QUIERO CONTAR CON FLUJOS DE TRABAJO EFICIENTES CON LA MÁXIMA CONFIDENCIALIDAD

Transcripción

1 QUIERO CONTAR CON FLUJOS DE TRABAJO EFICIENTES CON LA MÁXIMA CONFIDENCIALIDAD MEJORANDO LOS PROCESOS BANCARIOS

2 EL PASO SENCILLO PARA OPTIMIZAR LOS PROCESOS Las organizaciones de la industria financiera producen una gran cantidad de papeleo. Los gestores de préstamos, los agentes de atención al cliente, banqueros, acreedores y auditores tienen el reto de gestionar y proteger información confidencial. Con todo, las instituciones financieras se enfrentan a tres retos fundamentales. El primero es la necesidad permanente de la reducción de costos debido a la fuerte competencia y a la constante lucha por las mejores condiciones de precio. El segundo reto se relaciona estrechamente el objetivo de optimizar los procesos para conseguir la mayor eficiencia del negocio. Por último, mejorar permanentemente el rendimiento del mercado. Las soluciones de Konica Minolta ayudan a lograr estos objetivos en el campo de la gestión documental. Hoy en día, los sistemas multifuncionales de oficina con funciones específicas en combinación con copiado, impresión y escaneo avanzado, ayudan a establecer flujos de trabajo que transforman los documentos basados en papel en datos preparados para ser procesados que se pueden editar, almacenar y archivar en la base de datos de la institución. Al mismo tiempo, todos los componentes de hardware y software están diseñados para cumplir con una estricta seguridad y las regulaciones de protección de datos que las organizaciones financieras tienen que garantizar a sus clientes.

3 MEJORANDO LOS PROCESOS BANCARIOS 2/3 índice Obtención de datos de los documentos Página 04 Haciendo más eficiente el trabajo diario Página 05 Asegurando el entorno de los procesos Página 06 Financiero

4 flujo de trabajo: obtención de datos de los documentos Abrir una cuenta bancaria OBTENCION DE DATOS DE LOS DOCUMENTOS abrir una cuenta bancaria La apertura de una cuenta bancaria es el ejemplo perfecto de cómo transformar un proceso previamente basado en papel en un flujo de trabajo digital, cumpliendo con las exigencias esenciales. En primer lugar, el usuario de beneficia de una aplicación sencilla, pero eficaz, que le permite indexar, guardar y recuperar rápidamente documentos electrónicos escaneados directamente en el MFP. Un cliente quiere abrir una cuenta bancaria. Tiene que rellenar y firmar el formulario de apertura de cuenta. El empleado del banco escanea los datos del formulario directamente a la base de datos del banco seleccionando el flujo de trabajo predefinido apropiado en el panel del MFP. Una aplicación especial busca automáticamente en el formulario palabras clave, como el nombre del cliente, número de cuenta y fecha. La aplicación transmite los resultados a la base de datos del banco y también detecta si el formulario de apertura de cuenta ha sido firmado correctamente por el cliente. Si no, el documento se deriva a la carpeta de excepciones. Adicionalmente, la aplicación chequea si el cliente está de acuerdo con los términos y condiciones del banco. Otra demanda concierne a la seguridad, distribución segura y el almacenamiento confidencial de la información digitalizada. Funciones de seguridad integradas que ayudan a las organizaciones a cumplir con la normativa. Por otro lado, la apertura de cuentas demuestra cómo los documentos se pueden extender con metadatos, incluyendo la lectura de códigos de barras y técnicas de reconocimiento de formularios.

5 MEJORANDO LOS PROCESOS BANCARIOS 4/5 HACIENDO MÁS EFICIENTE EL FLUJO DIARIO proceso de documentos automatizado Los procesos internos y los orientados a los clientes en el sector financiero dependen de un máximo de confidencialidad. La mayoría de los documentos procesados contienen datos confidenciales por ejemplo un DNI de un cliente o los datos de créditos de las empresas. La mejor solución es automatizar estos procesos con motivo de minimizar los errores manuales y transmitir más seguridad sobre los datos confidenciales. Esto es de gran importancia para hacer frente a los retos y a las necesidades específicas. Por un lado, la información contenida en el sistema CRM del banco debe de estar disponible bajo demanda. Y por otro lado, tienen que garantizarse estrictamente la seguridad y la protección usando sistemas de autenticación y flujos de trabajo predefinidos basados en procesos automatizados. Por lo tanto, el archivo y almacenamiento en la base de datos del banco deben de estar exhaustivamente protegidos, con un acceso seguro únicamente proporcionado a los empleados apropiados. flujo de trabajo: hacer el trabajo diario más eficiente Proceso de documentos automatizado Un cliente necesita un nuevo crédito. El empleado del banco le entrega la propuesta de crédito personalizada que incluye un código QR al inicio de cada página. Este código contiene el DNI del cliente, su nombre, el tipo de documento, la hora de creación y el nombre del empleado del banco que creó el documento. El cliente analiza la propuesta en su casa, la rellena, la firma y la envía devuelta al banco. Un empleado del banco escanea el documento firmado, el código QR activa su distribución automática en el CRM del banco. También es posible capturar múltiples documentos de esta manera ya que el código QR provee a cada uno de ellos una identificación única. Finalmente, la propuesta firmada se guarda en el archivo del cliente del CRM del banco. En un escenario diferente, el cliente lleva su DNI. El empleado del banco selecciona el flujo de trabajo apropiado en el MFP. La búsqueda dinámica del MFP (conectando el MFP y el sistema CRM) encuentra el archivo del cliente en la base de datos y guarda su DNI como una imagen, actualizando los datos del cliente. A fin de garantizar un máximo de seguridad, cada empleado del banco debe de autenticarse en el MFP antes de poder usar las funciones antes descritas. beneficios para las instituciones Abrir una cuenta de banco y Proceso automático de documentos Operativa rápida y sencilla gracias al intuitivo interfaz de usuario y a los perfiles de flujo de trabajo predefinidos. Proceso eficiente y automatizado de documentos gracias a la integración de códigos de barras y a la indexación segura. Más seguridad en la gestión de los documentos y en los entornos de trabajo a través de la autenticación y las funciones de seguridad integradas. Gestión optimizada de la relación con los clientes gracias a la transformación de los datos en información preparada para ser procesada.

6 ENTORNO DE SEGURIDAD DE LOS PROCESOS información de registro El registro de la información es importante para asegurar un entorno seguro y analizar las acciones y procesos de negocio en caso de cualquier problema. Por lo tanto, es una base sólida para tareas críticas, como por ejemplo la digitalización de la información confidencial, documentos de identidad u otros datos personales. Este es un proceso vital que es invisible tanto para el cliente como para el empleado del banco. flujo de trabajo asegurar el entorno de los procesos Registro de la información La base es una aplicación que registra todos los procesos en los dispositivos multifuncionales del banco. Por lo tanto, todas las páginas impresas, copiadas, escaneadas o enviadas y recibidas por fax se guardan junto con información adicional como la concerniente al empleado, el estado del trabajo y la hora de la operación. El administrador puede descargar y visualizar el registro de la información en cualquier momento y extraer informes específicos a un archivo de excel. Un navegador de la base de datos ofrece al administrador unas herramientas de búsqueda avanzadas para hacerle fácil la localización y la visualización de los datos deseados. Así, es posible identificar las fugas de información y a los usuarios que infringen las regulaciones de protección de los datos. beneficios para las instituciones Protección contra fugas de información Creación de un entorno documental seguro

7 RESPONSABILIDADES CLAVE SEGURIDAD DEL ENTORNO/DATOS 6/7 RESPONSABILIDADES CLAVES responsabilidad por el medioambiente Konica Minolta promueve estrategias sostenibles e integra perspectivas ecológicas a través del ciclo de vida de sus productos. Trabajamos hacia sociedades orientadas al reciclaje, la prevención de la polución y la minimización de riesgos potenciales. Producción Ecológica Nuestro departamento de I+D se esfuerza en innovar en ecología, por ejemplo el tóner polimerizado Simitri HD propietario de Konica Minolta, se produce con un 33% menos de emisiones de CO2 en comparación a la fabricación del tóner convencional Transporte Ecológico Pequeños envases y una logística inteligente ayudan a reducir las distancias de transporte, los volúmenes y los residuos Servicios Ecológicos Herramientas como el Ahorro de Energía y la Calculadora Ecológica demuestran nuestra contribución con las necesidades actuales sobre el entorno Uso Ecológico Las funciones avanzadas en los sistemas de impresión, como la autenticación, la impresión follow-me y la previsualización de los documentos ayudan a ahorrar papel y a eliminar los residuos del día a día Reciclado Ecológico Este área incluye el reciclado de nuestros dispositivos y consumibles como el uso de papel reciclado sin comprometer la calidad de la impresión responsabilidad en la seguridad de los datos Konica Minolta ha tomado un papel de liderazgo en el desarrollo e implementación de tecnologías de seguridad de la información en sus equipos multifuncionales. Esto sigue siendo uno de nuestros objetivos clave para ofrecer soluciones que salvaguarden la confidencialidad de la información, datos o documentos electrónicos. Seguridad de Red Disponemos de estándares en seguridad de red, como también en los accesos individuales a los dispositivos y equipos de red Seguridad Personal Los datos personales y la información procesada por un dispositivo Konica Minolta están siempre protegidos contra accesos no autorizados. Dónde se requiera, existen funciones adicionales de restricción Por ejemplo, la autenticación y la impresión follow-me aseguran que los documentos confidenciales caigan en las manos adecuadas y no puedan ser encontrados en el sistema de impresión sin pretenderlo Seguridad Certificada Konica Minolta se toma en serio las preocupaciones sobre la seguridad de sus clientes. Esto es por lo que cada dispositivo multifuncional bizhub está validado con el Common Criteria (CC) EAL3 o el equivalente ISO A diferencia de muchos otros proveedores, Konica Minolta siempre tiene certificados a sus multifuncionales y asegura el nivel más alto de seguridad posible Información Ecológica

8 Todas las especificaciones relativas a la capacidad de papel se dan para un tamaño de papel A4 de 80 g/m 2. Todas las especificaciones relativas a la velocidad de digitalización, copiado o impresión se refieren a tamaños de papel A4 que se digitalizan, copian e imprimen en modo vertical, en múltiples páginas y a una cara. El soporte y la viabilidad de las funcionalidades y especificaciones listadas varían dependiendo del sistema operativo, aplicación, protocolo y tipo de red y de la configuración del sistema. La esperanza de vida de cada consumible está basada en condiciones específicas de trabajo como la cobertura de la página para un tamaño en particular (5% de cobertura de un A4). La duración real de los consumibles variará dependiendo del uso y otras variables incluyendo la cobertura, el tamaño de papel, el tipo de soporte, la impresión continua o intermitente, la temperatura ambiente y la humedad. Algunas ilustraciones del producto pueden contener accesorios opcionales. Las especificaciones y accesorios están basados en la información disponible en el momento de la impresión de este catálogo y están sujetas a cambio sin previo aviso. Konica Minolta no garantiza que las especificaciones mencionadas estén libres de error. Microsoft, Windows y el logo de Windows son marcas comerciales o marcas registradas de Microsoft Corporation en los Estados Unidos y/o en otros países. Todas las demás marcas y nombres de otros productos pueden ser marcas comerciales o marcas registradas de sus respectivos fabricantes y se reconoce así por este medio. Contacte con su distribuidor oficial de Konica Minolta: Konica Minolta Business Solutions Spain, S.A. Albasanz, Madrid Tel.: Fax: