la efectividad y productividad de las personas, y no la ineficiencia

Transcripción

1 Introducción Un centro de costos es la unidad mínima de recopilación de gastos. Atendiendo al carácter directo e indirecto de éstos, los centros de costos se clasifican en directos e indirectos. Los centros de costos directos, son aquellos en los que se registran los gastos relacionados directamente con el producto. Mientras tanto el registro se organiza con la correcta definición de las cuentas y los centros de costo a utilizar. Las cuentas control costos constituyen cuentas de gastos donde se registran éstos, atendiendo al uso que reciben los recursos según diferentes categorías. Por ejemplo, gastos de dirección, de comercialización, productivos indirectos, etcétera. Por lo que la planificación del costo se lleva a cabo por áreas de responsabilidad y dentro de ellas se desagrega precisa mente hasta el nivel de centro de costos. Es probable que dentro de muy poco tiempo estos sistemas de información que son aplicados por la banca, empiecen a ser aplicados por distintas empresas, ya que dichos centros de costos muestran la efectividad y productividad de las personas, y no la ineficiencia. En pocas palabras lo importante será que realicen el trabajo que se les asigna y no que solo hagan acto de presencia que los centros de costos indirectos son aquellos en los que se registran gastos que por sus características no pueden ser identificados directa mente con el producto. Un elemento de extraordinaria importancia a considerar en la elaboración del sistema de costos es el registro de los gastos.s.

2 Sistema de Centros de Costos Un SI de Centros de Costos es una aplicación distribuida para crear informes financieros, análisis, presupuestos, planificación. Al integrar una fuente central de datos con poderosas herramientas analíticas, el sistema permite a las empresas satisfacer sus objetivos financieros críticos-y así, controlar costos, analizar el desempeño, evaluar oportunidades y formular directrices futuras. Los costos indirectos generales se llevan por prorrateo a los centros de costos directos de todas las áreas que reciben servicios. En el caso específico de los gastos de dirección de la organización, éstos se distribuyen entre los centros de costos directos. Los gastos indirectos propios son aquellos que controlan las áreas productivas, que se cargan a centros de costos indirectos identificados con ellas, para evitar su distribución entre áreas que no guardan relación con esos gastos y ganar así en precisión en el cálculo del costo. Los datos relativos a costos indirectos son útiles para la inversión de capital y para las decisiones con respecto a si es mejor hacer o comprar un producto. Con respecto a las decisiones de inversión de capital, el interés primordial radica en los movimientos de efectivo proyectados y el rendimiento que producirían los fondos requeridos. Los centros de costos deben generar ganancia en su gestión, ya que una situación de "no beneficio" desembocaría en la interrupción de la vida de la empresa, es decir que la ganancia constituye un objetivo de supervivencia de la empresa. También hay que convenir que la maximización de la ganancia sería el objetivo principal de los empresarios. Y cómo lograrlo?: reduciendo los costos. El módulo de costos o gastos para la contabilidad es un subsistema ligado directamente al sistema de contabilidad, pero al mismo tiempo opcional. Este consiste en el desglose de todas las cuentas contables que así lo requieran en un mismo e independiente catálogo de costos que permita la distribución de los débitos y/o créditos para cada asiento.

3 Los sistemas de centros de costos tradicionales, se desarrollaron, principalmente, para cumplir la función de valoración de inventarios para incidencias externas tales como acreedores e inversionistas. Como consecuencia, tenemos dos clases de centros de costos, uno por "producción" y otro por "servicios" relacionados con el proceso productivo, lo cual induce a que la distribución también tendría que realizarse desde los centros de servicios a los productivos. Cuando la opción de manejo de costos está incluida en el sistema, el módulo de parámetros generales de contabilidad presenta un botón con la etiqueta "Costos"; el cual lleva a la ventana "Costos", que captura y despliega el tipo y valor de clasificación que será usado para identificar las cuentas que utilizan el catálogo de costos. Además captura un par de parámetros que tienen que ver directamente con el manejo de costos; estos campos son: "Manejo tipo de costo fijo" y "Tipo de costo por omisión". También se incluyen aquí, los parámetros de costos asociados a los procesos de liquidación de resultados y ajuste por diferencia cambiaria. Es muy importante señalar que los costos tienen una estructura similar al catálogo general de cuentas contables. Entre otras cosas, contemplan una jerarquía; solamente pueden ser utilizados los que son de detalle (o sea los de último nivel), manejan un saldo para cada período del año fiscal actual. El cuadre de Centros de costos es un proceso que tiene como objetivo dejar en cero los saldos de los centros de costos para una determinada contabilidad (nacional o corporativa), en el período y año fiscal actual. Dado que los saldos mensuales en los centros de costos se manejan para todas las monedas del sistema, al realizar el proceso de cuadre, el sistema genera automáticamente un asiento para cada moneda registrada en el Sistema General. Esto, pues se quiere que el saldo de los centros de costos quede en cero para todas las monedas. El monto de cada uno de los asientos generados, corresponderá a las diferencias encontradas en los saldos de los centros de costos, según la moneda del asiento. La moneda del asiento corresponderá a la que el proceso de cuadro le asigne, según las monedas registradas en el Sistema General.

4 Para cada asiento generado, el proceso se encarga de contabilizarlo, afectando los saldos de los centros de costos en el período actual definido en los parámetros de contabilidad. Una vez que el asiento es contabilizado, los saldos de los centros de costos en la moneda del asiento, deberán quedar en cero. El proceso posee un filtro por contabilidad nacional o corporativa. Si no se maneja contabilidad corporativa, el proceso no permitirá seleccionar el filtro por corporativo. Según se seleccione el filtro, se cuadrarán los saldos de la contabilidad nacional o corporativa respectivamente. Si se produce algún error en la ejecución del proceso se revierte la base de datos. De esta forma, el estado del sistema queda igual que antes de invocar el proceso. El catálogo de costos es anual. Esto significa que cada período fiscal tiene su propio catálogo, y cada costo tiene un conjunto de saldos específicos para el período. En los movimientos de la contabilidad, es decir, en los asientos, es el lugar donde se encuentra la parte más importante y objetivo final del módulo de costos. Aquí es donde se puede hacer uso, en forma directa, de los costos detalle, los cuales permitirán, a fin de cuentas, actualizar los saldos del catálogo de costos. Cada vez que se inserte en el detalle de los asientos una cuenta, definida para que maneje un desglose por medio de costos (esto es, que tenga asociada la clasificación para costos), se le dará al usuario que esté ingresando el asiento, el manejo para insertar el desglose respectivo para dicha cuenta. Siendo este el caso, no se permitirá al usuario digitar directamente el monto (en débitos o créditos). Al finalizar todo el desglose para esa cuenta, el usuario regresa al detalle del asiento y continúa completando el resto de la información de esa línea del asiento, exceptuando el monto, pues es actualizado como la suma del desglose de costos para esa línea.

5 El sistema de centros de costos permite emitir reporte de asientos con centros de costos, reporte de mayor general por centros de costos, reporte de diario general por centros de costos, reporte de balance general y de comprobación por centros de costos. Control de Datos Garantizar información financiera consistente y confiable es una característica clave de los Centros de Costos. El producto mantiene la integridad de los datos contables en una fuente central y garantiza que los usuarios tengan acceso a los datos que necesitan. Los controles de acceso permiten que el administrador determine que datos contables puede ver y editar cada usuario. Así, los usuarios ven y administran sólo la información que es pertinente a sus responsabilidades e intereses. Los ejecutivos pueden recibir datos de resumen de acuerdo a sus necesidades, mientras que los gerentes reciben tanto datos de resumen como datos en detalle. A Quienes se Aplican Los Centros de Costos se adapta a cualquiera de las estructuras de negocios de la empresa, tales como productos, servicios y tiendas de venta al público. Los negocios no necesitan cambiar sus perspectivas y procesos para adaptarse al sistema, el producto puede reflejar cualquier negocio existente. Además, los modelos y datos del producto se pueden modificar rápidamente para reflejar nuevas prioridades o cambios organizacionales. Alcance del Análisis La información clave se puede ver a través de : Combinación de dimensiones Línea de artículos Períodos de tiempo Productos Regiones geográficas SISTEMA DE CENTROS DE COSTOS EN PRODUCCIÓN Son todas aquellas áreas sectores o compartimiento en los que esta dividido el proceso productivo y aquellos que prestan apoyo a los distintos departamentos con el objetivo de que cumplan sus funciones bajo este criterio tenemos dos grandes centros.

6 Costos de Producción en las cuales se realizan los distintos procesos transformativos que conllevaran a los distintos procesos transformativos que conllevaran a la elaboración o fabricación del producto terminado CLASIFICACIÓN DE LOS SISTEMAS DE CENTROS DE COSTOS Los centros de costos pueden clasificarse atendiendo básicamente a dos criterios: Por el tipo de producción Por el momento en que se determina Bajo estos criterios los centros de costos se clasifican en: Por el tipo de producción en función a este criterio existen 2 grandes formas productivas las cuales son: producción a pedido o por grupos. Los cuales generan los siguientes sistemas: Sistema de costos por ordenes específicos Sistemas de costos por procesos especificas Sistema de costos combinados Por el momento en que se determinan. En este caso atendiendo al momento en que se calculan los costos, pudiendo ser estos antes incurridos o después ser incurridos. Es preciso tener en cuenta que el sistema en los centros de costos de producción es uno de los indicadores más importantes a considerar en las instituciones para ejecutarla y realizarla. Por lo tanto, mientras más eficiente sea la labor de éstas, menos recursos se invertirán en su producción y, por consiguiente, menor será la cuantía de los gastos.

7 El costo de producción debe erigirse en un medidor fiel del aprovechamiento de los recursos materiales, laborales y financieros en el proceso de producción, porque, además, conjunta mente con los indicadores del volumen de realización, determina el nivel de ganancia que obtiene la organización. El costo constituye, además, la base para la formación de los precios de los productos elaborados. Por ello es tan importante la obtención del máximo de producción, con el mínimo indispensable de gastos, para garantizar así el gradual incremento de las ganancias o utilidades. Mediante la planificación del costo de producción, se logra trazar las magnitudes óptimas de gastos para acometer la producción, mediante los resultados operativos de la empresa, los factores técnico-económicos y los indicadores establecidos. La planificación del costo sirve como instrumento de control a la dirección de las instituciones, debido a que le permite conocer, sistemática mente y de manera ágil, cualquier desviación que ocurra en la ejecución real de la producción con respecto al plan trazado, en cada una de las áreas y en la entidad en su conjunto. Todo lo anterior explica la importancia vital que reviste la planificación acertada del costo de producción para el desempeño de la labor económica de las organizaciones, pues así se conocen los gastos en los cuales la institución debe incurrir para elaborar su producción y lograr un mejor control de lo que realmente está ocurriendo y así poder delimitar quién responde por las desviaciones detectadas. Es en este marco que la organización del trabajo relacionado con el costo por áreas o niveles de responsabilidad se constituye en un resorte de gran interés, en la medida que posibilita conferirle un carácter eminentemente activo a esta categoría, como herramienta de singular utilidad en la dirección de los fenómenos económicos. QUE SON LAS ÁREAS DE RESPONSABILIDAD EN LA PLANIFICACIÓN Y EL CONTROL DE LOS COSTOS? Un criterio determinante para la definición de las áreas, es que cada una cuente con un jefe que pueda controlar los gastos e influir con sus

8 acciones sobre la magnitud de éstos, de manera que pueda responder por su comporta miento durante determinado período. QUE SON LAS ÁREAS PRODUCTIVAS? En el caso específico de estas áreas, se pueden generalizar sus funciones, como sigue a continuación: Controlar de manera sistemática que en cada una se cumplan los planes productivos trazados, con el objetivo de poder materializar el plan de producción final. Velar porque se optimice el proceso productivo que en ellas tiene lugar. Elaborar el presupuesto de gastos de cada área, de conformidad con las normas de consumo material y el resto de los rubros que incluye. Lograr que las producciones tengan la calidad requerida. Velar por el cumplimiento estricto del presupuesto de gastos previamente elaborado. Detectar y analizar las posibles desviaciones que puedan ocurrir con respecto a lo presupuestado. Asegurar una acción correctiva sobre las desviaciones detectadas CONTROL DE LOS CENTROS DE COSTOS EN PRODUCCIÓN Se clasifican en controlables y no controlables. Esta clasificación reviste gran importancia por la vinculación que posee con las áreas de

9 responsabilidad, porque en ellas se definen los gastos que controlará cada área. Los gastos se consideran controlables por un área cuando su dirigente tiene influencia decisiva en su aumento o disminución. Existen también dentro de esta clasificación los gastos parcialmente controlables como son en el caso de una institución- los gastos originados por concepto de servicio de mantenimiento y control de la calidad, así como los gastos de dirección que reciben las áreas que culminan el proceso de producción. Se denominan parcialmente controlables, pues las áreas responden sólo por una parte de la significación económica de las desviaciones entre la ejecución real y el comportamiento presupuestado de los gastos. En lo referente al mantenimiento, las reparaciones y el control de la calidad, estos departamentos controlan la eficiencia de su labor, considerando el presupuesto y el rendimiento. Las áreas que reciben dichos servicios controlan la medida en que su propia eficiencia contribuye a su ahorro o al sobre gasto, o mediante la comparación entre el tiempo real y las normas requeridas para llevar a cabo la ejecución real de su nivel de actividad. Finalmente, en el caso de los gastos de dirección de la entidad, la dirección responderá por la ejecución del presupuesto, en tanto las áreas terminales de producción lo harán por la medida en que la óptima utilización de las capacidades presupuestadas contribuya al ahorro relativo de los gastos recibidos. Es necesario aclarar que, dentro de los gastos controlables por áreas, se han incluido la depreciación de los medios básicos y el consumo de energía para el alumbrado y como fuerza motriz de los equipos. Por otra parte, para el control de los gastos de depreciación, los autores proponen que esos gastos sean controlables a nivel de cada área de responsabilidad, considerando la necesidad de garantizar la utilización y

10 explotación óptima de los equipos, con miras a evitar la subutilización de las capacidades, al influir ésta de manera inversa mente proporcional sobre los gastos fijos unitarios. Dicho control tiene como requerimiento proporcionarle al jefe de cada área la autoridad necesaria para decidir sobre el destino de los medios básicos ociosos o subutilizados. En cuanto al gasto de la energía controlable por áreas es preciso señalar que, aunque no exista un metro contador en cada una, la asignación de este gasto como controlable por áreas ayudará a incentivar el ahorro de energía por área en la institución en su conjunto. Este gasto se considera controlable por las áreas a partir de la distribución del consumo eléctrico de los equipos y para el alumbrado entre ellas. Se ha notado que en Honduras, así como en Guatemala, el esfuerzo para promover los centros de costos ha sido muy variable, por motivos de orden político e institucional. Con los cambios de costos, se ha perdido elementos capacitados dentro de las entidades contrapartes, y plazas importantes han quedado vacantes. Un centro de costos representa una unidad organizativa que sirve para el control interno. La división de la empresa en centros de costo forma la base para el control las de responsabilidad internas. La división de la empresa en áreas de responsabilidad internas, se realiza por la asignación de centros de costos a datos maestros relevantes para el resultado (material, pedido, proyecto, pedido de cliente, activo fijo, objeto de costo). Con ello se transforman todos los flujos de entregas y actividades dentro de una empresa, en relaciones de entrega y actividad entre centros de costos. Los sistemas de centros de costos de muchas empresas fracasan al no satisfacer cabalmente a la gerencia con la información esperada. Se proporciona a los directivos una incorrecta información para la determinación del costo unitario del producto, o se abunda en información no pertinente, que no logra informar sobre los costos que realmente importan a la gerencia. Los sistemas de costos, no se quedan obsoletos de la noche a la mañana, sobreviven gradualmente a su utilidad cuando no se adaptan al cambio. Es importante recordar que la diversidad de productos tiene mucho que ver con la inexactitud. A medida que aumenta la diversidad cuando el gran volumen se mezcla con el bajo volumen, o cuando la intensidad de la mano de obra se mezcla con la autorización es más probable que los costos

11 estén sesgados. En estos casos, para lograr el mismo nivel de exactitud, las empresas tendrán que gastar más en mediciones que cuando los productos eran más homogéneos. Si no lo hacen, sus sistemas de costos se quedarán obsoletos. Inicialmente, la empresa se divide en centros de costos. Estos centros, en la práctica se han identificado con unidades operativas y, excepcionalmente con otro tipo de entidades. Por ejemplo, "ocupación" donde se recogen los costos relacionados con el inmueble de la empresa: alquileres, seguros, impuestos sobre la propiedad, puede ser un centro de costos que no se identifica con ninguna unidad operativa. Los sistemas de centros de costos tiene como misión administrar la información correspondiente al Sistema Presupuestario, Económico y Financiero de una empresa y persigue los siguientes objetivos básicos: No - redundancia de datos: esto es que la actualización, registro y consulta de información correspondiente a una sola base de datos, evitando de esta forma las posibles inconsistencias. Centralización de información. Captura y consulta de datos en forma descentralizada. Información flexible, a través de la posibilidad de exportación de información para otras herramientas (por ejemplo planillas de cálculo). Tiene por objeto asegurar el control de manejo de fondos que deben realizar las empresas. Sus aplicaciones brindan al sector contable, presupuestario y financiero a las empresas mostrándole así una herramienta apta para el procesamiento del flujo de fondos y su incidencia presupuestaria. Los centros de costos permiten a las empresas financieras llevar un control estricto de los créditos personales otorgados a clientes. Posee distintos niveles de autorización que son:

12 AUTENTICACION e IDENTIFICACIÓN Técnica que permite individualizar al autor de determinada acción. AUTORIZACION Técnica que permite determinar a qué información tienen acceso determinadas personas INTEGRIDAD DE DATOS Técnica que garantiza que los datos que viajan por los servidores lleguen intactos a su destino. PRIVACIDAD DE DATOS Técnica que determina quién puede leer la Información una vez que salió del sistema de almacenamiento. El grado de avance en estas Tecnologías utilizando Sistemas de FIREWALLS(sistema de seguridad) físicos y lógicos como así también, ENCRIPCION de datos permite a los centros de costos ser más seguro que nunca. Ventajas de los centros de costos Ayuda a la preparación del estado de resultados facilitando a la administración de la empresa Identificación de las áreas críticas donde se ven afectados los costos Ayuda a la administración a escoger la composición óptima que deberá ser a pauta para que las ventas alcancen sus objetivos Facilita la rápida evaluación de los inventarios Suministra un mejor presupuesto de efectivo Es una herramienta que sirve para analizar y tomar decisiones

13 Se puede encontrar fácilmente información detallada de una transacción determinada Desventajas en los centros de costos El problema que aparece en la estructura de los centros de costos es la distribución de los costos indirectos (gastos indirectos, cargas indirectas, gastos de fabricación, recargo de manufactura, etc.), que no están identificados con ninguna área, pero que sirven a varias, por lo cual la alternativa es prorratearlos entre los "centros productivos", que son los centro de fábrica, que realizan un trabajo real en los artículos producidos, y "centros de servicios" a que benefician. Por ejemplo, el reparto o distribución de la depreciación del edificio de una empresa entre los centros productivos y de servicios.