Documentación del producto SAP Business ByDesign Gestión de flujo de caja

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1 Documentación del producto PUBLIC Gestión de flujo de caja

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3 Tabla de contenidos 1 Gestión de flujo de caja Conceptos básicos Salidas de pagos Salida de pagos Determinación de modalidad de pago/reserva Salidas de pagos automáticas iniciadas internamente Pagos efectuados manuales iniciados externamente Pagos efectuados manuales iniciados internamente Creación de formatos de archivo de pago definidos por el usuario Pagos recibidos Pagos recibidos Pagos entrantes automáticos Pagos recibidos manuales Pagos recibidos mediante débito directo SEPA Transacciones comerciales especiales Cancelar una factura de proveedor Cancelar una factura de cliente Avisos de pago de cliente Transmisión electrónica de avisos de pago salientes Avisos de pago de proveedor Procesamiento de transacción de punto de venta Débitos Conceptos básicos Partidas abiertas de débitos Monitor de cuenta de proveedor Descuentos por pronto pago para débitos en Finanzas Anticipos realizados en Finanzas Conversión de moneda extranjera Reclasificación Vista Proveedores Guía rápida Proveedores (en Débitos) Tareas Vista Pagos automáticos Guía rápida para Pagos automáticos (Débitos) Tareas Vista Compensación de pagos Guía rápida de Compensación de pagos (Débitos) Tabla de contenidos P U B L I C 2013 SAP AG. Reservados todos los derechos 3

4 Tareas Tareas periódicas Guía rápida de Ejecuciones de pago (Débitos) Mensajes en el registro de aplicación de ejecución de pagos Guía rápida de Ejecuciones de confirmación de saldos (Débitos) Guía rápida para Conversión de moneda extranjera (débitos) Guía rápida de reclasificación (en Débitos) Tareas Informes del banco central Tareas Información relacionada Informes Lista de antigüedad para débitos Lista de previsiones para débitos Detalles para partidas de proveedores Lista de posiciones abiertas Clientes Estadísticas de pago: Proveedores Estadísticas de pagos: Descuento por pronto pago Lista de proveedores Créditos Conceptos básicos Posiciones abiertas de créditos Compensación manual e inversa en el Monitor de cuenta de cliente Reclamación automática Anticipos recibidos en Finanzas Descuentos por pronto pago de créditos en Finanzas Devolución de pagos recibidos Vista Clientes Guía rápida de Clientes (en Créditos) Tareas Vista Pagos automáticos Guía rápida de Pagos automáticos (Créditos) Tareas Vista Compensación de pagos Guía rápida para Compensación de pagos (Créditos) Tareas Vista Reclamación Guía rápida de reclamación Tareas Tareas periódicas Guía rápida para Ejecuciones de reclamación Guía rápida de ejecuciones de pago (Créditos) Guía rápida de Ejecuciones de confirmación de saldos (Créditos) Guía rápida para conversión de moneda extranjera (Créditos) Guía rápida de Reclasificación (en Créditos) SAP AG. Reservados todos los derechos P U B L I C Tabla de contenidos

5 Guía rápida para informes del banco central Tareas Informes Lista de antigüedad para créditos Lista de previsiones para créditos Historial de reclamaciones - Clientes Historial de reclamaciones: Documentos Estadísticas de reclamaciones Detalles para partidas de clientes Detalles para partidas abiertas de clientes Lista de clientes Datos financieros de cliente Lista de mandatos SEPA Deudores Cesión de partidas abiertas Gestión de pagos Conceptos básicos Asignación y compensación de pagos Reembolsos de tarjeta de crédito Pagos salientes en efectivo: Suiza Actividad de fin de período para pagos externos Pagos de cliente mediante pagos externos Pagos de clientes con tarjeta de crédito Contabilizaciones para letras de cambio por cobrar Vista Control de pagos Guía rápida de Control de pagos Tareas Vista Asignación de pagos Guía rápida de Asignación de pagos Tareas Vista Gastos menores Guía rápida de Gastos menores Tareas Vista Depósitos Guía rápida Depósitos de cheques Guía rápida de Lotes de lockbox Guía rápida de Depósitos de letras de cambio Guía rápida de Cobros de letras de cambio Vista Notas de avisos de pago Guía rápida de Avisos de pago Tareas Declaraciones del centro de compensación Guía rápida para Estados del centro de compensación Tareas Vista Tareas periódicas Guía rápida para Ejecuciones de medios de pago Tabla de contenidos P U B L I C 2013 SAP AG. Reservados todos los derechos 5

6 Guía rápida para Ejecuciones de depósitos de pago Guía rápida de Ejecuciones de liquidación de tarjeta de crédito Guía rápida de Conversión de moneda extranjera (Efectivo) Guía rápida para Ejecuciones de rechazo de débito directo Tareas Informes Estadísticas de pago: Clientes Registro de talonario de cheques Gestión de liquidez Conceptos básicos Posición de caja Directorio bancario y actualizaciones de directorio bancario Carga de directorio bancario para Six Interbank Clearing: Suiza Estados de cuenta bancaria Transferencias bancarias Aviso de pago bancario Remesa de cheques y números de cheque para cheques salientes Supervisar procesamiento de asignación de pagos Datos maestros Previsiones de liquidez Formas de pago Vista Datos maestros Guía rápida de Datos maestros (en Gestión de liquidez) Vista Posición de caja Guía rápida de Posición de caja Vista Gestión de ficheros Guía rápida de Gestión de archivos Vista Extractos bancarios Guía rápida de Estados de cuenta bancaria Vista Control de pagos Guía rápida de Control de pagos Tareas Vista Avisos de pagos bancarios Guía rápida de Avisos de pagos bancarios Vista Previsión de liquidez Guía rápida Previsiones de liquidez Tareas Vista Notificaciones del estado de transacciones bancarias Guía rápida para Notificaciones del estado de transacciones bancarias Tareas Informes Posición de caja por modalidad de pago Posición de caja por origen de transacción Previsión de liquidez por nivel de liquidez Previsión de liquidez por modalidad de pago SAP AG. Reservados todos los derechos P U B L I C Tabla de contenidos

7 Previsión de liquidez por moneda de transacción Previsión de liquidez por origen de transacción Contabilidad fiscal Conceptos básicos Centro de trabajo Gestión fiscal Declaraciones de impuestos Pagos de impuestos Operaciones fiscales y contabilizaciones de impuestos Determinación de impuestos Determinación de impuestos Acceso de las autoridades fiscales a datos de impuestos (GDPdU) Vista Administraciones fiscales Guía rápida de Autoridades fiscales (Gestión fiscal) Vistas de entradas manuales de impuestos Guía rápida para Entradas de impuestos sobre ventas y consumo (Estados Unidos) Guía rápida de Entradas de IVA Guía rápida para Entradas de importe de base gravable de retención (Estados Unidos) Vista Declaraciones fiscales Guía rápida para declaraciones de impuestos sobre ventas y consumo (Estados Unidos) Guía rápida para Declaraciones de retención de impuestos (Estados Unidos) Guía rápida para Declaraciones de IVA Guía rápida para Declaraciones recapitulativas Guía rápida de Declaraciones de impuestos sobre servicios/especiales - India Guía rápida de declaraciones de TCS: India Vista Pagos de impuestos Guía rápida de Pagos de impuestos Tareas periódicas Guía rápida para Ejecuciones de declaración de impuestos sobre ventas y consumo (Estados Unidos) Guía rápida para ejecuciones de declaración de retención de impuestos (Estados Unidos) Guía rápida Ejecuciones de declaración de IVA Guía rápida para Ejecuciones de la declaración recapitulativa Guía rápida de Ejecuciones de declaración de impuestos sobre servicios/especiales: India Guía rápida para ejecuciones de devolución de TCS: India Informes Posiciones abiertas de IVA/impuesto sobre ventas Posiciones informadas de IVA/impuesto sobre ventas Todas las posiciones de IVA/impuesto sobre ventas Todas las posiciones de IVA/impuestos sobre ventas con detalles de asientos contables Resumen de cálculo de IVA/impuesto sobre ventas Tabla de contenidos P U B L I C 2013 SAP AG. Reservados todos los derechos 7

8 Posiciones de retención de impuestos Viajes y gastos Conceptos básicos Anticipos por viajes Revisión y aprobación de informes de gastos Regla de 183: Austria Regla de 5/5/15: Austria Compensación no monetaria - Alemania Vista Informe de gastos Guía rápida de Informes de gastos Tareas Vista Acuerdos de gastos Guía rápida de Acuerdos de gastos Vista Nuevo cálculo de liquidación de gastos Guía rápida de Nuevo cálculo de liquidación de gastos Vista Acumulación de kilometraje Guía rápida de Acumulación de kilometraje Vista acumulación del día Guía rápida para la acumulación del día: Austria Informes Informes de gastos por objeto de coste Informes de gastos - Resumen Informes de gastos: Recibos y reembolsos Informes de gastos - Importes sujetos a impuestos y libres de impuestos para nómina Informes de gastos Devolución de IVA soportado Informes de gastos: Itinerario Informes de gastos: Resumen de viajes a comunidades en Austria Informes de gastos: Importes gravables y libres de impuestos para Austria SAP AG. Reservados todos los derechos P U B L I C Tabla de contenidos

9 1 Gestión de flujo de caja Resumen La gestión de flujo de caja en la solución SAP Business ByDesign brinda soporte a su organización en el seguimiento y la optimización del flujo de caja y en el mantenimiento de un control estricto de acreedores, deudores, pagos y liquidez. La automatización acelera el cobro de los créditos, y las funciones analíticas evalúan su posición de tesorería en tiempo real. SAP Business ByDesign le ayuda a optimizar su liquidez de forma que tenga suficientes recursos financieros disponibles en todo momento. Relevancia El área empresarial Gestión de flujo de caja es relevante si necesita soporte para: Deudores/Acreedores Gestión de pagos y liquidez Gestión fiscal Viajes y gastos Beneficios Sus operaciones centrales quedan totalmente integradas. Casi todos los procesos empresariales soportados por la solución SAP Business ByDesign están conectados al área de Finanzas. Los datos fluyen automáticamente a las actividades financieras, como el procesamiento de acreedores y deudores, y a actividades de contabilidad como la contabilidad de existencias. Esta profunda integración permite funciones innovadoras para automatizar la distribución de los ingresos así como para prever y analizar la rentabilidad. Consigue un mejor control de los acreedores, los deudores, los pagos y la liquidez. Las funciones de gestión de liquidez de SAP Business ByDesign le permiten optimizar su capital circulante. Puede evaluar las posiciones de caja en tiempo real, identificar sucesos críticos y generar tareas nuevas para el personal de finanzas responsable de estos asuntos. Esto se traduce en ciclos de tesorería más cortos. El software también puede ayudarlo a optimizar sus procesos de pago al aprovechar los descuentos por pronto pago que pueden reducir el flujo de caja a corto plazo, pero que en última instancia le permiten ahorrar dinero y contribuyen directamente al resultado final. Puede colaborar más con sus socios comerciales a lo largo de la cadena de creación de valor. Con el software de flujo de medios financieros de SAP Business ByDesign, puede recortar costes y reaccionar más rápidamente a los cambios empresariales. Una completa funcionalidad integrada (como el soporte para recordatorios de pago, avisos de pago y transferencias o estados de cuenta bancaria electrónicos) le permite racionalizar y acelerar sus operaciones financieras. SAP Business ByDesign proporciona la funcionalidad de colaboración holística y flexible que usted necesita para conectarse y comunicarse de forma fluida con el ecosistema de su negocio, por ejemplo, con los bancos, centros de compensación, administraciones fiscales y proveedores lockbox. Nota: Si la Gestión de flujo de caja no está activada, los datos maestros de, por ejemplo, autoridades fiscales, bancos o centros de compensación también se pueden introducir en el centro de trabajo Datos de socio comercial. Las tareas adquieren un mayor grado de automatización y esto acelera el rendimiento de sus empleados. Gestión de flujo de caja P U B L I C 2013 SAP AG. Reservados todos los derechos 9

10 SAP Business ByDesign le permite automatizar las tareas rutinarias siempre que sea posible. Por ejemplo, el software soporta automáticamente los procesos de compensación, reclamación y pago. Cuando se produce alguna excepción, SAP Business ByDesign envía una alerta proactiva al empleado responsable y puede ofrecer sugerencias o funciones adicionales; por ejemplo, durante el proceso de compensación el software proporciona de forma proactiva coincidencias potenciales de posiciones pendientes y pagos recibidos SAP AG. Reservados todos los derechos P U B L I C Gestión de flujo de caja

11 2 Conceptos básicos 2.1 Salidas de pagos Salida de pagos Resumen El proceso de pago saliente cubre la baja de fondos disponibles de la empresa. Los pagos salientes disminuyen la disponibilidad de liquidez, como el saldo de caja o el saldo bancario. Un pago saliente no disminuye necesariamente los activos financieros (incluídos débitos y créditos a corto plazo). La compensación de un débito por un pago saliente reduce el saldo de la cuenta bancaria. A la vez también vence el débito, pero no se modifican los activos financieros. Ejemplos de pagos salientes: Pago de débitos comerciales Compra de productos físicos y servicios Pagos de tasas y contribuciones al seguro Reembolsos de gastos Pagos de impuestos Amortización de préstamos Retiradas privadas El sistema realiza una distinción entre pagos salientes automáticos y pagos salientes manuales. Los pagos salientes pueden encontrarse en el centro de trabajo Gestión de pagos, en Control de pagos. Las mismas modalidades de pago están disponibles para ambos tipos de pagos salientes: Cheques Transferencias bancarias Débitos directos Usted no ve el débito directo como una modalidad de pago en los pagos salientes, ya que no necesita iniciarlo usted mismo. Letra de cambio La modalidad de pago de letras de cambio no se libera para Alemania. Transacciones de gastos menores Las transacciones de gastos menores no están en el control de pagos, sino en la vista Gastos menores. Estas transacciones se utilizan únicamente con pagos manuales. Requisitos previos Configuración Ha seleccionado las siguientes opciones predefinidas en la configuración: Definición del alcance Conceptos básicos P U B L I C 2013 SAP AG. Reservados todos los derechos 11

12 En Preguntas Gestión de flujo de caja, ha establecido las parametrizaciones básicas para los procesos de pago. Ajuste preciso En el centro de trabajo Configuración empresarial, en la lista de tareas incluida en la fase Ajuste preciso, ha establecido las siguientes parametrizaciones relevantes para la gestión de flujo de caja: Determinación y priorización de cuentas bancarias y modalidad de pago para pagos automáticos: Puede definir qué cuenta desea utilizar para las distintas modalidades de pago. También puede asignar una prioridad a las cuentas bancarias y a las modalidades de pago que se utilizan para pagos automáticos. Puede establecer esta prioridad incluyendo o excluyendo importes de pago. Estados de cuenta bancaria electrónicos: El formato de importación utilizado para los estados de cuenta bancaria electrónicos corresponde al formato del archivo que envía el banco. El formato de importación contiene códigos de transacciones comerciales que determinan el tipo de transacción en cuestión. Los códigos de transacciones comerciales se deben asignar a los códigos internos del sistema de modo que los tipos de transacciones se puedan visualizar correctamente en el formulario de los correspondientes pagos entrantes y salientes. SWIFT MT940 es el formato de importación común en Alemania. Proveedores - Condiciones de pago. Proveedores - Condiciones de pago: Puede definir las condiciones de pago que existen en su empresa, es decir, los plazos de pago y los importes de descuento. También puede añadir condiciones adicionales. Según la estrategia que utilice, las facturas se incluyen automáticamente en la lista de propuestas de pago en una fecha anterior o una fecha posterior, junto con el importe completo o reducido de la factura. Gestión de tareas empresariales para procesamiento de pagos y compensaciones: Para pagos entrantes agrupados por modalidades de pago y para usuarios determinados, puede especificar el importe de pago a partir del cual se inicia el proceso de aprobación. Luego, se envía la solicitud de aprobación a la persona responsable de realizar las aprobaciones. Estrategias de pago Puede definir si siempre desea aplicar los descuentos por pronto pago disponibles o si, por lo general, desea utilizar el descuento máximo disponible. También puede definir el período de gracia a tener en cuenta durante la ejecución de pagos. Estrategias de compensación: Puede especificar un importe máximo, hasta el cual el sistema tolere diferencias entre el importe de la factura y el importe de pago real cobrado por el proveedor y compense automáticamente los débitos con los pagos salientes. Si se excede este importe de diferencia, el sistema emite un mensaje (si se realizó esta parametrización en la configuración). Además, puede definir cómo debe distribuirse un importe de pago cuando existen varias posiciones abiertas que deben compensarse (por fecha de vencimiento, por ejemplo). Si crea varias estrategias de compensación, debe definir cuál desea utilizar como estándar. También puede definir estrategias para empresas, clientes o proveedores específicos. Esta estrategia únicamente se utiliza para pagos salientes iniciados externamente (por débito directo del proveedor). Datos maestros Datos bancarios: Puede crear sus propios datos bancarios en el centro de trabajo Gestión de liquidez, en Mis bancos. Definición de datos de proveedores y modalidades de pago: Puede definir estos datos en el centro de trabajo Débitos, en Proveedores Proveedores. Elija Nuevo para crear un proveedor nuevo o seleccione uno de los proveedores existentes y elija Editar -> Datos financieros para modificar los datos de un proveedor existente. En los datos de pago, introduzca las empresas que utilizan este proveedor. Con el grupo de determinación de cuentas puede determinar la cuenta de débitos que se utiliza durante la contabilización. También puede determinar la modalidad de pago que desea utilizar para pagar las facturas de proveedor. Cuando asigne la SAP AG. Reservados todos los derechos P U B L I C Conceptos básicos

13 empresa a un proveedor, la cuenta de libro auxiliar se creará automáticamente y en segundo plano. Si no asigna una empresa, la cuenta de libro auxiliar se creará automáticamente con la primera factura o nota de crédito que introduzca para este proveedor. Flujo del proceso Pagos salientes automáticos Puede permitir que el sistema genere una lista de propuestas de pago que incluya las posiciones que se pagarán y se compensarán según la estrategia de pago configurada. Puede editar los pagos propuestos, como eliminar posiciones de ellos o modificar el importe de pago. Para realizar modificaciones, navegue hasta el centro de trabajo Débitos, vista Pagos automáticos. Seleccione un pago y haga clic en Editar. Una vez verificados los detalles, haga clic en Ejecutar pago. Si las parametrizaciones de configuración requieren aprobación, el sistema inicia el proceso de aprobación. Puede reinicializar las propuestas de pago ya liberadas y también los pagos generados, siempre que no hayan sido confirmados por el estado de cuenta bancaria. Las posiciones que elimine temporalmente de la propuesta de pago actual se tendrán en cuenta en la siguiente ejecución de pagos, a menos que, entretanto, estén bloqueadas para pago. Para crear el medio de pago, navegue hasta el centro de trabajo Gestión de pagos. Allí puede generar un archivo de pago o imprimir un cheque. También puede crear el medio de pago de forma manual e indicar esto en el sistema (Fijar como creado manualmente). Puede automatizar y programar la creación de medios de pago con la ejecución de medios de pago. El flujo del proceso descrito para un pago saliente se refiere a los pagos salientes automáticos iniciados internamente. Sin embargo, los pagos salientes también se pueden iniciar externamente, por ejemplo, si son desencadenados por parte de sus proveedores. El procedimiento de débito automático pertenece a este tipo de pago. Pagos salientes manuales Puede crear y editar pagos salientes manuales iniciados internamente. Puede hacer esto en los centros de trabajo Débitos o Gestión de pagos: El centro de trabajo Gestión de pagos le permite crear pagos salientes usando el control de pagos para débitos de proveedores y otros pagos que usted puede contabilizar directamente en una cuenta de mayor. El centro de trabajo Débitos le permite crear pagos salientes manuales usando el monitor de cuenta de proveedor para débitos de proveedores. 1. Navegue al centro de trabajo Débitos y seleccione Proveedores Cuentas de proveedores. Seleccione un proveedor y elija Visualizar. Aparece la pantalla Monitor de cuenta de proveedor. 2. Puede realizar un pago saliente manual seleccionando la factura requerida y seleccionando Pagar manualmente mediante y la modalidad de pago requerida (por ejemplo, cheque saliente, transferencia bancaria saliente). En la ventana de pagos visualizada, también puede añadir o eliminar facturas, notas de crédito o pagos a cuenta que ya se hayan realizado. Introduzca los datos requeridos. Se requieren distintos datos según la modalidad de pago (por ejemplo, transferencia bancaria o cheque). A continuación, se describen algunos campos relevantes: Moneda La moneda en la que debe realizarse el pago. Las contabilizaciones en todas las cuentas bancarias se realizan en moneda local. Puede gestionar las cuentas bancarias en moneda extranjera y realizar pagos en moneda extranjera. Las conversiones de moneda extranjera se realizan en el libro mayor y no pueden Conceptos básicos P U B L I C 2013 SAP AG. Reservados todos los derechos 13

14 verse en las cuentas bancarias individuales. Para obtener más información, consulte Guía rápida para conversión de moneda extranjera (efectivo) [página 268], Guía rápida para conversión de moneda extranjera (créditos) [página 161] y Guía rápida para conversión de moneda extranjera (débitos) [página 97]. Fecha valor de débito La fecha en la que se debita el pago. La fecha valor puede ser diferente a la fecha de contabilización del pago. Esta entrada es importante, ya que ésta es la fecha de contabilización del débito según el estado de cuenta bancaria, es decir, la contabilización en la cuenta bancaria de compensación se realiza en esta fecha. Si no introduce ninguna fecha aquí, el sistema propone la fecha de hoy. Si introduce estados de cuenta bancaria, debe modificar esta fecha a la fecha de contabilización adecuada. Fecha valor de crédito La fecha valor de crédito representa el pago entrante planificado en el destinatario y se transfiere al banco. El banco transfiere el pago al destinatario este día. Detalles bancarios y de la empresa (desde los cuales debe realizarse el pago) Puede modificar sus propios datos bancarios en el centro de trabajo Gestión de liquidez, en maestros Mis bancos. Datos Información de beneficiario y de banco de beneficiario Puede definir los datos financieros en los datos maestros del proveedor. De manera opcional, puede introducir la fecha de ejecución y la fecha de transacción para transferencias bancarias. La fecha de ejecución muestra al banco cuándo debe ejecutarse el pago saliente. La fecha de transacción representa la fecha, en la que el sistema crea la contabilización y envía el archivo al banco. 3. Libere el pago. Si las parametrizaciones de configuración requieren una aprobación, se inicia el proceso de aprobación. También puede seleccionar si desea imprimir el documento (por ejemplo, un cheque) o si ya existe el medio de pago y solamente desea representar la contabilización en el sistema. Consulte también Posiciones de débito pendientes [página 64] Determinación de modalidad de pago/reserva [página 14] Asignación y compensación de pagos [página 192] Estados de cuenta bancaria [página 281] Determinación de modalidad de pago/reserva Resumen La modalidad de pago especifica cómo se ejecutan los pagos; por ejemplo, mediante cheque o transferencia bancaria. Debe crear las parametrizaciones de modalidad de pago para los pagos iniciados dentro de la empresa y la información de cuenta de su empresa. Especifique la modalidad de pago en las siguientes ubicaciones: En los datos maestros del cliente o proveedor En las partidas abiertas También debe definir la información detallada (por ejemplo, el número de cuenta y el código de banco para una transferencia bancaria) SAP AG. Reservados todos los derechos P U B L I C Conceptos básicos

15 El sistema utiliza estos datos al crear la lista de propuestas de pago: Si no especificó la modalidad de pago en los datos maestros, puede introducirla en las partidas abiertas al procesar la lista de propuestas de pago. La modalidad de pago especificada en las partidas abiertas anula la modalidad de pago especificada en el registro maestro. En las partidas abiertas, también puede especificar una modalidad de pago que no esté incluida en el registro maestro. Si se especifican varias modalidades de pago en los datos maestros y ninguna en las partidas abiertas, el sistema verifica en la secuencia en la que se introdujeron las modalidades de pago si éstas fueron especificadas para la ejecución de pago que se puede realizar. El sistema intenta determinar la modalidad de pago óptima (la más favorable y más rápida). Para reembolsos en moneda extranjera, el sistema verifica si las modalidades de pago permiten reembolsos a proveedores, clientes o bancos de otros países. Para cobros en moneda extranjera, se debe permitir la modalidad de pago para pagos en moneda extranjera. Requisitos previos Parámetros de configuración Ajuste preciso Generalmente, un administrador selecciona las opciones de configuración. Si no dispone de la autorización necesaria, póngase en contacto con su administrador. Se activa la determinación del método de pago/reserva en su configuración de solución. Para encontrar esta actividad, vaya al centro de trabajo Configuración empresarial y seleccione la vista Proyectos de implementación. Seleccione su proyecto de implementación y haga clic en Abrir lista de actividades. Seleccione la fase Ajuste preciso y después seleccione las actividades siguientes de la lista. Modalidades de pago del país en Opciones globales para pagos: Definiciones que son necesarias y específicas de un país para una modalidad de pago. Esto es necesario para todas las modalidades de pago utilizadas por su empresa en un país. Por ejemplo, si tiene empresas en Alemania, Francia y los Estados Unidos, debe definir la Verificación de modalidad de pago para cada país por separado. Modalidades de pago de la empresa en Determinación y priorización de cuentas bancarias y modalidad de pago para pagos automáticos Priorizar cuentas bancarias y modalidad de pago en base al importe : Defina las modalidades de pago utilizadas para cada empresa con los importes máximos y mínimos. Datos maestros de proveedor Si acordó una modalidad de pago con un socio comercial, por ejemplo, puede especificarlo directamente en el registro maestro. En el registro maestro, también puede especificar varias modalidades de pago. El sistema selecciona una de estas modalidades durante la ejecución de pago. Realiza esto según la modalidad de pago especificada en el documento (por ejemplo, una factura o nota de crédito) o según una de las modalidades especificadas en la configuración durante la priorización del banco. Para especificar modalidades de pago en el registro maestro, seleccione Débitos Proveedores, seleccione un proveedor y haga clic en Editar. En Datos financieros, seleccione Datos de pago Debajo de Modalidades de pago, seleccione todas las modalidades de pago que definió en la configuración correspondiente a su empresa. Datos maestros de cliente Si desea ejecutar pagos iniciados internamente, defina la modalidad de pago en el registro maestro. Esto incluye, por ejemplo, un acuerdo con el cliente para debitar facturas de cliente directamente de la cuenta del cliente mediante Conceptos básicos P U B L I C 2013 SAP AG. Reservados todos los derechos 15

16 débito directo con mandato. Si define modalidades de pago en los datos maestros del cliente, estos pagos también se incluirán en la lista de propuestas de pago. Seleccione Débitos Clientes y haga clic en Ir. Seleccione el cliente y haga clic en Editar y seleccione Datos financieros Datos de pago. Debajo de Modalidades de pago, seleccione todas las modalidades de pago que definió en la configuración correspondiente a su empresa. Características Modalidades de pago en partidas abiertas Puede especificar la modalidad de pago para cada desembolso al introducir la factura. Luego, esta modalidad de pago aparece automáticamente en la lista de propuestas de pago. Sin embargo, si no se especifica ninguna modalidad de pago, la modalidad estándar de los datos maestros aparece en la lista de propuestas de pago. Puede modificar esta modalidad de pago al procesar la lista de propuestas de pago con otra modalidad de pago definida en el registro maestro. Para modificar la modalidad de pago en partidas abiertas, realice lo siguiente: 1. En el centro de trabajo Débitos, seleccione Pagos automáticos. En esta vista, se muestra la Lista de propuestas de pago, es decir, todas las partidas abiertas vencidas. 2. Seleccione el pago que desea modificar o para el cual desea introducir la modalidad de pago y seleccione Editar. Se muestra la pantalla Propuesta de pago:<número de propuesta de pago>. 3. Introduzca una modalidad de pago debajo de Modalidad de pago o modifique la modalidad de pago existente. Si introduce explícitamente la modalidad de pago en la partida que va a pagar, esta entrada tiene prioridad sobre las entradas del registro maestro. 4. Grabar las entradas. Reserva de pagos Para ejecutar el pago, debe haber una Asignación de liquidez en caso de que la empresa esté en una situación financiera precaria. Durante este proceso, el sistema verifica si hay suficiente liquidez para el desembolso en el banco y reserva el importe relevante para realizar el pago. Para pagos importantes, puede decidir que no haya asignación de liquidez. En este caso, el pago se realiza independientemente de la disponibilidad de fondos Salidas de pagos automáticas iniciadas internamente Resumen En su rol de contable de acreedores, requiere funciones para procesar transacciones de pago salientes nacionales e internacionales realizadas con proveedores y otros acreedores. Estas funciones están disponibles en el sistema, en los centros de trabajo Gestión de pagos y Débitos. Al crear un pago, se puede especificar la modalidad de pago y otros detalles, como por ejemplo, la cuenta bancaria propia desde la cual se realizará el pago, los datos bancarios del proveedor/cliente o la fecha del procesamiento bancario. También se puede utilizar el Control de pagos del centro de trabajo Gestión de pagos para controlar todas las transacciones de pago, independientemente del estado, el medio de pago o el beneficiario. Como contable de acreedores de su empresa, deberá iniciar la creación automática y la edición de los pagos salientes en el centro de trabajo Débitos. Aquí se crea una ejeución de pago, que se utiliza para generar una lista de propuestas de pago basada en la estrategia configurada y los criterios de selección seleccionados. Los criterios de selección posibles son: SAP AG. Reservados todos los derechos P U B L I C Conceptos básicos

17 Empresa Fecha de la próxima ejecución de pago; si es necesario, teniendo en cuenta las parametrizaciones de configuración para la estrategia de pago Especifique esta fecha si desea realizar la ejecución de pago una sola vez. Si programa la ejecución de pago para que se ejecute periódicamente, el sistema determina la fecha apropiada. Proveedores y otros acreedores Moneda Fecha de procesamiento bancario Especifique la fecha de pago solicitada (para transferencias y débitos directos bancarios únicamente). Según los días laborables, el banco puede realizar el pago más tarde. Si desea programar la ejecución periódicamente, deje este campo vacío. Fecha de contabilización La fecha de contabilización estándar es la fecha de ejecución. Si desea programar la ejecución periódicamente, deje este campo vacío. En su rol de contable de acreedores, puede editar las propuestas de pago y luego liberarlas para la creación de pagos. Tenga en cuenta que el sistema reemplaza todas las listas de propuestas de pago existentes cada vez que se genera una nueva lista manualmente para la misma selección de proveedores o para selecciones que se superponen. Puede realizar manualmente la ejecución de pago con la frecuencia que desee. El sistema soporta las siguientes formas de pago: Cheque saliente, con la opción de incluir avisos de pago Transferencia electrónica saliente Transferencia bancaria saliente, con la opción de incluir avisos de pago El procesamiento de letras de cambio por pagar no se libera para Alemania. Requisitos previos Ha establecido las siguientes parametrizaciones predefinidas en la configuración y los datos maestros: Configuración Alcance En Preguntas Gestión de flujo de caja, ha establecido las opciones básicas para los procesos de salidas de pago. Ajuste preciso Ha seleccionado las siguientes actividades en el centro de trabajo Configuración empresarial en actividades Ajuste preciso Gestión de flujo de caja : Lista de Gestión de tareas empresariales para Procesamiento de extractos bancarios (opcional) Gestión de tareas empresariales para Gestión de pagos (opcional) Gestión de tareas empresariales para Pago y Liquidez Autorizaciones de pago (opcional) Cheques salientes (obligatorio) Transferencias electrónicas salientes (obligatorio) Transferencias bancarias salientes (obligatorio) Conceptos básicos P U B L I C 2013 SAP AG. Reservados todos los derechos 17

18 Aviso de pago saliente (obligatorio) Grupos de bancos (obligatorio) Parametrizaciones globales para pago (opcional) Parametrizaciones básicas para Gestión de liquidez (obligatorio) Motivos de bloqueo de pago (opcional) Formatos de import para extractos bancarios (obligatorio) Liberar extractos bancarios (obligatorio) Perfiles de previsión de liquidez (opcional) Estrategia de compensación (obligatorio) Estrategia de pago (obligatorio) Datos maestros Ha definido un país en el cual su empresa está registrada. Ha configurado los detalles bancarios de sus cuentas bancarias para sus cuentas de proveedores y acreedores. Ha realizado un acuerdo de pago con sus proveedores y acreedores. Ha definido los formatos de pago admitidos para su banco. Ha asegurado que sus cuentas bancarias están activas y tienen asignados las modalidades de pago deseadas. Flujo del proceso La siguiente sección explica los pasos que se deben llevar a cabo para usar el proceso de pago automático y para procesar las posiciones abiertas relevantes. El flujo de procesos describe los pasos individuales que son específicos para un pago saliente automático por transferencia bancaria. El flujo de proceso es el mismo para los pagos salientes que usan otras modalidades de pago. Crear la factura 1. El departamento de compras de su empresa ha solicitado servicios o ha pedido mercancías a un proveedor, por ejemplo, con un pedido desde el centro de trabajo Solicitudes de compra y pedidos. 2. El proveedor desde el cual su empresa obtiene las mercancías pedidas o los servicios solicitados emite una factura de proveedor y la envía a su empresa. La factura de proveedor contiene una referencia a los documentos precedentes, por ejemplo, a un pedido subyacente y a una entrada de mercancías y un documento de servicio externo. Además, el sistema proporciona funciones para el pago de facturas de proveedor sin documentos precedentes. En este caso, puede introducir facturas o notas de crédito adicionales para cada cuenta de proveedor en el monitor de cuenta de proveedor. 3. En su función de responsable de acreedores, quiere compensar las posiciones pendientes de la factura de proveedor. Para obtener más información, consulte: Procesamiento de solicitud de pedido Procesamiento de pedidos Procesamiento de entradas de mercancías y servicios Tipos de facturación de proveedor Crear una factura o una nota de crédito con referencia a documentos precedentes Crear una factura o una nota de crédito sin un pedido SAP AG. Reservados todos los derechos P U B L I C Conceptos básicos

19 Desencadenar el proceso de pago automático 1. Vaya al centro de trabajo Débitos y seleccione Tareas periódicas Ejecuciones de pago. 2. Seleccione Nuevo y, a continuación, Ejecución de pago. Defina para qué proveedor(es) y según qué criterios desea programar una ejecución de pago para compensar las posiciones abiertas. Según estos criterios, crea una nueva ejecución de pago. Los criterios de selección posibles son: Fecha de contabilización Fecha de procesamiento bancario Incluir pagos a cuenta Empresa ID de proveedor de/a Puede definir un ámbito de valor y, en consecuencia, seleccionar varios proveedores para una ejecución de pago. Si no selecciona un proveedor, el sistema selecciona todos los proveedores introducidos en el sistema para la ejecución de pago. Moneda Fecha de próxima ejecución de pago 3. Active la ejecución de pago y seleccione Programar. 4. Aparece la pantalla Planificar tarea. Seleccione cuándo debe ejecutarse la ejecución de pago. Tiene las siguientes opciones: Iniciar automáticamente El sistema inicia la ejecución de pago directamente después de que haya guardado sus entradas. Ejecución simple El sistema inicia la ejecución en la fecha y a la hora que especificó. Ejecutar después de tarea El sistema inicia la ejecución de pago según otra ejecución de pago. Es decir, la ejecución de pago inicia directamente después de completar la ejecución de pago que seleccionó de una lista de selección. El sistema inicia la ejecución de pago y genera una lista de propuestas de pago utilizando los valores definidos en la configuración. Tenga en cuenta que el tiempo de ejecución de la ejecución de pago varía según el número de posiciones que se pagarán. 5. En el centro de trabajo Débitos, en la vista Pagos automáticos, visualice las propuestas de pago que se han creado con los proveedores que se pagarán y otros acreedores de su empresa, con quienes existan débitos. Si las propuestas de pago que se muestran no están actualizadas o no se pueden editar manualmente, el sistema las elimina. Por lo tanto, ya no puede ver estas propuestas en la vista Pagos automáticos. Para obtener más información, consulte: Posiciones de débito pendientes [página 64] Creación y liberación automáticas del medio de pago 1. Vaya al centro de trabajo Gestión de pagos y navegue hasta la vista Control de pagos para visualizar los pagos editados y sus estados. Conceptos básicos P U B L I C 2013 SAP AG. Reservados todos los derechos 19

20 2. En el centro de trabajo Gestión de pagos, vaya a la vista Tareas periódicas y seleccione Ejecuciones de medios de pago. 3. Defina para qué pagos y según qué criterios desea programar una ejecución de medios de pago. Los criterios de selección posibles son: Modalidad de pago Medios de pago Formato de pago Socio comercial (por ejemplo, proveedor o cliente) Puede definir una ámbito de valor y seleccionar varios socios comerciales o una fecha de procesamiento de pago para una ejecución de medio de pago. Si no selecciona un socio comercial o una fecha de procesamiento de pago, el sistema selecciona todos los socios comerciales introducidos en el sistema independientemente de las fechas de procesamiento de pago posibles para la ejecución de medios de pago. Empresa Moneda 4. Si es necesario, inicie manualmente la ejecución de medio de pago predefinida o programe la ejecución periódicamente. Para hacerlo, vaya a la pantalla Planificador de tareas y seleccione Activar y Programar. Puede activar una ejecución de medio de pago directamente en la pantalla Planificador de tareas o desde el resumen de la ejecución de medio de pago en la vista Tareas periódicas. Puede usar la ejecución de medio de pago para los métodos estándar de transferencia bancaria y pago de cheques. El sistema genera las siguientes tareas según el método de pago seleccionado: Si ha seleccionado el método de pago estándar transferencia bancaria, el sistema genera un archivo para una transferencia bancaria nacional de Alemania, por ejemplo, en el formato DTAUSDE0. Puede transferir este archivo al banco mediante un software bancario específico. Si seleccionó el método de pago estándar cheque, el sistema genera un archivo de impresión. Puede imprimir este archivo de impresión del cheque y enviarlo a los proveedores a fin de compensar sus débitos. También puede imprimir los cheques directamente en el centro de trabajo Gestión de pagos dentro de la vista Control de pagos. En la actualidad, el sistema sólo admite los archivos de impresión para cheques; no es posible procesar cheques bancarios. Para obtener más información, consulte Envío electrónico de avisos de pagos salientes [página 55]. 5. Descargue el archivo desde el sistema y grabe una copia local. Necesita la copia local para transferir el archivo saliente al banco. El archivo se transferirá mediante un software bancario específico que debe recibir de su banco. 6. Transmita el archivo saliente local por Internet a su banco mediante el software bancario requerido. Editar estado de cuenta bancaria 1. Dentro del centro de trabajo Gestión de liquidez, navegue hasta la vista Estados de cuenta bancaria. 2. Introduzca sus datos de estado de cuenta bancaria en el sistema SAP AG. Reservados todos los derechos P U B L I C Conceptos básicos

21 Para asegurar una actualización oportuna de sus saldos bancarios, recomendamos que grabe el estado de cuenta bancaria como un archivo local de estado de cuanta bancaria el día después de la transferencia en línea. Según los procesos estándar de su empresa, tiene las siguientes opciones para introducir datos del estado de cuenta bancaria en el sistema: Entrada electrónica de datos de estado de cuenta bancaria enviados en línea Una vez que haya cargado el archivo de estado de cuenta bancaria, el sistema transfiere los datos del archivo automáticamente. Entrada manual de datos de estado de cuenta bancaria en papel Introduzca las posiciones de estados de cuenta bancaria manualmente en el sistema desde la copia local; tenga en cuenta las referencias a los documentos precedentes (por ejemplo, facturas). 3. Si el estado de cuenta bancaria se liberó, el pago correspondiente se indica como confirmado. Para obtener más información, consulte Estados de cuenta bancaria [página 281] Pagos efectuados manuales iniciados externamente Resumen Como contable de acreedores, su tarea es procesar las transacciones de pago salientes nacionales e internacionales de su empresa realizadas con proveedores y otros acreedores. Esto también incluye pagos de compensación que sus proveedores ha recopilado de su empresa. Todas las funciones necesarias están disponibles en el sistema, en los centros de trabajo Débitos, Gestión de pagos y Gestión de liquidez. El sistema admite las siguientes modalidades de pago estándar: Débitos directos Cobros de tarjeta de crédito Efectos comerciales a pagar El procesamiento de letras de cambio por pagar no se libera para Alemania. Requisitos previos Parámetros de configuración Definición del alcance Generalmente, un administrador selecciona las opciones de configuración. Si no dispone de la autorización necesaria, póngase en contacto con su administrador. Los procesos de pagos salientes se activan en la configuración de la solución. Para hacerlo, vaya al centro de trabajo Configuración empresarial y seleccione la vista Proyectos de implementación. Seleccione su proyecto de implementación y haga clic en Editar alcance de proyecto. En la etapa Definición del alcance del proyecto, asegúrese de que Procesamiento de débitos y créditos esté seleccionado dentro de Gestión de flujo de caja. En la etapa Preguntas, desglose el elemento de definición de alcance Gestión de flujo de caja, seleccione Procesamiento de débitos y créditos y responda las preguntas. Conceptos básicos P U B L I C 2013 SAP AG. Reservados todos los derechos 21

22 Ajuste preciso Debe haber efectuado las siguientes actividades de ajuste preciso en el centro de trabajo Configuración empresarial: Seleccione la vista Proyectos de implementación, a continuación seleccione su proyecto de implementación y haga clic en Abrir lista de actividades. Seleccione la fase Ajuste preciso y a continuación selección Gestión de flujo de caja y efectúe las siguientes actividades de la lista de actividades: Gestión de tareas empresariales para Gestión de pagos y compensaciones (opcional) Gestión de tareas empresariales para procesamiento de estado de cuenta bancaria (opcional) Gestión de tareas empresariales para procesamiento de pagos (opcional) Grupos de bancos (obligatorio) Parametrizaciones globales para Gestión de liquidez (obligatorio) Formatos de importación para estados de cuenta bancaria (obligatorio) Liberar estados de cuenta bancaria (obligatorio) Estrategia de compensación (obligatorio) Datos maestros Ha definido un país en el cual su empresa está registrada. Ha establecido sus cuentas bancarias. Flujo del proceso La siguiente sección explica los pasos preventivos y de proceso que deben llevarse a cabo para compensar las posiciones abiertas de los pagos recibidos de proveedores. El flujo de procesos describe los pasos individuales que son específicos para la compensación de una salida de pago por débito directo. El flujo de proceso es el mismo para las salidas de pagos que usan otras modalidades de pago y otros procedimientos de pago. Creación de la factura y recolección del pago mediante débito directo 1. El departamento de compras de su empresa ha solicitado servicios o ha pedido mercancías a un proveedor, por ejemplo, con un pedido desde el centro de trabajo Solicitudes de compra y pedidos. 2. El proveedor de las mercancías pedidas o los servicios solicitados genera una factura y la envía a su empresa. La factura contiene una referencia a los documentos precedentes, por ejemplo, a un pedido subyacente y a una entrada de mercancías y un documento de servicio externo. Además, el sistema proporciona funciones para el pago de facturas sin documentos precedentes. 3. Para compensar las posiciones abiertas de la factura, el proveedor recolecta el importe pendiente de las mercancías pedidas o los servicios solicitados mediante débito directo al banco de su empresa. Gestión del pago mediante débito directo en el extracto bancario 1. En su función de contable de acreedores, puede recibir un extracto bancario del banco de su empresa. Una posición del extracto bancario hace referencia al pago efectuado a sus proveedores mediante débito directo. 2. Se recomienda que introduzca y gestione el pago mediante débito directo en la forma de una posición del extracto bancario de su sistema. 3. Navegue hasta el centro de trabajo Gestión de liquidez y seleccione la vista Estados de cuenta bancaria. Aquí puede ver todos los estados de cuenta bancaria de su empresa que se introdujeron manualmente o que el sistema generó automáticamente. 4. Para crear un estado de cuenta bancaria que represente el pago mediante débito directo como una posición, haga clic en Nuevo y seleccione Estado de cuenta bancaria SAP AG. Reservados todos los derechos P U B L I C Conceptos básicos

23 5. En la siguiente pantalla Extracto bancario: <Número de extracto bancario> de la etapa Introducir datos generales, introduzca los datos generales para el pago mediante débito directo. El sistema necesita estos datos para la posterior compensación de los pagos. No es necesario que realice todas las entradas manualmente para cada pago por separado. Según sus parametrizaciones, el sistema propone automáticamente los siguientes valores: ID de estado de cuenta Si no hay nada más planificado en la configuración, el sistema asigna IDs de estados de cuenta bancaria secuenciales. Saldo inicial El sistema deriva el saldo inicial de la cuenta bancaria de su empresa del saldo del estado de cuenta bancaria anterior. Debe introducir manualmente los siguientes valores de la posición del extracto bancario que hacen referencia al pago efectuado a sus proveedores mediante débito directo. Nombre del banco Saldo final Es necesario introducir el saldo final de la cuenta bancaria de su empresa para definir el importe que se pagó mediante débito directo. El sistema gestiona la diferencia entre el saldo inicial y el saldo final de la cuenta bancaria de su empresa como el pago. 6. Una vez que haya introducido los datos, diríjase a la selección de posiciones (etapa Seleccionar posiciones) con Siguiente. El sistema muestra un resumen de todas las transacciones iniciadas internamente que ya se introdujeron para el estado de cuenta bancaria seleccionado. El sistema no muestra aquí ninguna de las transacciones para los pagos salientes iniciados externamente. Debe introducirlas en su sistema primero como transacciones separadas. 7. Introduzca el pago mediante débito directo como una nueva transacción. Se recomienda que gestione este pago como una posición del estado de cuenta bancaria recientemente creado. Asegúrese de introducir todos los valores requeridos. Esto incluye los datos en las siguientes fichas: 8. Seleccione Siguiente para ir a la etapa Crear y editar posiciones, e introduzca los valores requeridos. Seleccione la acción Detalles de posición para introducir los siguientes datos adicionales: Datos de transacción Utilice los datos de la transacción especificada para gestionar el tipo de transacción, el importe de moneda original, el socio comercial (proveedor), el ID de documento, la fecha valor y el titular de cuenta, por ejemplo. Referencias Utilice las referencias introducidas para gestionar el ID de referencia de la factura interna, la fecha del documento o el importe que debe pagar, por ejemplo. Esto significa que define las facturas, que ya existen para el proveedor en el sistema, a las que hace referencia el pago mediante débito directo. Recomendamos que introduzca referencias a las facturas editadas que se pagaron mediante débito directo. El sistema transfiere automáticamente estas referencias para la posterior compensación de pagos. Puede introducir un descuento por pronto pago o deducciones por otros motivos dentro de la posterior compensación de pagos. Destino de utilización (opcional) Conceptos básicos P U B L I C 2013 SAP AG. Reservados todos los derechos 23