LA IMAGEN DEL PROFESIONAL ADMINISTRATIVO Y LAS RELACIONES INTERPERSONALES. Profa. María L. Moctezuma JDC 01/06/2012

Transcripción

1 LA IMAGEN DEL PROFESIONAL ADMINISTRATIVO Y LAS RELACIONES INTERPERSONALES Profa. María L. Moctezuma JDC 01/06/2012

2 Objetivos Identificar las destrezas básicas y extendidas exigidas para el desempeño en la oficina moderna. Reconocer la importancia de poseer una autoestima alta para lograr relaciones interpersonales efectivas. Valorar la importancia de proyectar una imagen profesional en todo momento. Reconocer la necesidad de mantener actitudes positivas en diferentes escenarios de trabajo. 2

3 Objetivos Observar reglas de etiqueta, protocolo y cortesía al compartir con los demás. Comprender la prioridad que tiene esforzarse por mantener buenas relaciones interpersonales con superiores, compañeros y clientes. Manifestar conocimiento y actitudes deseables en el profesional de oficina, a través del comportamiento y el desempeño de las tareas. 3

4 Imagen del personal administrativo Preparación académica extendida Habilidad para manejar los sistemas de información. Dominar las áreas de lenguaje y comunicación. Redactar correctamente. Organizar viajes y eventos. Conocer la administración de documentos. 4

5 Imagen del personal administrativo Preparación académica extendida Aplicar correctamente procedimientos de oficina. Dominar la interacción con la Internet. Manejar el tiempo adecuadamente. Tomar decisiones dentro del marco de autoridad. Conocer técnicas para solucionar problemas. Trabajar bajo presión. 5

6 Imagen del personal administrativo Preparación académica extendida Compromiso con los valores humanos. Comportamiento moral y social adecuado. Deseo de superación y mejoramiento profesional. Pertenecer a asociaciones profesionales. Gustar de la lectura. 6

7 Destrezas básicas Manejo de la tecnología Utilizar efectivamente la computadora. Manejar eficientemente programas de aplicación. Operar adecuadamente diferentes equipos (fotocopiadora, fax, impresora, calculadora, etc.) Utilizar eficientemente la Internet. 7

8 Destrezas básicas Comunicación Comunicarse efectivamente de persona a persona, por teléfono u otros sistemas modernos. Iniciar y terminar una conversación adecuadamente. Escuchar activamente y estar alerta al lenguaje no verbal. Comunicarse eficientemente por escrito en forma clara, exacta y concisa. Incluir en los comunicados la información necesaria para lograr trasmitir completo el mensaje. Observar las normas éticas y el buen uso de los recursos al redactar mensajes electrónicos. Utilizar vocabulario apropiado, correcto, claro y cortés en ambos tipos de comunicación. Saber dar y seguir instrucciones. 8

9 Destrezas básicas Solución de problemas Definir detalladamente el problema. Identificar las posibles causas. Verificar las causas. Identificar posibles soluciones y clasificarlas en orden descendente. Seleccionar y ejecutar la solución. 9

10 Destrezas básicas Toma de decisiones Presentar alternativas para solucionar situaciones. Tomar decisiones sin traspasar el marco de autoridad. Utilizar experiencias previas para evaluar el costo-beneficio de cada oportunidad. Madurar las decisiones y evaluar los resultados. Estar conscientes de que: No todas las decisiones tienen la misma importancia. No necesitan que se les dedique la misma cantidad de tiempo. No tienen el mismo resultado. Analizar y ponderar cada alternativa. Poner en acción la decisión tomada y evaluar el resultado. 10

11 Destrezas básicas Manejo del tiempo y establecimiento de prioridades Conocer bien el trabajo y dominar el equipo a utilizar. Mantener el área de trabajo ordenada. Mantener la mente centrada en la tarea que se realiza. Hacer bien el trabajo desde la primera vez. Planificar la composición y ubicación del equipo y materiales necesarios. Hacer un plan diario flexible que permita atender emergencias. 11

12 Destrezas básicas Manejo del tiempo y establecimiento de prioridades Utilizar espacios de tiempo disponibles entre una tarea y la siguiente. Hacer las tareas más difíciles en horas de la mañana. Cambiar de tareas para renovar energías. Tomar recesos para recuperar energías y despejar la mente. Anotar las tareas pendientes. Pedir ayuda cuando se necesite. 12

13 Destrezas básicas Trabajo en equipo Un equipo es una unidad formada por dos o más personas con habilidades complementarias. Se comprometen con un propósito común y se fijan objetivos y expectativas de desempeño. Promueve una actitud de cooperación. Descarta actitudes individualistas. Se constituye cuando hay: un ambiente de confianza liderazgo claro entendimiento del objetivo o meta a lograr compromiso de cada miembro 13

14 Destrezas básicas Trabajo en equipo Combina las capacidades de los miembros para lograr las metas con mayor eficacia. Cada miembro debe: Estar con la tarea asignada. Sentirse parte del grupo y la empresa. Poseer confianza en sus habilidades y en la de cada miembro del grupo. Sentirse orgullos@ de estar vinculad@ con un grupo empresarial. 14

15 Destrezas básicas Trabajo en equipo Los participantes necesitan: Tener confianza mutua Establecer metas claras Mantener buena comunicación Estar con las metas Respetarse Ser corteses en la comunicación Permitir que cada cual tenga la oportunidad para expresar ideas sugerencias y opiniones 15

16 Productividad Es el rendimiento por empleado en una empresa. Se mide a base da la cantidad y efectividad del equipo utilizado y el periodo de tiempo para ejecutar la tarea. Los empleados trabajan juntos, producen información correcta y la presentan en el formato adecuado. La información se pone a disposición de quienes la necesitan y en el formato o aplicación adecuada. La productividad la analizan ejecutivos o personal capacitado para esta tarea. Éstos evalúan la variedad de trabajo, la tecnología utilizada, el equipo, preparación y capacidad de los empleados. 16

17 Productividad Puede medirse a través de un registro diario de las tarea realizadas. La evaluación permite determinar: quiénes obtendrán más provecho de nuevos adiestramientos si hace falta adquirir equipos nuevos o utilizar técnicas nuevas a quién dar reconocimiento por mérito quién merece ascensos a quién se otorgan diversos tipos de remuneraciones 17

18 Productividad La calidad total Lo desarrolló Edward W. Deming. Es una meta, medida o conjunto de requisitos por los cuales se determina si se lograron los objetivos. Implica un esfuerzo continuo por mejorar. Requiere un esfuerzo consciente y continuo de parte de todo el personal. Enfoca toda la atención en el cliente. Provee para un continuo desarrollo de la calidad del servicio que ofrece la empresa. 18

19 Productividad La calidad total Utiliza técnicas estadísticas para medir cualquier variable crítica en las operaciones de la empresa. Incluye al empleado en la toma de decisiones del negocio. El empleado se siente parte integral de la misma. Le aumenta el sentido de pertenencia. Se convierte en asociado. 19

20 Imagen personal y profesional Vestimenta Debe proyectar profesionalismo y buen gusto. Debe estar limpia, planchada y en buenas condiciones. El calzado debe proveer seguridad y armonizar con la vestimenta. Hay que mantener una postura adecuada, caminar con elegancia, seguridad y con la cabeza erguida. Cuidar el aseo personal (cabello, uñas, etc.). Los varones no lucir pantallas. Mantener el cuerpo libre de tatuajes. En la medida que sea posible, usar uniforme Ayuda a proyectar una imagen positiva de la empresa. Hace lucir al empleado más profesional. 20

21 Imagen personal y profesional Comportamiento en la oficina Saludar al entrar y salir de la empresa. Conocer los nombres de l@s compañer@s, visitantes y superiores. Evitar palabras con sobrecarga afectiva. Evitar gestos, miradas y expresiones de mal gusto. Eliminar rumores, chismes y comentarios que demeriten o perjudiquen a compañer@s. 21

22 Imagen personal y profesional Comportamiento en la oficina Ejecutar las tareas con calidad. Ser puntual, veraz y hacer el mejor uso de los recursos empresariales. Usa vocabulario apropiado y correcto. Ofrecer trato afable y simpático. Evitar discrímenes de cualquier tipo. 22

23 Imagen personal y profesional Capacidades humanas y autoestima Concepto de valoración propia. Aceptar capacidades y limitaciones personales. Aprecio valorativo que tiene la persona de sí misma y que l@ lleva a reconocer las posibilidades para lograr lo que se propone. Actitudes positivas Disposición permanente de actuar de acuerdo con los valores morales. 23

24 Imagen personal y profesional Normas de cortesía y protocolo Cortesía es la demostración con que se manifiesta afecto y/o respeto a otra persona. Saludar amablemente y responder al saludo cuando se recibe. Respetar los derechos de los demás. Cumplir con los deberes con alegría. Decir por favor al solicitar un servicio. Agradecer por los favores recibidos. 24

25 Imagen personal y profesional Normas de cortesía y protocolo Ofrecer disculpas sinceras ante una equivocación personal. Felicitar cuando la ocasión lo amerite. Observar un comportamiento amable en todo momento. Protocolo es el conjunto de normas establecidas para ceremonias y formalidades de carácter diplomático, oficial, militar, institucional o social. 25