MANUAL DE GESTIÓN DOCUMENTAL

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2 Edición 1 Página 2 de 63 CONTROL DE REVISIONES Revisión Fecha Modificaciones EDICION OFICINAS NOTA: se identificará en rojo en el cuerpo del documento la última modificación realizada GESTOR 2

3 Edición 1 Página 3 de 63 INDICE (Provisional) INTRODUCCIÓN AL GESTOR (GESDOC) ESTRUCTURA BÁSICA DE LOS DIRECTORIOS: DESGLOSE DIRECTORIO: ARCHIVO GENERAL DE LA OEI Subdirectorio: Documentos Constitutivos Subdirectorio: Reuniones Institucionales Subdirectorio: Documentos Constitutivos Subdirectorio: Procedimientos Documentados Subdirectorio: Normativa General Subdirectorio: Metas 2021 DIRECTORIO: ARCHIVO Subdirectorio: Historico Convenios Subdirectorio: Normativas Subdirectorio: Otros Documentos DIRECTORIO: CONVENIOS/PROYECTOS Subdirectorio: Convenios Subdirectorio: Proyectos DIRECTORIO: REGISTRO Subdirectorio: Registro de entrada Subdirectorio: Registro de Salida DIRECTORIO: CONTRATACIÓN Subdirectorio: Contratos Subdirectorio: Cartas Compromiso GESTOR 3

4 Edición 1 Página 4 de 63 DIRECTORIO: DEPARTAMENTOS DIRECTORIO: FINANCIADORES GESTOR 4

5 Edición 1 Página 5 de 63 INTRODUCCIÓN AL GESTOR (GESDOC) 1.- OBJETO El archivo de Gestión de Gestión documental de la OEI, se ha creado por dos objetivos fundamentales: Catalogar e introducir en el sistema de gestión la información de los documentos de toda la Organización, de tal manera que queden registrados de forma univoca Realizar búsquedas de manera fácil y rápida de toda esta documentación. Poder compartir esa información entre los distintos actores que intervienen. 2.-ALCANCE Este documento detalla el modo de uso de la aplicación que maneja el sistema de Gestión documental, la estructura de los documentos introducidos, los procedimientos de introducción de datos para la alimentación de la aplicación, su catalogación y la estructura de las fichas documentales para el correcto funcionamiento de la herramienta. 3.-GESTION 3.1 MANUAL DE LA APLICACIÓN DE GESTIÓN Los usuarios, podrán insertar, borrar, editar, y leer los documentos que se incluyan en la aplicación dependiendo del perfil asignado al mismo, estos perfiles se describirán en el apartado GESTION DE USUARIOS de este manual. ACCESO A LA APLICACIÓN / CAMBIO DE CONTRASEÑA Al dar de alta a un usuariola aplicación le asignará automáticamente un login y una contraseña (alfanumérica) que se podrá cambiar en el directorio CAMBIAR CONTRASEÑA. Adicionalmente y para cambiar la contraseña se pude hacer a través de la ventana de inicio a la aplicación, en Olvidaste la contraseña?, se recomienda cambiar al comienzo de utilizar la aplicación, por otra contraseña más amigable GESTOR 5

6 Edición 1 Página 6 de 63 AÑADIR DOCUMENTOS O DIRECCIONES DE INTERNET El mecanismo de subida es sencillo, ya que solamente, en la ficha documental apropiada, se tendrá que pulsar el botón Agregar archivo y seleccionar el archivo correspondiente. Se han definido unas normas para la correcta inserción de los documentos que se detallarán más adelante. También se detallarán cómo se deben insertar las URL y el porqué esta implementada esta opción. GESTOR 6

7 Edición 1 Página 7 de 63 FILTROS Las búsquedas se realizarán a través de unos campos definidos previamente en las fichas informativas (conjunto de campos), que dan lugar a unas fichas documentales que englobarán una serie de documentos. Estas búsquedas se realizarán a través de filtros, que es asignar un valor a un campo o campos determinado. Para crear filtros en los encabezados de cada apartado se verá un recuadro en el que aparece Campos, Operadores y Valores. Los pasos a seguir son los siguientes: 1. Seleccionaremos el campo por el cual vamos a realizar la búsqueda (es un desplegable con todos los campos que contiene la ficha general que es distinta por apartados), 2. Definiremos el Operador (este operador, dependiendo del tipo de campo, puede ser: igual a, contiene, mayor que, menor que..) 3. Escribiremos el valor del campo que queremos buscar, (Ejemplo: Año Presupuestario = 2012; en este caso buscará todos los registros cuyo valor de año presupuestario sea el 2012) Para finalizar pulsaremos el símbolo más que esta a la derecha del campo Valor. Se pueden crear todos los filtros que se deseen; teniendo en cuenta que el segundo filtro, utilizará el resultado del filtro anterior, etc GESTOR 7

8 Edición 1 Página 8 de 63 OTRAS HERRAMIENTAS Nuevo: No disponible en todos los apartados, sirve para incluir una ficha informativa nueva. Imprime el resultado de una búsqueda. Exporta el resultado de una búsqueda a Word o a Excel dependiendo del formato seleccionado. A continuación se explicarán todos los apartados de los que consta el Sistema de Gestión Documental y la descripción de las fichas de cada apartado. Agregar Archivos Editar (Fichas informativas y documentales) GESTOR 8

9 Edición 1 Página 9 de ESTRUCTURA BÁSICA DEL GESTOR Se pretende con apartado aportar una información gráfica que represente y defina la arquitectura del gestor documental. El apartado se compone de una breve definición de las nomenclaturas y el modelo del gestor (pág. 3), una aproximación visual para reconocer cada una de las partes (pág. 4 y 5), para luego directorio a directorio presentar todas áreas que agrupan la documentación. UNIDAD DE Resaltar que cuando dentro de la unidad de información ( ) aparezca la INFORMAC palabra concreto, significa que existen muchas unidades de información, IÓN y que no es posible ni útil representarlas todas, puesto que además pueden ir creciendo. En el caso en que no aparece la palabra concreto, significa que el nombre que figura se corresponde literalmente con el de la unidad de información, así como que ese número de unidades de información están definidas y no va a variar, a priori. El modelo de estructura que sigue el Gestor Documental es el siguiente: GESTOR 9

10 Edición 1 Página 10 de 63 A continuación detallamos y damos significado a cada Unidad de esta Estructura. Grandes áreas que agrupan, en primer término, toda información documental del gestor. Existen, hasta el momento, ocho directorios a este efecto. Subdivisión del directorio y segundo escalafón en la agrupación de datos. No todos los directorios tienen subdirectorios. Concepto alrededor del que se ordenan los documentos. En algunos directorios y subdirectorios su número es limitado, definido y estático, y en otros las unidades van aumentando alimentadas por los usuarios.. Describe el concepto de la unidad de información, proporcionándole atributos y aportando información de la misma. Presenta los documentos vinculados a la unidad de información, incluyendo una descripción de los mismos, así como otros datos, agrupados por carpetas Contenedor último de los documentos. Cada unidad informativa posee las suyas, aunque en ocasiones comparten las mismas. agrupados por carpetas GESTOR 10

11 Edición 1 Página 11 de APROXIMACIÓN VISUAL A LAS PARTES DEL GESTOR Cuando se abre el Gestor documental la pantalla es similar a la que sigue a continuación: A continuación identificaremos los elementos de la estructura básica del Gestor Documental con la visualización de la página : DIRECTORIO GESTOR 11

12 Edición 1 Página 12 de 63 SUBDIRECTORIO UNIDAD DE INFORMACIÓN La ficha informativa y Documental aparece cuando se pulsan respectivamente los siguientes símbolos. Dependiendo del tipo de usuario podrán o no aparecer en la pantalla FICHA INFORMATIVA FICHA FICHA INFORMATIVA GESTOR 12

13 Edición 1 Página 13 de 63 FICHA Por último las Carpetas de contenidos aparecerán en la parte superior de la ficha Documental a medida que introduzcamos los diferentes documentos y los vayamos clasificando CARPETAS DE CONTENIDOS GESTOR 13

14 Edición 1 Página 14 de 63 ESTRUCTURA BÁSICA DE LOS DIRECTORIOS: DESGLOSE DIRECTORIO: ARCHIVOGENERAL DE LA OEI GESTOR 14

15 Edición 1 Página 15 de 63 Directorio: Archivo General de la OEI En este Directorio se incluirán todos los documentos de interés general para la institución al completo, tanto para la Secretaría General como para cada una de las Oficinas Nacionales. Estarán accesibles para todos los usuarios de la Aplicación. Su modificación solamente se podrá realizar desde la Secretaría General o con su autorización. Se divide en cinco subdirectorios. Subdirectorio: Documentos Constitutivos Se incluirán todos los documentos firmados con los Estados Miembros para la formalización de la pertenencia a la Organización o el establecimiento de una Sede ESTRUCTURA GESTOR 15

16 Edición 1 Página 16 de 63 FICHA INFORMATIVA DESCRIPCIÓN DE CAMPOS ID: automático. Código: Adhesiones, Tratado Constitutivo y Convenio de Sede Título de Documento:Corresponderá al que aparezca en el documento Año: año en que se firma la Adhesión. País: seleccionar el país correspondiente de la lista desplegable. CARPETAS General Solamente existe una carpeta ya que este tipo de documentos son únicos NOMENCLATURA ARCHIVOS GESTOR 16

17 Edición 1 Página 17 de 63 Subdirectorio: Reuniones Institucionales Se incluirán los documentos devengados de las Asambleas, Congresos Iberoamericanos, Conferencias de Ministros, Consejos Directivos y Cumbres Iberoamericanas. ESTRUCTURA Se podrán buscar los archivos asociados a dichas conferencias, buscando por cualquiera de los siguientes campos; código, título de la reunión, área, año, localidad donde tuvieron lugar las reuniones, y país. Se podrán añadir tantos filtros como se considere necesario. En el caso de que se busque por código las opciones están definidas y las opciones serán las siguientes: Consejos directivos Conferencias de Ministros Cumbres Congresos Iberoamericanos Asambleas En el caso de las búsquedas por áreas, hay que tener en cuenta que todas tendrán el valor de General con la excepción de las Conferencias de Ministros, que el área podrá ser Educación, Ciencia y Tecnología y Cultura. ** Este campo normalmente se usará para acotar las búsquedas de las Conferencias de Ministros. Las búsquedas se podrán realizarán por país, año o título de documento, GESTOR 17

18 Edición 1 Página 18 de 63 FICHA INFORMATIVA DESCRIPCIÓN DE CAMPOS ID: Automático. Título Reunión: Indicar el número y tipo de reunión (ordinaria o extraordinaria), Ejemplo: XI Reunión Ordinaria de la Asamblea General de la OEI Área: elegir del desplegable el área de trabajo que corresponda. Año: Año de celebración de la reunión. Localidad: Ciudad-sede donde se celebra la reunión. País: País donde se celebra la reunión. CARPETAS General Se incluirán los documentos de las correspondientes reuniones Se incluirán las conclusiones Declaraciones GESTOR 18

19 Edición 1 Página 19 de 63 Resoluciones NOMENCLATURA ARCHIVOS Subdirectorio: Procedimientos Documentados Serán todos aquellos Procedimientos y normas que afecten al funcionamiento general de la Institución. Han sido redactados por la Secretaria General y son de obligado cumplimiento para todos los miembros de la Organización. ESTRUCTURA FICHA INFORMATIVA GESTOR 19

20 Edición 1 Página 20 de 63 DESCRIPCIÓN DE CAMPOS ID: Automático. CÓDIGO: El que viene pre-establecido en cada documento. Descripción: Título del documento. CARPETAS Manuales En esta carpeta se incluirán la mayoría de documentos ya que son realmente manuales para el correcto funcionamiento de la organización a nivel general. Plantillas Se incluirán las plantillas que han sido generadas para la aplicación correcta de los manuales, así como para realización de seguimiento de las actividades descritas en los manuales. *Ver anexo I para lista completa de documentos NOMENCLATURA ARCHIVOS En este caso los códigos de los diferentes archivos se definieron en Secretaría General y son únicos, por lo que la Nomenclatura corresponde a los Códigos de la izquierda, donde se diferencian P= procedimientos y M=manuales, tantos los manuales como los procedimientos tienen plantillas asociadas DOCUMENTOS EN DIRECTORIO PROCEDIMIENTOS DOCUMENTADOS GESTOR 20

21 Edición 1 Página 21 de 63 Subdirectorio: Normativa General Se incluirán los documentos por los que se rige el funcionamiento interno tanto de la Organización, como de su personal ESTRUCTURA FICHA INFORMATIVA DESCRIPCIÓN DE CAMPOS ID: automático. Tipo normativa: Elegir el tipo de normativa adecuado entre las siguientes opciones; Estatutos de la OEI, Reglamento Marco de Personal, Reglamento marco institucional y Resoluciones. GESTOR 21

22 Edición 1 Página 22 de 63 Clasificación: Elegir el tipo adecuado según el desplegable. Secretario General: El nombre del SG que firma ese documento *Nota Las resoluciones a las que se hacen referencia en este apartado son aquellas dictadas por el Secretario General que afectan a la totalidadde la OEI CARPETAS General Al tratarse de documentos únicos se incluirán en la carpeta general NOMENCLATURA ARCHIVOS Estatutos de la OEI Reglamento Marco de personal Reglamento marco instituciones Resoluciones RSnºaño Ejemplo: RS Nº es el número de Resolución y año el de la resolución GESTOR 22

23 Edición 1 Página 23 de 63 Subdirectorio: Metas 2021(INSTITUTO DE EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO DE LAS METAS 2021 (IESME)) Con el fin de desarrollar los trabajos de seguimiento y evaluación de las Metas educativas 2021 se crea el Instituto de Evaluación y Seguimiento de las Metas que tiene la siguiente estructura: Consejo Rector, formado por los directores de los Institutos de Evaluación de cada uno de los países o personas que realicen esas funciones en los Ministerios de Educación; Consejo Asesor formado por los representantes de las organizaciones internacionales con experiencia en el campo de la evaluación; y Comité ejecutivo, encargado de la dirección de los trabajos de seguimiento y evaluación y el correcto funcionamiento del Consejo Rector y del Consejo Asesor. Los documentos que se incluyen en este apartado estarán constituidos por las actas de las reuniones de los Consejos, del Comité ejecutivo y de las publicaciones que surgen de estas reuniones, ESTRUCTURA ARCHIVO GENERAL Metas 2021 Consejo asesor IESME Ficha informativa Ficha documental General Consejo Rector Documentos Constitutivos Publicaciones GESTOR 23

24 Edición 1 Página 24 de 63 FICHA INFORMATIVA DESCRIPCIÓN DE CAMPOS ID: automático. Código: Seleccionar entre consejo Asesor e IESME Tipo Documento:Titulo del documento principal de la Reunión. Año:año de celebración de la Reunión. Localidad:Lugar de la Reunión País: Seleccionar país, comenzando a escribir el nombre y seleccionarlo de una lista desplegable CARPETAS General Consejo Rector Documentos Constitutivos GESTOR 24

25 Edición 1 Página 25 de 63 Publicaciones NOMENCLATURA ARCHIVOS GESTOR 25

26 Edición 1 Página 26 de 63 ESTRUCTURA BÁSICA DE LOS DIRECTORIOS: DESGLOSE DIRECTORIO: ARCHIVO GESTOR 26

27 Edición 1 Página 27 de 63 Directorio: Archivo En este apartado se incluirán aquellos documentos de funcionamiento interno y de personal de las distintas oficinas que componen la OEI. Subdirectorio: Historico Convenios ESTRUCTURA ARCHIVO Histórico Convenios Convenio concreto Ficha informativa Ficha documental General En este apartado se clasificaran todos los Convenios anteriores a 2007 en los que la Oficina que introduce los datos sea la captadora de dicho convenio, y los archivos correspondientes a dichos convenios estén archivados en el historico de la oficina. GESTOR 27

28 Edición 1 Página 28 de 63 FICHA INFORMATIVA DESCRIPCIÓN DE CAMPOS Hay que aclarar que en tipos de convenio; se han definido cuatro tipos (está lista puede ser ampliable según las necesidades de cada oficina) que son: Acuerdos de Colaboración Convenios de colaboración Convenios Extintos Convenios Marco El código del Convenio seguirá el formato designado por el actual ERP. Cómo este tipo de convenios (Históricos), fueron en su momento codificados de alguna otra forma o incluso no estar codificados. Este código seguirá el formato de la codificación de Convenios actual del ERP, NNN-NNNN-NNN donde NNN es el código de la Entidad Financiadora/Colaboradora, NNNN corresponderán a los dos últimos dígitos del año y de un consecutivo de los diferentes convenios del mismo financiador NNN que en el caso de un Convenio será 000. Solamente se ha incluido una salvedad y es que el código de la Entidad Financiadora/Colaboradora será de tres letras; estas serán definidas por los responsables del archivo historico, de tal forma que las tres letras identifiquen de forma unívoca al Financiador/Colaborador. GESTOR 28

29 Edición 1 Página 29 de 63 El Financiador/Colaborador se podrá definir en el campo Financiador/Colaborador pulsando el símbolo que aparece a la derecha, después aparecerá una nueva ficha, donde se podrán introducir los datos. FICHA INFORMATIVA Subdirectorio: Normativas En el se incluirán todos los documentos que tengan relación con la reglamentación interna de la Oficina y su personal, como son, Memorándums internos, Ordenes Interiores, Reglamentos de Personal y Archivos de la Comisión de Personal(?). (Esta lista es modificable con nombres de documentos propios de cada oficina) ESTRUCTURA FICHA INFORMATIVA Se ordenaran por numeración en el año. DESCRIPCIÓN DE CAMPOS CODIGO: TITULO: GESTOR 29

30 Edición 1 Página 30 de 63 DESCRIPCIÓN: AÑO: Subdirectorio: Otros Documentos En este apartado se archivaran los siguientes documentos; (la lista es ampliable para casos diversos) Notas Verbales Nombramientos, Documentos Notariales, Poderes, Actas de Protocolarización.. ESTRUCTURA FICHA INFORMATIVA Se podrá buscar por Título, Tipo de documento e Institución, todos estos documentos posteriormente se clasificaran en carpetas por años. Faltaría definir en los subdirectorios las carpetas adicionales a General GESTOR 30

31 Edición 1 Página 31 de 63 ESTRUCTURA BÁSICA DE LOS DIRECTORIOS: DESGLOSE DIRECTORIO: CONVENIOS/PROYECTOS GESTOR 31

32 Edición 1 Página 32 de 63 Directorio: Convenios/Proyectos Subdirectorio:Convenios Se guardarán todos los documentos finales en relación con los Convenios que ser firman cada oficina. El principal documento será el Documento del convenio en sí. ESTRUCTURA CONVENIO PROYECTOS Convenios Convenio concreto Ficha informativa Ficha documental General Justificación de documentos Guías técnicas de implementación Licitaciones/ Contratos FICHA INFORMATIVA GESTOR 32

33 Edición 1 Página 33 de 63 **Se han omitido dos campos ID: que es automático y el de usuario que es automático y contendrá el nombre de la persona que completa la ficha, en este caso el responsable del convenio DESCRIPCIÓN DE CAMPOS Se tendrán que completar todos los campos, ya que todos son obligatorios Código del convenio: Este código del convenio tendrá el formato NNN-NNNN-NNN, donde NNN es el código de la Entidad Financiadora, NNNN corresponderán a los dos últimos dígitos del año y de un consecutivo de los diferentes convenios del mismo financiador NNN que será el número consecutivo de los Proyectos en los distintos países; en el caso de un Convenio será 000. Nombre del convenio: Nombre de dicho convenio Tipo de convenio: Cooperación, Educación, Marco en el caso que no esté el tipo de convenio en la lista en la parte derecha del campo se encuentra un icono con un signo más en verde con el que se podrá añadir un nuevo tipo de convenio. Entidad Financiadora: Nombre de la entidad financiadora del convenio, con quien se firma el convenio, en este campo sucede lo mismo que en el anterior, en el caso que sea una nueva entidad Financiadora se podrá crear desde esta pantalla (También se podrá hacer esto desde la pestaña Financiadores), para crear un Nuevo financiador se solicitaran, el código de Financiador (Pedir en Concertación y Administración) y el nombre del Financiador. La Codificación de las entidades financiadores es un trabajo exclusivamente de Administración, ellos codificaran los financiadores a medida que les lleguen los fondos de los convenios Firmados y se comiencen a poner en marcha. Se tendrán que dar de alta en el sistema el financiador/colaborador, antes de que se comiencen a introducir la ficha del convenio. Para Convenios de Colaboración, es decir convenios exclusivamente de colaboración sin aportes económicos para la OEI, podrá ocurrir lo siguiente: Que ya esté codificado el Colaborador como Financiador, (preguntar siempre en Administración): entonces, los convenios se codificarán siguiendo las mismas normas que para el resto de convenios pero en la ficha el campo donde se especifica la duración del convenio será 99 en cualquier caso. La codificación correspondiente a XXX-NNNN-000 corresponde a Convenios (donde los dos primeros NN corresponden al año del convenio y NN es un consecutivo, por si hay más de un convenio firmado con el mismo Financiador) Que no esté codificado, ni como Financiador ni como Colaborador: GESTOR 33

34 Edición 1 Página 34 de 63 Se solicitará a Concertación un código de tres letras para la codificación de ese colaborador y el código de convenio, en la ficha del convenio La codificación correspondiente a XXX es a un Financiador (donde XXX es el código de Financiador que hay que introducir en las fichas del Gestor Documental) La codificación correspondiente a XXX-XXXX-00P (donde P= 1,.n) Son los proyectos asociados al Convenio XXX-XXXX-000 **La codificación correspondiente a los Convenios de la FUNDACIÓN OEI seguirá el mismo criterio explicado anteriormente, salvo que el código de tres letras se solicitará al responsable de la Fundación. En el Campo Responsable del Convenio se insertará FUNDACIÓN OEI. Fecha Firma: Fecha de la firma del Convenio. Año presupuestario: El año de Presupuesto del convenio Duración: Se especificará la duración del convenio en Meses. Responsable del convenio: Aquí se pondrá el responsable del proyecto, si hay varios estos irán separados por comas. Cuando se terminen de completar todos los campos se pulsará el botón Procesar Registro y ya hemos preparado una Ficha de Registro de Convenios con la que podremos asociar, toda la información que hayamos realizado y gestionado hasta el momento de la firma de dicho convenio. Las búsquedas de los convenios, se realizarán a través de cualquiera de los campos anteriores, pudiéndose combinar dos o más filtros y teniendo en cuenta que para filtros consecutivos el siguiente filtro, filtrará los resultados de los anteriores. **La búsqueda de Convenios relacionados con la Fundación, se comenzará primeramente con el filtro: y después se crearán filtros para detallar la búsqueda. GESTOR 34

35 Edición 1 Página 35 de 63 Al vincular archivos a una Ficha de Convenios, habrá que tener en cuenta que si el convenio es por convocatoria o por negociación Directa. En la ficha se vincularan todos los archivos relacionados con el convenio al que se refiere la ficha: Si el convenio es por negociación Directa: es decir con instituciones con las que ya existe algún convenio previo: se incluirán las propuestas con los intermediarios, los borradores del convenio,. Se almacenarán también las Cartas de Negociación, Anexos, planes operativos o proyectos formulados además del convenio específico. Esto también serviría para los convenios marco. Si es por Convocatoria: Es decir donde la OEI presenta alguna licitación, se almacenarían todo lo concerniente a dicha licitación, en la carpeta de Licitaciones/contratos donde se incluirían: formularios presentados, certificados correspondientes y toda documentación asociada que se presenta a la convocatoria. CARPETAS GENERAL JUSTIFICACIÓN DE DOCUMENTOS GUIAS TÉCNICAS DE IMPLEMENTACIÓN LICITACIONES/CONTRATOS GESTOR 35

36 Edición 1 Página 36 de 63 Subdirectorio: Proyectos CONVENIO PROYECTOS Proyectos Proyecto concreto Ficha informativa Ficha documental Difusión y comunicación Modificaciones sustánciales Documento formulación proyecto Informe final Dotaciones financieras y anticipos Evaluación y auditoria Informe de inicio y seguimiento Material generado por el proyecto Licitaciones/ Contratos FICHA INFORMATIVA GESTOR 36

37 Edición 1 Página 37 de 63 DESCRIPCIÓN DE CAMPOS ID: número identificativo automático que asigna el sistema. Convenio: Todos los proyectos están agrupados en un convenio. En este campo vincular al Link al convenio al cual pertenece. Campo de búsqueda de convenios por nombres o se puede empezar introduciendo el nombre o por el número de convenio. Código de proyecto:este será un número tendrá el formato NNN-NNNN-NNN, donde NNN es el código de la Entidad Financiadora, NNNN corresponderán a los dos últimos dígitos del año y de un consecutivo de los diferentes convenios del mismo financiador NNN que será el número consecutivo de los Proyectos en los distintos países. Nombre proyecto: Nombre que aparece en el documento de formulación del proyecto aprobado y firmado. El nombre debe de ser suscrito en minúsculas y con acento, siendo la primera siempre mayúscula. En el caso de que incluya acrónimos, por favor, desarrollar el nombre completo. Tipo de proyecto: campo desplegable donde hay que elegir la temática a la que corresponde el proyecto. Oficinas ejecutoras: es donde se ejecuta el proyecto, donde hay gestión-ejecución de gasto. En un mismo proyecto se puede añadir más de una oficina ejecutora (darle al signo de: +) Fecha de inicio: Fecha de inicio de actividades según se aprueba en el documento de formulación del proyecto. En el caso de existir comunicación de inicio primará la fecha de este documento. (Confirmar la redacción del Manual) Fecha de fin: Fecha de fin de actividades aprobada en el documento de formulación de proyecto. Resumen proyecto: Breve descripción del proyecto que incluya: objetivo específico, resultados, beneficiarios, lugar de ejecución de actividades, socios si los hubiera. Máximo líneas. Responsable proyecto: Encargado de supervisión. En minúsculas y con acento, como todo nombre propio (mayúsculas a comenzar). Coordinador proyecto: Encargado de ejecución del proyecto. En minúsculas y con acento, como todo nombre propio (mayúsculas a comenzar). Fecha Adenda: Fecha fin de actividades aprobada según las adendas que se vayan firmando. GESTOR 37

38 Edición 1 Página 38 de 63 Observaciones: Incluir información sobre cambios relevantes durante la ejecución del proyecto. A modo indicativo por ejemplo, prórrogas, adendas, cambios de responsable/coordinador del proyecto, cambios sustanciales acontecidos, etc Usuario: campo automático CONTENIDO DE PROYECTOS Consideraciones generales El tipo de documentos deberán ser subidos a este apartado serán documentos estáticos es decir versiones definitivas. Se determinará el formato del documento según corresponda. La lista de documentos contenidos en cada carpeta, es una lista orientativa, mas no taxativa, con lo cual si existieran documentos relevantes no incluidos en los listados abajo adjuntos, podrán ser incluidos teniendo en cuenta su relevancia y uso. Se entenderá que cada una de las carpetas versará en torno a un proyecto distinto. CARPETAS Difusión y Comunicación Los documentos que contendrá esta carpeta serán los siguientes: - Notas de prensa. - Artículos en prensa o cualquier medio de difusión. - Boletines electrónicos del proyecto. - Documento de enlaces de interés. - Logos Documento de formulación de proyecto Los documentos que contendrá esta carpeta serán los siguientes: - Documentación de formulación aprobada: se entiende que comprenderá la parte técnica y financiera. GESTOR 38

39 Edición 1 Página 39 de 63 - Documentos de proyecto modificados debido a cambios sustanciales aprobados. - Carta de concesión, aprobación, etc. del proyecto. - Link a los documentos de convocatoria a la cual pertenece el proyecto. - Link a los documentos/manuales que reglen la gestión del proyecto. - Link a los acuerdos de consorcio o contratos, o convenios firmados con socios o contrapartes implicados en el proyecto. Dotaciones financieras y anticipos - Link al documento de recepción de los fondos. (Registro entrada/salida) - Link a los documentos de transferencia de fondos en el caso de que haya dotaciones a las oficinas. (Administración) - Link a los documentos relacionados con los anticipos en el caso de que haya socios, oficinas, etc. (Administración) Informe de inicio de actividades y seguimiento - Informe de inicio de actividades. - Informes de seguimiento técnico y financiero del proyecto - Se incluirán cartas de envío debidamente recepcionadas. (acuse de recibo), esto se realizaría a través de accesos directos a las cartas correspondientes al registro de entrada (faltaría implementar) - Actas de reuniones durante la vida del proyecto donde se tomen acuerdos sustanciales para la ejecución del mismo. GESTOR 39

40 Edición 1 Página 40 de 63 Modificaciones sustanciales - - Solicitudes de cambios sustanciales. - Concesiones/negaciones de las solicitudes. **Se entienden como modificaciones sustanciales aquellas que modifican el documento de formulación del proyecto en elementos como: objetivo específico, resultados, beneficiarios, prórrogas y cambios presupuestarios según regulaciones específicas. Informe final - Documento de informe final: técnico y económico con sus respectivos anexos según normativa aplicable. A modo indicativo: publicaciones, informes técnicos sobre materias específicas, imágenes, etc. - Se incluirán cartas de envío debidamente recepcionadas (acuse de recibo). - Link a los procesos de selección de contrataciones realizadas en el marco del proyecto. - Documento de requerimiento de subsanación. - Informe de respuesta a la subsanación. - Se incluirán cartas de envío debidamente recepcionadas. (acuse de recibo). NOMENCLATURA GESTOR 40

41 Edición 1 Página 41 de 63 Evaluación y Auditoría - Informes de evaluación externa definitivos - Informe final de auditoría interna y externa. - Se incluirán cartas de envío debidamente recepcionadas. (acuse de recibo). Publicaciones, material generado por el proyecto - Se incluirá todo tipo de documentación técnica especializada y relevante en el ámbito al que pertenece el proyecto (infancia, inclusiva, docente, migración, etc.) producida durante la ejecución del mismo. Licitaciones / Contratos Esta carpeta se implementó para los proyectos en los que la OEI publica Convocatorias entre ellos el de LUCES PARA APRENDER, en esta carpeta se incluirán los archivos de las Bases de convocatoria, y los documentos asociados a los candidatos que intervienen en dicha convocatoria. Hay proyectos que financia la OEI, en los cuales en cada país se ejecutan como proyectos individuales pero corresponden a un solo código de convenio (centro de costo) La forma de introducir los documento de dicho proyecto, es especial, ya que este debería ser visible en los países en los que se ejecuta, pero como el centro de costo y el código del proyecto es único, se tratarán cómo diferentes proyectos, con el mismo código pero con dos letras de identificación del país. Esta forma de clasificar este tipo de proyectos, puede ser ampliable a otros casos. GESTOR 41

42 Edición 1 Página 42 de 63 Ejemplo: Desglose de Distinto Proyectos para el Convenio, (en realidad no es un convenio pero solamente tiene un centro de coste asociado) LUCES PARA APRENDER GESTOR 42

43 Edición 1 Página 43 de 63 ESTRUCTURA BÁSICA DE LOS DIRECTORIOS: DESGLOSE DIRECTORIO: REGISTRO GESTOR 43

44 Edición 1 Página 44 de 63 Directorio: Registro Subdirectorio: Registro de Entrada ESTRUCTURA REGISTRO Registro de Entrada Registro Concreto Ficha informativa Ficha documental GESTOR 44

45 Edición 1 Página 45 de 63 FICHA INFORMATIVA DESCRIPCIÓN DE CAMPOS FECHA ENTRADA: Se insertará la fecha de entrada de la carta al registro FECHA EXPEDICIÓN: Se identificará y se insertará la fecha de expedición de la carta (Fecha de envío del remitente) CIUDAD DE PROCEDENCIA: La ciudad de procedencia de la carta que se está registrando PAIS: País de origen INSTITUCIÓN PROCEDENCIA: La institución remitente de la carta NOMBRE REMITENTE:Nombre y apellidos del remitente de la carta DESTINATARIO: Nombre y apellidos del usuario destinatario de la carta, este campo es de selección múltiple, y bastará con escribir las primeras letras del nombre para poder seleccionar GESTOR 45

46 Edición 1 Página 46 de 63 el destinatario de la misiva, ya que el campo está vinculado con todos los usuarios de la oficina correspondiente EXTRACTO: Breve resumen del contenido de la carta o documentos recepcionados. A ser posible se especificará algún tipo de referencia, si existiese, que provenga del destinatario (por ejemplo: referencia de registro de salida del remitente, número de factura..) ENTREGADO: Nombre y apellidos de la persona a la que es finalmente entregada la carta, es parecido al campo destinatario, pero se ha identificado la necesidad de introducir este campo, ya que es posible que la persona que recepciona la carta no sea la misma que aparece en el destinatario. CARPETAS Este al igual que el registro de salida son subdirectorios especiales, en los que solamente existirá una carpeta donde se incluirá el archivo o archivos recepcionados ya que están debidamente identificados con la ficha informativa y posteriormente con la nomenclatura adecuada del archivo recibido NOMENCLATURA Por definir GESTOR 46

47 Edición 1 Página 47 de 63 Subdirectorio: Registro de Salida ESTRUCTURA REGISTRO Registro de Salida Registro Concreto Ficha informativa Ficha documental GESTOR 47

48 Edición 1 Página 48 de 63 FICHA INFORMATIVA DESCRIPCIÓN DE CAMPOS NUMERO REGISTRO:Se asigna automáticamente, número de registro de salida, es un numero entero correlativo, que identificará al/los documentos enviados REFERENCIA:Referencia interna de la OEI, (ejemplo: DGCA/27/13, donde DGCA son las siglas del departamento, 27 número de registro interno del documento y 13 el año de envío) FECHA SALIDA:Se constatará la fecha de salida de los documentos, esta fecha no es modificable FECHA REDACCIÓN: Fecha en la que se ha elaborado el documento, y que hace referencia el mismo GESTOR 48

49 Edición 1 Página 49 de 63 DEPARTAMENTO RESPONSABLE:Departamento que envía la misiva o los documentos CIUDAD DESTINO: PAIS: País de destino INSTITUCIÓN DESTINATARIO:Institución en la que trabaja el destinatario de la carta o los documentos DESTINATARIO: Nombre y apellidos del destinatario FIRMA:Nombre y apellidos de quien firma la carta, este campo cómo en el CAMPO DESTINATARIO del registro de Entrada, se podrá seleccionar el usuario con solo escribir las primeras letras del nombre. EXTRACTO: Breve resumen del contenido del envío. CARPETAS Este al igual que el registro de entrada son subdirectorios especiales, en los que solamente existirá una carpeta donde se incluirá el archivo o archivos enviados, ya que están debidamente identificados con la ficha informativa y con el campo REFERENCIA NOMENCLATURA Los archivos se nombraran con dos letras para identificar el tipo de documento (por definir) y el número de referencia definido en el campo REFERENCIA (en el caso de existir más de un archivo o documento en el mismo envío) se numerarán correlativamente GESTOR 49

50 Edición 1 Página 50 de 63 ESTRUCTURA BÁSICA DE LOS DIRECTORIOS: DESGLOSE DIRECTORIO: CONTRATACIÓN GESTOR 50

51 Edición 1 Página 51 de 63 Directorio: Contratación Subdirectorio: Contratos ESTRUCTURA CONTRATACIÓN CONTRATOS Registro Concreto Ficha informativa Ficha documental Contrato Otra Documentación DNI/Pasaporte/ CIF/Escrituras Acta de Contratación Proceso de Selección GESTOR 51

52 Edición 1 Página 52 de 63 FICHA INFORMATIVA DESCRIPCIÓN DE CAMPOS Nº registro: nº que identifica a cada uno de los contratos según el consecutivo temporal. Este número no es automático ya que hay numeraciones duplicadas por lo que será un campo alfanumérico Fecha: Fecha de suscripción del contrato Código de identificación: nº de Registro obtenido tras la inscripción del proveedor en la web de la OEI Tipo de Contratación: Este campo debe de ser una lista desplegable con 3 elementos Directa, Invitación y Licitación Área: Coincide con los departamentos (se puede asociar) Supervisor: Persona que elabora el contrato y realiza el seguimiento del mismo. (Se puede asociar a usuarios). Objeto: No visible en pantalla, cuando se efectúen búsquedas CARPETAS GESTOR 52

53 Edición 1 Página 53 de 63 NOMENCLATURA Directorio: Contratación Subdirectorio: Cartas compromiso CONTRATACIÓN CARTAS COMPROMISO Registro Concreto Ficha informativa Ficha documental Contrato DNI/Pasaporte contratista FICHA INFORMATIVA GESTOR 53

54 Edición 1 Página 54 de 63 DESCRIPCIÓN DE CAMPOS La ficha informativa de Cartas de compromiso tendrá los mismos campos que el de contratos, a excepción de el campo: Tipo de contratación (Se ha diferenciado por que las carpetas para la clasificación de archivos serán totalmente distintas CARPETAS NOMENCLATURA GESTOR 54

55 Edición 1 Página 55 de 63 ESTRUCTURA BÁSICA DE LOS DIRECTORIOS: DESGLOSE DIRECTORIO: DEPARTAMENTOS GESTOR 55

56 Edición 1 Página 56 de 63 Directorio:Departamentos Se han llamado Departamentos a las unidades de Organización Interna (Áreas) de la OEI- Secretaría General. En este directorio se guardaran aquello documentos de uso interno común a dichas áreas, como manuales de procedimiento internos, Plantillas,... Cada País podrá definir sus propios Departamentos. ESTRUCTURA DEPARTAMENTOS COMUNICACIÓN DGCA CREDI CULTURA IDIEs CAEU EDUCACION SERVICIOS GENERALES EU Ficha informativa Ficha documental Bases de datos Logos departamento Manuales Plantillas Actas internas Planes de Trabajo Presentaciones Informes de Gestión Interna GESTOR 56

57 Edición 1 Página 57 de 63 FICHA INFORMATIVA DESCRIPCIÓN DE CAMPOS Código: cinco letras como máximo identificativas del Departamento. (Ejemplo: CAEU) Departamento: Nombre Completode la Unidad de Organización Interna, Ejemplo: Centro de Altos Estudios Universitarios Descripción: Breve descripción de las áreas que engloban dicho departamento. CARPETAS Documentos Bases de Datos Logos Departamentos Documentos Documentos Manuales GESTOR 57

58 Edición 1 Página 58 de 63 Plantillas Documentos Documentos Actas Internas Planes de Trabajo Documentos Presentaciones Documentos Informes de Gestión Interna GESTOR 58

59 Edición 1 Página 59 de 63 ESTRUCTURA BÁSICA DE LOS DIRECTORIOS: DESGLOSE DIRECTORIO: OFICINAS GESTOR 59

60 Edición 1 Página 60 de 63 Directorio: Oficinas El Directorio Oficinas es otra excepción ya que solamente contiene fichas informativas, de los domicilios de las distintas sedes de la OEI, son necesarias para funcionamiento interno de la GD, además de información básica de las Oficinas. FICHA INFORMATIVA DESCRIPCIÓN DE CAMPOS NOMBRE: DIRECCIÓN: CODIGO POSTAL: CIUDAD: PAIS: TELEFONO: FAX WEB: GESTOR 60

61 Edición 1 Página 61 de 63 ESTRUCTURA BÁSICA DE LOS DIRECTORIOS: DESGLOSE DIRECTORIO: FINANCIADORES GESTOR 61

62 Edición 1 Página 62 de 63 Directorio: Financiadores ESTRUCTURA FINANCIADORES Institución concreta Ficha informativa Ficha Documental Logos y contactos Plantillas Manuales FICHA INFORMATIVA GESTOR 62

63 Edición 1 Página 63 de 63 DESCRIPCIÓN DE CAMPOS ID asignación automática CODIGO consultar lista de financiadores, en ERP NIF: Número de Identificación fiscal en el caso de otros países es posible que cambie su nombre FINANCIADOR / COLABORADORconsultar lista de financiadores CARPETAS Logos y contactos Se deberá adjuntar el logo en alta resolución del financiador correspondiente, en formato jpg, preferentemente Plantillas Se adjuntaran los formatos y/o plantillas propios del financiador, en el caso de que no acepte los nuestros. Estos se adjuntarán en función del año de la subvención y/o ayuda recibida. Manuales Se adjuntaran los manuales y/o normativa s propia de cada financiador, en el caso de que no acepte los nuestros. Estos se adjuntarán en función del año de la subvención y/o ayuda recibida. GESTOR 63