INSTITUTO TECNOLÓGICO DE SONORA DEPARTAMENTO DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS. Administración general MANUAL DE ORGANIZACIÓN PARA

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1 INSTITUTO TECNOLÓGICO DE SONORA DEPARTAMENTO DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Administración general MANUAL DE ORGANIZACIÓN PARA LA EMPRESA TURÍSTICA EL TOPO DE LA COMUNIDAD DE CÓCORIT, SONORA Mtra. Maribel Guadalupe Gil Palomares. C. 5 de febrero No. 818 Sur, Col. Centro, Cd. Obregón, Sonora. Tel , Cel CE. mgil@itson.mx Mtra. Irma Gpe. Esparza García. C. 5 de febrero No. 818 Sur, Col. Centro, Cd. Obregón, Sonora CE. iesparza@itson.mx Mtra. Alba Rosa Peñuñuri Armenta. C. 5 de febrero No. 818 Sur, Col. Centro, Cd. Obregón, Sonora. CE. apenunur@itson.mx Lic. Marlene Judith Peimbert Romero. C. 5 de febrero No. 818 Sur, Col. Centro, Cd. Obregón, Sonora. CE. Marlene_peimbert@hotmail.com 22 de Octubre de 2009, Ciudad Obregón, Sonora.

2 RESUMEN El ITSON, en su compromiso con la comunidad y el desarrollo regional, propone diversas estrategias con el fin de poner a disposición de las necesidades que demanda la pequeña y mediana empresa en la región, su estructura, conocimiento, tecnología y recurso humano; de tal forma que se le permita colaborar en la dinámica de las empresas, identificando como una gran preocupación la necesidad de desarrollar estrategias de mejoramiento continuo para asegurar su rentabilidad y por consecuencia su permanencia en los mercados, y al mismo tiempo, a través del diseño e implementación adecuado de estas estrategias les permita incrementar su capacidad de respuesta a las condiciones del entorno global. Objetivo. Diseñar un manual de Organización de una empresa que se dedica a prestar servicios turísticos, el cual le permitirá formalizar tanto la administración de su negocio como el desarrollo de las actividades del mismo. Método. Para la elaboración del manual, se considero la metodología propuesta por Rodríguez (2002), quedando de la siguiente manera: recopilación de información, procesamiento de la información, redacción, formato y composición, finalmente, revisión y aprobación. Resultados y conclusiones. El resultado obtenido en la presente investigación fué la obtención del manual de organización, en el cual se muestran aspectos importantes de la empresa como lo es su estructura orgánica, es decir, los antecedentes, misión, visión y objetivos de las empresas; así como, la descripción de puestos. Lo anterior con el fin de facilitar y mejorar el desempeño de los empleados a efecto de lograr una adecuada y formal organización tanto de las funciones como de las tareas que se desempeñan.

3 ANTECEDENTES El ITSON en su compromiso con la comunidad y el desarrollo regional, propone diversas estrategias con el fin de impactar positivamente en dichos compromisos, por lo que pone a partir de su estructura el conocimiento, la tecnología y el recurso humano a disposición de las necesidades que demanda la pequeña y mediana empresa en esta región y de esta manera dar cumplimiento al compromiso adquirido por la sociedad a la que se debe. Para que se obtenga un nivel de eficiencia y satisfacción apropiado en cualquier empresa o institución del trabajo que se va a ejercer, debe ser organizado en puestos, de tal forma que pueda desempeñarse con efectividad. La dinámica de los cambios en la administración obliga a las empresas a transformarse día con día y una de sus mayores preocupaciones es tener las estructuras que le permitan esa flexibilidad para enfrentar los retos de la mañana; una de estas es sin duda alguna, la que representa el factor humano, el cual es la parte activa de la organización y por ella la empresa deben tener bien definido la descripción y sus perfiles de puestos, además de sus líneas de autoridad que dará como resultado una estructura definida que de respuesta a las exigencias del entorno. Los negocios de hoy deben preocuparse por identificar y desarrollar estrategias de mejoramiento continuo para asegurar la permanencia en los mercados y ser rentables; el apoyo de diversas herramientas como la reingeniería y la estructura organizacional, esta ultima, parte de la base de dividir, agrupar y coordinar las tareas del trabajo Roobins (2000), siendo uno de los enfoques administrativos más recientes que tiene como propósito hacer a las organizaciones más flexibles y con mayor capacidad de respuesta a

4 las condiciones del entorno global al que están expuestas. Por otro lado, se tienen recursos teóricos fundamentados como el enfoque sistemático en el proceso administrativo. Gómez (200), una organización formal es un mecanismo o estructura que permite a las personas laborar conjuntamente de manera eficiente, donde cada uno de los miembros dentro de la organización puede contribuir con su labor para el logro de los objetivos, toda vez que se conoce específicamente cuál es el trabajo que se va a desarrollar, quién debe reportar y los diferentes grupos de trabajo que en su caso la integren. Por ello, una organización formal tiene como uno de sus propósitos generales el de permitir al administrador la consecución de los objetivos primordiales de la empresa en la forma más eficiente y con el mínimo esfuerzo, a través de su equipo de trabajo; además de eliminar la duplicidad de funciones siendo esto uno de sus propósitos fundamentales. Por lo anterior, la organización formal tiene la intención de asignar a cada miembros una responsabilidad y autoridad para la ejecución eficiente de sus tareas o actividades, y cada persona dentro de la organización debe conocer sus líneas de autoridad. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA En la actualidad las pequeñas empresas presentan una problemática muy amplia y cada vez más compleja, tanto en su estructura interna como en el ambiente externo, local limita su crecimiento y desarrollo, amenazando seriamente su sana supervivencia. La empresa en estudio no es la excepción, existen problemas internos que afectan su desempeño, tales como conflicto por falta de actividades definidas, tipo de mando, falta de planeación y control.

5 Lo anterior, se debe primordialmente al hecho de no contar con estrategias claras ni con la estructura apropiada de acuerdo al giro y/o tipo de organización, lo cual le ayude a hacerle frente a problemas cotidianos, como son la duplicidad de tareas, reprocesos, costos elevados de operación, entre otros. Strikland (1999), en la frase de Joel Ross y Michael argumentan sin una estrategia, la organización es como un barco sin timón que avanza en círculos. Esta herramienta deberá ser clara y al alcance de cualquier interesado en conocer de manera detallada la estructura organizacional de la empresa, para ello se considera necesario desarrollar el manual de organización para una empresa que se dedica a prestar servicios turísticos, mismo que fue adaptado a sus necesidades y capacidades, dando respuesta al cuestionamiento siguiente: Cómo formalizar la estructura organizacional de una empresa que pertenece a la región de Cocorit, que se dedica a prestar servicios turísticos? OBJETIVO Diseñar un manual de Organización de una empresa que se dedica a prestar servicios turísticos, el cual le permitirá formalizar tanto la administración de su negocio como el desarrollo de las actividades del mismo.

6 MÉTODO. Para iniciar con la elaboración del manual, se tomo en cuenta la metodología propuesta por Rodríguez (2002), quedando de la siguiente manera: recopilación de información, procesamiento de la información, redacción, formato y composición, finalmente, revisión y aprobación. Recopilación de información Primeramente se recopiló información bibliográfica, consultando diferentes fuentes, así como, la información de las empresas como misión, visión, valores, objetivos, historia y estructura orgánica. Se diseñó el organigrama de acuerdo a las necesidades de la empresa, y en cuanto a la misión fue elaborado en un taller, cabe mencionar que se retroalimentó la misión para que cumpliera con la razón del ser de la empresa. Así mismo, se realizaron entrevistas con el representante de la comunidad de Cócorit, para de forma conjunta elaborar el manual de organización y obtener la información requerida en la descripción de algunos puestos y tener herramientas para estructurar de manera idónea la descripción y especificaciones del puesto. Procesamiento de la información Después de reunir los datos se procesó y analizó la información, depurándose aquella que no aplicaba al manual.

7 Redacción. Se utilizó un lenguaje fácil de entender, ofreciendo claridad con el fin de que no se observen dificultades al consultarlo, toda vez que dicho manual esta dirigido a todos los trabajadores de las empresas. Formato y composición Una vez que se definió la redacción del manual, se determinó el formato que se utilizó para la presentación del mismo, de tal forma que exista facilidad en su comprensión, por este motivo se seleccionó para tal caso lo propuesto por Rodríguez (2002), y Franklin y Gómez (2002), considerando los siguientes apartados: Índice, Directorio, Antecedentes históricos, Estructura orgánica, Organigrama, Descripción y Especificación del puesto. Revisión y aprobación. Por ultimo, se llevó a cabo la revisión del manual por expertos con la finalidad de validar la información contenida en este. Posteriormente se sometió a la aprobación del gerente administrativo, explicándole su contenido y el uso del mismo; una vez aprobado se realizó la entrega formal del documento. RESULTADOS. Los resultados obtenidos de la presente investigación fue el Manual de organización para la empresa El Topo de la comunidad de Cócorit, Sonora; en el cual se muestran aspectos importantes de las empresas, como lo es su estructura orgánica, es decir, los antecedentes, misión, visión y objetivos de las empresas, así como la descripción de puestos, ver apéndice( a), todo esto con el fin de facilitar y mejorar el desempeño de los

8 empleados logrando una buena y formal organización de las funciones y tareas que se desempeñan. Es importante que el indicar que el manual incluye elementos claves en cuanto a su conformación y operación como el Objetivo del manual, Ámbito de aplicación., Como usar el manual, entre otros, mismos que a continuación se presentan como representación de los resultados I. Introducción. Debido a la gran competitividad que existe en el mercado, es de suma importancia que la empresa cuente con herramientas que le permitan formalizar su estructura y de esta manera ser una empresa sólida y mantenerse en el mercado. Una de las herramientas es el presente manual de organización, mediante el cual se exponen a detalle, los antecedentes de la empresa, el organigrama de la misma, así como la descripción de puestos, todo esto con el fin de que sirva como guía en el desarrollo de las actividades a desempeñar en cada puesto, evitando así la duplicidad de funciones, el desconocimiento de la líneas de autoridad y conflictos que se puedan suscitar. Objetivo del manual. Formalizar las actividades para llegar al logro de las metas u objetivos planeados por la empresa, y de esta manera los empleados estén bien informados sobre las actividades y funciones que deben realizar evitando sobre esfuerzo o malentendidos al momento de recibir una orden al realizar sus actividades. Ámbito de aplicación. Este manual es de uso exclusivo para las empresas de la comunidad de Cócorit, solo podrán utilizarlo los empleados de dichas empresas, cada vez que sea necesario, sirviendo como apoyo para el cumplimiento de sus deberes.

9 Como usar el Manual. Este manual será utilizado cada vez que sea necesario, es decir, cuando ingrese un nuevo empleado a la empresa, o cada vez que se realicen actualizaciones al manual. Las actualizaciones de este manual se realizarán en el momento que se presente algún cambio en la estructura organizacional, en los puestos en general y jerarquía, o en los objetivos de la organización. Por motivos de seguridad al manual no debe salir de la empresa, debido a que la información contenida en el es confidencial. Todo empleado de la empresa tiene acceso a utilizar este manual, si así lo requiere. El empleado que requiera del manual debe dirigirse hacia el gerente de la sucursal para que el mismo lo proporcione. Antecedentes de la Empresa. Se presentó la iniciativa de este proyecto por medio de una propuesta de la comisaría de Cócorit en el año 2008, de crear microempresas dedicadas a fomentar el turismo en la comunidad de de Pueblo Yaqui, Sonora, a través de dos recorridos turísticos y un taller de manualidades, con la finalidad de exponer los principales atractivos y abordando la historia de el poblado de Cócorit, Sonora. Los recorridos son dirigidos por el señor José Luis Vidovich Moreno, y consisten básicamente en otorgar el servicio de paseos a caballo y calandrias por el pueblo a turistas y miembros de la comunidad en general; así mismo, se ofrece un taller dirigido por la Señora Eda Chávez, el cual consiste en concientizar a grupos de niños acerca de la cultura yaqui. Misión. Brindar diversión y entretenimiento al público en general, ofreciendo productos turísticos que brindan la oportunidad de recorrer este pintoresco pueblo y conocer los lugares históricos, culturales y atractivos de Cocorit, ofreciéndole un trato amable, un servicio de calidad, logrando así participar activamente en el desarrollo del lugar.

10 Visión Ser una empresa líder, comprometida con sus clientes, estableciendo nuevas formas de diversión, brindándoles un servicio de calidad y lograr el reconocimiento y respeto por las tradiciones y culturas a nivel nacional e internacional. Valores 1) Honestidad: sinceridad, decencia y buen comportamiento en el cual nuestro equipo de trabajo labora. 2) Integridad: cualidad del personal que los faculta para tomar decisiones sobre su comportamiento por sí mismos. 3) Respeto: reconocemos los derechos y la dignidad de un ser y a abstenerse de ofenderlos (tratar bien a las personas, saber escuchar y aceptar diferencias). 4) Ética: valores morales que permiten a nuestro equipo de trabajo adoptar decisiones y determinar un comportamiento apropiado, esos valores deben estar basados en lo que es correcto, lo cual puede ir más allá de lo que es legal. 5) Lealtad: ser fiel a los principios de la empresa y tener amor a la empresa. 6) Compromiso: actitud positiva y responsable por parte del equipo de trabajo para el logro de los objetivos, fines y metas. 7) Calidad: en todos los ámbitos en cada una de las actividades que realizamos. 8) Servicio: mejora continua para satisfacer necesidades y exceder las expectativas de nuestros usuarios. Objetivos de la Empresa Buscar la estabilidad financiera de la empresa, para su desarrollo y alcance de sus metas, mediante el buen funcionamiento administrativo de la misma.

11 Brindar un servicio único en el pueblo, mediante el desarrollo de un proyecto único y de futuro en la ciudad, dándole la oportunidad al pueblo de obtener mejores ganancias mediante el turismo interesado en obtener este servicio. Satisfacer las necesidades del turista de entretenimiento y cultura, brindándole un medio de transporte poco usual al que la ciudad puede ofrecer.

12 II. ORGANIGRAMA En este apartado se presenta de manera grafica las dos estructuras organizacionales de las empresas de la comunidad de Cócorit, Sonora, observándose claramente las líneas de autoridad de los puestos que lo conforman. Gerente General Contador Gerente Administrativo Veterinario Mercadotecnia Guías (2) Auxiliar de Guías (3) Velador Mantenimiento

13 CONCLUSIÓN Toda empresa necesita de una buena organización, la cual se da dentro del proceso administrativo, y para lograrlo el primer paso es contar con herramientas y elementos que le faciliten el buen desarrollo y el desempeño de su personal, con esta herramienta administrativa les permitirá organizar y controlar las operaciones cotidianas, puesto que la misma debe ser conocida por todos los empleados. Por lo tanto se toma la decisión de crear un manual de organización, puesto que es una herramienta efectiva que toda empresa debe tener, por que en el manual están formalizados la misión, visión, objetivos, valores bajo los que trabaja las empresas de la comunidad de Cocorit, como también cada uno de los puestos y sus actividades, sin olvidar la representaciones graficas de la estructura de las empresas. Gracias al desarrollo de este manual las empresas que se dedican a prestar servicios turísticos a la comunidad de Cocorit, podrán saber quien es y hacia donde se dirige y los empleados que laboran en ella gozaran de absoluta confianza y seguridad al momento de llevar acabo su trabajo. Así como los directivos de dicha empresa tendrán controles absolutos de todas las áreas reduciendo el nivel de incertidumbre al momento de la delegación de actividades y supervisión. Para concluir se puede decir que los manuales de Organización son algo esencial dentro de una empresa, y el contar con ello mejora el desempeño del recurso humano.

14 APÉNDICES a) Descripción del puesto Ejemplo de Contador Contador. Logotipo de la empresa Recorridos Cocorit de a caballo y aventura de a caballo Contador Fecha de implantación Sustituye a: Fecha de revisión DESCRIPCIÓN DEL PUESTO IDENTIFICACIÓN: Titulo del puesto: Contador Clave: C1 Número de personas en el puesto: 1 Área: Contable Puesto al que reporta: Gerente General Contactos permanentes: Internos: Gerente, Director General Externos: N/A. Ubicación en el Organigrama : Gerente General Contador Gerente Administrativo Veterinario Mercadotecnia ACTUR Guía (2) Auxiliar de Guía (3) Velador (2) Encargado de mantenimiento

15 Descripción Genérica: Organizar, controlar, supervisar y registrar, los movimientos de ingresos, gastos y costos en los reportes contables principales y auxiliares respectivos; a fin de evaluar el ejercicio del presupuesto asignado. Asimismo, participar en la elaboración de los informes contables y financieros que solicite la gerencia. Descripción Analítica: Coordinar, de acuerdo con el gerente general, la supervisión y ejecución de las actividades financieras generadas por la operación de la empresa. Acudir a las reuniones que organice el gerente, a fin de evaluar los movimientos de la empresa, las medidas correctivas adoptadas y los reportes financieros (contables, presupuestales, de ingresos, de egresos, etc.). Verificar que el importe de las facturas recibidas sea el correcto, y en su caso, informar al gerente de cualquier irregularidad ó anomalía que se detecte. Supervisar que se concentren los reportes de ingresos por ventas, a fin de que se realice el movimiento diario de valores. Verificar en forma correspondiente, que la información financiera sea confiable, a efecto de que los correspondientes reportes e informes se encuentren respaldados por la respectiva documentación comprobatoria. Supervisar y participar en la elaboración veraz, expedita y oportuna de los siguientes reportes contables y presupuestales: Pago de impuestos, pagos al seguro social mensual y al Infonavit, declaraciones anuales de ISR, IVA Y IETU (impuesto empresarial tasa única). Manejar, el fondo fijo y revolvente asignado a la empresa para la adquisición de artículos de consumo interno o la contratación de servicios menores. De acuerdo con los lineamientos normativos establecidos. Sugerir al gerente nuevos sistemas y métodos de trabajo, para agilizar la elaboración de los reportes e informes que se generan en su área de responsabilidad Presentar los análisis financieros que requiera el gerente para la toma de decisiones oportunas, que aseguren un funcionamiento adecuado y eficiente de la empresa. Entregar de manera oportuna los estados financieros al gerente. Supervisar que se lleve a cabo el archivo, control y custodia de la información generada en el área. Reportar al gerente los requerimientos de papelería y material de trabajo, y otras necesidades cuando así se requiera. ESPECIFICACIÓN DEL PUESTO Conocimientos: Contable, Fiscal y Administrativo. Escolaridad: Licenciatura en Contaduría Pública. Experiencia: Mínimo 1 año en actividades del puesto. Esfuerzo: Físico: Requiere poco esfuerzo físico. Mental: Se requiere una atención constante con la realización de actividades.

16 Habilidades Requeridas: Apto para tomar decisiones, iniciativa, alto sentido de responsabilidad y honorabilidad. Condiciones de Trabajo y ambiente : Brindar buen ambiente de trabajo (agradable y positivo). PERFIL DEL PUESTO Puesto: Edad: Sexo: Estado Civil: Rasgos Físicos: Rasgos Psicológicos Contador. De 25 a 35 años. Indistinto. Indistinto. Buena presentación. Capacidad para Coordinar grupos de trabajo. Actividades positivas en las relaciones interpersonales, estabilidad y control emocional. Elaboró Fecha Autorizó Fecha

17 BIBLIOGRAFÍA Chiavenato, Adalberto Administración, tercera edición, ed. Mc. Graw Hill, México 2001 Franklin, Enrique B. Organización de Empresa, ed. Mc Graw Hill,México 2001 Robbins y Coulter, Administración 6ª ed. Pearson Educación, México, Rodríguez Gómez 2002 Administración cuarta edición, ed. Mc. Graw hill,méxico, Rodríguez Valencia, J. Como elaborar y usar manuales administrativos 3ra. ed. Thomson Learning, México, 2002,