MANUAL DE AUDITORÍA DE LA INFORMACION RES 4725/2011 Y 783/2012 MEDICION 31 DE ENERO DE 2016 CAC-IEP2-M03 EPS TABLA DE CONTROL

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1 MANUAL DE AUDITORÍA DE LA INFORMACION RES 4725/2011 Y 783/2012 MEDICION 31 DE ENERO DE 2016 CAC-IEP2-M03 EPS TABLA DE CONTROL Nombre ELABORÓ APROBÓ Coordinación médica CAC- Líder de Auditoria CAC Dirección CAC Versión No. Fecha Actualización Emisión Inicial 1

2 AUDITORÍA DE LA INFORMACION -RESOLUCION 4725/2011 y 783/2012 MANUAL DE AUDITORÍA 1. Alcance de la auditoría: Verificar que el paciente reportado en la medición 31 de enero de 2016 exista en la entidad vivo o fallecido y los datos de las variables reportadas sean consistentes. 2. Consideraciones generales 2.1. Pasos proceso de auditoría El proceso de auditoría que realiza la Cuenta de Alto Costo (CAC) a la información sobre pacientes con patologías de alto costo, que presentan las EPS/EOC de ambos regímenes, consta de 4 pasos sucesivos, (los cuales se describen en el punto 3 proceso de auditoría medición 31 de enero 2016). Pasos Responsables 1. Malla de validación para el cargue inicial CAC 2. Aclaración de pacientes coincidentes dentro de la misma entidad EAPB 3. Aclaración de pacientes compartidos entre entidades EAPB 4. Auditoría de la consistencia de los datos o visita de campo a cada entidad Firma de auditoría Este proceso se soporta en lo contemplado en el artículo 6 de la resolución 4725/2016: Validaciones y auditoría de la información La información reportada por las EAPB las entidades pertenecientes a los regímenes especiales y de excepción y las Direcciones departamentales y distritales de salud, en virtud de la presente resolución, podrá ser objeto, entre otras, de las siguientes validaciones : a) La información de pacientes se podrá contrastar con la información de que disponga el Ministerio de la Protección para verificar la afiliación y derechos de cada uno de los pacientes. b) La información reportada podrá ser objeto de revisión por parte del Ministerio de la Protección Social y por el organismo de Administración de la Cuenta de Alto Costo, con el fin de detectar y corregir duplicaciones e inconsistencias en la información. c) La información reportada podrá ser objeto de la auditoria contratada por la Cuenta de Alto Costo, la cual contempla muestras representativas de cada una de la EPS/EOC, con el fin de garantizar la calidad, confiabilidad y veracidad de la información que reporta cada una de las EPS/EOC. d) La información consolidada en virtud de la presente resolución será divulgada por el Organismo de Administración de la Cuenta de Alto Costo tanto como el Ministerio de la Protección Social. En cumplimiento del Decreto 2699 de 2007 modificado por el Decreto 3511 de 2009, las bases de datos que se conformen con la información reportada en virtud de la presente resolución serán de público conocimiento y de fácil acceso para toda la población y serán publicadas en la página de Internet de la Cuenta de Alto Costo y en la página de internet del Ministerio de la protección Social, garantizando siempre los derechos al Habeas Data de las personas. 2

3 2.2. Responsabilidad entidades Cada entidad es responsable, en cabeza de su representante legal, según lo contemplado en el artículo 4 de la resolución 4725/2011, de la información que suministra, de su calidad y oportunidad. En el caso de requerir ajustes a la información presentada en los datos demográficos, la entidad debe solicitarlo a la Cuenta de Alto Costo mediante comunicado firmado por el representante legal de la entidad, donde explica la inconsistencia o error presentado y detalla el ajuste necesario. Ajustes que podrán ser solicitados dentro del plazo establecido para tal fin dentro del cronograma publicado por la Cuenta de Alto Costo, definido por el comité técnico y aprobado por la junta directiva. Artículo 4. Responsabilidad de los representantes legales. La oportunidad y calidad de la información que se remita en la aplicación de la presente resolución, se entenderá presentada en los términos previstos en el Artículo 3 del Decreto 2699de 200, o la norma que lo modifique, adicione o sustituya. Las fechas de mediciones y de presentación de las bases de datos se encuentran publicadas en la resolución 4725 de 2011 y es responsabilidad de cada entidad conocerlas y cumplirlas, la Cuenta de Alto Costo solo recepciona las bases de datos que son cargadas por las EPS/EOC por medio del aplicativo web de la CAC (), dispuesto para tal fin, dentro de los plazos establecidos por la normatividad. Con el fin de ordenar el proceso que va, desde la presentación de los datos por las EAPB (fecha fijada por resolución) hasta la publicación de resultados de la aplicación del ejercicio de redistribución de recursos (fecha fijada por resolución), la Cuenta de Alto Costo publica en la página Web antes del inicio de dicho proceso un Cronograma para cada medición en el que detalla los pasos o actividades, fechas límite y responsables. Es responsabilidad de las EPB conocer y seguir dicho cronograma para hacer posible el mecanismo de administración conjunta y realizar las acciones que son de su competencia dentro de las fechas previstas. Cada EAPB posee un usuario y código de acceso con el cual puede ingresar al aplicativo de la página web y subir o cargar la base de datos con la información de sus pacientes en las fechas establecidas en cada medición. Así mismo posee un Micrositio exclusivo para su entidad en el cual la Cuenta de Alto Costo publica toda la información de interés de carácter privado, como el detalle de los errores que debe corregir durante el proceso de carga de base de datos, los pacientes coincidentes para aclaración, los pacientes compartidos para aclaración, las actas de auditoría, los comunicados y los estados de cuenta. Es responsabilidad de cada entidad ingresar a su Micrositio, revisar y administrar la información ahí publicada para su interés. Los anuncios de interés general para todas las EAPB se publican en la cartelera de la página web y la información general está a su disposición y es responsabilidad de cada entidad revisar periódicamente estos canales de comunicación. 3. Proceso auditoría de la información medición 31 de enero de 2016 Desde que se inició el diseño e implementación del proceso de auditoría de la información de pacientes de alto costo en la Cuenta de Alto Costo, se definió que sería un proceso progresivo que tendría en los pasos 1 y 4 (malla de validación y auditoría de campo para la validación de la consistencia de la información) una exigencia gradual que permitiría crear un proceso, de acopio y transferencia de información sólido al interior de las EAPB y construir una fuente de información confiable para el país, mediante el desarrollo de una curva de aprendizaje por todos los actores involucrados acompañada de 3

4 un proceso pedagógico cuidadosamente planeado. En la medición 2016 para VIH se dispone de una malla de validación que contempla además de las validaciones de forma y estructura, cruces lógicos entre variables (demográficas y clínicas), para incrementar la coherencia de los datos reportados. Así mismo, el paso 4 de esta primera medición contemplará: En los casos en los que se detecte que el dato reportado no coincide con el observado (sin que esto exonere de la eliminación de registros en los casos en que la inconsistencia del dato sea causal de eliminación) se marca como dato no conforme (DNC) y se captura el observado. En los casos que el dato reportado no cuente con soportes verificables por la auditoría, se marca como dato original no disponible (DND). En los casos en que los datos reportados coinciden con los observados se marca como dato conforme (DC). Lo anterior con el fin de conocer el porcentaje de información confiable real que genera cada entidad y aportar a la calidad y mejoramiento de la base de datos del país y de la cohorte de cada entidad Pasos auditoría de la información: Paso 1. Malla de validación La malla de validación se creó para su operación desde este primer cargue de información para las mediciones de VIH, con el fin de identificar los errores que puede presentar cada variable en el reporte generando el primer proceso de validación de calidad, consistencia y coherencia de los datos. De acuerdo con lo establecido en el proceso de auditoría, para la medición de 31 de enero de 2016 la malla de validación realizara las siguientes validaciones: A las 107 variables de la estructura de la base de datos se les verifica que cumplan: campo lleno, tipo de variable, número máximo de caracteres. Algunas de las variables son comparadas contra otros datos de referencia u otras variables a saber: a. Validación contra tabla de valores posibles: todas las variables reciben esta validación. Se cruzan las tablas de referencia con los valores posibles de respuesta. b. Validación contra valores mínimos y máximos posibles: 11 variables reciben esta validación. Se cruza el dato contra valores mínimos y máximos posibles predefinidos para cada variable (28,29,31,32,46,47,51,52,76,78,87. c. Cruce entre dos o más campos: 27 variables reciben esta validación. Se cruza el dato con la fecha o valores de otra variable y se hace control de exclusión entre ellas. (9,10,11,16,17,18,19,20,21,22,23,24,25,26,27,27.1,28,29,30,31,32,72,75,76,77,78,81,89,93) Los cruces entre variables están relacionados en el instructivo para reporte de información de la medición 31 de enero de 2016 al igual que los valores permitidos. 4

5 Solicitud de Correcciones (novedades generales): Si la entidad cargó con éxito la información porque pasó la malla de validación pero requiere la actualización de datos demográficos o eliminación de registros de la base de datos, (Novedades Generales) debe solicitarlo a la CAC mediante comunicado escrito firmado por el representante legal, dentro del plazo establecido para ello, en el cronograma de actividades publicado. 1. Si la novedad a aplicar es de actualización de datos demográficos del registro, la Entidad debe enviar diligenciado el formato de registro para aplicación de novedades (Anexo 1 CAC-IEP2-A01) que puede descargar de los archivos operativos en la página web. 2. Si la novedad a aplicar es de eliminación del registro, la Entidad debe enviar diligenciado el formato de registro para aplicación de novedades (Anexo 2 CAC-IEP2-A02) que puede descargar de los archivos operativos en la página web Paso 2. Aclaración de pacientes coincidentes dentro de la misma entidad y compartidos entre EPS/EOC Aclaración de personas coincidentes entre entidades Definición de registros COINCIDENTES: Son registros que parecen el mismo paciente, pero con diferentes ID para aclaración caso a caso por la EAPB. Para esto se cruzan los datos de 6 variables (1, 2, 4, 6, 10,11). La CAC publica el listado de coincidentes de cada EAPB en el Micrositio de cada entidad en la página web, de acuerdo con el cronograma de actividades. Es responsabilidad de la entidad consultar el cronograma de actividades, revisar su Micrositio y descargar el listado de los registros coincidentes para su verificación. Para aclarar estos registros, las Entidades, deben radicar ante la CAC, de acuerdo con el cronograma de actividades, una comunicación firmada por el representante legal, que contenga la conducta a seguir respecto a cada uno de los registros encontrados como coincidentes. 1. Si se trata de registros de dos pacientes diferentes, se deberán radicar junto a la comunicación, los soportes de afiliación y/o prestación del servicio, que permitan identificar cada uno de ellos plenamente. 2. Si se trata de registros coincidentes (porque realmente se digitó dos veces el mismo registro), la EAPB deberá informar cuál de los registros debe ser eliminado. 3. Si pasada la fecha establecida para la aclaración de estos registros definida en el cronograma de actividades, la entidad no informó la conducta a seguir con los registros encontrados como COINCIDENTES, la CAC dejará en la base de datos el primer registro y eliminará los demás registros que se hayan encontrado como COINCIDENTES de ese primer registro. 5

6 Aclaración de personas compartidas entre entidades Definición de registros COMPARTIDOS: registros que fueron encontrados con el mismo tipo y número de identificación pero con diferente EPS/EOC y/o régimen. La CAC publica el listado de registros compartidos iniciales en el micrositio de cada entidad de acuerdo con el cronograma de actividades. Es responsabilidad de la entidad consultar el cronograma de actividades, revisar su micrositio y descargar el listado de los registros compartidos para su verificación. Los registros identificados como compartidos pueden ocurrir porque: El Registro está mal diligenciado en la base de datos. El paciente no se encontraba afiliado a la entidad a 31 de enero de 2016 De acuerdo con el cronograma de actividades, las entidades deben enviar aclaración de esos registros, en relación a la verificación de las variables: tipo de identificación, número de identificación, primer nombre, segundo nombre, primer apellido y segundo apellido, del registro reportado y la verificación del régimen y la afiliación a la entidad a 31 de enero de Es importante que la EAPB revise todos los casos de las personas que aparecen como COMPARTIDOS con otra entidad y aclare el mayor número de ellos antes de venir a la mesa de aclaraciones. La finalidad es que a la mesa de aclaraciones solo lleguen aquellos registros que después de revisión por parte de EAPB realmente sustenta que el paciente es su afiliado. Para aclarar los registros antes de la mesa de aclaraciones la entidad puede solicitar a la CAC corregir alguna variable demográfica de uno o varios registros o eliminar registros porque se trata de personas que ya no están en la entidad, para ello debe proceder igual que cuando se solicitan correcciones, usando los dos formatos de novedades generales que existen para tal fin, acompañados por la respectiva carta del representante legal. Si la novedad a aplicar es de actualización del registro, la Entidad debe enviar diligenciado el formato de registro para aplicación de novedades (Anexo 1 CAC-IEP1-02A01) que puede descargar de los archivos operativos en la página web. Si la novedad a aplicar es de eliminación del registro, la Entidad debe enviar diligenciado el formato de registro para aplicación de novedades (Anexo 2 CAC-IEP1-02A02) que puede descargar de los archivos operativos en la página web. Una vez se finalice el plazo señalado según el cronograma de actividades para la aclaración previa de registros COMPARTIDOS la CAC procederá a realizar nuevamente el cruce de información entre EPS/EOC y extraerá los registros que continúan como COMPARTIDOS finales, los publicará en el Micrositio de cada entidad y citará a mesas de aclaración de estos registros en la fecha contemplada en el cronograma. 6

7 El día fijado, las EAPB/EOC deben asistir con los soportes que permitan demostrar que el registro se conserva para la entidad. Este día se firman las actas correspondientes a la aclaración de estos registros y se define la entidad a la cual corresponde Paso 3. Malla de validación preauditoria (segunda validación) Posterior a la aclaración de registros compartidos por la CAC aplica las novedades resultantes de esta mesa y corre por segunda vez la malla de validación para identificar los errores que pueden presentar las entidades en la base de datos debido a la aplicación de todas las novedades para poder tener una base de datos consistente para la auditoria de campo por la firma auditora. De acuerdo con el cronograma de actividades, las entidades deben enviar aclaración de los registros reportados en la segunda validación en los formatos de actualización o eliminación definidos Paso 4. Auditoría de campo para verificar la consistencia y coincidencia de los datos reportados con los originales en los registros clínicos Consideraciones generales: La auditoría de campo se realiza en cada EAPB según cronograma de visitas publicado en la página web. También se realiza visita a fuerzas Militares y Policía. La CAC publica en la página web antes de auditoría (después de aclaración de coincidentes, compartidos y aplicación de novedades) el informe definitivo de totales antes de auditoria, es responsabilidad de las EPS/EOC revisarlo y verificar sus casos, se espera entonces que todas confirmen sus totales a través de la página web en el micrositio con visto bueno de sus casos una vez aclaradas dudas o preguntas, si las tienen. Una vez vence el plazo (1 día hábil posterior a la publicación) para aclaración de datos y consultas respecto a los totales antes de auditoria publicados, se consideran aceptados dichos totales por todas las EPS/EOC, incluyendo aquellas en silencio. Se tomara el universo de personas con VIH/SIDA y menores de 18 meses hijos de madres infectadas por el VIH reportadas con la variable 103 (Novedades con respecto al reporte anterior) diferente a 5,6, 11 y 16, junto con una muestra representativa de las personas reportadas como gestantes o con TB que cumplan con el mismo criterio en la variable 103. A continuación se envía el número de casos por entidad a la firma de auditora quien establece el cronograma de visitas de acuerdo al número de casos reportados por cada entidad; y éste se publica en la página web de la CAC. Es responsabilidad de cada entidad consultarlo y conocerlo La CAC informa por correo electrónico a las la entidades mediante el comunicado CAC-IEP2-C03, que inicia el proceso de auditoría y que está disponible el cronograma de visitas publicado en la página web. Las EAPB tendrán acceso al google drive un día después de la fecha de corte hasta 10 días antes del inicio de la primera auditoria del país de acuerdo al cronograma; para cargar los soportes de historia 7

8 clínica de los registros que de acuerdo a este manual se informa serán objeto de auditoria 100% de los casos (VIH/Sida e hijos de madres VIH positivas; vivos y fallecidos). Para el cargue de los soportes de muestra tendrán 10 días antes del inicio de auditoria de la entidad y el listado de estos pacientes se encontraran en el respectivo Micrositio (10 días hábiles antes de la fecha de visita). El comunicado CAC-IEP2-C03 Informa la fecha y periodo de auditoría y los recursos necesarios que debe preparar para dicha visita. Es responsabilidad de las la entidad consultar la fecha de la visita en el cronograma de visitas publicado en la página web de la CAC. En caso que la entidad, no atienda la visita de auditoría en la fecha establecida según cronograma, la auditoría dejará constancia de esto en el acta y especificará que el 100% de los registros de pacientes con VIH/SIDA se consideran no soportados. El tiempo de duración de la visita ha sido cuidadosamente calculado de acuerdo con el número de registros a auditar, la productividad del auditor y la velocidad del aplicativo; por esta razón es necesario que la EAPB, disponga de los recursos tecnológicos y logísticos que se le informan previamente en la carta que anuncia la visita, asigne con disponibilidad total el personal que atenderá la auditoría, prepare previamente los documentos que le serán solicitados y cumpla la hora de inicio en forma estricta, en la fecha prevista. La entidad conocerá previamente el recurso (humano, físico y tecnológico) que se requiere así como la fecha de inicio y culminación de la auditoría de modo que se prepare para recibirla. Es responsabilidad de la entidad tener todo preparado para que se desarrolle con éxito la visita de auditoría. La entidad debe cumplir con el tiempo establecido. A no ser que ocurra un evento de fuerza mayor, la auditoría finalizará en la hora y fecha prevista. Si se da inicio tarde a la auditoría por incumplimiento de la EAPB, la firma auditora, revisará soportes hasta la fecha y hora establecida para finalizar la visita, para poder cumplir la agenda programada con otras entidades. En caso que se presenten inconvenientes en el desplazamiento de los auditores por retraso o cancelación de vuelos, que alteren el horario establecido para el desarrollo de la visita de auditoría, este tiempo será compensado con el fin de cumplir con el horario programado y se informara lo antes posible a la respectiva EAPB Desarrollo de la auditoría de campo (visita de auditoría) Visita a la EAPB para verificación del soporte documental Alcance de la auditoría: El objetivo fundamental es constatar para la Cuenta de Alto Costo la existencia de los paciente con VIH/SIDA que tiene el país en el SGSSS, identificando su ubicación en una EAPB en un momento determinado y el tratamiento que reciben. Para esto la auditoría realiza verificación de los documentos que permiten identificar que el paciente reportado en la medición 31 de enero de 2016 estaba afiliado a la EAPB que lo reporta y recibiendo el tratamiento informado. Así 8

9 mismo, con fines complementarios de información útil para el país y para promover la gestión del riesgo y el seguimiento de cohortes por parte de las EAPB, constata que las demás variables reportadas sean consistentes con los datos originales de los registros clínicos. La CAC entrega a la firma de auditoría el listado de personas de contacto en cada EAPB. Según la información suministrada por cada entidad, que es la responsable de asignar la persona o equipo que atenderá la auditoría. La firma de auditoría realiza una reunión de apertura con las personas asignadas en la EAPB y con la presencia indispensable de un representante legal de la entidad, en ella inicia el diligenciamiento del acta y comunica a la entidad el alcance de la auditoría, las reglas de auditoría contempladas para la medición, recuerda el tiempo de duración de la visita y que el acta de auditoría es un documento jurídico el cual debe ser firmado por las partes. (Firma de auditoría y la EAPB) El auditor recibe de parte de la EAPB el espacio y medios logísticos solicitados, indica el procedimiento operativo y las actividades, que varían según el número de registros a auditar. Es indispensable que cada EAPB/EOC haya cargado antes del inicio de la auditoria de campo los soportes a la carpeta de google drive asignada a la CAC, esta carpeta se deshabilitara para acceso a la entidad el día de inicio de la auditoria y posteriormente no se podrán adjuntar archivos. Una vez finalizada la auditoría a todos los registros seleccionados, la firma de auditoría realiza una reunión de cierre del acta en la que resumen los hallazgos de la auditoría e imprime el acta que deberá ser firmada por las personas designadas y encargadas de recibir la visita, y los auditores respectivos. Posterior a la firma del acta de cierre por parte de la entidad las EAPB tiene 3 días hábiles, después de la visita, para presentar las objeciones al acta de auditoria. Reglas de auditoría medición 31 de enero 2016 La auditoría revisará el total de los registros vivos y fallecidos reportadas con VIH/SIDA y los menores de 18 meses hijos de madres infectadas por VIH, al igual que una muestra representativa del total de gestantes y personas con TB reportada: Para este corte, 31 de enero de 2016, se ha definido que la auditoria verifique y valide la información de las siguientes variables: Variables a auditar según población seleccionada: Personas viviendo con VIH incidentes (1), Personas viviendo con VIH prevalentes (2), Menores de 18 meses hijos de madres VIH (3), Gestantes(4), Personas con TB(5). # Variables Variable Resol. 4725/11 Población a Auditar 9

10 1 EPS 1 1, 2, 3, 4, 5. 2 Regimen 2 1, 2, 3, 4, 5 3 Primer nombre 4 1, 2, 3, 4, 5 4 Segundo nombre 5 1, 2, 3, 4, 5 5 Primer apellido 6 1, 2, 3, 4, 5 6 Segundo apellido 7 1, 2, 3, 4, 5 7 Tipo de ID 8 1, 2, 3, 4, 5 8 Numero de ID 9 1, 2, 3, 4, 5 9 Fecha de nacimiento 10 1, 2, 3, 4, 5 10 Sexo 11 1, 2, 3, 4, 5 11 Fecha de afiliación a la EAPB 16 1, 2, 3, 4, 5 12 Persona gestante 17 1, 2, 3, 4, 5 13 Persona con tuberculosis 18 1, 2, 3, 4, 5 14 Persona menor de 18 meses hijo de madre VIH 19 1, 2, 3, 4, 5 15 Condición respecto al diagnóstico de VIH 20 1, 2, 3, 4, 5 16 Fecha de prueba presuntiva para la infección por el VIH(Elisa, prueba rápida) 21 1,4,5 17 Fecha Diagnostico de VIH/SIDA Aseguramiento al momento del diagnostico 24 1,2 19 Estadio clínico al momento del diagnostico Estadio clínico al momento del diagnóstico (niños y niñas menores de 13 años) 27, Conteo de linfocitos T CD4+ al momento del diagnóstico Conteo de linfocitos T CD 4+ al momento de inicio de la TAR 31 1,2 23 Tenía tuberculosis al iniciar TA 39 1,2 24 Estaba embarazada al iniciar TAR 42 1,2 25 Oportunistas definitorias de SIDA 53 1,2 Código de habilitación de IPS donde se hace seguimiento y atención a la persona al corte 1, 2, 3, 4, 5 27 Fecha de ingreso a la IPS 55 1, 2, 3, 4, 5 28 Estadio clínico actual 62 1,2 29 Fecha último conteo de linfocitos T CD ,2 30 Valor del último conteo de linfocitos TCD ,2 31 Fecha último conteo de linfocitos totales 77 1,2 32 Valor del último conteo de linfocitos totales 78 1,2 33 Fecha última carga viral reportada 79 1,2 34 Resultado de la última carga viral 80 1,2 35 Vacuna de Hepatitis 83 1,2 Se le realizó PPD (Prueba cutánea de derivado proteico purificado) en los últimos 12 meses 1,2 37 Estudio de carga viral para menores de 18 meses hijos de madres infectadas

11 Estudio con segunda carga viral para menores de 18 meses hijos de madres con infección 3 39 Suministro de fórmula láctea 88 1,2,3 40 Recibe TAR 89 1,2 41 Fecha de inicio de la TAR actual 90 1,2 42 Esquema de TAR actual 91 1,2 43 ARV para recién nacido expuesto al VIH 92 1,2,3 44 Profilaxis con Trimetoprim Sulfa 92,3 1,2 45 Profilaxis con Isoniacida 92,5 1,2 46 Recibe tratamiento antituberculoso 93 1,2 47 Fecha de inicio de tratamiento antitb 94 1,2,5 48 Resultado de serología para sífilis en primer trimestre de gestación 96 1,2,4 49 Resultado de serología para sífilis en tercer trimestre de gestación 98 1,2,4 50 Fecha del primer tratamiento de la sífilis 100 1,2,4 51 Novedad 103 1, 2, 3, 4, 5 52 Causa de muerte 107 1,2 Todos los registros de estas variables auditadas arriba listadas deben quedar coincidentes con los datos originales observados, ya sea porque la auditoría constata que existe el dato y es coincidente, o lo contrario y captura el dato original tomándolo de la historia clínica (en ningún caso se pierde el dato original reportado por la entidad) o registra que no existe el dato original y no es posible soportar el dato reportado. Según el caso, queda registrado así: En los casos en los que se detecte que el dato reportado no coincide con el observado (sin que esto exonere de la eliminación de registros en los casos en que la inconsistencia del dato sea causal de eliminación) se marca como dato no conforme (DNC) y se captura el observado. En los casos que el dato reportado no cuente con soportes verificables por la auditoría, se marca como dato original no disponible (DOND). En los casos en que los datos reportados coinciden con los observados se marca como dato conforme (DC). Adicionalmente a la auditoría de las 52 variables listadas, la firma auditora recolectará la información de variables adicionales para ampliar la posibilidad de análisis de la información consolidada y el poder de la base de datos para generar información. Las variables adicionales deben estar registradas en la epicrisis, historia clínica o soporte de entrega de medicamentos antirretrovirales o resultados de laboratorio relacionados con la infección por el VIH, por lo que es importante que las EAPB tanto para el reporte como para su propio seguimiento de cohorte, aseguren con sus prestadores que estos le entregarán periódicamente una epicrisis con los contenidos mínimos sugeridos (el contenido de la epicrisis se encuentra publicado en la página web de la CAC). 11

12 Variables adicionales para personas reportadas con diagnóstico de infección por VIH: 1. Último servicio prestado en relación con la infección por el VIH: Consulta ambulatoria, Medicamentos TAR, Laboratorios, Imágenes, Vacunación, Educación. 2. La fecha del último servicio prestado en relación con la infección por el VIH está dentro del periodo de reporte (1 de agosto de 2014 a 31 de enero de 2016)? Si, No. 3. Fecha de realización de la primera carga viral para VIH o registre = No se ha realizado. 4. Fecha de realización de la última serología para sífilis o registre = No se ha realizado. 5. Cálculo del Riesgo Cardiovascular en los últimos 12 meses? Si, No. Variables adicionales para personas reportadas como gestantes con diagnóstico de infección por VIH: 1. Parto de Recién nacido vivo antes ó a la fecha de corte: Si, No, Sin dato, No aplica. 2. Tipo de identificación del recién nacido vivo: MS, RC, No Aplica. 3. Número de identificación del recién nacido: número correspondiente, No Aplica. 4. TAR durante la gestación: Comenzó TAR entre la semana 0 a 13, Comenzó TAR entre la semana 14 a 27, Comenzó TAR entre la semana 28 hasta antes del parto, Comenzó TAR al momento del parto únicamente, No recibió TAR porque culminó gestación antes de la semana 14, No recibió TAR durante la gestación por indicación médica, No recibió TAR durante la gestación o parto, No aplica es Hombre o no Gestante. Variables para menores de 18 meses hijos de madres con infección por el VIH: 1. Madre con infección por el VIH: Si, No, Sin dato, No Aplica. 2. Tipo de identificación de la madre: CC, CE, TI, RC, AS, PA, No Aplica. 3. Número de identificación de la madre: número correspondiente, No Aplica NOTA: Toda variable que tenga más del 10% de DNC, no será tenida en cuenta para la medición de indicadores y el resultado de este indicador para la entidad será 0 Soportes de auditoría: Es responsabilidad de la EAPB probar con los documentos soporte, los datos que informó. Para cada registro deben estar disponibles dos tipos de soporte: Soportes de auditoría: Es responsabilidad de la EPS/EOC probar con los documentos soporte, los datos que informó. Para cada registro deben estar disponibles dos tipos de soporte: Soporte de afiliación: Consulta en tiempo real en presencia de la firma auditora, en el verificador de derechos, validador de derechos o base de datos de afiliados que se encuentra en el sistema de información de la EAPB el usuario reportado. Soportes Clínicos: Para personas con VIH/SIDA: Es la Historia Clínica (total o folio parcial original o fotocopia) o Epicrisis (con los respectivos soportes de los datos consignados en esta), en la que conste que la persona tiene el diagnóstico (resultado de prueba confirmatoria-,registro en historia clínica o epicrisis del resultado de la prueba confirmatoria, reporte de Carga Viral para VIH detectable de cualquier fecha, evidencia de formulación de TAR en forma crónica), la 12

13 clasificación inicial y actual, el histórico del desarrollo de oportunistas, los esquemas de TAR recibidos, los resultados de laboratorios solicitados para reporte y la evidencia que ha recibido servicios relacionados directamente con el manejo integral para la infección por el VIH durante los seis (6) meses previos a la fecha de corte. Nota: Todos los soportes clínicos deberán estar cargados en google drive. Cualquier caso en el cual no se encuentre el soporte durante el proceso de auditoria será objeto de glosa por causal de sin HC. No se podrá adjuntar información durante el proceso ni se podrá auditar sobre soportes diferentes a los cargados en google drive. Registros No Soportados: Se denominan así los registros para los que no se adjunta alguno de los dos soportes anteriores para cada paciente (de afiliación y clínico). O los que teniendo soporte de afiliación y clínico, en el soporte clínico alguna o varias de las variables definidas como de soporte indispensable, no coinciden con el dato reportado en la base de datos o no está el dato reportado, por lo tanto se descarta o elimina el registro de la base de datos reportada por la entidad. Para personas con diagnóstico de TBC: Es la Historia Clínica (total o folio parcial, original o fotocopia) o Epicrisis (con los respectivos soportes de los datos consignados en esta), en la que conste que la persona tiene el diagnóstico y la coincidencia con la condición frente al VIH reportada. Para mujeres gestantes: Es la Historia Clínica (total o folio parcial, original o fotocopia) o Epicrisis (con los respectivo soportes de los datos consignados en esta), en la que conste que la persona tiene el diagnóstico de gestante, tamizajes para sífilis (y tratamientos en caso de haberlos realizado) y la coincidencia con la condición frente al VIH reportada. Menores de 18 meses hijos de madres infectadas por el virus de VIH/SIDA: Es la Historia Clínica (total o folio parcial, original o fotocopia) o Epicrisis (con los soportes de los datos consignados en esta), en la que conste que la persona cumple con esta condición (identificación plena de la madre nombre, tipo identificación, número de identificación-, y soporte de diagnóstico de VIH de la madre) realización de esquema de profilaxis para recién nacido (TAR y fórmula láctea), realización de cargas virales para descartar la transmisión materno-infantil del VIH. Variables que se consideran soportes indispensables (su no soporte genera eliminación del registro): Afiliación a la EAPB (No aplica para Direcciones Departamentales y Distritales de Salud) Diagnóstico de VIH/SIDA, Gestante, TB o menor de 18 meses hijos de madre viviendo con VIH. Una vez se eliminan estos registros de la base de datos, de la entidad, se determina la proporción de registros no soportados (total de registros no soportados/total de registros auditados). 13

14 Respecto al valor de las variables clínicas reportadas serán verificadas por la firma de auditoría y deberán estar reportadas entre los valores permitidos. Igualmente, en los casos en que se encuentren valores clínicos que no concuerdan con lo reportado y generan dudas sobre su permanencia en la cohorte, el caso podrá ser llevado a comité especial (con la Asociación Colombiana de Infectología) para verificar su consistencia y calidad (estos casos deben quedar marcados en el aplicativo de auditoría y quedar consignados en el acta de Auditoría). Nota: 1. Todo registró que el auditor defina enviar a comité de análisis de casos especiales, deberá ser glosado en el proceso de auditoría de campo para posterior revisión por los expertos. Posterior a la discusión de casos estos pacientes podrán ser ratificados como glosa o por el contrario se verifica que cumple criterios y ésta se reversará. 2. Todo registro sin soporte de prestación de servicios de los últimos 6 meses deberá ser reportado como abandono o alta voluntaria según corresponda. Detalle del registro en Acta de la Auditoría (Pacientes No soportados) Personas no afiliadas en la EPS/EOC a 31 de enero de Pacientes no afiliados en la EAPB el 31 de enero de Si el paciente reportado no se encuentra afiliado a la EAPB a la fecha de corte (31 de enero de 2016) será considerado como paciente no soportado por no afiliación. La firma de auditoría lo registrará en el Acta como No Soportado con los siguientes códigos causales: a. Si es por retiro: código 101 b. Si es por muerte: código 102 c. Si es por traslado a otra EPS/EOC: 103 Registros sin el diagnóstico reportado Todo registro que no tenga algún diagnóstico soportado de: VIH, Embarazo, Tuberculosis o condición de menor de 18 meses hijo de madre infectada por VIH, será eliminado de la base de datos porque NO debe ser sujeto de reporte a la Cuenta de Alto Costo, de acuerdo a lo definido en la resolución 4725 de Registros sin servicios relacionados con VIH en el periodo: Todo registro reportado como con diagnóstico de VIH que no tenga soportada la prestación de servicios directamente relacionados con el VIH durante los seis (6) meses previos a la fecha de corte. Comité de análisis de casos especiales: Posterior al cierre del proceso de auditoria en el 100% de las entidades, la CAC y la Firma auditora se reúnen en pre comité para consolidar la totalidad de las glosas y extraer de este grupo aquellas marcadas para evaluación en comité de análisis de caso especiales. 14

15 Aquellos casos que se enviaron a comité y son considerados como causal administrativo (muerte, desafiliación, traslado, régimen de afiliación, sin soporte de HC) se evaluarán en esta misma reunión de pre comité con el fin de depurar el número de casos y llevar al comité de análisis de casos especiales únicamente aquellos cuya finalidad de análisis es netamente clínica. Esta instancia de comité de análisis de casos especiales estará conformada por el comité técnico de la CAC, asesores expertos de la CAC y miembros de la CAC. Cuadro de Totales después de auditoria: Posterior al comité de expertos se aplican las glosas definitivas a la base de datos general y se genera el cuadro de totales después de auditoria. La CAC publica en la página web el Cuadro de Totales junto con el acta de comité de expertos, es responsabilidad de las EAPB revisarlo y verificar sus casos, se espera entonces que se espera entonces que todas aprueben sus casos a través de la página web una vez aclaradas dudas o preguntas, si las tienen. Una vez vence el plazo (1 día hábil posterior a la publicación) para aclaración de datos y consultas respecto a los Totales Definitivos publicados, se consideran aceptados dichos totales por todas las EAPB, incluyendo aquellas en silencio administrativo. Cuadro de totales definitivo después de auditoria: Si alguna entidad presenta objeción frente a los totales después de auditoria deberá solicitar a través de un comunicado a la CAC, en el mismo plazo estipulado (un día hábil después de la publicación del cuadro), la manifestación de la no conformidad. Dicha objeción será evaluada (con los soportes cargados en google drive) por la CAC junto con la firma auditora quien procederá a evaluar el caso y determinar si la objeción a la glosa justifica la reversión de la misma. De igual manera la firma auditora emitirá una comunicación a la entidad con la respuesta frente al caso. Una vez aplicadas estas últimas novedades, se genera el cuadro de totales definitivo después de auditoria. 15