9. Talento humano en el programa ampliado de inmunizaciones

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1 En todos los niveles, el PAI se apoya en la estructura humana que tiene que ver con las acciones sobre las personas, de manera individual o colectiva. Según la complejidad del ente territorial, además de la estructura funcional responsable de la coordinación de las acciones integrales del PAI, se apoya en: el área o sección de promoción y prevención o manejo de las acciones ambulatorios o área de protección y mantenimiento de la salud; en el grupo, área, oficina o jefatura de epidemiología o vigilancia en salud pública; en los grupos o área de información, educación y comunicación; y en el área de desarrollo o participación comunitaria y estructuras orgánico-funcionales similares Para el cumplimiento armónico de las acciones integrales del PAI, se requiere de funcionarios con perfil de salud y de otros perfiles, para lo cual se necesita, según la complejidad de la entidad, de talento humano de corte administrativo, contable, fiscal o jurídico; éste será el mismo que desarrolle las funciones del área administrativa o gerencial del ente, el cual puede requerir del apoyo de personal técnico o profesional en el área de sistemas y tecnólogos en informática u otros, como digitadores o secretarías, por horas o con destinación específica, así como personal destinado al manejo de la red de frío. En cada uno de los niveles debe constituirse la unidad de análisis para la vigilancia de las acciones integrales del PAI (entre ellas, las coberturas), el comité de vigilancia o unidad de análisis del comportamiento de las enfermedades prevenibles por vacuna (sujetos de erradicación, eliminación o control) y el grupo responsable de coordinar las acciones que deben desarrollarse ante la presencia de brotes. Deben considerarse tres aspectos básicos en la planificación y selección del talento humano responsable del desarrollo de las acciones integrales del PAI: Las necesidades futuras y el nivel de capacitación requerido para cumplir con las actividades del plan de acción. El equilibrio y la posibilidad de cumplimiento de las actividades programadas, comparando el recurso humano necesario o ideal con el disponible en la actualidad. La planificación de la capacitación para garantizar que el programa tenga talento humano experto, permanentemente. Para cumplir con estos objetivos, resulta útil analizar una serie de indicadores, entre los cuales se pueden destacar: Número de personas que laboran en el programa. Número de horas promedio que el talento humano dedica a la realización de las actividades asignadas, teniendo en cuenta los diferentes componentes del programa: notificación e investigación de enfermedades en eliminación, erradicación o con potencial epidémico; sistematización de la información; notificación de casos sospechosos de enfermedades en eliminación o erradicación; e investigación de brotes, entre otras. Tiempo de espera de los niños para que sean atendidos en los puestos de vacunación, teniendo en cuenta que se estima que en promedio un equipo de dos personas (vacunador y anotador) puede tener un rendimiento máximo de 90 niños en 8 horas de trabajo. 195

2 Capacitación del talento humano para cumplir con las funciones asignadas. En caso de que cualquiera de estos indicadores demuestre una sobrecarga de actividades del personal encargado del programa, el estimativo del número de personas necesarias para cumplir adecuadamente con las funciones del programa debe ser costeado e incorporado en el plan de acción. Es importante que, en el proceso de selección del personal por contratar, se establezca el perfil profesional mínimo necesario que permita cumplir de forma idónea con las actividades. Proceso para la selección del recurso humano en el PAI De acuerdo con las especificaciones técnicas del proceso de selección de la entidad de salud, y respetando la autonomía territorial, se sugiere para el proceso de selección lo siguiente: Requisitos del nivel operativo para ejecutar labores en el PAI Ostentar título, expedido por entidad docente debidamente acreditada en Colombia, en auxiliar de enfermería, promotor de salud o vacunador. Acreditar certificado de experiencia mínima de 1 año como vacunador o promotor con asignación en actividades de vacunación, o 2 años de experiencia como auxiliar de enfermería en servicios asistenciales o del área ambulatoria, expedido por una entidad de salud reconocida. Sustentar conocimientos y destreza en normas y procedimientos en procesos de inmunización, conocer los efectos, indicacio- nes y contraindicaciones de cada uno de los inmunobiológicos, y conocer el esquema del PAI en Colombia. Entre otras características, poseer creatividad y flexibilidad, ser polifacético y tener capacidad para cooperar y trabajar en equipo, capacidad para orientarse hacia el usuario del PAI y la comunidad en general, y visión de la calidad en el quehacer de la actividad. La entrevista debe liderarla el coordinador del PAI de la entidad de salud o, en su defecto, el del PAI de la entidad territorial. En su organización deben incluirse dos o tres personas de la entidad o del área; se sugiere lo siguiente: Incluir el vacunador que más méritos haya alcanzado en la entidad. Planificar la rotación del personal seleccionado en servicios de inmunización, bajo la supervisión directa del coordinador del PAI o un delegado, por un tiempo prudencial. Realizar el proceso de inducción de los empleados nuevos, con información general sobre los procesos administrativos de la entidad, misión, visión, estructura, historia, comunicaciones, horarios, responsabilidades, manual interno y de procedimientos, y mecanismos de trabajo con énfasis en el trabajo en equipo. Con un buen programa de inducción, se agrega valor al trabajo y los nuevos funcionarios se sienten valorados y copartícipes en la responsabilidad de alcanzar la excelencia en la misión del PAI. Incluir el nuevo personal en los programas y las acciones de educación continuada, en el programa y en la entidad, entendiendo esto como parte integral del desarrollo de las potencialidades del talento humano en el PAI. 196

3 Requisitos para la coordinación o gerencia del PAI en una entidad prestadora de servicios de salud Según la complejidad de la institución, debe tener dedicación exclusiva y cumplir los siguientes requisitos: Ostentar título profesional de pregrado en salud expedido por una entidad universitaria debidamente acreditada en Colombia. Acreditar certificado de experiencia administrativa mínima de 1 año en la profesión de su competencia, preferiblemente en servicios ambulatorios (de Promoción y Prevención). Entre otras características, poseer creatividad y flexibilidad, ser polifacético y tener capacidad para cooperar y trabajar en equipo, capacidad para orientarse hacia el usuario del PAI y la comunidad en general, y visión de la calidad en el quehacer de la actividad Acreditar las demás exigencias documentales de la entidad. Someterse a las pruebas exigidas por la entidad. Pasar el período de prueba. Requisitos para la coordinación o gerencia del PAI en el ente territorial Debe cumplir los siguientes requisitos: Ostentar título profesional de pregrado en salud expedido por una entidad docente debidamente acreditada en Colombia. Acreditar certificado de experiencia administrativa mínima de 2 años en la profesión de su competencia, preferiblemente en servicios ambulatorios y de promoción y prevención. Entre otras características, poseer creatividad y flexibilidad, ser polifacético y tener capacidad para cooperar y trabajar en equipo, capacidad para orientarse hacia el usuario del PAI y la comunidad en general, y visión de la calidad en el quehacer de la actividad. Acreditar las demás exigencias documentales del ente territorial. Someterse a las pruebas exigidas por la entidad. Pasar el período de prueba. A este nivel y para los municipios categorías 1, 2 y 3, la destinación debe ser será exclusiva y, especialmente, en municipios de categoría 1 y 2 se complementará la responsabilidad con un equipo de trabajo multidisciplinario. Algunas funciones del personal relacionado con el PAI Coordinador del PAI Se describen algunas actividades generales y mínimas que en los distintos niveles debe cumplir el coordinador del PAI, dentro del marco general de la Ley 100 y sus decretos reglamentarios. Velar por el cumplimiento de los requisitos mínimos establecidos en esta guía para el correcto funcionamiento del programa. Asistir técnicamente y supervisar directamente la prestación de servicios de vacunación y el cumplimiento de los requisitos esenciales para el funcionamiento de los consultorios de vacunación. Se debe asistir, por lo menos 2 veces al año, desde el nivel nacional al departamental; 3 veces al año, del nivel departamental 197

4 al local y, en el área local dos veces al mes, desde la dirección local a los prestadores de servicios de vacunación. Realizar un diagnóstico completo de la población objeto del PAI en su área de trabajo. Realizar la programación general en cada año de las necesidades de inmunobiológicos e insumos en general, para cumplir con las metas del programa en el ente territorial en cada período. Garantizar el trámite oportuno para tener acceso a suministros e insumos del PAI, de acuerdo con la programación elaborada, evitando la escasez de alguno de ellos. Mantener un diagnóstico actualizado de la red de frío en el ente territorial. Diseñar las estrategias que le permitan obtener resultados óptimos con los recursos disponibles. Coordinar y concertar todas las acciones y estrategias del programa con los diferentes estamentos comprometidos (alcaldías, administradores de servicios de salud y red de prestadores de servicios de salud, etc.). Realimentar con información oportuna a las entidades vinculadas a la entidad territorial o a la entidad administradora o prestadora de servicios de salud. Adecuar e implementar para los niveles correspondientes, las políticas planes y programas que el nivel nacional fije para el PAI. Coordinar y controlar el flujo de la información generada por el programa en forma completa, adecuada y oportuna, como mínimo, mensualmente. Analizar mensualmente el desarrollo del programa verificando el cumplimiento de las coberturas, el comportamiento de las enfermedades prevenibles por vacuna, la conservación de inmunobiológicos y la ejecución de recursos. Capacitar en el manejo del PAI al personal vinculado al Programa en todos los niveles de atención. Realizar controles periódicos en las actividades de vacunación. Coordinar con epidemiología las actividades por realizar en vigilancia en salud pública de las enfermedades prevenibles por vacuna, de acuerdo con la información recibida y analizada. Participar en las actividades de vigilancia epidemiológica, con el fin de ejecutar y supervisar las medidas de intervención requeridas, y garantizar la información oportuna desde el nivel operativo hasta el nivel nacional. Coordinar con la comunidad, mediante los comités de participación comunitaria, las autoridades municipales y los demás organismos gubernamentales y no gubernamentales (ONG), la ejecución del programa y la activa participación. Enviar mensualmente al nivel nacional la información de coberturas, el análisis de éstas y las estrategias a seguir en el siguiente periodo. Mantener organizada y dispuesta la memoria institucional del PAI. Coordinar, de ser pertinente con la unidad de saneamiento ambiental, zoonosis o quien haga sus veces, la tenencia del inmunobiológicos destinado a la prevención de la rabia canina en la localidad, respetando estrictamente las normas fijadas para la entrega de inmunobiológicos en todos los niveles de la red de frío. Dirigir las demás actividades de vacunación en el área geográfica que le corresponda. Capacitar al personal a cargo según las necesidades y por lo menos dos veces al año. Realizar reuniones de actualización en el programa así: a nivel nacional, 2 veces al año, a nivel departamental y distrital, bimensualmente, y a nivel local, cada mes. 198

5 Talento operativo del PAI Identifica precozmente toda oportunidad de vacunación. Informa a la comunidad sobre los servicios de vacunación, las ventajas de la inmunización y los puntos de acceso a los servicios. Atiende las necesidades de los usuarios en los servicios de vacunación, para lo cual revisa el estado de inmunización del usuario mediante interrogatorio y solicitud del carné de vacunación, establece las necesidades, las explica al usuario y procede a aplicar los inmunobiológicos según el esquema del PAI vigente. Registra el caso en el registro diario de vacunación y en el carné de vacunación individual, explicando la fecha de las próximas dosis y las medidas que se deben tomar en caso de presentarse efectos indeseables. Al terminar la jornada del día, revisa el registro diario de vacunación en busca de inconsistencias para la depuración del dato. De contar con medio sistematizado, digita la historia de vacunación en el momento de la atención del usuario o al final de la jornada, según la regla interna del prestador. Consolida al final de cada mes la información, sea por medio manual o sistematizado. Analiza el cumplimiento en las coberturas de vacunación. Verifica y registra la temperatura de los equipos a cargo destinados para la conservación y el mantenimiento de inmunobiológicos. Revisa el comportamiento de la temperatura de los equipos a cargo. Verifica el estado de la red de frío. Capacitación del talento humano Es una actividad que requiere una gran dedicación de tiempo y esfuerzo del personal de gestión, cuya tarea principal es capacitar a todo el personal médico, de enfermería profesional, vocacional, vacunadores y promotores en el nivel institucional, sean administradores de servicios de salud o entidades adscritas, adaptadas u ONG, del nivel gerencial, político, administrativo, técnico y operativo; en el nivel comunitario, capacitar líderes naturales o jurídicos de salud comunitaria del área y comunidad en general. Las tareas primarias incluyen la selección de los núcleos sujetos de capacitación, así como la temática para cada uno de ellos; siempre deben estar definidas en tres grandes componentes. El primero corresponde a la evaluación de la situación de las coberturas, el comportamiento de las enfermedades prevenibles por vacuna y el cumplimiento en los indicadores de vigilancia epidemiológica o en salud pública de las mismas. El segundo es el aspecto técnico que incluye, entre otros aspectos básicos, estrategias, normas técnico-administrativas, sistema de vigilancia, información y red de frío. El tercero hace referencia a la gestión en el programa, que incluye movilización ampliada y participación comunitaria. Las tareas secundarias hacen referencia al establecimiento del costo y cronograma del curso o cursos, decidir los métodos y materiales de aprendizaje, elegir los instructores, elegir el sitio para la capacitación, realizar las actividades mediante las cuales se invita y se asegura la participación de los invitados, disponer los materiales, equipos y demás 199

6 ayudas requeridas, y hacer los arreglos para el alojamiento, transporte, comida y demás menesteres de orden logístico requeridos. La calidad de la capacitación es crítica para el éxito en fortalecer el programa y acelerar el cumplimiento de las metas de erradicación, eliminación y control de las enfermedades prevenibles por vacuna. Fallar en este aspecto es una causa frecuente de las que limitan los procesos de mejoramiento en el sistema de vigilancia en eventos y coberturas. Puede llevar tiempo asegurarse de que todos los funcionarios que realizan actividades en el PAI estén bien capacitados, como también, identificar continuamente la rotación de talento humano para actuar en consecuencia. Contenidos básicos de la capacitación según grupo objeto Capacitación con alcaldes y gerentes: se profundiza en aspectos normativos y requisitos técnico-financieros. Capacitación personal, a nivel departamental o municipal, de coordinadores, epidemiólogos y gerentes de las redes de laboratorio; se enfatiza en conocimientos y habilidades sobre cómo planificar, supervisar monitorear y controlar la gestión en los sistemas de información y, en general, en el proceso de toma de decisiones en el PAI. En la capacitación operativa con vacunadores, se hace énfasis en las estrategias de vacunación y seguimiento, en las normas técnico-administrativas, en la red de frío y los sistemas de información, sin detrimento de los otros tópicos. En el talento humano del laboratorio se fortalecen el conocimiento y las habilidades en la toma, el proceso, la conservación y el transporte de las muestras, los indicadores en vigilancia por laboratorios, los registros y los informes, sin detrimento del conocimiento general sobre los demás tópicos. Para grupos comunitarios el énfasis se hace en la historia del PAI, el comportamiento y las características principales de las enfermedades prevenibles por vacuna, los esquemas de vacunación y las intervenciones que desde la comunidad fortalecen y apoyan la gestión en el PAI. Contenidos sugeridos en un plan de capacitación - Generalidades - Normatividad en el PAI - Principios de planificación y gestión en PAI - Estrategias de vacunación y seguimiento en el PAI - Normas técnico-administrativas del PAI - Sistema de vigilancia en salud pública por eventos - Eventos adversos seguidos a prácticas de inmunización - Normas del laboratorio para la toma, conservación y transporte de muestras - Sistema de información en el PAI - Red de frío - Participación comunitaria y estrategias de información, educación y comunicación - Sistema de evaluación, seguimiento monitoreo y control de la gestión en el PAI. 200

7 Matriz esquemática para la organización y preparación de núcleos de capacitación (ejemplo para algunos actores) Núcleo por capacitar Temática Número de personas por curso Duració n Materiales requeridos Costo por persona Apoyo logístico Alcaldes y actores administrativos (EPS/IPS) Coordinadores departamentales* Debe ser muy específica para cada grupo objeto de capacitación 40. De ser necesario programar varias por núcleo. Citar equipos locales de epidemiología, laboratorio y coordinación del PAI Acorde con el grupo, las capacitaciones políticas ser án muy concretas en el nivel local. De acuerdo con el grupo objeto de capacitación De acuerdo con el grupo objeto de capacitación Auditorio Cómodo, que permita la concentración y trabajos de grupo Ayudas didácticas Adecuadas al escenario y núcleo a capacitar. Otros Coordinadores locales* Talento operativo Comunidad y comunicadores * En estas capacitaciones se debe incluir al equipo de laboratorio, vigilancia y coordinación del PAI. Al final, se establece el respectivo cronograma, el cual debe diseñarse de acuerdo con los recursos técnicos, financieros y la agenda de los organizadores y los instructores invitados. Debe haber sesiones específicas, especialmente con el personal operativo, cuando se detecten debilidades o necesidades de capacitación puntuales. Lista de verificación para preparativos administrativos y de planificación de una capacitación: Seleccionar la sede donde se va a dictar la capacitación. Determinar los contenidos y elaborar la agenda con las fechas para el curso y para la confirmación de los instructores invitados. Asignar el tiempo suficiente para cada ciclo de capacitación y para cada tema e incluir los ejercicios de afianzamiento requeridos. Identificar y seleccionar los instructores para que haya uno por cada diez participantes que se espera asistan al curso, durante las sesiones de afianzamiento con talleres. Elegir la ubicación precisa para el curso y el alojamiento, si es necesario. La selección se basa en la disponibilidad de transporte desde y hacia el lugar de alojamiento de los participantes, y de alojamiento adecuado para todos los instructores y participantes. De ser necesarios: transporte desde el lugar de alojamiento hasta el curso cuando están en 201

8 lugares distintos; servicio de comidas conveniente al alojamiento y al curso. Un salón apropiado para acomodar en sesión plenaria a todos los participantes en el curso. Durante los talleres, acondicionar las salas, mesas, sillas, iluminación y rotafolio con papel y pizarrón, para cada uno de los grupos de trabajo. En las cartas de invitación a los potenciales participantes del curso, se debe: describir brevemente el propósito y la organización del curso, establecer claramente la fecha y hora de llegada y partida, enfatizar la importancia de asistir a todo el curso y explicar la coordinación establecida en caso de requerirse traslados o arreglos de viajes. Hacer los preparativos para obtener y proporcionar una cantidad adecuada de copias del material para entregar y las memorias, duplicados para ejercicios, formatos para la evaluación final del curso y demás suministros requeridos. Elaborar una agenda y una lista con los nombres y direcciones de todos los participantes, instructores y coordinador o coordinadores del evento. Disponer del número necesario de certificados de asistencia al curso. 202

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