Modificación y formato de hojas de cálculo

Transcripción

1 2.1 LECCIÓN 2 Modificación y formato de hojas de cálculo Una vez completada esta lección, podrá: Dar formato a datos numéricos. Ajustar el tamaño de las filas y columnas. Alinear el contenido de celdas. Crear y aplicar formatos condicionales. Buscar y reemplazar el contenido de celdas. Insertar y eliminar celdas, filas y columnas. Cortar, copiar, pegar y borrar celdas. Una de las mayores ventajas que Microsoft Excel ofrece es la flexibilidad de cambiar fácilmente la apariencia de los datos y la estructura de las hojas. Puede cambiar la forma en que se muestran los números, de manera que su apariencia se corresponda con el tipo de números que está utilizando. Por ejemplo, si introduce cifras de ventas en una hoja de cálculo, puede darles formato para que parezcan valores monetarios. Es decir, si introduce 1455 en una hoja, puede dar formato a este número para que aparezca como También puede cambiar el ancho de las columnas de forma que los datos quepan en las columnas y puede aumentar el alto de una fila determinada para llamar la atención sobre los datos de esa fila. A medida que trabaje con hojas de cálculo, a menudo tendrá que mover o copiar datos a otras ubicaciones; esta característica es muy fácil de realizar en Excel. De hecho, Excel ofrece numerosas técnicas para copiar o mover datos a otra ubicación diferente de una hoja de cálculo o incluso de otra hoja distinta. También puede decir a Excel que busque determinados datos en una hoja y que muestre la celda donde aparecen esos datos. Si desea reemplazar datos por otros diferentes, Excel ofrece una forma de automatizar también este proceso. Para completar los procedimientos de esta lección necesitará utilizar los archivos Percent Sales Increase.xls, Five Year Sales02.xls, Rentals.xls y Monthly Sales.xls de la carpeta Lesson02 que hay en la carpeta Practice del disco duro.

2 2.2 Conceptos básicos de hojas de cálculo Dar formato a números La mayoría de los datos que se utilizan en Excel son numéricos. Entre estos datos se incluyen datos financieros, fechas, fracciones, porcentajes y otra información que suele aparecer con una combinación de números y símbolos. Por ejemplo, en Adventure Works la contable hace un seguimiento semanal de las ventas por habitaciones. Al introducir los importes de ventas, ella podría escribir un signo de dólar seguido del número de dólares, el signo decimal y el número de centavos. Pero sabe que es mucho más fácil introducir simplemente los importes de ventas y dejar que Excel agregue estos formatos monetarios. Para tener un grado mayor de flexibilidad sobre cómo aparecen los datos numéricos, puede seleccionar una de las opciones de Excel para dar formato a los números. Estas opciones insertan y eliminan automáticamente símbolos y dígitos para reflejar el formato elegido. De manera predeterminada, todos los datos que usted introduce reciben el formato de la opción General, que muestra los datos tal y como usted los introduce. Si al introducir un número incluye una fecha o un carácter especial ($ % /, E e), Excel le da formato automáticamente con la opción apropiada. Si desea que las entradas aparezcan de otra manera, puede elegir entre los siguientes formatos, que están organizados por categoría. Categoría General Número Moneda Contabilidad Fecha Hora Porcentaje Apariencia Muestra los datos exactamente como usted los introduce. Muestra dos posiciones decimales de manera predeterminada. Muestra símbolos de moneda y otros símbolos apropiados para diversas regiones del mundo (incluyendo el euro). Muestra símbolos monetarios y alinea los signos decimales de las entradas de una columna. Muestra los días, los meses y los años en distintos formatos, como 18 de mayo de 2004, 18-May y 18/05. Muestra las horas, los minutos y los segundos en distintos formatos, como 8:47 p.m., 20:47 y 8:47:56. Multiplica los valores de las celdas por 100 y muestra el resultado con un signo de porcentaje.

3 Lección 2 Modificación y formato de hojas de cálculo 2.3 (continúa) Categoría Fracción Científico Texto Especial Personalizado Apariencia Muestras las entradas como fracciones en diversas denominaciones y con distintos grados de precisión. Muestra las entradas en notación científica o exponencial. Muestra las entradas exactamente como las ha introducido, incluso aunque la entrada sea un número. Muestra y da formato a valores de lista y de base de datos, como códigos postales, números de teléfono y números de la seguridad social de Estados Unidos. Le permite crear formatos que no están disponibles en ninguna de las demás categorías. Puede dar formato a una celda antes o después de introducir un número en ella. En la lista de opciones de formato puede elegir el número de decimales que desea utilizar, seleccionar símbolos de moneda internacionales y establecer el formato para los números negativos. En este ejercicio dará formato a varias entradas numéricas de una hoja. 1 Inicie Excel y haga clic en la opción Más libros del panel de tareas Nuevo libro. Aparecerá el cuadro de diálogo Abrir. 2 Haga clic en la flecha hacia abajo de Buscar en y, después, haga clic en el icono correspondiente al disco duro. 3 Haga doble clic en la carpeta Practice, y después en la carpeta Lesson02. 4 Haga clic en el libro Percent Sales Increase y, después, haga clic en Abrir. Se abrirá el libro Percent Sales Increase.

4 2.4 Conceptos básicos de hojas de cálculo 5 Asegúrese de que la celda A1 esté seleccionada y, en el menú Formato, haga clic en Celdas. Haga clic en la ficha Número y, si es necesario, en la lista Categoría, haga clic en Fecha. Aparecerá el cuadro de diálogo Formato de celdas, con la ficha Número delante y la categoría Fecha seleccionada. 6 En la lista Tipo, haga clic en 14/03/01 y, a continuación, haga clic en Aceptar. La fecha de la celda A1 cambiará para reflejar el formato de fecha que ha seleccionado. 7 Seleccione el rango B3:F8.

5 Lección 2 Modificación y formato de hojas de cálculo En el menú Formato, haga clic en Celdas y, después, haga clic en Moneda en la lista Categoría. Aparecerá el cuadro de diálogo Formato de celdas con las opciones de formato para Moneda (valores monetarios) seleccionadas. Observe que el formato predeterminado para la moneda incluye el signo de Euro ( ), un separador de millares y dos posiciones decimales. En el paso 9, asegúrese de escribir un cero, no la letra O. 9 Haga doble clic en el cuadro Número de decimales, escriba 0 y presione Entrar. Las celdas seleccionadas tendrán ahora formato monetario sin decimales. 10 Seleccione el rango C10:F10.

6 2.6 Conceptos básicos de hojas de cálculo 11 En el menú Formato, haga clic en Celdas y, después, haga clic en Porcentaje en la lista Categoría. Aparecerá el cuadro de diálogo Formato de celdas con la categoría Porcentaje seleccionada y mostrará el formato de ejemplo para la primera celda del rango seleccionado. La única opción que puede cambiar para el formato de porcentaje es el número de decimales. 12 Haga clic en Aceptar. Las celdas seleccionadas tendrán ahora formato de porcentaje con dos decimales.

7 Lección 2 Modificación y formato de hojas de cálculo Haga clic en cualquier celda en blanco de la hoja. Se anulará la selección del rango seleccionado. También puede emplear la barra de herramientas Formato para especificar algunos de los formatos de número más utilizados. En la lección 3, Dar formato a celdas, se explica cómo utilizar la barra de herramientas Formato para dar formato a números. 14 En el menú Archivo, haga clic en Guardar. 15 Cierre este archivo pero deje Excel abierto para el próximo ejercicio. Ajuste del tamaño de las filas y columnas Si bien la entrada de una celda puede incluir hasta caracteres, el ancho de columna predeterminado es de sólo 8,43 caracteres. En algunos formatos de número, si introduce un valor que no cabe dentro del ancho de columna predeterminado, el número pasa a ocupar parte de la siguiente columna. En otros formatos de número, un número que no quepa dentro de una columna se mostrará como una serie de signos de sostenido (######), lo que indica que el número es demasiado grande para el ancho de columna actual. Por ejemplo, cuando la contable de Adventure Works introduce las ventas totales del año en formato monetario, el número aparece en la celda como una serie de signos de sostenido porque el total, , tiene 11 caracteres de ancho y no cabe en el ancho predeterminado de columna, que es 8,43 caracteres. Cuando un número aparece como una serie de símbolos de sostenido, eso no afecta al valor almacenado internamente; puede ver cualquiera de esas entradas si amplía el ancho de la columna para que las entradas quepan enteras tal y como usted las introdujo.

8 2.8 Conceptos básicos de hojas de cálculo Por otra parte, habrá ocasiones en que el ancho de columna predeterminado sea mayor de lo que necesita. Por ejemplo, la contable de Adventure Works crea una columna en la que sólo almacena entradas Sí y No para cada importe de ventas, lo que indica si las ventas reales cumplen o superan el importe previsto. En este caso, no es necesario que el ancho de columna sea de 8,43 caracteres; probablemente valdría con tres o cuatro caracteres. Al reducir el ancho de la columna puede ver más columnas en la pantalla a la vez. Excel ofrece varios métodos para ajustar el ancho de columna. Puede utilizar el cuadro de diálogo Ancho de columna (al que se tiene acceso desde el menú Formato) para introducir el ancho en caracteres que desee. También puede arrastrar el borde derecho del selector de columna hacia la derecha o hacia la izquierda para aumentar o reducir el ancho de columna. Cuando sitúa el puntero del mouse (ratón) en el extremo derecho de un selector de columna, aparece un puntero de cambio de tamaño, lo que indica que puede cambiar el ancho de columna. Cuando sitúa el puntero del mouse en el extremo derecho de un selector de columna, aparece un puntero de cambio de tamaño, lo que indica que puede cambiar el tamaño de la columna. También puede hacer clic en Autoajustar a la selección (en el submenú Columna del menú Formato) para ajustar el ancho de columna de manera que quepa la entrada de la celda activa o la entrada más larga del rango seleccionado. Por ejemplo, si hace clic en el borde derecho del selector de la columna H y arrastra el selector hacia la derecha, la columna se hará más ancha a medida que arrastre. El ancho de la columna en caracteres y píxeles aparecerá en una Información de pantalla de color amarillo sobre el selector de columna a medida que lo arrastre. Del mismo modo, si arrastra el selector de columna hacia la izquierda, la columna se hará más estrecha a medida que arrastre. Una tercera alternativa consiste en hacer que Excel ajuste automáticamente una columna para dar cabida a la entrada más larga de la misma; para ello, haga doble clic en el borde derecho de un selector de columna. También puede ajustar el alto de fila para una fila determinada con los mismos métodos básicos. Es decir, puede utilizar el cuadro de diálogo Alto de fila (al que se tiene acceso desde el menú Formato) para especificar el alto de una fila en puntos. Un punto equivale a 1/72 de pulgada. Así, un alto de fila de 12 puntos (el alto de fila predeterminado) equivale a 1/6 de pulgada. También puede cambiar el alto de una fila si hace clic en la parte inferior del selector de fila y lo arrastra hacia arriba o hacia abajo.

9 Lección 2 Modificación y formato de hojas de cálculo 2.9 Quizás desee ajustar el alto de fila para dar cabida a más caracteres, como el título de una hoja o los encabezados de fila que tienen un tamaño de letra mayor. Sin embargo, es mucho más común ajustar el ancho de columna para dar cabida a etiquetas o números largos o cortos. En este ejercicio cambiará el tamaño de columnas y filas. Para este ejercicio, el ancho de las columnas del archivo de práctica se ha preestablecido en 15 caracteres. 1 En la barra de herramientas Estándar, haga clic en el botón Abrir. Aparecerá el cuadro de diálogo Abrir. Debe aparecer la carpeta Lesson02 de la carpeta Practice. 2 Haga clic en el libro Five Year Sales02 y, después, haga clic en Abrir. Se abrirá el archivo. 3 Seleccione el rango B4:F4. En el menú Formato, seleccione Columna y haga clic en Ancho. Aparecerá el cuadro de diálogo Ancho de columna y mostrará el ancho de columna actual. 4 Escriba 13 en el cuadro de texto Ancho de columna y haga clic en Aceptar. El ancho de las columnas B a F se reducirá de 15 a 13 caracteres. Para especificar un ancho estándar para todas las columnas de un libro, en el menú Formato, seleccione Columna y haga clic en Ancho estándar. Escriba el ancho deseado y haga clic en Aceptar. 5 Haga clic en cualquier celda. El rango B4:F4 dejará de estar seleccionado. 6 Seleccione la parte inferior del selector de la fila 2. El puntero del mouse cambiará y adoptará la forma de una flecha con dos puntas, que es el puntero de cambio de tamaño.

10 2.10 Conceptos básicos de hojas de cálculo 7 Arrastre el selector de fila hasta que ésta tenga un alto de 20,25 puntos (27 píxeles, o elementos de imagen en la pantalla). Aumentará el alto de la fila 2. 8 Seleccione el borde derecho del selector de la columna D. El puntero del mouse cambiará y adoptará la forma de una flecha con dos puntas. 9 Haga doble clic en el borde derecho del selector de la columna D. El ancho de la columna D se reducirá para ajustarse mejor a su contenido. Deje abierto este archivo para el próximo ejercicio. Alineación del contenido de celdas Además de dar formato a números, también puede cambiar la forma en que están alineados con respecto a los bordes de las celdas. Puede cambiar la alineación horizontal de las celdas seleccionadas a la izquierda, a la derecha o al centro. Las entradas de texto suelen alinearse a la izquierda horizontalmente en una celda, lo que significa que el primer carácter de la celda aparece junto al borde izquierdo de la misma. Las entradas numéricas suelen alinearse a la derecha, lo que significa que el último carácter de la celda aparece junto al borde derecho de la misma. En una celda alineada al centro, los caracteres de la misma están centrados entre los bordes izquierdo y derecho de la celda. Normalmente, la alineación a la derecha está más indicada para los números, ya que todos los números de una columna están alineados bajo las mismas posiciones de dígitos, como se muestra a continuación: 1.400,

11 Lección 2 Modificación y formato de hojas de cálculo 2.11 Sin embargo, quizás desee alinear a la izquierda o al centro los números para conseguir un efecto diferente. Por ejemplo, quizás desee alinear a la izquierda las fechas porque la posición de los dígitos en las fechas no suele ser importante. O quizás desee alinear al centro los números para lograr una apariencia estilizada. Por ejemplo, el director de ventas de Adventure Works hace un seguimiento de las ventas por categorías (habitaciones, ventas de la tienda de regalos, alquileres del establo de caballos, perrera, etc.) y crea una columna que establece una puntuación (según la categoría que tenga más ventas) para cada categoría. Un efecto de alineación al centro puede mejorar la apariencia de la columna, como se muestra debajo: Puntuación También puede cambiar la alineación vertical del contenido de las celdas; es decir, la posición de la entrada de una celda entre los bordes superior e inferior de la celda. La alineación predeterminada para el texto y los números es inferior, lo que significa que los caracteres se sitúan justo encima del borde inferior de la celda. También puede cambiar la alineación vertical de las celdas para que sea inferior, superior o central. La alineación al centro suele quedar bien cuando desea aumentar el alto de una fila para llamar la atención sobre las etiquetas o los valores almacenados en la fila y dejar las entradas centradas entre la parte superior e inferior de la fila. En este ejercicio alineará el contenido de celdas horizontal y verticalmente, y utilizará los botones Deshacer y Rehacer para ver cómo se pueden deshacer y volver a aplicar los cambios como se desee. 1 Seleccione el rango B3:B6. 2 En el menú Formato, haga clic en Celdas. Aparecerá el cuadro de diálogo Formato de celdas, como se muestra en la siguiente ilustración.

12 2.12 Conceptos básicos de hojas de cálculo 3 Haga clic en la ficha Alineación. Aparecerá la ficha Alineación. 4 Haga clic en la flecha hacia abajo de Horizontal y, en la lista, haga clic en Izquierda (Sangría). 5 Haga clic en la flecha hacia abajo de Vertical y vea las opciones de la lista. Las opciones de la lista Vertical le permiten alinear los datos hacia arriba y hacia abajo dentro de la celda. La alineación vertical es más aparente si las filas son mucho más altas que los datos que contienen. 6 Haga clic de nuevo en la flecha hacia abajo de Vertical para cerrar la lista sin cambiar la alineación vertical. 7 Haga clic en Aceptar. Excel alineará a la izquierda el contenido de las celdas seleccionadas.

13 Lección 2 Modificación y formato de hojas de cálculo 2.13 Si guarda un libro, ya no podrá deshacer o rehacer cambios. Si cree que quizás desee deshacer o rehacer una acción determinada, no guarde los cambios en el libro hasta que no esté satisfecho con los resultados. Las líneas de negrita son más gruesas que las del estilo normal. Verá información acerca de cómo dar formato a texto de celdas en la lección 3, Dar formato a celdas. Si aparece el Ayudante de Office y le pregunta si desea ayuda con esta función, haga clic en No, no me proporcione ayuda en este momento. 8 En la barra de herramientas Estándar, haga clic en el botón Deshacer. Excel volverá a dejar las celdas con el formato que tenían anteriormente. 9 En la barra de herramientas Estándar, haga clic en el botón Rehacer. Excel volverá a aplicar el formato de celda. 10 En la barra de herramientas Estándar, haga clic en el botón Deshacer. Excel volverá a deshacer el formato de celda. Deje abierto este archivo para el próximo ejercicio. Creación y aplicación de formatos condicionales Es posible controlar cómo aparecen los datos en las hojas de cálculo de Excel si aplica formatos condicionales, que son reglas que usted crea para determinar cómo aparecerán los datos dependiendo del valor de la celda. Por ejemplo, puede aplicar un formato condicional para las celdas, de forma que todas las entradas numéricas inferiores a 50 aparezcan de color rojo. Por qué querría hacerlo? Suponga que el director de inventario de Adventure Works ha creado una hoja que contiene información de inventario para las existencias de artículos para los huéspedes (como jabón, toallas y toallitas para la cara). Una columna contiene una cantidad de Existencias a mano. Si la cantidad de un determinado artículo en existencias es inferior a 50, hay que pedir más unidades del producto. Al dar formato a los números inferiores a 50 de manera que aparezcan de color rojo, el director de inventario puede identificarlos fácilmente cuando es preciso hacer un nuevo pedido de un artículo determinado. En este ejercicio aplicará formato condicional a un rango de forma que las cifras de ventas que sean iguales o superiores a aparezcan de color verde y en negrita. 1 Seleccione las celdas B3:F6. 2 En el menú Formato, haga clic en Formato condicional. Aparecerá el cuadro de diálogo Formato condicional.

14 2.14 Conceptos básicos de hojas de cálculo 3 Haga clic en el botón Formato. Aparecerá el cuadro de diálogo Formato de celdas, como se muestra en la siguiente ilustración. 4 Haga clic en la flecha hacia abajo de Color, haga clic en el cuadrado verde (segunda fila, cuarto color), haga clic en Negrita en la lista Estilo de fuente y, después, haga clic en Aceptar. Volverá a aparecer el cuadro de diálogo Formato condicional. 5 Haga clic en la flecha hacia abajo de Entre, haga clic en mayor que o en igual que y, después, haga clic en el cuadro de texto situado en el extremo derecho del cuadro de diálogo. Haga clic en cualquier celda de la hoja para anular la selección del rango de celdas y ver mejor el formato condicional. 6 Escriba y haga clic en Aceptar. Se establecerá el valor mínimo de la condición y se cerrará el cuadro de diálogo. Todas las celdas del rango seleccionado que cumplan las condiciones aparecerán ahora en negrita y de color verde. 7 En la barra de herramientas Estándar, haga clic en el botón Guardar. Se guardará el libro con el nombre actual. 8 En el menú Archivo, haga clic en Cerrar. Se cerrará el libro. Deje Excel abierto para el próximo ejercicio.

15 Lección 2 Modificación y formato de hojas de cálculo 2.15 Búsqueda y reemplazo del contenido y los formatos de celda En una hoja de cálculo grande, puede que el contenido de algunas filas o columnas no quepa en una única pantalla. Si desea encontrar un dato determinado que no está visible inmediatamente, puede examinar visualmente la hoja para buscarlo. Con Excel, sin embargo, hay una forma mucho más sencilla de hacerlo. Puede utilizar la ficha Buscar del cuadro de diálogo Buscar y reemplazar para introducir el texto o el número que desea buscar, y Excel encontrará la primera aparición de esta cadena de búsqueda. Una cadena es cualquier secuencia de letras o números que usted escribe. Si la primera entrada que Excel encuentra no es la que usted desea, puede indicar a Excel que busque la siguiente. Cuando modifica hojas de cálculo, quizás necesite encontrar una determinada cadena de caracteres dentro de la hoja y reemplazarla por otra cadena diferente. Por ejemplo, el director de ventas de Adventure Works desea cambiar el libro Rentals de forma que todos los precios que terminen con,95 como decimal se cambien a,99. (Por ejemplo, un artículo cuyo alquiler cuesta actualmente 4,95 por hora pasaría a costar 4,99 por hora.) El cambio no incrementará mucho los costos de alquiler para los visitantes, pero con el tiempo aumentará considerablemente los ingresos totales procedentes de alquileres. Puede buscar y reemplazar rápidamente todas las apariciones de una cadena de caracteres en una hoja mediante la ficha Reemplazar del cuadro de diálogo Buscar y reemplazar. Como se muestra en la ilustración siguiente, el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar contiene cuatro botones principales: Reemplazar todos, Reemplazar, Buscar todo y Buscar siguiente. No importa qué celda sea la celda activa actualmente. Si no selecciona un rango de celdas, Excel buscará en toda la hoja. Como hemos explicado brevemente, puede utilizar un formato de texto distintivo para identificar datos que quizás tenga que cambiar posteriormente o que desee resaltar. Si ya lo ha hecho, puede utilizar el cuadro de diálogo Buscar formato, al que se tiene acceso desde el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar, para buscar esos formatos específicos.

16 2.16 Conceptos básicos de hojas de cálculo En este ejercicio buscará una palabra en una hoja de cálculo, buscará y reemplazará la primera aparición de una cadena de búsqueda y reemplazará todas las apariciones de una cadena en una hoja por otra cadena diferente. 1 En la barra de herramientas Estándar, haga clic en el botón Abrir. Aparecerá el cuadro de diálogo Abrir. Debe aparecer la carpeta Lesson02 de la carpeta Practice. 2 Haga clic en el libro Rentals y, después, haga clic en Abrir. Se abrirá el archivo. 3 En el menú Edición, haga clic en Buscar. Aparecerá el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar. 4 Si es necesario, haga clic en el botón Opciones para expandir el cuadro de diálogo. 5 En el cuadro de texto Buscar, escriba Ski. Se introducirá la cadena de caracteres que desea que busque Excel. 6 Haga clic en la flecha hacia abajo de Buscar y, si es necesario, haga clic en Por filas. Excel buscará en las filas sucesivas, en lugar de buscar en las columnas. 7 Haga clic en la flecha hacia abajo de Buscar dentro de y, después, haga clic en Valores. Excel buscará valores en vez de fórmulas en las celdas. Importante Si va a buscar un valor (ya sea de texto o numérico) en lugar de una fórmula, asegúrese de hacer clic en Valores en el cuadro Buscar dentro de. Si en el cuadro Buscar dentro de está seleccionado Fórmulas y desea buscar un valor, la búsqueda no encontrará ninguna coincidencia.

17 Lección 2 Modificación y formato de hojas de cálculo 2.17 Si no puede ver el resultado de la búsqueda en la hoja, arrastre la barra de título del cuadro de diálogo Buscar y reemplazar para moverlo a un lugar que le permita ver el resultado de la búsqueda. 8 Haga clic en Buscar siguiente. Excel seleccionará la celda que contenga la primera aparición de Ski. 9 Haga clic en Buscar siguiente. Excel seleccionará la celda que contenga la siguiente aparición de Ski. 10 En el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar, haga clic en la ficha Reemplazar. 11 En el cuadro de texto Buscar, reemplace Ski por,95 y presione Tab. Se introducirá la cadena de búsqueda que desea encontrar y el punto de inserción se situará en el cuadro de texto Reemplazar con. 12 En el cuadro de texto Reemplazar con, escriba,99. El contenido del cuadro de texto Reemplazar con se utilizará para reemplazar las apariciones de la cadena de búsqueda especificada. 13 Haga clic en la flecha hacia abajo de Buscar y, después, haga clic en Por columnas. Excel buscará en las columnas sucesivas, en lugar de buscar en las filas. 14 Haga clic en Buscar siguiente. Excel encontrará la primera aparición de la cadena de búsqueda, Haga clic en Reemplazar. Excel reemplazará la primera aparición de,95 por,99 y buscará la siguiente aparición de la cadena de búsqueda. 16 Haga clic en Reemplazar todos. Excel reemplazará todas las apariciones de,95 por,99; los valores de la columna Precio por alquiler. 17 Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de mensajes que indica cuántos reemplazos se hicieron. 18 Haga clic en Cerrar. Se cerrará el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar. 19 En el menú Archivo, haga clic en Guardar como, escriba Rentals 2 y haga clic en Guardar. Se guardará el libro con el nuevo nombre. Deje abierto este archivo para el próximo ejercicio.

18 2.18 Conceptos básicos de hojas de cálculo Sugerencia Quizás se pregunte por qué no introduce simplemente 95 como cadena de búsqueda y 99 como cadena de reemplazo, sin incluir el signo decimal. Silo hiciera, Excel reemplazaría todos los valores de la hoja que contuvieran 95, en lugar de reemplazar únicamente aquellos valores que incluyeran el signo decimal delante de 95. Por ejemplo, si la cantidad 95 apareciera en cualquiera de las columnas de Alquileres por mes, Excel lo reemplazaría por 99, que no es lo que usted desea. Si sólo desea reemplazar parte del contenido de una celda, como ocurre en este ejercicio, sea lo más específico posible a la hora de introducir la cadena de búsqueda; de lo contrario, puede que Excel haga reemplazos incorrectos. También puede reducir el foco de una búsqueda si activa las casillas de verificación Coincidir mayúsculas y minúsculas y Coincidir todo el contenido de la celda. Cuando se activa la casilla de verificación Coincidir mayúsculas y minúsculas, los caracteres en mayúsculas y en minúsculas del texto de las celdas deben coincidir con los que usted especifique para la cadena de búsqueda. Active la casilla de verificación Coincidir todo el contenido de la celda si desea especificar que la cadena de búsqueda sea el único contenido de una celda para que se considere una coincidencia. Inserción y eliminación de celdas, filas y columnas Después de configurar una hoja de cálculo, quizás necesite insertar una celda, una columna o una fila en blanco para crear espacio donde poder introducir información adicional. Por ejemplo, si el director de ventas desea agregar nuevos artículos en alquiler en la hoja de cálculo Rentals, tiene que insertar una nueva fila por cada nuevo artículo en alquiler. Como alternativa, tendría que eliminar una celda, una columna o una fila existente para eliminar información innecesaria. En la hoja Rentals, la columna C se utiliza para indicar si cada artículo se alquila sólo en temporada o no. Como los únicos artículos de temporada son los correspondientes a deportes de invierno (esquí, raquetas de nieve y motonieve), el director de ventas cree que esta columna es innecesaria y desea eliminarla. Puede insertar estos artículos mediante el menú Insertar y puede eliminarlos mediante el menú Edición. Cuando inserta una celda o un rango de celdas en una hoja de cálculo, desplaza hacia la derecha las celdas existentes en dicha fila o desplaza hacia abajo las celdas existentes en la columna. Para insertar una o más filas, empiece por seleccionar el número de filas que desea insertar. Para ello, haga clic y arrastre al menos una celda por cada fila que desee agregar. El número de filas que seleccione se insertará encima de la primera fila seleccionada, como se muestra en las ilustraciones siguientes.

19 Lección 2 Modificación y formato de hojas de cálculo 2.19 En este ejemplo se han seleccionado celdas de las filas 5, 6 y 7, como se muestra en la ilustración a la izquierda. Cuando el usuario hizo clic en Filas en el menú Insertar, Excel insertó tres nuevas filas, encima de la primera fila seleccionada, como se muestra en la ilustración de la derecha. La inserción de columnas es similar. Si desea insertar una o más columnas, empiece por seleccionar el número de columnas que desea insertar. Para ello, haga clic y arrastre al menos una celda por cada columna que desee agregar. El número de columnas que seleccione se insertará a la izquierda de la primera columna seleccionada, como se muestra en la ilustración siguiente. En este ejemplo se han seleccionado celdas de las columnas C y D, como se muestra en la ilustración anterior. Cuando el usuario hizo clic en Columnas en el menú Insertar, Excel insertó dos nuevas columnas, a la izquierda de la primera columna seleccionada, como se muestra en la ilustración siguiente.

20 2.20 Conceptos básicos de hojas de cálculo Cuando inserta una fila, una columna o una celda en una hoja que ya tiene formato, aparece el botón Opciones de inserción. Al hacer clic en el botón Opciones de inserción aparece una lista de opciones para el formato de la fila o la columna insertadas. Estas opciones se resumen en la tabla siguiente. Opción El mismo formato de arriba El mismo formato de abajo El mismo formato de la izquierda El mismo formato de la derecha Borrar formato Acción Se aplica a la nueva fila el formato de la fila situada encima de la fila insertada. Se aplica a la nueva fila el formato de la fila situada debajo de la fila insertada. Se aplica a la nueva columna el formato de la columna situada a la izquierda de la columna insertada. Se aplica a la nueva columna el formato de la columna situada a la derecha de la columna insertada. Se aplica a la nueva fila o columna el formato predeterminado. En este ejercicio eliminará una columna, insertará celdas (desplazando hacia la derecha las celdas adyacentes de la misma fila) e insertará filas. 1 Haga clic en la celda C3. C3 es la celda activa. Aprenderá más acerca de cómo borrar celdas en el próximo ejercicio. 2 En el menú Edición, seleccione Borrar y haga clic en Contenido. Se eliminará el contenido de la celda activa pero no se quitará la columna. 3 En el menú Edición, haga clic en Eliminar. Aparecerá el cuadro de diálogo Eliminar celdas. 4 Haga clic en la opción Toda la columna y, después, haga clic en Aceptar. Se eliminará la columna Año, junto con todo su contenido.

21 Lección 2 Modificación y formato de hojas de cálculo Seleccione C1:F1. Se seleccionarán cuatro celdas. 6 En el menú Insertar, haga clic en Celdas. Aparecerá el cuadro de diálogo Insertar celdas. 7 Haga clic en la opción Desplazar las celdas hacia la derecha y, a continuación, haga clic en Aceptar. Excel insertará cuatro celdas nuevas y desplazará hacia la derecha el contenido de las celdas existentes (en la misma fila). 8 Seleccione las celdas A10:A12. Se seleccionarán tres filas. No importa qué columna utilice para seleccionar celdas cuando desee insertar filas. 9 En el menú Insertar, haga clic en Filas. Excel insertará tres filas encima de lo que era la fila 10 (ahora la fila 13). Ahora tiene espacio para agregar tres nuevos artículos en alquiler. 10 Haga clic dos veces en el botón Deshacer. Excel quitará las filas y las celdas insertadas. 11 En la barra de herramientas Estándar, haga clic en el botón Guardar. Se guardará el libro con el nombre actual. 12 En el menú Archivo, haga clic en Cerrar. Se cerrará el libro. Deje Excel abierto para el próximo ejercicio.

22 2.22 Conceptos básicos de hojas de cálculo Corte, copia, pegado y borrado de celdas Si va a pegar un rango de celdas (por ejemplo, una selección que contiene tres celdas en horizontal en dos filas adyacentes), seleccione un área que tenga el mismo número de celdas en horizontal y en vertical que los datos que haya cortado o copiado. O bien, puede seleccionar una única celda para pegar y los datos pegados llenarán celdas debajo y a la derecha de la celda seleccionada. Cuando esté introduciendo datos en una hoja de cálculo, a menudo cambiará idea sobre dónde ha puesto el contenido de una celda, una fila o una columna. O quizás simplemente haya cometido un error al introducir datos en una fila o columna determinada y quería haberlos puesto en otra fila o columna. Cuando desee cambiar la posición de los datos en la hoja, no es necesario eliminar los datos existentes y volver a escribirlos en las nuevas ubicaciones. Excel ofrece funciones para mover el contenido existente de una o más celdas a otra ubicación diferente. Este método se llama cortar y pegar porque corta (quita) datos de su ubicación original y los pega (inserta) en otra ubicación diferente. Cuando corta datos, Excel los almacena en el Portapapeles de Windows, una ubicación de almacenamiento temporal en la memoria del equipo. Los datos desaparecen de la hoja pero siguen estando disponibles para que los pegue en otra ubicación diferente. Incluso puede pegar datos del Portapapeles en un archivo creado por otra aplicación diferente, como Microsoft Word o Microsoft PowerPoint. Algunas veces, deseará reutilizar datos que ya ha introducido. Por ejemplo, el director de ventas de Adventure Works ha creado una hoja que contiene las cifras de ventas del primer trimestre. Desea copiar muchas de las celdas de una hoja y pegarlas en otra hoja, que utilizará para crear las cifras de ventas del segundo trimestre. Este método es especialmente útil si ha aplicado formato de número a las celdas o formato de texto a los títulos y las etiquetas. El director de ventas puede copiar muchas etiquetas e importes de ventas (con formato de moneda) a otra hoja diferente para el segundo trimestre. Puede cambiar las etiquetas de texto sin perder el formato de texto actual y borrar las cifras de ventas sin perder el formato de moneda almacenado en las celdas. Cuando borra celdas, puede especificar si desea borrar los valores almacenados en ellas y conservar el formato, borrar las formulas almacenadas en las celdas, borrar el formato de las celdas y conservar los valores o borrar todo el contenido de las celdas. Cuando mueve datos dentro de una hoja o entre dos hojas diferentes, los corta de una celda o un rango de celdas y los pega en otra celda o rango de celdas. Cuando copia datos, los duplica y los pega en otra celda o en otro rango de celdas. La barra de herramientas Estándar de Excel incluye botones para los comandos Cortar, Copiar y Pegar, si bien puede realizar estos mismos comandos desde el menú Edición.

23 Lección 2 Modificación y formato de hojas de cálculo 2.23 En este ejercicio moverá y copiará datos dentro de una hoja, borrará el formato de un rango seleccionado y borrará el contenido de un rango seleccionado. 1 En la barra de herramientas Estándar, haga clic en el botón Abrir. Aparecerá el cuadro de diálogo Abrir. Debe aparecer la carpeta Lesson02 de la carpeta Practice. 2 Haga clic en el libro Monthly Sales y, después, haga clic en Abrir. Se abrirá el archivo. 3 Haga clic en la celda A7 y, en la barra de herramientas Estándar, haga clic en el botón Cortar. El contenido de la celda A7 se copiará al Portapapeles de Windows y aparecerá una marquesina parpadeante alrededor de la celda A7. La marquesina indica que se cortará el contenido. 4 Haga clic en la celda A8 y, en la barra de herramientas Estándar, haga clic en el botón Pegar. El contenido del Portapapeles de Windows (de la celda A7) se pegará en la celda A8 y desaparecerá la marquesina alrededor de la celda A7. 5 Seleccione B3:D6 y, en la barra de herramientas Estándar, haga clic en el botón Copiar. El contenido de las celdas seleccionadas se copiará al Portapapeles de Windows y aparecerá una marquesina parpadeante alrededor de las celdas seleccionadas que indica lo que se ha copiado al Portapapeles de Windows. 6 Haga clic en la ficha de la hoja T2, cerca de la parte inferior de la ventana de Excel. Excel mostrará la hoja T2. Otra forma de cortar y pegar datos consiste en seleccionar las celdas y arrastrar la selección por sus bordes hasta las celdas en las que desea pegar los datos. Para copiar mediante el mismo método, mantenga presionada la tecla Ctrl mientras arrastra. 7 Haga clic en la celda B4 y, en la barra de herramientas Estándar, haga clic en el botón Pegar. El contenido del Portapapeles de Windows se copiará a la hoja T2, empezando en la ubicación de la celda activa (B4). 8 En el menú Edición, seleccione Borrar y haga clic en Formatos. Excel quitará el formato de moneda de las celdas seleccionadas. 9 En la barra de herramientas Estándar, haga clic en el botón Deshacer. Se volverá a aplicar el formato de moneda a las celdas seleccionadas. 10 En el menú Edición, seleccione Borrar y haga clic en Contenido. Excel quitará el contenido de las celdas seleccionadas, pero conservará el formato.

24 2.24 Conceptos básicos de hojas de cálculo 11 Escriba 3444 y presione Entrar. Excel convertirá la entrada al formato de moneda. 12 En el menú Archivo, haga clic en Guardar como, escriba Monthly Sales 2 y haga clic en Guardar. Se guardará el libro con el nuevo nombre. Resumen de la lección En esta lección ha aprendido a dar formato a números de celdas, cambiar el ancho de las columnas y el alto de las filas, alinear texto y valores en celdas, utilizar los botones Deshacer y Rehacer para invertir y repetir cambios, aplicar formato condicional a las celdas seleccionadas, buscar y reemplazar datos, e insertar y eliminar celdas, filas y columnas. También ha aprendido a copiar y mover celdas y rangos de celdas, borrar varios elementos de celdas, copiar formatos a un rango o a una hoja diferente, y utilizar el panel de tareas Portapapeles para copiar y pegar varias selecciones. Si va a proseguir con otras lecciones: Cierre el libro Monthly Sales 2. Si no va a proseguir con otras lecciones: 1 Cierre el libro Monthly Sales 2. 2 Haga clic en el botón Cerrar situado en la esquina superior derecha de la ventana de Excel. Ejercicio corto 1 Si deseara insertar dos filas encima de la fila 7 de la hoja actual, qué pasos realizaría? 2 Qué diferencia hay entre los formatos de número Contabilidad y Moneda? 3 Cómo puede arrastrar para cambiar el alto de una fila o el ancho de una columna? 4 Cómo puede ver el panel de tareas Portapapeles? 5 Cómo buscaría la tercera aparición de un valor en una hoja de cálculo?

25 Lección 2 Modificación y formato de hojas de cálculo 2.25 Resumen de conceptos Ejercicio 1: abra el libro Five Year Sales02.xls. Inserte una fila entre las filas 1 y 2. Cambie el tamaño de la fila 1 hasta un alto de 25 píxeles. Alinee a la izquierda el texto del título Ventas anuales. Elimine la fila agregada. Ejercicio 2: en el libro Five Year Sales02.xls, dé el formato Contabilidad a las celdas B3:F6. Aplique un formato condicional de forma que si el valor de una celda está comprendido entre y 40000, el valor aparezca de color azul. Reemplace todas las apariciones de 12 en la hoja por 13. Ejercicio 3: todavía en el libro Five Year Sales02.xls, en Hoja1, copie el rango A3:F7 al Portapapeles de Office. Cambie a Hoja2 y pegue las celdas seleccionadas empezando en la celda A3. En Hoja2, cambie a 15 caracteres el ancho de las columnas A a F. Después, seleccione el rango B3:F6 y elimine su contenido, pero conserve el formato. Guarde y cierre el libro. Ejercicio 4: cree una hoja en la que se enumeren los días de la semana en la fila 1, empezando en la columna B. En la columna A, empezando en la fila 2, enumere las actividades físicas que realiza con frecuencia (andar, correr, algún deporte concreto, aerobic, etc.). Agregue una fila encima de la fila 1 y centre el título Minutos al día encima de los días de la semana. Mejore la apariencia de la hoja ajustando los anchos de columna, cambiando los colores de fuente, etc. Cambie el nombre de la hoja para que refleje la fecha final de esta semana. Guarde el libro con el nombre Mi actividad física. Utilice esta hoja para registrar su actividad física diaria. Ejercicio 5: continuando con el libro que creó en el ejercicio 4, seleccione todo el contenido de la primera hoja y cópielo a la Hoja2. Borre todos los valores de minutos que haya introducido. Cambie el nombre de esta hoja por la fecha del último día de la próxima semana. Copie el contenido de la segunda hoja a Hoja3 y cambie su nombre de forma que refleje la fecha final para dentro de dos semanas. Guarde las hojas. Utilice estas hojas para registrar su actividad física durante las próximas semanas. Si lo desea, agregue otras hojas para seguir supervisando su nivel de actividad.