Universidad de Carabobo Facultad Experimental de Ciencia y Tecnología Departamento de Computación

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1 Universidad de Carabobo Facultad Experimental de Ciencia y Tecnología Departamento de Computación Informe Final de Pasantías Desarrollo de una Herramienta de Comunicación y Gestión Colaborativa para General Motors Venezolana C.A. utilizando Microsoft SharePoint. Informe de Pasantías presentado ante la Universidad de Carabobo como requisito parcial para optar al Título de Licenciado en Computación Tutor Académico: Dinarle Ortega Elaborado por: Pedro L. Romero R Tutor Empresarial: Gustavo Barradas Agosto 2013

2 Universidad de Carabobo Facultad Experimental de Ciencia y Tecnología Departamento de Computación Desarrollo de una Herramienta de Comunicación y Gestión Colaborativa para General Motors Venezolana C.A. utilizando Microsoft SharePoint. Tutor Académico: Dinarle Ortega Elaborado por: Pedro L. Romero R Tutor Empresarial: Gustavo Barradas Resumen El presente informe tiene como objetivo dar a conocer las actividades realizadas durante el periodo de pasantías, las cuales se realizaron en la empresa General Motors Venezolana C.A. en un tiempo de doce (12) semanas. En este periodo se desarrollaron actividades tales como: creación de sitios web usando Microsoft SharePoint Server 2010, creación de flujos de trabajo usando Microsoft SharePoint Designer 2010, conexión con Bases de Datos ya existentes, migración de procesos y herramientas de Lotus Notes a Microsoft Outlook y a Microsoft SharePoint Server El desarrollo de estas actividades fortalece los conocimientos adquiridos en las aulas de clase y dan paso al campo laboral.

3 DESCRIPCION DE LA EMPRESA Razón social General Motors Venezolana C.A. Planta Valencia, Zona Industrial Sur II, Av. General Motors, Valencia, Edo. Carabobo. Apartado Postal Valencia Teléfono: (58-241) RIF: J Misión Ensamblar y vender los mejores vehículos del mundo, en un ambiente de trabajo innovador, seguro y retador con talento humano íntegro, motivado, responsable y en conexión con su entorno. Sustentado por procesos y tecnologías que impulsen la mejora continua y el entusiasmo de nuestros clientes, proveedores, concesionarios y accionistas. Visión Nuestra visión es diseñar, construir y vender los mejores vehículos del mundo. Nuestros vehículos gozan del respaldo de: Los más altos niveles de calidad y atención al cliente de toda la industria. Marcas reconocidas. Un compromiso con un crecimiento rentable en todo el mundo. Un balance financiero sólido. Valores Nuestros valores son compartidos con pasión por todos los miembros del equipo de General Motors, incluidos nuestros concesionarios, socios y proveedores. Nuestros clientes son nuestra guía. Siempre pensamos en nuestros clientes para tomar decisiones. Escuchamos atentamente cuáles son sus necesidades para otorgarles: o Altos niveles de habilidad y experiencia. o Transparencia total. o Ventajas sin igual. o Apreciación sincera por sus proyectos. Las relaciones interpersonales son primordiales. Trabajamos con cada miembro de nuestro equipo en todo GM, nos preocupamos por ellos y

4 generamos un ambiente de respeto, transparencia y aprecio de sus fortalezas. Solucionamos los problemas en conjunto y brindamos apoyo cuando surgen las dificultades. Incentivamos la generación puntos de vista diversos, el trabajo en equipo y las alianzas que desarrollen nuevas ideas para nuestros clientes. La excelencia individual es fundamental. Cada uno de nosotros busca dar lo mejor de sí para que trabajemos alineados con nuestros clientes y compañeros de equipo, con integridad y responsabilidad. Cada uno de nosotros anhela practicar la creatividad, ingenio e innovación y tiene la tenacidad para triunfar. Organigrama de la Empresa Estructura Organizacional GM Venezolana Comité Ejecutivo Presidente GM Venezuela Asistente a la Presidencia Gte. de Sistemas e Información Gte. Planificacion de Producto Director de Manufactura Director de Finanzas Director de Suministros Gerente Asuntos Legales Gte. Relaciones Gubernamentales Director Comercial Director RRHH Gte de Ingenieria de Producto Gerente Chevy Plan Revisado Julio 2013

5 Organigrama del Departamento Estructura Organizacional GM Venezolana Gerencia: IT Gte. de Sistemas e Información Supervisor de Oper. Sistemas IT Asistente a la Gerencia y Planificador estratégico IT Analista Junior de Negocios Coord Tecnología e Información Coord Tecnología e Información Analista de Negocios II Lider Andino de Soporte GPSC Especialista de Sistemas IT Analista Senior de Analista Junior Oper. Sist. IT Asistente de Analista Junior de Asistente Oper. Sist. IT Analista Senior de Asistente de Asistente de Asistente de Asistente de Analista Senior de Revisado Julio 2013

6 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA Culminación y no renovación de la licencia de IBM Lotus Notes, que prestaba servicio de correo y la posibilidad de crear mediante programación otras herramientas multipropósito, como directorio telefónico, sistema de envió de boletines de información, entre otras funciones que tiene pero no se desarrollaron durante el periodo de pasantías. Esto ocasionó que se empezara a crear soluciones, usando Microsoft SharePoint, que fuesen equivalentes a las que se tenían con el sistema anterior.

7 OBJETIVO GENERAL Desarrollo de un sistema colaborativo para General Motors Venezolana C.A. utilizando Microsoft SharePoint. OBJETIVOS ESPECIFICOS Creación de un sitio de trabajo para el departamento de comunicaciones para el envió de boletines de información a los trabajadores de la organización. Creación de un sitio de trabajo para el departamento de TI usado para la comunicación interna del departamento. Creación de un Directorio Telefónico.

8 JUSTIFICACIÓN Y BENEFICIOS La razón por la que se eligió Microsoft SharePoint 2010 para el desarrollo del proyecto es porque SharePoint es una plataforma de colaboración empresarial que permite incrementar la productividad y administrar los contenidos de forma sencilla porque al usuario le parece estar interactuando con Office (Word, Excel, PowerPoint), que para la mayoría es un ambiente familiar. Permite que los usuarios accedan al entorno con independencia de dónde se encuentren y del dispositivo que usen (PC, Tablet, Smartphone). Además de que General Motors a nivel global lo ha venido usando en distintas áreas y se integra perfectamente a los software con los que ya contaba la empresa como lo son Microsoft Windows y Microsoft Office por lo que no se necesitaba de una gran inversión.

9 MARCO TEÓRICO Sistemas Colaborativos Miguel Gea define a los sistemas colaborativos como, aplicaciones que soportan grupos de usuarios que realizan tareas de manera cooperativa y que poseen interfaces hacia un ambiente compartido. IBM Lotus Notes Lotus Notes es un programa potente y polifacético para Microsoft Windows, Macintosh y Linux que le permite acceder instantáneamente a toda la información que usted considera importante. Con Lotus Notes podrá enviar y recibir correo de Internet, planificar citas, navegar por Internet y utilizar aplicaciones diseñadas para su uso con Notes. Microsoft SharePoint Las organizaciones usan SharePoint para crear sitios web. SharePoint se puede usar como un lugar seguro donde almacenar, organizar, compartir y acceder a información desde prácticamente cualquier dispositivo. Lo que necesita es un explorador web. DESARROLLO DE OBJETIVOS Para la creación de los sitios web se iba a utilizar Microsoft SharePoint Server 2010, herramienta utilizada por General Motors a nivel mundial. Microsoft SharePoint es una plataforma de colaboración empresarial, formada por productos y elementos de software que incluye, entre una selección cada vez mayor de componentes, funciones de colaboración, basado en el Explorador web, módulos de administración de proceso, módulos de búsqueda y una plataforma de administración de documento. SharePoint puede utilizarse para sitios de web host que acceda a espacios de trabajo compartidos, almacenes de información y documentos, así como para alojar aplicaciones definidas como los wikis y blogs. Todos los usuarios pueden manipular los controles propietarios llamados "web parts" o interactuar con piezas de contenido, como listas y bibliotecas de documentos.

10 Para aprender el uso de esta herramienta se tomó una serie de cursos que la empresa tiene a disposición de sus trabajadores en la intranet, conocida como GM Learning, donde no solo hay cursos de SharePoint sino también de numerosas herramientas y procesos que maneja la organización. Se le dio a cada sitio una configuración personalizada, usando Microsoft Sharepoint Designer 2010, un editor HTML y una herramienta para el diseño web freeware, para la creación y modificación de sitios de Microsoft SharePoint. Es parte de la familia de productos Microsoft SharePoint, con él se logró cambiar las vistas de las listas y crear flujos de trabajo que envían notificaciones a determinados usuarios al momento de ocurrir un evento (creación, modificación o eliminación de un ítem o documento de una lista o biblioteca). Para la visualización de los sitios creados era necesario contar con un navegador de internet, que en la mayoría de los casos (más del 90%) era Internet Explorer, otros exploradores utilizados fueron Safari, Mozilla Firefox, Google Chrome. La metodología utilizada para el desarrollo de estos sitios, fue Agile Unified Process (AUP), un enfoque al desarrollo de software basado en el Rational Unified Process (RUP) de IBM. El ciclo de vida de Agile UP es serial en lo grande e iterativo en lo pequeño, liberando entregables incrementales en el tiempo. Cuenta con 7 disciplinas y 4 fases. Las disciplinas son: Modelado. El objetivo de esta disciplina es entender el negocio de la organización, el problema de dominio que se abordan en el proyecto, y determinar una solución viable para resolver el problema de dominio. Implementación. El objetivo de esta disciplina es transformar su modelo (s) en código ejecutable y llevar a cabo un nivel básico de las pruebas. Pruebas. El objetivo de esta disciplina es ejecutar una objetiva evaluación para asegurar la calidad. Esto incluye la detección de defectos, validaciones de que el sistema funciona como fue diseñado, y verificar que se cumplan los requerimientos. Despliegue. El objetivo de esta disciplina es planificar la entrega del proyecto de desarrollo y ejecutar el plan, para dejar disponible el sistema al usuario final. Administración de la configuración. La meta de esta disciplina es manejar el acceso a sus productos de trabajo de proyecto. Esta no sólo incluye el rastreo de versiones del trabajo del producto en el tiempo, sino que también el control y administración de los cambio estos productos.

11 Administración del proyecto. El objetivo de esta disciplina es dirigir las actividades a lo largo del proyecto. Esto incluye la administración del riesgo, administración del personal (asignación de tareas, rastreo del progreso, etc.), y coordinación con personas y sistemas fuera del alcance del proyecto para asegurar su liberación a tiempo y dentro del presupuesto. Ambiente. El objetivo de esta disciplina es soportar el resto del esfuerzo asegurando que el proceso apropiado, las guías (normas y directrices), y herramientas (hardware y software) estén disponibles para cuando el equipo las necesite. Las fases son: Iniciación. El objetivo principal de la fase de iniciación es archivar el consenso de los interesados del proyecto en relación a los objetivos del proyecto para obtener el financiamiento. Las principales actividades de esta fase incluyen: o Definir el alcance del proyecto. o Estimación de costos y calendario. o Definición de Riegos. o Determinar la factibilidad del proyecto. o Preparar el entorno del proyecto. Elaboración. El principal objetivo de la fase de elaboración es probar la arquitectura del sistema a desarrollar. El punto es asegurar que el equipo puede desarrollar un sistema que satisfaga los requisitos, y la mejor manera de hacerlo que es la construcción de extremo a extremo del esqueleto de trabajo del sistema conocido como "prototipo de la arquitectura". Esto es en realidad un concepto pobre porque mucha gente piensa en deshacerse de los prototipos. En cambio, su significado es software funcional de alto nivel, el cual incluye varias casos de uso de alto riegos (a partir de un punto de vista técnico) para demostrar que el sistema es técnicamente factible. Es importante señalar que los requisitos no se especifican por completo en este punto. Se detallan sólo lo suficiente como para entender los riesgos de la arquitectura y para asegurar que exista una comprensión de los alcances de cada requerimiento para que la planificación posterior se puede llevar a cabo. Los riegos de la Arquitectura son identificados y priorizados durante la Elaboración. Hacer frente a los riesgos de arquitectura puede adoptar varias formas: investigación en un sistema similar(s), en una estación de pruebas, un prototipo de trabajo, etc.

12 Construcción. El objetivo de la fase de Construcción consiste en desarrollar el sistema hasta el punto en que está listo para la pre-producción de pruebas. En las etapas anteriores, la mayoría de los requisitos han sido identificados y la arquitectura del sistema se ha establecido. El énfasis es priorizar y comprender los requerimientos, modelado que ataca una solución y, a luego, la codificación y las pruebas del software. Si es necesario, las primeras versiones del sistema se desarrollan, ya sea interna o externamente, para obtener los comentarios de los usuarios. Transición. La fase de Transición se enfoca en liberar el sistema a producción. Deben hacerse pruebas extensivas a lo largo de esta fase, incluyendo las pruebas beta. Una buena afinación del proyecto tiene lugar aquí incluyendo el re-trabajo dirigido a los defectos significantes (su usuario puede escoger aceptar la existencia de algunos defectos conocidos en la versión actual).

13 DESARROLLO DE ACTIVIDADES Semanas 1 y 2: Charlas de seguridad. Creación de usuario. Cursos del manejo de las herramientas de trabajo. Semanas 3 y 4: Análisis de requisitos. Se tuvo varias reuniones con los involucrados al inicio, durante y al final de cada desarrollo (fueron varios desarrollos a la vez). Esta actividad es de suma importancia para cualquier desarrollo ya que es la etapa en donde se debe capturar toda la información posible del cliente y estar claros en que es lo que este quiere. Semana 5: Especificación y arquitectura. Identificación de los actores del proyecto, bases de datos, clases, etc. Semanas 6, 7, 8 y 9: Programación. Pruebas. Etapa en la que se comenzó a desarrollar las distintas herramientas y realización de las pruebas pertinentes para detección de posibles fallas. Cabe destacar que durante todo esto se tuvo varias reuniones con el cliente para ir mostrándole el avance de cada proyecto. Semanas 10, 11 y 12: Documentación del desarrollo. Mantenimiento. Etapa en la que se creó la documentación para la entrega final de cada herramienta, además de manuales de uso y administración para los distintos usuarios. Se prestó soporte por cierto tiempo ya que los grupos de usuarios que se tenían en el servidor de la empresa no contaban con todo el universo de usuarios de la empresa, por lo que se tenía que dar acceso por separado a estos usuarios.

14 CONCLUSIONES Todas las actividades asignadas en la empresa se cumplieron satisfactoriamente. Las herramientas desarrolladas contaron con la aceptación de los trabajadores involucrados en los procesos. Hubo un reconocimiento por parte del comité ejecutivo de GMV, como parte del Programa de Mejora Continua Administrativo.

15 RECOMENDACIONES Se recomienda que en la preparación universitaria, se enfoquen más en la parte de análisis de requisitos, ya que es una parte primordial en el desarrollo de cualquier software. Si hay fallas en esta etapa podría generar problemas en el desarrollo, lo que trae consigo atraso en procesos, incremento de costos, incremento de tiempo, entre otros, que son factores determinantes en el éxito de cualquier organización.

16 BIBLIOGRAFIA Scott W. Ambler The Agile Unified Process (AUP). Consultada en fecha 8/11/2013. Disponible en: GM Learning, sitio de aprendizaje en la intranet de la organización: o Introduction SharePoint 2010 Technologies (#37188) o Getting Started with SharePoint 2010 (#38078) o Managing SharePoint 2010 Sites, Lists, and Libraries (Power Users) (#38680) o SharePoint Governance - Best Practices (#38691) o SharePoint Site Administrator Security Assessment (#39054)

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