Web2Project. Manual Básico. Autor: Diego Fernando Navarro. Septiembre 26 de 2010 Universidad ICESI

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1 Web2Project Manual Básico Autor: Diego Fernando Navarro Septiembre 26 de 2010 Universidad ICESI

2 Tabla de Contenido 1. INTRODUCCIÓN REQUISITOS PREVIOS CONFIGURACIÓN DE UN PROYECTO Entorno Grafico Verificación de Roles Crear una Empresa Crear un Proyecto Crear una Tarea Crear un Evento Usuarios COMO HACER SEGUIMIENTO AL PROYECTO Registro de Tiempos Valor ganado en las tareas Bibliografía... 18

3 1. INTRODUCCIÓN Web2Project es un negocio libre de código abierto orientado a Project Management System (PMS), construido para el futuro. Siguiendo el concepto de una aplicación de Internet sofisticadas (RIA) que se proporciona de manera interactiva y eficaz de la gestión de proyectos. Algunas de las características clave de web2project son: Una infraestructura segura basada en web capaz de gestionar cualquier número de proyectos, empresas, departamentos y usuarios; Una ventanilla única para toda la información del proyecto para evitar confusión y reducir los riesgos; sistema de permisos basado en roles para dar el control de Project Manager de grano fino a través de datos sensibles; Proyecto y diagramas de Gantt para todo el grupo; Un calendario unificado - con el apoyo de icalendar - que muestra todas las tareas pertinentes y eventos; Una infraestructura modular que permite la adición o eliminación de módulos para personalizar las características de acuerdo a sus necesidades. 2. REQUISITOS PREVIOS En primer lugar, web2project no es una aplicación de escritorio, que está basado en web. Por lo tanto no hay ningún archivo ejecutable para ejecutar localmente. Esta aplicación se ejecuta en un servidor web y se utiliza a través de un navegador web. Esto permite a su equipo para compartir la información independientemente del sistema operativo. Mac, Windows, Linux, Solaris, no nos importa. Después, usted necesita una computadora con el siguiente software configurado: Servidor web con PHP Este es el servidor de software que controla la comunicación entre la web de host del servidor Web (Web de hardware de servidor) y cada cliente Web (navegador del usuario). Todas las versiones de apoyo web2project Apache (v2 o más se recomienda) y todas las versiones desde v1.2.2 (enero 2010) han apoyado IIS 7 y anteriores. Como web2project de v2.0, debe utilizar PHP 5.2 o superior. Si está utilizando IIS, es muy recomendable utilizar PHP 5.3 o superior. Base de datos del servidor

4 Todavía estamos unidos a MySQL para el servidor de base de datos de back-end, pero web2project por razones técnicas requiere como mínimo muy usar MySQL versión 5.0 (o superior). Navegador del usuario Tomamos en consideración los principales motores de navegación alrededor de todos y tomamos un paso adicional en el suministro y la compatibilidad funcional visual con los siguientes navegadores: Firefox 3.5 (o superior), Internet Explorer 7 (IE8 se prefiere), Opera 9.2 (o superior) y Safari 3 (o superior). 3. CONFIGURACIÓN DE UN PROYECTO Al momento de iniciar un proyecto se debe tener en cuenta: 3.1 Entorno Grafico Página inicial del Web2Project para el inicio de sesión. Se incluye el nombre del usuario y su contraseña. Una vez el usuario a iniciado sesión se muestra la siguiente pantalla:

5 En el primer recuadro rojo se incluyen todas las opciones de menú brindados por Web2Project. En cuanto al segundo recuadro rojo se incluyen las especificaciones diarias. Para acceder a los proyectos que estamos administramos vamos a la opción de ProjectDesigner del menú superior. En la opción de Project de la venta que nos desplego seleccionamos el proyecto que queremos administrar.

6 La ventana general que nos desplegó incluye 3.2 Verificación de Roles Antes de comenzar a administrar el proyecto se debe asegurar que se posee un buen conocimiento acerca del entorno grafico de la aplicación. Una vez se halla adaptado al entorno procederemos los roles de los usuarios de la siguiente forma: 1. Damos clic en la opción System Admin 2. Seleccionamos la opción User Roles: 3. Nos aparecerá una lista con todos los roles de los usuarios por grupo, si deseamos modificarlos seleccionamos el icono del candado, el cual nos dará acceso a los módulos para cambiar y administrar los permisos de los usuarios.

7 Módulos que se pueden administrar: Si se desea cambiar los permisos para un usuario en específico, seleccionamos la opción User Admin del menú superior y para el usuario que deseamos modificar seleccionamos el candado: Seleccionamos la pestaña de los Roles y cambiamos dependiendo de la opción que se desee. 3.3 Crear una Empresa 1. Para crear una empresa damos clic en la opción Companies del menú superior.

8 2. Nos abrirá una ventana y seleccionamos la opción new company. 3. Llenamos los datos requeridos como nombre, y creador, y presionamos submit para finalizar. 3.4 Crear un Proyecto 1. Para crear un proyecto damos clic en la opción Projects del menú superior.

9 2. Nos abrirá una ventana y seleccionamos la opción new Project. 3. Llenamos los datos requeridos y presionamos submit al terminar. 3.5 Crear una Tarea 1. Vamos a la opción de ProjectDesigner del menú superior.

10 2. En la opción de Project de la venta que nos desplego seleccionamos el proyecto que queremos administrar. 3. Nos mostrar la ventana general que incluye toda la información del proyecto. Para agregar una nueva tarea seleccionamos la opción new task. 4. Llenamos los campos solicitados como el nombre de la tarea y además los campos que se encuentren bajo las etiquetas Details, Dates y Human Resources.

11 5. En la pestaña de Details se debe ingresar los siguientes datos: Task Owner, se selecciona de la lista y se refiere al usuario que creo la tarea. Task Type, que puede ser Administrative (administrativa) u Operative (operativa). Access, es conveniente que se escoja Participant, para que de esta forma solo aparezca en el calendario de los involucrados, o también puede ser de acceso Public por si en algún momento otro integrante desea saber cómo va el progreso, así él no sea el responsable. Task Parent, este campo se debe llenar si tiene una tarea macro y la tarea que se está creando es una subtarea. Description, en este campo van las instrucciones para que los responsables se guíen de lo que deben hacer. 6. En la pestaña de Dates se incluye: Start Date: fecha en la que se inicia la tarea. Finish Date: fecha en la que finaliza la tarea. Este campo representa la fecha en la que se estimó que la tarea culminaría. Si la tarea no se cumple en la fecha estimada la tarea se reporta como atrasada. Start Hour: es la hora en la que se inicia la tarea.

12 Finish Hour: antes de esta hora debe estar terminada la tarea, se debe tener muy en cuenta, que si el responsable va a trabajar en ella el día de finalización pero después de la cinco de la tarde aparece como atrasada, porque en Web2Project maneja horas hábiles de 8 am hasta las 5pm, entonces es mejor ponerla para el día siguiente para que se pueda trabajar en esas horas, y después la tarea no aparezca como atrasada. 7. La pestaña de Dependencies se utiliza para asociar las tareas que van relacionadas, es decir definir que tareas se deben terminar antes de comenzar otras. 8. Por última la pestaña de Human Resources, se utiliza para asignar los responsables de cada tarea y el porcentaje de la tarea que deben realizar. Para asignar una persona se selecciona del lado izquierdo y se escoge el porcentaje que se desea que cumpla, una vez se ha establecido esto se presiona la flecha de la izquierda y la persona asignada a la tarea aparece en el cuadro de la derecha con el respectivo porcentaje que se le asigno. El campo de comentarios, es información adicional que aparecerá en el correo que se envía a los responsables. Para notificar por correo a los responsables se selecciona la opción debajo del cuadro de Comments.

13 Una vez se ha terminado de realizar todo los cambios seleccionamos save para guardar la tarea. 9. Para que el usuario pueda ver las tareas que se le han sido asignadas selecciona la opción Task del menú superior y con ayuda del Task Filter puede observar con más facilidad sus tareas. También con ayuda del calendario puede observar sus tareas.

14 3.6 Crear un Evento 1. Vamos a la opción de ProjectDesigner del menú superior. 2. En la opción de Project de la venta que nos desplego seleccionamos el proyecto que queremos administrar. 3. Nos mostrar la ventana general que incluye toda la información del proyecto. Para agregar una nueva tarea seleccionamos la opción new event.

15 4. Llenar los campos requeridos como el nombre del evento, el tipo, la descripción, la fecha - hora de inicio y fecha hora finalización, el número de veces que se va a realizar y los miembros que van a participar en el evento. 5. Una vez se han llenado todos los datos presionamos submit para guardar 3.7 Usuarios 1. Para registrar un usuario vamos al menú superior y presionamos la opción UserAdmin.

16 2. Nos mostrara una nueva ventana y presionamos add user. 3. Aparecerá el siguiente formulario en donde debemos ingresar todos los datos del usuario, los campos resaltados son los que se deben llenar, el nombre del usuario debe ser: [inicial del primer nombre][inicial segundo nombre (si lo tiene)][primer apellido]. Una vez se haya terminado de llenar todos los campos presionamos submit.

17 4. COMO HACER SEGUIMIENTO AL PROYECTO 4.1 Registro de Tiempos Es una parte muy importante para la administración de un proyecto, de acuerdo a estos se puede generar los informes para sacar conclusiones sobre el rendimiento del grupo, el cumplimiento de tareas, el progreso realizado y si las estimaciones fueron acertadas. Para registrar tiempos ingrese en la tarea en la que desea realizarlo, y en la parte inferior de clic en new log. En esta ventana se incluye todo el progreso de la tarea, quienes han trabajado en ella, que hicieron, el tiempo total que se ha trabajado en la misma, por esta razón facilita mucho llevar el control de las tareas en progreso. En el caso de que se desee editar la tarea vamos a edit this task y en caso de que se desee eliminar vamos a delete task. Si se va hacer un registro de una tarea entonces ingresa a new log.

18 En este formulario se debe llenar el progreso que es el valor ganado de la tarea, las horas que se trabajó, la descripción de lo que hizo para que los demás responsables tengan una idea y los encargados del seguimiento puedan mirar que falta y si presento algún problema se notifica en la opción de problema, para que la persona de soporte lo pueda resolver. Si no se registran tiempos o no se pone el valor ganado en 100% al terminar la tarea y ya alcanza la fecha planeada para la finalización se pone en ROJO, esto es una mala indicación porque quiere decir la tarea está atrasada. 4.2 Valor ganado en las tareas Esto sí es definido por el líder de calidad del grupo dependiendo de la tarea que se está realizando. Pero puede ser recomendado trabajarlo dependiendo el tipo de tarea realizado: Documentación Desarrollo (Diseño) Codificación Misceláneos (actividades que no están en la anterior) Tipo Inicio 1 Entrega Revisión Revisión y aceptación de la corrección Terminación Documentación 0% 33% 33% 33% 100% Desarrollo 0% 33% 33% 33% 100% Codificación 0% 33% 33% 33% 100% Misceláneos 0% 0% 0% 0% 100% A las tareas se les pueden adjuntar ficheros pero no es recomendable, porque para eso hay un espacio destinado que es el SVN (para conocer su organización y uso consultar el manual: Manual Administración del SVN) 5. Bibliografía Wiki Web2Project. Página Oficial Web2Project.