PLANES TÁCTICOS SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO BIENESTAR SOCIAL E INCENTIVOS CAPACITACIÓN. JUAN CARLOS PELÁEZ SERNA Contralor General de Medellín

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1 PLANES TÁCTICOS SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO BIENESTAR SOCIAL E INCENTIVOS CAPACITACIÓN JUAN CARLOS PELÁEZ SERNA Contralor General de Medellín LETICIA ORREGO PÉREZ Contralora Auxiliar del Talento Humano Coordinadora general ELSY DEL SOCORRO SIERRA QUINTERO Técnico Operativo MARÍA MERCEDES GRACIANO GÓMEZ Técnico Operativo JOHAN DAVID GÓMEZ JARAMILLO Auxiliar de Servicios Generales CONTRALORÍA AUXILIAR DEL TALENTO HUMANO MEDELLÍN, NOVIEMBRE DE 2014

2 CONTENIDO 1. PLAN TÁCTICO DE BIENESTAR SOCIAL E INCENTIVOS PRESENTACIÓN OBJETIVOS DEL PLAN DE BIENESTAR SOCIAL E INCENTIVOS Objetivo General Objetivos Específicos DEFINICIÓN DEL PLAN DE BIENESTAR SOCIAL E INCENTIVOS MARCO LEGAL DIAGNÓSTICO ESTRATEGIAS PROGRAMAS DE BIENESTAR SOCIAL PLAN SISTEMA DE GESTIÓN DE LA SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO SG-SST PLAN INSTITUCIONAL DE CAPACITACIÓN PRESENTACIÓN GENERALIDADES OBJETIVOS General Específicos TEMÁTICAS A DESARROLLAR NECESIDADES REPORTADAS POR LAS DIFERENTES DEPENDENCIAS. 27

3 1. PLAN TÁCTICO DE BIENESTAR SOCIAL E INCENTIVOS LÍNEA PLAN ESTRATÉGICO: OBJETIVO ESTRATÉGICO: PROGRAMA: PROYECTO: línea III. Gerencia Integral 3. Fortalecer el Sistema Integral de Gestión y el Desarrollo del Talento Humano. 9. Bienestar Social 19. Desarrollo integral PRESENTACIÓN El programa de Bienestar Social e incentivos busca contribuir al mejoramiento de las condiciones de vida familiar, laboral y social de los servidores de la Contraloría General de Medellín, como el otorgar reconocimiento al desempeño laboral en niveles de excelencia a los mejores empleados de la entidad; por tanto, su desarrolla va dirigido tanto a los empleados como a su grupo familiar. De conformidad con la normativa vigente, los programas de Bienestar Social deben organizarse a partir de las iniciativas de los servidores públicos, como procesos permanentes orientados a crear, mantener y mejorar las condiciones que favorezcan el desarrollo integral del empleado, el mejoramiento de su nivel de vida y el de su familia, permitiendo elevar los niveles de satisfacción, eficacia, eficiencia, efectividad e identificación del empleado con el servicio de la entidad. Los programas de incentivos deben elaborarse de conformidad con los criterios, requisitos y condiciones que establecen los Decreto 1567 de 1998 y 1227 de 2005, donde se busca premiar el desempeño en niveles de excelencia de los funcionarios, mediante planes de incentivos no pecuniarios y pecuniarios, dirigidos a reconocer al mejor empleado de carrera y de cada nivel jerárquico, como al mejor equipo de trabajo de la entidad. El Plan Táctico de Bienestar Social e Incentivos será ejecutado durante la vigencia 2015, con fundamento en las necesidades e intereses que han presentado los funcionarios de la Contraloría por medio de las herramientas establecidas para tal fin, y para lo cual se cuenta con un presupuesto asignado en dicho rubro. 3

4 Con el fin de responder a esas necesidades de bienestar de los funcionarios de la entidad, y al reconocimiento del desempeño laboral en niveles de excelencia de sus funcionarios de carrera y libre nombramiento y remoción de los niveles asistencial, técnico y profesional, la Contraloría Auxiliar de Talento Humano diseña un plan que se atiende a través de convenios con la cajas de compensación familiar que atiende la entidad y de otras instituciones, de acuerdo con los requerimientos efectuados. 1.2 OBJETIVOS DEL PLAN DE BIENESTAR SOCIAL E INCENTIVOS Objetivo General Ofrecer programas recreativos, culturales, deportivos y de educación no formal a los empleados y su grupo familiar, con el fin de favorecer el desarrollo integral, el mejoramiento de su nivel de vida y el de su familia, y contribuir a elevar los niveles de satisfacción y eficiencia que posibilite un mejor clima organizacional y la identificación del funcionario con el servicio que presta en la entidad; al igual que busca crear condiciones favorables para el buen desempeño laboral Objetivos Específicos - Favorecer las condiciones que permitan la integración y convivencia del empleado y su grupo familiar. - Apoyar el desarrollo de actividades para el trabajo y el desarrollo humano. - Contribuir, a través de acciones participativas basadas en la promoción y la prevención, a la construcción de un mejor nivel educativo, recreativo, habitacional y de salud de los empleados y de su grupo familiar. - Reconocer el desempeño en niveles de excelencia. 1.3 DEFINICIÓN DEL PLAN DE BIENESTAR SOCIAL E INCENTIVOS El Plan de Bienestar Social e Incentivos es un documento donde se programan una serie de actividades a realizar durante la vigencia 2015, orientadas a crear, mantener y mejorar las condiciones que favorezcan el desarrollo integral del empleado, el mejoramiento de su nivel de vida y el de su familia, buscando la satisfacción laboral del empleado, el reconocimiento a su mejor desempeño, lo cual puede reducir el ausentismo y la falta de motivación de los funcionarios 4

5 1.4 MARCO LEGAL - Constitución Política de Colombia Decreto Por el cual se crean el sistema nacional de capacitación y el sistema de estímulos para los empleados del estado, definiendo en su artículo 20, lo relativo a estos programas así: Bienestar social. Los programas de bienestar social deben organizarse a partir de las iniciativas de los servidores públicos como procesos permanentes orientados a crear, mantener y mejorar las condiciones que favorezcan el desarrollo integral del empleado, el mejoramiento de su nivel de vida y el de su familia; así mismo deben permitir elevar los niveles de satisfacción, eficacia, eficiencia, efectividad e identificación del empleado con el servicio de la entidad en la cual labora. - Artículo 26: Programa de Incentivos. Los programas de incentivos, como componentes tangibles del sistema de estímulos, deberán orientarse a: Crear condiciones favorables al desarrollo del trabajo para que el desempeño laboral cumpla con los objetivos previstos. Reconocer o premiar los resultados del desempeño en niveles de excelencia. Los programas de incentivos dirigidos a crear condiciones favorables al buen desempeño se desarrollarán a través de proyectos de calidad de vida laboral, Y los programas de incentivos que buscan reconocer el desempeño en niveles de excelencia se estructurarán a través de planes de incentivos. - Artículo 29. Planes de Incentivos. Los planes de incentivos para los empleados se orientarán a reconocer los desempeños individuales del mejor empleado de la calidad y de cada uno de los niveles jerárquicos que la conforman, así como el de los equipos de trabajo que alcancen niveles de excelencia. - - Artículo 30. Tipos de Planes. Para reconocer el desempeño en niveles de excelencia podrán organizarse planes de incentivos pecuniarios y planes de incentivos no pecuniarios. Tendrá derecho a incentivos pecuniarios y no pecuniarios todos los empleados de carrera, así como los de libre nombramiento y remoción de los niveles profesional; técnico, administrativo y operativo. 5

6 - Artículo 31. Planes de Incentivos Pecuniarios. Los planes de incentivos pecuniarios estarán constituidos por reconocimientos económicos que se asignarán a los mejores equipos de trabajo de cada entidad pública. Dichos reconocimientos económicos serán hasta de cuarenta (40) salarios mínimos mensuales legales vigentes, en las entidades de los órdenes nacional y territorial de acuerdo con la disponibilidad de recursos y se distribuirán entre los equipos seleccionados. El Gobierno Nacional reglamentará los criterios, los requisitos, la organización y los procedimientos para la selección y la premiación de los equipos de trabajo. - Artículo 32. Planes de Incentivos no Pecuniarios. Los planes de incentivos no pecuniarios estarán conformados por un conjunto de programas flexibles dirigidos a reconocer individuos o equipos de trabajo por un desempeño productivo en niveles de excelencia. Parágrafo. Para los demás equipos no beneficiados con incentivos pecuniarios se podrán organizar incentivos no pecuniarios, los cuales se determinarán en el plan de incentivos institucionales, en el capítulo especial. - Por su parte el Decreto 1227 de 2005 por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 909 de 2004 y el Decreto-ley 1567 de 1998, establece lo siguiente: Artículo 69, obligatoriedad de organizar estímulos con el fin de motivar el desempeño eficaz y el compromiso de sus empleados. Los estímulos se implementarán a través de programas de bienestar social. Artículo 70: Las entidades públicas, en coordinación con los organismos de seguridad y previsión social, podrán ofrecer a todos los empleados y sus familias los programas de protección y servicios sociales que se relacionan a continuación: - Deportivos, recreativos y vacacionales. - Artísticos y culturales. - Promoción y prevención de la salud. - Capacitación informal en artes y artesanías u otras modalidades que conlleven la recreación y el bienestar del empleado y que puedan ser gestionadas en convenio con Cajas de Compensación u otros organismos que faciliten subsidios o ayudas económicas. 6

7 - Promoción de programas de vivienda ofrecidos por el Fondo Nacional del Ahorro, los Fondos de Cesantías, las Cajas de Compensación Familiar u otras entidades que hagan sus veces, facilitando los trámites, la información pertinente y presentando ante dichos organismos las necesidades de vivienda de los empleados. Parágrafo 1º. Los programas de educación no formal y de educación formal básica primaria, secundaria y media, o de educación superior, estarán dirigidos únicamente a los empleados públicos. Parágrafo 2º. Para los efectos de este artículo se entenderá por familia el cónyuge o compañero(a) permanente, los padres del empleado y los hijos menores de 18 años o discapacitados mayores que dependan económicamente de él. Artículo 71: Los programas de bienestar orientados a la protección y servicios sociales no podrán suplir las responsabilidades asignadas por la ley a las Cajas de Compensación Familiar, las Empresas Promotoras de Salud, los Fondos de Vivienda y Pensiones y las Administradoras de Riesgos Profesionales. Artículo 72: No podrán destinarse recursos dentro de los programas de bienestar para la realización de obras de infraestructura y adquisición de bienes inmuebles. Artículo 73: La financiación de la educación formal hará parte de los programas de bienestar social dirigidos a los empleados de libre nombramiento y remoción y de carrera e igualmente define las condiciones para acceder a dichos programas. Artículo 74: Los programas de bienestar responderán a estudios técnicos que permitan, a partir de la identificación de necesidades y expectativas de los empleados, determinar actividades y grupos de beneficiarios bajo criterios de equidad, eficiencia mayor cubrimiento institucional. Artículo 75: De conformidad con el artículo 24 del Decreto-ley 1567 de 1998 y con el fin de mantener niveles adecuados de calidad de vida laboral, las entidades deberán efectuar los siguientes programas: 7

8 Medir el clima laboral, por lo menos cada dos años y definir, ejecutar y evaluar estrategias de intervención. Evaluar la adaptación al cambio organizacional y adelantar acciones de preparación frente al cambio y de desvinculación laboral asistida o readaptación laboral cuando se den procesos de reforma organizacional. Preparar a los pre-pensionados para el retiro del servicio. Identificar la cultura organizacional y definir los procesos para la consolidación de la cultura deseada. Fortalecer el trabajo en equipo. Adelantar programas de incentivos. Parágrafo. El Departamento Administrativo de la Función Pública desarrollará metodologías que faciliten la formulación de programas de bienestar social para los empleados y asesorará en su implantación. Artículo 76: Los planes de incentivos, enmarcados dentro de los planes de bienestar social, tienen por objeto otorgar reconocimientos por el buen desempeño, propiciando así una cultura de trabajo orientada a la calidad y productividad bajo un esquema de mayor compromiso con los objetivos de las entidades. - Decreto 4661 de 2005, por el cual se modifica el Decreto 1227 de 2005, y dispone, que la familia de los empleados puede beneficiarse de los programas de educación. - Ley Por la cual se expiden normas que regulan el empleo público, la carrera administrativa, gerencia pública y se dictan otras disposiciones, dispone en su artículo 14, entre otras las funciones, que le corresponde al Departamento Administrativo de la Función Pública: fijar, de acuerdo con el Presidente de la República, las políticas de gestión del recurso humano al servicio del Estado en la Rama Ejecutiva del Poder Público dentro del marco de la Constitución y la ley, en lo referente a las siguientes materias: planeación del recurso humano, vinculación y retiro, bienestar social e incentivos al personal, sistema salarial y prestacional, nomenclatura y clasificación de empleos, manuales de funciones y requisitos, plantas de personal y relaciones laborales. 8

9 - Resolución 196 de 2010: Por la cual se desarrolla el sistema de capacitación - formación y de estímulos en la Contraloría General de Medellín. - Resolución de la entidad 118 de 2011 Por medio de la cual se reglamenta el Plan de Bienestar Social para los empleados de la Contraloría General de Medellín. - Resolución 053 de 2014: por medio de la cual se reglamenta el Plan de Incentivos para la Contraloría General de Medellín. - Resolución 1016 de marzo 31 de 1989, por la cual se reglamenta la organización, funcionamiento y forma de los Programas de Salud Ocupacional que deben desarrollar los patronos o empleadores en el país. 1.5 DIAGNÓSTICO Consultadas las necesidades de los funcionarios de la Contraloría, los temas más solicitados en Bienestar social son los siguientes: Cuadro No. 1 Cursos /Programas/Evento de Interés/Recreación y Cultura CURSO-PROGRAMA Nº Dependencias Acondicionamiento físico 14 Baile 6 Caminatas ecológicas 4 Costurero y Bisutería 1 Cultural (Cine, teatro, Conciertos) 6 Culinaria 2 Cursos de equitación 1 Cursos de idiomas 6 Ingreso a parques 2 9

10 Matrículas empresariales 2 Música 8 Natación 8 Programas de motivación e integración 9 Paseos de integración entre compañeros 5 Patinaje 3 Pilates 1 Prácticas deportivas 6 Pintura 1 Teatro y expresión oral 3 Tenis de campo 1 Tenis de mesa 3 Torneos deportivos internos 3 Yoga 3 PROGRAMAS ESPECÍFICOS PARA BENEFICIARIOS Nº Dependencias Programas de salud 3 Vacaciones recreativas 6 Estímulo educativo 2 Semilleros para los hijos 8 10

11 OTROS (CONFERENCIAS) Nº Dependencias Crecimiento personal 5 Trabajo en equipo 3 Liderazgo 2 Coaching 2 Programación Neurolingüística ESTRATEGIAS Para la elaboración del plan de Bienestar Social e Incentivos se tendrán como insumos: Necesidades específicas manifiestas por los jefes respectivos y por los funcionarios. Normas vigentes. Directrices del Contralor General de Medellín y del Comité de Gestión Ética y Motivación. Plan Estratégico Corporativo. Resultados de la evaluación clima organizacional. Diagnóstico de gestión ética de la entidad. Resultados de la evaluación del desarrollo de competencias. Presupuesto destinado por la entidad para bienestar social e incentivos Las políticas definidas por la entidad para bienestar social e incentivos. La evaluación realizada a los programas adelantados de bienestar social. Consultar el proceso en la red de la Entidad. 11

12 Normativa y directrices para el programa de incentivos. Con una antelación mínima de 8 días se difundirá en las carteleras de la entidad y vía correo electrónico, el inicio de los programas de Bienestar Social, igualmente se informará sobre las características del mismo y requisitos para acceder a ellos. Se programará un espacio en cada una de las dependencias de la Contraloría General de Medellín para dar a conocer los programas de Bienestar Social e incentivos. Se expondrá el Plan de Bienestar Social e incentivos en el Consejo de Dirección, para que los directivos socialicen en las respectivas dependencias los diferentes programas a desarrollar. Se evaluará cada programa de Bienestar Social realizado, con mínimo el 25% de los participantes y se consolidará un informe anual. Las inscripciones se realizarán en la Contraloría Auxiliar del Talento Humano en forma personal o telefónica cuando el que se inscribe es el funcionario, y personalmente con el carné de la EPS o Comfama cuando el inscrito es un beneficiario. Para inscribirse nuevamente en los programas que son continuos, los funcionarios deben aportar la constancia de asistencia al mismo. 1.7 PROGRAMAS DE BIENESTAR SOCIAL El siguiente cuadro resume los diferentes programas a realizar durante la vigencia 2015, distribuidos por tipo de programa. Igualmente se específica el cupo disponible por cada programa y el costo anual de los mismos, programado. El Plan Táctico de Bienestar Social e incentivos para el año 2015, cuenta con un valor total presupuestado de $

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15 2. PLAN SISTEMA DE GESTIÓN DE LA SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO SG-SST LÍNEA PLAN ESTRATÉGICO: OBJETIVO: PROGRAMA: III. Gerencia Integral 3. Fortalecer el Sistema Integral de Gestión y el desarrollo del talento humano. 9. Bienestar Social PROYECTO: 20. Seguridad y salud en el trabajo 2.1 PRESENTACIÓN El Plan de Seguridad y Salud en el Trabajo está orientado a lograr una adecuada administración de riesgos que permita mantener el control permanente de los mismos en los diferentes oficios y que contribuya al bienestar físico, mental y social del trabajador y al funcionamiento de los recursos e instalaciones. 2.2 DIAGNÓSTICO El plan táctico de Seguridad y Salud en el Trabajo para el año 2015, se hace con base a los objetivos trazados en el Plan Estratégico , y bajo los siguientes parámetros: Inductor (estrategias): Condiciones de trabajo que pueden propiciar la ocurrencia de accidentes o enfermedades a los funcionarios. Condiciones de salud presentes en los funcionarios buscando su relación con las condiciones de trabajo. 2.3 OBJETIVO 15

16 Mejorar las condiciones y el medio ambiente de trabajo así como la salud en el trabajo que conlleva la promoción y el mantenimiento del bienestar físico, mental y social. 2.4 METAS META 1 Formular y ejecutar anualmente, un plan de Seguridad y Salud en el Trabajo, para la prevención y control de los factores de riesgo y las condiciones de salud identificadas. Para dar cumplimiento al objetivo y meta 1 se trabajará bajo subprogramas que involucran actividades que permiten disminuir los riesgos e incrementar la satisfacción laboral: Subprograma de Medicina Preventiva y del Trabajo Los subprogramas de Medicina Preventiva y del Trabajo, tienen como finalidad principal la promoción, prevención y control de la salud del trabajador, protegiéndolo de los factores de riesgo ocupacionales, ubicándolo en un sitio de trabajo acorde con sus condiciones psicofisiológicas y manteniéndolo en aptitud de producción de trabajo. Se realizarán las siguientes actividades. Inspecciones de seguridad a los equipos de extinción del fuego y atención de emergencias. (extintores, camillas, botiquines) Organizar e implantar un servicio oportuno y eficiente de primeros auxilios con el Área Protegida Promover y participar en actividades encaminadas a la prevención de accidentes de trabajo y enfermedades laborales. - Campaña de oficinas saludables - Campaña Caminando Seguro - Campaña de Autocuidado - Charlas de sustancias psicoactivas 16

17 - Jornada de salud riesgo cardiovascular - Jornadas de Promoción y Prevención (PyP) con EPS - Jornada de Seguridad y Salud en el Trabajo Subprograma de Higiene y Seguridad Industrial Tiene como objeto la identificación, reconocimiento, evaluación y control de los factores ambientales que se originen en los lugares de trabajo y que puedan afectar la salud de los trabajadores. Se realizarán las siguientes actividades: - Realizar inspecciones periódicas a las áreas, frentes de trabajo y equipos en general. - Realizar con la asesoría de la ARL SURA medición de iluminación. - Informar a la ARL sobre los accidentes de trabajo ocurridos. - Investigar y analizar las causas de los accidentes e incidentes de trabajo y enfermedades laborales a efectos de aplicar las medidas correctivas necesarias. - Elaborar, mantener actualizadas y analizar las estadísticas de los accidentes de trabajo, las cuales estarán a disposición de las autoridades competentes. - Tener actualizado el plan de emergencias. - Garantizar que las rutas y salidas de emergencia se encuentren despejadas y realizar inspecciones periódicas para verificar su estado. - Programar capacitaciones y entrenamiento de la brigada de emergencias. - Programa de reciclaje, orden y aseo. - Dar continuidad al programa de deporte seguro para disminuir accidentes deportivos. - Actualizar y divulgar estándares de seguridad para la prevención de accidentes de trabajo. 17

18 - Garantizar el cumplimiento de las actividades y reuniones de los Comités Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo y Comité de Emergencias. - Intervenir las variables a que dé lugar la medición del riesgo psicosocial e intervención de la medición del clima laboral META 2 Establecer el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el trabajo SG-SST con el fin de prevenir accidentes y enfermedades laborales factibles de intervención, dando cumplimiento a la normativa vigente (Decreto 1443 de julio Actividades para dar cumplimiento a la Meta 2 Línea Basal del Programa de Seguridad y Salud en Trabajo Revisión de la Política y el Reglamento Actualización del Panorama de Factores de Riesgo Realizar perfil sociodemográfico de los Empleados Actualización del Plan de Emergencias y Evacuación 2.5. ESTRUCTURA Responsables de Seguridad y Salud en el Trabajo El Plan de Seguridad y Salud en el trabajo SG-SST está bajo la responsabilidad de: Contralora Auxiliar del Talento Humano Responsable de Seguridad y Salud en el Trabajo Comité de Seguridad y Salud en el Trabajo Comité de Gestión Ética y Motivación Recursos Humanos Responsable del Procedimiento de Seguridad y Salud en el Trabajo 18

19 Físicos Nombre del equipo Objeto N de unidades Extintores Apagar conatos de incendio 15 Botiquines Atención de primeros auxilios 20 Cuarto de Primeros auxilios Atención de primeros auxilios 1 Silla de ruedas Transporte de lesionados 1 Camilla rígida Transporte de lesionados 3 Aula de capacitación Capacitar al personal 1 Ayudas audiovisuales Capacitar al personal 1 Equipo de cómputo Diligenciar todo lo concerniente a Seguridad y 1 Salud en el Trabajo Radios de Comunicación Comunicación Comité de Emergencias y equipos de apoyo Financieros Los recursos del programa de Seguridad y Salud en el Trabajo dependen del rubro de Bienestar Social e incentivos y para la vigencia 2015 se tienen programadas actividades por valor de ochenta y cinco millones quinientos mil pesos ($ ). 2.6 INDICADORES Son los establecidos en el Proceso de Gestión del Talento Humano, los cuales se analizan en el informe consolidado del proceso en cada anualidad 2.7 REVISIÓN POR EL COMITÉ DE GESTIÓN ETICA Y MOTIVACIÓN Y MEJORA CONTINUA El Comité de Gestión mínimo cada año, hará una revisión general del sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo a partir de la política y los objetivos trazados para el periodo. En esta revisión incluirá el resultado del seguimiento a los indicadores, el cumplimiento de los planes propuestos, los recursos disponibles, la 19

20 efectividad de los sistemas de vigilancia, los resultados de las investigaciones de incidentes, accidentes y enfermedades, entre otros aspectos propios de la gestión del sistema. Esta revisión generará acciones correctivas y preventivas que le ayuden al sistema a su mejora continua. Las conclusiones de la revisión se deben registrar y comunicar a las personas responsables del sistema y al comité paritario de salud ocupacional CRONOGRAMA CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES SEMANAS DEL AÑO N ACTIVIDADES/MES Seguimiento ENERO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO JUNIO JULIO AGOSTO SEPTIEMBRE OCTUBRE NOVIEMBRE DICIEMBRE Actualización del programa Programado 1 de SST según Decreto Ejecutado Inspecciones puestos de Programado 2 trabajo y zonas comunes Ejecutado Programado 3 Pausas activas de trabajo Ejecutado Div ulgación Panorama de Programado 4 Factores de Riesgo Ejecutado Seguimiento al Programa Programado 5 de SST Ejecutado Medición Riesgo Programado 6 Psicosocial Ejecutado Interv ención Riesgo Programado 7 Psicosocial Ejecutado Informar a la ARL Programado 8 Accidentes de Trabajo Ejecutado Inv estigar Accidentes e Programado 9 Incidentes de trabajo Ejecutado Informe ausentismo año Programado Ejecutado Jornadas de Prev ención y Programado 11 Promoción con las EPS Ejecutado Campaña de Higiene Programado 12 Postural - correos Ejecutado Mensajes motiv acionales - Programado 13 relacionados con la salud Ejecutado ocupacional. Ejecutado Estilos de v ida saludable- Programado 14 correos electrónicos Ejecutado 20

21 SEMANAS DEL AÑO # 21 # # # 25 # 27 # # # 31 # # # # 35 # 37 # # # 41 # # # 45 # 47 # # N ACTIVIDADES/MES Seguimiento ENERO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO JUNIO JULIO AGOSTO SEPTIEMBRE OCTUBRE NOVIEMBRE DICIEMBRE Jornada de Seguridad y Programado 15 Salud en el Trabajo Ejecutado Sensibilización plan de Programado 16 emergencias Ejecutado Programado 17 Campañas de Reciclaje Ejecutado Capacitaciones plan de 18 En el mes de febrero la ARL SURA entrega el plan de formación para la v igencia Una v ez se tenga la programación se asignaran las fechas para las capacitaciones y se ajustarán si se requiere incluir otras. formación ARP-SURA Deporte seguro (comité y 19 deportistas) Capacitación (brigada y 20 grupos de apoyo) 21 Capacitación (COPASST) Seguridad v ial 22 (conductores) OBSERVACIONES: Programado Ejecutado Programado Ejecutado Programado Ejecutado Programado Ejecutado Algunas inspecciones de puestos de trabajo se v an realizado de acuerdo a solicitudes y situaciones que se presenten, las cuales se v an a identificar con color v erde. 21

22 3. PLAN INSTITUCIONAL DE CAPACITACIÓN LÍNEA PLAN ESTRATÉGICO: OBJETIVO ESTRATÉGICO: PROGRAMA: III. Gerencia Integral 3. Fortalecer el Sistema Integral de Gestión y el desarrollo del talento humano. 9. Bienestar Social PROYECTO: 17. Capacitación Interna. 3.1 PRESENTACIÓN La Contraloría Auxiliar de Talento Humano en cumplimiento de su quehacer institucional, de la Ley 909 de 2004, y de los Decretos 2539 de 2005, 1227 de 2005 y 1567 de 1998, presenta el plan táctico de capacitación a ejecutarse en la vigencia fiscal de El procedimiento capacitación tiene como objetivo, fortalecer las competencias funcionales y comportamentales de los funcionarios de carrera y de libre nombramiento y remoción, con el fin de mejorar el desempeño; y su alcance va desde la recepción de necesidades, formulación del plan táctico, hasta su ejecución y verificación del informe, con las características de calidad del producto. Con este procedimiento se propone capacitar al funcionario de manera integral en temas específicos acordes a su perfil y a las funciones que ejecuta dentro del área de desempeño, que le permitan el desarrollo de sus habilidades y competencias especifica. Para su construcción se tiene en cuenta las necesidades de capacitación reportadas por cada una de las dependencias de la entidad, según solicitud efectuada mediante memorando del 22/08/2014; los resultados de las auditorias de calidad realizados durante el 2014; las necesidades detectadas con la evaluación 22

23 de desempeño comportamental realizada a los funcionarios, según consta en memorando del 4/11/2014; el informe de resultados de la evaluación de la gestión institucional; los resultados del seguimiento al Plan de Mejora Institucional realizado por la Oficina Asesora de Planeación; los resultados del seguimiento realizado a los Planes de Mejoramiento de cada Proceso y la ejecución del Plan Táctico vigencia 2014; COLA; Directrices y/o Políticas establecidas; requerimientos de la Secretaria General y Oficina Asesora Control Interno, según correos electrónicos del 19 y 20/11/2014; además de los resultados de las evaluaciones externas. La metodología utilizada fue la determinada por el Departamento Administrativo de la Función Pública, que busca que el conocimiento generado en una entidad, permita que a través de equipos de aprendizaje efectivos se transfiera el conocimiento al colectivo, a fin de lograr beneficios concretos que se reflejen tanto en el cumplimiento de los objetivos organizacionales, como en un mejoramiento continuo, que garantice la permanencia de la entidad en un medio cada vez más exigente y global. 3.2 GENERALIDADES El Decreto 1227 de 2005, en el Capítulo I, establece el Sistema Nacional de Capacitación, y en su artículo 65 indica, que los planes de capacitación en las entidades públicas deben responder a estudios técnicos que identifiquen necesidades y requerimientos de las áreas de trabajo y de los empleados, para que se desarrollen por medio de los planes anuales institucionales que permitan fortalecer las competencias laborales. Además, enfatiza que los estudios deberán ser adelantados por las unidades de personal o por quienes hagan sus veces, para lo cual se apoyarán en los instrumentos desarrollados por el Departamento Administrativo de la Función Pública y por la Escuela Superior de Administración Pública. Así mismo señala, que los recursos con que cuente la administración para capacitación, deberá atender las necesidades establecidas en los planes institucionales de capacitación. 23

24 Este mismo Decreto en su artículo 66 dispone, que los programas de capacitación deben orientarse al desarrollo de las competencias laborales necesarias para el desempeño de los empleados públicos en niveles de excelencia. La Contraloría General de Medellín en cumplimiento de dicha normativa, contempla en su plan estratégico lo relacionado con los planes de capacitación, disponiendo de su elaboración para cada vigencia, asignando una partida presupuestal para el periodo 2015 de aproximadamente $ , que corresponde al 2% del presupuesto corporativo, de conformidad con lo establecido en artículo 4º de la Ley 1416 de noviembre 24 de 2010, que fortaleció el ejercicio del control fiscal, donde señaló como deber de los organismos de control fiscal territorial, disponer de unos recursos mínimos para capacitación dentro de su presupuesto, del dos (2%) por ciento para capacitar a sus funcionarios y los de los sujetos de control. 3.3 MARCO LEGAL Las normas que orientan la capacitación son: Constitución Política de Colombia 1991; el Decreto 2400 de 1968, art 7.; la Ley 734 de 2002, art 33; la Ley 909 de 2004 de Carrera Administrativa; el Decreto 1227 de 2005 que reglamenta parcialmente la Ley 909 de 2004; el Decreto 1567 de 1998 que crea el Sistema Nacional de Capacitación para los Empleados del Estado; el Decreto 2539 de 2005, que contiene las Competencias Laborales Generales Empleos Públicos; el Decreto 785 de 2005, que trae el Sistema de Nomenclatura y Clasificación y de Funciones y Requisitos Generales de los Empleos Públicos; la Ley 1064 de 2006, que trata sobre la Educación para el Trabajo y el Desarrollo Humano; y el Plan Nacional de Formación y Capacitación de Empleados Públicos adoptado por el Decreto 4665 de 2007, y la Resolución 196 de 2010, modificada por la Resolución 173 de 2013, que desarrolla el Sistema de Capacitación Formación y de Estímulos en la Contraloría General de Medellín. 3.4 OBJETIVOS General - Incrementar la capacidad intelectual y comportamental en los empleados de carrera y de libre nombramiento y remoción de la Contraloría General de Medellín, para un mejor desempeño de sus funciones y de su desarrollo personal integral, a través de la capacitación específica y corporativa. 24

25 - Desarrollar las competencias de los empleados e impactar en los resultados de la labor fiscalizadora, para contribuir con el cumplimiento de la misión institucional y de apoyo administrativo, mediante la apropiación de conocimientos y tecnología Específicos - Contribuir al mejoramiento institucional fortaleciendo la capacidad de sus diferentes dependencia y de las entidades auditadas. - Contribuir al desarrollo de las competencias comunes, comportamentales y funcionales adoptadas por la entidad. - Promover el desarrollo integral del recurso humano y el afianzamiento de una ética del servicio público. - Elevar el nivel de compromiso de los empleados con respecto a las políticas, los planes, los programas, los proyectos y los objetivos de la contraloría y de sus respectivas dependencias. - Fortalecer la capacidad, tanto individual como colectiva, de aportar conocimientos, habilidades y actitudes para el mejor desempeño laboral y para el logro de los objetivos institucionales. - Facilitar la preparación permanente de los empleados con el fin de elevar sus niveles de satisfacción personal y laboral, así como de incrementar sus posibilidades de ascenso dentro de la carrera administrativa. 3.3 DIAGNÓSTICO Necesidades detectadas en las diferentes evaluaciones internas y externas Durante el 2014, las diferentes evaluaciones realizadas por los entes externos no arrojaron requerimientos de fondo en el tema de capacitación. La Oficina Asesora de Control Interno solicitó que sean capacitados todos los funcionarios de la entidad en tres temas relevantes: 25

26 Actualización en el nuevo MECI -Modelo Estándar de Control Interno MECI NTC- ISO 9001 Indicadores de gestión Por su parte la Auditoria General de la Republica solo generó una recomendación para el Proceso Contratación: Mejorar la redacción argumentativa que justifica la escogencia de la modalidad de selección que debe aplicarse en el proceso contractual. En las evaluaciones realizadas a los planes de mejoramiento solo se encontraron acciones correctivas, acciones preventivas y notas de mejora, y con relación a capacitación se tiene dos Notas de Mejora: Proceso Gestión Suministro de Bienes y Servicios: Mejorar la redacción argumentativa que justifica la escogencia de la modalidad de selección que debe aplicarse en el proceso contractual. Procedimiento Bienestar Social: El servidor público responsable del programa de Bienestar Social, debe recibir la capacitación en el aplicativo Kactus, requerida para el manejo del mismo. La Secretaria General en su plan de acción y en las revisiones por la dirección, solicita sea incluida para el 2015 el Proyecto Gestión del Conocimiento. Como resultado de la Evaluación Comportamental a julio 31 de 2014, se presentan las siguientes competencias que considera los jefes deben mejorar sus funcionarios: Actualización de conocimientos en temas de su competencia Análisis más sistemático Análisis crítico y con calidad. Aplicación de los diferentes componentes del proceso auditor Aportes al mejoramiento del proceso Argumentación detallada y probatoria de decisiones Comunicación asertiva con sus compañeros Concentración en sus actividades 26

27 Comunicación de problemas al Jefe Cumplimiento del procedimiento Cumplimiento de normas institucionales Estrategias de comunicación Exposición clara y concisa de las ideas Falta de liderazgo para proponer mejoras al proceso Iniciativa en sus funciones Iniciativa en solución a problemas. Manejo de herramientas informáticas Mantener el vehículo en buenas condiciones de limpieza. Mejorar en la prontitud de atención con el servicio de cafetería en las reuniones del Despacho. Planear y coordinar los tiempos de las actividades laborales Prudencia Recepción de los planteamientos grupales Redacción escrita Respeto hacia los criterios dispares Respeto hacia superiores y compañeros de trabajo Seguridad y firmeza al expresar ideas sin temor a generar controversias Trabajo en equipo Utilización de nuevas tecnologías para un mejor análisis 3.4 TEMÁTICAS A DESARROLLAR Con todos los insumos indicados en los acápites anteriores se construye el plan de capacitación para la vigencia 2015, que al ejecutarse permitirá que los funcionarios se actualicen en las diferentes normativas aplicables a cada una de las áreas, esto es, la misional y la de apoyo; lo cual puede llevarse a cabo mediante congresos, diplomados, seminarios, cursos, foros, conferencias, conversatorios, socializaciones y/o mesas de trabajo. El presupuesto para cada actividad depende de la necesidad requerida por la entidad y de lo ofertado y cotizado para cada servicio. 3.5 NECESIDADES REPORTADAS POR LAS DIFERENTES DEPENDENCIAS 27

28 A continuación se presentan las necesidades de capacitación presentadas por cada una de las dependencias de la entidad, en respuesta al memorando del 22/08/2014: DEPENDENCIA Contralor Auxiliar de Auditoría Fiscal Municipio 1 NECESIDADES Normas Internacionales de Información Financiera NIIF Actualización en las normas de contratación Sistemas de gestión de la calidad Mecánica Automotriz básica Gerencia de procesos Control y mejoramiento del sistema integral de gestión Administración de riesgos en los procesos institucionales Refuerzo en indicadores Normas internacionales de contabilidad para el sector publico CA Recursos Físicos y Financieros Actualizaciones en materia tributaria Trabajo en equipo Liquidación de prestaciones sociales y novedades de personal Seguridad social Capacitación en mercurio Actualización en normativa presupuestal Capacitación en AutoCAD 28

29 Nuevo MECI 2014 Actualización a los auditores de calidad Manejo de riesgos Actualización tributaria y contable Oficina Asesora de Control Interno Actualización normativa sobre contratación Actualización en medio ambiente Auditoria de sistemas Actualización en control fiscal Actualización en control interno Actualización en anticorrupción Formulación y evaluación de proyectos Avalúos de inmuebles - Catastro Normas Urbanísticas e inmobiliaria NIIF Contralor Auxiliar de Auditoría Fiscal Municipio 3 Actualización Tributaria Alianzas Publico Privadas Tecnologías de la información y comunicaciones - TICS Nuevo plan de ordenamiento territorial - POT Actualización en contratación estatal Trazabilidad, como paginar y todo lo referente a presentación de informes 29

30 Oficina Asesora Juridica Contralor Auxiliar de Auditoría Fiscal EPM 3 Aguas y Saneamiento Básico Código General del Proceso Seguros Maestría en servicios públicos domiciliarios y/o Control Fiscal Ortografía y redacción Planes tácticos de bienestar social y capacitación. Contraloría Auxiliar del Talento Humano Prestaciones sociales - Nomina Actualización en Seguridad Social Integral, Salud Ocupacional, Evaluación del desempeño y Talento Humano KACTUS Expresión oral y manejo de cámaras Oficina Asesora de Prensa y Comunicaciones Fotografía Comunicación digital Actualización en protocolo Gerencia de comunicaciones Redacción de informes Expresión oral y escrita Contralor Auxiliar de Auditoría Fiscal EPM Filiales Aguas Herramientas informáticas Office y Excel Políticas presupuestales con enfoque de EPM dirigido a sus filiales One Word - Urgente y que sea desde lo básico Actualización régimen de contabilidad 30

31 Trabajo en equipo Impuestos Actualización contratación publica Daño patrimonial Metodología para evaluar los principios del control fiscal Manejo probatorio para auditoria Subcontraloría Avalúos Evaluación de presupuesto publico Control fiscal de proyectos Capacitación en servicios públicos domiciliarios Indicadores de gestión Formulación y evaluación de proyectos Contralor Auxiliar de Auditoría Fiscal Telecomunicaciones Implementación de las Normas NIIF sector publico Técnicas para hablar en publico Profundizar en Comunicabilidad (comunicaciones), computabilidad (herramientas de software), convivencialidad (interfaz hombre/maquina) Herramientas de: manejador o administrador de base de datos, hojas de cálculo, procesador de textos, gráficos Contralor Auxiliar de Auditoría Fiscal Obras Civiles Actualización en normas de auditoria de obras civiles Curso y taller de actualización en calculo estructural Actualización en pavimentos 31

32 Actualización en geotecnia Cursos en mantenimientos de edificios Cursos referentes a presas y túneles Cursos sobre movimiento de tierras Cursos y talleres sobre trabajo en equipo Curso sobre contratación y auditorias Excel avanzado Curso de redacción Diplomado en RETIE - Reglamento Técnico de Instalaciones Eléctricas Diplomado en Tributaria Diplomado en Avalúos Técnicos de Maquinarias y Equipos (activos operativos) Contralor Auxiliar de Auditoría Fiscal EPM 2 Energía Diplomado en diseño estructural Diplomado en Avalúos Lonja de Propiedad Raíz Redacción y ortografía Expresión oral Especialización en finanzas - Universidad de Medellín Especialización en Servicios Públicos - Universidad de Medellín Contralor Auxiliar de Auditoría Fiscal EPM Revisión de la cuenta Contratación estatal 32

33 1 Asuntos Administrativos Operaciones de crédito publico Evaluación de proyectos Presupuesto NIIF a nivel de consultoría Entrenamiento en revisión de contratación Contralor Auxiliar de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva Derecho en seguros en responsabilidad fiscal y jurisdicción coactiva Derecho probatorio Interrogatorio y contrainterrogatorio Responsabilidad fiscal Planeación estratégica - Balanced Scorecard Indicadores Jefe Oficina Asesora de Planeación Integración de los sistemas de gestión ISO y MECI Herramientas de escritorio (Excel - Word) avanzado Formadores de formadores Redacción de informes Contralor Auxiliar de Auditoría Fiscal EPM Filiales Energía Expresión oral y escrita Herramientas informáticas Office y Excel Políticas presupuestales con enfoque de EPM dirigido a sus filiales One Word - Urgente y que sea desde lo básico 33

34 Actualización régimen de contabilidad Trabajo en equipo Contralor Auxiliar de Auditoría Fiscal Educación Capacitación en NIIF Capacitación en Contratación Capacitación en Programas de Fondos Valoración de costos ambientales Contralor Auxiliar de Auditoría Fiscal Ambiental Capacitación en plan de ordenamiento territorial - POT Refuerzo en ARCGIS Legislación ambiental Metodología de evaluación Costos Ambientales Indicadores - profundización Riesgos en general y para cada uno de los procesos AutoCAD Secretaria General Procesos disciplinarios Contratación estatal Seven Isolucion Evaluación de proyectos Contralor Auxiliar de Auditoría Fiscal Municipio 2 Contratación estatal Redacción y ortografía Presentaciones avanzadas PREZI 34

35 Legislación contractual y actualización en esta Auditoria a la contratación estatal Contratación e interventoría, manejo de convenios interadministrativos, convenios de asociación y cooperación. Interventoría y supervisión de contratos Planeación estratégica Competencia en lectoescritura Argumentación y análisis critico Selección técnica de muestras de auditoria Contralor Auxiliar de Auditoría Fiscal Cultura y Recreación Estructuración y tipificación de hallazgos manejo de papeles de trabajo Auditoria de sistemas de información y TICS Office avanzado, no más actualizaciones de la herramienta Evaluación de planes, programas y proyectos Gestión financiera Evaluación de la gestión financiera y presupuestal Conocimiento contable, financiero y tributario NIIF Actualización en normas internacionales de contabilidad publica Procesos de responsabilidad fiscal y procesos de jurisdicción coactiva 35

36 Contratación estatal Contralor Auxiliar de Auditoría Fiscal Gobernabilidad y Organismos de Control Técnicas de redacción Archivo papeles de trabajo Actualización en la normatividad relacionada con funciones que desempeñamos - Gobernabilidad y Organismos de Control Evaluación de riesgos Finanzas para no financieros Revisoría fiscal Actualización de office Excel avanzado Contralor Auxiliar de Auditoría Fiscal Movilidad Redacción y ortografía Redacción de hallazgos Trabajo en equipo Solución de conflictos Masajes Cocina Comfenalco Manualidades Logística de eventos Contralor Auxiliar de Participación Ciudadana Atención al cliente Protocolo y eventos Comunicación asertiva 36

37 Relaciones interpersonales en entornos laborales Elaboración, manejo y administración de bases de datos Auditoria cartera y glosas en el sector salud Indicadores en salud Contratación en el sector salud Proceso de aseguramiento en salud Flujos de efectivo Contralor Auxiliar de Auditoría Fiscal Salud Evaluación de proyectos de inversión Presupuesto Gestión financiera Evaluación de planes programas y proyectos Actualización contable y tributaria Finanzas publicas Trabajo en equipo y relaciones interpersonales Administración en plataforma SharePoint 2010 Inteligencia de negocios Contralor Auxiliar de Desarrollo Tecnológico Protección de datos Administración de proyectos tecnológicos Implementación de mesas de ayuda Planeación estratégica de las TICS Integración de sistemas informáticos 37

38 Mejores prácticas de categoría mundial para las tecnologías de la información y las comunicaciones TICS Tendencias y gestión tecnologías Ver Anexo 1. 38