CATALINA MARTÍNEZ SALDARRIAGA UNIVERSIDAD CATOLICA POPULAR DEL RISARALDA PROGRAMA DE INGENIERIA DE SISTEMAS Y TELECOMUNICACIONES

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1 IMPLEMENTACION DE UNA BASE DE DATOS PARA EL ALMACENAMIENTO DE LAS HOJAS DE VIDA DE LOS FUNCIONARIOS Y LOS CONTRATOS REALIZADOS POR LA CÁMARA DE COMERCIO DE DOSQUEBRADAS CATALINA MARTÍNEZ SALDARRIAGA UNIVERSIDAD CATOLICA POPULAR DEL RISARALDA PROGRAMA DE INGENIERIA DE SISTEMAS Y TELECOMUNICACIONES PRÁCTICAS PROFESIONALES PEREIRA 2009

2 IMPLEMENTACION DE UNA BASE DE DATOS PARA EL ALMACENAMIENTO DE LAS HOJAS DE VIDA DE LOS FUNCIONARIOS Y LOS CONTRATOS REALIZADOS POR LA CÁMARA DE COMERCIO DE DOSQUEBRADAS CATALINA MARTÍNEZ SALDARRIAGA Informe Práctica Profesional TUTOR Álvaro Ignacio Morales González Ingeniero Sistemas UNIVERSIDAD CATOLICA POPULAR DEL RISARALDA PROGRAMA DE INGENIERIA DE SISTEMAS Y TELECOMUNICACIONES PRÁCTICAS PROFESIONALES PEREIRA 2009

3 A mis padres y familiares que han formado parte todo mi proceso educativo, apoyándome en los momentos más difíciles mi carrera y brindándome sus manos llenas consejos. Catalina

4 AGRADECIMIENTOS A Dios por haberme dado la perseverancia y oportunidad para realizar una carrera universitaria. A mis padres Gloria Elena Saldarriaga Saldarriaga, Héctor Freddy Martínez Herrera y a mi hermana Luisa María por apoyarme en todo el tiempo que duro la realización la práctica y a lo largo todos mis estudios universitarios. A mi asesor Álvaro Ignacio Morales y a mi Jefe inmediata Liliana Martínez, por orientarme y guiarme durante todo el proceso práctica. A todas las personas que estuvieron involucradas una manera directa o indirecta con la realización mi Práctica profesional, por alentarme siempre y aconsejarme para que el proceso finalizara exitosamente. Catalina

5 CONTENIDO INTRODUCCIÓN PRESENTACIÓN DE LA ORGANIZACIÓN O SITIO DE PRÁCTICA HISTORIA Primera junta directiva principal Suplentes Representantes l gobierno nacional Sus presintes ejecutivos han sido Sus representantes ejecutivos han sido MISIÓN VISIÓN POLITICA DE CALIDAD SERVICIOS QUE PRESTA Programas... 20

6 1.5.2 Formación Empresarial Servicios NUMERO DE EMPLEADOS ORGANIGRAMA DEFINICIÓN DE LA LINEA DE INTERVENCIÓN DIAGNOSTICO DEL AREA DE INTERVENCIÓN EJE DE INTERVENCIÓN JUSTIFICACIÓN DEL EJE DE INTERVENCIÓN OBJETIVO GENERAL OBJETIVOS ESPECÍFICOS REFERENTES CONCEPTUALES SISTEMAS DE INFORMACIÓN Entrada Información Almacenamiento Información Procesamiento Información... 29

7 8.1.4 Salida Información Tipos y usos los Sistemas Información BASES DE DATOS Características Ventajas las Bases Datos Desventajas las Bases Datos Tipos Campos Tipos Base Datos Molo Entidad-Relación CARDINALIDAD DE LAS RELACIONES ESTRUCTURA DE UNA BASE DE DATOS PRESENTACIÓN Y ANÁLISIS DE LOS RESULTADOS ETAPAS DEL PROYECTO Cronograma actividas PRESENTACIÓN DE LOS RESULTADOS... 41

8 9.3 ANÁLISIS DE LOS RESULTADOS CONCLUSIONES RECOMENDACIONES BIBLIOGRAFÍA APÉNDICES... 53

9 LISTA DE TABLAS Tabla 1. Cronograma Actividas Tabla 2. Campos Tabla s Tabla 3. Campos Tabla Hojas Vida

10 LISTA DE ILUSTRACIONES Ilustración 1. Organigrama Cámara Comercio Ilustración 2. Diseño conceptual actividas un sistema información Ilustración 3. Tipos y usos los Sistemas Información Ilustración 4. Ejemplo molo entidad-relación Ilustración 5. Ejemplo una tabla en una base datos Ilustración 6. Ejemplo datos organizados en una base datos Ilustración 7. Tabla s Ilustración 8. Tabla Hojas Vida Ilustración 9. Resultado s Ilustración 10. Resultado Hojas Vida... 45

11 LISTA DE GRÁFICOS Gráfico 1. Total Información Recopilada Gráfico 2. Total s Privados Gráfico 3. Total s Públicos Gráfico 4. Funcionarios Clasificados por Cooperativas Trabajo Asociado... 48

12 LISTA DE APÉNDICES Apéndice A. Acta entrega contratos y convenios Apéndice B. Acta entrega hojas vida... 64

13 GLOSARIO BASE DE DATOS: Se fine una base datos como una serie datos organizados y relacionados entre sí, los cuales son recolectados y explotados por los sistemas información una empresa o negocio en particular. CONTROL DE CALIDAD DEL SOFTWARE: La calidad l software (Software Quality Assurance) se fine como un plan sistemático evaluar la calidad y apegamiento a los procesos, políticas y estándares un producto software. Incluye el proceso asegurar que los estándares y procedimientos sean establecidos y seguidos durante el ciclo vida l sarrollo l software. DIGITALIZAR INFORMACIÓN: Acción convertir en digital información analógica. En otras palabras, es convertir cualquier señal entrada continua (analógica) en una serie valores numéricos. Por ejemplo, una fotografía en papel pue digitalizarse para que pueda ser procesada en una computadora (u otro dispositivo digital similar). INDEXACIÓN: Inxar se refiere a la acción registrar ornadamente información para elaborar su índice. En informática, tiene como propósito la elaboración un índice que contenga forma ornada la información, esto con la finalidad obtener resultados forma sustancialmente más rápida y relevante al momento realizar una búsqueda. INFORMACIÓN: La información es una colección hechos significativos y pertinentes, para el organismo u organización que los percibe. Es un conjunto datos significativos y pertinentes que scriban sucesos o entidas. MODELO ENTIDAD-RELACIÓN: Es un tipo molo datos conceptual alto nivel que se emplea en el diseño las base datos relacionales. El molo entidad-relación muestra la estructura la base datos empleando todo tipo herramientas conceptuales. MYSQL: Es un sistema gestión bases datos (SGBD) multiusuario, multiplataforma y código abierto, pertenece a la compañía sueca MySQL AB, a la que le pertenece casi todos los rechos l código fuente. SISTEMA DE GESTIÓN DE BASES DE DATOS: Los Sistemas Gestión Base Datos (en inglés DataBase Management System) son un tipo software muy específico, dicado a servir interfaz entre la base datos, el usuario y las aplicaciones que la utilizan. Se compone un lenguaje finición datos, un lenguaje manipulación datos y un lenguaje consulta. El SGBD

14 tiene como funciones: finir una base datos, construir una base datos y manipular una base datos. SISTEMA DE INFORMACIÓN: Un sistema información es un conjunto elementos relacionados entre sí, que se encarga procesar manual y/o automáticamente datos, en función terminados objetivos.

15 RESUMEN RESUMEN El proyecto sobre la implementación una base datos para el almacenamiento las hojas vida los funcionarios y los contratos realizados por la cámara comercio, es un sarrollo propuesto por el partamento Sistemas la entidad para accer más fácilmente a la información contenida en estos documentos. Se realiza con el fin asegurar la calidad y seguridad la información guardada en el archivo, manera que solo puedan accer a esta las personas autorizadas para ello, y al mismo tiempo se mantenga protegida contra los daños físicos que pueda sufrir en el transcurso l tiempo. Los resultados obtenidos fueron satisfactorios y en el informe se muestran las tablas creadas para el almacenamiento tanto s como Hojas vida, y también se indica la cantidad información almacenada en ambas tablas. DESCRIPTORES: Base datos, s, Hojas Vida, Cámara Comercio, Digitalización, Inxación, Almacenamiento, Información, Archivo, Docuware. ABSTRACT This project is about the implementation of a database for the storage of the employee s resume and the contracts ma by the Chamber of Commerce of, the velopment is proposed by the Systems Department of the Chamber of Commerce to ease of access of the information contained in these documents. This project is done in orr to make sure the quality and protection of the information is saved in the file, only authorized personnel can have access to these documents, to protect to these files against physical damage that can take place whit the pass of time. The results obtained were satisfactory and this report shows us the tables created for the storage of the contracts and resume, and also indicates the quantity of the information stored in both tables. KEY WORDS: Data Base, Contracts, Curriculums, Chamber of Commerce, Digitizing, Inxing, Storage, Information, File, Docuware.

16 INTRODUCCIÓN En todas las entidas su recurso más importante es la información, razón por cual se invierte mucho tiempo y dinero por parte estas para protegerla y asegurar que se conserve su integridad. La Cámara Comercio se ha caracterizado por mantener al día los registros las matriculas los comerciantes inscritos en ella, lo que ha llevado a scuidar otra parte la información que sigue siendo igual forma valiosa para sus directivos, como lo son los contratos que se realizan cada año y las hojas vidas los funcionarios que han laborado o laboran en la entidad. Viendo la necesidad mantener toda la información organizada y protegida contra daños físicos que pueda sufrir, el partamento Sistemas sugirió la realización un sistema información que se encargue almacenar las imágenes digitalizadas los contratos realizados por la Cámara Comercio con otras entidas en los años 2008 y 2009, y las hojas vida con todos sus respectivos documentos, los funcionarios que han formado parte la entidad hasta el día hoy. Con la elaboración dicho sistema se obtiene más seguridad para el acceso a la información, pues esta no estará disponible para todos los funcionarios, y a su vez también disminuye el tiempo búsqueda y aumenta la facilidad al momento requerirse algún documento o contrato específico. Para la realización l proyecto primero fue necesario preparar la información suministrada tanto por la Jefe Jurídica como por la Coordinadora Administrativa y Financiera, luego tener todos los documentos en un orn correcto se procedió a la digitalización los mismos, teniéndose rigurosidad en la calidad las imágenes para asegurar el éxito l proyecto, los pasos siguientes fueron la creación la base datos ntro l sistema que maneja la Cámara Comercio para el almacenamiento los formularios renovación y matriculas llamado Docuware 4.0 y posteriormente se comenzó con la inxación cada una las imágenes a sus correspondientes datos, para luego esto ser sometido a un periodo pruebas en el cual fue aprobado por parte las personas que encargadas l manejo la Base Datos. 16

17 1. PRESENTACIÓN DE LA ORGANIZACIÓN O SITIO DE PRÁCTICA 1.1 HISTORIA La Cámara Comercio, fue fundada el 23 abril 1990, mediante el creto 847 l Ministerio Desarrollo Económico por iniciativa l sector privado con la finalidad fortalecer la pequeña, mediana y gran empresa; mediante la creación Programas Desarrollo Industrial y trabajos con entidas nacionales e Internacionales Primera junta directiva principal Fernando Vega Garcés Jorge M Bacca Compodonico Alicia Appel Levy Carlos Arturo Franco Gil Oscar León Daza Fabio Villegas Ramírez Suplentes Ofelia Cardona Orozco Luís Alfonso Ossa Botero Miriam Palacio Castaño Manuel García Barrios Adíela Botero Guzmán Roberto Flórez Hidalgo Representantes l gobierno nacional Luz Mary Valencia Correa Diego Cifuentes García Jairo Esteban Zapata Gilberto Cardona López Carlos Enrique Díaz Gallego José Oscar Giraldo R 17

18 En este creto se precisa el procedimiento para iniciar funciones posterior a recibir la Cámara Comercio Santa Rosa Cabal todos los expedientes y hojas vida las empresas, personas naturales y jurídicas que se encontraban sarrollando actividas generales y bían inscribirse en esa ciudad. Luego dicho trámite, se logra oficialmente instalar toda la base datos e información correspondiente el 10 junio 1990, con una estructura administrativa compuesta por: Primer presinte ejecutivo: William Franco Castañeda. Primer presinte junta ejecutivo: Fernando Vega Garcés Sus presintes ejecutivos han sido. Fernando Vega Garcés Alicia Appel Levy Alban Toulemond Hernán Villegas Velásquez Julián Quintero Gabriel Guerrero Martínez Posteriormente a este proceso instalación la Cámara Comercio ha tenido un total Cuatro juntas Directivas con un total 44 integrantes que han representado sectores tales como la mara, metalmecánica, alimentos, distribuidores, confecciones y textiles, plásticos, comercio al tal, tiendas por partamentos, construcción Sus representantes ejecutivos han sido. William Franco Castañeda Samuel Guzmán Manuel Salvador García John Jaime Jiménez Sepúlveda 18

19 1.2 MISIÓN La Cámara Comercio es una entidad sin ánimo lucro que busca representar a los diferentes empresarios y a la comunidad en general en la satisfacción sus principales necesidas ntro su jurisdicción y en aquellas que lo requieran. Complementa, sarrolla y promueve las funciones que el Estado nos legue, amás todas aquellas acciones económicas y sociales que el medio nos exija a favor los empresarios y la sociedad en su conjunto. Nos apoyamos en mejores niveles tecnológicos y en el talento humano, y nos exigimos un alto grado ético en todas las actividas que realizamos generen confianza en todos los sectores l país y l mundo con los que interactuamos. 1.3 VISIÓN Ser los líres en el sarrollo social, cultural y económico nuestra región, satisfaciendo las diferentes necesidas los empresarios la misma, apoyando la gestión y construcción nuevas organizaciones, en forma exitosa, cuya resultante sea la generación empleo, una vida armónica para sus habitantes y una ciudad con las condiciones, iales para cohabitar. Amás ser una organización que contribuya con la Dirección Municipal en el logro las metas sociales, competitivas y con eficiencia avanzada y responsabilidad. 1.4 POLITICA DE CALIDAD La Cámara Comercio tiene como Política Calidad proporcionar servicios que satisfagan altamente los requerimientos establecidos por nuestros clientes. Así mismo, nos comprometemos con esta política, a cumplir los requisitos y mejorar continuamente la eficacia l Sistema Gestión la Calidad implementado en la entidad. Esta Política Calidad está basada en los siguientes principios fundamentales: El trabajo en equipo y la solución problemas son la base l éxito la entidad. La calidad los servicios que ofrecemos, es nuestra permanente preocupación. 19

20 La educación, la capacitación y el entrenamiento nuestro personal son la base l sarrollo l recurso humano. La constante búsqueda las relaciones mutuamente beneficiosas con nuestros clientes y comunidad en general. El estricto cumplimiento las disposiciones establecidas por el Estado y los entes control. 1.5 SERVICIOS QUE PRESTA Programas Cámara acción Social Cámara acción Tecnológica Cámara acción Empresarial Cámara acción Internacional Formación Empresarial Eje moda Actividas Culturales Campañas y Eventos Comerciales Ferias y Misiones Servicios Afiliados Servicio registro Salones y Audiovisuales Centro conciliación y arbitraje Asesoría jurídica Liquidación tarifas Servicios información 20

21 1.6 NUMERO DE EMPLEADOS La Cámara Comercia cuenta actualmente con 25 empleados. 1.7 ORGANIGRAMA Ilustración 1. Organigrama Cámara Comercio 21

22 2. DEFINICIÓN DE LA LINEA DE INTERVENCIÓN Teniendo en cuenta que las funciones que realiza la Cámara Comercio se encuentran basadas en los grans volúmenes información que esta maneja, los cuales son vital importancia para la prestación su servicio, se fine como línea intervención la elaboración un sistema información que permita accer a las imágenes digitalizadas los contratos que realiza la entidad y las hojas vida los funcionarios que laboran en la misma. 22

23 3. DIAGNOSTICO DEL AREA DE INTERVENCIÓN En la Cámara Comercio aunque la gran mayoría su información como lo es la manejada por el área Registro Mercantil se encuentra almacenada en sistemas información y los procesos para esto están totalmente automatizados, existen también algunas actividas que se realizan manualmente como lo son el archivo los contratos y convenios que realiza la Cámara Comercio con otras entidas, así como también el las hojas vida los funcionarios la entidad. Razón por la cual se vio la necesidad crear un sistema información que permita accer a dichos contratos y hojas vida a través una base datos en la cual se encuentren las imágenes digitalizadas los mismos, minimizando así el tiempo búsqueda un contrato en particular, y brindando más seguridad a la información que se tiene archivada, ya que al encontrarse esta guardada físicamente se hace accesible a cualquier persona y es más vulnerable a la pérdida o modificación la misma. Para lograr intificar el proyecto intervención que se realizó durante el Periodo práctica en la Cámara Comercio se llevaron a cabo reuniones con la Jefe Jurídica y la Coordinadora Administrativa y Financiera, quienes son las encargadas los contratos y hojas vida respectivamente, finiendo así las funciones primordiales que be permitir realizar el sistema información, los requisitos básicos que este be cumplir y los datos principales que se ben almacenar en el. 23

24 4. EJE DE INTERVENCIÓN Luego realizar una investigación al lugar la práctica y efectuar el diagnóstico l área intervención se logran intificar las necesidas la organización, planteándose como eje intervención la implementación una base datos que permita accer a las imágenes digitalizadas los contratos tanto públicos como privados los años 2008 y 2009, convenios ambos años y hojas vida los funcionarios la Cámara Comercio. Dicho proceso implementación va acompañado previamente la preparación la información, el escaneo la misma, diseño la base datos, inxación la información y posteriormente a su sarrollo se realizará un control calidad a la base datos por parte las personas encargadas su manejo. 24

25 5. JUSTIFICACIÓN DEL EJE DE INTERVENCIÓN Para cualquier organización el principal recurso para su funcionamiento es la información que estas manejan, lo que lleva a que diariamente se estén implementando nuevas herramientas para la seguridad sus datos. Particularmente en la Cámara Comercio los contratos o convenios que se realizan a través l año con otras empresas son vital importancia para el partamento jurídica, pues estos les permiten sustentar cualquier imprevisto que se presente relacionado con alguno ellos, razón por la cual se busca un mejoramiento en su sistema archivo que permita agilizar el proceso búsqueda estos y al mismo tiempo brin protección la información que se encuentra en cada uno los contratos. En cuanto a las hojas vida l personal la entidad es muy importante asegurarse que solo tenga acceso a estas la persona encargada los funcionarios la Cámara Comercio, es por esto que un sistema información que almacene los documentos que se encuentran en las diferentes hojas vida estaría brindando mayor seguridad y tranquilidad, asegurando que dichos documentos no van a ser modificados en ningún momento. Cabe resaltar que el proceso digitalización la información previamente mencionada y la realización una base datos que le soporte se encontraba hace algún tiempo entre los propósitos la Cámara Comercio pero el proyecto no había podido llevarse a cabo. Teniendo en cuenta que la entidad consira suma importancia la realización un proyecto este tipo, el eje intervención seleccionado para la realización la práctica adquiere gran utilidad para la organización. 25

26 6. OBJETIVO GENERAL Implementar un sistema información base datos para la Cámara Comercio que permita accer a las imágenes digitalizadas las hojas vida l personal y los contratos realizados con otras entidas. 26

27 7. OBJETIVOS ESPECÍFICOS Preparar y clasificar la información suministrada por la Jefe jurídica y la Coordinadora administrativa y financiera. Digitalizar los contratos públicos y privados los años 2008 y 2009, así mismo como los convenios y las hojas vida l personal que labora en la entidad. Diseñar el molo relacional la base datos. Elaborar la base datos que se encarga manejar la información las imágenes digitalizadas. Inxar la información respectiva cada una las imágenes digitalizadas. Realizar las pruebas la base datos acuerdo a los criterios establecidos por la Cámara Comercio para el funcionamiento esta. 27

28 8. REFERENTES CONCEPTUALES 8.1 SISTEMAS DE INFORMACIÓN Un sistema información es un conjunto elementos que interactúan entre sí con el fin apoyar las actividas una empresa o negocio. El recurso humano que interactúa con el sistema Información, está formado por las personas que utilizan el sistema. Un sistema información realiza cuatro actividas básicas: entrada, almacenamiento, procesamiento y salida información Entrada Información Es el proceso mediante el cual el Sistema Información toma los datos que requiere para procesar la información. Las entradas puen ser manuales o automáticas. Las manuales son aquellas que se proporcionan en forma directa por el usuario, mientras que las automáticas son datos o información que provienen o son tomados otros sistemas o módulos. Esto último se nomina interfaces automáticas. Las unidas típicas entrada datos a las computadoras son las terminales, las cintas magnéticas, las unidas diskette, los códigos barras, los escáneres, la voz, los monitores sensibles al tacto, el teclado y el mouse, entre otras Almacenamiento Información El almacenamiento es una las actividas o capacidas más importantes que tiene una computadora, ya que a través esta propiedad el sistema pue recordar la información guardada en la sección o proceso anterior. Esta información suele ser almacenada en estructuras información nominadas archivos. La unidad típica almacenamiento son los discos magnéticos o discos duros, los discos flexibles o diskettes y los discos compactos (CD-ROM). 28

29 8.1.3 Procesamiento Información Es la capacidad l Sistema Información para efectuar cálculos acuerdo con una secuencia operaciones preestablecida. Estos cálculos puen efectuarse con datos introducidos recientemente en el sistema o bien con datos que están almacenados. Esta característica los sistemas permite la transformación datos fuente en información que pue ser utilizada para la toma cisiones, lo que hace posible, entre otras cosas, que un tomador cisiones genere una proyección financiera a partir los datos que contiene un estado resultados o un balance general un año base Salida Información La salida es la capacidad un Sistema Información para sacar la información procesada o bien datos entrada al exterior. Las unidas típicas salida son las impresoras, terminales, diskettes, cintas magnéticas, la voz, los graficadores y los plotters, entre otros. Es importante aclarar que la salida un Sistema Información pue constituir la entrada a otro Sistema Información o módulo. En este caso, también existe una interface automática salida. Por ejemplo, el Sistema Control Clientes tiene una interface automática salida con el Sistema Contabilidad, ya que genera las pólizas contables los movimientos procesales los clientes. Las diferentes actividas que realiza un Sistema Información se puen observan en el diseño conceptual la ilustración 2. Ilustración 2. Diseño conceptual actividas un sistema información 29

30 8.1.5 Tipos y usos los Sistemas Información Los sistemas Información cumplen tres objetivos básicos ntro las organizaciones: 1. Automatización procesos operativos. 2. Proporcionar información que sirva apoyo al proceso toma cisiones. 3. Lograr ventajas competitivas a través su implantación y uso. Los sistemas Información que logran la automatización procesos operativos ntro una organización, son llamados frecuentemente Sistemas Transaccionales, ya que su función primordial consiste en procesar transacciones tales como pagos, cobros, pólizas, entradas, salidas, etc. Por otra parte, los Sistemas Información que apoyan el proceso toma cisiones son los Sistemas Soporte a la Toma Decisiones, Sistemas para la Toma Decisión Grupo, Sistemas Expertos Soporte a la Toma Decisiones y Sistema Información para Ejecutivos. El tercer tipo sistema, acuerdo con su uso u objetivos que cumplen, es el los Sistemas Estratégicos, los cuales se sarrollan en las organizaciones con el fin lograr ventajas competitivas, a través l uso la tecnología información. Ilustración 3. Tipos y usos los Sistemas Información 30

31 Las principales características estos tipos Sistemas Información son: Sistemas transaccionales A través éstos suelen lograrse ahorros significativos mano obra, bido a que automatizan tareas operativas la organización. Con frecuencia son el primer tipo Sistemas Información que se implanta en las organizaciones. Se empieza apoyando las tareas a nivel operativo la organización. Son intensivos en entrada y salid información; sus cálculos y procesos suelen ser simples y poco sofisticados. Tienen la propiedad ser recolectores información, es cir, a través estos sistemas se cargan las grans bases información para su explotación posterior. Son fáciles justificar ante la dirección general, ya que sus beneficios son visibles y palpables. Sistemas apoyo las cisiones Suelen introducirse spués haber implantado los Sistemas Transaccionales más relevantes la empresa, ya que estos últimos constituyen su plataforma información. La información que generan sirve apoyo a los mandos intermedios y a la alta administración en el proceso toma cisiones. Suelen ser intensivos en cálculos y escasos en entradas y salidas información. Así, por ejemplo, un molo planeación financiera requiere poca información entrada, genera poca información como resultado, pero pue realizar muchos cálculos durante su proceso. No suelen ahorrar mano obra. Debido a ello, la justificación económica para el sarrollo estos sistemas es difícil, ya que no se conocen los ingresos l proyecto inversión. 31

32 Suelen ser Sistemas Información interactivos y amigables, con altos estándares diseño gráfico y visual, ya que están dirigidos al usuario final. Apoyan la toma cisiones que, por su misma naturaleza son repetitivos y cisiones no estructuradas que no suelen repetirse. Por ejemplo, un Sistema Compra Materiales que indique cuándo be hacerse un pedido al proveedor o un Sistema Simulación Negocios que apoye la cisión introducir un nuevo producto al mercado. Estos sistemas puen ser sarrollados directamente por el usuario final sin la participación operativa los analistas y programadores l área informática. Este tipo sistemas pue incluir la programación la producción, compra materiales, flujo fondos, proyecciones financieras, molos simulación negocios, molos inventarios, etc. Sistemas estratégicos Suelen sarrollarse in house, es cir, ntro la organización, por lo tanto no puen adaptarse fácilmente a paquetes disponibles en el mercado. Típicamente su forma sarrollo es a base incrementos y a través su evolución ntro la organización. Se inicia con un proceso o función en particular y a partir ahí se van agregando nuevas funciones o procesos. Su función es lograr ventajas que los competidores no posean, tales como ventajas en costos y servicios diferenciados con clientes y proveedores. En este contexto, los Sistema Estratégicos son creadores barreras entrada al negocio. Por ejemplo, el uso cajeros automáticos en los bancos en un Sistema Estratégico, ya que brinda ventaja sobre un banco que no posee tal servicio. Si un banco nuevo ci abrir sus puertas al público, tendrá que dar este servicio para tener un nivel similar al sus competidores. Apoyan el proceso innovación productos y proceso ntro la empresa bido a que buscan ventajas respecto a los competidores y una forma hacerlo en innovando o creando productos y procesos. 32

33 Es importante aclarar que algunos autores consiran un cuarto tipo sistemas información nominado Sistemas Personales Información, el cual está enfocado a incrementar la productividad sus usuarios. 8.2 BASES DE DATOS Una base datos es un almacén que permite guardar grans cantidas información forma organizada para que luego sea posible encontrarla y utilizarla fácilmente. El término bases datos fue escuchado por primera vez en 1963, en un simposio celebrado en California, USA. Una base datos se pue finir como un conjunto información relacionada que se encuentra agrupada ó estructurada. Des el punto vista informático, la base datos es un sistema formado por un conjunto datos almacenados en discos que permiten el acceso directo a ellos y un conjunto programas que manipulen ese conjunto datos. Cada base datos se compone una o más tablas que guarda un conjunto datos. Cada tabla tiene una o más columnas y filas. Las columnas guardan una parte la información sobre cada elemento que se quiera guardar en la tabla, cada fila la tabla conforma un registro Características Entre las principales características los sistemas base datos se puen mencionar: Inpenncia lógica y física los datos. Redundancia mínima. Acceso concurrente por parte múltiples usuarios. Integridad los datos. Consultas complejas optimizadas. Seguridad acceso y auditoria. Respaldo y recuperación. 33

34 8.2.2 Ventajas las Bases Datos Control sobre la redundancia datos: Los sistemas ficheros almacenan varias copias los mismos datos en ficheros distintos. Esto hace que se sperdicie espacio almacenamiento, amás provocar la falta consistencia datos. En los sistemas bases datos todos estos ficheros están integrados, por lo que no se almacenan varias copias los mismos datos. Sin embargo, en una base datos no se pue eliminar la redundancia completamente, ya que en ocasiones es necesaria para molar las relaciones entre los datos. Consistencia datos: Eliminando o controlando las redundancias datos se reduce en gran medida el riesgo que haya inconsistencias. Si un dato está almacenado una sola vez, cualquier actualización se be realizar sólo una vez, y está disponible para todos los usuarios inmediatamente. Si un dato está duplicado y el sistema conoce esta redundancia, el propio sistema pue encargarse garantizar que todas las copias se mantienen consistentes. Compartición datos: En los sistemas ficheros, los ficheros pertenecen a las personas o a los partamentos que los utilizan. Pero en los sistemas bases datos, la base datos pertenece a la empresa y pue ser compartida por todos los usuarios que estén autorizados. Mantenimiento estándares: Gracias a la integración es más fácil respetar los estándares necesarios, tanto los establecidos a nivel la empresa como los nacionales e internacionales. Estos estándares puen establecerse sobre el formato los datos para facilitar su intercambio, puen ser estándares documentación, procedimientos actualización y también reglas acceso. Mejora en la integridad datos: La integridad la base datos se refiere a la valiz y la consistencia los datos almacenados. Normalmente, la integridad se expresa mediante restricciones o reglas que no se puen violar. Estas restricciones se puen aplicar tanto a los datos, como a sus relaciones, y es el SGBD quien se be encargar mantenerlas. Mejora en la seguridad: La seguridad la base datos es la protección la base datos frente a usuarios no autorizados. Sin unas buenas medidas seguridad, la integración datos en los sistemas bases datos hace que éstos sean más vulnerables que en los sistemas ficheros. Mejora en la accesibilidad a los datos: Muchos SGBD proporcionan lenguajes consultas o generadores informes que permiten al usuario hacer 34

35 cualquier tipo consulta sobre los datos, sin que sea necesario que un programador escriba una aplicación que realice tal tarea. Mejora en la productividad: El SGBD proporciona muchas las funciones estándar que el programador necesita escribir en un sistema ficheros. A nivel básico, el SGBD proporciona todas las rutinas manejo ficheros típicas los programas aplicación. Mejora en el mantenimiento: En los sistemas ficheros, las scripciones los datos se encuentran inmersas en los programas aplicación que los manejan. Esto hace que los programas sean pendientes los datos, modo que un cambio en su estructura, o un cambio en el modo en que se almacena en disco, requiere cambios importantes en los programas cuyos datos se ven afectados. Sin embargo, los SGBD separan las scripciones los datos las aplicaciones. Esto es lo que se conoce como inpenncia datos, gracias a la cual se simplifica el mantenimiento las aplicaciones que accen a la base datos. Aumento la concurrencia: En algunos sistemas ficheros, si hay varios usuarios que puen accer simultáneamente a un mismo fichero, es posible que el acceso interfiera entre ellos modo que se pierda información o se pierda la integridad. La mayoría los SGBD gestionan el acceso concurrente a la base datos y garantizan que no ocurran problemas este tipo. Mejora en los servicios copias seguridad: Muchos sistemas ficheros jan que sea el usuario quien proporcione las medidas necesarias para proteger los datos ante fallos en el sistema o en las aplicaciones. Los usuarios tienen que hacer copias seguridad cada día, y si se produce algún fallo, utilizar estas copias para restaurarlos. En este caso, todo el trabajo realizado sobre los datos s que se hizo la última copia seguridad se pier y se tiene que volver a realizar. Sin embargo, los SGBD actuales funcionan modo que se minimiza la cantidad trabajo perdido cuando se produce un fallo Desventajas las Bases Datos Complejidad: Los SGBD son conjuntos programas que puen llegar a ser complejos con una gran funcionalidad. Es preciso comprenr muy bien esta funcionalidad para por realizar un buen uso ellos. 35

36 Coste l equipamiento adicional: Tanto el SGBD, como la propia base datos, puen hacer que sea necesario adquirir más espacio almacenamiento. Amás, para alcanzar las prestaciones seadas, es posible que sea necesario adquirir una máquina más gran o una máquina que se dique solamente al SGBD. Todo esto hará que la implantación un sistema bases datos sea más cara. Vulnerable a los fallos: El hecho que todo esté centralizado en el SGBD hace que el sistema sea más vulnerable ante los fallos que puedan producirse. Es por ello que ben tenerse copias seguridad (Backup) Tipos Campos Cada Sistema Base Datos posee tipos campos que puen ser similares o diferentes. Entre los más comunes se encuentran: Numérico: Entre los diferentes tipos campos numéricos se puen encontrar enteros sin cimales y reales cimales. Booleanos: Poseen dos estados: Verdaro Si y Falso No. Memos: Son campos alfanuméricos longitud ilimitada. Presentan el inconveniente no por ser inxados. Fechas: Almacenan fechas facilitando posteriormente su explotación. Almacenar fechas esta forma posibilita ornar los registros por fechas o calcular los días entre una fecha y otra. Alfanuméricos: Contienen cifras y letras. Presentan una longitud limitada (255 caracteres). Auto incrementables: Son campos numéricos enteros que incrementan en una unidad su valor para cada registro incorporado. Su utilidad resulta en que sirven intificador ya que son exclusivos un registro Tipos Base Datos Entre los diferentes tipos base datos, pomos encontrar los siguientes: 36

37 Mysql: Es una base datos con licencia GPL basada en un servidor. Se caracteriza por su rapiz. No es recomendable usar para grans volúmenes datos. Postgresql y Oracle: Son sistemas base datos porosos. Administra muy bien grans cantidas datos, y suelen ser utilizadas en intranets y sistemas gran calibre. Access: Es una base datos sarrollada por Microsoft. Esta base datos, be ser creada bajo el programa access, el cual crea un archivo.mdb. Microsoft Sql Server: Es una base datos más potente que access sarrollada por Microsoft. Se utiliza para manejar grans volúmenes información Molo Entidad-Relación Los diagramas o molos entidad-relación (nominado por su siglas, ERD Diagram Entity Relationship ) son una herramienta para el molado datos un sistema información. Estos molos expresan entidas relevantes para un sistema información, sus inter-relaciones y propiedas. Ilustración 4. Ejemplo molo entidad-relación 37

38 8.3 CARDINALIDAD DE LAS RELACIONES El diseño relaciones entre las tablas una base datos pue ser la siguiente: Relaciones uno a uno: Una instancia la entidad A se relaciona con una y solamente una la entidad B. Relaciones uno a muchos: Cada instancia la entidad A se relaciona con varias instancias la entidad B. Relaciones muchos a muchos: Cualquier instancia la entidad A se relaciona con cualquier instancia la entidad B. 8.4 ESTRUCTURA DE UNA BASE DE DATOS Una base datos, a fin ornar la información manera lógica, posee un orn que be ser cumplido para accer a la información manera coherente. Cada base datos contiene una o más tablas, que cumplen la función contener los campos. En el siguiente ejemplo se muestra una tabla comentarios que contiene 4 campos. Ilustración 5. Ejemplo una tabla en una base datos 38

39 Los datos quedan organizados como se muestra en el siguiente ejemplo: Ilustración 6. Ejemplo datos organizados en una base datos Por consiguiente una base datos posee el siguiente orn jerárquico: Tablas Campos Registros Lenguaje SQL El lenguaje SQL es el más universal en los sistemas base datos. Este lenguaje nos permite realizar consultas a nuestras bases datos para mostrar, insertar, actualizar y borrar datos. [1] [1] PÉREZ VALDÉS, Damián. Qué son las Bases Datos? Maestros l Web

40 9. PRESENTACIÓN Y ANÁLISIS DE LOS RESULTADOS 9.1 ETAPAS DEL PROYECTO La realización l proyecto consta VI fases a sarrollar cada una como requisito la siguiente, las cuales son: Preparación la información suministrada. Digitalización la información (s y Hojas Vida) Diseño l molo entidad-relación y base datos Implementación la base datos en MYSQL Inxación la información los contratos Control calidad y pruebas Cronograma actividas Tabla 1. Cronograma Actividas FASE ACTIVIDAD FECHA INICIAL FECHA FINAL I II Preparación la información suministrada. Digitalización la información (s y Hojas Vida) Marzo 16 l 2009 Marzo 27 l 2009 Marzo 30 l 2009 Mayo 1 l 2009 III Diseño las tablas molo entidad-relación y base datos Mayo 4 l 2009 Mayo 5 l 2009 IV V Implementación la base datos en MYSQL Inxación la información los contratos y hojas vida Mayo 6 l 2009 Mayo 8 l 2009 Mayo 11 l 2009 Junio 23 l 2009 VI Control calidad y pruebas Junio 25 l 2009 Julio 1 l

41 9.2 PRESENTACIÓN DE LOS RESULTADOS La realización l proyecto ha sido satisfactoria e incluso la mayoría las etapas se llevaron a cabo en menor tiempo l esperado. En la base datos datos Docuware 4.0 se crearon dos tablas adicionales para el almacenamiento la información las cuales fueron s y Hojas vida. Los campos cada una ellas se especifican a continuación: Tabla 2. Campos Tabla s. CONTRATOS N Text 20 Cedula Contratista Text 20 Fecha Inicial l Date Fecha Final l Date Nombre l Contratante Text 40 Nombre l Contratista Text 40 Valor l Numeric Objeto l Text 40 Tipo Text 20 Tipo Documento Text 20 Digitador Text 20 Tabla 3. Campos Tabla Hojas Vida. HOJAS DE VIDA Cedula l Empleado Text 20 Nombre l Empleado Text 40 Cargo l Empleado Text 20 Cooperativa Text 20 Tipo Documento Text 20 Nombre l Documento Text 20 Digitador Text 20 41

42 La base datos luego ser creada presenta una interface amigable al usuario que permite que el manejo esta sea más fácil. Las tablas s y Hojas vida en las cuales el usuario no solo almacena sino que a su vez pue realizar búsquedas información se muestran en las siguientes imágenes. Ilustración 7. Tabla s 42

43 Ilustración 8. Tabla Hojas Vida 43

44 La interface en la cual son mostrados los resultados a los usuarios son las siguientes: Ilustración 9. Resultado s 44

45 Ilustración 10. Resultado Hojas Vida La información almacenada ntro las dos tablas creadas en la base datos Docuware 4.0 fue suministrada por la Jefe Jurídica y la Coordinadora Administrativa y Financiera, quienes son las personas responsables l manejo y archivo los contratos y hojas vida requeridos por la entidad. La información recopilada se encontraba dividida la siguiente forma: Los contratos almacenados en total fueron 96, los cuales 27 eran Convenios realizados por la Cámara Comercio con otras entidas públicas y privadas; 48 fueron s Privados y 21 correspondían a los s Públicos. 45

46 Gráfico 1. Total Información Recopilada De los 48 s Privados, 40 ellos fueron efectuados en el año 2008 y los 8 restantes en lo que va transcurrido l año Gráfico 2. Total s Privados 46

47 De los 21 contratos que correspondían a los s Públicos, 14 se habían llevado a cabo en el año 2008 y 7 se habían realizado en lo que va l año 2009 hasta el día la entrega la base datos. Gráfico 3. Total s Públicos Respecto a las hojas vida almacenadas fueron en total 86, siendo 84 ellas funcionarios que han laborado en la Cámara Comercio a lo largo l funcionamiento esta; y las 2 hojas vida restantes constan documentos cooperativas trabajo asociado con las cuales han contratado una cantidad significativa l personal que ha formado parte la entidad. Un alto porcentaje l personal que ha laborado en la entidad ha sido vinculado a esta a través cooperativas trabajo, clasificándose la siguiente forma: 13 funcionarios han pertenecido a la Cooperativa Cotracoomnes, 6 han formado parte Sercoonex, 14 los funcionarios que laboran actualmente en la Cámara Comercio se encuentran vinculados a Servitemporales, y los 51 funcionarios restantes no han sido vinculados a la entidad por medio una cooperativa trabajo asociado. 47

48 Gráfico 4. Funcionarios Clasificados por Cooperativas Trabajo Asociado 9.3 ANÁLISIS DE LOS RESULTADOS Aunque en total se requería digitalizar y almacenar una mayor cantidad s y Convenios, los procesos ornamiento, digitalización y almacenamiento las hojas vida fue mucho más dispendioso, bido a cada una las hojas vida tenía masiados documentos para clasificar y algunas ellas llevaban bastante tiempo archivadas, lo que ocasionó que la calidad los documentos se teriorara y fuera mucho más complicado su proceso digitalización. Tanto en el año 2008 como 2009 se realizaron mayor cantidad contratos públicos que contratos privados; y en cuanto a las hojas vida más la mitad los empleados que han laborado en la entidad han sido contratados directamente sin necesidad pertenecer a alguna Cooperativa Trabajo. Durante la realización la base datos se encontraron algunos problemas con los campos, pues las canas caracteres no tenían la suficiente extensión para permitir ingresar datos que fueran bastante largos como por ejemplo el objeto los contratos y algunos cargos los empleados, lo que 48