MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE GIROS, MONEY ORDER Y FONDOS DE OPERACIÓN

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1 DIRECCIÓN CORPORATIVA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS GERENCIA DE TESORERÍA FONDOS DE OPERACIÓN DICIEMBRE 2009

2 DIRECCIÓN CORPORATIVA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS Hoja: 2 de 142

3 DIRECCIÓN CORPORATIVA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS Hoja: 3 de 142 ÍNDICE 1. Introducción 4 2. Objetivo del Manual 4 3. Marco Jurídico 5 4. Giros Postales Nacionales 4.1 Expedición de Giros Postales Nacionales Ordinarios Envió-Entrega del Reembolso y Expedición de Giro Postal Reembolso Pago de Giros Postales Ordinarios y Reembolsos Control de los Giros Expedidos y Pagados Control de Giros Postales Pagados por Tesorería. 26 Página 4.6 Autorización y Control para la Reposición del Fondo Revolvente para el Pago de Giros Postales Ordinarios y Reembolso a los Gerentes Estatales y Director Metropolitano Glosa de Giros Integración y Registro de los Giros Expedidos y Pagados en el Subsistema Central de Giros Recepción de Información de los Giros Expedidos y Pagados por las Gerencias Estatales y Dirección Metropolitana Verificación de Giros Postales Ordinarios y Reembolsos Recibo, Control y Suministro de Formas Foliadas para Valores SPM-214 Y SPM Anexos Money Order 5.1 Recepción y Control de los Money Order Pagados en las Administraciones Postales Determinación del Fondo Revolvente para el Pago de Money Order y su Dispersión Aplicación del Tipo de Cambio para el Pago de Money Order y Giros Internacionales Anexos Fondo para Gastos de Operación 6.1 Solicitud, Autorización y Apertura de Fondos de Operación Solicitud de Autorización y Reembolso de Erogaciones Hechas a través del Fondo de Operación Anexos Vigencia 142

4 DIRECCIÓN CORPORATIVA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS Hoja: 4 de INTRODUCCIÓN El Servicio Postal Mexicano consciente de la importancia que reviste elevar la calidad en sus Unidades Administrativas, se ha dado a la tarea de modernizar sus procesos operativos y administrativos teniendo como objetivo principal, la mejora continua, elevar la productividad y disminuir tiempos de atención y respuesta de los diversos asuntos entre Oficinas Centrales y Regionales. En este contexto, el Subdirector de Finanzas a través del Gerente de Tesorería con la asesoría técnica del Gerente de Organización, revisaron y adecuaron el Manual de Procedimientos para la Expedición, Depósito, Pago, Control y Archivo de Giros Postales, pago de Money Order y Fondos para gastos de Operación. Se pretende que el presente documento sea una herramienta útil para los responsables de la expedición, depósito, pago, control y archivo de la información referente a los giros postales; recepción, control, determinación del fondo revolvente y establecimiento del tipo de cambio para el pago y compra de los Money Order s a través de las Administraciones Postales en todo el país; así mismo, proporcionar los recursos para gastos de operación de Oficinas Centrales y Gerencias Estatales que lo requieran previa solicitud, evaluación y autorización del Director General del Organismo. Los Gerentes de Tesorería, Contabilidad y Presupuesto involucrados en la dotación de este fondo, atenderán las peticiones autorizadas de recursos financieros a las Oficinas Centrales, Direcciones Corporativas, Direcciones Regionales, Dirección Metropolitana y Gerencias Estatales, con base en el acuerdo autorizado por el Director General del Servicio Postal Mexicano, agilizando los trámites correspondientes una vez presentada la Solicitud para Apertura del Fondo de Operación debidamente autorizada, o en su caso, la documentación comprobatoria del gasto para la reposición del fondo. 2. OBJETIVO DEL MANUAL Contar con un documento que sirva de apoyo y guía para el personal de las Administraciones Postales a nivel Nacional, dependientes de las Direcciones Regionales, Dirección Metropolitana y Gerencias Estatales, con la participación de las Gerencias Tesorería, Contabilidad y Presupuesto, con la finalidad de llevar a cabo en forma correcta y eficiente la expedición, depósito, pago, reembolso, control y archivo de Giros Postales; Así como llevar a cabo las actividades asignadas para la recepción y control de los Money Order pagados en las Administraciones Postales de su jurisdicción y control del fondo para gastos de operación, que redunde en una mejor administración de los recursos financieros.

5 DIRECCIÓN CORPORATIVA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS Hoja: 5 de MARCO JURÍDICO 1. Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos 2. Ley de Ingresos de la Federación para el Ejercicio Fiscal en curso. 3. Ley del Servicio Postal Mexicano. 4. Ley Federal de las Entidades Paraestatales 5. Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaría 6. Ley Federal de Procedimiento Administrativo. 7. Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos. 8. Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental 9. Ley Federal del Trabajo. 10. Ley Orgánica de la Administración Pública Federal. 11. Código Civil Federal. 12. Código Federal de Procedimientos Civiles. 13. Código Fiscal de la Federación 14. Reglamento. del Código Fiscal de la Federación 15. Reglamento para la Operación del Organismo Servicio Postal Mexicano. 16. Reglamento de la ley Federal de las Entidades Paraestatales. 17. Reglamento de la Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria. 18. Reglamento de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental. 19. Decreto por el que se crea el Organismo Descentralizado denominado Servicio Postal Mexicano 20 de agosto de Decreto que establece las Medidas de Austeridad y Disciplina del Gasto de la Administración Pública Federal. 21. Estatuto Orgánico del Servicio Postal Mexicano. 22. Manual de Organización Institucional del Servicio postal Mexicano. 23. Lineamientos para la Aplicación y Seguimiento de las Medidas de Austeridad y Disciplina del Gasto de la Administración Pública Federal. 24. Acuerdo por el que se adicionan y modifican los lineamientos específicos para la aplicación y seguimiento de las medidas de austeridad y disciplina del gasto de la Administración Pública Federal. (DOF 14 de mayo de 2007). 25. Contrato Colectivo de Trabajo del Servicio Postal Mexicano. 26. Y demás disposiciones, vigentes aplicables en la materia.

6 DIRECCIÓN CORPORATIVA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS Hoja: 6 de GIROS POSTALES NACIONALES 4.1 EXPEDICIÓN DE GIROS POSTALES NACIONALES ORDINARIOS UNIDAD RESPONSABLE PROPÓSITO ALCANCE ADMINISTRACIÓN DE CORREOS EXPEDIDORA Facilitar el traslado de fondos a los usuarios a través de la red postal, por medio de libramientos a favor de un determinado beneficiario Nivel Nacional. POLÍTICAS DE OPERACIÓN, NORMAS Y LINEAMIENTOS 1. La expedición del giro es responsabilidad del Administrador de la Oficina Postal; debe firmar los formatos SPM 113 (Solicitud de Giro) y SPM 114 (Giro Ordinario). 2. La solicitud del giro postal que se formula mediante el formato SPM-113, deberá ser requisitada con tinta, de puño y letra del solicitante y firmada por el mismo, en caso de no saber escribir podrá designar a una persona para que la llene, estampando únicamente su huella del dedo pulgar derecho o izquierdo en el citado formato. 3. Cuando el giro postal sea solicitado por persona distinta al remitente, él será quien firme por éste en el formato. 4. Después de expedido el giro postal no se admitirá modificación sólo podrá ser pagado o reintegrado. En este último caso, se estampará el sello modelo 56 a la forma SPM-113, al talón del giro correspondiente y a la relación de giros expedidos. forma SPM-114 en el renglón respectivo. 5. En la compra del giro y pago del premio, cuota e IVA, podrá recibirse del usuario dinero en efectivo y moneda de curso legal. Podrán recibir cheques certificados o de caja de personas morales, a nombre del Servicio Postal Mexicano, cuando el monto de la operación así lo requiera y este sea superior a $ 10, Cuando la Oficina Postal expedidora carezca de máquina protectora, el Empleado que expide los giros, marcará en forma manuscrita el importe del giro postal en la parte correspondiente con bolígrafo y con números legibles, cancelando los espacios no ocupados. 7. Cuando por error quede inutilizado un giro postal, deberá estampársele tanto al giro como al tronco del talonario el sello modelo 58, (nulo) desprendiendo el giro y anexándolo a la relación forma SPM En caso de pérdida, extravío o daño de un giro, se podrá expedir un nuevo giro postal en la forma SPM-214 una vez que se haya verificado que el original no ha sido pagado ni reintegrado, enviando la forma SPM 121 a la oficina pagadora, quien puede solicitar información vía correo electrónico a la Coordinación de Giros. 9. No se cobrará premio por la expedición del giro postal repuesto y surtirá los mismos efectos que el giro original, además se tomará nota de ello en las formas SPM-113, SPM-114 y en el original del talón de la forma SPM La reposición del giro postal sólo podrá expedirse para el mismo beneficiario y para la misma oficina pagadora a la que originalmente se expidió, en el caso de cambio de radicación de pago, se expedirá a la oficina a la cual se haya autorizado para tal efecto, de conformidad con el beneficiario. 11. Se sugiere que para mayor seguridad del usuario, el envío de su giro postal lo haga a través del servicio de correo registrado. 12. El costo del servicio de correos registrado será cubierto con estampillas.

7 DIRECCIÓN CORPORATIVA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS Hoja: 7 de DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO RESPONSABLE ACT. NO. DESCRIPCIÓN FORMA O DOCTO. USUARIO 1 Solicita al Empleado de ventanilla la expedición de un giro postal. EMPLEADO QUE EXPIDE LOS GIROS.- ADMINISTRACIÓN DE CORREOS EXPEDIDORA 2 Atiende al usuario en la expedición de giro postal entregándole la Solicitud de Giros en original y copia, explicándole como la requisite. USUARIO 3 Recibe Solicitud de Giros y requisita los siguientes datos. a) Cantidad por la que solicita el giro. b) Datos del beneficiario. c) Datos del remitente. d) Firma del solicitante, o en su caso, huella digital. EMPLEADO QUE EXPIDE LOS GIROS.- ADMINISTRACIÓN DE CORREOS EXPEDIDORA 4 Entrega al empleado que expide los giros, el formato requisitado. 5 Recibe y revisa junto con el usuario, que los datos asentados en la Solicitud de Giros estén correctos, completos, legibles y que la cantidad a remitir esté claramente escrita para expedir el giro. 6 Consulta el Catalogo Único de Oficinas, para verificar que el lugar de destino del giro exista Oficina Postal que preste servicio de giros, en caso contrario, localiza la Oficina más cercana, previa aceptación del usuario. 7 Indica al usuario el premio, cuota (costo del servicio en base a la tarifa autorizada) que tiene que pagar por el servicio de expedición del giro ordinario e IVA. 8 Recibe del usuario el importe en efectivo del giro, del premio, cuota e IVA. 9 Anota en la Solicitud de Giros los siguientes datos: a. El número consecutivo impreso en el giro postal (en base al talonario del giro). b. La clave y nombre de la oficina expedidora. c. La clave y nombre de la oficina pagadora (en base al directorio de Administraciones del país). d. La fecha de expedición. 10 Requisita el Giro Postal Ordinario en original ya sea a mano o utilizando máquina protectora para lo cual antes de imprimir el valor del giro, coloca papel carbón entre las formas SPM-214 y SPM-113 marcando dicho valor en ambas formas. 11 Verifica en la forma Giro Postal Ordinario, que estén legibles y correctos los siguientes datos: a) Clave y nombre de la Oficina Expedidora y Pagadora a 10 posiciones. b) Nombre y domicilio completo del remitente. c) Importe del giro con número. SPM-113 SPM-113 SPM-113 SPM-113 SPM-214 SPM-214

8 DIRECCIÓN CORPORATIVA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS Hoja: 8 de 142 RESPONSABLE ACT. NO. DESCRIPCIÓN d) Fecha de expedición. e) Nombre del beneficiario. f) Importe del giro con máquina protectora o a mano con tinta negra. g) Sello de la oficina expedidora. h) Nombre, R.F.C. y firma del Administrador. 12 Estampa los siguientes sellos: En la forma Solicitud de Giros el sello fechador modelo En la forma Giro Postal Ordinario el sello modelo fechador y 4 SOLO FECHAS. 13 Solicita la firma de autorización del Administrador en el formato del Giro Postal Ordinario, en el espacio indicado. 14 Desprende del talonario la parte correspondiente al giro postal ordinario y a su vez el comprobante de expedición (cliente). 15 Entrega al solicitante el giro postal ordinario y el comprobante de expedición, sugiriéndole que el giro lo envíe al beneficiario por correo registrado y el comprobante lo conserve para cualquier aclaración o reclamación. TERMINA PROCEDIMIENTO FORMA O DOCTO. SPM-113 SPM-214 SPM-214 SPM- 214 SPM-214

9 DIRECCIÓN CORPORATIVA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS Hoja: 9 de DIAGRAMA DE FLUJO USUARIO Inicio EMPLEADO QUE EXPIDE GIRO ADMINISTRACIÓN DE CORREOS EXPEDIDORA 1.- Solicita la expedición de un giro postal 2.- Entrega solicitud SPM Requisita forma SPM Requisita SPM-113 anotando monto del giro, datos del remitente, destinatario y firma 5.- Revisa los datos del formato estén correctos y la cantidad del giro legible Verifica que los datos en la forma SPM-214 estén legibles y correctos. 4.- Entrega al empleado el formato SPM-113 requisitado. 6.- Verifica que exista oficina postal en el lugar que el remitente pretende enviar el Giro Estampa los siguientes sellos: Modelo en forma SPM- 113 y modelo y 4 en forma SPM-214. Existe oficina? 13.- Autoriza el giro, firmando en la forma SPM-214. NO SI Indica al solicitante el premio que debe pagar por el giro Desprende del talonario la parte correspondiente al giro SPM Envía a la oficina más cercana si el solicitante está de acuerdo Desprende de la forma SPM-214, el comprobante de expedición, sugiriendo que el giro lo envíe registrado y conserve el comprobante. 8.- Recibe del solicitante el importe del giro, del premio, cuota e IVA. Fin 9.- Anota en el formato SPM- 113 el número de giro asignado, la clave y el nombre de la oficina expedidora, pagadora y fecha de expedición.

10 DIRECCIÓN CORPORATIVA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS Hoja: 10 de DOCUMENTOS DE REFERENCIA Manual de Procedimientos para la Prestación de Servicios en Ventanilla. Manual de Procedimientos para la Integración, Revisión y Validación Contable de los Ingresos Provenientes de las Administraciones Postales Adscritas a la Subdirección Regional Metropolitana. Manual de Procedimientos del Sistema Nacional de Concentración de Ingresos Provenientes de las Administraciones Postales REGISTROS SPM-113 Giros Postales Nacionales Solicitud SPM-214 Giro Postal Nacional Ordinario GLOSARIO DE TÉRMINOS Giro Postal Nacional Ordinario forma SPM-214 Para efectos exclusivos de este manual y de manera descriptiva, mas no limitativa, se entenderá por: Instrumento que se utiliza para realizar la transferencia de dinero a nivel Nacional y se compra en las Oficinas de Correos CAMBIOS EN ESTA VERSIÓN No Aplica ANEXOS Los anexos de este procedimiento, se encuentran en el apartado correspondiente.

11 DIRECCIÓN CORPORATIVA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS Hoja: 11 de ENVÍO-ENTREGA DEL REEMBOLSO Y EXPEDICIÓN DEL GIRO POSTAL REEMBOLSO UNIDAD RESPONSABLE ADMINISTRACIÓN DE CORREOS EXPEDIDORA PROPÓSITO Efectuar la entrega del envío reembolso al destinatario, a través de la red postal, previo pago de la cantidad que señale el remitente, mediante la compra de un giro postal reembolso. ALCANCE Nivel Nacional POLÍTICAS DE OPERACIÓN, NORMAS Y LINEAMIENTOS 1. Para la aplicación de las políticas 1, 2, 3 y 4 remitirse a la página 8 de este manual, relacionado con la expedición del Giro Ordinario. 2. En caso de pérdida, extravío o daño de un giro, se podrá expedir un nuevo giro postal en la forma SPM- 215, una vez que se haya verificado que el original no ha sido pagado ni reintegrado; enviando la forma SPM 121 a la oficina pagadora, quien puede solicitar información vía correo electrónico a la Coordinación de Giros sobre la reposición del mismo. 3. Se deberá cobrar premio y cuota por la expedición de un giro postal reembolso repuesto y surtirá los mismos efectos que el giro anterior original, además se debe tomar nota de ésta situación en la Solicitud de Giro (SPM-113), en la relación mensual de giros expedidos (SPM-114) y en el talonario del Giro Postal Reembolso (SPM-215). 4. La reposición de un Giro Postal Reembolso, únicamente podrá expedirse para el mismo beneficiario y para la misma oficina pagadora a la que originalmente se expidió. 5. Podrán liquidarse dos o más reembolsos, con un mismo Giro Postal Reembolso, siempre y cuando correspondan a un mismo beneficiario y un mismo solicitante. 6. En toda devolución de un reembolso, se regresará la pieza a través de la factura SPM-78 a la Administración de Correos de origen (depositaria), en donde deberá permanecer hasta 30 días hábiles para su entrega, debiendo obtener 2 copias de dicha factura, una para el archivo y otra para el archivo control de reembolso. 7. Los giros reembolso, no deben ser reintegrados.

12 DIRECCIÓN CORPORATIVA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS Hoja: 12 de DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO RESPONSABLE ACT. NO. DESCRIPCIÓN FORMA O DOCTO. USUARIO 1 Solicita el servicio de giro postal reembolso y entrega su pieza para envío. EMPLEADO QUE RECIBE EL REEMBOLSO/ ADMINISTRADOR DE CORREOS EXPEDIDOR JEFE DE LA ADMINISTRACIÓN DE CORREOS DE DESTINO EMPLEADO QUE EXPIDE GIROS EMPLEADO QUE EXPIDE GIROS EMPLEADO QUE ENTREGA EL REEMBOLSO 2 Requisita la factura de correspondencia y envíos registrados (reembolsos) con los datos del envío del remitente y del destinatario. 3 Cobra al usuario el servicio en base a la tarifa postal vigente, le entrega las estampillas postales y el comprobante del envío. 4 Requisita al término del día, con base en las facturas de correspondencia y envíos registrados (SPM-78) expedidos, la factura donde relaciona el envío de los reembolsos 5 Envía al jefe de la Administración de Correos de destino lo siguiente: a Pieza postal. b Forma de Correspondencias Registradas. c Factura. 6 Recibe pieza y documentos anteriores, verificando el peso y el estado, tanto de la valija como del paquete que está recibiendo. 7 Requisita Aviso anotando el número de origen y de orden del reembolso. 8 Envía al destinatario a través del Cartero, el Aviso para que pase a recoger su reembolso a la Administración de Correos. 9 Recibe del destinatario Aviso e identificación para localizar el reembolso y entrega la forma Giros Postales Nacionales Solicitud para requisitarla en original y copia. 10 Recibe del destinatario la forma Giros Postales Nacionales Solicitud requisitada, con los datos del remitente del reembolso, del destinatario y con su firma o huella digital. 11 Verifica conjuntamente con el destinatario que estén correctos los datos asentados en la forma Giros Postales Nacionales Solicitud y anota el número(s) de (los) reembolso(s) a entregar. 12 Autoriza con su firma la forma Giros Postales Nacionales Solicitud y le indica al destinatario que pase con el empleado que expedirá el giro, entregándole su identificación, aviso y forma Giros Postales Nacionales Solicitud. 13 Recibe del solicitante la forma Giros Postales Nacionales Solicitud, revisa que los datos estén completos y que aparezca la firma de autorización del empleado de reembolsos. 14 Anota en la forma Giros Postales Nacionales Solicitud el número progresivo del giro reembolso. 15 Desprende del talonario el giro postal reembolso y el comprobante del cliente, indicando al usuario que debe entregar el giro al empleado de reembolsos y conservar el comprobante del cliente. SPM-78 SPM-78 SPM-78 SPM-277 SPM-77 SPM-77 SPM-113 SPM-113 SPM-113 SPM-113 SPM Recibe del solicitante el Giro Postal Reembolso. SPM-215

13 DIRECCIÓN CORPORATIVA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS Hoja: 13 de 142 RESPONSABLE OFICINA DE ORIGEN EMPLEADO QUE CONTROLA LOS REEMBOLSOS EMPLEADO QUE EXPIDE GIROS ACT. NO. DESCRIPCIÓN 17 Revisa que esté bien requisitado el Giro Postal Reembolso, recabando fecha y firma de recibido del solicitante en la factura de Correspondencias Registradas, entregándole el reembolso (pieza). 18 Devuelve bajo pieza registrada a la Oficina de Origen, el original del Giro Postal Reembolso para su descargo en la factura de Correspondencias Registradas. 19 Recibe sobre conteniendo los Giros Postales Reembolso y procede como sigue: a Anota en la forma Correspondencias Registradas que conserva en su archivo, el número del giro postal y la fecha de expedición con que se liquidó el reembolso. b Envía el Giro Postal Reembolso al beneficiario en sobre oficial como pieza registrada. RESUMEN DEL DIA GIROS REEMBOLSOS 20 Elabora Relación de Giros Nacionales Expedidos con base en las formas Giros Postales Nacional Solicitud. 21 Realiza el corte de caja, anotando las cifras en la libreta de control y lo ingresa a la caja. 22 Archiva el legajo mensual por separado y las formas siguientes: Giros Postales Nacional Solicitud Relación de Giros Nacionales Expedidos 23 Guarda los documentos relativos los reembolsos. 24 Elabora la ficha de depósito bancario por los Giros Postales Expedidos durante el día, para su depósito al día siguiente en las cuentas del Organismo. TERMINA PROCEDIMIENTO FORMA O DOCTO. SPM-78 SPM-78 SPM-78 SPM-114 SPM-113 SPM-114

14 DIRECCIÓN CORPORATIVA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS Hoja: 14 de 142 DIAGRAMA DE FLUJO USUARIO EMPLEADO QUE RECIBE EL REEMBOLSO/ ADMINISTRACIÓN DE CORREOS EXPEDIDORA JEFE DE LA ADMINISTRACIÓN DE CORREOS DE DESTINO EMPLEADO QUE EXPIDE GIROS EMPLEADO QUE ENTREGA EL REEMBOLSO OFICINA DE ORIGEN EMPLEADO QUE CONTROLA LOS REEMBOLSOS INICIO 1.- Solicita el servicio de giro postal reembolso y entrega su pieza para envío. 2.- Requisita la factura de correspondencia y envíos registrados (reembolsos) con los datos del envío del remitente y del destinatario. 3.- Cobra al usuario el servicio en base a la tarifa postal vigente, le entrega las estampillas postales y el comprobante del envío 4.- Al término del día, con base en las facturas de correspondencia y envíos registrados (SMP-78) expedidos, la forma factura donde relaciona el envío de los reembolsos 5.- Envía al jefe de la Administración de Correos de destino la Pieza Postal, la forma de correspondencias registradas y factura 6.- Recibe pieza y documentos anteriores, verificando el peso y el estado, tanto de la valija como del paquete que está recibiendo 7.- Requisita aviso anotando el número de origen y de orden del reembolso 8.- Envía al destinatario, a través del cartero, el aviso para que pase a recoger su reembolso a la Administración de correos 9.- Recibe del destinatario aviso e identificación para localizar el reembolso y le entrega la forma Giros Postales del reembolso y le entrega la solicitud para que lo requisite en original y copia Recibe del solicitante la solicitud, revisa que los datos estén completos y que aparezca la firma de autorización del empleado de reembolsos Anota en la solicitud, el numero progresivo del giro reembolso Desprende del talonario, el giro postal reembolso, y el comprobante del cliente, indicando al usuario que debe entregar el giro al empleado de reembolsos y conservar el comprobante del cliente Elabora relación de Giros Nacionales expedidos con base en las solicitudes 16.- Recibe del solicitante el Giro Postal Reembolso 17.- Revisa que esté bien requisitado el Giro Postal Reembolso, recabando fecha y firma de recibido del solicitante en la factura de Correspondencias Registradas, entregándole el reembolso (pieza) 18.- Devuelve bajo pieza registrada a la oficina de origen, el original del giro Postal reembolso para su descargo en la factura de correspondencias registradas 19.- Recibe sobre conteniendo los Giros Postales Reembolso y procede a: Anotar en la forma correspondencias registradas que conserva en su archivo, el número del giro postal y la fecha de expedición con que se liquidó el reembolso. Envía el Giro Postal Reembolso al beneficiario en sobre oficial como pieza registrada Recibe del destinatario la solicitud requisitada, con los datos del remitente del reembolso, del destinatario y con su firma o huella digital 21.- Realiza el corte de caja, anotando las cifras en la libreta de control y lo ingresa a la caja 11.- Verifica conjuntamente con el destinatario que estén correctos los datos asentados en la solicitud y anota el número (s) de (los) reembolso (s) a entregar Archiva legajo mensual por separado, las formas siguientes: Solicitud de Giros y relación de Giros Nacionales Expedidos 12.- Autoriza con su firma la solicitud y le indica al destinatario que pase con el empleado que expedirá el giro, entregándole su identificación, aviso y la solicitud Guarda en el archivo correspondiente los giros reembolsos 24.- Elabora la ficha de depósito bancario por los Giros Postales Expedidos durante el día para que lo deposite al siguiente día hábil en la cuenta captadora del Organismo FIN

15 DIRECCIÓN CORPORATIVA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS Hoja: 15 de DOCUMENTOS DE REFERENCIA Manual de procedimientos para la prestación de servicios en ventanilla Manual de Procedimientos para la Integración, Revisión y Validación Contable de los Ingresos Provenientes de las Administraciones Postales Adscritas a la Subdirección Regional Metropolitana. Manual de Procedimientos del Sistema Nacional de Concentración de Ingresos Provenientes de las Administraciones Postales REGISTROS SPM-78 SPM-277 SPM-77 SPM-113 SPM-215 SPM GLOSARIO DE TÉRMINOS Para efectos exclusivos de este manual y de manera descriptiva, mas no limitativa, se entenderá por: Giro Postal Nacional Ordinario forma SPM-214 Se utiliza para realizar la transferencia de dinero a nivel Nacional. SGG000 Subsistema de Giros Gerencias y Coordinaciones, instalado en las Coordinaciones Administrativas, para realizar la captura de los giros expedidos y pagados en sus Administraciones Adscritas. Fondo Revolvente Asignación de recursos a las Gerencias Estatales y Dirección Metropolitana para pago de Giros Postales Nacionales GIR000 Subsistema de Giros pagados por Tesorería, instalado en la Coordinación de Giros, se utiliza para integrar los giros pagados por la Gerencia de Tesorería a los clientes corporativos, a través de cheque y/o transferencia electrónica Glosa de Giros Confrontar y verificar que las cantidades reportadas por los Gerentes Estatales-Coordinadores Administrativos Estatales, y Director Metropolitano, de giros expedidos y pagados, estén debidamente depositados, registrados y sustentados por los giros originales en su caso SGC000 Subsistema Central de Giros, Subsistema instalado en la Coordinación de Giros y Money Order, se utiliza para integrar la información de los giros expedidos y pagados a nivel nacional CAMBIOS EN ESTA VERSIÓN No Aplica ANEXOS Los anexos de este procedimiento, se encuentran en el apartado correspondiente.

16 DIRECCIÓN CORPORATIVA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS Hoja: 16 de PAGO DE GIROS POSTALES ORDINARIOS Y REEMBOLSOS UNIDAD RESPONSABLE PROPÓSITO ALCANCE POLÍTICAS DE OPERACIÓN, NORMAS Y LINEAMIENTOS ADMINISTRACIÓN DE CORREOS PAGADORA Pagar el importe de los Giros Postales Ordinarios y Reembolsos a sus beneficiarios. A nivel Nacional. 1. Cuando el original o reposición de un giro postal ordinario y reembolso se hubiere mutilado o extraviado, deberá reponerse con otro giro, previa verificación de no haber sido pagado anteriormente. 2. La vigencia del giro postal prescribe a los 6 meses, a partir de su fecha de expedición y podrá ser pagado después de la misma fecha siempre que hubiere mediado reclamación por escrito de parte del solicitante o del beneficiario, antes de 180 días. 3. El giro postal ordinario y reembolso podrá ser endosado una sola vez. 4. Se podrá pagar el giro ordinario y reembolso a persona distinta del beneficiario, cuando la autoridad judicial competente así lo ordene. 5. Cuando el beneficiario de un giro ordinario y reembolso haya fallecido, sólo podrá ser pagado al albacea o heredero universal, previa comprobación de su situación legal. 6. Podrá autorizarse el cambio de radicación de pago del giro ordinario y reembolso, siempre y cuando no haya sido pagado. 7. Las identificaciones vigentes que podrán aceptarse para el pago de un giro ordinario y reembolso, serán: pasaporte, credencial de elector y cartilla de identidad postal. 8. El Administrador de Correos podrá pagar originales y reposiciones de giros ordinarios y reembolsos, en el caso de las reposiciones, previamente se debe verificar que el giro original no se haya pagado, además debe verificar las siguientes medidas de seguridad que contiene el giro postal nacional: a Papel seguridad que reacciona a 50 químicos que evitan la alteración del giro b Marca de agua fácilmente visible a contra luz. c Impresión de la palabra Sepomex con tinta reactiva al metal de la moneda, en ángulo superior derecho. d Palabra escondida que al fotocopiarse el giro en color aparece la palabra Nulo. e Logoline es una línea en la que se imprime microscópicamente la palabra Sepomex en la firma del administrador y del que recibe su importe. f Código de barra tipo 3 de 9 con algoritmo especial que calcula el dígito verificador del folio. g Imagen en color naranja del logotipo de Sepomex oculto solo visible con lámpara de luz negra. h Filamentos observados a simple vista. i Filamentos en color observados con lámpara de luz negra. 9. El Administrador de Correos debe verificar la expedición de todo giro mayor de $1,000.00, de no observarse esta disposición, cualquier giro ordinario y reembolso pagado que resulte improcedente, será de su exclusiva responsabilidad.

17 DIRECCIÓN CORPORATIVA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS Hoja: 17 de DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO RESPONSABLE ACT. NO. DESCRIPCIÓN FORMA O DOCTO. BENEFICIARIO 1 Entrega giro postal al empleado de la Administración. SPM-214 o SPM-215 ADMINISTRADOR DE LA OFICINA PAGADORA.- EMPLEADO DE GIROS 2 Recibe del beneficiario el Giro Postal Nacional Ordinario o Giro Postal Nacional Reembolso, para su pago. 3 Revisa en el Giro Postal Nacional Ordinario o Giro Postal Nacional Reembolso, lo siguiente: Que esté debidamente requisitado y firmado por el beneficiario o endosatario en el espacio respectivo. Que no tenga alteraciones, raspaduras o enmendaduras y verifica las medidas de seguridad (contenidas en la política No. 8). Verifica la autenticidad de todo Giro mayor de $1, vía telefónica o por correo electrónico en la Coordinación de Giros. Después de los diez días, consulta la Tarjeta de Giros Anulados y Relación listado de Giros Pagados. 4 Solicita al beneficiario su identificación, anotando al reverso del Giro Postal Nacional Ordinario o Giro Postal Nacional Reembolso, el domicilio completo, número y clase de documento con el que se identifica. SPM-214 o SPM-215 SPM-214 o SPM-215 SPM-123 SPM-116 BENEFICIARIO 5 Proporciona su identificación oficial vigente. ADMINISTRADOR DE LA OFICINA PAGADORA.- EMPLEADO DE GIROS 6 Recaba al frente del Giro Postal Nacional Ordinario o Giro Postal Nacional Reembolso, nombre y firma de recibido del beneficiario. BENEFICIARIO 7 Firma de recibido en el Giro Postal Nacional Ordinario o Giro Postal Nacional Reembolso. ADMINISTRADOR DE LA OFICINA PAGADORA.- EMPLEADO DE GIROS 8 Coteja la firma del beneficiario con la que aparece en la identificación vigente. 9 Realiza el pago en efectivo del Giro Postal Nacional Ordinario o Giro Postal Nacional Reembolso al beneficiario y le devuelve su identificación. BENEFICIARIO 10 Recibe el importe del Giro Postal Nacional Ordinario o Giro Postal Nacional Reembolso y su identificación. ADMINISTRADOR DE LA OFICINA PAGADORA.- EMPLEADO DE GIROS 11 Estampa en el Giro, los sellos modelos 55 y SPM-214 SPM-215 RESUMEN DEL DÍA ADMINISTRADOR DE LA OFICINA PAGADORA.- EMPLEADO DE GIROS 12 Elabora en original y copia Relación de los Giros Postales, con base en los giros pagados. SPM-116

18 DIRECCIÓN CORPORATIVA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS Hoja: 18 de 142 RESPONSABLE ACT. NO. DESCRIPCIÓN 13 Realiza el corte de caja, anotando las cifras en libreta de control. 14 Entrega al Cajero el corte de caja y los giros pagados, recabando su firma de recibido en libreta de control. FORMA O DOCTO. CAJERO 15 Recibe giros pagados y firma de recibido en libreta de control. ADMINISTRADOR DE LA OFICINA PAGADORA.- EMPLEADO DE GIROS 16 Entrega al Cajero los días 5, 15 y 25 de cada mes, original de la relación de giros pagados para que la integre a la cuenta comprobada. CAJERO 17 Recibe original de la relación de giros pagados para integrarla a la cuenta comprobada. ADMINISTRADOR DE LA OFICINA PAGADORA.- EMPLEADO DE GIROS 18 Archiva en legajo mensual la copia de la relación de giros pagados. TERMINA PROCEDIMIENTO

19 DIRECCIÓN CORPORATIVA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS Hoja: 19 de DIAGRAMA DE FLUJO BENEFICIARIO ADMINISTRACIÓN PAGADORA EMPLEADO DE GIROS CAJERO INICIO 1.- Entrega giro postal forma SPM- 214 o SPM Recibe del beneficiario, el Giro Postal Nacional Ordinario o Giro Postal Nacional Reembolso, para su pago Entrega al Cajero el corte de caja y los giros pagados, recabando su firma de recibido en libreta de control Recibe giros pagados y firma de recibido en libreta de control. 3.- Revisa en el Giro Postal Nacional Ordinario o Giro Postal Nacional Reembolso se apegue a las características normativas respectivas Entrega al cajero los días 5, 15 y 25 de cada mes, original de la relación de Giros pagados para que la integre a la cuenta comprobada Recibe la relación de Giros pagados para que la integre a la cuenta comprobada. 5.- Proporciona su identificación. 4.- Solicita al beneficiario su identificación anotando al reverso del giro el domicilio completo, número y clase de documento con el que se identifica Archiva en legajo mensual la copia de la relación de giros pagados. FIN 7.- Firma de recibido en el giro postal. 6.- Recaba al frente del Giro Postal Nacional Ordinario o Giro Postal Reembolso, nombre y firma de recibido del beneficiario 8.- Coteja la firma del beneficiario con la que aparece en la identificación vigente Recibe el importe del giro e identificación. 9.- Realiza el pago en efectivo del Giro Postal Nacional Ordinario o Giro Postal Nacional Reembolso al beneficiario y le devuelve su identificación Estampa en el Giro Postal Nacional Ordinario o Giro Postal Reembolso, los sellos modelos 55 y RESUMEN DEL DÍA 12.- Elabora en original y copia relación de los Giros Postales, con base en los giros pagados Realiza el corte de caja, anotando las cifras en libreta de control.

20 DIRECCIÓN CORPORATIVA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS Hoja: 20 de DOCUMENTOS DE REFERENCIA Manual de procedimientos para la prestación de servicios en ventanilla Manual de Procedimientos para la Integración, Revisión y Validación Contable de los Ingresos Provenientes de las Administraciones Postales Adscritas a la Subdirección Regional Metropolitana. Manual de Procedimientos del Sistema Nacional de Concentración de Ingresos Provenientes de las Administraciones Postales REGISTROS SPM-114 SPM-116 SPM-123 SPM-214 SPM GLOSARIO DE TÉRMINOS Para efectos exclusivos de este manual y de manera descriptiva, mas no limitativa, se entenderá por: Giro Postal Nacional Ordinario SPM-214 Se utiliza para realizar la transferencia de dinero a nivel Nacional. SGG000 Subsistema de Giros Gerencias y Coordinaciones, instalado en las Coordinaciones Administrativas, para realizar la captura de los giros expedidos y pagados en sus Administraciones Adscritas. Fondo Revolvente Asignación de recursos a las Gerencias Estatales y Dirección Metropolitana para pago de Giros Postales Nacionales GIR000 Subsistema de Giros pagados por Tesorería, instalado en la Coordinación de Giros, se utiliza para integrar los giros pagados por la Gerencia de Tesorería a los clientes corporativos, a través de cheque y/o transferencia electrónica Glosa de Giros Confrontar y verificar que las cantidades reportadas por los Gerentes Estatales-Coordinadores Administrativos Estatales, y Director Metropolitano, de giros expedidos y pagados, estén debidamente depositados, registrados y sustentados por los giros originales en su caso SGC000 Subsistema Central de Giros, Subsistema instalado en la Coordinación de Giros y Money Order, se utiliza para integrar la información de los giros expedidos y pagados a nivel nacional CAMBIOS EN ESTA VERSIÓN No Aplica ANEXOS Los anexos de este procedimiento, se encuentran en el apartado correspondiente.