Clinos.inf. versión 5 / año Manual del usuario

Transcripción

1 Clinos.inf versión 5 / año 2009 Manual del usuario

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3 Contenido Suite Clinos 1 Introducción a la Suite Clinos...1 Antes de instalar...2 Instalación de Clinos...3 Material suministrado...3 Requerimientos...3 Comienzo de la instalación...3 Clave de instalación...4 Selección de directorios...4 Copia de seguridad...5 Preparado para la instalación...6 Fin de la instalación...7 Reinstalar en otro ordenador...7 Instalación de la llave de seguridad...7 Puesta en marcha...8 Identificación y contraseña...8 Contraseña bases de datos...8 Creación de uno o varios ficheros de datos...8 Lanzador de Clinos...9 Selección de una base de datos...10 Clinos.inf 15 Introducción al Clinos.inf...15 Funcionamiento: un proceso en Clinos.inf...16 Creación de un proceso en Clinos.inf...17 Gestión de procesos...19 Informes estándar Informes descriptivos...19 Informes temporales...21 Informes comparativos...23 Gestión de los informes estándar...24 Importación de normas...26 Importación de normas generadas por Clinos.Multi...26 Importación de otras normas...27 Información de normas importadas...29 Explorador de Clinos 31 Introducción al Explorador...31 Organización de la información...32 Altas seleccionadas Altas agrupadas...35 Manual del usuario Clinos.inf Contenido iii

4 Selección de versión de GRD y puntos de corte...36 Consultas...37 Gestionar consultas...38 Agrupación por diagnóstico...38 Agrupación por procedimiento...39 Impresión informes...39 Exportación de datos...41 Criterios...42 Utilización de los criterios...42 Gráficos...43 Cálculo de costes...44 Clinos.dat 47 Introducción al Editor...47 Edición de datos...48 Diagnósticos y procedimientos...49 Códigos de diagnósticos y procedimientos...49 Códigos de color y de retorno del agrupador...49 Código E...50 Datos del paciente y del episodio...50 Campos flexibles...51 Información del GRD...52 Selector de registros...52 Inserción y borrado de episodios...53 Tablas auxiliares 55 Introducción a las Tablas auxiliares...55 Configuración de una tabla auxiliar...56 Activar una tabla auxiliar...56 Información de una tabla auxiliar...56 Modificación de los datos...57 Importar datos a una tabla auxiliar...57 Exportar datos de una tabla auxiliar...59 Algunas tablas auxiliares importantes...60 Tabla de Centros...60 Tabla de Servicios...60 Tablas de variables administrativas...61 Validación 63 Introducción a la validación...63 Validación administrativa...64 Informe episodios...65 Validación agrupador...66 Validación codificación...67 Validación exhaustividad...68 Informe general de validación...68 Gestor de filtros 71 Introducción al Gestor de filtros...71 Elaboración de un filtro...71 iv Contenido Manual del usuario Clinos.inf

5 Gestionar los filtros...72 Nuevo filtro...72 Guardar un filtro...72 Abrir un filtro guardado...73 Eliminar un filtro guardado...73 Exportar un filtro...74 Importar un filtro...74 Tablas vinculadas...74 Glosario 77 Categoría Diagnóstica Mayor (CDM)...77 Coeficiente de variación (CV)...77 Diferencia atribuible a Case-Mix (DCM)...77 Diferencia atribuible a Funcionamiento (DF)...77 Diferencia Bruta (DEM)...77 Estancia...78 Estancia Media (EM)...78 Estancia Media Ajustada por Casuística (EMAC)...78 Estancia Media Ajustada por Funcionamiento (EMAF)...78 Estándar...78 Extremos...79 Extremos excluidos...79 GRD no válidos...79 GRD GRD GRD GRD GRD Grupos Relacionados con el Diagnóstico (GRD)...80 Impacto...80 Índice Case Mix (ICM)...80 Índice Funcional (IF)...80 Interacción (DI)...80 Norma...80 Peso Medio...81 Peso Relativo...81 Proceso...81 Razón de Funcionamiento Estándar (RFE)...81 Tipo médico (Tipo 1)...81 Tipo quirúrgico (Tipo 2)...82 Tipo indeterminado (Tipo 0)...82 Abreviaturas y signos más utilizados en la descripción de los GRD...82 Índice 83 Manual del usuario Clinos.inf Contenido v

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7 Suite Clinos Introducción a la Suite Clinos IASIST, S.A. presenta la familia Clinos para Windows, formada por Clinos.ini, Clinos.inf y Clinos.dat. Se destaca como el conjunto de herramientas imprescindible para la gestión de la información basada en el Conjunto Mínimo Básico de Datos (CMBD). Los componentes de la familia le permiten transformar los datos en información para una mejor gestión clínica, convirtiéndose en un vehículo de comunicación entre médicos y gestores. El software Clinos para Windows, además, permite el acceso a la información por proceso a toda la organización. Avalado por años de experiencia, la versión actual incluye nuevas funcionalidades y nuevos métodos de trabajo, adaptados a la realidad cambiante. El objetivo del presente manual es proporcionar una guía de cómo manejar su aplicación Clinos. Si desea obtener más información sobre cómo realizar alguna tarea, le recomendamos consulte la ayuda del programa, puesto que en ella siempre dispondrá de información más detallada. Para tener acceso a la ayuda de la aplicación, dispone de los botones de ayuda o bien pulsando la tecla F1. Los principales miembros de la familia Clinos para Windows son Clinos.ini, responsable del mantenimiento de una base de datos con la información por proceso del centro, y Clinos.inf que ofrece todo un potencial de análisis de esta información. A estas aplicaciones se añaden otras ya existentes en el mercado, así como futuros desarrollos que se lleven a cabo. El principal objetivo de Clinos.ini es el de mantener una información histórica de la actividad de su centro en términos de CMBD con el GRD. Para ello, periódicamente, usted podrá importar información del CMBD de su centro, validar la calidad de esta información, detectar y corregir errores, y finalmente obtener información de calidad para la gestión clínica. Manual del usuario Clinos.inf Suite Clinos 1

8 Usted podrá analizar esta información histórica mediante las herramientas de análisis de la familia Clinos (Clinos.inf), así como herramientas estándar de análisis de información a las que podrá exponer la información según las facilidades de exportación ofrecidas. El principal objetivo de Clinos.inf, es el de permitir el acceso a la información por proceso a toda la organización, facilitando el análisis de la información basada en GRD sobre la actividad en el centro. Clinos.inf le permite el análisis de indicadores de actividad, funcionamiento, comparación respecto a estándares y realizar un seguimiento temporal de estos indicadores Clinos.inf se ha desarrollado para facilitar al máximo este proceso sin detrimento de la versatilidad. Por ello, se incluyen una serie de informes estándar para visualizar rápidamente el estado de su centro, así como un potente explorador que le permita la navegación entre los datos para obtener cualquier información necesaria para la correcta gestión del mismo. Clinos.dat es un editor que le permitirá realizar modificaciones de sus datos (antes de haber elaborado los informes) así como también introducir las altas del CMBD una a una, eliminando la necesidad de una aplicación previa a Clinos. Antes de instalar La instalación de Clinos debe ser realizada por un usuario con permisos de Administrador en el equipo donde se va a instalar. Si el usuario está como administrador del equipo. En este caso, la instalación se realiza directamente y no es necesario hacer nada especial. Si el usuario no está como administrador del equipo. En este caso, hay 2 soluciones: Dar de alta al usuario en el grupo de administradores del equipo, o Instalar Clinos como administrador y dar los permisos adecuados al usuario. En este segundo caso, es necesario realizar cambios en los permisos de algunas carpetas, para que el usuario habitual de Clinos pueda trabajar. Se debe dar permiso de Control total al usuario que va a utilizar Clinos. Esto se debe hacer en las siguientes carpetas: Carpeta de instalación de Clinos (por defecto es C:\Archivos de programa\clinos5). Carpeta de datos y procesos de Clinos (por defecto es C:\DatosCli5). 2 Suite Clinos Manual del usuario Clinos.inf

9 Instalación de Clinos Material suministrado Antes de proceder con la instalación, compruebe que ha recibido el siguiente material: CD con las aplicaciones adquiridas (clinos.ini, clinos.inf, agrupador...) Llave de seguridad Clinos Manual de usuario de Clinos Requerimientos Las aplicaciones Clinos han sido desarrolladas íntegramente para los entornos Windows (recomendado Windows 2000 Profesional o superior). Si va a instalar Clinos.ini, éste deberá tener acceso a un software agrupador, que puede ser distribuido por IASIST, S.A. o bien por otros proveedores. Comienzo de la instalación En primer lugar aparece una pantalla de bienvenida, indicando qué se va a instalar. A continuación, se muestra un texto con información útil de cara a la instalación. Manual del usuario Clinos.inf Suite Clinos 3

10 Clave de instalación Lo siguiente será introducir la Clave de instalación, proporcionada junto con el software. Esta clave, que se compone de 5 grupos, permite instalar correctamente el software, con la configuración adecuada. Selección de directorios Uno de los aspectos más importantes de la instalación es la selección de los directorios de destino. Los valores por defecto son adecuados para una instalación tipo; no obstante, en algunos casos puede ser de interés modificar estos valores para adaptarlos a las necesidades propias del usuario. Algunos de estos directorios pueden ser modificados después de la instalación en el archivo de configuración clinos.ini. Directorio de la aplicación: Este es el directorio donde se instalarán todos los programas de la Suite Clinos (Clinos.ini, Clinos.inf, etc.), la base de datos principal (clinos.mdb), la base de datos donde se guardan las consultas del Explorador (flex.mdb), la base de datos de normas (normas.mdb), el archivo de configuración (clinos.ini), las plantillas de los informes estándar, etc. Directorio de datos: Este es el directorio por defecto donde se crean las bases de datos nuevas. Estas bases de datos, en formato Access, se nombran datos001.mdb, datos002.mdb, etc. En ningún caso se reemplazan archivos existentes. Sin embargo, es importante destacar que los archivos de datos pueden estar ubicados en cualquier lugar que sea conveniente al usuario (por ejemplo, una unidad compartida de red); este directorio es utilizado exclusivamente como ubicación por defecto para los archivos nuevos. En el archivo clinos.ini, la ruta de este directorio está en la clave DirDat. Directorio de procesos: En este directorio se crean todos los procesos elaborados con Clinos.inf. Cada proceso ocupa un directorio propio, cuyo nombre será la descripción del proceso. En el archivo clinos.ini, la ruta de este directorio está en la clave DirProc. 4 Suite Clinos Manual del usuario Clinos.inf

11 Actualizar desde la versión 4: Si se está instalando Clinos 5 por primera vez, sobre una instalación previa de Clinos 4, marcar la casilla Actualizar desde la versión 4. Esto hará que se efectúe una actualización desde la versión 4 a la versión 5, localizando, por ejemplo, los directorios donde estaba instalada la aplicación anteriormente, actualizando las bases de datos al nuevo formato de Access, etc. Copia de seguridad Durante la instalación, se puede realizar una copia de seguridad de algunos de los archivos reemplazados. En la primera pantalla se pregunta si se desea esa copia de seguridad, y en la segunda ventana se pregunta la ruta del directorio donde se guardarán las copias de seguridad; por defecto, este directorio se llama Backup y se ubica dentro del directorio de la aplicación. Manual del usuario Clinos.inf Suite Clinos 5

12 Preparado para la instalación Una vez seleccionadas todas las opciones, se presenta una última pantalla de confirmación. A partir de aquí, comienza el proceso de copia de archivos al disco duro, actualización del sistema, etc. Durante la instalación, una barra de progreso irá indicando el avance de la copia de los archivos y otras actividades realizadas. 6 Suite Clinos Manual del usuario Clinos.inf

13 Fin de la instalación Por favor, espere hasta que aparezca una pantalla donde se indica que la instalación ha finalizado satisfactoriamente. Reinstalar en otro ordenador Muchas veces ocurre que es necesario cambiar Clinos de ordenador, frecuentemente por la actualización de este. Para mover Clinos sin perder la configuración actual, se debe seguir el siguiente procedimiento: 1. Si los archivos de datos y los procesos estaban en un disco duro local, moverlos al nuevo ordenador en la misma ubicación. 2. Mover el directorio de instalación de Clinos (por defecto C:\Archivos de programa\clinosw4 o C:\Archivos de programa\clinos5 ) al nuevo ordenador. 3. Instalar Clinos en el nuevo ordenador, como si se tratara de una actualización. Instalación de la llave de seguridad Con el disco de instalación se suministra una llave de seguridad (mochila), que debe conectarse al puerto paralelo o al puerto USB del ordenador donde se va a ejecutar la aplicación. Una mochila de seguridad puede ser válida para varias aplicaciones, pudiendo identificar éstas a partir de los siguientes códigos escritos en ella: I: Clinos.ini. F: Clinos.inf. G: Agrupador. C: Clinos.cod. Manual del usuario Clinos.inf Suite Clinos 7

14 M: Clinos Multihospitalario. Puesta en marcha Si tuviera conectada una impresora al puerto paralelo, desconéctela, coloque la llave de seguridad y a continuación conecte a ella la impresora. En caso de una instalación en red, deberá disponer de una mochila en las estaciones desde donde vaya a ejecutar el software. Una vez completada la instalación, y antes de empezar a utilizar Clinos, le recomendamos que continúe leyendo el presente manual para descubrir las funcionalidades que le ofrece el software, así como la forma de configurarlo correctamente. La configuración de las aplicaciones se detalla a continuación en los capítulos dedicados a los diferentes componentes de la Suite Clinos. Identificación y contraseña. Cada vez que se inicia la aplicación, se solicita la identificación con un Nombre de usuario y una Contraseña. El Nombre de usuario puede ser el nombre real del usuario; la Contraseña debe ser la correcta. Por defecto, la contraseña es se4gui2s. El usuario puede cambiarla desde las Opciones de Clinos.ini. Contraseña bases de datos. Las bases de datos están protegidas por una contraseña que es distinta a la contraseña de entrada al programa. Esta contraseña de cada base de datos se guarda dentro de la aplicación y no puede ser modificada por el usuario. Si en alguna ocasión el usuario quisiera abrir una base de datos con el programa Access, necesitará conocer esta contraseña. En ese caso, debe solicitarla a Iasist. Creación de uno o varios ficheros de datos Clinos le permite trabajar con varios ficheros o bases de datos. 8 Suite Clinos Manual del usuario Clinos.inf

15 Le será útil, por ejemplo, cuando su licencia de software le permita procesar información de más de un centro y desee tratar de forma separada la información para cada uno de ellos. También le permite la posibilidad de separar su información histórica en un fichero activo, con la información más reciente, y uno o varios ficheros pasivos con su información más antigua y que puede necesitar con menos frecuencia. También permite separar la actividad hospitalaria de la ambulatoria. La elección del uso de una o más bases de datos, depende del volumen total de altas y la frecuencia con que realice análisis sobre información antigua. Lanzador de Clinos Cuando instalamos Clinos, se crea un icono de acceso en el escritorio de Windows. Este icono abre el Lanzador de Clinos. El Lanzador de Clinos es un portal para acceder a todas las aplicaciones de la Suite Clinos instaladas en el sistema. Si sólo se ha instalado una aplicación de Clinos (por ejemplo, el Clinos.inf) el Lanzador no se instala, porque no tendría sentido su utilización. Dependiendo de la configuración, desde el Lanzador se puede ejecutar el Clinos.ini, el Clinos.inf, el Clinos.dat, el Clinos.Multi y el Explorador de Clinos. Además de los botones correspondientes a las aplicaciones instaladas, tenemos las siguientes posibilidades: Cambiar BD: Haciendo clic aquí, se nos abrirá una ventana donde podemos seleccionar una base de datos distinta a la actual (ver a continuación 5Selección de una base de datoshelp _D2HPrivate(-9,132) Selección de una base de datos5 ). Ayuda: Nos permite ver esta ayuda. Manual del usuario Clinos.inf Suite Clinos 9

16 Acerca de: Nos indica la versión de la Suite Clinos que estamos ejecutando. Salir: Nos permite salir del Lanzador de Clinos. Esta opción no cierra las aplicaciones que puedan estar abiertas en ese momento. Selección de una base de datos Cuando se quiera abrir cualquier aplicación de la Suite Clinos, se nos pedirá elegir la base de datos con la que vamos a trabajar. Si es la primera vez que ejecutamos Clinos, el primer paso es crear una base de datos. Para eso, hacer clic en Nueva; Clinos nos pedirá introducir el nombre del Centro. A continuación, preguntará si se desea utilizar una plantilla, y presentará una lista de plantillas instaladas, además de una plantilla genérica y una opción para utilizar una base de datos existente. 10 Suite Clinos Manual del usuario Clinos.inf

17 Si es posible, se recomienda Usar una base de datos existente, donde se tiene la posibilidad de escoger alguna base de datos ya existente para utilizar como plantilla para la nueva base de datos. Utilizar una base de datos existente como plantilla quiere decir que la nueva base de datos tendrá las mismas definiciones que la que hemos utilizado como plantilla (para los campos flexibles, las tablas de Centros y Servicios, las validaciones de campos flexibles, etc.). Dicho de otro modo, la nueva base de datos será igual que la utilizada como plantilla, excepto que no tendrá ningún dato. Si no hay una base de datos existente que se pueda utilizar como plantilla, se recomienda utilizar alguna de las plantillas instaladas con el programa (por ejemplo, un centro de una Comunidad Autónoma debería elegir la plantilla de su Comunidad Autónoma). Si no hay ninguna plantilla adecuada, se puede utilizar una plantilla genérica (que equivale a crear una nueva base de datos sin ninguna plantilla en especial). Una vez hacemos clic en Aceptar, volvemos a la pantalla anterior, donde ahora figura el centro que hemos introducido y más abajo dice el nombre del archivo que contendrá los datos. Manual del usuario Clinos.inf Suite Clinos 11

18 Si se desea cambiar el nombre del archivo, se puede hacer clic en Renombrar. No hay límite para el número de bases de datos que podemos tener accesibles en la lista. Se sugiere trabajar con una sola base de datos por cada centro, a menos que el volumen haga recomendable la creación de una nueva (por ejemplo, se puede tener una base de datos para cada años, dependiendo del número de altas o de otros factores externos como puede ser el cambio de codificación administrativa u otros). Si quisiéramos cambiar el nombre de la base de datos, se puede hacer desde las Opciones de Clinos.ini (ver 6Nombre de la base de datoshelp _D2HPrivate(-9, 251) Nombre de la base de datos6 en la sección de Clinos.ini). Para cambiar la base de datos una vez que la hemos seleccionado, se puede cerrar todas las aplicaciones de la Suite Clinos, y al volver a ejecutar el Lanzador, se nos volverá a pedir la selección de una base de datos. Otra posibilidad es cerrar las aplicaciones de la Suite Clinos, excepto el Lanzador, y en éste hacer clic sobre el botón Cambiar BD. Funciones de los botones Nueva. Permite crear nuevas bases de datos. Clinos crea un archivo vacío y le asigna el nombre datosxxx.mdb, donde XXX es un número que se va incrementando a medida que aumentan las bases de datos. Si se desea cambiar este nombre de archivo, se puede hacer con el botón Renombrar o bien directamente desde Windows, teniendo Clinos cerrado. Entonces, al volver a entrar a Clinos, éste nos dirá que no encuentra el archivo datosxxx.mdb y eliminará la base de datos de la lista; a continuación, con el botón Importar podemos volver a traer la base de datos a nuestra lista, esta vez con el nombre de archivo que hayamos elegido. Abrir. Se utiliza para importar una base de datos de Clinos existente. Esto permite, por ejemplo, tener una base de datos en red y poder compartirla entre varios usuarios de Clinos, o bien intercambiar bases de datos con otros usuarios enviándose el archivo. Este botón no sirve para importar datos del CMBD (ver 7Captura de datoshelp _D2HPrivate(-9, 68) Captura de datos7 en la sección de Clinos.ini). Quitar. Este botón sirve para quitar una base de datos de la lista. Para volverla a agregar, utilizar el botón Abrir. Si tenemos una base de datos compartida, podemos quitarla de la lista porque no la vamos a utilizar, pero otros usuarios pueden seguir accediendo a ella sin problemas. Eliminar. Borra físicamente un archivo de base de datos. Al hacer clic sobre este botón Clinos nos pide una confirmación. 12 Suite Clinos Manual del usuario Clinos.inf

19 Si respondemos Aceptar, se elimina el archivo que contiene los datos. Esta opción no tiene posibilidd de anulación, los datos se perderán definitivamente, a menos que tengamos una copia de seguridad hecha previamente. Si respondemos Cancelar, se anula el comando Eliminar y volvemos a la ventana anterior sin cambiar nada. Manual del usuario Clinos.inf Suite Clinos 13

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21 Clinos.inf Introducción al Clinos.inf Clinos.inf permite la elaboración de indicadores e informes en el ámbito del hospital, servicio, especialidad, etc., basándose en GRD, analizando parámetros como Case Mix, consumo de recursos, eficiencia, etc. Clinos.inf se nutre de la información del CMBD del hospital con el GRD asignado. Por tanto, se establece como la herramienta de análisis que complementa un eficaz sistema de información de casuística. Esta información es utilizada por Clinos.inf de forma automática a través de Clinos.ini si se dispone de éste o de otras aplicaciones que existen en el mercado. Esta información permite llevar a término programas de gestión clínica, y proporciona un instrumento de diálogo entre gestores y clínicos, permite monitorizar el funcionamiento durante un período determinado o bien marcar unos objetivos por división o unidad clínica y a posteriori estudiar las desviaciones respecto de los objetivos marcados. Clinos.inf permite ver información descriptiva de la actividad y eficiencia de su centro, monitorizar estos indicadores a lo largo del tiempo, y compararlos con estándares nacionales o regionales, con el fin de obtener diferencias, áreas de mejora, etc. Informes. Descriptivos: Informes que muestran la distribución de la casuística de los datos de un periodo, ya sea por GRD, servicio, etc. Temporales: Informes que muestran la evolución de la casuística en el Hospital. Comparativos: Informes que reflejan la distribución de la casuística del hospital comparada con la casuística de un estándar de comparación. Con pocos clics se obtienen informes y gráficos estándar diseñados por un grupo de expertos. Manual del usuario Clinos.inf Clinos.inf 15

22 Si éstos fuesen insuficientes, Clinos.inf permite definir sus propias consultas y gráficos, y guardarlos para aplicarlos siempre que sea necesario. Utilice las funcionalidades de exportación para traspasar la información a sus herramientas favoritas para la creación de informes y presentaciones, distribuya los informes Clinos a través de la red interna de su hospital en formato HTML, enlace con su correo electrónico, etc. Recuerde que los datos analizados con Clinos.inf no se pueden modificar. Si se quisiera cambiar algo, deberá utilizar el Clinos.ini para ello. Servicios Médicos Unidad Central Clinos.ini Captura y validación Agrupación GRD Mantenimiento histórico Clinos.inf Clinos.inf Medicina Interna Urología Base de datos de pacientes del hospital (CMBD ampliado) Clinos.inf Informes estándar Informes flexible Búsquedas Filtros Histórico con CMBD + GRD Clinos.inf Dirección Clinos.inf COT Dirección Médica Clinos.inf Control de Gestión... Funcionamiento: un proceso en Clinos.inf 16 Clinos.inf Manual del usuario Clinos.inf

23 Clinos.inf permite el análisis de la información a los usuarios de Clinos.ini u otras aplicaciones capaces de gestionar el CMBD con el GRD. Se puede ejecutar desde la misma máquina donde está instalado Clinos.ini, la estación principal donde se gestiona toda la información del CMBD, o bien en otros ordenadores. Tan solo es necesario disponer de los archivos con información del CMBD con GRD o bien tener acceso a ellos mediante alguna conexión de red. Creación de un proceso en Clinos.inf. Para empezar a usar Clinos.inf, deberá crear un nuevo proceso. Para ello, en la ventana de Informes/Datos (abajo a la izquierda), haga clic en el texto que dice Nuevo proceso. Se abrirá una ventana que le pedirá introducir una serie de parámetros. Origen datos. Por defecto, Clinos.inf trabaja con datos procedentes de Clinos.ini. Sólo en el caso de que no se tenga instalado Clinos.ini sino Estación Clínica de 3M, se debe marcar a esta como el origen de datos. Base de datos. Al hacer un nuevo proceso, independientemente de la base de datos que se haya escogido al entrar, se puede elegir la base de datos de la cual se desea extraer los datos para elaborar el proceso. Esto permite elaborar sucesivamente procesos con datos procedentes de distintas bases de datos, sin abandonar la aplicación. Descripción proceso. Es un texto libre donde se debe introducir una descripción que posteriormente permita identificar claramente este proceso (por ejemplo: Altas traumatología 1er semestre 2003). Esta descripción no es la misma que saldrá en los informes. Período actual. Aquí debe indicar la fecha inicial y final del período que desea analizar. Sólo se extraerán los datos cuyas fechas de alta estén comprendidas en el rango Manual del usuario Clinos.inf Clinos.inf 17

24 indicado. Si no hay datos en ese período Clinos avisará y no generará el proceso. Calcular días entre reingresos. Si esta opción está marcada, Clinos calculará los días transcurridos hasta el siguiente ingreso y los días transcurridos desde el último ingreso de un paciente. Para identificar a un paciente se utilizan los campos definidos en las Opciones de Clinos.ini. Estos dos valores (días desde el último ingreso y días hasta el siguiente ingreso) se almacenan en dos campos respectivos, y pueden ser utilizados en el Explorador para obtener reingresos a 30 días, etc. Versión de GRD. Como los datos pueden estar agrupados en más de una versión de GRD, indicar qué versión se desea utilizar. Esto es así porque Clinos.inf elabora los informes estándar basados en una versión de GRD. Si quiere analizar más de una versión deberá elaborar más de un proceso. Filtro. Haciendo clic sobre este botón se abre el filtro de Clinos, que permite especificar con más detalle las condiciones que deben cumplir los datos para ser incluidos en el proceso. Generación del proceso. Una vez introducidos los parámetros correctos, Clinos comienza a importar los datos de su origen. En primer lugar se crea un directorio con el nombre de la descripción del proceso. Dentro de este directorio se guarda un archivo llamado c5hhh.mdb, que contendrá los datos a utilizar en los informes, y también todos los informes generados. Los datos originales no se modifican, ya que Clinos.inf realiza una copia de estos en el directorio del proceso. Eso quiere decir que en cualquier momento se puede borrar un proceso en Clinos.inf y eso no afecta a los datos principales. Con la misma facilidad se puede repetir un proceso. Durante la elaboración del proceso, se debe seleccionar los puntos de corte que se desea aplicar. Finalmente, se presenta la pantalla de validación con los datos del proceso recién elaborado. Recomendación: cuando se elabora un proceso con sus informes, ese análisis después de un tiempo pierde actualidad. En ese caso lo mejor es borrar el proceso, ya que en cualquier momento se puede repetir si fuera necesario. De 18 Clinos.inf Manual del usuario Clinos.inf

25 ese modo se economiza espacio en el disco duro y se optimiza el funcionamiento de la aplicación. Gestión de procesos. En la ventana Procesos aparece una lista con todos los procesos creados. Estos procesos son carpetas (o directorios) que cuelgan del directorio principal de procesos de Clinos (indicado durante la instalación). El proceso actual se identifica porque es la última carpeta abierta. Desde el explorador de Windows se podrá ver que el árbol de directorios es el mismo que el mostrado en esta ventana. Para borrar un proceso se puede hacer de varias maneras: Desde Clinos.inf, abrir primero el proceso (la carpeta del proceso debe ser la última abierta de la lista) y luego hacer clic en el botón que tiene un aspa. Desde Clinos.inf, marcar el proceso que se desea borrar y hacer clic en la tecla Borrar del teclado. Desde el explorador de Windows, se puede directamente borrar el directorio del proceso con todos sus archivos y subdirectorios. Informes estándar Informes descriptivos. Tras la creación de un proceso, ya puede generar los informes estándar Clinos, así como explorar los datos mediante el Explorador de Clinos. Los informes Clinos han sido desarrollados por expertos en Case Mix, con el fin de proporcionar rápidamente la información clave para gestión, añadiéndose gráficos estándar a la información numérica con el fin de facilitar la visualización de aquellos indicadores clave. Seleccione Elaborar los informes descriptivos en la ventana Informes/Datos para disponer de información clara, concisa y estructurada sobre la actividad realizada en el centro. Verifique la calidad de los datos, vea la actividad por servicio, averigüe cuáles son los principales productos de su centro, etc. Si sus necesidades de información van más allá, use toda la potencia de análisis disponible en el explorador de Clinos. Al pedir la elaboración de los informes descriptivos estándar, se abre una ventana con la lista de todos los informes disponibles, más algunas variables que se pueden personalizar: Manual del usuario Clinos.inf Clinos.inf 19

26 Nombre del hospital: El nombre que saldrá en todos los informes. Descripción del proceso: La descripción que saldrá en todos los informes. Elaborar informes por Servicios: Si se marca esta opción, a continuación se podrá elaborar algunos informes para los servicios que se seleccionen (ver más abajo). Si lo desea contacte con Iasist para personalizar los informes estándar. Informes descriptivos por Servicio. Si se ha marcado la opción de elaborar informes descriptivos por Servicio, aparecerá una ventana con la lista de Servicios existentes, más el número de altas en el proceso actual entre paréntesis. Una vez seleccionado el o los Servicios para los cuales se desea elaborar informes, saldrá otra ventana con la lista de los informes por Servicio disponibles para elaborar. Aquí se debe seleccionar el o los informes que se desee. 20 Clinos.inf Manual del usuario Clinos.inf

27 Una vez seleccionados los servicios y los informes, comienza la elaboración de los informes. Primero se elaboran los informes descriptivos globales, que se guardan en la misma carpeta que se ha creado para el proceso. Seguidamente se va creando una subcarpeta para cada servicio seleccionado, y dentro de esta carpeta se van elaborando y guardando los informes descriptivos por servicio. Al concluir la elaboración de informes, tendremos una carpeta principal del proceso con un listado de informes descriptivos elaborados, y una subcarpeta para cada servicio seleccionado, con sus correspondientes informes dentro. Si posteriormente se desea elaborar (o recrear) algún informe descriptivo global o elaborar los informes para algún servicio no seleccionado en primera instancia, se puede seleccionar el comando Volver a elaborar informes descriptivos en la ventana de Informes / Datos, y volverán a aparecer las mismas ventanas, con la posibilidad de seleccionar informes y/o servicios que no se crearon en un primer momento. Informes temporales. Si lo que desea es analizar la evolución de esta actividad, elabore los informes temporales respecto a otro proceso creado previamente, por ejemplo compare la actividad del centro por trimestre, analice el impacto de un plan estratégico monitorizando la evolución temporal de la actividad de un servicio, analice el impacto en la estancia por líneas de producto, vea la evolución de los indicadores globales, cambios en la casuística, en la eficiencia, etc. Para esto, una vez creados los informes descriptivos, seleccione Elaborar informe temporal en la ventana Informes/Datos, y en la ventana que aparecerá eleccione el proceso contra el cual se desea comparar; en este proceso no es necesario crear los informes descriptivos previamente. Para poder comparar dos procesos es necesario que la versión de GRD y los puntos de corte sean los mismos. Manual del usuario Clinos.inf Clinos.inf 21

28 Informes temporales por Servicio. Seleccionar los informes que desea elaborar, e indicar la descripción para el proceso anterior que se desea que aparezca en los informes. Asimismo, indicar si se desea elaborar informes temporales para algunos servicios. Seleccionar los servicios que se desea analizar; entre paréntesis figura el número de altas del proceso actual y del anterior. 22 Clinos.inf Manual del usuario Clinos.inf

29 A continuación, seleccionar los informes temporales que se desea elaborar para cada servicio seleccionado en el paso anterior. Al finalizar, se habrá creado una subcarpeta con el informe temporal, y dentro de ésta una carpeta para cada servicio seleccionado; dentro de estas carpetas estarán los informes correspondientes a cada servicio. Informes comparativos. Elabore los informes comparativos si dispone de información externa, comparando el funcionamiento de su centro con estándares externos. Vea impacto por líneas de producto, por categoría diagnóstica mayor, debido a las diferencias de su centro respecto al estándar de comparación. Para crearlos, es necesario tener importada una o más normas o estándares para poder compararse; luego haga clic en Elaborar informe comparativo en la ventana Informes/Datos y aparecerá una ventana donde podrá seleccionar la norma o estándar contra la cual se quiere comparar. Para poder comparar un proceso con una norma es necesario que la versión de GRD sea la misma. Manual del usuario Clinos.inf Clinos.inf 23

30 Informes comparativos por Servicio. La mecánica de elaboración de estos informes es muy similar a la de los informes descriptivos o temporales: primero se indica los servicios para los cuales se desea elaborar informes y a continuación los informes por servicio a elaborar. En este caso, se debe tener en cuenta el alcance de la norma. En todos los casos se comparará el servicio contra el resultado global de la norma escogida. Si ésta es una norma general, quizás la comparación contra un servicio no cumpla con el objetivo buscado. Gestión de los informes estándar. Impresión de informes. Los informes se pueden imprimir uno por uno, visualizándolos en pantalla y haciendo clic en el botón que tiene un icono de impresora, o bien, con el proceso abierto, se puede hacer clic en Imprimir varios informes sin necesidad de visualizarlos previamente; en este último caso aparece una ventana con una lista de todos los informes disponibles para imprimir. Simplemente hay que marcar los que uno desea imprimir y luego hacer clic en Aceptar. Una vez finalizada la impresión de estos informes, se preguntará si se desea imprimir también los informes que haya en subcarpetas (informes 24 Clinos.inf Manual del usuario Clinos.inf

31 temporales o comparativos). De este modo, se pueden imprimir todos los informes de un proceso en un solo paso. Exportación de informes. Para exportar los informes hay que visualizarlos primero y luego hacer clic en un botón con un icono de sobre postal. Se puede elegir entre una gran variedad de formatos. Si desea exportar los datos a Microsoft Excel, es recomendable utilizar el formato Lotus (WKS). Este es un formato estándar que se puede abrir perfectamente con Excel y otros programas similares. También está la posibilidad de exportar varios informes sin necesidad de tener que verlos uno por uno en pantalla; para exportar varios informes en un solo paso, abrir un proceso y hacer clic en el comando Exportar varios informes. En primer lugar se seleccionan los informes que se desea exportar, y a continuación se elige el formato de exportación. Una vez finalizada la exportación de estos informes, se preguntará si se desea exportar también los informes que haya en subcarpetas (informes temporales o comparativos). De este modo, se pueden exportar todos los informes de un proceso en un solo paso. Tamaño de los informes en pantalla. Para ajustar el tamaño de los informes en pantalla, seleccionar el valor que se desea desde la lista desplegable que está encima de la cabecera del informe. Manual del usuario Clinos.inf Clinos.inf 25

32 Importación de normas Hay dos tipos de normas que se pueden importar en Clinos.inf: normas generadas por la aplicación Clinos Multihospitalario; normas generadas por cualquier otro software. Los distintos Servicios de Salud elaboran normas que se puede importar a Clinos.inf; dependiendo del software utilizado para elaborar dichas normas, éstas se deben importar de una u otra manera. Importación de normas generadas por Clinos.Multi. Para importar una norma de Iasist hay que tener los procesos cerrados. Esto quiere decir estar, en la ventana Procesos, en el directorio de procesos de Clinos (p. ej., C:\Datoscli). En la ventana Informes / Datos, hacer clic sobre el comando Importar norma Clinos. Se abre una ventana que nos pide buscar el archivo que contiene las normas. Este archivo tiene el formato dbase, y su nombre comienza por los caracteres DEFN; por ejemplo, DEFN2008.dbf. Este podría ser un archivo conteniendo una norma del año Clinos.inf Manual del usuario Clinos.inf

33 A continuación sale otra ventana que nos pide introducir una descripción para la norma. Es conveniente escribir un texto adecuado, ya que éste saldrá en todos los informes comparativos. Importación de otras normas. Diferentes servicios centrales elaboran normas con indicadores similares, pero que suelen tener distinto formato. Para ello, Clinos mantiene una pequeña aplicación auxiliar que contiene la definición de estas normas. Esta aplicación es actualizada periódicamente para permitir al usuario importar las normas más actuales de los servicios centrales. Para importar una de estas normas, ejecutar el comando Importar otras normas en la ventana Informes / Datos de Clinos.inf, o bien ir al menú de aplicaciones Clinos (botón Inicio de Windows, desde allí a Programas y a Clinos) y ejecutar el comando Importación de normas externas. Se abre una ventana que nos pide los siguientes parámetros: Carpeta donde está instalado Clinos.inf: Directorio principal de Clinos. Al abrirse el programa, se rellena este campo; si el valor es correcto, se muestra un pequeño círculo verde con un aspa. Archivo que contiene la norma y/o los puntos de corte: Iasist se encargará de distribuir las normas y los puntos de corte que vaya recibiendo, para poder ser utilizadas en Clinos. Estas normas estarán en archivos de tipo Access (*.mdb). Dentro de uno de estos archivos, podrá haber una o más normas, así como uno o más puntos de corte. Una vez elegido el archivo que contiene los datos de la norma, hacer clic en Importar. Se abrirá una ventana, donde saldrá una lista de las normas contenidas en dicho archivos. Si el archivo no contiene normas, sino sólo puntos de corte, esta ventana no se mostrará. Manual del usuario Clinos.inf Clinos.inf 27

34 Se debe seleccionar la o las normas que se desea importar. Si no se desea importar ninguna norma, deseleccionarlas todas y continuar. Si se desea, se puede cambiar la descripción de las normas. Para ello, marcar la línea correspondiente y hacer clic en Cambiar descripción. Una vez finalizada con esta parte, hacer clic en Aceptar. A continuación, si el archivo también tiene puntos de corte, aparecerá una nueva ventana con la lista de puntos de corte disponibles para importar. Al igual que en la pantalla anterior, hay que seleccionar los puntos de corte que se desea importar. De igual modo se puede cambiar la descripción. Una vez finalizado, hacer clic en Aceptar. A continuación, el programa importa las normas y los puntos de corte seleccionados. 28 Clinos.inf Manual del usuario Clinos.inf

35 Información de normas importadas. En cualquier momento se puede obtener información acerca de las normas que ya están importadas en Clinos.inf. Para ello, hay que tener los procesos cerrados. Esto quiere decir estar, en la ventana Procesos, en el directorio de procesos de Clinos (p. ej., C:\Datoscli); en la ventana Informes / Datos, hacer clic en el comando Información normas. Saldrá una pantalla que contiene información acerca de las distintas normas ya importadas. Manual del usuario Clinos.inf Clinos.inf 29

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37 Explorador de Clinos Introducción al Explorador El explorador de Clinos puede ser utilizado desde el Clinos.ini, el Clinos.inf y el Lanzador de aplicaciones de Clinos. En el Clinos.ini, se puede acceder al explorador desde la pantalla de Validación o desde la Información del histórico. En el primer caso se explorarán las altas en proceso, mientras que en el segundo serán los datos guardados en el histórico. En el Clinos.inf, tras crear un nuevo proceso, le será mostrada información resumen sobre las altas analizadas. Haga clic en la lupa para acceder al explorador de Clinos sobre aquellas altas. En el Lanzador de Clinos, se puede llamar al explorador, que irá contra todos los registros del histórico. El explorador de Clinos ha sido concebido como una herramienta flexible y potente para el análisis de la información basada en el CMBD, permitiéndole consultar su base de datos en busca de respuestas. Si sus preguntas no obtienen respuesta con los informes estándar producidos por Clinos.Inf, interrogue los datos mediante el explorador. Para crear una consulta, responda a las siguientes preguntas: Qué altas deseo analizar? defina el filtro adecuado Deseo analizar estas altas agrupadas por defina las variables de agrupación Finalmente, qué información quiero saber? defina qué campos va a analizar Respondiendo adecuadamente a estas preguntas obtendrá la información deseada. Genere su informe, exporte o imprima esta información o continúe interrogando a los datos para profundizar en el análisis. Manual del usuario Clinos.inf Explorador de Clinos 31

38 Cuando haya obtenido la información deseada, guarde la definición de la consulta para su posterior uso con otros conjuntos de datos, por ejemplo, para comprobar los cambios en el próximo trimestre. Organización de la información El explorador se compone de dos áreas de pantalla principales (dos cuadrículas). Cada una de estas cuadrículas contiene columnas con los campos y filas con los datos. El ancho de las columnas se puede ajustar colocando el ratón encima de la línea divisoria a la derecha de la columna que se desea ajustar y arrastrándolo hasta el ancho deseado. Este tamaño se guarda para futuras sesiones. Altas seleccionadas En la cuadrícula superior, se muestra la información para cada una de las altas seleccionadas. Personalice las variables que son de su interés y ordene estas altas según sus necesidades. Si lo desea, puede guardar esta consulta con el nombre de *Inicial*, y de este modo cada vez que entre verá las mismas columnas. Los botones que permiten gestionar estos episodios son los siguientes: El primer botón permite elaborar y modificar el filtro que se desea aplicar (ver Filtro). Cuando se desea agrupar los episodios por uno o más campos, cuando se desea seleccionar las columnas que se van a visualizar, tanto en la parte superior como en la inferior, o cuando se desea seleccionar el orden de los 32 Explorador de Clinos Manual del usuario Clinos.inf

39 registros, en todos estos casos se utiliza una misma ventana con pequeñas diferencias según el contexto. En todos los casos se puede cambiar su tamaño arrastrando con el ratón el borde inferior derecho. Este tamaño, así como la posición de la ventana, se guarda para futuras sesiones. Seleccionar las columnas que se visualizan Cuando deseamos modificar las columnas que están presentes se invoca esta ventana. En el área de episodios, aparecerá en el lado izquierdo la lista de campos del CMBD de Clinos que no están siendo visualizados en la ventana actual, y en el lado derecho la lista de campos seleccionados actualmente. Para pasar campos de un lado al otro se puede hacer doble clic sobre el nombre del campo, o bien seleccionarlo haciendo un clic, y a continuación utilizando las flechas que apuntan a izquierda o derecha. Para cambiar el orden de los campos del lado derecho, se debe seleccionar el campo cuya posición se desea cambiar y luego hacer clic en el botón con la fecha que apunta hacia abajo o hacia arriba, dependiendo de si se desea subir o bajar la posición de este campo en la lista. Manual del usuario Clinos.inf Explorador de Clinos 33

40 Agrupar la información Una de las utilidades más importantes del Explorador es la posibilidad de ver los resultados agregados para distintas variables (por ejemplo, servicio, GRD, etc.). Sirve para responder a preguntas como cuál es la estancia media y el peso medio de cada servicio? o cuál es el diagnóstico principal más frecuente, y entre qué GRD se distribuye? Esto se consigue agrupando las altas seleccionadas por los campos de los cuales se desea obtener los resultados. El resultado de dicha agrupación se verá en la parte inferior del Explorador, en el área de Altas agrupadas. En esta ventana, en la parte izquierda aparecen todos los campos existentes en el CMBD de Clinos, mientras que en el lado derecho aparecen los campos seleccionados como criterio de agrupación. Ordenar los datos Si se desea cambiar el orden de los registros de la vista actual, se invoca esta ventana. En el lado izquierdo aparecen todos los campos existentes en el CMBD de Clinos; en el lado derecho aparecen los campos por los cuales se desea ordenar, y en la lista de más a la derecha el tipo de ordenación deseado para el campo (Ascendente o Descendente); para cambiar el tipo de 34 Explorador de Clinos Manual del usuario Clinos.inf

41 ordenación se debe hacer doble clic sobre la palabra Ascendente o Descendente. Este botón permite buscar un dato en la columna seleccionada. Este botón redimensiona las columnas a su ancho por defecto. Por último, este botón da acceso al editor de altas de Clinos; con él podrá ver todas y cada una de las variables disponibles para cada alta hospitalaria (ver Clinos.dat ). Además, a la izquierda hay otra barra de herramientas. Los 3 primeros botones permiten gestionar las consultas (ver Consultas ) mientras que el resto tienen la siguiente función: Definir una serie de Opciones (como asociar descriptores a los campos, cambiar los colores de fondo, etc.). Imprimir los datos que se ven en la cuadrícula (ver Impresión informes ). Exportar los datos a varios formatos: Excel, Access, dbase, texto, etc. (ver Exportación de datos ). Salir del explorador. Altas agrupadas Para obtener una ayuda inmediata sobre el significado de cada uno de estos botones, hay que poner el puntero del ratón encima del icono, sin hacer clic, y esperar un breve instante, tras el cual aparece un texto explicativo. En la parte inferior de la pantalla se mostrará la información ya agregada obtenida al haber realizado la agrupación de las altas según el criterio escogido, por ejemplo, distribución de las altas ingresadas por urgencias por GRD o distribución por diagnóstico principal de las altas atendidas por un servicio determinado. En el área de información agregada usted puede realizar lo siguiente: Imprimir los datos visualizados (ver Impresión informes ). Exportar los datos visualizados a varios formatos: Excel, Access, dbase, texto, etc. (ver Exportación de datos ). Al igual que con las altas seleccionadas, en la parte inferior, donde las altas están agrupadas, se puede seleccionar las columnas que se desea ver así como el orden de los datos. Manual del usuario Clinos.inf Explorador de Clinos 35

42 Seleccionar las columnas que se visualizan Este botón permite seleccionar qué columnas se desea visualizar y en qué orden, incluyendo las columnas calculadas (como Número de casos, Peso medio, Estancia media, etc.) así como los descriptores asociados a los campos de agrupación (en este ejemplo, descripción del servicio de alta y descripción del GRD). Ordenar los datos Este botón permite indicar los campos por cuyos valores se desea ordenar los datos. Así, se puede ordenar por el número de casos (de mayor a menor o viceversa), la estancia media, el peso medio, etc. Marcar uno o varios grupos para seleccionar sus episodios, pasándolos a la parte superior de la pantalla para poder continuar con su análisis. Funciona como un filtro interactivo. Buscar un valor en la columna seleccionada. Ajustar el ancho de las columnas a su valor por defecto. Elaborar un gráfico con la columna o columnas seleccionada (ver Gráficos ). Selección de versión de GRD y puntos de corte Cuando se entra en el Explorador, éste necesita conocer con qué versión de GRD se va a trabajar (si es que hay más de una versión asignada a los episodios) y qué versión de puntos de corte se desea utilizar (nuevamente, si hay más de una disponible para la versión de GRD seleccionada). Al entrar en el Explorador, según por dónde se entre, se puede pedir al usuario que seleccione la versión de GRD y/o que seleccione la versión de puntos de corte que desea utilizar. 36 Explorador de Clinos Manual del usuario Clinos.inf

43 Una vez dentro, se puede cambiar la versión de puntos de corte desde la opción de menú Consultas / Puntos de corte. Consultas El explorador permite guardar las consultas realizadas para luego poder aplicar exactamente los mismos criterios sobre otro conjunto de datos. Al abrirlo, se abre la consulta *Inicial*. Si se desea que el Explorador se abra siempre con otra configuración (otras columnas, por ejemplo) hay que hacer las modificaciones necesarias y guardar la consulta con ese mismo nombre (el nombre de la consulta abierta siempre aparece arriba a la izquierda). Los botones que permiten gestionar las consultas son los que están arriba a la izquierda: El primero de ellos vuelve a abrir la consulta *Inicial*, descartando los cambios producidos hasta ese momento; esto equivale a salir del explorador y volver a entrar. El segundo es para gestionar (abrir, modificar, etc.) consultas ya guardadas previamente. El tercero es para guardar las consultas; en este caso aparece una pantalla donde tenemos que completar una descripción para la consulta. Si se introduce el nombre de una consulta ya guardada, ésta se sobreescribirá. Manual del usuario Clinos.inf Explorador de Clinos 37