DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DE UN PROTOTIPO QUE PERMITA EL DESPLIEGUE DE UN PLAN DE RECUPERACIÓN DE DESASTRES APLICABLE A EMPRESAS MIPYMES COLOMBIANAS

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1 DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DE UN PROTOTIPO QUE PERMITA EL DESPLIEGUE DE UN PLAN DE RECUPERACIÓN DE DESASTRES APLICABLE A EMPRESAS MIPYMES COLOMBIANAS JAIRO ALEJANDRO ROMERO RODRIGUEZ, JENNIFER KATHERINA RAMIREZ Programa de Sistema, Facultad de Ingeniería, Universidad Católica de Colombia Bogotá D.C., Colombia jaromero02@ucatolica.edu.co,jkramirez58@ucatolica.edu.co Resumen En Colombia las Mipymes conforman el 96% de las empresas, aproximadamente existen, generan el 63% del empleo industrial; realizan el 25% de las exportaciones, según datos del ministerio de desarrollo. Sin embargo las empresas Mipymes Colombianas enfrentan problemas como el bajo conocimiento de estrategias de invención e innovación que son de suma importancia para enfrentar mercados cada vez más competitivos. Uno de los principales problemas a los que se enfrenta las empresas Mipymes es el bajo conocimiento en la construcción y ejecución de un plan de recuperación de desastres- DRP-, lo cual podría ocasionar la pérdida información clave y de recursos tecnológicos de manera accidental o intencional. Este artículo describe el diseño e implementación de un prototipo aplicado a tres (3) Mipymes Colombianas. Este permite el despliegue de un plan de recuperación de desastres aplicable a empresas Mipymes Colombianas con el fin de que se considere la importancia de un plan de contingencia frente a un evento que ocasione la pérdida información relevante en una empresa Mipyme. Palabras Clave: DRP, socialización, indagación, Mipymes, prototipo. Abstract-Mipyme enterprises represent the 96% of all enterprises in Colombia. According to the Ministry of Development, approximately are currently working, they generate the 63% of industrial employment and represent 25% of exportations. However, Colombian Mipyme enterprises face problems such as poor knowledge of invention and innovation strategies that are critical to face increasingly competitive

2 markets. One of the main problems that Mipyme enterprises face is the low knowledge in the construction and implementation of a disaster recovery planning- DRP-, which could result in accidental or intentional loss of data resources. This paper describes to design and implement of a prototype applied to three (3) Colombian Mipyme. This model allows a the deployment of a disaster recovery plan, according to Colombian Mipyme enterprises, it with the aim to regard the importance of a contingency plan against an event that could cause the loss of key information for the Mipyme enterprises. Keywords:, Mipymes, DRP, Disaster Recovery Planning, prototype, value chain, ISO. I. INTRODUCCIÓN Hoy en día la información es considerada como uno de los recursos más valiosos para cualquier tipo de empresa. Contar con la información apropiada en el momento oportuno es trascendental al momento de tomar decisiones acertadas. Los avances tecnológicos, en especial, los que tienen que ver con el manejo de la información han facilitado de forma significativa la labor de las empresas y en general el desarrollo de los negocios, es por ello que se invierten considerables recursos económicos y grandes esfuerzos para desplegar tecnología que aseguraren la disponibilidad inmediata de la información y garantizar su protección 1. Ante la evidente importancia de la información resulta prioritario el establecimiento de planes de contingencia que le permita a las empresas manejar de la mejor forma posible situaciones que atenten contra la continuidad del negocio. Es claro el incremento de los soportes en los que se conserva la información, pero no los planes de contingencia destinados a salvaguardar y proteger la información. Las grandes empresas en su mayoría trabajan bajo planes de recuperación de desastres (DRP) los cuales tienen como objetivo la protección de recursos y centros de datos necesarios para asegurar la estabilidad de la organización. Los (DRP) aportan cuando se dan situaciones tales como huracanes, terremotos e inundaciones o sobre aquellos causados de manera deliberada por el hombre (ataques de virus, explosiones, incendios, sabotaje) 2. Estos planes de recuperación de desastres que aplican soluciones tecnológicas han llevado a cabo en empresas gubernamentales o multinacionales pero si se da un vistazo a las pequeñas empresas tales como las Mipymes, en su mayoría presentan una gran debilidad en el conocimiento de lo que es ejecutar un plan de recuperación de desastres. El tema de este trabajo es diseñar un prototipo que permita el despliegue de un plan de recuperación de desastres aplicable a empresas Mipymes Colombianas, las cuales podrán ejecutarlo a un costo bajo, de forma clara y sencilla con el fin de controlar y salvaguardar la información recursos y centros de datos frente a cualquier tipo de eventualidad.

3 En la primera parte se describe la metodología utilizada para cumplir con los objetivos de la investigación. Luego se referencian conceptos principales del marco teórico estudiado para el desarrollo, posteriormente estudios aplicados en las tres (3) empresas Mipymes, en los cuales se describe la solución DRP propuesta. Continuamente se identifican los riesgos potenciales. Luego se diseñara e implementara el prototipo en las tres (3) Mipymes Colombianas, para los cuales se difundirán los resultados a través de un blog. Finalmente se encuentran las conclusiones y recomendaciones. b. DRP El resultado de la implementación de un DRP es poder contar con un plan de contingencia que permita ayudar a que las organizaciones a mantener la continuidad de su negocio, minimizar los daños y prevenir pérdidas frente a una interrupción que puede ser causada por un desastre natural o una falla humana 7. c. Cadena de Valor La cadena de valor es una herramienta propuesta por Michael Porter en su libro la ventaja competitiva y es poderosa herramienta de análisis para planificación estratégica, está conformada por 9 actividades estratégicas, 5 actividades primarias y 4 de apoyo 10. I. DESARROLLO DE LOS CONTENIDOS. a. Metodología La técnica utilizada es investigación aplicada, está basada en la utilización de los conocimientos en la práctica, para aplicarlos, en la mayoría de los casos, en provecho de la sociedad. Inicialmente se hará el análisis del problema percibido en las empresas Mipymes Colombianas en cuanto a DRP, a través de la revisión de estudios previos y de la aplicación de un instrumento que nos permita determinar el grado de utilización de sistemas DRP en las Mipymes Colombianas. La población analizada y en la cual se validara el prototipo será en tres empresas Mipymes. Fuente. LUIS ARIMANY. La cadena de valor en línea. Bogotá: El Autor citado 20 agosto, Disponible en Internet: <URL: d. Marco de Recomendaciones Norma ISO Aunque es discutida la flexibilidad e imprecisión de ISO 17799, cabe resaltar que resulta muy difícil contar con una norma que abarque la gran variedad de entornos de tecnología de la información y que sea capaz de adaptarse a los cambios que día a día ocurren. Lo que pretende esta norma es ofrecer un conjunto de reglas a un sector donde anteriormente no existían teniendo en cuenta las necesidades actuales 11.

4 e. Empresa 1 Inicia operaciones en el año de 2010 con el nombre de Publymark en la ciudad de Bogotá, Su fundador el Sr.Erik Contreras Castellanos, la filosofía y política empresarial, está orientada a la satisfacción del cliente, convirtiéndose así en la mejor garantía de calidad, actualmente la empresa está realizando exportaciones a Puerto Rico, a nivel nacional la empresa cuenta con clientes tales como laboratorios y empresas de publicidad. Los servicios principales que ofrece esta empresa son: Diseño y fabricación de bolsos, maletas, morrales, estuches, maletines, bolsas promocionarles. Cadena de Valor son: cuero, pegante, bisturí, tijeras, hilos, tela, herrajes, agujas, lona, cartulina, cremalleras, bolsa etiquetas, cajas. La empresa cuenta con cuatro (4) líneas que son indispensables para la elaboración del producto: Línea diseño. Línea corte. Línea costura y terminaciones. Línea empaque. 1.2 Logística de Salida. Actualmente la empresa cuenta con un servicio de trasporte aeroportuario el cual se encarga de los envíos a Puerto Rico, esta empresa realiza el traslado de la mercancía de la empresa al aeropuerto, presta la asesoría de documentación necesaria para la exportación y envió legal de mercancía a otro país. La distribución de la mercancía en la ciudad de Bogotá se realiza por medio del vehículo del propietario de la empresa y a nivel nacional por medio de empresas transportadoras de mercancía (Servientrega y Coordinadora entre otras). 1.3 Actividades de Apoyo 1. Actividades Primarias Empresa 1.1 Logística de Entrada. La empresa Publymark maneja una bodega donde almacena todas las provisiones necesarias para producción de los pedidos pendientes. Estas provisiones La empresa cuenta con adquisidores como son una bodega propia donde se desarrolla la actividad de la empresa, material para la producción, maquinaria para estampar marcas publicitarias, tres mesas de corte, tres máquinas de costura, área de material para elaboración tales como son tijeras, bisturí, metros, reglas, agujas, también en la parte administrativa cuenta con un equipo de cómputo donde se almacena la información de la empresa. Adicionalmente cuenta con el servicio de Internet ilimitado y telefonía local, un

5 área de papelería que está conformada por cuadernos, libros contables, esferos, hojas. Publymark actualmente cuenta con poco desarrollo tecnológico, sin embargo cuenta con el manejo básico de internet por medio del cual se realizan consultas de páginas web, redes sociales y correo electrónico, adicionalmente utilizan herramientas de ofimática como Microsoft office 2007(Excel y Word ) por medio de estas herramientas se controlan bases de datos de clientes, proveedores, inventarios, imágenes digitales de diseños y documentos contables, esta información únicamente se controla localmente. De acuerdo al análisis aplicado con la cadena de valor se puede determinar que la información relevante de la empresa son sus diseños, bases de datos (Clientes, Proveedores, Inventarios), control contable y personal. Esta información no cuenta con ningún tipo de respaldo. 1.4 Identificación de Riegos Empresa. No existe un plan de acción que permita la recuperación de la información de la Base de Datos de clientes en el momento que ocurra una falla natural o humana que genere la perdida de esta información. No existe un plan de acción que permita la recuperación de la información de la Base de Datos de Inventarios en el momento que se presente una falla natural o humana que genere la perdida de esta información. No existe un plan de acción que permita la recuperación de la información de Proveedores en el momento que ocurra una falla natural o humana que genere la perdida de esta información No existe un plan de acción que permita la recuperación de la información Contable en el momento que ocurra una falla natural o humana que genere la perdida de esta información. La falla en los servicios de internet, redes WAN y LAN internas podrían ocasionar una falla en la sincronización de la información en la herramienta Google Drive. Fallas en el Hardware. Fallas en el Software. f. Empresa 2 La empresa con nombre Evolution nace el 02 de junio del 2012 en la ciudad de Bogotá, Su propietaria María Cristina Pineda, creó este salón de belleza con el fin de suplir las necesidades mediante la prestación de servicios integrales de belleza y el cuidado de la imagen de sus clientes. Gracias a la excelencia en cortes tinturas y la fidelización al cliente cuenta con una alta demanda la cual ayuda a la sostenibilidad y progreso del negocio, además proyecta el crecimiento del mismo con el fin de generar empleo. Tiene variedad de servicios como son: cortes, blower, barbería, peinados para todo tipo de ocasiones, manicure, pedicure, pestañas postizas, ondulados. Limpiezas faciales, depilaciones y otros

6 Cadena de Valor Infraestructura de la Empresa Empresa con 2 años en el mercado pertenece al Sector: servicio, su actividad económica es el servicio en el mercado Colombiano. La propietaria se encarga de la administración de su empresa como son pago proveedores, manejo de presupuesto, cartera, Control de gastos y ganancias de la empresa. Administración de Recursos humanos La administración del recurso humano es directamente ligada a la propietaria de la empresa, la cual es la única persona que almacenada o actualiza la información de la empresa y de igual forma determina el precio que debe efectuar el cliente o el pago al empleado Desarrollo Tecnológico Computador de Escritorio(Procesador Intel Core 2 Duo. Ram 2 GB DD 500 GB), sistema Operativo Windows 7, Herramientas de Ofimática Microsoft Offiice 2007(Word, Excel) por medio de esta herramienta controla Base de datos de clientes, proveedores e inventarios, Control de presupuesto cartera y ganancias previstas, Servicio de Internet Banda Ancha y Línea telefónica Adquisiciones local propio donde se desarrolla la labor de la empresa, maquinaria para elaboración de actividades en estética, herramientas necesarias para la elaboración de la actividad (champú,baños de cremas, pinturas de uñas, tintes y químicos ), Suscripción al servicio de Internet ilimitado, herramientas de gran importancia secadores, planchas, cepillos y tijeras, PC, papelería como cuadernos contables,esfero, hojas. Suscripción a líneas telefónicas Logística de Entrada La peluquería Evolution, cuenta con un deposito d e n t r o d e s u s instalaciones donde los proveedores descargan las mercancía solicitada como : Toallas guantes tintes Gorros champu Balsamo Crema Ganchos cepillos aca Gel Silicona esmalte Quitaesmalte, algodón Operación Logística de Salida Comercializa ción y Ventas Línea de lavado: Champú y baño de crema para desarrollar el trabajo de limpieza o de eliminación de químicos aplicados. Línea de químicas: Aplicación del químico que el cliente desee para realizar el cambio físico Línea de peinados : Verificación de servicio que desea el cliente si es moño, cepillado o crespo también se verifica similitudes con diseños. Línea de manicure: El cliente selecciona modelo posteriormente se le realiza limpieza para garantizar que el trabajo quede de mejor calidad y luego se realiza diseño escogido por el cliente. Línea de estética Según actividad selecciona la esteticista prepara materiales cremas, aceites, para realizar el proceso Fuente. El Autor El cliente llega a las instalaciones y solicita el servicio que desea y el tipo de área bien sea la parte de estética, peinados o manicure se le realiza el procedimiento y se le genera el cobro una vez terminado el proceso. Calidad en el Servicio t atencion al cliente Costos accequibles al mercado Fidelizacion de los Clientes Campaña de Voz a Voz entre los clientes Servicios Promociones cada mes. 1. Actividades Primarias Empresa 1.1 Logística de Entrada. La empresa Evolution cuenta con un local propio donde desarrolla su actividad económica, en la misma almacena productos tales como son: tintes, químicos de belleza, rollos, ganchos, cepillos, secadores, planchas, champú, baños de cremas, toallas. La empresa cuenta con cinco (5) líneas donde el cliente escogerá los servicios integrales de belleza y de cuidado para mejorar su imagen, no necesariamente el cliente está obligado a pasar por todas las líneas de operación solo por la que desee. Línea de lavado. Línea de químicas. Línea de peinados. Línea de manicure. Línea de estética. 1.2 Logística de Salida. El cliente ingresa a las instalaciones solicita los tipos de servicios que requiere y especifica en cada línea de proceso que es lo que desea bien sea por diseños escogidos de los catálogos o por referencia propia. 1.3 Actividades de Apoyo La empresa cuenta con adquisiciones como son local propio donde se desarrolla su actividad económica. Adicionalmente cuenta con los materiales necesarios para el desarrollo de cada una de sus líneas de servicios entre estos encontramos: pinturas de uñas, quita esmaltes, limas, corta uñas, corta cutículas, calentador de agua, guantes, algodones, tintes,tijeras, químicos, cepillos, canchos, pinzas, lasos, cremas, champú, baños de crema, maquina reductora, máquina de vapor, materiales de limpieza facial, lupa entre otros, también en la parte administrativa cuenta con un equipo de computador donde se almacena la información de la empresa en el cual se realizan actividades como facturaciones, recibos de cajas, cartas, control contable, clientes, proveedores e inventarios. Cuenta con un servicio de internet ilimitado y telefonía local, una área de papelería que está conformada por cuadernos, esferos, hojas. La empresa actualmente cuenta con pocos adelantos tecnológicos, sin embargo cuenta con el manejo básico de internet como consultas de páginas, redes sociales y correo electrónico, manejo de Microsoft office 2007(Excel y Word) en la cual manejan bases de datos de clientes, proveedores, inventarios, control contable y facturación. Esta información únicamente es almacenada localmente, no se almacena en ningún medio físico ni en ningún sitio Web.

7 Según análisis aplicado mediante la cadena de valor se pudo observar que la empresa cuenta con una única persona que almacena la información de manera local, proceso el cual podría estar afectando la empresa en caso de un suceso que ocasione la perdida de información. 1.4 Identificación de Riegos Empresa. No hay planes de acción y contingencia que permitan la recuperación inmediata de la información acerca de los proveedores No hay planes de acción y contingencia que permitan la recuperación inmediata de la información acerca de los Cliente Actualmente la información de inventarios no cuenta con un plan de contingencia que pueda respaldar su información en el momento que se presente una falla natural o error humano La seguridad de la información contable de la peluquería se encuentra expuesta ya que no cuenta con ningún respaldo que le permita ser restaurada ante una falla natura o error humano La falla en los servicios de internet, redes WAN y LAN internas podrían ocasionar una falla en la sincronización de la información en la herramienta Google Drive Fallas en el Hardware Fallas en el Software g. Empresa 3 Supermercado (Abarrotes).Fundada en noviembre del 2009, Su actividad económica está enfocada en la comercialización de productos de la canasta familiar, por lo tanto su actividad económica pertenece al sector de consumo. Esta empresa es competente por la calidad y precios de sus productos logrando de esta manera la fidelización de sus clientes, como valor agregado se destaca en el excelente servicio al cliente, con el fin de buscar el crecimiento de manera rentable. Actualmente la empresa cuenta con el talento humano de seis empleados, los cuales son capacitados de manera continua por seminarios y curso gratuitos ofrecidos por el SENA. Los abastecimientos de sus productos son sostenidos de manera continua con el fin de satisfacer el cliente. Cadena de Valor Fuente. Los Autores 1. Actividades Primarias Empresa 1.1 Logística de Entrada. El mini mercado que por políticas de seguridad no dejó mencionar su razón social, cuenta con una bodega propia en la localidad de Engativá donde en la misma desarrolla sus actividades, su actividad económica está enfocada a la comercialización, los productos que venden para mayor salida se enfocan

8 en productos de la canasta familiar que son los preferidos por la comunidad ya que son de uso prioritario para cualquier hogar colombiano, la empresa cuenta con dos (2) líneas donde el cliente escogerá del producto que sea necesario para su consumo familiar y que se encuentre dentro del presupuesto. Línea de bodega. Línea de registro. 1.2 Logística de salida. El cliente ingresa a las instalaciones observa que tipo de producto requiere para su hogar verifica costos y toma los productos necesarios para su compra. 1.3 Actividades de Apoyo La empresa cuenta con adquisiones, como son local propio donde se desarrolla su actividad económica. Adicionalmente cuenta con dos refrigeradores grandes donde se almacenan todos los productos que requieren refrigeración como son lácteos, jugos, embutidos entre otro, adicionalmente cuenta con estantería para organizar los productos, también tiene dos máquinas registradoras para desarrollar la actividad de registro de salida de productos del almacén, cuenta en la parte administrativa con un equipo de computador donde se almacena la información de la empresa en el cual se realizan ventas diarias,deducción de inventario, precio real, precios de venta, información de clientes, proveedores y empleados entre otros. La empresa cuenta con pocos adelantos tecnológicos, sin embargo cuenta con el manejo básico de internet como consultas de páginas, redes sociales y correo electrónico, manejo de Microsoft office 2007(Excel y Word) en la cual manejan bases de datos de clientes, proveedores, inventarios. Según información analizada mediante la cadena de valor se pudo observar que la empresa cuenta con una sola persona la cual conoce y administra toda la información de valor de manera local, lo cual puede afectar la condición económica de la misma a la hora de presentarse una eventualidad no deseada. 1.4 Identificación de Riegos Empresa. No existe un plan de acción que permita de base de datos de clientes No existe un sistema de recuperación de inventario automático sin recurrir al conteo físico de la información de inventarios Perdida de la información de la base de proveedores Perdida la información contable de la empresa Perdida de servicio de internet Perdida de la equipo computo h. Solución DRP La solución orientada a mitigar los riesgos identificados con anterioridad o garantizar la continuidad del negocio en caso de que inevitablemente ocurran, básicamente consiste en determinar una política general de seguridad que se debe seguir para prevenir la ocurrencia de situaciones no deseadas y la utilización de un sistema de replicación en la Nube. La política y el mecanismo de replicación es el mismo para las tres (3) empresas estudiadas. Para las políticas de seguridad se recomienda que las empresas utilicen la norma ISO y para replicación en la nube se utilizará la herramienta Google Drive.

9 i. Aplicación de la Norma IS De acuerdo con las diez (10) áreas de control de la norma y el tipo de empresa a la cual está dirigido los estudios, los aspectos principales que la empresa debe tener en cuenta son: Políticas de seguridad. Organización de Seguridad. Clasificación y Control de Activos. Seguridad del Personal. Seguridad Física y Ambiental Gestión de Comunicaciones y Operaciones. Control de Accesos. Desarrollo y mantenimiento de Sistemas. La empresa Administración de la Continuidad de los Negocios. Cumplimiento. Google Drive es un servicio de almacenamiento de archivos en línea. Fue introducido por Google el 24 de abril del Google Drive actualmente es un fusión con Google Docs, siendo esta una herramienta de trabajo colaborativo gratuita.. k. Análisis De Resultados El objetivo principal del sistema es proteger la información relevante de las empresas MIPYMES Colombianas, lo cual permitirá a las empresas mitigar el riesgo de pérdida de información ante desastres no controlados bien sean naturales o fallas humanas. Razón por la cual se realizaron pruebas con información real de las empresas MIPYMES para comprobar su funcionalidad y flexibilidad para los usuarios de las tres empresas. j. Replicación en la Nube. El servicio de replicación de datos es fácil de configurar, programar y administrar. Las aplicaciones en la nube están hechas para ser rápidas y flexibles. No obstante, estos sistemas están diseñados fundamentalmente para el procesamiento de transacciones. Debido a que los objetos y los campos son añadidos, eliminados y modificados constantemente, el esquema de aplicación subyacente siempre está cambiando. Para muchas organizaciones de TI que no tienen los recursos disponibles, esto significa doble trabajo, si quieren mantener una copia actualizada de último minuto de los datos con solo verificar en la nube. Los resultados obtenidos fueron los siguientes.

10 A través de la realización de este trabajo, se puede deducir que un Plan de Recuperación de Desastres es requerido por toda Mipyme. No lo usan en gran medida por la falta de información ya que desconocen que existen herramientas eficaces, estándares de la industria, gratuita y que permiten anticiparse a desastres de orden natural o provocado. II. CONCLUSIONES. Actualmente las Mipymes, están poco preparadas ante eventos como desastres naturales o errores humanos. Son pocos los conocimientos que tienen las Mipymes sobre los beneficios que pueden obtener con la ejecución de un DRP, que permita la recuperación de servicios intangibles tales como la información de los procesos de la empresa. En la fase de diagnóstico se vio la necesidad de elaborar un prototipo que permita el despliegue de un DRP para las Mipymes, de una manera amigable, pero con la efectividad suficiente para salvaguardar la información. Los planes de implementación ante desastres tecnológicos son propuestas que irán madurando en las Mipymes conforme se difunda al interior de estos negocios que la inversión en seguridad no es un gasto. Las Mipymes que implementen el prototipo de DRP propuesto tendrán un menor riesgo en la recuperación de información ante desastres que aquellas que no tengan contemplado ningún DRP, o que sigan un modelo tradicional que puede resultar costoso y/o ineficiente. Existe una cultura reactiva y no preventiva frente a la ocurrencia de eventuales desastres. Resulta prioritario implementar medidas preventivas que garanticen la seguridad e integridad de la información y en caso de que ocurra lo inevitable, es decir un siniestro o emergencia, conocer el procedimiento a seguir durante y después, ya que estas empresas son las mayores generadoras de empleo en Colombia Para determinar el nivel de riesgo o qué información es sensible es necesario el marco de referencia de la cadena de valor. Si la difusión del DRP se hace masivamente muchas empresas podrían mitigar el riesgo de pérdida de información. Finalmente, se recomienda que se haga un seguimiento continuo a la evolución de la adopción de DRP por parte de la Mipyme Colombiana RECONOCIMIENTO Nuestro más profundo y sincero agradecimiento a todas aquellas personas que con su ayuda han colaborado en la realización del presente trabajo.

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