Auditoría del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo

Transcripción

1 Auditoría del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo

2 Modelo Empresa PERSONAS NORMATIVA RECURSOS GESTION PROCE DIMIENTOS AMBIENTE

3 DERROCHES DAÑOS Efecto de los Accidentes PERSONAS PROPIEDAD LESION ENFERMEDAD DETERIORO DE EQUIPOS, PARTES DE EQUIPOS, HERRAMIENTAS, E INSTALACIONES PROCESOS ENERGIA TIEMPO MATERIAL SERVICIOS

4 Sistema de Gestión de SST UN CONJUNTO ESTRUCTURADO DE CONTROLES QUE ASEGURAN EL LOGRO DE OBJETIVOS EN SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL. LOS OBJETIVOS SE DEBEN ENMARCAR DENTRO DE DOS PRINCIPIOS BÁSICOS.

5 Bases del Sistema de Gestión de SST PELIGRO FUENTE

6 Bases del Sistema de Gestión de SST RIESGOS CONSECUENCIA

7 Bases del Sistema de Gestión de SST IDENTIFICACIÓN PELIGRO EVALUACIÓN RIESGO CONTROL

8 Estructura del Sistema de Gestión de SST Mejoramiento Continuo Revisión por la dirección Verificación y acción correctiva A P V H Política de SST Planificación Implementacion y Operación

9 Qué es Auditoría? SEGÚN ISO PROCESO SISTEMÁTICO, INDEPENDIENTE Y DOCUMENTADO, PARA OBTENER EVIDENCIA Y EVALUARLA OBJETIVAMENTE, CON EL FIN DE DETERMINAR EN QUÉ GRADO SE CUMPLEN LOS CRITERIOS DE AUDITORÍA

10 Qué es Auditoría? PROCESO SISTEMÁTICO NO ALEATORIO. ACTIVIDAD PLANIFICADA Y PROGRAMADA REVISAR EL SISTEMA DE GESTIÓN Y SUS PROCESOS VERIFICAR CONFORMIDAD CON DIFERENTES CRITERIOS. INDEPENDIENTE AUDITORES INDEPENDIENTES DEL AREA AUDITADA DOCUMENTADO EL PROCESO SE PUBLICA COMO DOCUMENTO ESCRITO

11 Qué es Auditoría? EVALUAR OBJETIVAMENTE COMPARAR LA EVIDENCIA CON LOS CRITERIOS DE AUDITORÍA, USANDO HECHOS ANTES QUE PERCEPCIONES SUBJETIVAS EVIDENCIA DE AUDITORÍA REGISTROS, DECLARACIONES DE HECHOS O CUALQUIER OTRA INFORMACIÓN VERIFICABLES CRITERIOS DE AUDITORIA LEGISLACIÓN PROCEDIMIENTOS ESCRITOS NORMAS

12 Qué es Auditoría? Una Inspección? La Auditoría es: Sí No Porqué? La Auditoría analiza el funcionamiento del sistema, sus puntos fuertes y débiles. El análisis de un sistema nunca puede ser analizado en forma puntual

13 Clases de Auditoría PRIMERA PARTE SEGUNDA PARTE TERCERA PARTE AUDITORÍA INTERNA COMPRADOR AUDITORÍA EXTERNA ORGANIZACIÓN AUDITORÍA EXTERNA OBJETIVOS: Determinar si el SG SST: Es conforme con los requisitos planificados Se ha implementado y se mantiene de manera eficaz Efectivo para lo que fue creado Para: Evaluar la eficacia del sistema de SST Identificar las oportunidades de mejoramiento OBJETIVOS: Evaluar la adecuación para cumplir eficazmente los requisitos del SG SST del proveedor. Verificar la aplicación de disposiciones contractuales Para: Evaluar y seleccionar proveedores Mantener relaciones ganar - ganar OBJETIVOS: Evaluar la capacidad para cumplir los requisitos mínimos de SG SST Disminuir la necesidad de efectuar auditoría por los clientes. Para: CERTIFICACIÓN O RECONOCIMIENTO POR UN TERCERO

14 Principios de la Auditoría La independencia es la base para la imparcialidad de la auditoría y la objetividad de las conclusiones de la auditoría. La auditoría analiza el funcionamiento del sistema, se busca la eficacia del sistema a lo largo de un período de tiempo. La auditoría busca, a través del análisis del pasado, soluciones para el futuro. Se analizan los fallos del sistema. El método racional para alcanzar conclusiones fiables y reproducibles es el enfoque basado en la evidencia. La evidencia de la auditoría es verificable.

15 Principios de la Auditoría AUDITORES Conducta Ética Cuidado profesional Presentación Justa

16 Ejes de la Auditoría OBJETIVO CUMPLIR CON POLITICA DE S & ST LO QUE SE QUIERE LOGRAR DOCUMENTOS ESPECIFICACIONES REQUISITOS DEL CLIENTE REGLAMENTOS PROCEDIMIENTOS PROGRAMA DE S & SO LO QUE SE DEBE HACER REALIDAD PROCESOS LO QUE SE HACE CONVENIENCIA

17 Auditoría del Sistema de SST CRITERIO DE AUDITORIA Criterio de Auditoría: Conjunto de políticas, procedimientos o requerimientos usados como referencia Norma OHSAS 18001: 2007 Documentación del Sistema Requisitos Legales y de Clientes

18 Auditoría del Sistema de SST PROTAGONISTAS DE LA AUDITORIA AUDITOR AUDITADO CLIENTE

19 Etapas de la Auditoría Inicio ETAPAS Designar auditor Líder. Definición Objetivos, alcance y criterios. Determinación viabilidad. Conformación equipo auditor. Contacto inicial con auditado Revisar Documentos Viabilidad Preparar auditoría de campo Plan de Auditoría Lista de Verificación Otros documentos de trabajo. Asignar trabajo al equipo auditor.

20 Etapas de la Auditoría Reunión de apertura Comunicación. Auditoría de Campo Funciones guías y observadores. Recolección y verificación de la información Generación de hallazgos Preparación de conclusiones. Realización de la reunión de cierre

21 Etapas de la Auditoría Inicio Definición Objetivos, alcance y criterios. Los objetivos de la auditoría deberían estar establecidos por el cliente, definir qué es lo que se va a lograr con la auditoría y podría incluir: a. Determinación del grado de conformidad del sistema de gestión del auditado o parte de él, con los criterios de la auditoría. b. La evaluación de la capacidad del sistema de gestión para asegurar el cumplimiento de los requisitos legales, reglamentarios y contractuales c. La evaluación de la eficacia del sistema de gestión en logar los objetivos. d. La identificación de áreas de mejora potencial del sistema de gestión.

22 Etapas de la Auditoría Inicio Definición Objetivos, alcance y criterios. Ejemplo de alcances de auditoría 1. Determinados requisitos del sistema OHSAS La totalidad del sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo 3. Un centro de trabajo fijo 4. Un proceso 5. Una central / obra 6. Una línea de fabricación

23 Etapas de la Auditoría Revisar Documentos Antes de iniciar la auditoría in situ, se revisa la documentación del auditado, para determinar la conformidad del sistema. La revisión debe tener en cuenta: - Tamaño, naturaleza y la complejidad de la organización, - Los requisitos legales específicos del sector, - Los objetivos y alcance de la auditoría. Si la documentación es inadecuada se informa al auditado y se decide si se continúa o suspende la auditoría hasta que se resuelvan los problemas de la documentación.

24 Etapas de la Auditoría INFORME Preparación. Aprobación y Distribución. Termino de auditoría Retención de documentos. Finalización

25 Etapas de la Auditoría Actividades complementarias FIN

26 PLAN DE AUDITORIA INTERNA FECHA: PLAN No.: Pág. de Objetivo Alcance Criterios AGENDA DIA 1 HORA ACTIVIDAD AUDITADO LUGAR REQUISITO LIDER EQUIPO RECURSOS PREPARÓ - AUDITOR LIDER - APROBÓ - AUDITADO -

27 Identificar LA LISTA DE VERIFICACIÓN Herramienta PROCESOS REQUISITOS APLICABLES DOCUMENTOS INTERRELACIONES RECURSOS Verificar IMPLEMENTACIÓN EFICACIA SG SST MEJORA SG SST

28 LA LISTA DE VERIFICACIÓN UTILIDAD: Ayuda a la gestión del tiempo, indica lo que ha de cubrirse en cada proceso. Facilita el abarcar cada actividad, obteniendo respuestas para los requerimientos. Permite recopilar las evidencias de la auditoría en orden lógico. Permite visualizar la estructura de la evaluación a efectuar.

29 LA LISTA DE VERIFICACIÓN PREGUNTAS PARA ABRIR Y CERRAR TIPO DE PREGUNTAS TIPO DE RESPUESTAS EFECTO QUÉ, PORQUÉ, DÓNDE ABIERTAS (larga) ABREN LA CONVERSACIÓN QUIÉN, CUANDO CORTA CIERRAN EL INTERCAMBIO DE ACUERDO A LOS RIESGOS PRIORIZADOS CUALES SON LOS CONTROLES? ABIERTAS, DAN LUGAR PARA EXPRESARSE GUIAN AL AUDITADO SIN CONTROLARLO

30 Reunión de Apertura OBJETIVO Establecer ambiente de confianza y consolidarlo cuando no exista. Aclarar desde el comienzo, si es necesario los conceptos básicos de la auditoria. Confirmar la logística. CONTENIDO PRESENTACIÓN DE LOS EQUIPOS AUDITOR Y AUDITADO OBJETO Y ALCANCE DE LA AUDITORÍA RECOFIRMAR EL PLAN QUE SE VA A INICIAR RECORDAR FECHA DE REUNIÓN DE CIERRE VALIDAR LOS MEDIOS LOGÍSTICOS METODOLOGÍA DE LA AUDITORÍA CONFIDENCIALIDAD Y COMUNICACIÓN SEGURIDAD Y EMERGENCIA FUNCIONES PARTICIPANTES

31 Recolección de la Información Entrevista, Observación, etc. Recolección mediante muestreo INFORMACIÓN EVIDENCIA Verificación Evaluación vs.. Criterios HALLAZGOS Revisión Conclusiones de Auditoría

32 Recolección de la Información LA ENTREVISTA ESCUCHAR OBSERVAR PREGUNTAR ANALIZAR REGISTRAR EVALUAR

33 Recolección de la Información OPERACIÓN ALARMAS EXTINTORES ORDEN LIMPIEZA USO DE EPP PELIGROS RIESGOS ALMACENAMIENTO CONTROL

34 Recolección de la Información EJEMPLOS DE EVIDENCIAS CONDICIONES DE OPERACIÓN EQUIPO EN FUNCIONAMIENTO REGISTROS ESTADÍSTICAS ACTOS SUBESTÁNDARES

35 Recolección de la Información

36 Recolección de la Información

37 Recolección de la Información

38 RECOLECCIÓN DE LA INFORMACIÓN FUENTES DE INFORMACIÓN Personas Responsabilidad Entrenamiento Competencia Autoridad Interrelaciones Criterios Manual de SST Procedimientos Instrucciones Registros Reglamentos Procesos Operaciones Almacenes Mantenimiento

39 Generación de Hallazgos EVIDENCIA Vs. CRITERIOS CONFORMIDAD NO CONFORMIDAD MEJORA

40 Generación de Hallazgos Observación exacta de los hechos redactada contra un requisito Dirigida al qué, cuándo, dónde, CUÁNTOS Ayuda a lograr la implementación eficaz de la acción preventiva. Genera acciones aumentan el desempeño del S & ST, propendiendo por el cuidado de la salud de los trabajadores

41 Reunión de Cierre Presentación de los resultados de la auditoría: Procesos auditados, interacciones, niveles de organización Hallazgos y conclusiones de la auditoría Solución y acción correctiva Fechas tentativas para las acciones correctivas Eventualmente acuerdos sobre la precisión de las No Conformidades

42 CONTENIDO INFORME OBJETIVO, ALCANCE Y CRITERIOS FECHAS Y LUGARES DE REALIZACIÓN DE LAS ACTIVIDADES DE LA AUDITORÍA PROCESOS AUDITADOS RESPONSABLES DE LAS ACTIVIDADES

43 INFORME CONTENIDO PERSONAL ENTREVISTADO AUDITOR LIDER, EQUIPO AUDITOR ASPECTOS FAVORABLES ASPECTOS DEBILES SOLICITUD DE ACCIONES CORRECTIVAS CONCLUSIONES DE LA AUDITORIA

44 Competencia de los Auditores EDUCACIÓN FORMACIÓN HABILIDADES EXPERIENCIA

45 Competencia de los Auditores ATRIBUTOS PERSONALES Mente abierta Ético, Justo Veraz, Honesto, Discreto Observador Versátil Persiste Decidido Seguro Perceptivo Diplomático

46 Competencia de los Auditores DESARROLLO DE HABILIDADES DEL AUDITOR MANEJO DE DIFICULTADES LÓGICAS Y SISTEMÁTICAMENTE CAPACIDAD PARA COMPRENDER RÁPIDA Y EFICIENTEMENTE ESTAR EN CONDICIONES DE VER Y ACEPTAR OTROS PUNTOS DE VISTA CAPACIDAD PARA ELABORAR INFORMES CONCRETOS CAPACIDAD PARA ADAPTAR EL PLAN A CIRCUNSTANCIAS CAMBIANTES MANTENER EL CONTROL DE TIEMPO EN TODAS LAS FASES DE LA AUDITORÍA

47 TALLER 1 Corrección 2 No conformidad 3 Requisito 4 Alcance de la auditoría 5 Competencia 6 Acción Correctiva Proceso sistemático, independiente y documento para obtener evidencia de la auditoría y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensión en que se cumplen los criterios de auditoría. Persona que proporciona conocimiento específico o experiencia al equipo de auditor Conjunto de una o más auditorías planificadas para un período de tiempo determinado y dirigidas hacia un propósito específico. Persona con la experiencia para llevar a cabo una auditoría. Descripción de la agenda de las actividades para una auditoría. Organización que es auditada. 7 Auditoría 8 Criterios de auditoría 9 Programa de auditorías 10 Acción preventiva Organización o persona que solicita una auditoría. Incumplimiento de un requisito. Necesidad o expectativa establecida generalmente implicita u obligatoria Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad potencial u otra situación potencialmente indeseable.

48 TALLER 11 Evidencia de auditoría 12 Plan de la Auditoría Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos utilizados como referencia. Habilidad demostrada de aplicar conocimientos y habilidades 13 Cliente de auditoría 14 Hallazgo de Auditoría 15 Auditado 16 Equipo Auditor 17 Auditor 18 Proceso 19 Experto Técnico Acción tomada para eliminar una no conformidad no detectada Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactuan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad detectada u otra situación indeseable Registro de declaraciones de hecho u otorga información que sea pertinente para los criterios de auditoría y son verificables Resultados de la evaluación de la evidencia de la auditoría reunida, contra los criterios de auditoría Uno o más auditores que llevan a cabo una auditoría Resultado de la auditoría que proporciona el equipo auditor tras considerar los objetivos y todo los hallazgos de la aditoría 20 Conclusiones de la auditoría Magnitud y límites de una auditoría

49