Solo para fines de capacitación

Transcripción

1 Formación y Desarrollo de Auditores Sistema de Gestión de la Calidad ISO 9001:2015 Sistema de Gestión Ambiental ISO 14001:2015 Igualdad Laboral y No Discriminación ALEJANDRO CALIXTO RODRÍGUEZ Entidad Latinoamericana de Consultoría Educativa, SC Lead Auditor IRCA - United Kingdom LAC/550121/p/2670 NMX-R-025-SCFI-2015 Directrices para auditar sistemas de gestión ISO 19011:2011 Universidad Autónoma de Chiapas Enlace SC 27, 28 y 29 de abril 2 y 23 de 2016

2 OBJETIVO DEL CURSO Los participantes aplicarán los elementos que conforman el protocolo internacional para las auditorías internas, de manera que puedan evaluar el Sistema de gestión (calidad, ambiental y género) de la Universidad Autónoma de Chiapas bajo un enfoque preventivo y de mejora continua, para:

3 Para: Coordinar una auditoría eficaz basada en las normas ISO Evaluar los hallazgos registrados por el equipo de auditores. Mantener una comunicación efectiva con el personal involucrado en la auditoría. Reportar los resultados a la Rectoría y autoridades de la institución.

4 Contenido 3 Términos y definiciones 4 Principios de la auditoría 5 Gestión de un programa de auditoría Aplicación del ciclo P-H-V-A a la gestión de un programa de auditoría 6 Actividades de auditoría Visión general de las actividades de auditoría La lista de comprobación Realización de actividades de auditoría Realización de la reunión inicial Comunicación durante la auditoría Funciones y responsabilidades de los guías y de los observadores Recopilación y verificación de la información Visión general de los procesos de recopilación de información Estrategias para obtener información Declaración de no conformidades y su clasificación Aprobación y distribución del informe de la auditoría 7 Competencia de los auditores Conocimientos y habilidades Cualidades del auditor Organismos de acreditación Organismos de certificación

5 TALLERES Casos de identificación de No conformidades EVALUACIÓN

6 Presentación de la norma ISO 19011:2011 Directrices para la Auditoría de los Sistemas de Gestión de la Calidad y Ambiental Prólogo Introducción Objeto y campo de aplicación Referencias normativas Términos y definiciones Principios de la Auditoría Gestión de un programa de auditoría Actividades de auditoría Competencia de los auditores

7 Capítulo 3 ISO Auditoría Términos y definiciones Evidencias de la auditoría Criterios de auditoría Auditor (auditor líder = auditor jefe) Equipo auditor Experto técnico Programa de auditoría Plan de auditoría

8 Principios de la auditoría Capítulo 4 ISO Conducta íntegra - el fundamento de la profesionalidad La confianza, la integridad, la confidencialidad y la discreción son esenciales en la auditoría Presentación imparcial - la obligación de informar con sinceridad y exactitud Cuidado profesional debido - la aplicación de diligencia y criterio en la auditoría Independencia - la base para la imparcialidad y la objetividad de las conclusiones de la auditoría Evidencia - la base racional para alcanzar conclusiones de la auditoría fidedignas y reproducibles en un proceso de auditoría sistemático

9 Gestión de un programa de auditoría Capítulo 5 ISO Los responsables de la gestión del programa de auditoría deben: establecer los objetivos y el alcance del programa de auditoría; establecer las responsabilidades, los recursos y los procedimientos; asegurarse de la implementación del programa de auditoría; controlar, revisar y mejorar el programa de auditoría; y asegurarse de que los registros del programa de auditoría se mantienen.

10 Ajustar / actuar Mejora del programa de auditoría Aplicación del ciclo P-H-V-A a la gestión de un programa de auditoría Autoridad para el programa de auditoría Definición del programa de auditoría - Objetivos / alcance - Responsabilidades - Recursos - Procedimientos Implementación del programa de auditoría - Evaluación de auditores - Asignación de los equipos auditores s - Dirección de actividades de auditoría - Registro Seguimiento y revisión del programa de auditoría - Identificación de oportunidades de mejora Competencia de los auditores Actividades de auditoría Planear Planear Hacer Hacer Hcer Verificar

11 Capítulo 6 ISO Actividades de auditoría Visión general de las actividades de auditoría Inicio de la auditoría (6.2) Designación de auditor líder Definición de los objetivos, alcance y criterios de auditoría Determinación de la viabilidad de la auditoría Establecimiento del equipo auditor Establecimiento de los contactos iniciales con el auditado Realización de la revisión de la documentación (6.3) Revisión de los documentos pertinentes del sistema de gestión incluyendo los registros, y determinación de su adecuación Preparación de las actividades de auditoría In situ (6.4) Preparación del plan de auditoría Asignación de trabajo al equipo auditor

12 Capítulo 6 ISO Actividades de auditoría Visión general de las actividades de auditoría Realización de las actividades de auditoría in situ (6.5) Realización de la reunión inicial Comunicación durante la auditoría Funciones y responsabilidades de guías y observadores Recopilación y verificación de la información Generación de hallazgos de auditoría Preparación de las conclusiones de la auditoría Realización de la reunión final Preparación, aprobación y distribución del informe de auditoría (6.6) Preparación del informe de auditoría Aprobación y distribución del informe de auditoría Terminación de la auditoría (6.7) Conservación de los documentos Finalización de la auditoría Realización del seguimiento de la auditoría (6.8)

13 REALIZACIÓN DE LAS ACTIVIDADES DE AUDITORÍA IN SITU Ejecute la auditoría tratando de respetar el horario programado

14 Asignación de los trabajos al equipo auditor Preparación de los documentos de trabajo Listas de comprobación. Formularios para recoger la información. El uso de listas de comprobación y formularios no debe restringir el alcance de las actividades de auditoría que pueden cambiarse como resultado de la información recopilada durante la auditoría

15 6.5 Realización de actividades de auditoría en el emplazamiento Realización de la reunión inicial Comunicación durante la auditoría Funciones y responsabilidades de guías y observadores Recopilación y verificación de la información Generación de hallazgos de auditoría Preparación de las conclusiones de la auditoría Realización de la reunión final

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17 Método para recopilar información a) Entrevistas b) Observación de actividades c) Revisión de documentos

18 ELEGIR LA MUESTRA REPRESENTATIVA DE LA AUDITORÍA Ejemplo: Auditoría para CFE: Generación Termoeléctrica Peninsular - Cancún - Cozumel - Fiat (Mérida) - Isla Mujeres - Mérida II - Playa del Carmen - Valladolid

19 ELEGIR LA MUESTRA REPRESENTATIVA DE LA AUDITORÍA Debe contemplar todas las áreas y actividades relacionadas con los objetivos y alcance de la auditoría Debe ser representativa para tener un panorama lo más real del Sistema de Gestión de la Calidad, Ambiental y Seguridad

20 Cuáles son las posibles actitudes de los auditados? Autoritarismo Antagonismo Hostilidad (agresividad) Tácticas dilatorias Tácticas de manipulación Tácticas distraccionistas Información copiosa Conflictos internos Decepción Stress Mutismo

21 Estrategias para obtener información necesaria durante la auditoría a) Haga preguntas abiertas utilizando el: 5w + 2 h Qué Porqué Cuándo Dónde Cómo Quién b) Evite preguntas que sean: Cerradas Repetitivas Hipotéticas

22 DECLARACIÓN DE HALLAZGOS Y SU CLASIFICACIÓN DEBILIDAD: Es el incumplimiento de forma aislada de alguna parte de un criterio de la norma RIESGO: Es la ausencia o la no aplicación parcial de un criterio de la norma en una o dos áreas de la institución NO CONFORMIDAD: Es la ausencia o la no aplicación de un criterio de la norma en toda la UNACH Ver página 15

23 DECLARACIÓN DE HALLAZGOS Y SU CLASIFICACIÓN DEBILIDAD: Ejemplos debilidades Retraso en actas de calificaciones Listas de proveedores no actualizadas Algunos documentos sin fechas Falta de programación de algunas actividades Falta de nombre y firma del ejecutor, de una actividad en registros Registros incompletos Programas de auditorías parcialmente cumplidos

24 RIESGO: Ejemplos de Riesgos DECLARACIÓN DE HALLAZGOS Y SU CLASIFICACIÓN Procedimientos incompletos Documentación incompleta de capacitación de personal Almacenamiento (respaldo) inadecuado de documentos y registros Falta de registros correspondientes a los cambios a los documentos Falta de seguimiento a las no conformidades detectadas Escasa identificación de productos no conformes.

25 DECLARACIÓN DE HALLAZGOS Y SU CLASIFICACIÓN NO CONFORMIDAD: Ejemplos de no conformidades Nula calidad del servicio La pérdida de estudiantes y/o usuarios La falta de compromiso y liderazgo de alguna autoridad de la institución El incumplimiento y documentación de algún procedimiento mandatario La falta de seguimiento y medición de los procesos Ausencia total de auditorías internas Ausencia total de revisiones al sistema de gestión por parte de la Rectoría de la UNACH o autoridades Equipo de inspección y prueba sin control y sin calibrar No capacitar al personal No evaluar a los proveedores Documentos sin control

26 Evidencia de la auditoría Generación de hallazgos de auditoría Criterios de auditoría Conformidad Hallazgos de auditoría No conformidad

27 Adecuada redacción Si el hombre supiera el valor que tiene la mujer, andaría a rastras en su búsqueda

28 Adecuada redacción Si el hombre supiera el valor que tiene, la mujer andaría a rastras en su búsqueda

29 6.7 Terminación de la auditoría Conservación de los documentos Los documentos que pertenecen a la auditoría deben conservarse o destruirse por común acuerdo entre las partes participantes Finalización de la auditoría La auditoría se completa cuando todas las actividades incluidas en el plan de auditoría se han finalizado y el informe de la auditoría ha sido aprobado y distribuido

30 Calidad Conocimientos y habilidades específicos de calidad Formación académica Capítulo 7 ISO Competencia de los auditores Experiencia laboral Competencia Conocimientos y habilidades genéricos Atributos personales Formación de auditor Medio Ambiente Conocimientos y habilidades ambientales específicos Experiencia de auditor

31 7.3 Atributos personales Un auditor debe ser: Íntegro De actitud abierta Diplomático Observador Perceptivo Versátil Tenaz Decidido Seguro

32 Cortés y amable El silencio TÉCNICAS DE ENTREVISTA Hablando en voz alta al revisar documentos Mantener contacto cara a cara Muestre interés Tome notas durante la conversación Acepte la información con una inclinación de cabeza ocasionalmente o con un sí Hable claro y cuidadosamente Conozca sus preguntas Exprese en forma diferente la pregunta si está mal entendida

33 Palabras que no debe usar Se recomienda que el auditor no personalice una conclusión, resultado o disposición mediante la utilización de palabras tales como: Yo creo... Yo siento... Yo vi... De acuerdo a mis conocimientos... Mi experiencia dice... Se recomienda que utilice palabras concisas, tales como: Con base a...existe una observación en el área X Es incorrecta la aplicación del requisito X... Verifique el incumplimiento en el procedimiento Y, con respecto a... De acuerdo con el requisito A de la Norma Z...

34 ORGANISMOS DE ACREDITACIÓN Uno solo por país Administra las Acreditaciones con base en las Guías ISO/CEI 40, la ISO/CEI 48 y la EN para dar funcionamiento a los Organismos de Certificación, con el respaldo del Gobierno de su País. AFNOR AENOR FONDONORMA NC INMETRO ICONTEC EMA Francia España Venezuela Cuba Brasil Colombia México

35 ORGANISMOS DE CERTIFICACIÓN Organismos de certificación reconocidos en más de 10 países:

36 Conclusiones La cultura de calidad implica un compromiso con el bienestar de la comunidad, la conservación de sus valores culturales y el uso racional de los recursos naturales Debemos reforzar la participación activa de expertos nacionales en los foros en donde se discuten, modifican y aprueban o cancelan las normas internacionales; de otra forma, siempre con retraso en el tiempo y en su entendimiento, tendremos que aceptarlas como hechos consumados, el precio a pagar, con frecuencia, es elevado Existe un acervo de más de 25,000 normas internacionales, pobremente utilizado por empresas, organizaciones e instituciones de nivel insuficiente de desarrollo, a las que, paradójicamente, más beneficiarían No tiene caso implementar normas si no hay un ambiente de entendimiento sobre lo que significa la calidad y la importancia de normar el proceso, sin ese entendimiento en el personal, la norma funcionará en la práctica simplemente como letra muerta La globalización comercial de productos y servicios es irreversible, por eso es necesario adoptar nuevos enfoques de mejora continua, satisfacción del cliente, comunicación y visión común de los procesos. Referencias bibliográficas Norma ISO 9001 IWA -2 Norma ISO Manual de calidad UNACH Comité Europeo para la Estandarización EN Criterio general para OC CEN Bruselas IRCA/1/2 Registro Internacional de Auditores Certificados Londres ISO 9001 INLAC. Dr. Negel Croft, INLAC Latinoamérica, México

37 Muchas gracias por su atención ALEJANDRO CALIXTO RODRÍGUEZ Entidad Latinoamericana de Consultoría Educativa, SC Lead Auditor IRCA - United Kingdom LAC/550121/p/2670 Teléfono 01 (55) Torre WTC Ciudad de México Montecito No. 38 esq. Insurgente, Piso 25 Oficinas 14 y 15, Col. Nápoles CP contacto@