DOCUMENTOS SEGUROS Y COMPATIBLES SON LO MÁS IMPORTANTE

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1 DOCUMENTOS SEGUROS Y COMPATIBLES SON LO MÁS IMPORTANTE MEJORANDO LOS FLUJOS DEL TRABAJO LEGAL

2 MEJORANDO LOS FLUJOS DEL TRABAJO LEGAL 2 EL PASO MÁS SENCILLO HACIA UNA MAYOR EFICIENCIA Los bufetes de abogados generan hasta un 60% más de volumen de impresión que otras empresas de tamaño similar en sectores diferentes. Otros estudios demuestran que casi un 97% de despachos guardan copias físicas de documentos relativos a sus casos más importantes. Los documentos son el elemento vital de la abogacía, después de todo. Al mismo tiempo, los despachos y juzgados todavía dependen de medios tradicionales para la redacción y gestión de documentos, sobre todo por motivos de seguridad. Mantener la integridad de la información que usted recibe y evitar accesos no autorizados son dos de sus principales preocupaciones, relativas a seguridad. Otras preocupaciones prioritarias para usted son garantizar el cumplimiento de las normativas, los estándares profesionales y los requisitos de gestión corporativa. Los bufetes de abogados y tribunales se enfrentan a un volumen cada vez mayor de trabajo, con lo que la gestión eficiente de documentos y la comunicación con otras partes son asuntos de gran importancia para todos los miembros de la profesión legal - especialmente en un entorno empresarial cada vez más competitivo. Mejorar la eficiencia de los flujos de trabajo a la vez que se mantienen los más altos estándares de seguridad y los requisitos de compatibilidad se han convertido en asuntos corporativos de vital importancia. Aparte de todo esto, hay que tener en cuenta el impacto que tienen en el ámbito legal los nuevos procesos de certificación y estándares en las comunicaciones con juzgados y otras partes involucradas. En Konica Minolta creemos que existen nuevas formas de trabajar que pueden blindar a su empresa ante el futuro y le permiten concentrarse en lo que mejor sabe hacer: dar el mejor consejo legal posible y ganar casos. Sus necesidades documentales Seguridad para la información y los documentos que le confían sus clientes. Cumplimiento de la normativa legal, los estándares profesionales y las reglas de gestión corporativa. Productividad en la utilización de sus recursos. Eficiencia en sus flujos de trabajo documentales que le permitan reducir costes y mejorar sus fuentes de ingresos, por ejemplo, mediante un modo de facturación a clientes efectivo y preciso. Una nueva forma de trabajar puede ser útil Konica Minolta posee el conocimiento y la experiencia en equipos de digitalización de oficinas, sistemas de gestión de documentos y servicios IT para presentarle una nueva forma de trabajar que se adapta a sus necesidades, mejora su gestión documental y hace que sus flujos de trabajo sean más eficientes. Estas innovaciones incluyen: Impresión, escaneado y archivado móviles: nuestras soluciones móviles para documentos permiten imprimir, escanear y archivar en la nube de forma segura. Usted podrá utilizar cualquier dispositivo móvil para imprimir de forma segura y fácil mediante conexión WiFi, permitiendo que tanto usted como sus colegas y asistentes utilicen sus tabletas en la oficina sin saturar su red o poner en riesgo la seguridad de los datos. Casualmente, las previsiones indican que un 90% de empresas apoyarán aplicaciones de apoyo a sus operaciones desde dispositivos móviles para Gestión fiable de autenticación: nuestras soluciones gestionan la divulgación de datos y la asignación de permisos de usuarios, algo muy importante cuando se desea proteger información confidencial. Digitalización de documentos impresos: la conversión fiable, sencilla y segura de documentos en papel a formato digital le ayuda a beneficiarse de un procesado, archivado y recuperación de documentos legales de forma rápida, eficiente y sin esfuerzo.

3 MEJORANDO LOS FLUJOS DEL TRABAJO LEGAL Beneficios para usted Las soluciones que ofrecemos le proporcionarán grandes beneficios gracias a la automatización de flujos de trabajo documentales. Resultados obtenidos por Infotrends, una de las principales empresas de estudios de mercado, muestran cómo los bufetes de abogados se benefician de la automatización de procesos: Desarrollo rápido de contratos (52,3%) Comunicación más eficiente con clientes (47,7%) Proceso de descubrimiento más rápido (43,2%) Comunicación más eficiente entre despachos (34,1%) Mayor compatibilidad con las normativas (31,8%) Comunicación más eficiente con los juzgados (31,8%) Confidencialidad e integridad de información mejoradas (27,3%) Konica Minolta un socio de confianza para los profesionales del ámbito legal Konica Minolta Business Solutions cuenta con muchos años de experiencia en el ámbito legal y ofrece una completa gama de soluciones de gestión documental: Seguridad de datos, integridad de la información, confidencialidad y recuperación de desastres. Cumplimiento con normativas legales, profesionales y corporativas. Productividad y calidad mejoradas. Reducción y transparencia de costes derivados de los flujos de trabajo documentales. Compatibilidad con sistemas IT No existen dos empresas iguales, y por ello estamos especializados en prestar soluciones personalizadas de gestión de documentos. Los despachos de abogados que son nuestros clientes valoran muy positivamente nuestros conocimientos, nuestros métodos innovadores y minuciosos y nuestra avanzada tecnología. En 2014, por ejemplo, Konica Minolta recibió el prestigioso premio Buyers Lab Inc. (BLI) Line of the Year por su línea de productos A3 multifunción, por cuarto año consecutivo. Quiere saber cómo podemos ayudarle?

4 MEJORANDO LOS FLUJOS DEL TRABAJO LEGAL 4 ALMACENADO Y ARCHIVADO RÁPIDO DE DOCUMENTOS El almacenado de archivos de clientes ocupa un valioso espacio de oficina y hace que la recuperación de información sea un proceso ineficiente y largo. El entorno legal actual, cada vez más competitivo, obliga a los bufetes a adoptar procesos mejor estructurados e innovaciones tecnológicas, y a utilizar sus recursos materiales y humanos de la forma más eficiente y efectiva posible. Konica Minolta da respuesta a estas necesidades mediante soluciones de software que permiten capturar, gestionar y buscar cualquier tipo de información. Solución efectiva Un asistente legal podrá escanear o convertir cualquier documento relativo a un caso o un cliente a PDF rastreable y almacenarlo en un archivo digital. Dependiendo del tipo de documento, el asistente podrá establecer un flujo de trabajo personalizado (indicando destinatario de escaneado, formato de conversión deseado e instrucciones de direccionado) que podrá ser ejecutado mediante un simple clic en el panel de control del equipo multifunción de Konica Minolta. Los documentos podrán ser automáticamente indexados y almacenados en una ubicación predefinida dentro de cualquier archivo digital, por ejemplo, una carpeta del escritorio, una carpeta de red Windows o un sistema corporativo de gestión de documento como Microsoft SharePoint. Para recuperar la información, el asistente autorizado sólo tendrá que buscar el contenido de los documentos escaneados o convertidos. Beneficios claros Seguridad mejorada: Gestión de documentos basada en temas. Disponibilidad inmediata de documentos para consultas, informes y registros. Escaneado y procesado automático de documentos de clientes y protocolos de reuniones. Rápida disponibilidad de toda la información relacionada con un tema mediante función de búsqueda. Recuperación de desastres. Reglas de acceso a datos basadas en funciones. Mayor eficiencia: Ciclo reducido de gestión de documentos de papel a digital. Menos datos, hojas de cálculo y documentos extraviados o incorrectamente archivados. Búsquedas rápidas de información. Trazabilidad integral de auditorías. Ahorro de tiempo en la preparación de reuniones, comunicaciones y redacción de documentos. Ahorro de valioso espacio en la oficina. Según estimaciones de clientes de Konica Minolta, gracias a la captura, almacenado y archivado eficiente de documentos, consiguen ahorrar una media de 4-5 horas semanales.

5 MEJORANDO LOS FLUJOS DEL TRABAJO LEGAL PROCESADO ENTREGA CAPTURA Procesado Conversión a PDF, PFD/A, TIF, JPEG, Excel, Word Escritorio/ Directorio Home Carpetas red Windows o Novell Vista previa escaneo Indexado manual o automático de documentos Mejora de funciones de escaneado, incluyendo eliminación de páginas en blanco Nombrado automático de documentos Mejora de imágenes Carpeta cliente/caso Fax Servidor de fax Open text Visualizar Fusionar Redactar Anotar OCR completo y zonal Seguridad Reconocimiento de códigos de barras Numeración Bates Recuperación de costes Software legal Microsoft Sharepoint Software Legal Firma digital Separado automático de lotes de escaneos Una aplicación conecta el sistema bizhub de Konica Minolta a las aplicaciones de software legales para captura, distribución y gestión instantánea de información en papel. Escaneado de documentos seguro y sin errores con sólo pulsar un botón.

6 MEJORANDO LOS FLUJOS DEL TRABAJO LEGAL 6 FUSIÓN DE DOCUMENTOS ENTRANTES CON DISTINTOS FORMATOS Los documentos recibidos de clientes suelen proceder de distintas fuentes y tener diversos formatos (papel, Microsoft Office o PDF), con lo que el proceso de convertirlos, unificarlos e imprimirlos es tedioso, largo e ineficiente para muchos despachos de abogados. Konica Minolta le ofrece soluciones inteligentes que permitirán a sus administrativos disponer de más tiempo para otras tareas. Solución efectiva Una vez que se instala una solución de gestión documental de Konica Minolta, todos los asistentes legales tienen que escanear los documentos en papel o convertir los ficheros electrónicos a PDF y, si fuese necesario, ensamblar todos los PDF en un solo, PDF con aspecto profesional con un sencillo arrastrar y soltar. Este archivo PDF se puede enviar directamente por correo electrónico al juzgado, lo que reduce significativamente el tiempo total necesario para su presentación. IMPRIMIR PC DE CLIENTE SALIDA Imprimir PDF Word Excel PPT TIFF, JPEG Gestión del escritorio Explorar Carpetas virtuales Distribución manual arrastrar y soltar Archivar SharePoint Sistema ERP FTP Red Gestión/procesado de PDF Editar PDF Fusionar/separar PDF Extraer páginas Enviar Una aplicación le asistirá en la creación, organización, combinación, búsqueda y conversión de PDF y otros archivos.

7 MEJORANDO LOS FLUJOS DEL TRABAJO LEGAL BENEFICIOS CLAROS Seguridad mejorada: Disponibilidad consistente de datos para pignoración, argumentación o exportación. Escaneado y procesado automático de documentos. Mínimo riesgo de trabajar con versiones obsoletas de documentos. Gestión de documentos basada en temas. Reglas de acceso a datos basadas en funciones. Eficiencia mejorada: Menos tiempo empleado en la conversión, unificación e impresión de documentos. Menos datos, hojas de cálculo y archivos extraviados o incorrectamente archivados. Menos tiempo empleado en la búsqueda y recuperación de información. Envío rápido de documentos al juzgado. Trazabilidad integral de auditorías. Consistencia documental. Estudios han demostrado que un asistente legal puede ahorrar hasta cuatro minutos por hora en localizar y comprobar información disponible, mediante la utilización de un sistema eficiente de gestión de documentos, lo que suma un ahorro de tiempo anual significativo.

8 MEJORANDO LOS FLUJOS DEL TRABAJO LEGAL 8 INTERCAMBIO DE DOCUMENTOS- CASO O EXPEDIENTE DE CLIENTE Cuando varios empleados trabajan en el mismo caso o expediente de cliente, es necesario compartir documentos electrónicos o en papel, con lo que siempre existe el riesgo de extraviarlos o de perder tiempo utilizando versiones obsoletas de un documento, lo que tendría repercusiones negativas en su productividad y su atención al cliente. Para evitarlo, Konica Minolta le ofrece soluciones efectivas para compartir documentos de forma más eficiente y segura. Solución efectiva Cualquier empleado autorizado puede escanear documentos de entrada, convertirlos a PDF rastreable y almacenarlos en un archivo digital directamente desde el panel de operaciones de un equipo multifunción de Konica Minolta. Un empleado autorizado podrá localizar los documentos en cuestión de segundos, mediante búsqueda de texto o alfanumérica. Todos los documentos cuentan con una copia de seguridad, por lo que no hay riesgo de extraviarlos. También es muy fácil crear un sello Bates con numeración secuencial o una marca de fecha/hora en un PDF, a fin de garantizar su autenticidad y que todo el personal trabaje con el mismo documento. Beneficios claros Seguridad mejorada: Gestión de documentos basada en temas. Disponibilidad consistente de datos para procesado posterior. Recuperación de desastres. Reglas de acceso a datos basadas en funciones. Mayor eficiencia: Menos tiempo necesario para buscar documentos. Menor riesgo de utilizar versiones obsoletas de documentos. Menor riesgo de extravío o archivado incorrecto de documentos. Tras la instalación de un sistema de gestión de documentos puntero, usted podrá ahorrar hasta cuatro horas a la semana en la búsqueda y recopilación de información de documentos al intercambiar archivos de casos o clientes.

9 MEJORANDO LOS FLUJOS DEL TRABAJO LEGAL Beneficios claros REDACCIÓN Y PROCESADO DE DOCUMENTOS Manejar documentos en distintos formatos (papel, Microsoft Office, PDF, etc.) puede hacer que la colaboración sea ineficiente, costosa y poco segura. Konica Minolta le ofrece soluciones de gestión de documentos que permiten una comunicación y colaboración rápida y eficiente sin precedentes. Solución efectiva Los abogados, notarios y otros profesionales del derecho podrán utilizar soluciones de gestión documental para añadir notas, sellos o marcas de agua, redactar documentos o subrayar información importante. Podrán incluso visualizar, organizar, priorizar y actualizar anotaciones mediante un práctico panel de comentarios. La protección mediante clave y las firmas digitales garantizan que la información confidencial permanece segura, incluso cuando se comparten documentos. El intercambio de documentos en formato digital permite a los despachos de abogados reducir su costosa dependencia de las entregas físicas de un día para otro, que hasta ahora solía ser imprescindible para que ciertos documentos llegaran a su destino a tiempo. Seguridad mejorada: Disponibilidad consistente de datos para pignoración, argumentación o exportación Escaneado y procesado automático de documentos. Menor riesgo de utilizar versiones obsoletas de documentos. Gestión de documentos basada en temas. Reglas de acceso a datos basadas en funciones. Mayor eficiencia: Flujos de trabajo automáticos de proc esado de documentos. Menor tiempo necesario para convertir, unificar e imprimir documentos. Redacción rápida de nuevos documentos Menos datos, hojas de cálculo y documentos extraviados o incorrectamente archivados. Menor tiempo necesario para la búsqueda y recuperación de información. Envío rápido de documentos a los juzgados. Trazabilidad integral de auditorías. Un estudio llevado a cabo por Thompson Reuters demostró que los abogados necesitan una media de una hora por página para redactar un documento legal, ya que este proceso se ve constantemente interrumpido por otras tareas. Los clientes de Konica Minolta calculan que sus abogados consiguen ahorrar hasta un cuarto del tiempo que normalmente llevaría la redacción de un documento, gracias a la adopción de procesos eficientes de redacción y búsqueda de expedientes.

10 MEJORANDO LOS FLUJOS DEL TRABAJO LEGAL 10 IDENTIFICAR NECESIDADES Y APORTAR SOLUCIONES El sector legal trabaja con un intenso volumen de datos y de mano de obra. Konica Minolta puede ayudarle a diseñar y optimizar flujos de trabajo de documentos, permitiéndole disponer de más tiempo y recursos en la prestación de asesoramiento jurídico. Más tiempo para sus clientes Como somos expertos en todo tipo de flujos de información, podemos aportarle tecnología avanzada, software inteligente y soluciones personalizadas que le permitan mejorar su accesibilidad a documentos y su eficiencia, y reducir sus costes mediante la digitalización de información y una mejor seguridad documental. Procesos documentales más eficientes y seguros Konica Minolta apuesta por las colaboraciones a largo plazo. Los contratos flexibles que ofrecemos se caracterizan por una excelente relación rendimiento-precio y un servicio posventa inigualable. Después de instalar el hardware y software, lo conectamos a su proveedor de software legal actual y formamos a sus empleados para que utilicen los sistemas multifunción de forma eficiente y segura. Nuestra amplia red de representantes de ventas y técnicos de campo aseguran un excelente servicio post-venta y ayuda a maximizar el tiempo de funcionamiento de sus dispositivos multifuncionales. Servicio excepcional Creemos en colaboraciones duraderas mediante las cuales localizamos, registramos y evaluamos los cuellos de botella y las oportunidades de mejora en una empresa. La información recogida se utiliza después para implementar tecnologías ya existentes o nuevas que le permitan reducir sus costes relativos al procesado de documentos, garantizar un retorno rápido de la inversión y mejorar la seguridad, productividad y efectividad de su empresa en general. En Konica Minolta llamamos a todo eso Optimized Print Services (OPS). Los OPS le ofrecen una visión de conjunto de su infraestructura documental, su seguridad de datos, sus gastos y su impacto medioambiental, en situaciones actuales y futuras. Nos aseguramos de que todos los departamentos involucrados en este proceso puedan identificar el potencial de ahorro y justificar la inversión. De esta forma, garantizamos una solución que conecta a la perfección con sus requisitos y le permite crear el apoyo interno necesario. Cómo se beneficia su empresa Proveedor único un único punto de responsabilidad. Mínimo esfuerzo de gestión, riesgo e interferencia con sus tareas diarias. Reducción de costes mediante derivado inteligente de trabajos a las impresoras adecuadas. Procesos documentales libres de problemas. Procesos administrativos sencillos. Acceso rápido e intuitivo a los documentos deseados. Impresión, copiado o escaneado seguro de documentos Automatización segura de procesos de transmisión de datos. Verificación de que los servicios de procesado de documentos funcionan correctamente. Implementación paso a paso de cambios necesarios. Inversiones adecuadas para el futuro. Puede permitirse prescindir de los OPS? Los OPS combinan consultoría, implementación de hardware y software y operación a fin de poder desarrollar estrategias de mejora basadas en datos y números concretos, y poder así garantizar la reducción de costes y los procesos correctos.

11 MEJORANDO LOS FLUJOS DEL TRABAJO LEGAL RESPONSABILIDADES CRÍTICAS DE NEGOCIO Un enfoque responsable de la seguridad de datos Los equipos multifunción de Konica Minolta cumplen con las más estrictas exigencias relativas a seguridad de datos, como la ISO 15408/EAL3, y garantizan que el acceso quede limitado a empleados con autorización. Nuestro servicio de seguridad de datos incluye: Control de accesos mediante código PIN o clave que garantizan la impresión confidencial. Actualización del registro de archivos, almacenado de datos sobre usuarios y frecuencia de uso. Seguridad para memoria RAM y disco duro, los datos se sobrescriben automáticamente al realizar una entrada nueva, y eliminados si se apaga el sistema. Funcionalidad follow-me print segura, con registro, identificación y control de acceso para que los usuarios puedan imprimir información importante en todos los equipos multifunción disponibles. Escaneado previo encriptado, el usuario utiliza una clave de acceso que será necesaria para posteriores accesos a este documento. Protección de copias mediante marca de agua, detección inmediata de copias no autorizadas. Seguridad de red, incluyendo protección de puertos, configuraciones SSL y trasferencia encriptada de datos. Gestión fiable de la autenticación, control del filtrado de datos y apropiación de permisos de usuario. Por otra parte, Konica Minolta ha desarrollado un servicio único que garantiza la seguridad de los equipos multifunción mediante un paquete de funciones de hardware que se configuran durante su instalación a fin de asegurar la confidencialidad de la información electrónica, ya sean datos o documentos. Un enfoque medioambiental responsable Konica Minolta demuestra su compromiso con el medioambiente mediante la promoción de estrategias sostenibles y enfoques ecológicos en todo el ciclo de vida de sus productos. Trabajamos para prevenir la contaminación, reducir nuestras emisiones de CO2, promover una sociedad concienciada con el reciclaje y apoyar medidas de biodiversidad. Todo ello contribuye a reducir la huella de carbono de su parque de impresoras multifunción: Reducción del consumo de energía: equipos más energéticamente eficientes gracias a herramientas como luces LED en el escáner y el Dynamic Eco Timer (función de aprendizaje para un uso óptimo de los distintos modos de hibernación). Menos desperdicio de papel: funciones como la eliminación automática de páginas en blanco, o la impresión a dos caras por defecto, impresión follow-me y previsualización de documentos ayudan a reducir el uso de papel. Condiciones de trabajo mejoradas: menor nivel de ruido, mejor entorno de oficina. Compromiso con el reciclaje: equipos ecológicos y consumibles, capacidad de utilizar papel reciclado de alta calidad. Innovación ecológica: aumento del uso de bioplásticos y reciclados en productos de hardware de Konica. Minolta, por ejemplo, el uso y protección efectivos de recursos existentes. Para más información sobre nuestra política medioambiental, visite

12 Todas las especificaciones relativas a la capacidad de papel se dan para un tamaño de papel A4 de 80 g/m2. El soporte y la disponibilidad de las especificaciones mencionadas varían dependiendo de los sistemas operativos, aplicaciones, protocolos de red, así como de la red y de las configuraciones del sistema. La vida esperada de cada consumible está basada en condiciones específicas de funcionamiento tales como la cobertura de tóner en la página para un tamaño determinado (5% de cobertura para un A4). La vida real de los consumibles variará dependiendo de otras variables de impresión incluyendo la cobertura en la página, el tamaño de la página, el tipo de medio, la impresión continua o intermitente, la temperatura ambiente o la humedad. Algunas de las ilustraciones contienen accesorios opcionales. Las especificaciones y los accesorios mencionados están basados en la información disponible en el momento de la creación de este documento y están sujetas a cambio sin previo aviso. Konica Minolta no garantiza que las especificaciones mencionadas estén libres de error. Todas las marcas y nombres de productos pueden ser marcas comerciales o marcas comerciales registradas de sus respectivos propietarios y así queda reconocido. Contacte con su socio en Konica Minolta: Konica Minolta Business Solutions Spain, S.A. Albasanz, Madrid España Tel.: