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3 contenido 3 editorial índice de colaboradores informe de actividades cobertura de medios letras Eventos 66ª. Asamblea General Anual CAINTRA 2010 Tecnologías de Información: Herramientas para la CompetitividaD autodiagnóstico 37 servicios legales 38 la ti como apoyo a la productividad de las PyMEs // La Seguridad en la Información de la Empresa // Las Redes Sociales y su Impacto en los Negocios // La Importancia de la Administración de Proyectos en Ti // El Outsourcing en TI: Una Opción para PyMEs // Comercio Electrónico en México // Facturación Electrónica en la Empresa // Resistencia al Cambio // El derecho en las Tecnologías de la Información // Al Mundial Remando? // Quién es tu Mejor Cliente? // 25 Preguntas que debe Responder antes de Realizar un ing //

4 4 editorial Recientemente CAINTRA tuvo la oportunidad de participar en un encuentro con el Presidente de la República, Felipe Calderón Hinojosa, en el cual, a través de un diálogo abierto y cercano, le compartimos algunas de las principales inquietudes del sector industrial de Nuevo León en la actualidad. Con una intensa labor de representación y cabildeo ante autoridades de los tres niveles de gobierno, nuestra Cámara continua firme, en una posición crítica pero propositiva en favor de la competitividad nacional. Los temas a los que nos referimos son los siguientes: Simplificación Fiscal: Las pequeñas y medianas empresas requieren de una simplificación real en sus obligaciones y requerimientos ante la Secretaría de Hacienda. Es increíble que una PyME tenga que presentar el mismo número de declaraciones fiscales que un gran corporativo. CAINTRA ha presentado, en varias ocasiones ante la Secretaría de Hacienda, una propuesta de simplificación, que llevaría de 145 a solo 66 declaraciones de impuestos al año para una PyME, haciendo algunas bimestrales o trimestrales, tal y como se realiza en algunos países desarrollados como Estados Unidos y España. Continuaremos promoviendo esta propuesta, ya que la decisión para su implementación corresponde directamente del Poder Ejecutivo Federal y no requiere el aval o aprobación del Poder Legislativo. Reforma Fiscal Integral: El Paquete Fiscal para el ejercicio 2010 nos dejó un trago amargo derivado de muchos factores que fueron incluidos a raíz de un boquete económico que resultó ser una falacia. El aumento en el ISR, la consolidación, la nula reducción del gasto gubernamental, entre muchos otros, son la razón de esta inconformidad. Estamos trabajando en una propuesta de Reforma Fiscal para el 2011, que incluya mecanismos que permitan eficientar los ingresos y egresos del Gobierno Federal, pero también ser un aliciente a la inversión, eficiencia, empleo y competitividad del sector privado nacional. Cambio Climático: Nuestro país ha tomado una posición líder, siendo promotor de mecanismos que incidan directamente en la reducción de emisiones de CO2 y el cambio climático. Estamos concientes del tema y la necesidad real del establecimiento de medidas que nos ayuden a avanzar en este objetivo, sin embargo, nos preocupan algunos de los compromisos adquiridos en la Conferencia de Copenhague sobre Cambio Climático, al ser de profundo impacto para la actividad industrial de México. Requerimos un plan de crecimiento sustentable que considere el impacto que tendría cada uno de estos compromisos en el sector industrial. Recuperación Económica: Luego de un 2009 difícil en materia económica, el 2010 inició con la luz de una recuperación global paulatina. Hoy, los efectos de dicha recuperación no son derivados de acciones contundentes y apoyo del Gobierno Federal, sino efecto del crecimiento que tiene Estados Unidos. Es urgente el establecimiento de mecanismos de EQUIPO DIRECTIVO Dirección General Lic. Guillermo Dillon Montaña, Coordinación Industrial Lic. Sergio Anguiano Ayala, Servicios Legales C.P. José Adolfo Durón Flores, Servicios de Capital Humano Lic. Juan Luis Garza Treviño, Comunicación Institucional Lic. Fernando Alberto Lira Jinéz, Administración C.P. César Treviño Torres. Gerente del Proyecto Lic. Fernando Alberto Lira Jinéz, Coordinador del Proyecto Lic. Javier Alejandro Ruiz Alanís, Imagen Institucional Lic. Luis Ángel Pérez Velazco, Oficinas Generales Av. Fundidora No Col. Obrera, Primer Nivel Edificio CINTERMEX, C.P Monterrey, N.L. Conmutador: (81) Diseño y Comercialización: MONTELEONE Comunicación & Imagen Director General Fernando Acevedo com.mx Comunicación Miguel A. Corona Mercadotecnia Francisco Vázquez Victor Manuel López Arte y Diseño Baruch Cortez Enrique Gámez monteleone.com.mx Circulación 10,000 ejemplares. Revista CAINTRA Transforma es una publicación bimestral a cargo de Monteleone, S.A. de C.V. con domicilio en 5 de Mayo 975-B, Col. Centro, Monterrey, N.L México. Ventas Tel.: Registro: Correspondencia de segunda clase con el permiso No y con las características con fecha del 29 de enero de Los derechos de los textos e imágenes aquí publicados, serán de uso libre bajo autorización de CAINTRA Nuevo León y del autor. Impresa en Monterrey, N.L. México. Los artículos presentados en la Revista caintra transforma, son responsabilidad de quien los firma.

5 editorial 5 apoyo propios a la economía empresarial y familiar, al empleo, a la inversión privada, a la competitividad del país y no depender del crecimiento de otros. Seguridad: De acuerdo a una encuesta realizada este año con los empresarios Socios de CAINTRA, el 63% percibe que la inseguridad en el estado ha empeorado o sigue igual que el año pasado, sin acciones contundentes para atacarla. Más del 76% de los encuestados dice haber sido víctima o conocer a alguien que haya sufrido algún robo, extorsión o, incluso, secuestro por parte de grupos delictivos. Estamos en un punto de no retorno y concientes de que este grave problemática tendrá su solución con el apoyo y compromiso de la comunidad en general, por lo que en conjunto debemos estar dispuestos a participar con propuestas y acciones que lleven a la limpia total de Nuevo León y de México. Los principales problemas en materia de seguridad son: El incremento exponencial de la delincuencia organizada y delitos del fuero común en todo el país, aunado con la infiltración de estos grupos entre las autoridades. La corrupción en los organismos policíacos. Un poder judicial lejano a la capacidad de responder con eficiencia a los tiempos difíciles que estamos enfrentamos. La pérdida de confianza de la ciudadanía en las autoridades y la policía Recuperar la confianza en las autoridades, por parte de la ciudadanía, es el reto más grande por lograr, por lo que debemos: Atacar de manera directa la estructura financiera de los grupos delictivos, así como el lavado de dinero, sin descuidar el ataque frontal a las células delictivas y distribución de enervantes al menudeo. Un programa de cero tolerancia que aplique, tanto para los tres niveles de gobierno y corporaciones policíacas, como para los grupos delictivos. Con una visión externa, apoyados en grupos especializados, provocar una limpia real de corporaciones policíacas y gubernamentales que se puedan ver inmiscuidas en actos de corrupción o pérdida de confianza. Contar con un programa de acción enfocado en las causas y no en la medición de efectos (programas sociales de mediano y largo plazo). Propuestas y gestión de aprobación de reformas judiciales que apoyen esta labor. Insistiremos en cada uno de estos temas en busca de una resolución favorable para nuestro sector, siendo un aliciente rumbo para el crecimiento de nuestras empresas. Andrés Garza Herrera Presidente DIRECTORIO CONSEJO DIRECTIVO Presidente Andrés Garza Herrera. Vicepresidentes Eugenio Clariond Rangel, Eduardo Coronado Quintanilla, Julián Eguren, Luis Farias Martínez, Álvaro Fernández Garza, David Gutiérrez Muguerza, Carlos Jiménez Barrera, Luis Carlos Silveyra Hernández, Gabriel Zambrano Benítez. Secretario Jaime Rodríguez Segovia. Tesorero Jorge Manuel Aldape Luengas. Consejeros Vocales Nora Almaguer Salazar, Emilio Cadena Rubio, Luis Homero Cañamar Volante, Jaime Elizondo Chapa, Alfonso Garza Garza, Sebastian Garza T. Junco, José Francisco Gómez Martínez, Roberto González Alanís, Jesús González Porte, Francisco Lobo de la Garza, Francisco Javier Martínez Alanís, Fernando Rodríguez Arias, Laura Rovira Garza, Ignacio Salas Zamacona, Alejandro Sánchez Mujica, Carlos Humberto Suárez Flores, Luis Toussaint Elosúa, Jaime Vargas Ortega, Antonio Zarate Negrón. Consejeros Invitados Felipe Cortes Font de Rubinat, Juan Ignacio Garza Herrera, Carlos González Guerra, Francisco Javier Gutiérrez Caballero, Gerardo Rojas Guzmán, Rafael Rubio Pérez, Oziel Salinas Arizpe, Leopoldo Salinas Salinas, Alex Theissen Long, Ignacio Treviño Camelo, Jesús Viejo González, Jaime Williams Quintero.

6 6 índice de colaboradores y empresas Luis Carlos Aceves Gutiérrez Tel. (81) Consultor en usabilidad y mercadotecnia electrónica. Profesor auxiliar del Departamento de Ciencias Computacionales de la Universidad de Monterrey. Página: 24 Jorge Ávila Meléndez Tel. (81) Director de la firma Ávila Integradores de Solución basadas en tecnología en Procesos, Recursos Humanos y TI. Página: 22 Carlos Castellanos Leal Tel. (81) Director General de la firma Castelec Internacional, especializada en sistemas administrativos, soporte, implementación y consultoría en TI. Página: 14 Enrique Duhne Tel. (442) Ingeniero en Sistemas Computacionales con maestría MBA. Director de Operaciones de KEPLER, empresa especializada en software de negocios. Página: 32 Jorge Furber Cano Tel. (81) Ingeniero en Sistemas Electrónicos con Maestría en Administración de Tecnologías de Información. Consultor en el área de TI. Líder de Desarrollo de Negocios en AISS Página: 16 Juan Luis Garza Treviño Tel. (81) Gerente de Servicios para el Capital Humano de CAINTRA Nuevo León. Página: 29 Christian Holm Tel. (81) Licenciado en Mercadotecnia. Gerente Comercial de Veramiko, plataforma tecnológica de Social Media para las empresas. Página: 20 Verónica López Cortina Tel. (81) mx Directora General de Imaginesoft, la cual brinda servicios, productos y asesoría en el área de TI. Página: 18 Sol Elvira Pérez Torres Lara Tel. (81) Presidenta de Sunity Consultores para Familias Empresarias. Especialista en MiPy- MEs. Miembro de Family Firm Institute, con certificado en Consultoría en Empresas Familiares, Fellow. Página: 26 Miguel Zarate Martínez Tel. (81) Asesor de CAINTRA Nuevo León en temas legales. Página: 30 CAINTRA Nuevo León Tel. (81) Cámara empresarial dedicada a la representación, promoción, defensa y servicio del sector industrial de Nuevo León Centro de Competitividad de Monterrey (CCM) Tel. (81) Organismo filial de CAINTRA con el objetivo de impulsar la competitividad de las empresas a través de servicios de capacitación y consultorías en temas estratégicos CRECE Nuevo León Tel. (81) ext Organismo de consultaría y capacitación en apoyo a las MiPyMEs para incrementar su competitividad y productividad con el apoyo del Fondo PyME. Instituto para la Protección Ambiental de Nuevo León (IPA) Tel. (81) Organismo filial de CAINTRA que atiende la demanda de servicios ambientales en las empresas. Consejo Mexicano de Comercio Exterior Noreste (COMCE) Tel. (81) Asociación enfocada a promover el comercio exterior, la logística, la seguridad y las exportaciones de las empresas del Noreste de México.

7 informe de actividades 7 REPRESENTACIÓN Con acciones sólidas, fortaleciendo la representación del sector industrial del estado, CAINTRA realizó un Encuentro Industrial con el Senador y Líder del Grupo Parlamentario del PRI, Manlio Fabio Beltrones Rivera; los temas abordados fueron la Reforma Fiscal aprobada para este año, así como las propuestas de Reforma de Estado en México. El Ing. Andrés Garza Herrera exigió resultados al Poder Legislativo, insistiendo en las reformas necesarias que fomenten la competitividad del país; igual expresó el descontento del sector por la Reforma Fiscal para el El país tiene muchos retos, entre ellos los políticos, económicos y sociales, por lo que demandamos un análisis serio de los grandes temas nacionales sobre cualquier interés partidista, comentó. REPRESENTACIÓN La Mesa Directiva de CAINTRA sostuvo una reunión con Lorenza Martínez Trigueros, Subsecretaria de la Industria y Comercio de la Secretaría de Economía. Algunos de los temas abordados fueron la política industrial actual, el programa de reducción arancelaria, el programa de compras de gobierno y el Acuerdo México-Brasil, entre otros. CAINTRA Nuevo León fijó su postura ante cada uno de estos temas, así como presentar las propuestas que se tienen para los mismos. Estaremos pendientes de los seguimientos en cada uno de estos asuntos. INNOVACIÓN El Centro de Competitividad de Monterrey realizó la ceremonia de graduación de la primera generación del Taller de Innovación, programa especialmente creado para pequeñas y medianas empresas. Este taller tiene el objetivo presentar un método práctico para innovar en sus negocios, con herramientas sencillas que les permita definir sus proyectos para el desarrollo de nuevos productos, servicios y procesos de alto valor agregado, apoyándolos en el incremento de sus ventas y reducción de costos. Forma parte de la nueva generación de empresas de este taller. Acércate al CCM y, juntos, trabajar por el crecimiento y consolidación de su empresa. Para mayor información de estas y otras actividades:

8 8 eventos LXVI Asamblea General Anual Ordinaria 2010 Continúa CAINTRA Fortaleciendo la Representación del Sector Industrial de México México ya no necesita más diagnósticos. Necesitamos acciones para alcanzar los cambios estructurales y lograr ser más competitivos. Ing. Andrés Garza Herrera, Presidente de CAINTRA Nuevo León Con el compromiso de fortalecer la representación del sector industrial de Nuevo León de México, CAINTRA realizó su Asamblea General Anual Ordinaria 2010, con la presencia de más de 1,000 empresarios. En el evento se presentó a los Socios e invitados el Informe de Actividades de la Cámara correspondiente al ejercicio 2009, así como la toma de protesta del Consejo Directivo para el período , el cual preside el Ing. Andrés Garza Herrera por segundo año consecutivo. En su mensaje, el Ing. Garza Herrera destacó el intenso esfuerzo realizado por CAINTRA en el tema de la Reforma Fiscal para 2010, cuyo resultados fueron lamentables. Prevaleció el tema de la recaudación tributaria, mediante acuerdos políticos entre partidos para resarcir el supuesto boquete fiscal. Se dejó caer de nuevo el peso de la recaudación sobre los mismos contribuyentes cautivos, y además, se acrecentó el impacto. Esto es verdaderamente lamentable, mencionó. Dijo que seguiremos insistiendo con la Secretaría de Hacienda para la implementación de un esquema fiscal simplificado para las PyMEs y en las reformas estructurales que el país necesita, las cuales son revisadas y aprobadas en el Congreso de la Unión. El rezago de nuestros legisladores para avanzar en los grandes temas que México necesita para crecer, como las reformas estructurales tan discutidas, y particularmente la actitud de los partidos políticos que controlan muchas decisiones, debería tipificarse como injusticia social o incluso crimen social ante los millones de mexicanos que no logran salir de la pobreza. Sobre la inseguridad que priva en nuestro país y en el estado, el Presidente de CAINTRA exigió acciones, recursos y resultados a las autoridades estatales y federales, ya que el reto de que la ciudadanía recupere la confianza y su tranquilidad, es aún muy grande. Al concluir su mensaje, agradeció la oportunidad de continuar al frente de esta institución y servir a los Socios, estando comprometidos en la promoción de la

9 9 competitividad y desarrollo sustentable de la industria de Nuevo León y de México. Previo a la Asamblea se presentó la conferencia México ante la necesidad de un verdadero crecimiento económico, a cargo del exgobernador del Banco de México, Guillermo Ortiz Martínez, quien comentó que nuestro país tiene los elementos para esperar un crecimiento aproximado al 5% durante el presente año, más se requieren acciones contundentes para incrementar dicho porcentaje para los próximos años. Esta Asamblea tuvo como invitados especiales a los dirigentes y presidentes de las cúpulas empresariales como CCE, CONCAMIN y CONCANACO, el Secretario de Economía, Gerardo Ruiz Mateos, en representación del Presidente de la República, el Gobernador del Estado, Rodrigo Medina de la Cruz, así como funcionarios de los tres niveles de gobierno, representantes de los sectores privados, académicos, sindicales y diplomáticos. Acciones + Resultados más Importantes Realizamos un gran esfuerzo de cabildeo promoviendo modificaciones al Paquete Económico para 2010, abogando por una Reforma Fiscal Integral promotora de la inversión y generación de empleos. Presentamos una propuesta de simplificación fiscal para PyMEs que brinde reglas simples para el cumplimiento de sus obligaciones tributarias. Participamos en múltiples reuniones y mesas de diálogo con diputados locales, federales y senadores, buscando una representación efectiva de los intereses de los industriales para lograr más y mejores condiciones en el país. Promovimos que Nuevo León fuera incluido en el programa de NAFIN Apoyo emergente para la reactivación económica de las empresas, derivada de la contingencia sanitaria por el virus de la influenza. Gestionamos y logramos que el Gobierno del Estado incluyera en su agenda de obra pública al Boulevard Díaz Ordaz, buscando convertirla en una vialidad integral de flujo continuo. Inauguramos la primera Ventanilla Única Empresarial en San Nicolás de los Garza, servicio que busca simplificar y facilitar a las empresas la gestión de trámites gubernamentales. Para conocer más Acciones + Resultados 2009 en materia de Representación, Servicios a las Empresas y Estrategias para una mayor Fortaleza Operativa Interna de la Cámara, descarga el Dossier de Actividades CAINTRA en:

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13 Empresas Versión Los retos actuales llevan a las empresas a buscar y aprovechar mecanismos que los ayuden a mejorar su productividad. Las Tecnologías de Información ya no son algo inalcanzable para las empresas, son herramientas que, correctamente implementadas, pueden ser de gran apoyo rumbo al éxito del negocio.

14 14 herramientas tecnológicas La TI como Apoyo a la Productividad de las PyMEs En tiempos de crisis, todas las empresas buscamos reducir los gastos y aumentar las ventas, es decir, ser más eficientes y rentables, hacer más con menos. Sin embargo, algunas veces es difícil discernir sobre qué tipo de inversiones son necesarias, cuáles gastos son necesarios y cuáles no. Hay toda una serie de herramientas tecnológicas que están disponibles y dirigidas a las PyMEs, para aumentar su productividad. Sin ser exhaustivo, entre los tipos de soluciones, están: computadoras, Internet, red local, conectividad con sucursales de la empresa, , software antivirus, software de filtrado de contenidos de Internet para evitar pérdida de tiempo del personal, portal de Internet para clientes, software de procesamiento de textos y hojas de cálculo, solución de software administrativo y contable (ERP), software para el cálculo de la nómina, entre muchas otras. Estas herramientas son imprescindibles para toda empresa, por más pequeña que sea, aunque es importante evaluar el rango de inversión que requiere cada una de ellas, así como definir qué es lo que se espera obtener de ellas. Actualmente, no es concebible una empresa que pretenda operar eficientemente sin el uso de las computadoras y el Internet para obtener comunicación efectiva y transferencia de información con su personal, clientes, proveedores y sucursales, por lo tanto, sería este el punto mínimo aceptable de utilización de las herramientas tecnológicas que están disponibles en el mercado. Esto no les dará ventajas sobre sus competidores, por el hecho de que todos las utilizan. Dentro de las herramientas tecnológicas al alcance de las PyMEs, los ERP (Planificación de Recursos Empresariales), también conocidos como software administrativo y contable, nos traerán ventajas competitivas, ya que su correcta utilización deriva en una eficiencia operativa, incremento en ventas, cobranza más efectiva, reducción de gastos al mínimo, así como contar con la información precisa en todo momento para la toma de decisiones. Algunos de los problemas más comunes de las PyMEs en cuanto a tecnología: Descontrol. Falta de ventas. Cobranza deficiente y retrasada. Falta de información. Re-trabajos y sobre-costos administrativos. Falta de aprovechamiento de las tecnologías de información (TI). Como solución a estas problemáticas planteadas, el software administrativo y contable es de gran apoyo para integrar la tesorería, la contabilidad, los almacenes, producción, compras, gastos, ventas, mantenimiento, servicio y ventas por Internet.

15 Carlos Castellanos Leal Director General / Castelec Internacional 15 Recomendaciones para elegir un software administrativo y contable (ERP): Que cumpla con los requerimientos funcionales de la empresa. Que le ayude a tener un control total de su empresa. Que le ayude a vender más. Que le ayude a cobrar más eficientemente. Que le ayude a determinar las compras para manejar un nivel óptimo de su inventario. Que le brinde información relevante al momento para la toma de decisiones. Que le permita integrar a sus diferentes sucursales en tiempo real y le permita conectarse a su personal desde donde esté vía Internet. Que sea sencillo su manejo y que esté adecuado a las leyes mexicanas, ya que hay software internacional que es complejo de utilizar e implementar por las empresas PyMEs, además de que es costoso. Que tenga respaldo directo de la casa productora del software. Una vez que ya tenemos el software administrativo y contable, estamos aún lejos de haber solucionado lo que nos proponíamos: aumentar la productividad y rentabilidad de nuestra empresa. Para que el software nos ayude, es necesario que esté implementado al 100% y que sea adoptado por todo el personal de los diferentes departamentos de la empresa. Como un principio básico, es recomendable siempre registrar las operaciones en el momento en que suceden y por la persona que las realizan; debe ser una herramienta de uso diario para todo el personal involucrado. Hay que documentar los procesos, procedimientos, políticas y formas de uso del software aplicado a su empresa para aumentar su eficacia y reducir los costos cuando ingrese nuevo personal. Cuando la alta dirección de la empresa se involucra en todo el proceso de selección, definición e implantación de la solución, se logran resultados más rápidos, duraderos y acordes con la visión a largo plazo de la empresa. Una vez implantada, es importante contemplar que se requerirá seguimiento de parte de todos los niveles de la organización a través del tiempo. Así como las herramientas y maquinarias más finas requieren de mantenimiento, los automóviles requieren de gasolina y mantenimiento a través del tiempo, las soluciones de software administrativo y contable también requieren del seguimiento y mantenimiento para su óptima operación.

16 16 seguridad Jorge Furber Director de Desarrollo de Sistemas / AISS La Seguridad en la Información de la Empresa La información es el principal activo de cualquier empresa (Datos de clientes, proveedores, empleados, Know How de la compañía, procesos) y sin embargo suele ser el activo menos protegido. Necesitamos tener presentes tres conceptos básicos: 1.Disponibilidad: La información debe estar disponible para los usuarios autorizados que requieren accederla. 2.Confidencialidad: Debe estar accesible en cualquier momento, sólo para los interesados. 3.Integridad: Mantener la información completa y confiable. Las medidas de seguridad que se deben tomar son a nivel: Físico: Integridad y continuidad en los equipos que permiten el manejo, la administración y el almacenamiento de la información. Lógico: Permisos de acceso a las aplicaciones y a la información. Organizacional: Funciones y responsabilidades de los usuarios en la empresa. Cómo conseguir un nivel óptimo en la seguridad de nuestra información? Debemos dimensionar las necesidades, requisitos legales y procedimientos formales, para la continua detección y mitigación de riesgos. Desarrollo de las soluciones, políticas y equipos que eviten o disminuyan los riesgos en la seguridad de la información. Realizar auditorías internas y externas a las estrategias de seguridad. Aplicar medidas correctivas y preventivas cuando se detectan riesgos y vulnerabilidades. Algunas soluciones que permiten incrementar la seguridad de nuestra información: Antivirus, antispyware y antispam. Es importante mantenerlos actualizados. Autenticación y privilegios. Permiten asignar y administrar los nombres de usuarios y sus contraseñas, así como los permisos de acceso a las aplicaciones y a la información. Respaldo y recuperación de información. Permiten programar respaldos continuos de los sistemas y la información, para poder recuperarlos ante una contingencia. Virtualización de servidores y escritorios. Nos permite implementar soluciones más seguras y de alta disponibilidad a menor costo; permite gestionar y centralizar toda la información de los usuarios, incrementando la seguridad al nivel de la seguridad de los servidores, incrementar la continuidad del negocio y disminuir de pasada algunos costos de operación. Sistemas de protección y continuidad eléctrica. Permiten continuar con la operación aún y cuando haya un corte eléctrico o llevar a cabo un proceso de apagado de los equipos de manera segura, guardando la información. Firewall y sistemas de protección para la navegación por Internet. Limita el flujo de información de Internet hacia nuestra red interna, así como limita el acceso de los usuarios a páginas que no tengan que ver con los objetivos del negocio. Todo esto no significa un gran esfuerzo ni es algo muy complicado, sin embargo, sí es un punto importante para incluir en la agenda de su organización.

17 Christian Holm R. Gerente Comercial / Veramiko social media 17 Las Redes Sociales y su Impacto en los Negocios: El Poder de las Conexiones Esta vez la moda no es pasajera; las redes sociales están cambiando el mundo. La revolución digital y la creación de herramientas colaborativas que surgen sobre el entorno de Internet, han permitido un cambio en la forma de acercarnos con nuestras comunidades, ofreciendo una comunicación continua, abierta y en tiempo real. Estamos ante otro gran cambio de la humanidad, comparable con la revolución industrial. Hoy, más que nunca, el mundo se está acortando en distancia a través de las conexiones que vamos creando con otros participantes dentro de nuestra comunidad. Qué es una red social? Es la posibilidad de conectar personas entre si, ofreciendo la posibilidad de generar un número ilimitado de conexiones, utilizando herramientas multimedia, mensajería, eventos, noticias, documentos, etc., lo cual permite una participación continua. El poder de las conexiones se traduce en redes sociales fuertes, dinámicas e interactivas. Hoy, las empresas están volteando a estas herramientas sociales como: Facebook, Twitter y Linkedin (redes sociales públicas), quienes han propiciado este movimiento. Cuáles son los motivos por los que las empresas decidieron modificar su estrategia de comunicación y participación? Hoy los clientes, proveedores, empleados y consumidores utilizan estas redes para participar de manera activa en la organización, por primera vez existe una relación real entre la organización y su comunidad. Es importante saber utilizar los diferentes tipos de redes sociales que existen: redes públicas y privadas. Las primeras, se recomienda utilizarlas en las empresas como un esfuerzo más en la estrategia de medios. Existen organizaciones que hacen uso irracional de estas redes, corriendo el riesgo de ser suspendidos y perder toda información de contactos, archivos, entre otros documentos. Al final, los derechos sobre el uso de la información fueron otorgados a los dueños de dichas redes. Por otro lado, las redes privadas suceden en un ambiente controlado. El dueño o administrador de la red puede controlar el uso de la red, desde permitir el acceso hasta la creación de mini redes colaborativas dentro de ésta. Con la tecnología disponible que hoy existe, se han creado herramientas de comunicación y trabajo colaborativo, permitiendo que la información y contenidos de la empresa se conviertan en el centro de la conversación de la red privada.

18 18 administración de proyectos La Importancia de la Administración de Proyectos en TI Con frecuencia escuchamos que proyectos de Tecnologías de Información (TI) están retrasados. Ese proyecto ya está quemado es lo que normalmente se dice, ya sea que la fecha de entrega tiene semanas (o meses) de retraso, el costo del proyecto excede por mucho el presupuesto original, o aún si es entregado, presenta tantas fallas que pierde toda confiabilidad del usuario. Generalmente, las causas son las siguientes: presión del usuario o cliente, compromisos poco realistas, alcance vagamente definido, falta de previsión, cambios en el alcance y falta de documentación. Presión del usuario o cliente Necesita estar listo a inicios del próximo mes. No es raro que, dada la fuerte competencia con la que se enfrentan las empresas, muchos de los proyectos de TI tengan como objetivo mejorar la productividad de la misma, para permitirle competir y crecer. Como resultado, la fecha de entrega de muchos de los proyectos de TI se definen en base a las necesidades de cierto departamento de la empresa, y no permitir a los involucrados en el proyecto negociar los parámetros de tiempo, costo y alcance para que sean realistas, propicia que queden comprometidos a entregar un proyecto, sabiendo de antemano que no podrá cumplirse. Cómo evitar este tipo de situaciones? Una vez que se ha detectado una necesidad, es importante especificar cuál es la prioridad en cuanto a costo, tiempo y alcance, y ajustar estos tres parámetros en cuanto al resultado. Compromisos poco realistas Otra causa es generar un plan de trabajo, en donde el tiempo que se le asigna a las actividades se basa en la fecha en que se requiere entregar, no en el tiempo que realmente se necesitará para terminarla. Los tiempos de un proyecto son mucho más que números en una hoja de cálculo. Para cada una de las actividades del proyecto, se debe establecer el tiempo requerido en conjunto con alguien que tiene experiencia en estimar este tipo de actividades. Entre más detalladas sean las actividades, será más fácil asignarle un tiempo realista a cada una. Alcance vagamente definido En todo inicio de proyecto, muchas veces el alcance inicial se limita a necesito tener un enlace de fibra óptica entre dos oficinas, necesito rediseñar el sitio web, necesitamos controlar el inventario. Este tipo de alcances, en un inicio, permiten saber el destino final, pero es crítico que se tenga un alcance claramente detallado y especificado, de manera que se pueda definir un tiempo y costo real. Es necesario un levantamiento de requerimientos, tanto con el usuario final, como con el equipo de trabajo, para asegurar que el resultado es lo que el usuario espera, considerando todos los elementos necesarios. La etapa inicial de un proyecto en la que se delimita el alcance se denomina Análisis o Levantamiento de Requerimientos. Desgraciadamente, muchas veces se obvia esta etapa, considerando que el alcance está muy claro, o que se irá definiendo en el

19 Verónica López Directora General / Imaginesoft 19 camino. Este tipo de práctica es una fórmula segura para el desastre. Cambio en el alcance Otro riesgo, relacionado con no definir el alcance de manera inicial, sino dejar que se vaya definiendo en el camino, es que el usuario final o los propios participantes del proyecto tendrán sugerencias sobre una nueva funcionalidad o una nueva característica que se necesita o sería recomendable que tuviera. Es importante que este tipo de sugerencias sean revisadas por el administrador del proyecto, se evalúe la importancia del mismo, cuál sería el impacto en el tiempo y costo del proyecto original, y en base a ello se decida si se incluye, haciendo los ajustes necesarios en los documentos de alcance, y en los compromisos de tiempo y costo del proyecto. Hay que ser muy estrictos en cuanto a no aceptar nuevos requerimientos. Por muy mínimos que sean, la acumulación de varios requerimientos pequeños sí afecta a los proyectos, más aún si se agregan en las etapas finales de un proyecto, donde el incluirlos implicaría re-trabajar lo ya hecho. Falta de previsión Esto sucede muchas veces en los casos en que se depende de elementos externos para la entrega de un proyecto y no se planearon las actividades para asegurar que estuvieran listos en la fecha que eran necesitados. Visualiza cada una de las actividades del proyecto y haz un recorrido en reversa de lo que se necesitaría para llevarla a cabo. También es recomendable hablar con los responsables de los diferentes departamentos que se verían afectados y confirmar si no hay algún proceso o actividad que se tenga planeada para esas fechas. Contactar a la persona responsable de realizar los comunicados de la empresa, y verificar qué requisitos habría para elaborar un aviso de este tipo. Falta de documentación Una buena documentación influye en el éxito de un proyecto. Las palabras se las lleva el viento. Para cada reunión, conversación o acuerdo, es importante ponerlo por escrito. La documentación es el mapa que todos los integrantes del equipo necesitan y deberán utilizar como referencia para cualquier decisión que se presente en el camino. Como administrador del proyecto, elaborar y/o reunir toda la documentación que conforma el proyecto, incrementa la probabilidad de éxito del mismo. Una correcta administración de proyectos, sean de TI o de otra área, consiste en asegurar que se entregue en tiempo, costo y alcance. En la medida que se le dé la importancia necesaria, se tendrá una mayor optimización de recursos (humanos, de tiempo y financieros) lo cual derivará en una mayor productividad de la empresa.

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