Manual de usuario CRM Brill Pharma S.L versión

Transcripción

1 Manual de Usuario Brill Pharma CRM El nuevo CRM de Brill Pharma es un CRM web, accesible por lo tanto desde cualquier dispositivo conectado a internet. Tiene una plantilla responsive auto-adaptable a cualquier tipo de dispositivo PC, tableta y Smartphone. Para acceder simplemente tenemos que teclear en nuestro navegador la siguiente dirección: crm.brillpharma.com Es preciso disponer de identificador de usuario y contraseña. Módulos Los módulos son todos los apartados por los que podemos navegar mediante el menú principal. Están distribuidos en grupos como se puede apreciar en la imagen. Así, por ejemplo, desde el grupo fichero podemos acceder a los módulos de Cuentas (farmacias, hospitales, clínicas, ), Contactos (médicos, enfermeras, farmacéuticos, ), y Mayoristas. En el grupo todo se encuentran, tal y como su nombre indica, todos los módulos a los que tenemos acceso. 1

2 Módulos Vistas Las vistas son las pantallas o presentaciones que tiene cada módulo. Vista de lista: En esta vista encontraremos todos los registros de este modulo presentados en diferentes filas. Podremos visualizar aquellos para los que tengamos permisos. Búsqueda Básica: Con este buscador podréis filtra por uno a más campos de los que aparecen. Estas búsquedas quedan guardadas por defecto así que si queréis realizar una nueva aseguraros de limpiar la búsqueda y volver a buscar. Ilustración 1. Vista lista módulo "cuentas" (Búsqueda Básica) *Si no recordais o no sabeis exactamente el nombre de la cuenta podeis incluir en el campo el símbolo %nombre%. De este modo os búscara todas las cuentas que en su nombre contengan la palabra escrita entre los símbolos de %. 2

3 Búsqueda Avanzada: El funcionamiento es igual que en la búsqueda básica pero con más campos con los que filtrar. Ilustración 2. Vista lista módulo Cuentas (Búsqueda avanzada) Una vez hecho los filtros necesarios podemos acceder al registro deseado. En este caso al tratarse del módulo Cuentas podremos acceder a la vista de detalle o edición de las cuentas siempre que tengamos permiso para ello. A la vista detalle podemos acceder haciendo clic en el nombre de la cuenta que se muestra de color azul. (Véase el apartado Vista de detalle) Desde aquí también podemos acceder a la vista edición haciendo clic en el icono del Lápiz (Véase el apartado Vista edición) 3

4 Vista de detalle: Crear nuevo registro (en este caso seria una nueva cuenta) Navegación de registros. Muestra el registro anterior o el siguiente de los mostrados en la Vista lista Nombre del registro Información del registro Sub-paneles Muestra todos los registros de otros módulos relacionados con el registro seleccionado (FCIA. CLAPES COLLANTES). En el caso de una cuenta muestra todos sus Pedidos, sus Contactos, las Actividades (visitas, reuniones y llamadas programadas), el Historial (visitas y reuniones realizadas y e- mails enviados y Documentos (Alta de cliente, ) 4

5 Vista edición: Esta es la vista que utilizamos para crear o modificar un registro, sea del módulo que sea siempre y cuando tengamos permiso para hacerlo. Vista edición: Desde esta vista añadiremos o modificaremos la información del registro. Una vez hecho hacemos un clic en GUARDAR. (En cualquiera de los dos botones). Si por lo contrario no queremos guardar el registro hacemos clic en CANCELAR. (En cualquiera de los dos botones). Ilustración 3. Vista edición módulo "Pedidos" 5

6 Cómo accedemos a la vista de edición? Siempre que tengamos permiso para editar un registro podremos acceder a de dos modos: 1. Desde la Vista lista hacemos clic icono del Lápiz. 2. Desde la Vista detalle, hacemos clic en el botón Editar. 3. Desde el cualquier Dashet de la pagina inicial mediante el icono Lápiz. 6

7 Acciones Realizar pedido 1. Desde módulo Pedidos. Accedemos por el menú principal Acciones à Pedidos Pedidos à Crear 2. Desde módulo Cuentas. Accedemos por el menú principal Fichero à Cuentas à Seleccionamos la cuenta correspondiente. 7

8 Una vez en la vista detalle de la cuenta pretendida: Cuenta à Nuevo REGISTRAR PEDIDO PASO A PASO 1. Indicar nombre y tipo de pedido. 2. Indicar forma de pago. 8

9 3. Seleccionar la cuenta. Si es Preciso también podemos relacionar un contacto. Seleccionar desde el campo desde el buscador emergente clicando la flecha. Buscador para filtrar cuentas según Nombre, CP, Provincia, Usuario, Una vez hecha la búsqueda se muestran la coincidencias en forma de lista. Para añadir la cuenta deseada al pedido solo hay que hacer clic en el nombre de la cuenta. Una vez seleccionada la cuenta el pedido recoge todos los datos de la cuenta como la calle, población, CP, provincia, CIF, etc. (siempre que esta información este en la ficha de la cuenta en cuestión). 9

10 4. Agregamos las líneas de productos. Al hacer clic en Agregar Línea de Producto se desplegará el siguiente formulario con los campos: Cantidad, Nro de Parte (Código Nacional), Lista (Precio unitario del producto sin descuentos ni IVA), Descuento % (Cada producto tiene un descuento máximo y si ponemos un valor superior a este aparecerá un aviso con el descuento máximo, al aceptar este aviso se autocompletará el pedido con dicho valor máximo), Unidad (precio unitario una vez aplicado el descuento) Cantidad de IVA (Valor de IVA por línea de producto) IVA del producto (Por defecto sale el IVA adecuado para cada producto en el territorio peninsular; puede ser modificado por los comerciales de Canarias que necesiten cambiar el IVA por el IGIC) y Total (Valor Venta Neta por línea de producto, con el descuento aplicado y sin el IVA). *En Descripción y Nota no pondremos nada. Podemos agregar más de una línia haciendo clic en Agregar Línea de Producto. Cada línea de producto la usaremos para un producto diferente. Ejemplo si vendemos: 10 Hylo Comod con un 15% de descuento 10 Hylo Gel con un 15% de descuento 10 VitaPos con un 15% de descuento 24 La Brill Urea 500 ml con un 17% (Oferta ) 10

11 Una vez rellenado el Pedido, hacemos clic en GUARDAR. Una vez en guardado nos ofrecera la vista: A. Accesemos directamente al Detalle del Pedido (Si hemos realizado el pedido desde el módulo Pedidos ). Si detectamos algun error en nuestro pedido podremos editarlo siempre que no haya sido aprobado mediante el botón EDITAR. B. Detalle detalle de la cuenta (Si hemos realizado el pedido desde la ficha de la cuenta del módulo Cuentas. Para ver el detalle del pedido solo tenemos que hacer clic en el nombre correspondiente del pedido. 11

12 Pedidos directos: CONDICIONES DE PEDIDOS Para poder cursar un pedido directo la condición mínima es de 250 netos, como guía esto es lo mismo que 30 unidades surtidas, aunque dependerá del PVL del producto. La excepción serán los expositores que figuran en otro apartado específico. Los pedidos de más de 750 tienen que estar autorizados por DCF. Los pedidos directos deben realizarse a cuentas con Código Boifabri, si queremos realitzar un pedido directo a una cuenta que no disponga de este código deberemos rellenar la hoja de Alta de cliente y adjuntarla posteriorment en la ficha de dicho cliente. Ver apartado Alta de cliente. Plazos de pago: Para todos los clientes el plazo de pago es de 30 días. Este es el plazo habitual. Condiciones comerciales: Plazo de pago habitual è 15% de descuento máximo aplicado en cada línea de producto. Plazo de pago habitual más 30 días è 10% de descuento en línea máximo aplicado por línea. Cualquier excepción de esta regla será aprobada por el área manager de cada vendedor, en el pedido tiene que estar puesto autorizado por el área manager. Pedidos transfer: Estos pedidos tienen un descuento máximo por línea del 10% por un mínimo de 6 unidades y un máximo de 15 unidades. Se pueden cursar por todos los mayoristas que trabajamos y que son los adjuntos. 12

13 MAYORISTAS COFARES COFEX COOP. FTCA. EXTREMEÑA ALLIANCE HEALTHCARE, S.A. ZARAGOZA NOVALTIA S. COOP. ZARATAMO REGULADORA DE COMPRAS MEDITERRANEO COOP. FCTA. CANARIA FEDERACIO FARMACEUTICA S.COOP. C.L COOPERATIVA FARMACÉUTICA NAVARRA, S CECOFAR S.C COOP. FTCA. LEONESA. COFARLE COOPERATIVA D'APOTECARIS S.C.L. CENTRO FARMACEUTICO DEL NORTE S.A. COOP. FTCA. ASTURIANA. COFAS COFARTA TALAVERA DE LA REINA COOP. FTCA. DE TENERIFE. COFARTE HERMANDAD FARMACEUTICA GRANADINA S. RIOFARCO. COOPERATIVA FARMACÉUTICA COOPERATIVA FARMACÉUTICA DE JAEN, S COFANO - COOP. FTCA. DEL NOROESTE COOPERATIVA FARMACEUTICA ABULENSE CENTRO FARMACEUTICO S.L. COOP. FARMACEUTICA DE ZAMORA/ VALLA NOVALTIA S. COOP. ZARAGOZA HERMANDAD FARMACEUTICA ALMERIENSE COFARAN. COOP. FTCA. ANDALUZA SDAD. COOP. FTCA. SALMANTINA COOP. FTCA. XEREZANA. XEFAR COFARCIR SC COFAGA - COOP. FTCA. GALLEGA, S.C.L COOP. FTCA. MENORQUINA DISTRIBUIDORA FARMACEUTICA DE GUIPUZCOANA COOP. FTCA. CONQUENSE. COFARCU Al lado del mayorista tiene que figurar en la ruta/numero cliente/etc., Situaciones especiales de nuevos lanzamientos: La Brill Urea 5+1 y sus múltiplos (17% de descuento) La Brill Solar 4+1 y sus múltiplos (20% de descuento) Promoción cruzada 20 La Brill Urea con descuento 0 con 5 de La Brill Solar descuento 100% Promoción cruzada 5 La Brill Urea con descuento 0 con 1 de La Brill Solar descuento 100% En la Gama La Brill se pueden tramitar pedidos con mínimo 24 unidades. Si existe menos cantidad tendrá que cumplir los 250 con los descuentos de la promoción La Brill. EXPOSITORES: Se consideran como venta directa. Política de venta 10% y condiciones habituales de pago. Cada expositor tiene un número de expedición. Se manda para facturar como mercancía entregada. 13

14 Tramitar Pedido 1. Accedemos al Pedido haciendo clic en el nombre del pedido en color azul. Opciones de acceder: A. Desde la Vista lista del módulo pedidos. B. Desde el sub-panel de la cuenta C. Desde el Dashet Pedidos o similar de la página inicial 14

15 Una vez situados en el pedido a tramitar, hacemos clic en el Botón Editar. 1. Cambiamos el estado de aprobación a Aprobado o No aprobado. *Si aprobamos el pedido pasamos al punto 3 sino seguimos el punto Si el Pedido resulta No aprobado indicamos el motivo en el campo Incidencias de aprobación. 3. Una vez hechos los cambios correspondientes y hacemos clic en GUARDAR. 15

16 4. Enviar mail. Una vez guardados los cambios el programa nos devuelve a la Vista detalle. Allí seleccionamos la punta de flecha hacia abajo situada al lado del botón editar. Se nos abrirá un desplegable donde seleccionaremos Enviar Cotización por Al clicar Enviar Cotización por aparecerá el siguiente menú. Aquí escogeremos la plantilla de según el tipo de pedido. Pedido directo Al hacer clic en Pedido directo el CRM carga directamente el mail del cliente en PARA y el de Biofabri S.L (pedidosbrill@biofabri.es) y el de pedidos de Brill Pharma S.L (pedidos@brillpharma.com) en CCO. 16

17 Pedido transfer Al hacer clic en Pedido directo el CRM carga directamente el de la cuenta en PARA y el del mayorista y el de pedidos de Brill Pharma S.L (pedidos@brillpharma.com) en CCO. * En el caso de tener que relacionar el pedido directo o transfer con alguna otra cuenta lo haríamos del siguiente modo: Hacemos clic en el desplegable Relacionado con situado en la esquina superior derecha. 17

18 Alta de Cliente El alta de cliente es aquel trámite que utilizamos para formalizar un contrato entre una Farmacia y Brill Pharma S.L para poder realizar operaciones de venta sin tener que pasar por un mayorista (Pedido directo). La forma de saber si una cuenta ya esta dada de alta como cliente directo es fijarnos si dicha cuenta (Farmacia) tiene Código Biofabri. Cómo lo podemos ver? 1. Durante el registro de un Pedido al seleccionar la cuenta veremos si el campo Código Biofabri se encuentra vacío o tiene ya un código que lo identifica como cliente directo. 2. En la Vista Detalle de una cuenta. 3. En la Vista Lista del módulo cuentas. 18

19 Cómo realizaremos una nueva alta? Requisito: Para realizar una alta cliente primero debemos tener la cuenta correctamente registrada en nuestra base de datos del CRM. Lo comprobamos siempre realizando la búsqueda en Fichero à Cuentas (Ver apartado Vistas - Vista de Lista) En el caso que la cuenta no exista habrá que crearla siguiendo los siguientes pasos: Fichero à Cuentas à Crear Una vez en la Vista Detalle de la cuenta: Adjuntar el archivo de alta cliente en el subpanel Documentos de la ficha de la cuenta. Hacemos clic en nuevo y aparece el formulario siguiente Clic en Seleccionar archivo y aparece la ventana donde seleccionar el archivo que queremos adjuntar. Una vez seleccionado clic en seleccionar. *En el caso de realizar este proceso con un teléfono o tableta con cámara fotográfica puedes subir el archivo directamente desde esta. 19

20 Una vez subido el archivo aparecerá en la pantalla con su nombre y extensión.pdf,.jpg, etc. En el caso que el nombre no sea clarificador para identificar el archivo cambiaremos el campo Nombre de Documento por un nombre del tipo : Alta + Nombre de cuenta Para finalizar seleccionaremos el tipo Alta cliente. Para finalizar hacemos clic en Guardar. 20

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