Un anticipo es un valor entregado a un. gastos sean ejecutados y/o los productos y/o servicios sean recibidos. Existen 5 clases de anticipos

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2 Un anticipo es un valor entregado a un proveedor/socio/empleado de CARE, antes de que los gastos sean ejecutados y/o los productos y/o servicios sean recibidos. Existen 5 clases de anticipos

3 ANTICIPOS DE SUELDO Son regulados por el Departamento de Recursos Humanos, quien los tramita en finanzas mediante una solicitud de cheque. Recursos Humanos se encarga del cobro de estos anticipos a través del rol de pagos. ANTICIPOS DE VIAJE ANTICIPOS POR LA COMPRA DE BIENES Y SERVICIOS Son valores entregados a funcionarios de CARE, para cubrir los gastos de transporte, movilización, hospedaje, alimentación e imprevistos, i cuando tienen que trasladarse a un lugar distinto al lugar de su residencia, para cumplir actividades relacionadas con su trabajo. Son anticipos que se pagan por contratos/ordenes de Compra de Bienes y servicios adquiridos por CARE a un proveedor, siguiendo los procedimientos establecidos en la Política de Adquisiciones. Estos anticipos se liquidan con la factura entregada por el proveedor una vez que los bienes y/o servicios han sido recibidos fisicamente y en el Sistema Scala.

4 ANTICIPOS PARA EVENTOS Son valores entregados al personal de CARE en calidad de anticipo para la realización de talleres, seminarios, y/o reuniones, en base a un presupuesto aprobado por el jefe inmediato. ANTICIPOS DE SUBCONVENIOS Son anticipos entregados a socios en base a un subconvenio firmado entre CARE y un socio o tercero.

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6 Una vez que se ha realizado los gastos, el empleado debe liquidar su anticipo 5 días despúes de realizado el viaje. En el caso que el empleado no solicito un anticipo y realizo el gasto con su dinero, de igual manera debe solicitar el reembolso dentro del mes que efectuó el gasto. Los formatos a utilizarce y los documentos soporte para su trámite se verán más adelante

7 Pagos de Servicios Básicos: Arriendos, agua, luz, teléfono, internet, abogados, combustible, pasajes de avión, matrículas, estacionamiento, correspondencia, courier, seguros, vigilancia, iil i mantenimiento, i t pagos realizados con Caja Chica

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9 Conceptos para emitir un cheque Se puede emitir un cheque por varios conceptos: Compras Servicios Anticipos de Eventos y Viajes Reembolsos de Gastos Desembolsos para ejecutar convenios Para cada concepto, se debe considerar documentos que deben respaldar el pago.

10 Para iniciar o cerrar un proceso de emisión de cheque, siempre tendremos una Factura. Este documento tiene una característica especial a los demás documentos que soportan el pago. Así tenemos que una Factura contiene la siguiente información:

11 Datos que tiene una factura Proveedor con número de RUC Autorización para el Proveedor Número de factura Factura emitida a nombre de CARE ECUADOR y con el número de RUC de Care. Reembolsos, bl Cajas Chicas, las facturas se emitirán a nombre del empleado. Pie de imprenta, Autorización del SRI para la imprenta Fecha de caducidad de las facturas Numeración de facturas autorizadas Detalle de los artículos adquiridos, precio unitario y precio total Desgloce del IVA

12 Para mayor claridad veremos un ejemplo de factura con cada uno de los requisitos señalados anteriormente

13 Librería Don Pepito 2.- Apellidos y nombres, Razón Social nombre comercial JAIME MONTALVO YEPEZ 1.- Número de Registro Tuberia Plastigama Cerámica Rialto, material para agua potable, ferretería en general Único de contribuyentes 3.- Dirección de casa DirecciónAv. 10 de Agosto y J.P. Sanz RUC matriz, sucursal Teléfono: Autorización S.R.I er. Dígito 6 Persona Júrida Pública o agencias Ciudad: Quito Factura Persona Júridica Privada Persona Natural Lugar y Fec Quito, 17 de Junio del Consulado o Embajadas a.- Datos del Sr (s): CARE ECUADOR RUC No comprador Dirección Calle El Sol y Gaspar de Villarroel 4.- Nombre del Comprobante No. CANTIDAD DESCRIPCION U.MEDIDA V.UNITARIO V. TOTAL secuencia y No. De serie Descripción del bien o 10 Resmas Papel bond resma $3.00 $3 servicio transferido 20 Carpetas Plásticas unidad $1.00 $2 9 digitos Propia autorización 10 los que autoriza la imprenta subtotal $ 5 José Lasluisa JOKAMA T.Tarifa 0 $ 3 c.-valor Total del Comprobante sin RUC AUT 1261 T.Tarifa 12% $ 2 incluir impuestos ni otros cargos 1 de Mayo/2005 Num Original + 2 copias I.V.A. $ 2.40 c.- Impuesto al Valor agregado Válida su emisión hasta Mayo 2006 TOTAL $ d.- Importe Total CADA COM PROBANTE DEBE SER Datos de imprenta TOTALIZADO Y CERRADO INDIVIDUAL a.- No. Autorización S.R.I. b.- No. RUC c.- Nombres o Apellidos, Razón Social d.- Fecha de Impresión y numeración consecutiva

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15 DOCUMENTACION REQUERIDA PARA TRAMITAR ANTICIPOS Anticipos de Viaje Anticipos de Sueldos Anticipos para Eventos *Elaborar el TAR, basado en viáticos de CARE. (formato solicitud de cheque * Aprobado por el Supervisor, * Codificado por Asistente Administrativa o el mismo empleado * Solicitud de Anticipo aprobada por Recursos Humanos. * Solicitud de cheque, codificada por Finanzas * Planificación del Evento, formulario * Aprobación del Jefe Inmediato * Solicitud y/o liquidación de Anticipo, debidamente aprobada y codificado por Asistente Administrativa o Empleado

16 DOCUMENTACION REQUERIDA PARA TRAMITAR ANTICIPOS ANTICIPOS POR LA COMPRA DE BIENES Y SERVICIOS Solicitud y/o Liquidación de Anticipo Copia de la solicitud de Adquisiciones debidamente aprobada por el Jefe Inmediato o persona que tenga autorización ANTICIPOS DE SUBCONVENIOS Formulario Solicitud y/o Liquidación de Anticipos El anticipo se tramitará una vez que los requisitos estipulados en el subconvenio se hayan cumplido

17 SOLICITUD DE CHEQUES Utilizar cuando no se emite orden de compra PARA EL DEPARTAMENTO DE CUENTAS POR PAGAR: Fecha de la Solicitud Reservado para Finanzas: FECHA: CHEQUE No. Transacción No. VALOR: Para la solicitud de anticipo de sueldo se llenarán todos los campos cubiertos por esta flecha POR FAVOR PREPARE UN CHEQUE POR LA CANTIDAD DE: A NOMBRE DE DIRECCION EXPLICACION OBSERVACIONES SOLICITADO POR : Nombre Firma APROBADO POR : Nombre Firma % DE CUENTA PN FONDO C/B LOC SUB DISTRIBUCION MONTO El Nombre al cual se emitirá el cheque Para procesar el pago debe estar firmado por las dos personas Solo para solicitudes de anticipo de viajes M ovilización Para solicitar FECHA LUGAR DIAS VIATICOS HOTEL y Gasolina Varios TOTAL anticipos ii solo este campo TOTAL: Procesado por Recibí Conforme: Nombre: Firma y Sello:

18 Fecha: SOLICITUD Y/O LIQUIDACION DE ANTICIPO Reservado para Finanzas: FECHA: No. de Factura CHEQUE No. Transacción No. VALOR: Nombre Proveedor/socio/Empleado Descripcion: Tipo de Anticipo: Cta 1303 marca una X cuan 1303 Subdonaciones PN FC sea Anticipo Subdonación. Si es Anticipo para Empleado 1312 Eventos 1341 Proveedores marca X en la cuenta 1312 Y si es proveedor la 1341 Utiliza para clarificar asuntos especificos como: Realizar transferencia, # cta, no emitir cheque mientrás alguna condición no se cumpla Observaciones: Detalle: a. Anticipos acumulados por liquidar b. Total de gastos reportados o factura proveedor c. ( a-b) Valor pendiente por liquidar o a pagar proveedor 0 d. Valor del nuevo anticipo e. ( d-c) Valor a recibir 0 CODIFICACION DE GASTOS REPORTADOS E IMPUESTOS CUENTA PN FONDO C/B LOC SUB DISTRIBUCION MONTO % DE No puede tener X en más de una cuenta Aquí constará el valor del anticipo solicitado Utilizará Finanzas TOTAL Elaborado por Aprobado por Procesado por Recibí Conforme: Nombre: Firma y Sello: No. Cédula de Identidad: Fecha:

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20 REEMBOLSOS LIQUIDACION DE VIAJES Elaborar port), en este formulario detallara lo siguiente: Viáticos, detallados por cada día, y de acuerdo a la tabla de Viáticos de CARE. Este gasto no se respalda con facturas ni recibos, ya que esta considerado en la tabla de viáticos. Costos de Hotel, combustible, etc debe señalarlo en el TER y debe adjuntar la Factura Esta factura debe estar a nombre del EMPLEADO, no debe ser a nombre de CARE ECUADOR. Además, el costo de hotel debe sujetarse al señalado en la tabla de viáticos, si el costo es mayor, debe ser justificado y aprobado por su jefe inmediato. Recibos de Taxis, estos se realizarán en vales de caja, dtll detallando d el ldía y lugar de desplazamiento, debe db estar firmado por el empleado y con número de cédula de identidad. Este vale siempre debe estar aprobado por el jefe inmediato. Recibos de llamadas telefónicas, si el funcionario realiza llamadas personales, son aprobadas cuando el viaje es mayor a 5 días y únicamente por 5 minutos, viajes por menos de 5 días no son reconocidas Informe del Viaje No se aprueba consumo de licor, ni otro gastos de representación.

21 REEMBOLSOS LIQUIDACION DE VIAJES Todas las facturas y recibos deben ser pegadas en hojas de papel, para evitar pérdida de documentos pequeños. Ningún reembolso esta sujeto a realizar retenciones en la Fuente e IVA. Es decir realizará retenciones de fuente e IVA únicamente el departamento Financiero en Quito y los Contadores en oficinas Regionales. Adjuntarse copia de la solicitud del anticipo si lo hubiera.

22 CUENTAS QUE SE UTILIZAN EN LA CONTABILIZACION DE UN REEMBOLSO DE GASTOS DE VIAJE 5420 PASAJES 5430 RENTA DE VEHICULOS 5431 PEAJES 5440 ALOJAMIENTO 5450 PER DIEM 5460 COMUNICACIÓN VIAJE 5480 MISCELANEOS DE VIAJE 5482 COSTOS PASAPORTES/IMPUESTOS AEREOPUERTO

23 REPORTE DE GASTOS DE VIAJE Pagina NOMBRE: BAYRON COSTA DEPT/NOMBRE DE OFICINA FINANZAS FECHA DE LIQUIDACION: 4 de Noviembre del 2002 # DE EMPLEADO * CODIGO DE OFICINA: ECU NUMERO DEL VENDEDOR (CUENTAS POR PAGAR) FECHA 29-septbre septbre octubre/ /oct/02 LUGAR MIAMI ATLANTA ATLANTA ATLANTA DETALLE T. DE CAMBIO REF REF REF REF REF CUENTA COMBUSTIBLE 5411 MANTENIMIENTO DE VEHICULOS (Reparaciones en vehículos de CARE ocasionados por el viaje de trabajo) 5412 ALQUILER DE CARRO 5430 PEAJES/ OTROS GASTOS DE TRANSPORTE (Gastos por milla pagados por uso de vehículos personales mientras viaja por asuntos de CARE) 5431 PASAJES (incluye pago de taxis) 5420 GASTOS DE HOTEL (CON IMPUESTOS) 5440 VIATICOS ,40 EMPLOYEE MEALS (AEREO PUERTO MIAMI) 5451 OTROS GASTOS PASAPORTE/ VISAS/ IMPUESTOS DE AEROPUERTO 5482 COMUNICACIONES (Trabajo/ Personal) 5460 REPRESENTACIONES (explicar en recibo) 5470 GASTOS MEDICOS DE VIAJE 5483 OTROS/ MISCELANEOS : Favor numerar (incluye impuesto ICC) 5480 TOTAL POR DIA: 0,00 0,00 0,00 50,40 0,00 0,00 FAVOR NUMERAR SUS RECIBOS. AJUSTE LOS VIATICOS SI ES NECESARIO DESAYUNO 15% TOTAL POR ESTA PAGINA: OBSERVACIONES: ALMUERZO 25% TOTAL PAGINA POSTERIOR: CENA 35% TOTAL TODAS LAS PAGINAS: CONFERENCIA DE FINANZAS PARA AMERICA LATINA VARIOS 25% ADELANTOS DE VIAJE PENDIENT SALDO A FAVOR DE CARE (FAVOR A SALDO A FAVOR DEL EMPLEADO: DISTRIBUCION DE CODIGO DE CUENTAS (SOLO PRIMERA PAG Recibí Conforme: CUENTA DEP'T/PN FONDO C/B LOC. Nombre : 5420 ECU059 EC00070 Firma y Sello: 5440 ECU059 EC ECU059 EC00070 No. Cédula de Identidad: 5482 ECU059 EC ECU059 EC00070 Fecha: 1312 Finanzas/ Contabilidad: Firma del empleado m, * Sólo Viajes Internacionales Firma del jefe Inmediato

24 REEMBOLSOS LIQUIDACION DE ANTICIPOS Y OTROS EVENTOS TRÁMITA LA LIQUIDACION CON UNA SOLICITUD Y/O LIQUIDACION DE ANTICIPOS, en el cual señalará el total del gasto, como el anticipo que recibió. ADJUNTARA EL formulario Informe de Gastos por Eventos Varios que veremos a continuación. Estos anticipos i son liquidados id d por el personal que realiza los gastos con los recibos que respaldan los gastos efectuados, deben tener relación con las actividades para las cuales fue dado el anticipo, deben estar a nombre del empleado y debe estar adjunto al formulario Informe de Gastos por eventos varios. En aquellos eventos en los cuales se entrega dinero a los participantes para alimentación, movilización, etc, se deberá listar las personas beneficiarias, el monto entregado a cada una y la firma de cada una de ellas como evidencia de la recepción del dinero. Esta información constará en el mismo formulario de Informe de gastos por eventos varios.

25 Para liquidar un anticipo sin solicitar un nuevo anticipo se deberá llenar lo siguiente: a) Anticipos acumulados por liquidar: ingresar el valor pendiente de liquidación de acuerdo al rubro que corresponda. b) Total de gastos reportados o factura proveedor: Para liquidaciones de anticipos para eventos varios, ingresar el valor total de la liquidación presentada por :socios, beneficiarios o empleados. Para liquidación de anticipos a Proveedores por la compra de bienes y/o servicios, contra la presentación de la factura, poner el total facturado. c) Valor pendiente por liquidar o a pagar al proveedor: Es igual a la diferencia entre el valor entregado como anticipo i menos el valor de la liquidación id ió de gastos. d) valor del Nuevo anticipo: Se registra el valor de la solicitud de un nuevo anticipo para el proveedor, empleado, socio o beneficiario. Si no se solicita anticipo, esta casilla será igual a cero. Codificación: ió Ingresar la codificación a la cual se cargarán los gastos indicando cuenta, número de Proyecto, fondo, localización y subanálisis si fuera el caso.

26 Fecha: SOLICITUD Y/O LIQUIDACION DE ANTICIPO Reservado para Finanzas: FECHA: No. de Factura CHEQUE No. Transacción No. VALOR: Nombre Proveedor/Socio/Empleado: Descripcion: Tipo de Anticipo: 1303 Subdonaciones PN FC 1312 Eventos 1341 Proveedores Detalle: a. Anticipos acumulados por liquidar b. Total de gastos reportados o factura proveedor c. ( a-b) Valor pendiente por liquidar o a pagar proveedor 0 d. Valor del nuevo anticipo e. ( d-c) Valor a recibir 0 Observaciones: CODIFICACION DE GASTOS REPORTADOS E IMPUESTOS (b) CUENTA PN FONDO C/B LOC SUB DISTRIBUCION MONTO % DE TOTAL $0,0000 Recibí Conforme: Elaborado por Aprobado por Procesado por: Nombre: Firma y Sello: No. Cédula de Identidad: Fecha:

27 PLANIFICACION DE GASTOS POR EVENTOS VARIOS Fecha del evento: Lugar: Responsable : Descripcion del evento: DETALLE DE GASTOS: Valor Fecha Detalle Cantidad Unitario Total OBSERVACIONES TOTAL SOLICITADO Elaborado por: Fecha: Aprobado por: Fecha:

28 El informe contiene: Fecha del Evento Lugar en el que se desarrolló el evento Nombre del responsable de la persona a nombre de la cual se giró el anticipo Descripción del Evento Detalle de gastos efectuados por fecha, los mismos que deben estar respaldados por facturas o recibos a nombre del empleado. Estas facturas o recibos deben ser numeradas por la persona que hace la liquidación y poner la numeración como referencia a cada pago detallado en el informe. Adicionalmente, incluirá la codificación de las líneas. Firma de la persona que elaboró el reporte Firma de aprobación de su jefe inmediato En aquellos eventos en los cuales se entregue dinero a los participantes para alimentación, movilización, etc, se deberá adjuntar un detalle o lista de las personas beneficiarias, el monto entregado a cada una y la firma de cada una de ellas como evidencia de la recepción del dinero.

29 INFORME DE GASTOS POR EVENTOS VARIOS Fecha del evento: Lugar: Responsable : Descripcion del evento: DETALLEDEGASTOS: Firma de participantes Ref Fecha Detalle Valor CUENTA PN FONDO LOC SUB por dinero recibido * Elaborado por: Fecha: Aprobado por: Fecha: * Para uso solo en caso de que se entregue dinero a participantes para alojamiento, alimentación y/o transporte

30 Las liquidaciones de Compra / servicios, es un formulario que se utilizará, cuando el proveedor no posea factura, y siempre y cuando la compra o servicio sea esporádico. El control de las liquidaciones de compra o servicios tendrá el Contador (suboficinas), i y Asistente t Adm. Financ. Dpto de Finanzas (Quito), yse anotará los datos del proveedor como es el nombre, número de cédula de identidad, dirección clara y específica, el número de teléfono si lo tuviere, detallará la compra o el servicio, con valor unitario y valor total. Por ningún pago realizado con Liquidaciones se procederá a realizar retenciones en Fuente e IVA. Las retenciones ee co eslas realiza a únicamente eel Departamento a e de Finanzas as y Contadores en Regionales.

31 A partir del mes de Agosto del 2002 el valor de IVA que presenta cada factura se registra a la cuenta Es necesario cuando se realice cualquier codificación en Solicitud de Cheque, solicitud de Adquisiciones, Solicitud de Contratación se separe del gasto el valor que corresponde a IVA. El valor que se registra al gasto es el valor neto que presenta una factura. E l d TER C j Chi i d l l l l En el caso de TERs, Cajas Chicas se registra todo el valor al gasto, ya que los recibos están a nombre el empleado y no CARE Ecuador.

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