Herramientas de Gestión de Redes

Transcripción

1 Herramientas de Gestión de Redes La gestión de una red Secretariado de Cap-Net Red Internacional de Desarrollo de Capacidades para la Gestión Integrada del Agua Pretoria, Sud África, Junio de 2010 Autor Indij, Damián 1

2 La gestión de una red Resumen El secretariado, o coordinación, es una parte importante de una red y requiere ser cuidadosamente tratado. Las redes se forman en respuesta a intereses de los miembros y para generar impacto social y ambiental. El secretariado o coordinación está en su lugar para mantener la red unida, asegurar el foco, proveer facilitación y sacar lo mejor de todos los miembros hacia un objetivo común. Las redes no son el secretariado o la coordinación, pero éstos son vitales para que las redes tengan éxito. La experiencia ha demostrado que un secretariado debería facilitar actividades y éstas deberían anclarse en uno o más miembros. Esto significa que el secretariado puede ser pequeño y tener, al mismo tiempo, un liderazgo fuerte. La descripción completa del tamaño, las funciones y responsabilidades del secretariado o coordinador debe ser explícita, como parte de las directrices operacionales de la red. No existe un modelo único para el secretariado o coordinación más adecuado. Como se ve a lo largo de esta herramienta, hay varios puntos y recomendaciones a tener en cuenta. El "mejor" secretariado o coordinación será aquel que responda mejor a la identidad de la red, reflejando los intereses de los miembros. Resultado esperado Los usuarios de esta herramienta encontrarán orientación sobre varios elementos que un secretariado o un coordinador de una red necesita para coordinarla. Coordinador de red o secretariado? Algunas redes no tienen un secretariado formal y son dirigidas por una sola persona, coordinador. Un coordinador de red es generalmente la cabeza del secretariado de la red. Para el propósito de esta herramienta no hay diferencia, ya que buscamos explorar las características más comunes y recomendadas para el funcionamiento de una red, ya sea desde una oficina formal -o secretariado- o si la red está siendo dirigida por un coordinador. Nos referiremos, a lo largo de esta herramienta, al término "secretariado", entendiendo que éste capta el rol de hacer funcionar la red. No importa si hay un solo coordinador, o un equipo más amplio. Contenidos Comprendiendo el rol del secretariado. Guía acerca del mejor tamaño para un secretariado. Una lista de las actividades comúnmente desarrolladas por un secretariado o coordinador. Competencias recomendadas para los miembros del secretariado o coordinadores de redes. Guía sobre el financiamiento del secretariado o coordinación. Un análisis sobre secretariados rotativos o permanentes. Una revisión de recomendaciones a considerar. Palabras clave: secretariado, coordinador, tamaño del secretariado, facilitación, miembros, roles, responsabilidades, competencias, liderazgo. 2

3 I. Qué es un Secretariado? El secretariado tiene un rol central en las redes, en particular en las más grandes e internacionales, y es el punto focal que representa la red y permite que las actividades sucedan. Las redes fluyen a través de su secretariado, pero implementan acciones a través de sus miembros. Como se mencionó, un coordinador de red tiene el mismo rol. Hay muchos hitos que mantendrán a la red unida y enfocada. Algunos son: la identificación de una definición de la red, la justificación, la identificación del problema, y el establecimiento de la misión y visión. Otros están relacionados con el diseño de una estructura organizativa, de directrices operacionales y también planes de trabajo, y la actualización en términos de desarrollo de sujetos y asociaciones. Estos, y muchos más, son todos los elementos de gestión a los que un secretariado o coordinador- debe prestar atención ya que los miembros esperarán que alguien, no ellos, tenga el rol de asegurar la realización de estos elementos. Coordinar una red contribuye a los principios de la red Los coordinadores deben entender los principios centrales de las redes y colocar su rol central al servicio de esos principios. Las redes son impulsadas por propósitos. El propósito último es generar cambios específicos en un contexto más amplio. En nuestro caso, cambios en las prácticas y políticas que conducen a la gestión sustentable de los recursos hídricos, y un mejor acceso al agua y al saneamiento. El foco es esencial, tanto en términos de temas, como de región (global, regional, nacional, local). El todo es más que la suma de las partes. La red genera un valor añadido y una contribución única que no habría podido ocurrir sin la forma de red. Este valor añadido tiene que ser cuidado en todas las actividades de la red, lo que constituye un objetivo primordial para el secretariado o el coordinador de la red. Las redes son funcionales a sus miembros. La misión, visión y actividades de la red refleja los intereses y necesidades de los miembros, por lo que debe ser de abajo hacia arriba para ser genuino. Tanto como las redes responden a sus miembros (al interior), son dirigidas por propósitos, respondiendo así también al exterior. Los coordinadores de red deben tener esto presente, permitiendo a la red convertirse en un catalizador de esta relación interior-exterior, que generará beneficios en ambas áreas. Fuente: Cap-Net, Herramienta de gestión de redes, Establecimiento de una Red II. Qué tamaño debe tener un secretariado? El establecimiento exitoso de una nueva red depende de la existencia de un equipo básico comprometido a construirla, que empuje el proceso hacia adelante. La experiencia de las redes asociadas de Cap-Net y de otros que han estudiado el desarrollo de redes sugiere que las redes requieren de un secretariado, o coordinador, para mantenerse activas. Es clave que las redes encuentren el La pregunta es: una vez que la red está establecida y operando, se necesita todavía de un secretariado? y qué tamaño debería tener dicho secretariado? 3

4 equilibrio: el secretariado no debe tomar toda la red y convertirse en una organización por sí sola. Por el contrario, un secretariado saludable permitirá y motivará un flujo positivo de actividad de los miembros de la red. El secretariado, al coordinar la red, tiene un papel central en la facilitación de la participación de los miembros. Por lo tanto, el tamaño del secretariado tiene una relación directa con el nivel de actividad de sus miembros. Este es un tema importante en relación a la coordinación de las redes. El secretariado, o coordinador de la red, La descripción completa acerca del tamaño, los roles y responsabilidades del secretariado o coordinador debe ser explícita, como parte de las guías operativas. La preparación de una guía operativa es un proceso valioso para construir consensos sobre para qué está la red y qué va a hacer. debe evitar mantener un control completo o centralizar la toma de decisiones (convirtiéndose en un cuello de botella). La mejor opción es un secretariado como facilitador, que apoye la acción a través de la membresía. Por lo tanto, el rol principal del secretariado de la red es moderar y facilitar, tratando de delegar las mayores tareas posibles a los miembros de la red, animándolos a ser activos y dando apoyo sólo cuando sea necesario. El tamaño del secretariado de la red debe adaptarse al nivel de actividad de la red, teniendo un secretariado, o equipo de coordinación, más grande, cuando sea el caso, o reduciendo el tamaño del secretariado si no hay razón para una gran oficina. El tamaño de un secretariado, en términos de personal, será mejor conocido cuando se estructura de acuerdo con su nivel de trabajo. En otras palabras, el tamaño del secretariado tiene que responder a las necesidades y recursos de la red. Puesto que las redes crecen y evolucionan, las operaciones tienden a ser más descentralizadas. Los miembros están más preparados para recaudar fondos para proyectos bajo el paraguas de la red, y los miembros pueden estar más preparados para co-gestionar proyectos, incluido el desembolso de fondos a otros miembros, aliviando así parte de la carga administrativa del secretariado de la red. Mensaje Una identificación clara de los roles y responsabilidades garantiza un desarrollo saludable, tanto del secretariado como de la red. Un secretariado hará lo que se ha definido en el diseño de su función y aprobado por todos los miembros. Es acertado mantener el secretariado pequeño y consistente con el objetivo de descentralizar responsabilidades a los miembros siempre que sea posible. Un secretariado grande no sólo es caro, sino que también es probable que concentre las actividades, lo que puede debilitar a los miembros a menos esto sea acordado como modalidad operativa. Cuanto mayor sea el grupo, la coordinación será más difícil y costosa, y si ese es el caso, el secretariado comenzará a implementar acciones utilizando su numeroso personal y compitiendo por fondos con sus miembros. Manténgalo pequeño, con un mínimo de personal: para que los costos se mantengan dentro de ciertos límites; ya que los fondos para la coordinación son difíciles de asegurar; y facilita la gobernabilidad. 4

5 III. Actividades comúnmente desarrolladas por el secretariado o los coordinadores de redes Habiendo dicho que el rol central del secretariado es el de articular a los miembros, moderando y facilitando el desarrollo de la red, la lista de actividades a realizar va mucho más allá. En algunos casos, una determinada actividad puede estar descentralizada en un determinado miembro de la red o proveedor de servicio (por ejemplo: el servicio técnico o diseño gráfico del sitio web). Incluso para esos casos, corresponde al secretariado coordinar y supervisar los procesos. Las principales actividades del secretariado son: Implementar las decisiones del Comité Directivo y aquellas tomadas durante las reuniones los miembros. Coordinar con los miembros el desarrollo, la implementación y el seguimiento del plan de trabajo de la red. Administrar la red, manteniendo la información transparente, fiable y disponible. Proveer al Comité Directivo y a los miembros de la red los informes anuales de las actividades y financieros. Organizar reuniones del órgano de gobierno de la red. Coordinar las comunicaciones y promoción de la red, entre los miembros y con el público en general. Incluyendo el sitio web, materiales promocionales, newsletters y cualquier otro medio de comunicación. Fortalecer la membresía y el desarrollo de asociaciones. Llevar a cabo cualquier otro deber ejecutivo y administrativo en nombre de la red que sea asignado por el Comité Directivo o la asamblea de miembros. Velar por la sostenibilidad financiera de la red. Rendir cuentas a los donantes que apoyan cualquiera de los planes de trabajo de la red. IV. Competencias recomendadas para los miembros del secretariado Las redes requieren un coordinador (ya sea una sola persona o alguien que encabece el secretariado). Para coordinar eficientemente la red, el coordinador no puede ser sólo alguien con un interés sustantivo en las actividades de la red. El coordinador es en efecto un gestor de procesos, cuya función es garantizar que la red está implementando su plan de trabajo. El coordinador monitorea las actividades de la red en función de sus objetivos. La competencia más importante para un coordinador de red es la capacidad de liderazgo. Hay otras competencias que deben ser consideradas. La lista es larga y depende del tamaño del secretariado que, como se ha mencionado, depende del nivel de actividad de la red. Algunas competencias a considerar son: gestión de proyectos, administración, comunicación, recaudación de fondos, y especialidad técnica, tanto en 5

6 términos de desarrollo de capacidades y de gestión integrada de los recursos hídricos (en nuestro caso). V. Qué ocurre si no hay fondos para un secretariado? Si los recursos no alcanzan para la contratación de un coordinador de tiempo completo o parcial para la red, puede ser útil preparar los términos de referencia para dicho rol, y luego establecer un equipo de coordinación entre los miembros de la red. Esto asegurará que las diversas funciones se distribuyan dentro de un grupo central de miembros de la red comprometido y que las funciones del secretariado se realicen. Aunque esta situación puede continuar de esta manera permanentemente, la experiencia demuestra que un secretariado específico será beneficioso para la red. Una tarea será entonces la búsqueda de financiamiento, o aportes en especie que sostengan al secretariado. Por experiencia El camino normal en estos casos ha sido la clara asignación del rol de liderazgo a un miembro voluntario. Esto es un acuerdo específico de secretariado y ha demostrado ser tan efectivo como un secretariado pago en muchas ocasiones. VI. Secretariado rotativo o permanente? Un secretariado puede estar basado permanentemente en un miembro de la red o se puede elegir un esquema de rotación. Es una decisión a ser considerada por los miembros, y que podrá ser revisada periódicamente. Hay ventajas y desventajas de un secretariado rotativo: Secretariado rotativo Ventajas Desventajas Mejora la capacidad a nivel local. Pérdida del momento en cada nuevo Fortalece la participación. período. Aumenta la descentralización. La continuidad del programa se Trae nuevas ideas. puede ver afectada. Previene la captura. La memoria institucional tiende a dispersarse. La comunicación cambia de acuerdo al estilo de coordinación y a las capacidades. Incertidumbre en la continuidad del personal. Posibilidad de pérdida del liderazgo. Necesidad de capacitar al nuevo secretariado. 6

7 VII. Cuestiones a considerar para un secretariado exitoso Su éxito o fracaso depende en gran medida del liderazgo. Debe tener un conocimiento profundo del área temática de la red, los aspectos técnicos de los modos de comunicación aplicados, y los principales idiomas utilizados. Es importante tener buenas habilidades de moderación y escucha, saber compartir, tener un buen sentido de cuándo intervenir y cuándo retroceder y permitir que los demás interactúen. Es importante que los roles y responsabilidades del secretariado estén bien descritos y documentados. En una red, los miembros deberían tener la responsabilidad por sus actividades, no el secretariado. En un secretariado que funcione bien: La información fluye a través de la red; Los miembros se sienten motivados a participar; Hay una consulta permanente a los miembros, pero suficiente liderazgo del secretariado para posicionar a la red en la vanguardia del desarrollo. VIII. Palabras finales Qué tipo de secretariado necesita su red? No hay un modelo único del secretariado más apropiado. Como se ha visto a lo largo de esta herramienta, hay varios puntos y recomendaciones ha considerar. El mejor secretariado será aquel que mejor responda a la identidad de la red, reflejando los intereses de los miembros. Algunas consideraciones para el secretariado de la red Vincular el tamaño del secretariado al trabajo real; Contar con personal local aumenta la sostenibilidad; Evaluar las ventajas y desventajas de los lugares disponibles para el secretariado, al igual que se eventual rotación. Descentralizar el trabajo en los miembros de la red en la medida de lo posible; La experiencia ha demostrado que los secretariados de red deben ser facilitadores de las actividades y que las actividades deben anclarse en uno o más de los miembros de la red siempre que sea posible. Esto significa que el secretariado puede ser pequeño. Considerar la sostenibilidad del secretariado al tomar decisiones sobre el tamaño, la remuneración y el tipo de personal. Referencias GTZ, German Agency for Technical Cooperation (2006). Work the Net: A Management Guide for Formal Networks. 7