos registros que se encuentran en nuestra base de datos. Cantidad de dinero recaudado: esta es una medida simple de los fondos recaudados cada año. Esto se puede comparar con los fondos recaudados en años anteriores. Debe tomarse en cuenta la inflación. Proporción o rendimiento de la recaudación de fondos: esta proporción compara los fondos recaudados con los costos de recaudación. Nos dice cuántos dólares recaudamos por cada dólar que invertimos. Podemos usar este cálculo para nuestro trabajo general de recaudación y compararlo con los logros de años anteriores. También podemos incentivar el rendimiento en diferentes tipos de financiamiento. Suma recaudada Proporción de recaudación= Costos de recaudar los fondos Nivel de respuesta: esto mide los logros de la correspondencia de nuestra recaudación. Compara, por ejemplo, la cantidad de cartas enviadas y la cantidad de respuestas que se generaron. O la diferencia entre la cantidad de personas que asistió al concierto y la cantidad de donaciones que se recibieron. El nivel de respuesta se expresa en un porcentaje: Cantidad de respuesta % nivel de respuesta= x 100 Cantidad de personas contactadas

19 Donación promedio: esta medida, si se hace mensual o anualmente, se puede usar para medir los logros de la recaudación de fondos a través del tiempo. Muestra el éxito que tuvo nuestra estrategia, quizás dándole a donantes actuales confianza en nuestra causa y animándolos a dar más dinero, o centrándonos en donantes que pueden dar donaciones grandes. Debido a que las sumas otorgadas varían mucho si se trata de ONGs o donantes gubernamentales y si se trata de personas individuales, la medida cobra mayor significado si el cálculo se hace para los dos tipos de donantes por separado. Total recaudado Donación promedio= Número total de donantes Por último, una estrategia efectiva de gestión de recursos depende que las organizaciones no gubernamentales (ONG) tengan un carácter de empresas sociales rentables, es decir, que sus procesos administrativos, financieros y contables sean fiables y eficientes. Esto garantizará la ejecución transparente de los recursos a los donantes y además, permitirá que al interior de las organizaciones se mejoren los procesos de planeación estratégica que Contabilidad y teneduría de libros en las ONGs Se denomina teneduría de libros a la técnica de recopilar información originada de los negocios, clasificarla, sintetizarla y luego anotarla en registros especiales llamados libros de contabilidad. En la actualidad los libros de contabilidad prácticamente no existen como tales, sino que toman la forma de registros mantenidos en CD, DVD, dispositivos de almacenamiento digital externos, MP3 o dispositivos similares, pese a lo cual mantienen su nombre originario de libros. Los procedimientos para la teneduría de libros, para hacer los registros en ellos y para mantener la pista (trazabilidad) de las transacciones comerciales permiten luego la elaboración de los tres estados financieros básicos que existen en el mundo de las empresas y que son conocidos como Balance General, Estado de Pérdidas y Ganancias (también llamado Estado de Resultados) y el Estado de Flujo de Efectivo. Prácticamente todos los procedimientos de teneduría de libros han sido sistematizados y, en la mayoría de los casos, pueden ser llevados con la ayuda de un ordenador. La teneduría de libros es una parte muy importante del proceso contable que va más allá del registro de la información económica, ya que comprende también el resumen y presentación de la información en una forma que permita y facilite la toma de decisiones dentro de la ONGs (Label y de Leon, 2010, p ) Los Estados financieros básicos Los estados financieros son los documentos que debe preparar una organización con ánimo de lucro o sin ánimo de lucro (ONGs) al terminar el ejercicio contable con el fin de conocer la situación financiera y los resultados económicos obtenidos en las actividades a lo largo de un periodo. En ese sentido los estados financieros básicos incluyen el balance general, el estado de ingresos y gastos y el estado de flujos de efectivo.

20 Figura No. 14. Estados Financieros Fuente: Elaboración Propia a partir de la información de, Label y de Leon, El balance general: es el estado que presenta los activos que las ONGs (definidos como los bienes y derechos que le permitirán ingresos actuales o futuros) y los pasivos (definidos como pasivos exigibles; esto es, las deudas y compromisos que la ONGs ha contraído con terceros). El estado de ingresos y gastos: muestra, por una parte, todos los ingresos que la ONGs ha recibido en el periodo cubierto por dicho estado, como también los gastos en que ha incurrido en ese mismo lapso para obtener esos ingresos. Si se toma el total de los ingresos y se restas el total de los gastos, se llega al resultado del ejercicio, que puede ser un beneficio o una perdida. El resultado de flujo de efectivo: muestra con qué cantidad de efectivo se iniciaron las operaciones, qué cobros y pagos se efectuaron durante el período y cuánto es el efectivo remanente al finalizar el mismo [ ]. Ninguno de estos estados financieros, de forma aislada, puede contar la historia de la ONGs en su conjunto. Tenemos que aprender a leer, entender y analizar estos estados en su conjunto para poder tomar cualquier tipo de decisión en la ONGs. Además de los estados financieros, debemos conocer el sector en el cual opera la ONGs y la situación económica en general (Label y de Leon, 2010, p. 26). Finalmente, los estados financieros en las ONGs son determinantes para la toma de decisiones sobre el fortalecimiento institucional y el crecimiento de la organización por parte del equipo administrativo y la Junta Directiva y/o Comité de Dirección. En ese sentido, sino se cuenta con información contable adecuada, este tipo de decisiones sería muy difícil, incluso imposible de tomar. Régimen tributario de las ONGs En la mayoría de los países las leyes han establecido exenciones tributarias a favor de las ONGs. El estado, al establecer una política de beneficios tributarios a las organizaciones sin fines de lucro, está colocando al sujeto, o a la actividad destinataria de la misma, en una situación de privilegio con fines esencialmente extrafiscales, los cuales se traducen en las expresiones de interés público, beneficio público y de bienestar de la comunidad. La posibilidad para colocar a la organización en una situación de privilegio seda en función de los excedentes por ellas generados se destinan a la realización de dichos objetivos que contribuyen la razón de ser de las entidades. Los ingresos tributarios que normalmente pertenecen al Estado, pero que los deja percibir, se dejan en poder de las organizaciones sin fines de lucro bajo el supuesto de que éstas emplearán tales recursos en las actividades de beneficio a la comunidad y como una forma de coadyuvar el logro de las políticas económicas y sociales del Estado (Jaramillo, 2010, p ). Informes de Gestión El informe es un escrito destinado a ser utilizado por más de un lector, preparado generalmente a requerimientos, elaborado conforme a un plan y destinado a permitir la comprensión de situaciones complejas y la toma de decisiones