QUIERO SERVICIOS DOCUMENTALES QUE NOS FACILITEN LA VIDA A MÍ Y A MIS ALUMNOS

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1 QUIERO SERVICIOS DOCUMENTALES QUE NOS FACILITEN LA VIDA A MÍ Y A MIS ALUMNOS MEJORA DE FLUJOS DE TRABAJO DE EDUCACIÓN

2 MEJORA DE FLUJOS DE TRABAJO EN EDUCACIÓN 2 UN SOLO PASO HACIA UN MEJOR SERVICIO DOCUMENTAL El conocimiento es un recurso cada vez más importante, por lo que la educación se está convirtiendo en un factor de éxito clave en todo el mundo. Al mismo tiempo, los agresivos cambios que experimentan las sociedades actuales, sobre todo respecto a la forma en que gestionamos la información y nos comunicamos, representan un desafío para las instituciones docentes en general. Como resultado, las escuelas, institutos y universidades experimentan un entorno cada vez más agresivo, caracterizado por la presión financiera, la reducción de plantilla, la creciente competencia y la constante demanda por una mejor tecnología y comodidad para los alumnos. El cambiante mundo de la educación Las instituciones docentes actuales se enfrentan a retos diferentes: El tipo de estudiante es ahora muy diverso, entre los alumnos de intercambio y los alumnos a tiempo parcial, lo cual obliga a las instituciones a contar con servicios nuevos e innovadores. Al ser nativos digitales, los alumnos esperan una conectividad y flexibilidad de dispositivos de 24 horas al día, 7 días a la semana. La integración de redes sociales en la vida académica es obligatoria y el fenómeno BYOD es habitual. El nuevo enfoque a la transferencia de conocimiento abarca múltiples conceptos, desde universidades abiertas a la educación abierta y continua online. Los cursos abiertos (MOOCs) se dirigen a grupos de diversas edades y a un tipo de público mucho más amplio. Los entornos de formación virtual (VLE) permiten el intercambio de contenido e información a través de diversos canales. Todos estos cambios se suceden en un entorno cada vez más complejo, caracterizado por la efectividad de costes y la precariedad presupuestaria. Aparte, cada vez existe más competencia entre las universidades europeas, debido al Plan Bolonia. Como resultado, las instituciones docentes necesitan llevar a cabo cambios importantes y con carácter de urgencia en sus estructuras y procesos a fin de permitir una mayor complejidad y heterogeneidad. Ante esta situación, Konica Minolta puede ayudarle a reducir sus costes administrativos, a prestar sus servicios de forma más eficiente, a mejorar su capacidad de concentración en su principal mandato de servicio al alumno y a gestionar sus operaciones eficientemente. Damos un paso adelante proporcionando soluciones completas para cubrir todo tipo de necesidades académicas, de investigación y administrativas. educacion.konicaminolta.es educacion.konicaminolta.es

3 MEJORA DE FLUJOS DE TRABAJO EN EDUCACIÓN 3 Cómo se beneficia usted de las soluciones de Konica Minolta En el entorno académico: Ahorre tiempo e impulse su productividad elaborando y comunicando su material educativo en formato electrónico. Mejore su eficiencia con la rápida y simple integración de materia en contextos MOOC y VLE. Acceso seguro a información electrónica y en papel. Facilite sistemas de pago cómodos, flexibles y seguros para material impreso. Ofrezca a sus alumnos y empleados la flexibilidad de un entorno sencillo para el usuario: Envío de impresiones desde su propio ordenador, tableta o smartphone desde cualquier lugar y en cualquier momento. Defina funciones de impresión de forma cómoda y rápida. Imprima trabajos en cualquier equipo dentro de su entidad, con una simple solicitud e identificación de usuario. Promueva el uso de recursos cuidadosos con el medioambiente y que permitan ahorrar costes: Mejora de la transmisión de documentos elec trónicos. Evite las impresiones innecesarias. Envíe sus impresiones al equipo más efectivo una impresora multifunción o la sala de impresiones. Para administradores e investigadores: Control de costes de impresión, copiado y escaneado por facultad, departamento o usuario. Protección efectiva de datos confidenciales en formatos electrónicos o físicos: Encriptado de documentos. Reglas de acceso y permisos de usuario. Registro de impresiones realizadas. Mayor eficiencia en flujos de trabajo y seguridad en el archivado mediante la integración de procesos de escaneado y recolección de datos en sus flujos de trabajo administrativo general. Quiere saber de qué otras formas podemos ayudarle?

4 SOLUCIONES PERSONALIZADAS PARA MEJORAR SUS IMPRESIONES Las entidades docentes varían mucho en cuanto a su tamaño, desde pequeños colegios a grandes universidades, y pueden tener servicio de impresión propio o externo. Sea cual sea su tamaño, Konica Minolta le ofrece una solución de impresión personalizada que se adapte a sus necesidades. Esto es posible gracias a que nuestros especialistas en educación están formados para adaptar su propuesta a sus requisitos concretos. Aunque no hay dos escuelas, institutos o facultades iguales, su solución personalizada podría contener estos servicios de impresión típicos: Pequeñas instituciones: Copiado e impresión cómodos y sin supervisión; sistema de autoservicio que acepta pago sólo con monedas o pago mixto (incluyendo opciones de tarjeta bancaria). Contabilidad precisa y pago eficiente. Soporte para alumnos sin trabajo administrativo adicional o carga para la red. Fácil mantenimiento sin necesidad de contar con una infraestructura de servidor o de red. Bajo coste, sin necesidad de contar con un administrador IT dedicado. Medianas y grandes instituciones: Solución todo en uno que da respuesta a la demanda de los nativos digitales de hoy en día. Impresión móvil: BYOD: compatibilidad con dispositivos de la universidad, ordenadores de alumnos, tabletas y smartphones. Solución de impresión centralizada sin instalación de drivers. Impresión follow-me: Disponibilidad de trabajos impresos en cualquier equipo, donde y cuando sean necesarios. Flexible y cómodo para los alumnos y beneficioso para su institución, ya que los trabajos impresos procederán de ubicaciones fuera del campus. Evita el coste de trabajos impresos olvidados en la bandeja de salida. Autenticación y contabilidad: Forma de monitorización e imputación de costes según volumen de impresión. Seguridad: ningún material corre el riesgo de ir a parar al destinatario incorrecto. Funciones de contabilidad: Autenticación de usuario Impresión follow-me Enrutado basado en reglas Funcionalidades de contabilidad Visualización gráfica de informes y estadísticas Impresión móvil

5 MEJORA DE FLUJOS DE TRABAJO EN EDUCACIÓN 5 SALA ALUMNOS/SALA IMPRESIONES Informe centralizado Equipo en red BIBLIOTECA Subida a la web User name Equipo en red Nombre usuario/clave Sistema de contabilidad Roaming a otras ubicaciones FACULTAD Mesa de trabajo Smartphone/ Tableta Equipo en red Tarjeta ID Cómo funciona esta configuración: 1. Un alumno posee un dispositivo registrado en la red y una cuenta de impresiones. 2. Cuando dicho alumno envía un trabajo a imprimir desde ese equipo, aparecerá una ventana que muestra el crédito de la cuenta y el coste del trabajo actual. 3. El trabajo de impresión se almacena y se podrá confirmar tras la autenticación en el dispositivo de salida. 4. El alumno obtiene acceso a sus trabajos de impresión, selecciona los que desea confirmar y recibe información de su crédito restante después de que se haya completado la impresión. Grandes instituciones con salas de impresión propia: Solución todo en uno que da soporte bajo demanda a los alumnos y los empleados administrativos. Soluciones de flujo de trabajo para salas de impresión en el campus, incluyendo procesos de trabajo web-shop y herramientas de contabilidad. Envío de trabajos desde la oficina a la sala de impresiones según reglas establecidas. Impresión de producción de gran volumen y/o trabajos complejos, con características especiales, tales como: Imposición, encuadernado en espiral, encolado y otros tipos de acabados. Posibilidad de imprimir bajo demanda documentos de uso o actualización frecuentes (por ejemplo, catálogos). Posters de gran formato, material de marketing y documentos especiales para universidades técnicas (por ejemplo, planos de edificios). Beneficios claros: Características de la sala de impresiones* Total automatización de la producción. Imposición automática. Todas las funciones relevantes de puesta a punto. Seguimiento de estado. Pre-impresión. * Aplicado a proveedores externos de impresiones Ventajas específicas para instituciones con volúmenes críticos de impresión Producción flexible de material docente. Control de costes y potencial de reducción de los mismos, generando ingresos extra. Asignación de costes a individuos, departamentos y facultades. Mayor seguridad de datos mediante la eliminación de impresiones externalizadas de material confidencial. Buena planificación y gestión de los medios de impresión.

6 MEJORA DE FLUJOS DE TRABAJO EN EDUCACIÓN 6 REUNA MATERIAL DE SU CURSO MÁS FÁCILMENTE Hoy día, los alumnos y profesores trabajan sobre todo con documentos digitales, tanto si la información original procede de archivos digitales o físicos. A fin de establecer flujos de trabajo eficientes, debe dotar a sus empleados de las soluciones adecuadas que permitan a secretarias, profesores y conferenciantes recopilar contenido de distintas fuentes mediante la digitalización y conversión de material en un único documento imprimible. De esta forma, será fácil compartirlo con otros colegas o que los alumnos lo publiquen. Konica Minolta puede ayudarle, con soluciones personalizadas y automatizadas que le permitan reunir material de cursos más fácilmente. Soluciones efectivas de gestión de documentos Una vez que la solución Konica Minolta ha sido instalada, tanto los administrativos como los conferenciantes podrán crear y reunir fácilmente una gran variedad de documentos y material sobre un curso: Escaneado de documentos en papel y conversión a formato electrónico PDF. Posibilidad de unificar PDFs individuales en un único documento completo en PDF. Todo esto es posible mediante una simple y cómoda acción drag & drop. INVESTIGACIÓN PROCESADO CONSOLIDACIÓN Imprimir Encuentre toda la información rápidamente, en cualquier formato digital: PDF Offi ce Imágenes Creación rápida e intercambio seguro de documentos: Añada notas, anotaciones, sellos y marcas de agua Vea, organice y priorice Permita el acceso sólo a personal autorizado Numeración B Toda la información en un único documento: Consolide varios documentos en un único PDF Numeración Bates en el documento fi nal Añada protección mediante clave Almacenar Enviar A partir de ahora, la creación y preparación de material educativo será así de fácil y rápida.

7 MEJORA DE FLUJOS DE TRABAJO EN EDUCACIÓN 7 Beneficios Avances en seguridad: Datos disponibles de forma consistente para consultas, informes y exportación. Toda la información relativa a un tema disponible rápidamente mediante función de búsqueda. Recuperación de desastres. Reglas de acceso según funciones. Nuevas medidas de seguridad para propiedad intelectual. Los alumnos se benefician del scan-to-cloud Los beneficios de los flujos de trabajo automatizados a la hora de reunir material sobre cursos son evidentes. Pero qué ventajas tiene esa automatización para los alumnos? Ya que la digitalización es un tema de gran relevancia para los alumnos de hoy en día, muy familiarizados con la informática en la nube, nuestras soluciones scan-to-cloud son también importantes para su institución. Eficiencia mejorada: Material para cursos de gran calidad. Ciclo reducido de documento en papel a digital. Reducción de gasto de papel gracias a los documentos electrónicos. Menos datos, hojas de cálculo y documentos extraviados o mal archivados. Menos tiempo empleado en la búsqueda de datos o la recuperación de información extraviada. Rastreo de auditorías claro y completo que facilita los procesos administrativos. Comprobación de actualizaciones de información. Menos espacio de oficina necesario para el archivado y almacenado de documentos físicos. Aumento de la eficiencia en los flujos de trabajo. Digitalización más rápida de documentos. Mayor comodidad para los nativos digitales. Flujo de trabajo scan-to-cloud 1. El alumno accede a la impresora. 2. Escanea un documento. 3. Introduce los datos de la cuenta en la nube, mediante el panel de la impresora. 4. El documento se envía directamente a la nube del alumno.

8 MEJORA DE FLUJOS DE TRABAJO EN EDUCACIÓN 8 SOLUCIONES PARA EL CICLO DE VIDA DEL ALUMNO GESTIÓN EFICIENTE-MATRÍCULAS-EXPEDIENTES Aunque la carga de trabajo administrativo de las instituciones docentes se ha reducido considerablemente gracias a nuevos servicios TIC, es posible mejorar el rendimiento aún más mediante la integración eficiente de sistemas de captura de datos y gestión de documentos. Cuando tramitan su matrícula, los alumnos deben cumplimentar una serie de formularios digitales o en papel, y entregar diversos documentos físicos, como certificados. A fin de implementar un sistema sencillo pero seguro de gestión de todos estos documentos de fuentes tan diversas es necesario unificarlos en un único documento PDF encriptado. Matriculación: captura de documentos y distribución Nuestras soluciones de matriculación y gestión de expedientes permiten a una escuela o universidad rendir mejor en áreas como: Servicios avanzados para alumnos y contribución a su éxito continuado. Mantenimiento seguro y preciso de expedientes de alumnos. Mejora del intercambio de información y la colaboración entre instituciones. Adaptación a los nuevos cambios a los que se enfrentan hoy día las universidades: Nueva estructura Plan Bolonia que cualificaciones más personalizadas y flexibles. Cooperación con otras instituciones (universidades, empresas privadas, asociaciones profesionales, cen tros de investigación, etc.), a menudo a nivel interna cional. Nuevos servicios, como MOOCs, Masters Posgrado, cursos o seminarios para profesionales. Expedientes de alumnos: gestión documental Para una correcta conservación de expedientes, es fundamental adoptar soluciones eficientes para el ciclo de vida de los alumnos. En la práctica, esto significa que los documentos relativos a alumnos se deben volcar de forma eficiente y segura a la base de datos de la universidad y al expediente adecuado, por ejemplo, con un flujo de trabajo de escaneado predefinido. Estos procesos deben cumplir con los más rigurosos estándares de seguridad que aseguren la confidencialidad de los datos de sus alumnos. Por consiguiente, nuestras soluciones de gestión de archivos electrónicos permiten un acceso rápido con soporte para búsqueda y una visión general fácil y completa de los datos y el rendimiento de los alumnos. Esto permite ahorrar una gran cantidad de tiempo y dinero, comparado con el archivado tradicional de documentos en papel. Beneficios claros Redacción directa de información en el archivo PDF. Unificación de información de distintas fuentes y en distintos formatos en un único PDF/A, listo para imprimir o enviar. Función de búsqueda automática con datos disponibles en cualquier formato. Adiós a la búsqueda en archivadores y cajas.

9 MEJORA DE FLUJOS DE TRABAJO EN EDUCACIÓN 9 Datos útiles Un estudio que IDC llevó a cabo en 2010 mostró que los trabajadores invertían una media de 7,4 horas a la semana en la búsqueda de datos. No tiene por qué ser así en los centros docentes. PROCESADO ALMACENADO SALIDA CAPTURADO Processing Conversión a PDF, PFD/A, TIF, JPEG, Excel, Word Escritorio/ Directorio Previsualización de escaneo Indexado manual o automático de documentos Funciones de escáner mejoradas, incluyendo eliminación de páginas en blanco Nombrado automático de documentos Imprimir Mejora de imagen OCR completo y OCR zonal Expediente de alumno Detección de códigos de barras Recuperación de costes Separado automático de grupos de escaneos Sistema de gestión de información Enviar Gestión documental inteligente, intuitiva y rápida: una aplicación conecta los sistemas multifunción de Konica Minolta a las aplicaciones de software de educación para una captura, distribución y gestión instantánea de información en papel. Este significa que podrá escanear documentos de forma segura y precisa con sólo pulsar un botón.

10 MEJORA DE FLUJOS DE TRABAJO EN EDUCACIÓN 10 REDUZCA COSTES DOCUMENTALES Y AUMENTE SU EFICIENCIA Sabe con exactitud cuáles son sus costes de impresión? Es usted consciente de que la compra de hardware o tóner representa sólo una pequeña parte de estos costes? Con el socio adecuado, usted podrá calcular de forma precisa los costes generales de impresión de su empresa y ahorrar una gran cantidad de dinero. Consiga transparencia de costes: la clave no reside en la anotación de todos sus gastos de impresión generales, sino los costes por usuario, departamento o facultad. Esta es la base que permite conseguir un análisis preciso y concienciar más a los usuarios de los costes de impresión. Optimice su parque de impresoras y reduzca costes: nuestras eficaces herramientas de monitorización le permitirán controlar su parque de impresoras e identificar posibles ahorros inmediatamente. Los costes de impresión se podrán controlar fácilmente, por ejemplo, definiendo los usuarios autorizados para imprimir en color, predefiniendo que la impresión de grandes trabajos se derive sólo a las impresoras más eficientes o establecer la impresión dúplex por defecto. Ahorre tiempo y dinero mediante la digitalización: la digitalización permite un acceso rápido a la información, aumenta la productividad y a menudo reduce la cantidad de material que se necesita imprimir. Además, un archivo electrónico le permite liberar espacio de oficina. Lo importante es el ahorro de tiempo y dinero. Evite impresiones innecesarias: la impresión followme permite a los usuarios producir sus trabajos en la impresora de su elección. De esta forma se evitan las impresiones innecesarias, que hacen que malgastemos tóner y papel. Deje que nosotros nos preocupemos de su infraestructura de impresión Konica Minolta ha desarrollado un enfoque profesional para determinar e implementar el sistema de impresión adecuado para su centro docente. Nuestros Optimized Print Services (OPS) también incluyen la gestión a largo plazo del servicio de gestión, que deja más tiempo libre para que su departamento IT emplee en otras tareas más importantes. A partir de ahora, de lo único que usted tendrá que ocuparse será de sus tareas docentes fundamentales. Más eficiente todavía: flujos de trabajo documentales perfectos Gracias a los Optimized Print Services (OPS) de Konica Minolta, todos sus procesos documentales son analizados minuciosamente a fin de diseñar e implementar flujos de trabajo mejorados. Esto conlleva beneficios tales como el ahorro de tiempo y dinero y una eficiencia mejorada. Localizamos, registramos y analizamos los cuellos de botella y el potencial de mejora en su institución, por ejemplo, en su infraestructura documental, su seguridad de datos, sus gastos o su impacto medioambiental. Defendemos sus inversiones y garantizamos soluciones que representen una rápida recuperación de las mismas. Le ayudamos a crear el apoyo interno necesario. Cómo se beneficia su institución de los OPS Un único proveedor un único punto de responsabilidad. Esfuerzo mínimo de gestión, riesgo e interferencia con sus tareas diarias. Reducción de costes mediante el direccionado inteligente de trabajos a las impresoras adecuadas. Procesos documentales libres de problemas. Procesos administrativos más sencillos. Acceso rápido e intuitivo a los documentos necesarios. Impresión, copiado y escaneado seguro de documentos.. Automatización segura de los procesos de transmisión de datos. Verificación de que los servicios de procesado de documentos funcionan correctamente. Implementación de cambios necesarios, paso a paso. Inversión con proyección de futuro. Puede permitirse quedarse sin OPS?

11 LA SEGURIDAD PRIMERO PARA SUS DATOS Y EL MEDIOAMBIENTE Una actitud de seguridad primero relativa a seguridad de datos y respeto por el medioambiente es fundamental para cualquier institución educativa. Confiando la captura distribución y gestión de sus documentos a Konica Minolta, se asegurará de estar trabajando con el líder de la industria en cuanto a seguridad de datos y estándares ambientales. Seguridad de datos tranquilizadora Al dar una alta prioridad a la seguridad de datos en todas nuestras soluciones documentales, proporcionamos unos claros beneficios a cualquier institución docente. Integración segura de red: nuestros métodos de autenticación de protocolo IEEE 802.1X SSL y IPsec permiten una sencilla integración en redes protegidas así como una comunicación segura en red. Prácticamente todos nuestros sistemas multifunción cumplen con los estándares de seguridad más estrictos recogidos en la norma ISO EAL3. Protección de documentos confidenciales: garantizamos que los datos confidenciales permanecen seguros en el disco duro o bandeja de salida de la impresora mediante soluciones tales como el cifrado de datos, el eliminado seguro, la protección de copia con marca de agua o la firma PDF. Control de acceso y permisos de usuario: los permisos de acceso individuales se pueden definir de forma específica para cada usuario, con autenticación mediante tarjeta magnética, código PIN o escaneado biométrico de huella digital. Impresión segura: al realizarse la autenticación en la propia impresora, antes de confirma la impresión de un trabajo, nuestra función de impresión segura evita que cierta información confidencial acabe en manos de la persona equivocada. Responsabilidad medioambiental demostrada Konica Minolta muestra su responsabilidad medioambiental mediante la promoción de estrategias sostenibles y enfoques ecológicos en el ciclo de vida de sus productos. Trabajamos para fomentar sociedades concienciadas con el reciclaje, evitar la contaminación y minimizar riesgos potenciales. Todo esto ayuda a reducir la huella de carbono de su parque de impresoras multifunción. Los beneficios asociados incluyen: Reducción del consumo de energía: equipos con mayor eficiencia energética gracias a herramientas como el Dynamic Eco Timer (permite definir una función automática on/off), escáner con LEDs y Eco Print. Menor consumo de papel: se requiere menos papel para elaborar documentos. Menor gasto de papel: las funciones como la eliminación automática de hojas en blanco, la impresión a doble cara por defecto, la impresión follow-me y la previsualización de documentos permiten ahorrar papel. Mejora de las condiciones de trabajo: estos equipos silenciosos mejoran el ambiente de trabajo en la oficina. Compromiso de reciclaje: equipos y consumibles compatibles con el reciclaje y utilización de papel reciclado de alta calidad. Innovaciones ecológicas: tóner polimerizado fabricado con hasta tres veces menos emisiones de CO2 que el tóner convencional, por ejemplo. Tras la adhesión al Pacto Mundial de Naciones Unidas en 2008, Konica Minolta entró en la clasificación Global 100 de empresas más activas en la concienciación de un crecmiento sostenible en En la actualidad, Konica Minolta se encuentra en el puesto 70 del Global 100, el puesto más alto obtenido por una empresa de tecnología de impresión. Para más información sobre la labor medioambiental, visite

12 Todas las especificaciones relativas a la capacidad de papel se dan para un tamaño de papel A4 de 80 g/m2. El soporte y la disponibilidad de las especificaciones mencionadas varían dependiendo de los sistemas operativos, aplicaciones, protocolos de red, así como de la red y de las configuraciones del sistema. La vida esperada de cada consumible está basada en condiciones específicas de funcionamiento tales como la cobertura de tóner en la página para un tamaño determinado (5% de cobertura para un A4). La vida real de los consumibles variará dependiendo de otras variables de impresión incluyendo la cobertura en la página, el tamaño de la página, el tipo de medio, la impresión continua o intermitente, la temperatura ambiente o la humedad. Algunas de las ilustraciones contienen accesorios opcionales. Las especificaciones y los accesorios mencionados están basados en la información disponible en el momento de la creación de este documento y están sujetas a cambio sin previo aviso. Konica Minolta no garantiza que las especificaciones mencionadas estén libres de error. Todas las marcas y nombres de productos pueden ser marcas comerciales o marcas comerciales registradas de sus respectivos propietarios y así queda reconocido. Contacte con su distribuidor oficial Konica Minolta Business Solutions Spain, S.A. Konica Minolta Business Solutions Spain, S. A. Albasanz, Madrid España Tel.: /2015