Flota Occidental AFILIACIÓN DE SEGURIDAD SOCIAL DE LOS EMPLEADOS

Transcripción

1 Página: 1/5 1. OBJETIVO Y ALCANCE Garantizar la correcta afiliación, traslado y/o desvinculación de los empleados a las diferentes entidades de salud, ARL, AFP, Cajas de Compensación familiar. 2. DEFINICIONES AFILIACIÓN: Acto administrativo mediante el cual se incluye al colaborador en el Sistema de Seguridad Social (en el ámbito de aplicación del mismo). CAJAS DE COMPENSACIÓN: Son corporaciones privadas de seguridad social, sin fin de lucro, que crean y administran prestaciones destinadas al desarrollo y bienestar de la familia. AFP: Administradores de Fondos de Pensiones. ARL: Administradores de Riesgos Laborales. FOSYGA: Fondo de solidaridad y garantía, adscrita al Ministerio de Protección Social. BDUA: Base de datos única de afiliados. SISPRO: Sistema Integral de información de la protección social. COLPENSIONES: Administradora Colombiana de Pensiones. 3. GENERALIDADES Para garantizar la continuidad en la entidad de salud en empleados nuevos: se debe consultar en consultas-bdua-afiliados-digitando el número de la cédula del empleado. Esta información debe coincidir con la reportada por el empleado al momento de ingresar, en caso contrario se debe comunicar con el asesor de la entidad registrada en la BDUA. Para garantizar el cubrimiento de la ARL desde el momento de la vinculación se debe afiliar un día antes de ingresar a labores. Se anula en caso de cambiar la fecha de vinculación. Las anulaciones son dentro de las primeras 24 horas. Para garantizar la continuidad en el fondo de pensión en empleados nuevos: se debe consultar en consultas-ruaf-reportes detallados-digitando el

2 Página: 2/5 número de la cédula del empleado. Esta información sirve para verificar la ARL, AFP, Caja de Compensación y el tipo de régimen en el que ha cotizado. En el caso que el colaborador sea pensionado del régimen especial colombiano, los aportes a salud se harán al FOSYGA. Como parte de la contratación se debe ingresar inmediatamente en los aplicativos XENCO, ATLAS y los respectivos códigos de identificación de las diferentes entidades y para así garantizar el pago de los aportes correctos. La afiliación en la caja de compensación se puede realizar por vía web, utilizando la guía de afiliación trabajadores y beneficiarios. 4. PROCEDIMIENTO 4.1 SALUD Afiliación: 1- Llamar al asesor de la entidad a la cual se vinculará. 2- Diligenciar el formato de afiliación. 3- Dejar la copia. 4- Radicar dentro del mismo mes. 5- Archivar en el expediente del empleado Traslados: 1- El trabajador debe enviar por escrito la necesidad de traslado de EPS indicando a cual pertenece y para cual solicita el traslado. Esto se debe hacer en los cinco primeros días del mes. Realizar la afiliación siguiendo el paso Al recibir la respuesta por escrito de la EPS en el sistema XENCO se hace el anuncio traslado. 3- Al mes siguiente se realiza el cambio del código de EPS en el sistema XENCO para para seguir realizando los aportes a la nueva EPS a la cual se traslado el empleado Inclusiones de beneficiarios: para personas solteras pueden afiliar (padres), para personas con cónyuge pueden afiliar (pareja e hijos). 1- Entregar al asesor los documentos de identidad de los beneficiarios. 2- Diligenciar con el asesor el formato de inclusiones.

3 Página: 3/5 4.2 ARL Afiliación 1- Ingresar a la página 2- Afiliación ARL. 3- Certifico. 4- Ingresa el usuario y la clave de la empresa. 5- Ingreso de trabajadores. 6- Diligenciar registro. 7- Marcar el tipo de riesgo según el cargo (0.35 Administrativos, 4.35-(Conductores, Auxiliares de Servicio al Cliente, Jefe de Mantenimiento). 8- Tipo de salario. 9- Afiliar. 10- Generar certificado. 11- Imprimir. 12- Guardar en el expediente del trabajador. 13- Solicitar carné de ARL y entregar al trabajador. 4.3 AFP Afiliación - para empleados nuevos que nunca han cotizado a un fondo de pensión: 1- Ingresar a la página 2- Comunicarse con el asesor de la entidad del fondo. 3- Realizar el ingreso. 4- Guardar la copia en el expediente del trabajador Para empleados que ya vienen cotizando a un fondo de pensión se solicita el certificado de afiliación al fondo. Nota: Si el trabajador se encuentra afiliado al fondo Colpensiones se debe diligenciar el formulario de afiliación y anexar copia de la cedula enviarlo a Colpensiones para radicar la novedad. 4.4 CAJA DE COMPENSACION FAMILIAR Afiliación: 1- Diligenciar el formulario de afiliación e incluir los beneficiarios del empleado. 2- Anexar los documentos respectivos según el caso (padres, esposa, hijos, hijastros, hermano con discapacidades o huérfanos). 3- Enviar este a la respectiva Caja de compensación para su radicación.

4 Página: 4/5 Nota: Los documentos ha anexar son: Empleado: fotocopia de la cedula de ciudadanía. Padres: fotocopia de la cedula de ciudadanía en caso de tener 60 años en adelante se deben anexar cerificado de supervivencia y certificado de que no reciben pensión. Esposa: fotocopia de la cedula de ciudadanía. Hijos: registro de nacimiento. Hijos de 12 años, certificado de estudios. Hijos de 7 años en adelante, tarjeta de identidad RETIROS: 1- Diligenciar el formato de retiro de la caja de compensación familiar. 2- Enviarlo para su radicación al mes inmediatamente siguiente. 5. CONTROL DE CAMBIOS ENTRE LA VERSIÓN ANTERIOR Y LA ACTUAL Numeral Adición (A) o (S) Texto Modificado /Párrafo/Figura/Tabla/Nota Suspensión COLPENSIONES: Administradora 2. DEFINICIONES A Colombiana de Pensiones. 2. GENERALIDADES A+S Las anulaciones son dentro de las primeras 24 horas. En el caso que el colaborador sea pensionado del régimen especial colombiano, los aportes a salid se harán al FOSYGA. Como parte de la contratación se debe ingresar inmediatamente en los aplicativos XENCO, ATLAS y las entidades correspondientes en las afiliaciones, y los respectivos códigos de identificación de las diferentes entidades para garantizar el pago de los aportes correctos Afiliación A Hijos de 12 años, certificado de estudios. Hijos de 7 años en adelante, tarjeta de identidad.

5 Página: 5/5 6. ANEXOS Guía de Afiliación Trabajadores y Beneficiarios XXXX 7. RESPONSABILIDADES RESPONSABLE Auxiliar de Gestión Humana Jefe de Gestión Humana RESPONSABILIDADES 1. Vincular adecuadamente a todos los empleados a las diferentes entidades de seguridad social. 2. Garantizar las inclusiones del empleado y de los beneficiarios a las entidades de salud y cajas de compensación. 3. Garantizar la actualización de los aplicativos Atlas, XENCO y la página web con las novedades del personal. 1. Supervisar constantemente que se estén haciendo adecuadamente las disposiciones de este procedimiento para garantizar el cubrimiento oportuno de todos los empleados en el sistema de seguridad social. REVISADO POR: Auxiliar de Gestión Humana APROBADO POR: Jefe de Gestión Humana APROBADO POR: Gestión Gerencial