Instructivo Registro Horas Curso de Conducción

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1 Página: 1 de 17 APROBACIONES Elaborado por: Edwin Redondo Barrios Aprobado por: Alberto Quevedo Barragán Cargo: Grupo de Pruebas Cargo: Jefe de procesos funcionales Revisado por: Olga Nieto Fecha de elaboración: Cargo: Administradora de Pruebas Fecha de aprobación: CONTROL DE CAMBIOS Versión Fecha de Elaboración Descripción de las Modificaciones Numeral del documento modificado Elaboración inicial del documento NA 1 SG.I. 83 Registro horas Curso de Conduccion V1.doc Uso Público

2 Página: 2 de 17 TABLA DE CONTENIDO 1. OBJETIVO 3 2. ALCANCE 3 3. DESCRIPCIÓN 3 4. REGISTRO DE HORAS DE CURSO DE CONDUCCIÓN 5 2 SG.I. 83 Registro horas Curso de Conduccion V1.doc Uso Público

3 Página: 3 de Objetivo El objetivo principal de este documento es proveer una guía detallada a los usuarios autorizados del sistema HQ-RUNT, para registrar horas de curso de conducción y generar el certificado. 2. Alcance Inicia con la selección de la funcionalidad en el aplicativo HQ-RUNT Registro de horas de curso de conducción y termina con el resultado de la consulta en formato PDF. 3. Descripción A continuación se detalla el procedimiento a seguir para realizar una solicitud de Registro Horas Curso, la cual está asociada a un solicitante y a un resultado. Es importante tener en cuenta que: La presentación de los procedimientos está en el mismo orden en el cual el menú se visualiza dentro de la aplicación HQ-RUNT. Los campos de color salmón que aparecen dentro de cada una de las pantallas, son obligatorios, el no ingreso de información en los mismos, genera un mensaje informativo y no permite continuar con el proceso. La descripción de este proceso inicia después que el usuario del sistema RUNT, que se encargará de la realización del trámite o solicitud, se encuentra autenticado, es decir ha registrado su usuario, contraseña y huella digital (Instructivo Ingreso Aplicativo HQ-RUNT). El símbolo antepuesto a un campo indica que el campo es de doble digitación. Si el campo no coincide, luego de digitar la información dos veces, cambia a color rosado Si las dos digitaciones coinciden, el campo cambia a color verde 3 SG.I. 83 Registro horas Curso de Conduccion V1.doc Uso Público

4 Página: 4 de 17 En los campos de fecha, se presenta el ícono que permite buscar una fecha. Dé clic sobre este ícono y el sistema despliega una ventana con el mes actual. Con los botones y puede desplazarse un mes adelante y atrás. Con los botones y puede desplazarse un año adelante y atrás. Al dar clic sobre la fecha deseada, el sistema transfiere la información al campo desde el cual se hizo el llamado. 4 SG.I. 83 Registro horas Curso de Conduccion V1.doc Uso Público

5 Página: 5 de Registro de horas de Curso Paso 1 Ingrese al menú principal y seleccione la opción Incorporar Autorizaciones / Certificaciones. 5 SG.I. 83 Registro horas Curso de Conduccion V1.doc Uso Público

6 Página: 6 de 17 Dé clic en la opción Registro de Información 6 SG.I. 83 Registro horas Curso de Conduccion V1.doc Uso Público

7 Página: 7 de 17 Dé clic en la opción Registro de horas de curso El sistema despliega la siguiente pantalla 7 SG.I. 83 Registro horas Curso de Conduccion V1.doc Uso Público

8 Página: 8 de 17 Datos del Formulario Fecha de la Clase: En este campo se selecciona utilizando el calendario o en su defecto digitando la información con formato (dd/mm/aaaa y HH:mm), correspondiente a la fecha registro horas de asistencia al curso que desea consultar. Instructor Seleccione de la lista que se despliega, el instructor que dictó la clase y que desea consultar. Registrar: Si se elige esta opción, HQ-RUNT consulta la información asociada al curso y muestra una pantalla para el registro de las horas Buscar: Si se elige esta opción, HQ-RUNT consulta la información del curso dictado por el instructor en la fecha dada. Para este caso, es obligatorio diligenciar la información de filtros de búsqueda. Esta opción permite modificar un registro de asistencia realizado con anterioridad. Nota: Esta funcionalidad permite realizar el registro de horas nuevas impartidas a las diversas personas inscritas, o realizar la consulta y/o modificación de horas históricas registradas en el sistema. Al seleccionar la opción Registrar el sistema genera la siguiente pantalla. 8 SG.I. 83 Registro horas Curso de Conduccion V1.doc Uso Público

9 Página: 9 de 17 Si selecciona Registro de asistencia al curso de conducción debe continuar con el paso 2. Si selecciona Generación de certificado por no cumplimiento de días mínimos para la generación del certificado debe continuar con el paso 5. Paso 2 El sistema despliega la siguiente pantalla: Datos Asistencia al Curso Instructor: Campo obligatorio. Seleccione de la lista el instructor asociado al curso. 9 SG.I. 83 Registro horas Curso de Conduccion V1.doc Uso Público

10 Página: 10 de 17 Fecha asistencia curso: En este campo se selecciona utilizando el calendario o en su defecto digitando la información con formato (dd/mm/aaaa y HH:mm), correspondiente a la fecha asistencia al curso que desea registrar. Se debe incluir la hora. La información aquí ingresada debe ser posterior a la fecha y hora de inscripción del alumno al curso de conducción Categoría: Campo obligatorio. Lista de selección. Este campo es filtrado acorde con las categorías en las cuales está autorizado impartir instrucción el CEA y el instructor; corresponde a una lista de selección en la cual el usuario ingresa la categoría para la cual se registra horas del curso de conducción. Filtrar: Diligencie los campos Instructor, Fecha asistencia curso y Categoría. Dé clic al botón, el sistema habilita los campos específicos relacionados con las horas a registrar, muestra los alumnos inscritos en el CEA, para la categoría seleccionada. Tipo de hora: Campo obligatorio. Seleccione de la lista que se despliega si la hora dictada es Teórica, Práctica o de Taller. Cantidad Horas: Campo obligatorio. Ingrese la cantidad de horas que recibio el alumno, del tipo de hora seleccionado (teórico, práctico o taller). 10 SG.I. 83 Registro horas Curso de Conduccion V1.doc Uso Público

11 Página: 11 de 17 Nro. de placa: Se habilita y es obligatorio si el tipo de hora es práctica. Este campo es una lista de selección en la cual el usuario elige el número de placa del vehículo en el cual se imparte la instrucción, las placas se visualizan conforme a la categoría para la que se va a registrar la asistencia y conforme a los vehículos que tenga asociados el CEA, para dicha categoría. Información de alumnos En este campo, el aplicativo HQ-RUNT despliega los nombres de los alumnos inscritos a curso, para la categoría elegida. En este campo el usuario selecciona el o los alumnos a los cuales se les va a registrar las horas. Al seleccionar el botón horas. Al seleccionar el botón, el usuario elije todos los ciudadanos para registro de, el usuario elije solo un ciudadano para registro de horas. 11 SG.I. 83 Registro horas Curso de Conduccion V1.doc Uso Público

12 Página: 12 de 17 Lo otros botones con las flechas con orientación hacia la izquierda permiten quitar los alumnos seleccionados Registrar Cuando se elige esta opción HQ-RUNT registra la información de las horas de asistencia al curso de conducción dictadas por el instructor Paso 3 Una vez ingresada la información presione el botón Paso 4 El sistema muestra una ventana indicando que Se firmará digitalmente la información enviada, dé clic en el botón Aceptar. Seleccione aceptar y el sistema presenta una alerta de seguridad informando que el proceso quedara con firma digital. 12 SG.I. 83 Registro horas Curso de Conduccion V1.doc Uso Público

13 Página: 13 de 17 Si el usuario da clic al botón de la pantalla Security Alert, el sistema muestra un mensaje indicando que se ha cancelado el proceso de selección de la firma digital. Se debe aceptar y el sistema genera una advertencia indicando que no se permite enviar la información sin firmar digitalmente. El sistema retorna a la pantalla principal del registro de información y para continuar con el proceso se debe enviar nuevamente la actualización. Dé clic al botón, con lo cual se está permitiendo la activación de la firma digital; el sistema despliega una ventana para el registro de la clave privada del certificado digital. 13 SG.I. 83 Registro horas Curso de Conduccion V1.doc Uso Público

14 Página: 14 de 17 Digite la clave del certificado digital y dé clic al botón certificado es único e intransferible.. Recuerde que el Si el usuario da clic al botón de la pantalla Security Alert, el sistema muestra un mensaje indicando que se ha cancelado el proceso de selección de la firma digital. Se debe aceptar y el sistema genera una advertencia indicando que no se permite enviar la información sin firmar digitalmente. El sistema retorna en la pantalla principal del registro de información y para continuar con el proceso se debe enviar nuevamente la solicitud. 14 SG.I. 83 Registro horas Curso de Conduccion V1.doc Uso Público

15 Página: 15 de 17 Nota: Cuando se firma la solicitud, lo que se está haciendo es utilizar la firma digital de la persona que está registrando la solicitud, para tener la trazabilidad del trámite y asegurar que la transacción es realizada por un usuario autorizado en el sistema, el cual se hace responsable por la información enviada en dicha solicitud o transacción. Si la información se encuentra completa, el sistema muestra el resultado de la actualización. Nota: El proceso de registro de horas deberá ser realizado tantas veces como sea necesario, hasta completar el 100% de las horas Teóricas, Prácticas y de Taller definidas por la normatividad, para la categoría en la cual el ciudadano solicita el Certificado de Aptitud en Conducción. En ningún caso el mínimo de horas previstas podrá abarcarse en un lapso mayor a tres (3) meses, contados estos a partir de la fecha de inscripción en el curso de conducción. Igualmente el sistema HQ-RUNT controla en la expedición del certificado, que se cumpla con la cantidad de días mínimos para generarse el certificado de acuerdo al tipo de categoría, estos días mínimos son contabilizados a partir de al fecha y hora de la inscripción del alumno en el curso de conducción. Paso 5 (Generación de certificado por no cumplimiento de días mínimos para la generación del certificado) El sistema despliega la siguiente pantalla. 15 SG.I. 83 Registro horas Curso de Conduccion V1.doc Uso Público

16 Página: 16 de 17 Datos asistencia al curso: Todas las categorías: Al seleccionar el check box, el sistema habilita todas las categorías. Categoría: Corresponde a la categoría que se desea buscar. Filtrar: Al presionar este botón el sistema realiza la búsqueda. Ingrese la información requerida para la búsqueda de la información. Si el sistema no encuentra información registrada genera la siguiente pantalla Si por el contrario el sistema encuentra información referente a un alumno, despliega la siguiente información en el campo Información de alumnos. 16 SG.I. 83 Registro horas Curso de Conduccion V1.doc Uso Público

17 Página: 17 de 17 Al seleccionar el botón Al seleccionar el botón, el usuario elije todos los ciudadanos para registro de horas., el usuario elije solo un ciudadano para registro de horas. Lo botones con las flechas con orientación hacia la izquierda permiten quitar los alumnos seleccionados Elija el alumno y haga clic en el botón. Vaya al Paso 4. El proceso continúa con el Instructivo Listar Tareas, para realizar la impresión del certificado. Nota: Si no se realiza el proceso de generar el certificado, NO SE PODRÁ UTILIZAR en el trámite para el cual fue solicitado. 17 SG.I. 83 Registro horas Curso de Conduccion V1.doc Uso Público