INFORME CCD PROYECTO ELEARNING : LOGROS, ALCANCES Y ASUNTOS PENDIENTES

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1 PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA DIRECCIÓN GENERAL DE SERVICIO CIVIL CENTRO DE CAPACITACIÓN Y DESARROLLO (CECADES) INFORME CCD PROYECTO ELEARNING : LOGROS, ALCANCES Y ASUNTOS PENDIENTES PREPARADO POR: MÁSTER KATHIA ARAYA GÓCHEZ CENTRO DE CAPACITACIÓN Y DESARROLLO San José, Agosto del 2012

2 No es suficiente, entonces con seguir haciendo bien lo que se hacía hace un siglo: nos encontramos con otros sujetos, con otras estrategias, y con otras prácticas sociales que demandan otro tipo de enseñanza Inés Dussel Dirección General de Servicio Civil I PRESENTACIÓN El presente informe tiene el propósito de realizar una rendición de cuentas del trabajo realizado en el marco del Proyecto elearning del 2004 al 2012 a fin de facilitar la continuación del mismo pese al cambio de la coordinadora ejecutiva de proyecto. En tal sentido pretende ser muy práctico y orientador para la persona que asuma su seguimiento y obviar lo teórico que podrán localizar en los informes presentados en años anteriores Junto al informe se presenta un CD con todos los formularios y documentos necesarios para darle continuidad al proyecto. 2

3 II ANTECEDENTES El proyecto se remonta al año 2004 cuando se inicio el proyecto. Producto de ello se generaron los siguientes informes: 1. Informe AI-CCD Estudio sobre el Estado Actual de la Aplicación de Mecanismos de E-learning en el Proceso de Enseñanza Aprendizaje en el Contexto de las Organizaciones Públicas. Costa Rica: Dirección General de Servicio Civil, CECADES.(2004) 2. Informe AI-CCD Un Planteamiento de Aplicación Práctica de una Plataforma Educativa para el Régimen de Servicio Civil. Costa Rica: Dirección General de Servicio Civil, CECADES (2005). 3. Informe AI-CCD Un Planteamiento de Aplicación Práctica de una Plataforma Educativa para el Régimen de Servicio Civil. III ETAPA: Diseño de una Plataforma Educativa.. Costa Rica: Dirección General de Servicio Civil, CECADES (2006) 4. INFORME CCD Presentación de Inventario de Requerimientos de Recursos Humanos y Tecnológicos para el Proyecto Implantación de un Modelo Tecnológico de Capacitación a Distancia. Costa Rica: Dirección General de Servicio Civil, CECADES (2007) 5. INFORME CCD Conceptualización y propuesta de La Plataforma Educativa Moodle en la Dirección General de Servicio Civil. Costa Rica: Dirección General de Servicio Civil, CECADES (2007) 6. En los años 2009 y 2010 el Proyecto Elearning se integró al Proyecto Estratégico #1: Sistema Automatizado de Gestión del Talento Humano por lo que no se generaron informes relacionados a elearning sino al Sistema de Capacitación y Desarrollo (SINCAP). 3

4 a. Sin embargo se dejan algunas presentaciones en Power Point de proyecto que hacen referencia a los avances en el mismo. 7. Para el 2011 se convierte en el Proyecto Estratégico #2: Implantación de un sistema tecnológico que permita la capacitación a distancia de los funcionarios públicos (compromiso con MIDEPLAN): a. Informe CCD Proyecto Estratégico 2: Implementación de un modelo pedagógico tecnológico que facilite el acceso a la capacitación a los funcionarios públicos cubiertos por el Régimen de Servicio Civil, aplicando la metodología e-learning. Costa Rica: Dirección General de Servicio Civil, CECADES (2011) La información detallada se puede localizar en anexo 1 carpeta Antecedentes Se adjunta resumen de logros realizados por año del proyecto y lo que se encuentra pendiente al

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6 III INDICADORES DE GESTIÓN El anexo 2 contiene una base de datos con información de cursos, tutores y participantes del 2008 a la fecha. Algunos indicadores y tendencias de gestión extraídas de la misma, muestran los siguientes datos. Como se muestra en la tabla #1, desde que se iniciaron los cursos virtuales en el 2008 al 7 de agosto del 2012, se han 10 cursos. La mayoría se incorporan dentro de los ejes de capacitación de: transformación y cambio (7cursos) y capacitación técnica (3 cursos). Esto obedece a que este tipo de cursos requieren de un arduo trabajo por parte del tutor y de funcionarios de la DGSC que trabajan en el proyecto elearning y se espera que sean actividades de capacitación que tengan mayor impacto y puedan ser replicados aprovechando la inversión inicial del diseño de curso. El grafico 1 muestra que el año que más cursos del eje de transformación y cambio se dieron fue en el 2011, y los del eje de capacitación técnica muestran un alza en el número de cursos s. Tabla #1: Número de curso de acuerdo a Eje de Capacitación Cuenta de Eje capacitación Rótulos de columna Rótulos de fila Capacitación Técnica Transformación cambio y Total general Total general

7 Nota: datos al 7 de agosto del 2012 En cuanto al rendimiento en los cursos virtuales se observa en la tabla #2 que el porcentaje total de aprobación es de 89% con una tasa de deserción del 10% 7

8 que es bastante buena contra otros indicadores: "un 80% de fracaso en la gestión de cursos virtuales y más de un 60% de abandono (Cabero, 2006, p.1). En tal sentido la meta debe ser, que la tasa de deserción pueda disminuir pero no aumentar el 10% que hemos logrado a la fecha. Este comportamiento refleja un logro de proyecto y analizando posibles causas están: el proceso riguroso de inscripción donde se solicita aval del jefe inmediato y del Encargado de Capacitación. la formación de los tutores donde se insiste en el proceso de acompañamiento que debe tener con los participantes, para disminuir los elementos posibles que puedan provocar el aumento de la deserción. la evaluación y proceso de calidad que se aplica en el diseño y desarrollo de los cursos. el trabajo del Pedagogo en la capacitación y acompañamiento de los nuevos tutores en sus primeros cursos. el trabajo de coordinación cumpliendo fielmente el cronograma de trabajo entre: Coordinador Ejecutivo de Proyecto, Coordinador de Curso, Administrador Técnico de la Plataforma y el Tutor. Tabla #2 Comportamiento de cursos virtuales (aprobación, reprobación y deserción) Rótulos de fila Valores Promedio de % Aprobaron Promedio de % Reprobaron Promedio de % desertaron Total general

9 Sobre la cantidad de horas de capacitación virtual, podemos observar en la tabla #3 que ha ido en aumento desde el 2008 a la fecha hemos pasado de 280 horas a horas por año aumentando en más de 11 veces la cantidad original para un total de 8590 horas de capacitación. Tabla #3 Total de horas de capacitación virtual Rótulos de columna Total 2012 general Suma de Total hrs Capac

10 IV LOGROS 1. Contamos con un Campus Virtual para el desarrollo de cursos Personal asignado con experiencia en la implementación de cursos virtuales. 3. Inversión técnica básica para el inicio del proyecto 4. Experiencia en cursos virtuales 5. Capacitación y conformación de un equipo de tutores virtuales de diferentes instituciones del Régimen: a. Dirección General de Servicio Civil (9 tutores) b. Ministerio de Comercio Exterior COMEX (2 tutores) 10

11 c. Ministerio de Agricultura (1tutor) d. Ministerio de Economía (2 tutores) e. Ministerio de Cultura (1 tutor) f. SINART (1 tutor) El trabajo realizado hasta ahora por el nuevo grupo de tutores se desglosa a continuación: NOMBRE INSTITUCIÓN CURSO ESTATUS Guiselle Rojas Monge D.G. S.C. Curso Planificación y gestión de la capacitación Se encuentra impartiendo el primer curso Ileana Pérez D.G. S.C. Curso Básico de Salarios e Diseñó el curso y lo alojó en la Ávila Incentivos en el Régimen de plataforma pero no lo ha Servicio Civil Anabelle D.G. S.C. Taller Planificación Diseñó el curso y lo alojó en la Rodríguez Estratégica en las plataforma pero no lo ha Córdoba instituciones públicas 11

12 Armando D.G. S.C. Curso Reclutamiento y Se impartió una vez y está Díaz Arias Selección de Personal listo para ser sin apoyo de la asesora pedagógica Erick Calvo Fernández D.G. S.C. Curso Análisis Ocupacional Diseñó el curso y lo alojó en la plataforma pero no lo ha Adriana D.G. S.C. Curso Introducción al Diseñó el curso y lo alojó en la Fuentes Enfoque por Procesos plataforma pero no lo ha Hernández Yazmin González Campos Alberto Delgado Paniagua D.G. S.C. D.G. S.C. Taller Bimodal Uso Básico Se impartió 2 veces y está listo del Módulo de para ser sin apoyo Reclutamiento y selección de de la asesora pedagógica personal del SAGETH Taller Elaboración de Se impartió una vez y está presupuestos para proyectos listo para ser sin institucionales apoyo de la asesora pedagógica Diego Santana Gutierrez COMEX Curso Control Interno Se impartió una vez y está listo para ser sin apoyo de la asesora pedagógica Minor COMEX Curso Formulación y Diseñó el curso y lo alojó en la Salazar Evaluación de Proyectos plataforma pero no lo ha Cascante David Zúñiga SINART. Morales Acoso Sexual en el Trabajo y en la Educación Diseñó el curso y lo alojó en la plataforma pero no lo ha Rolando Marín Alvarado MEIC Curso Compras de la Diseñó el curso y lo alojó en la Administración Pública para plataforma pero no lo ha MIPYMES Rolando MAG Curso Programación en Diseñó el curso y lo alojó en la 12

13 Camacho Rojas Dirección General de Servicio Civil Visual Studio.net plataforma pero no lo ha Oscar Víquez MAG Cabezas Curso Inteligencia Emocional Diseñó el curso y lo alojó en la para un mejor Ambiente plataforma pero no lo ha Laboral Carmen Ma. Ministerio de Curso Básico de Microsoft Diseñó el curso y lo alojó en la Garita Alvarado Cultura Juventud Excel 2007 y plataforma pero no lo ha Deportes Cristhian Villalobos Chavarría MEIC Curso Derechos Humanos en Diseñó el curso y lo alojó en la el Sistema Penitenciario plataforma pero no lo ha Costarricense Gerardo Olmos Campos Ministerio de Curso de Inducción al Diseñó el curso y lo alojó en la Cultura Juventud Ministerio de Cultura y plataforma pero no lo ha Deportes Kathia Araya D.G. S.C. Taller Introducción a la Góchez Tutoría Virtual Fuente: Mayor detalle de los tutores lo encuentra en anexo 3 6. Diseño y alojamiento de 18 cursos en la plataforma a. Un curso de Desarrollo del Potencial Humano en el Trabajo en: i (7 participantes en la intranet) ii (14 participantes) iii (15 participantes) b. Cuatro cursos s en 2011: i. Tutoría virtual (17 participantes) ii. Presupuesto para Proyectos Institucionales (13 participantes) 13

14 iii. Manejo Básico del SAGETH (17 participantes) iv. Reclutamiento y Selección de Personal (24 participantes) c. Tres cursos en el primer semestre 2012: i. Manejo Básico del Módulo de Reclutamiento de SAGETH (21 participantes) ii. Control Interno (22 participantes) iii. Gestión de la Capacitación en el Régimen de Servicio Civil (24 participantes) 7. Del 2008 a julio del 2012, se cuenta con un total de 10 cursos realizados con 167 participantes que aprobaron dichas actividades. Todos los cursos e instructores han sido evaluados como muy buenos o excelentes. 8. Asesorías pedagógicas para la implementación de cursos virtuales de 2011 y Coordinación con Encargada de Capacitación de COMEX para la implementación del curso Control Interno. Primer curso por tutor de otra institución en colaboración con CECADES-UTIC 10. Elaboración del Manual del estudiante para el uso de la plataforma disponible en la página de inicio de la Plataforma. (anexo 4) 11. Elaboración del Manual del Coordinador de cursos virtuales y bimodales (anexo 5) 12. Redacción de un borrador para la firma de convenios con instituciones que se están beneficiando del Proyecto Elearning (anexo 6) 13. Asesorías vía a tutores y participantes de cursos. 14. Elaboración de tutoriales en diversos temas, según consultas frecuentes 15. Reunión con funcionarios de diferentes instituciones para dar a conocer el proyecto y ofrecer colaboración: a. Ministerio de Cultura, Ministerio de Economía y Ministerio de Comercio Exterior (2010) 14

15 b. Registro Nacional, Ministerio de Salud y COSEVI a fin de presentarles el proyecto elearning e invitarlos a participar con la inscripción de funcionarios para el curso de tutoría virtual. 16. Acompañamiento pedagógico a nuevos tutores en la impartición de cursos virtuales. V ESTRATEGIAS RECOMENDADAS PARA DAR CONTINUIDAD AL PROYECTO 1. Continuar ofreciendo cursos virtuales y bimodales DGSC. En 2012 según oferta de CECADES. 2. Alojar cursos virtuales de otras instituciones en nuestra plataforma. (MAG, MEIC, COMEX, M. Cultura) 3. Los cursos que ya están diseñados pueden ser s por varios tutores creando de un mismo curso varias promociones. 4. Convenios para apoyar la gestión de cursos en otras instituciones del Régimen: MAG, COMEX, M. Cultura etc. 5. Nuevas instituciones que están solicitando apoyo para desarrollar cursos virtuales: M. Salud, Registro Nacional, COSEVI. 6. Divulgar cursos virtuales externos de organismos internacionales: CEDDET, INAP etc. VI ASUNTOS PENDIENTES 1. Firmar convenios o cartas de entendimiento con las instituciones beneficiarias del proyecto. En tal sentido se redactó un procedimiento para la coordinación de cursos virtuales y un borrador de convenio pendiente de aprobación para que lo firmen instituciones que ya están disfrutando del 15

16 beneficio y aquellas que han solicitado colaboración. Todas tienen pendiente la firma de dicho convenio. A continuación el detalle: Instituciones que disfrutan del beneficio: a. Dirección General de Servicio Civil Cuenta con 9 tutores, 9 cursos diseñados, 4 cursos s b. Ministerio de Comercio Exterior Cuenta con 2 tutores, 2 cursos diseñados, 1 c. Ministerio de Cultura Cuenta con 1 tutor y 1 curso diseñado d. Ministerio de Agricultura Cuenta con 1 tutor y 1 curso diseñado. Ellos cuentan con su propia plataforma de Moodle e. Ministerio de Economía Cuenta con 2 tutores y 2 cursos diseñados Instituciones en lista que desean incorporarse al proyecto en orden de solicitud: a. Registro Nacional Se coordinó con el Administrador Técnico de la Plataforma para que ayude al técnico de Registro Nacional en la instalación de Moodle en los servidores de dicha institución. Se les reservó 2 cupos en el curso de Tutoría Virtual. Contacto Ricardo Collado. Coordinador de Capacitación y Desarrollo. rcollado@rnp.go.cr tel b. Ministerio de Salud Se les reservó 2 cupos en el curso de Tutoría Virtual. Contacto Ricardo Collado c. Consejo de Seguridad Vial (COSEVI) 16

17 Se les reservó 2 cupos en el curso de Tutoría Virtual. Contacto Siany Barboza, Encargada de la Unidad de Capacitación sbarboza@csv.go.cr tel d. Ministerio de Seguridad Se les reservó 2 cupos en el curso de Tutoría Virtual. Contacto Quírico Céspedes, Jefe del Departamento de Capacitación y Desarrollo tel. Quírico Céspedes qcespedes@seguridadpublica.go.cr tel Otras instituciones fuera del Régimen que han solicitado ayuda Unidad de capacitación de la Universidad de Costa Rica Solicitan dos cupos en el curso de Tutoría Virtual. Se tiene pendiente un posible convenio para que puedan contar a la ayuda. La persona que nos contacto es Máster Gerardina Jiménez Guevara. Sección de Desarrollo Humano. Oficina de Recursos Humano. Universidad de Costa Rica. Ext. 5538, celular correo: gerardina.jimenez@ucr.ac.cr 2. Dar seguimiento y cumplimiento al punto XIII Programación y cronograma de trabajo del Informe CCD Proyecto Estratégico 2: Implementación de un modelo pedagógico tecnológico que facilite el acceso a la capacitación a los funcionarios públicos cubiertos por el Régimen de Servicio Civil, aplicando la metodología e-learning. En tal sentido dar cumplimiento en el año 2012 de los 12 cursos pendientes: a. 3 se impartirá en agosto 2012 y ya fueron ofrecidos. b. 3 están programados para octubre c. Queda pendiente programar 6 cursos más en el 2012 (mayor detalle en la Matriz de proyecto elearning, indicadores de gestión (anexo 7) 17

18 Se agrega como observación al cumplimiento de esta meta que el 2.5% de funcionarios capacitados bajo metodologías elearning, representa 2500 funcionarios capacitados, se debe incluir actividades virtuales tanto de la Dirección General de Servicio Civil como los cursos desarrollados y refrendados por CECADES que se están impartiendo en otras plataformas del Régimen, a saber, Ministerio de Hacienda, Ministerio de Educación, Ministerio de Agricultura, Consejo de Seguridad Vial en convenio con la Contraloría de la República entre otros. Actualmente no contamos con toda la información de otras instituciones. Sobre el cumplimiento de esta meta, la tabla #4 indica el número de funcionarios capacitados del 2011 a julio Se observa un total de 857 funcionarios que equivale a un porcentaje de cumplimiento de 34,28% de la meta que se debe alcanzar en el Tabla #4 Cantidad de funcionarios capacitados con metodologías Elearning del 2010 a julio 2012 Total acumulado del número de funcionarios capacitados que hayan sido reportados y refrendados por DGSC y otras plataformas Funcionarios reportado como capacitados con metodologías elearning a julio del META al 2014 (número de funcionarios capacitados) Porcentaje de meta cumplida 34,28 Fuente: tomado de anexo 3: matriz de proyecto elearning En el camino se han encontrado obstáculos para el cumplimiento de la meta. Entre ellos: Este año no se pudo impartir cursos de febrero a abril porque tenía prioridad el concurso docente que estaba programado para febrero y se extendió para marzo y abril. Esto por cuanto el proyecto tiene que 18

19 competir por recursos y cuando existen prioridades mayores afectan el cumplimiento de las metas provocando una acumulación de cursos y mayor presión del cumplimiento de la meta en el segundo semestre. Para evitar este punto crítico de proyecto se recomienda según criterio de Reinier Hernández, Administrador Técnico de la Campus Virtual, que se aumente de 2 a 5 megas el ancho de banda para que se puedan desarrollar cursos simultáneamente a los concursos y así cumplir con la meta que está planteada para desarrollar menos cursos en los primeros años a más cursos hacia el final del Así mismo seguir destinando tutores de la institución para el desarrollo de cursos acompañado de la formación de tutores de otras instituciones. Capacitar a otra persona de UTIC para que continúe el desarrollo de cursos aún en ausencia del Administrador Técnico titular. Aumentar la cantidad de personas del equipo de proyecto elearning, especialmente aquellas que laboran para el CECADES a fin de dar cumplimiento a las demandas de proyecto por el aumento en la cantidad de cursos y crecimiento del proyecto. 3. Impartir el curso de Tutoría Virtual para formar nuevos tutores. Según las instituciones que han solicitado colaboración (ver anexo 3, hoja 3: lista de cupos comprometido para 2012). 4. Habilitar la red para tutores virtuales que se encuentra lista para abrirse en nuestro Campus virtual y que aparece con el nombre Red de expertos en tutoría virtual a fin de que los tutores cuenten con un espacio de encuentro para aprender y apoyarse en los diferentes roles que deben desarrollar. 5. Continuar con nuestra participación en la Red de Centros de Capacitación Virtual para la Administración Pública (RECAVAP). En tal sentido coordinar con Gaudy Calvo, Encargada de Cooperación, si obtuvimos alguna repuesta 19

20 por parte de CEDDET para la colaboración entre el CEDDET y DGSC para el año (anexo 8) 6. Actualizar la normativa para incluir consecuencias en caso de que los funcionarios se matriculen y deserten. En caso de concretarse, incluir esta información en la hoja de inscripción que ellos llenan antes del inicio del curso y que se usan como referencia para ser seleccionados. 7. Coordinar con Alberto Delgado (encargado de elaborar un informe resumen con los informes trimestrales de labores de las Unidades de Capacitación) para acordar una forma en que se pueda determinar el número de cursos y cantidad de funcionarios que participan de cursos virtuales en otras plataformas. Para el 2012 la información que se presentó a desarrollo estratégico estuvo muy limitada por la falta de presentación de dichos informes por parte de las Unidades de Capacitación. Referencias Cabero, Julio. (2006) Bases Pedagógicas del Elearning. Universidad Oberta de Cataluña: Revista Universidad y Sociedad del Conocimiento. Vol. 3- No1 abril Se adjuntan carpeta de publicaciones del proyecto (ver carpeta) 20